BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 TÊN ĐỀ TÀI NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ LẤY LỆNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI Tê
Tổng quan về công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Giao thông Vận tải.
Tên giao dịch quốc tế: Transport Investment Cooperation Import Export Joint Stock Comapy.
Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Trụ sở chính: 36 Bạch Đằng, phường 2, quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh.
Mã số thuế: 0300450289. Điện thoại: 028 38445240.
Email: info@tracimexco.com.vn.
Website: http://www.tracimexco.com.vn/
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Tracimexco, hay đầy đủ là Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải, là doanh nghiệp từng thuộc Bộ Giao thông Vận tải, hoạt động đa ngành và được xem là một đơn vị mạnh ở các lĩnh vực xuất nhập khẩu, hợp tác đầu tư quốc tế, cơ khí ô tô và xuất khẩu lao động Với bề dày kinh nghiệm và mạng lưới đối tác rộng khắp, Tracimexco tiếp tục mở rộng quy mô và nâng cao giá trị thương hiệu bằng cách tích hợp các giải pháp vận tải và đầu tư an toàn, hiệu quả cho khách hàng trong nước và quốc tế.
Tracimexco được thành lập năm 1995 trên cơ sở hợp nhất giữa Công ty Xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư giao thông vận tải với Công ty Xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế giao thông vận tải Nhiệm vụ chính của Tracimexco là nhập khẩu và cung cấp vật tư công trình giao thông, thiết bị máy móc cho các dự án lớn do Bộ Giao thông vận tải thực hiện, qua đó trở thành đối tác tin cậy cung cấp vật tư và thiết bị cho các công trình giao thông trọng yếu trên toàn quốc.
Được tải xuống bởi Tran Quang, nội dung này mô tả việc triển khai các dự án đầu tư theo chiến lược của Chính phủ nhằm phát triển ngành cơ khí ô tô Các nhà thầu thi công công trình giao thông và thủy lợi tham gia thực hiện các dự án này, đảm bảo tiến độ, chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành để thúc đẩy liên kết giữa sản xuất và hạ tầng, tăng cường sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô.
Tracimexco đã có hơn 20 năm hoạt động và phát triển, xây dựng mạng lưới trên toàn quốc với 2.000 cán bộ công nhân viên và doanh thu hàng năm 3.000 tỷ đồng, duy trì mức tăng trưởng khoảng 20% mỗi năm Công ty tự hào là đối tác liên doanh và đầu tư được nhiều tập đoàn công nghiệp quốc tế lựa chọn, bao gồm Mitsubishi Motor (Nhật Bản), Total (Pháp), Kanematsu (Nhật Bản) và JAC (Trung Quốc), tham gia vào các lĩnh vực sản xuất ô tô, nhựa đường và bất động sản.
Với bề dày kinh nghiệm hoạt động kinh doanh và đầu tư, cùng đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản và hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, Tracimexco đang hướng tới mục tiêu trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh tại Việt Nam Quyết định số 4915/QĐ/TCCB-LĐ ngày 30/11/1995 của Bộ Giao thông vận tải về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Giao thông vận tải trên cơ sở hợp nhất Công ty Xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư giao thông vận tải.
Quyết định số 2629/QĐ-BGTVT ngày 01/09/2004 của Bộ Giao thông vận tải về việc thành lập Công ty mẹ là Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải, nhằm củng cố cơ cấu tổ chức và quản lý vốn, tài sản cũng như các hoạt động xuất nhập khẩu, hợp tác đầu tư và dịch vụ vận tải; văn bản xác định chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty mẹ và đặt nền tảng cho các hoạt động liên kết, điều phối vốn và hợp tác đầu tư trong lĩnh vực vận tải, nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và phát triển ngành vận tải quốc gia.
Quyết định số 1569/QĐ-BGTVT, ngày 03/06/2010, của Bộ Giao thông vận tải quy định việc chuyển Công ty mẹ là Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư GTVT thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Giao thông vận tải.
Quyết định số 4167/QĐ-BGTVT ngày 04/11/2014 của Bộ Giao thông vận tải phê duyệt phương án chuyển đổi từ Công ty mẹ - Công ty TNHH một thành viên Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải sang Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải và cho đến nay công ty hoạt động dưới hình thức cổ phần với tên gọi mới.
Giai đoạn đầu mới thành lập (1995-2004), công ty là công ty nhà nước thuộc bộ GTVT, gồm 17 đơn vị trực thuộc.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Trong giai đoạn 2004-2010, công ty được tổ chức theo hình thức mẹ - con và đứng đầu thị trường xe tải, xe khách mang thương hiệu JAC tại Việt Nam Bên cạnh hoạt động cốt lõi, công ty còn cung cấp các dịch vụ như xuất khẩu lao động, xây dựng, vận tải taxi, kinh doanh bất động sản và xuất nhập khẩu ủy thác, cho thấy sự đa dạng hóa danh mục kinh doanh và mở rộng sang nhiều lĩnh vực liên quan. -**Support Pollinations.AI:** -🌸 **Ad** 🌸Powered by Pollinations.AI free text APIs [Support our mission](https://pollinations.ai/redirect/kofi) to keep AI accessible for everyone.
Từ năm 2010 đến nay, công ty đã giảm bớt một số ngành kinh doanh và tập trung vào những lĩnh vực mang lại hiệu quả cao hơn Đến hiện tại, hoạt động chủ lực của công ty là xuất nhập khẩu và cung cấp dịch vụ.
Sau 20 năm hình thành và phát triển, Tracimexco đã thay đổi mạnh mẽ với các đổi mới trong quản lý, tăng năng suất lao động và phát triển kinh doanh đạt hiệu quả cao Công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đồng thời bảo toàn và gia tăng nguồn vốn, từ đó củng cố vị thế và khả năng mở rộng quy mô hoạt động trên thị trường.
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Công ty Tracimexco chú trọng vào những lĩnh vực chính như:
Sản xuất xe có động cơ.
Xây dựng công trình dân dụng, thuỷ lợi, công trình giao thông bằng vật liệu mới.
Mua bán, bảo dưỡng xe có động cơ và mô tô, xe máy, phụ tùng cho xe có động cơ.
Thiết kế đóng mới, cải tạo phương tiện cơ giới đường bộ.
Mua bán nông, lâm sản nguyên liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế, lương thực, thực phẩm.
Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng.
Vận tải hành khách, xe buýt, taxi Vận tải hàng hoá đường bộ, vận tải viễn dương.
Dịch vụ đại lý vận tải đường biển Đại lý vận tải và giao nhận hàng hoá.
Kinh doanh du lịch lữ hành nội địa và quốc tế, các dịch vụ du lịch khác.
Dịch vụ bưu phẩm, bưu kiện.
Kinh doanh bất động sản Môi giới bất động sản và dịch vụ nhà đất.
Đưa lao động và chuyên gia Việt nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.
Dạy nghề ngắn hạn, giáo dục định hướng cho người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
1.4.1 Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị:
Chủ Tịch Hồi đồng thành viên do Nhà nước bổ nhiệm.
Đại diện theo pháp luật của công ty và là người giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp lý và các điều lệ Người này cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị hoặc tổ chức chương trình, kế hoạch hoạt động và nội dung họp của Hội đồng thành viên nhằm quản trị công ty hiệu quả, minh bạch và đúng định hướng.
Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên.
Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến thành viên
Thay mặt Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên.
Giám sát, kiểm tra hoạt động của công ty.
Nhận vốn đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao cho công ty.
Kiểm tra và giám sát toàn diện mọi hoạt động của công ty, tập trung vào việc sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn cùng với nguồn lực nhân sự do Nhà nước đầu tư; thực hiện đầy đủ các quyết định của Hội đồng thành viên và bảo đảm tuân thủ các điều lệ pháp luật liên quan.
Quyết định mở chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty ở trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
Phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị và các việc trong nội bộ công ty.
Thông qua báo cáo hoạt động quý, tháng và năm của công ty, báo cáo hàng năm của công ty do Tổng giám đốc trình.
1.4.3 Tổng giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Tổng giám đốc được bổ nhiệm và miễn nhiệm bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên Người này điều hành toàn bộ hoạt động của công ty dựa trên các phương án do Chủ tịch Hội đồng thành viên phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm Các phương án hoạt động được xây dựng trên cơ sở điều lệ, quy chế và nghị định của Nhà nước để bảo đảm quản trị doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động kinh doanh.
Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động một số lĩnh vực của công ty theo phân công của Tổng giám đốc.
Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật; được Tổng giám đốc Tổng công ty ủy quyền thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các nội dung công việc liên quan đến các lĩnh vực công tác và được giao quyền làm người đại diện trực tiếp quản lý phần vốn của công ty.
1.4.5 Phòng kinh doanh tổng hợp:
Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo ngành nghề kinh doanh của công ty đã được cấp phép.
Chịu trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, từ việc soạn thảo và ký kết hợp đồng với các đối tác kinh doanh, tiến hành làm thủ tục hải quan, đến cung ứng các mặt hàng XNK cho các chi nhánh và đơn vị có nhu cầu.
1.4.6 Phòng tài chính – kế toán:
Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý và tối ưu hóa các lĩnh vực tài chính, kế toán tài vụ và kiểm toán nội bộ, đồng thời đảm trách quản lý tài sản và vốn của công ty, cũng như kiểm soát chi phí hoạt động để nâng cao hiệu quả tài chính Thực hiện công tác này bằng cách phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan, tuân thủ chuẩn mực kế toán và kiểm toán, đồng thời tăng cường quản trị rủi ro và tối ưu nguồn lực của công ty.
1.4.7 Phòng tổ chức – Hành chính:
Tham mưu và giúp Tổng giám đốc về công tác quản lý hành chính của công ty.
Phân phối điều chỉnh cán bộ phòng ban một cách hợp lý.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Xây dựng và đề xuất các phương án tối ưu cho việc tổ chức mạng lưới cán bộ, đồng thời điều chỉnh các hoạt động quản trị sao cho phù hợp và hiệu quả Quản lý hồ sơ nhân sự và văn thư được thực hiện một cách có hệ thống, đảm bảo lưu trữ đầy đủ, dễ tra cứu và tuân thủ các quy trình nội bộ Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng lao động với người lao động và quản lý mối quan hệ lao động theo đúng quy định pháp luật và chính sách của tổ chức.
1.4.8 Phòng hợp tác kế hoạch đầu tư:
Tham mưu và giúp Ban giám đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý về kế hoạch và đầu tư trên các lĩnh vực bất động sản.
Chúng tôi trực tiếp tham gia các hoạt động đầu tư và kinh doanh bất động sản, bao gồm mua bán nhà đất, đầu tư các dự án bất động sản, đồng thời thực hiện các dịch vụ tư vấn, môi giới, thiết kế và thi công, cùng với các dịch vụ giấy tờ liên quan đến nhà đất theo giấy phép kinh doanh của công ty.
Tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco) giai đoạn 2019 – 2021
Bảng 1.1: Bảng báo cáo tình hình kinh doanh tại Công ty Tracimexco trong giai đoạn (2019-2021)
Qua bảng báo cáo tình hình kinh doanh của Công ty Tracimexco trong giai đoạn 2019–2021, ta thấy doanh nghiệp đã trải qua nhiều biến động đáng kể Các chỉ tiêu tài chính và hoạt động cho thấy sự dao động ở từng năm, phản ánh tác động của điều kiện thị trường và các điều chỉnh trong chiến lược quản lý Tổng thể 3 năm này cho thấy bức tranh về sự bất ổn trong doanh thu, lợi nhuận và cơ cấu chi phí, đồng thời chỉ ra nhu cầu phân tích sâu hơn về nguyên nhân và các biện pháp nhằm ổn định hoạt động sản xuất–kinh doanh của công ty.
Năm 2020 so với năm 2019, Tracimexco ghi nhận doanh thu tăng trên 13 tỷ đồng, tương ứng 33.82%, trong khi chi phí giảm gần 27 tỷ đồng, tương ứng 7.18%, giúp lợi nhuận vượt lên trên 40 tỷ đồng Những quyết định phát triển kinh doanh đúng đắn và việc cắt giảm chi phí đã góp phần tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận cho công ty Dù dịch bệnh bùng phát, Tracimexco vẫn duy trì phong độ, cho thấy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Năm 2021, tình hình doanh thu giảm gần 27 tỷ đồng, tương đương 6.38% so với cùng kỳ năm trước là năm 2020; sự sụt giảm doanh thu đã kéo theo chi phí của năm 2021 giảm xấp xỉ 8 tỷ đồng, tương ứng 2.32% so với năm 2020.
2020 và lợi nhuận cũng giảm gần 19 (tỷ đồng) tương ứng với 25.58% Qua đó thấy
Trong giai đoạn 2020-2021, Tracimexco chứng kiến sự biến động đáng kể của hoạt động kinh doanh do ảnh hưởng phức tạp của dịch bệnh và sự bùng phát đột ngột, khiến công ty chưa kịp có sự chuẩn bị phù hợp và chịu ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh Dù là một doanh nghiệp lớn với nhiều kinh nghiệm ứng phó đại dịch, Tracimexco vẫn đối mặt với tổn thất nặng nề trong năm 2021 khi tình hình Covid-19 diễn biến xấu đi.
Tracimexco cho thấy khả năng thích nghi tốt khi doanh thu năm 2021 giảm mạnh nhưng lợi nhuận vẫn cao hơn năm 2019 gần 22 tỷ đồng, cho thấy công ty đã tối ưu chi phí và duy trì hiệu quả vận hành, đồng thời khẳng định vị thế và kinh nghiệm dày dặn trong ngành Tới thời điểm hiện tại, tình hình công ty đang trên đà phục hồi và dần ổn định trở lại.
Định hướng và phát triển của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Với bề dày kinh nghiệm hoạt động, công ty định hướng phát triển mạnh mẽ hơn ở các lĩnh vực hiện tại và mở rộng sang các lĩnh vực mới để tạo thế mạnh cạnh tranh và nâng cao vị thế trên thị trường Việc đa dạng hóa danh mục hoạt động giúp tăng trưởng nhanh và bền vững, đồng thời thích ứng với xu hướng kinh tế toàn cầu Mục tiêu của công ty là trở thành tập đoàn kinh tế hàng đầu Việt Nam và vươn ra thế giới, nâng cao uy tín và ảnh hưởng của Việt Nam trên trường kinh tế toàn cầu.
Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco) trong 3 năm gần đây, từ đó nắm bắt bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp; dựa trên những thông tin này, bài viết sẽ chuẩn bị đi vào phân tích nghiệp vụ kiểm tra chứng từ và lấy lệnh trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Tracimexco ở Chương 2.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ LẤY LỆNH TRONG
Nghiêp vụ kiểm tra chứng từ và lấy lệnh trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
2.1.1 Nghiệp vụ kiểm tra chứng từ trong giao nhận hàng hóa tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Kiểm tra chứng từ trong giao nhận hàng hóa là hoạt động quan trọng giúp đảm bảo quá trình thông quan được diễn ra trơn tru Nghiệp vụ này được thực hiện sau khi nhà nhập khẩu tiếp nhận bộ chứng từ gốc từ nhà xuất khẩu, sau đó rà soát kỹ các thông tin trên từng chứng từ để kiểm định tính chính xác và sự nhất quán của hồ sơ Quá trình kiểm tra nhấn mạnh sự khớp đúng giữa các tài liệu như vận đơn, hóa đơn thương mại, danh mục hàng hóa và chứng từ thanh toán nhằm phát hiện sai sót kịp thời Nhờ vậy, các sai lệch được sửa chữa sớm, giảm thiểu rủi ro và tránh phát sinh rắc rối trong quá trình thông quan hàng hóa.
Thực hiện nghiệp vụ kiểm tra chứng từ giao nhận hàng hóa tại Công ty Tracimexco:
Trong trường hợp đã có lô hàng trước, hãy dựa vào chứng từ của các lô hàng trước để kiểm tra và xác nhận các thông tin cố định trên chứng từ như tên công ty và tên khách hàng cùng các thông tin liên quan đến khách hàng Các thông tin thay đổi theo từng lô hàng nên so sánh giữa chứng từ và thông tin hiển thị trên trang web của hãng tàu và cảng để đảm bảo tính nhất quán Tất cả thông tin phải trùng khớp 100% và không có sai sót; nếu phát hiện sai lệch, cần báo ngay cho nhà xuất khẩu để sửa đổi chứng từ và gửi lại cho trùng khớp thông tin.
Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales contract): Đối với hợp đồng thương mại căn cứ vào hợp đồng ký kết giữa các bên cần kiểm tra các nội dung như:
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Ngày ký kết hợp đồng.
Số lượng hàng hóa. Đơn giá, tổng giá trị của cả lô hàng. Điều kiện giao hàng.
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Đối với nội dung này cần kiểm tra các mục như:
Số lượng hàng hóa. Đơn giá, đồng tiền thanh toán, tổng giá trị của lô hàng.
Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (Packing list):
Cần kiểm tra các nội dung trong bảng kê khai này như:
Trọng lượng tịnh (Net weight).
Trọng lượng cả bao bì (Gross weight).
Thể tích hàng hóa (Volume).
Vận đơn đường biển (Bill of lading): Đối với vận đơn đường biển phải kiểm tra các thông tin như:
Tên người nhận hàng (Consignee).
Khi B/L là B/L gốc thì có xảy ra 3 thể xảy ra 3 trường hợp sau:
Nếu ghi “To Order” thì buộc mặt sau phải của B/L phải có ký hậu của người gửi hàng.
Nếu ghi “To Order of Bank” thì bắt buộc mặt sau của B/L phải có ký hậu của ngân hàng.
Nếu ghi đích danh tên người nhận thì mặt sau của B/L không cần ký hậu.
Trong chứng từ ở trên B/L ghi đích danh tên người nhận vì vậy mặt sau chứng từ không cần ký hậu.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Số B/L – Tên tàu, tên chuyến, ngày tàu đi.
Tên cảng xếp, cảng dỡ - Số container, số seal.
Trọng lượng hàng, tên hàng, thể tích hàng.
Thông báo hàng đến (Arrival Notice): Đối với thông báo hàng đến cần kiểm tra các thông tin như:
Bên phát hành – Bên gửi.
Tên tàu tại cảng đi, số chuyến.
Cảng đi, cảng đến – Ngày đến.
Số vận đơn – Số container, số seal.
Số lượng, trọng lượng, thế tích.
Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original): Đối với chứng nhận nguồn gốc xuất xứ cần kiểm tra các thông tin như:
Ví dụ về kiểm tra một bộ chứng từ:
Bảng 2.1: Bảng kết quả kiểm tra chứng từ lô hàng
Chứng từ liên quan đến lô hàng được kiểm tra và xác nhận đầy đủ: nội dung trùng khớp với yêu cầu, thỏa thuận của các bên trong hợp đồng và với thông tin lô hàng hiển thị trên trang web của hãng tàu – cảng Khi chứng từ đã hoàn tất, có thể tiến hành bước khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm Ecus để thông quan nhanh chóng.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
2.1.2 Nghiệp vụ lấy lệnh EDO trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Khi tàu cập bến, doanh nghiệp nhận thông báo từ hãng tàu và sử dụng USB Token để kích hoạt tài khoản đăng ký email nhận lệnh giao hàng điện tử (EDO) ngay sau khi nhận thông báo hàng đến Doanh nghiệp chờ hãng tàu xác nhận đã cấp tài khoản, sau đó gửi email xin cấp lệnh EDO; hãng tàu sẽ xác nhận và gửi lệnh giao hàng điện tử lại cho doanh nghiệp qua email Có được lệnh EDO, doanh nghiệp có thể tiến hành bước khai báo Eport để hoàn tất quy trình.
Sử dụng USB Token để kích hoạt tài khoản đăng ký email nhận lệnh giao hàng điện tử sau khi nhận thông báo hàng đến
Hình 2.1: Đăng nhập USB token
Đăng ký nhận lệnh giao hàng điện tử (EDO) yêu cầu thanh toán online các khoản phí liên quan như Phí dỡ hàng tại cảng (THC), phí vệ sinh container, phí cước container và phí bốc xếp tại kho (CFS).
Kiểm tra vị trí container trên ePort trước khi liên hệ với hãng tàu để nhận EDO đối với những container được chuyển về từ cảng
Nhận lệnh giao hàng (EDO), theo cú pháp:
Tiêu đề: NHẬN EDO/ số bill
Mã số thuế + tên công ty nhận lệnh (EDO):
Gia hạn lệnh giao hàng (EDO), theo cú pháp:
Tiêu đề: GIA HẠN EDO/ Số bill
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
Mã số thuế + tên công ty nhận lệnh (EDO):
Mã số thuế + tên công ty xuất hóa đơn (E-invoice):
Số điện thoại người yêu cầu:
Bước 3: sao chép thông tin trong file EDO pdf được gửi về email đã đăng ký để khai báo ePort Theo EDO, bạn phải khai báo sáu chỉ tiêu bắt buộc: Số cont, số lệnh, số bill, Tên Khách Hàng, hạn lệnh và mã bảo mật Tên Khách Hàng chỉ cần khai báo đúng 35 ký tự đầu tiên (bao gồm cả ký tự đặc biệt).
- Chọn hình thức giao hàng là EDO khi khai báo ePort.
2.2 Đánh giá nghiệp vụ kiểm tra chứng từ và lấy lệnh giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
2.2.1 Ưu điểm của nghiệp vụ kiểm tra chứng từ và lấy lệnh trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Hoạt động kiểm tra chứng từ của doanh nghiệp được thực hiện một cách cẩn thận theo quy trình nghiêm ngặt, bảo đảm độ chính xác cao; nhờ đó giảm thiểu sai sót trên chứng từ và hỗ trợ quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng, đúng tiến độ.
Quy trình lấy lệnh của doanh nghiệp đã được hiện đại hóa và chủ yếu thực hiện bằng hình thức trực tuyến, giúp công việc diễn ra thuận tiện và nhanh chóng hơn Nhờ đó, thời gian đi lại và chờ đợi được giảm thiểu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc.
Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên ưu tú, chất lượng, năng động tạo môi trường làm việc thoải mái, nhẹ nhàng nhưng lại đạt hiệu quả cao.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp được quản lý hiệu quả, sử dụng lao động đạt hiệu suất cao.
Các phòng ban hỗ trợ nhau hoạt động theo dây chuyền góp phần giúp công việc hiệu quả và năng suất hơn.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)
2.2.2 Hạn chế của nghiệp vụ kiểm tra chứng từ và lấy lệnh trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)
Doanh nghiệp hiện sử dụng các nghiệp vụ lấy lệnh trực tuyến, do đó đòi hỏi máy tính và hệ thống mạng có hiệu suất cao để ngăn ngừa gián đoạn công việc Qua quá trình quan sát thực tế tại doanh nghiệp, hệ thống mạng vẫn còn nhiều vấn đề gây gián đoạn quy trình làm việc và làm giảm năng suất của nhân viên Để khắc phục, cần đánh giá, nâng cấp hạ tầng CNTT—mạng, triển khai các giải pháp dự phòng và giám sát liên tục, tối ưu hóa cấu hình thiết bị, tăng cường an toàn thông tin và thời gian đáp ứng hệ thống, từ đó đảm bảo xử lý lệnh trực tuyến ổn định và nâng cao hiệu quả làm việc.
Để thực hiện nghiệp vụ online một cách hiệu quả, nhân viên phải hiểu rõ và sử dụng thành thạo các thiết bị công nghệ, từ đó giảm thiểu sai sót ảnh hưởng đến chất lượng công việc và lợi ích của doanh nghiệp.
Mặc dù nguồn nhân lực của công ty vẫn đảm bảo chất lượng cao, khối lượng công việc tăng lên theo sự phát triển chung khiến các nhân viên phải xử lý một lượng lớn nhiệm vụ để kịp tiến độ nhận hàng và giao hàng cho khách hàng Bên cạnh đó, họ còn phải làm các giấy tờ thông quan cho lô hàng xuất khẩu, dẫn đến phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc Việc làm quá nhiều công việc cùng lúc sẽ dẫn tới ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng công việc của nhân viên.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Kiến nghị với nhà nước
Kiến nghị Nhà nước xúc tiến nhanh chóng quá trình đầu tư chi ngân sách cơ sở hạ tầng, hiện đại hóa trang thiết bị kiểm tra chứng từ và lấy lệnh: đầu tư các công cụ tiên tiến giúp cho việc kiểm tra một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Bên cạnh đó tiến hành cải thiện và nâng cấp hệ thống mạng nội địa để giúp cho doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ được nhanh hơn, tránh bị ùn tắc và tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, giao thông vận tải để nghệp vụ giao nhận hàng hóa ngày càng phát triển hơn nữa, doanh nghiệp sẽ thực hiện các nghiệp vụ dễ dàng nhanh chóng và tránh được nhiều rủi ro, thiệt hại
Tăng cường đẩy mạnh công tác hợp tác và hội nhập quốc tế về hải quan toàn diện, sâu rộng, có hiệu quả, nâng cao vai trò, vị thế và uy tín của Hải quan Việt Nam trong cộng đồng hải quan thế giới; phát triển quan hệ hợp tác, đối tác giữa Hải quan với các bên liên quan tạo nền tảng và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về Hải quan.
Đẩy mạnh tối ưu thời gian thực hiện nghiệp vụ và xử lý nhanh các vấn đề, giảm thiểu sự chậm trễ gây thiệt hại cho doanh nghiệp; thực hiện nghiêm các văn bản pháp luật về cải cách hành chính, tập trung vào đơn giản hóa thủ tục hành chính và kiểm soát, rà soát nhằm bãi bỏ những thủ tục không cần thiết gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp Đổi mới mạnh việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và tổ chức, kết hợp công khai, minh bạch hoạt động quản lý để nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý nhà nước Đồng thời, phát triển thị trường trong nước và ổn định cung - cầu hàng hóa.
Kiến nghị với doanh nghiệp
Để nâng cao hiệu suất và đảm bảo tiến độ dịch vụ, cần đầu tư và cải thiện hệ thống dây chuyền máy móc, công nghệ và hệ thống mạng, nhằm ngăn ngừa công việc trực tuyến bị gián đoạn và giảm thiểu rủi ro chậm trễ quá trình thực hiện dịch vụ Việc tối ưu hóa các thiết bị và kết nối công nghệ giúp duy trì sự liên tục của các bước làm việc, đảm bảo thời gian xử lý và tăng cường an toàn dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ.
Thiết lập mạng nội bộ với tốc độ cao và phủ sóng mạnh giúp đảm bảo kết nối ổn định cho toàn bộ hệ thống và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đồng thời hỗ trợ các ứng dụng kinh doanh một cách thông suốt Hệ thống được thiết kế để giảm thiểu thời gian gián đoạn và nâng cao khả năng bảo mật, mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà và hiệu quả vận hành cao Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên biệt được triển khai để khắc phục nhanh mọi sự cố, đảm bảo tiến độ khai thác và thi công không bị gián đoạn Với giải pháp mạng nội bộ tối ưu, doanh nghiệp có thể duy trì liên lạc liên tục, tối ưu hoá chi phí vận hành và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Báo cáo của công ty cho thấy việc giám sát và kiểm tra chất lượng thiết bị cùng đường truyền được thực hiện định kỳ hàng tuần Đồng thời, công tác cập nhật các phiên bản mới của phần mềm khai báo thông tin lấy lệnh EDO được duy trì liên tục và hệ quản trị dữ liệu được nâng cấp để phù hợp với nhu cầu và nâng cao hiệu quả vận hành.
Chúng tôi thường xuyên tổ chức tập huấn trực tuyến cho đội ngũ nhân viên nhằm cập nhật các nghiệp vụ và quy trình hiện đại, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót, giúp hạn chế những tổn thất không đáng có cho công ty.
Kiến nghị doanh nghiệp tạo môi trường làm việc thoải mái bằng cách thường xuyên tổ chức các buổi họp, tập huấn và hoạt động thư giãn cho nhân viên nhằm nuôi dưỡng nguồn động lực, giúp họ làm việc hiệu quả, tăng năng suất và chất lượng công việc Để đảm bảo tiến hành nghiệp vụ nhanh chóng và tránh quá tải, công ty nên mở rộng đội ngũ nhân sự chuyên môn, nâng cao chất lượng và đồng thời tuyển thực tập sinh, sinh viên ngành liên quan cho những công việc đòi hỏi ít kinh nghiệm, sau đó đào tạo từ từ để tiết kiệm chi phí Bên cạnh đó, xây dựng các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên để kịp thời cập nhật kiến thức và quy định mới nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
Quá trình quan sát thực tế và tìm hiểu nghiệp vụ kiểm tra chứng từ, cùng với việc rà soát lệnh EDO, đã giúp chúng tôi đưa ra các nhận định có cơ sở để đề xuất một số kiến nghị nhằm cải thiện tình hình hoạt động và chất lượng công việc của Tracimexco và Nhà nước Các kiến nghị được xây dựng nhằm tăng cường quản lý rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện quy trình làm việc và chất lượng chứng từ, từ đó góp phần ổn định hoạt động của doanh nghiệp và hỗ trợ cơ quan nhà nước trong việc hoàn thiện khung pháp lý và chính sách liên quan Hi vọng những đề xuất này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc nói chung.
Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)