1 | http edu vn Tổng quan về sơ đồ mạng và Microsoft Project – “dọn đường” cho các bài học Microsoft Project quản lý dự án tại GXD KS Nguyễn Thế Anh Phòng Giá và thị trường xây dựng Viện.1 | http edu vn Tổng quan về sơ đồ mạng và Microsoft Project – “dọn đường” cho các bài học Microsoft Project quản lý dự án tại GXD KS Nguyễn Thế Anh Phòng Giá và thị trường xây dựng Viện.
Trang 1Tổng quan về sơ đồ mạng và Microsoft Project – “dọn đường” cho
các bài học Microsoft Project quản lý dự án tại GXD
KS Nguyễn Thế Anh Phòng Giá và thị trường xây dựng
Viện kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng
Sơ đồ mạng là tên chung của nhiều phương
pháp như: PERT, CPM, MPM Lập và quản lý
tiến độ bằng phương pháp sơ đồ mạng có thể
nâng cao hiệu suất hoàn thành các dự án Trong
tổ chức thi công xây dựng, phương pháp sơ đồ
mạng được sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thi
công và quản lý tiến độ tác nghiệp
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp sơ
đồ mạng có nhược điểm là với những dự án có
quy mô ngày càng lớn như hiện nay thì khối
lượng tính toán rất lớn Một dự án nhỏ sử dụng
phương pháp sơ đồ mạng có thể thực hiện công
việc tính toán bằng tay, nhưng trong những dự án
lớn công việc đó là không thể Tận dụng thế mạnh
của máy tính để khắc phục nhược điểm này hãng
Microsoft (Mỹ) đã tung ra thị trường phần mềm
Microsoft Project (MS Project)
Phần mềm MS Project là chương trình chuyên dụng trong vấn đề quản lý dự
án Phần mềm này được thiết kế dựa trên thuật toán của phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ mạng (mạng MPM và mạng PERT) và sơ đồ ngang (Gantt) nhằm phục
vụ cho công tác quản lý các dự án Với những thế mạnh của mình, MS Project đang dần khẳng định vị trí của mình và được dự đoán là sẽ không thể thiếu được trong công tác quản lý dự án giống như các kỹ sư xây dựng hiện nay khó có thể thiếu chương trình AutoCad
Việc lập, quản lý và triển khai một dự án bằng MS Project sẽ rất linh hoạt, người sử dụng không bị gò bó theo một trình tự các bước cứng nhắc trong việc lập
và xác định quá trình thực hiện dự án Người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng về công tác cần thiết nhất cho dự án Ngoài ra người sử dụng còn
có thể điều chỉnh lịch trình về sau, cập nhập liên tục thông tin của dự án, rà soát
Thời gian cuộc đời bạn là hữu hạn Vì vậy, cũng cần lập kế hoạch tiến độ cho cuộc đời, đặc biệt là những việc lớn như: mua nhà, xây nhà, cưới vợ, tậu “trâu” Đặt ra các mục tiêu và mốc thời gian để phấn đấu, điều chỉnh và cập nhật liên tục… Học
về tiến độ cho bạn tư duy về kế hoạch hợp
lý, biết sắp xếp việc nào nên làm trước, làm sau, việc nào quan trọng, không quan trọng… Không chỉ ứng dụng trong các Dự
án xây dựng mà cho cả Tiến độ cuộc đời
Trang 2việc tính toán và tuỳ chọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án
Một chuyên gia quản lý dự án có kinh nghiệm, nắm được công cụ MS Project trong tay (hoặc có các nhà tư vấn giỏi cả về chương trình này) sẽ giải quyết một cách đơn giản với chi phí thấp những công việc sau:
- Tổ chức lập kế hoạch và quản lý tổng thể dự án
- Lên lịch thực hiện cho các công tác
- Chỉ định (gán) các vật tư (các sách dịch là tài nguyên - resource) và chi phí cho các công tác đó
- Điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án cho phù hợp với các điều kiện ràng buộc
- Chuẩn bị báo biểu, thông tin, kế hoạch, biểu đồ tiến độ sau cùng tới người phê duyệt hoặc thi hành dự án
- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi hoặc có những biến động đe doạ tới sự thành công của dự án
- Cập nhật những thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án mà không hề
lo sợ phải tính toán lại tiến độ thực hiện dự án từ đầu
- Xem xét tổng thể dự án để dự kiến, đối phó với những tình huống ngẫu nhiên xảy ra
- Đánh giá phương án tài chính của dự án, lập ra các phương án để so sánh
- Giải quyết từng phần hoặc tổng thể các bài toán tối ưu về phân bổ vật tư, bài toán về thời gian và chi phí của một dự án đầu tư xây dựng
- In ấn các bản báo cáo, biểu đồ phụ vụ cho dự án
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm, từ xa qua mạng
- Lưu trữ những dữ liệu thực hiện dự án làm tài liệu tham khảo cho những dự
án tương tự sau này cũng như dùng cho việc cập nhật dữ liệu xây dựng các định mức, đơn giá cho các công tác có yêu cầu
Trong tổ chức thi công xây dựng, khai thác chương trình MS Project chúng ta
có thể giải quyết được hai bài toán cơ bản về giá thành và thời gian như sau:
- Với thời hạn xác định, cần có biện pháp tổ chức thi công hợp lý để hạ giá thành toàn bộ tới mức thấp nhất
- Thi công nhanh nhất với lượng chi phí đã định trước
Phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình MS Project có thể được áp dụng vào quản lý các dự án thuộc hầu hết các lĩnh vực thuộc các ngành kinh tế
Trang 3quốc dân như: Xây dựng dân dụng & công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, Tài chính Dùng để kiểm soát tiến độ thực hiện các đề tài hay công trình nghiên cứu khoa học, lập kế hoạch làm việc (thời khoá biểu) theo tháng, quý, năm của một cá nhân, phòng, công ty
Sử dụng chương trình MS Project không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp Người sử dụng không cần thiết phải trở thành người lập tiến độ biết
rõ mọi thứ, nhưng nếu họ muốn làm việc thành công với những bản tiến độ theo sơ
đồ mạng, tối thiểu họ phải hiểu những nguyên lý và hệ thống thuật ngữ cơ bản về
sơ đồ mạng (ví dụ: đường, nút, công việc, đường găng, khởi sớm, khởi muộn…) Tốt hơn nữa là họ phải biết đưa những dữ liệu đầu vào cần thiết và khai thác được
dữ liệu đầu ra
Hiện nay, đã có nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình MS Project Nhưng người sử dụng mua những tài liệu này về tự học là rất khó Vì các tài liệu này là hầu như không trình bày những ví dụ thực hành cụ thể, mà mới trình bày hướng dẫn thuần tuý về mặt tin học Mặc dù MS Project được thiết kế với giao diện tương đối thân thiện như Word, Excel nhưng chương trình này đòi hỏi có sự hiểu biết như đã nói ở trên Theo đặc thù của chương trình này đòi hỏi phải có những ví dụ hướng dẫn thực hiện cụ thể đặc biệt là những ví dụ từ thực tế thì sẽ làm cho việc tiếp cận chương trình sẽ dễ dàng hơn
Với những ưu thế của phương pháp sơ đồ mạng cùng với chương trình Microsoft Project, cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng mạnh mẽ những công cụ này bằng cách mở các lớp đào tạo về sơ đồ mạng, về sử dụng chương trình Microsoft Project cho những người tham gia quản lý dự án Nhằm hỗ trợ đắc lực việc lập và quản lý dự án đặc biệt là những dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam Đây là những nội dung nên đưa vào nội dung đào tạo nhằm nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ quản lý dự án Nếu được các bạn giúp một tay và được hưởng ứng giaxaydung sẽ nỗ lực việc tổ chức các bài học từ xa ở phần bài học online
Đơn giản vì là MS Project được tích hợp vào bộ MS Office, chi phí mua trọn
bộ phần mềm này không cao nên thông dụng Ở thị trường Việt Nam nhiều doanh nghiệp sử dụng chương trình quản lý dự án chuyên dụng chuyên sâu và hay hơn nhiều
Viện Kinh tế xây dựng, 2007