QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA docx

Đề tài “PHÂN TÍCH QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA” ra đời nhằm tìm ra những giải pháp hợp lý, hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng qui trình viếtbài P

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 3

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 3

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA 6

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Cùng mua 6

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Cùng mua 6

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động 7

1.1.3 Hệ thống tổ chức công ty 8

1.2 Tổng quan về incard 8

1.2.1 Giới thiệu chung về bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng mua 8

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động 9

1.2.3 Hệ thống tổ chức của inCard 9

1.2.4 Tình hình nhân sự của inCard 12

1.2.5 Tầm quan trọng của hoạt động PR đối với inCard 13

1.2.6 Một số kết quả hoạt động kinh doanh của inCard giai đoạn 2011 - 2012 14

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA 16

2.1 Giới thiệu về bộ phận viết bài PR của inCard 16

2.2 Phân tích qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng mua 16

2.2.1 Lưu đồ qui trình viết bài PR 16

2.2.2 Phân tích qui trình viết bài PR 18

2.3 Đánh giá chung về qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard 21

2.3.1 Ưu điểm 21

2.3.2 Nhược điểm 21

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA 23

3.1 Mục tiêu phát triển của inCard 23

3.2 Mục tiêu phát triển của bộ phận viết bài PR 23

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard

của công ty cổ phần Cùng mua 24

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 : Các ngành nghề kinh doanh của công ty ( Nguồn : phòng Nhân sự ).Bảng 1.2 : Cơ cấu nhân sự công ty 2011 - 2012 ( Nguồn : Báo cáo nhân sự tháng11/2011 và tháng 3/2012 - Phòng Nhân sự )

Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh từ 7/2011 đến 3/2012 ( Nguồn : phòngHành chính - Kế toán )

LỜI MỞ ĐẦU

Vào những tháng cuối của năm 2010, phong trào mua sắm theo mô hình groupon ởViệt Nam nổi lên và phát triển rầm rộ Tuy nhiên hiện nay sự cạnh tranh ở thị trườngnày ngày càng trở nên gay gắt với sự tham gia của hàng trăm website lớn nhỏ Chính vì

lý do đó, Cùng mua cho ra đời hệ thống inCard với mục đích làm tốt hơn những gì môhình groupon đã làm và phù hợp hơn với thị trường Việt Nam

Đứng trước rất nhiều sự lựa chọn khác nhau về chủng loại và nhãn hiệu hàng hóa,đồng thời nhu cầu cũng ngày càng phong phú đa dạng, khách hàng có quyền lựa chọnnhững hàng hóa có sức hấp dẫn nhất nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu và lợi ích củamình Giữa môi trường cạnh tranh gay gắt như vậy, các công ty phải làm gì để tồn tại

và chiến thắng ? Những công ty đã thành công không thể làm việc theo cảm hứng vàthờ ơ trước nhu cầu của khách hàng cũng như sức ép từ đối thủ cạnh tranh, mà họ càngphải nỗ lực hơn trong mọi hoạt động, mà quan trọng nhất là hoạt động PR Để làmđược điều này, việc giới thiệu và nhấn mạnh đến khách hàng những điểm mạnh và đặcđiểm nổi bật của đối tác có trong hệ thống là bước tiên quyết để lôi kéo thêm nhiều

khác hàng mới đồng thời giữ chân khách hàng cũ Một bài viết hay, hình ảnh minh họa

cụ thể, đẹp mắt có thể khiến khách hàng không ngần ngại đến và sử dụng dịch vụ, sảnphẩm Ngược lại, một bài viết khó hiểu, không mạch lạc, hình ảnh không rõ ràng dễkhiến khách hàng lãng quên, không muốn sử dụng thẻ inCard

Việc nâng cao chất lượng qui trình viết bài PR mang ý nghĩa cực kì quan trọng với

sự phát triển của inCard trong tương lai Đề tài “PHÂN TÍCH QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÙNG MUA” ra đời

nhằm tìm ra những giải pháp hợp lý, hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng qui trình viếtbài PR

Kết cấu nội dung gồm 3 chương :

CHƯƠNG 1 : giới thiệu tổng quan về bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng Mua CHƯƠNG 2 : phân tích qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng Mua

CHƯƠNG 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng Mua

BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CÙNG MUA

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Cùng Mua :

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Cùng mua :

Công ty cổ phần Cùng mua thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310967735 do

Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp.HCM cấp ngày 6/7/2011, công ty hoạt động dưới hìnhthức công ty cổ phần

- Tên công ty:

- Tên giao dịch quốc tế:

80 – 182 Lý Chính Thắng, Phường 09, Quận 03Thành phố Hồ Chí Minh

Công ty cổ phần Cùng mua là công ty hoạt động trên nhiều ngành nghề và lĩnhvực, trong đó nổi bật nhất là hoạt động kinh doanh theo mô hình groupon Các trangweb groupon không đơn thuần là bán các phiếu khuyến mãi, mà quan trọng hơn là đểquảng bá thương hiệu cho nhà cung cấp và quảng bá thương hiệu cho chính mình

3 Đại lý, môi giới, đấu giá Chi tiết : Đại lý, môi giới.

4 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

5 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (trừ dược phẩm)

6 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận

7 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

8 Lập trình máy vi tính

9 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính

10 Điều hành tour du lịch

11 Hoạt động viễn thông khác

12 Cổng thông tin Chi tiết : Thiết lập trang thiết bị tổng hợp

13 Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức du lịch

- Lịch sử hình thành và phát triển :

Vào những tháng cuối của năm 2010 và đầu năm 2011 , phong trào mua sắm bằnggroupon ở Việt Nam nổi lên như một xu thế tất yếu với mục tiêu win - win - win(khách hàng được mua giá rẻ - doanh nghiệp được quảng bá với chi phí thấp - công typhát hành deal được hưởng hoa hồng trên mỗi deal bán ra) Nắm bắp được xu thế pháttriển đó, vào 01/08/2011 công ty Cổ Phần Cùng Mua (CMC) được thành lập tại địa chỉ309-311 Hoàng Diệu, P.6, Q.4, Tp Hồ Chí Minh do ông Hồ Quang Khánh làm giámđốc 3 tháng sau, công ty chuyển đến văn phòng mới tại 180-182 Lý Chính Thắng, P.9,Q.3, Tp Hồ Chí Minh

Nhận thấy tiềm năng phát triển của thị trường cũng như muốn mở rộng qui môcông ty, trong vòng nửa năm từ 08/2011 đến 02/2012 : công ty thành lập thêm 4 vănphòng đại diện Hà Nội, Biên Hòa, Nha Trang và Đà Nẵng tại địa chỉ :

- Tòa nhà APEC, Lầu 3, 14 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội TrưởngVăn phòng đại diện: Ông Trần Quỳnh

- E8, Đường N4, Khu dân cư Bửu Long TP Biên Hòa, Đồng Nai TrưởngVăn phòng đại diện: Ông Thái Bá Chung

- 538 Lê Hồng Phong, Phường Phước Long, TP Nha Trang Trưởng Vănphòng đại diện Ông Cao Thanh Tùng

- 29 Duy Tân, P Hòa Thuận Tây, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng Trưởng Vănphòng đại diện : Bà Đặng Thị Hồng Minh

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Hiện tại Cùng mua hoạt động trên 8 lĩnh vực : Ăn uống; Du lịch; Giải trí; Thời trang;Công nghệ; Làm đẹp; Gia dụng ;Đào tạo Trong đó, lĩnh vực Ăn uống và Thời trang,Gia dụng là phát triển mạnh nhất.

1.1.3 Hệ thống tổ chức công ty

Công ty cổ phần Cùng mua có 2 bộ phận chính : Cùng mua ( www.cungmua.com) vàinCard ( www.incard.vn) Cùng dựa trên hình thức giảm giá khi mua sắm nhưng Cùngmua chuyên bán phiếu giảm giá dạng giấy còn inCard chuyên bán thẻ giảm giá dướidạng thẻ từ

180 – 182 Lý Chính Thắng, Phường 09, Quận 03 Thànhphố Hồ Chí Minh

Hiện nay sự cạnh tranh ở thị trường groupon ngày càng trở nên gay gắt với sự tham giacủa hàng trăm công ty lớn nhỏ Chính vì lý do đó, vào tháng 7/2011 công ty cổ phầnCùng mua cho ra đời hệ thống inCard với mục đích làm tốt hơn những gì mô hìnhgroupon đã làm và phù hợp hơn với thị trường Việt Nam tại địa chỉ 309-311 HoàngDiệu, P.6, Q.4, Tp Hồ Chí Minh, vị trí giám đốc do ông Trần Duy Tân đảm nhiệm.01/11/2011 inCard chuyển văn phòng mới đến địa chỉ 180-182 Lý Chính Thắng, P.9,Q.3, Tp Hồ Chí Minh.

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động :

Hiện tại inCard đang hoạt động ở 7 lĩnh vực khác nhau : Làm đẹp – Sức khỏe ; Càphê – Kem; Giải trí; Nhà hàng – Quán ăn; Mua sắm – Thời trang; Du lịch – Khách sạn;Giáo dục Trong đó, lĩnh vực Nhà hàng – Quán ăn và Cà phê – Kem là hai lĩnh vựcphát triển mạnh nhất

Sản phẩm chính của inCard : Thẻ inCard là một dạng thẻ thành viên làm bằng thẻ

từ, khách hàng sử dụng để được giảm giá tại các đối tác của inCard là nhà hàng, quán

ăn, cà phê, salon…trên địa bàn Tp.HCM

Thẻ inCard bao gồm 4 loại :

- Thẻ inCard 01 tháng

- Thẻ inCard 03 tháng

- Thẻ inCard 06 tháng

- Thẻ inCard 12 tháng

Khi sử dụng thẻ inCard tại các địa điểm này, khách hàng sẽ được giảm giá từ

30% - 50% hoặc giảm theo mệnh giá:

- Giảm 50.000VND cho hóa đơn 100.000VND trở lên

- Giảm 100.000VND cho hóa đơn 200.000VND trở lên

- Giảm 200.000VND cho hóa đơn 400.000VND trở lên

- Giảm 500.000VND cho hóa đơn 1.000.000VND trở lên

1.2.3 Hệ thống tổ chức của inCard :

1.2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

1.2.3.2 Nhiệm vụ và chức năng từng phòng ban

PHÒNG BÁN HÀNG :

Chức năng:

- Triển khai tìm kiếm đối tác để đạt chỉ tiêu giám đốc đưa ra

- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên bộ phận bán thẻ và bộ phận tìmkiếm đối tác

GIÁM ĐỐC INCARD

BÁN HÀNG

BÁN THẺ

MARKETING

TÌM KIẾM ĐỐI TÁC

ĐIỀU PHỐI

KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

THIẾT KẾ

VIẾT BÀI PR

QUẢNG CÁO TRỰC TUYẾN

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức inCard.

(Nguồn : Hệ thống tổ chức công ty 2011 – phòng nhân sự ).

Nhiệm vụ:

- Thực hiện chỉ tiêu hằng tháng của bộ phận tìm kiếm đối tác là kí được 56hợp đồng/ tháng, chỉ tiêu hằng tháng của bộ phận bán thẻ là bán được50.000.000 đồng

- Kiểm tra giám sát công việc và thái độ làm việc của nhân viên

- So sánh đối chiếu kết quả thực tế với chỉ tiêu Tìm ra nguyên nhân tănggiảm kết quả so với kế họach, đưa ra hướng khắc phục kịp thời

- Thực hiện công tác điều động nhân sự, thuyên chuyển công tác thuộc bộphận phù hợp với từng giai đoạn

Phòng bán hàng gồm 2 bộ phận : bộ phận tìm kiếm đối tác và bộ phận bán thẻ :

Bộ phận tìm kiếm đối tác : tìm kiếm và liên hệ các đối tác để khi khách hàng

đến và sử dụng thẻ tại cửa hàng sẽ được giảm giá Tùy vào mục tiêu từng giai đoạn mà

bộ phận tìm kiếm đối tác sẽ tập trung vào lĩnh vực nào Thực hiện chỉ tiêu hằng thángcủa bộ phận tìm kiếm đối tác là kí được 56 hợp đồng/ tháng, phân bổ chỉ tiêu là 8 hợpđồng / tháng/ 1 nhân viên Nếu đạt chỉ tiêu mỗi nhân viên sẽ được thưởng 300.000đồng

Bộ phận bán thẻ : tìm kiếm và liên hệ với các doanh nghiệp để cung cấp cho họ

giải pháp chăm sóc khách hàng bằng chương trình ưu đãi được tích hợp trong thẻinCard hoặc khách hàng cá nhân để cung cấp cho họ giải pháp tiết kiệm trong mua sắm

và tiêu dùng Chỉ tiêu hàng tháng của bộ phận bán thẻ là 100.000.000 đồng, phân bổchỉ tiêu là 50.000.000 đồng/ tháng/người Nếu đạt chỉ tiêu mỗi nhân viên sẽ được chiahoa hồng 5%

PHÒNG MARKETING :

Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc công ty về các chiến lược marketing

- Thực hiện các chương trình marketing do Ban Giám đốc duyệt

- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch marketing theo yêu cầu của Giám đốc

- Tổ chức thực hiện chương trình marketing

- Theo dõi, điều chỉnh, báo cáo tình hình thực hiện

- Thực hiện công tác điều động nhân sự, thuyên chuyển công tác thuộc phạm

vi bộ phận mình phù hợp với từng giai đoạn

- Quản lý, theo dõi các hoạt động của từng bộ phận trực thuộc phòng ban

Phòng Marketing gồm 5 bộ phận : Bộ phận thiết kế, bộ phận viết bài PR, bộphận quảng cáo trực tuyến, bộ phận điều phối, bộ phận kiểm soát chất lượng :

Bộ phận thiết kế : chỉnh sửa hình ảnh của đối tác để phục vụ cho bài PR, thay đổi

giao diện của website hay thiết kế hình ảnh quảng cáo cho các chương trình quảng bácủa inCard

Bộ phận viết bài PR: Viết bài PR cho các đối tác hay tin quảng cáo trên các báo

điện tử

Bộ phận quảng cáo trực tuyến: Chịu trách nhiệm quảng bá trên facebook, các

diễn đàn, SEO trên google hay gửi newletter cho khách hàng mỗi khi có chương trìnhmarketing mới

Bộ phận điều phối : theo dõi đơn hàng trên website, kiểm tra và gửi đơn đặt hàng

cho bộ phận in ấn, phân phối thẻ cho bộ phận giao nhận, giải quyết sự cố của kháchhàng và đối tác

Bộ phận kiểm soát chất lượng:

Đối với đối tác mới : Trước khi nhân viên bán hàng kí hợp đồng, nhân viên kiểm

soát chất lượng có nhiệm vụ đến từng đối tác để khảo sát và đánh giá chất lượng như :không gian, thức ăn , … Nếu đạt yêu cầu của inCard, kiểm soát chất lượng sẽ đến cửahàng để chụp hình và training cách làm việc

Đối với đối tác cũ : Kiểm tra đối tác cũ mỗi khi các đối tác tham gia những

chương trình quảng bá hay vào những dịp lễ, tết Bổ sung hình ảnh theo yêu cầu của

PR hay bán hàng

1.2.4 Tình hình nhân sự của inCard :

Từ khi mới thành lập, công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của nguồn lực conngười Đây chính là nhân tố quan trọng nhất, tạo lợi thế cạnh tranh, quyết định đến sựthành bại của một doanh nghiệp

Bảng 1.2 : Cơ cấu nhân sự công ty 2011 - 2012 ( Nguồn : Báo cáo nhân sự tháng 11/2011 và tháng 3/2012 - Phòng Hành chính kế toán ).

Qua bảng cơ cấu nhân sự trên ta có thể rút ra những điểm lưu ý sau:

Số lao động năm 2012 giảm đi 3 người so với năm 2011 Đây là kết quả của việccải cách nhân sự trong công ty, qua đó nâng cao hiệu suất lao động của nguồn nhânlực

Số lao động nam chiếm tỷ lệ khá thấp chỉ xấp xỉ 25%, tập trung chủ yếu ở bộ phậnkiểm soát chất lượng

Trình độ lao động ngày càng được nâng cao, đó là kết quả của công tác đào tạo vàtuyển dụng trong công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động kinhdoanh Cụ thể tỷ lệ công nhân viên có trình độ đại học tăng từ 57.89% lên 62.5%, qua

đó thể hiện chủ trương của công ty là không ngừng tuyển chọn những lao động có trình

độ ngày càng cao phục vụ tốt yêu cầu của công việc

Độ tuổi trung bình của công nhân viên trong công ty đang được trẻ hóa Đặc biệt làphòng bán hàng độ tuổi trung bình của công nhân viên là 22 Đây là một trong nhữngphòng ban có những công việc đòi hỏi cao tính nhạy bén, nhanh nhạy và sức khỏe

1.2.5 Tầm quan trọng của hoạt động PR đối với inCard :

Sau khi mua và hoàn tất các thủ tục, để sử dụng thẻ, trước tiên khách hàng cần tìmhiểu các sản phẩm, dịch vụ…của các đối tác trên website www.inCard.vn Tùy vào nhucầu muốn sử dụng dịch vụ ở lĩnh vực nào, khách hàng có thể tìm kiếm thông tin ở mục

“ĐIẠ ĐIỂM SỬ DỤNG THẺ” Bên cạnh đó mỗi tuần inCard đều giới thiệu đến kháchhàng “TOP ĐỊA ĐIỂM TỐT NHẤT TRONG TUẦN”, bao gồm những địa điểm cóđiều kiện nổi bật được chọn lựa riêng

Đối với 1 địa điểm nhà hàng, quán café, cửa hàng quần áo…không hề quen thuộc,thứ có thể thu hút sự chú ý của khách hàng ngoài chính sách giá ưu đãi hấp dẫn màinCard đem lại, chính là bài viết PR, hình ảnh về những địa điểm này, để từ đó lôi kéokhách hàng đến và sử dụng dịch vụ Hình ảnh không đẹp, bài viết không rõ ràng, mô tảkhông cụ thể…sẽ không đủ sức để khơi gợi lên nhu cầu sử dụng dịch vụ, thậm chí cònảnh hưởng xấu đến hình ảnh của inCard vì chọn đối tượng không phù hợp với nhu cầucủa người dùng.

Việc làm nổi bật lên những điểm mạnh, tô đậm những nét đặc biệt của đối tác cóthể được xem là điều kiện tiên quyết để quyết định sự thành bại của cả hệ thống Vớimong muốn tìm hiểu sâu hơn về qui trình viết bài PR để đưa ra giải pháp và kiến nghịhoàn thiện qui trình viết bài PR ở bộ phận incard, báo cáo thực tập lần này hướng vào

đề tài: “PHÂN TÍCH QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG

Dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2012 , ta có thểthấy rằng thời gian hoạt động vừa qua công ty liên tục lỗ Công ty thua lỗ vì do các lý

do sau:

- Chi phí cao do các hoạt động marketing Vì mới thành lập nên mục tiêu ban đầucủa doanh nghiệp là tạo dựng thương hiệu và thu hút được sự chú ý từ ngườitiêu dùng

- Doanh thu thấp Loại hình kinh doanh mới mẻ này hiện tại vẫn chưa có được sựtin tưởng của khách hàng cũng như đối tác hợp tác

Tuy nhiên, trong năm 2012 các hoạt động marketing của năm 2011 đã tác độngvào nhu cầu của người tiêu dùng Đồng thời tình hình kinh tế khó khan hiện nay khiến

Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh từ 7/2011 đến 3/2012

( phòng Hành chính - Kế toán )

người tiêu dùng thắt chặt chi tiêu, việc sử dụng thẻ inCard sẽ giúp khách hang có thểtiết kiệm một khoảng không nhỏ trong sinh hoạt và công việc hang ngày.

=> Dự đoán trong 2012 công ty sẽ thu được lợi nhuận Cụ thể số lượng kháchhàng truy cập vào website đã tăng hơn 600.000 lượt, tăng 40% so với năm những thángcuối năm 2011, số lượng người đăng ký mua thẻ inCard tăng 30% vào những thángđầu tiên của năm 2012 Số lượng đối tác hợp tác cùng doanh nghiệp tăng mạnh so vớigiai đoạn 2011

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH QUI TRÌNH VIẾT BÀI PR Ở BỘ PHẬN INCARD CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN CÙNG MUA

2.1 Giới thiệu về bộ phận viết bài PR của inCard

Số lượng nhân viên hiện tại : 1 nhân viên

Chức năng : Viết bài PR cho các đối tác hay tin quảng cáo trên các báo điện tử Nhiệm vụ :

- Theo dõi, điều chỉnh các bài PR đã đăng

- Tìm hiểu thông tin và viết bài PR cho các đối tác mới Nội dung chính của bài PR phải bao gồm những thông tin cụ thể về :

 Điều kiện sử dụng inCard tại đối tác

 Hình ảnh thực do inCard chụp

 Những đặc điểm cụ thể của từng đối tác

Mỗi tháng bộ phận tìm kiếm đối tác đem về cho inCard ít nhất 60 hợp đồng, trung bình mỗi ngày nhân viên viết bài PR phải viết 2 bài, chưa kể những bài PR trên các trang báo điện tử, diễn đàn… Tuy nhiên hiện nay khả năng đáp ứng của bộ phận viết bài PR vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu hiện tại

2.2 Phân tích qui trình viết bài PR ở bộ phận inCard của công ty cổ phần Cùng Mua :

2.2.1 Lưu đồ qui trình viết bài PR :

BÀI ĐẠT TIÊU CHUẨN BÀI KHÔNG ĐẠT TIÊU CHUẨN

Gửi bài cho nhân viên tìm kiếm đối tác phụ trách, trưởng phòng bán hàng, đối tác

BƯỚC 10

2.2.2 Phân tích qui trình viết bài PR :

Từ lúc nhân viên viết bài PR bắt đầu nhận yêu cầu viết bài cho đến khi hoàn thànhcông việc mất 4-6 ngày Qui trình viết bài PR gồm 10 bước sau :

BƯỚC 1 :

Trước khi inCard kí hợp đồng với đối tác, nhân viên kiểm soát chất lượng sẽ đếntừng đối tác để khảo sát và đánh giá chất lượng, nếu đạt yêu cầu của inCard, bộ phậntìm kiếm đối tác sẽ mang hợp đồng đến kí và nhân viên kiểm soát chất lượng sẽ tiếnhành chụp hình đem về cho bộ phận thiết kế chỉnh sửa hình ảnh Sau đó Giám đốc sẽ

có văn bản yêu cầu bộ phận PR viết bài, bộ phận kiểm soát chất lượng gửi bảng đánhgiá đối tác, bộ phận tìm kiếm đối tác gửi hợp đồng cho nhân viên viết bài PR

Sở dĩ có bước này là vì trước khi bắt tay vào viết bài PR và đưa lên website, nhânviên viết bài PR cần thông qua bảng đánh giá để định hướng rõ những điểm mạnh,điểm yếu của đối tượng cần viết bài, yêu cầu mà bài PR cho đối tượng này phải đạtđược và thông qua hợp đồng để nắm rõ những điều kiện giữa inCard và đối tác

Tuy nhiên số lượng hợp đồng được kí mỗi ngày không giống nhau, dẫn đến việctrong cùng một ngày, nhân viên viết bài PR có thể nhận đến 4 hợp đồng phải hoànthành bài viết trong khi khả năng đáp ứng của bộ phận vẫn còn thấp nên hiệu quả côngviệc vẫn chưa đạt được hoàn toàn

BƯỚC 2 :

Nắm rõ các điểm trên, nhân viên viết bài PR sẽ nhập liệu thô các thông tin :

Điều kiện sử dụng :

- Giới hạn sử dụng Thẻ / 1 hóa đơn

- Không tách / cộng gộp hóa đơn nếu đi nhóm nhiều người

- Không/Có dùng chung với các khuyến mãi hoặc ưu đãi khác

- Thời gian hoạt động

- Không được/Được dùng vào các ngày lễ

- Giảm

Điểm nổi bật :

Gửi bài đã đăng trên website

cho đối tácBáo cáo đã hoàn thành

- Mức giá trung bình.

- Giá tham khảo

- Không gian

- Phục vụ

- Điểm đặc biệt của sản phẩm/ dịch vụ

Thông tin liên lạc :

- Tên

- Địa chỉ

- SĐT liên lạc

Yêu cầu đặt ra cho bài PR trích từ bảng đánh giá :

- Nội dung cần quảng bá

- Phương thức inCard cần triển khai

- Giá trị cốt lõi của đối tác/ điểm nổi bật

- Thông tin tham khảo

Đây là bước cần thiết cho quy trình viết bài vì nó giúp nhân viên PR đánh giá đượcđối tượng cần làm việc Một đối tác có thể có kí hợp đồng với nhiều nơi, trên internet

sẽ có nhiều bài viết PR của cùng một địa điểm, nếu bài viết không khớp hoặc kém hấpdẫn nên những website khác sẽ không thu hút khách hàng

Tuy nhiên hiện nay trên internet có quá nhiều thông tin nên việc đánh giá độ chínhxác của thông tin mất nhiều thời gian

BƯỚC 4 :

Nhân viên kiểm soát chất lượng đến đối tác chụp hình và đem về cho bộ phận thiết

kế cắt ghép, chỉnh sửa hình ảnh Sau khi hoàn tất, bộ phận thiết kế có nhiệm vụ tải hìnhlên kho lưu trữ hệ thống, báo lại cho nhân viên viết bài PR để nhân viên viết bài PR lấyhình về viết bài Thông thường một bài viết PR sẽ bao gồm 10 – 15 hình Hình ảnh đạt