Kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH hai di lao viet nam holdings chi nhánh thành phố hồ chí minh 2022

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán Đề tài KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HAI DI LAO.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

GVHD : TS DƯƠNG NGUYỄN THANH TÂM

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH 4

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO NGÀNH NHÀ HÀNG - CHẾ BIẾN THỰC PHẨM 8

1.1 Khái niệm hàng tồn kho 8

1.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp 8

1.3 Vai trò của kế toán hàng tồn kho 9

1.4 Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho 9

1.5 Chứng từ sử dụng trong kế toán hàng tồn kho 9

1.5.1 Chứng từ sử dụng trong quy trình nhập kho hàng tồn kho 9

1.5.2 Chứng từ sử dụng trong quy trình xuất kho hàng tồn kho 11

1.6 Tài khoản sử dụng trong kế toán hàng tồn kho 11

1.7 Phương pháp kế toán trong kế toán hàng tồn kho 12

1.7.1 Phương pháp kê khai thường xuyên: 12

1.7.2 Một số nghiệp vụ chủ yếu của kế toán hàng tồn kho 13

1.8 Trình bày thông tin hàng tồn kho lên Báo cáo tài chính 14

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HAI DI LAO HOLDINGS VIỆT NAM - CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 16

2.1 Sơ lược về Công ty TNHH Hai Di Lao Việt Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh 16

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận của Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh 17

2.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty 17

2.2.2 Chức năng từng bộ phận của công ty 18

2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty 22

2.4 Thực tế công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh 23

2.4.1 Chế độ và chính sách kế toán tại công ty 23

2.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 23

2.4.3 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty 27

2.4.4 Chứng từ sử dụng tại công ty 27

2.4.5 Kế toán hàng tồn kho phát sinh tăng 33

2.4.6 Kế toán hàng tồn kho phát sinh giảm 38

2.4.7 Trình bày thông tin hàng tồn kho lên Báo cáo tài chính của công ty 41

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HAI DI LAO – CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43

3.1 Nhận xét về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty 43

3.1.1 Những ưu điểm của kế toán hàng tồn kho tại công ty 43

3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kế toán hàng tồn kho tại công ty 48

KẾT LUẬN 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Sơ đồ công tác kế toán NVL đối với các trường hợp tăng 13

Hình 2: Sơ đồ công tác kế toán NVL đối với các trường hợp giảm 14

Hình 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh 17

Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các nhà hàng 18

Hình 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty 22

Hình 6: Trang chủ hệ thống riêng của công ty Hai Di Lao HCM 24

Hình 7: Giao diện hệ thống riêng của công ty Hai Di Lao HCM 25

Hình 8: Giao diện hệ thống Misa của công ty 26

Hình 9: Phần mềm SAP 27

Hình 10: Hóa đơn GTGT của công ty Hai Di lao HCM 29

Hình 11: Bảng kê chi tết hàng hóa của công ty Hai Di lao HCM đối với trường hợp có hợp đồng 30

Hình 12: Hóa đơn GTGT đối với trường hợp không có hợp đồng 32

Hình 13: Chứng từ nhập kho NVL - đá tinh khiết 34

Hình 14: Chứng từ nhập kho NVL - bánh 34

Hình 15: Giao diện hệ thống FSSC 35

Hình 16: Giao diện hệ thống FSSC 36

Hình 17: Giao diện hệ thống FSSC – phía trên cùng 37

Hình 18: Giao diện hệ thống FSSC – phía dưới 38

Hình 19: Giao diện hạch toán tay 39

Hình 20: Hạch toán phân bổ nguyên vật liệu 40

Hình 21: Giao diện Misa dùng để kiểm tra sai sót của từng hóa đơn 41

Hình 22: Câu hỏi khảo sát về ưu điểm kế toán hàng tồn kho tại công ty 43

Hình 23: Tổng số nhân viên kế toán tại công ty 44

Hình 24: Ưu điểm kế toán hàng tồn kho của công từ từ góc nhìn của kế toán viên 45

Hình 25: Câu hỏi khảo sát về mặt hạn chế tồn tại kế toán hàng tồn kho tại công ty 46

Hình 26: Mặt hạn chế tồn tại trong kế toán hàng tồn kho của công từ từ góc nhìn của kế toán viên 47

LỜI MỞ ĐẦU

Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong Báo cáo tài chính nói chung và khoản mục tài sản nói riêng của bất kỳ công ty thuộc loại hình kinh doanh nào Bởi vì, hàng tồn kho phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các số liệu lưu thông hàng hóa, sản phẩm, từ đó giúp nhà quản trị hoạch định được phương hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp sao cho phù hợp, hiệu quả nhất Hơn hết, hàng tồn kho cuối kỳ của kỳ này sẽ trở thành hàng tồn kho đầu kỳ của kỳ sau Chính vì thế, nếu khoản mục hàng tồn kho xảy ra việc dữ trữ quá nhiều hoặc quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình lãi, lỗ của doanh nghiệp ở kỳ sau

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thuộc ngành nhà hàng-chế biến thực phẩm, đây là ngành mà tốc độ vòng xoay của khoản mục hàng tồn kho rất nhanh Do đó, việc tính đúng giá trị hàng tồn kho rất được chú trọng vì nó chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản chi phí đầu vào và còn có thể quyết định đến giá thành sản phẩm, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho lại có rất nhiều ngyên tắc và phương pháp tính giá trị khác nhau đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất

Tại Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng Chính vì vậy, công ty rất chú trọng việc

tổ chức và hoàn thiện công tác hạch toán hàng tồn kho

Nhận thức được tầm quan trọng của hàng tồn kho nên tôi đã chọn chuyên đề “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài nghiên cứu cho Khóa luận tốt nghiệp của mình Ngoài phần

mở đầu và kết luận, Khóa luận của tôi được chia làm ba phần như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho ngành nhà hàng – chế biến thực phẩm

Chương 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công

ty

Khóa luận của tôi được hoàn thành nhờ sự giúp đỡ hết lòng của các Anh Chị trong công ty, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Tiến sĩ Dương Nguyễn Thanh Tâm Nhưng do thời gian thực hiện Khóa luận là có giới hạn và trình độ kiến thức của tôi còn hạn chế, vì thế Khóa luận này khó tránh khỏi việc vẫn còn nhiều sai sót Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp, đánh giá và nhận xét từ Quý Thầy Cô để sinh viên có điều kiện

bổ sung, rút kinh nghiệm và có thể làm tốt hơn giá trị bài khóa luận về mặt lý luận và thực tiễn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Trần Nam Phương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

NGÀNH NHÀ HÀNG - CHẾ BIẾN THỰC PHẨM

1.1 Khái niệm hàng tồn kho

HTK là tài sản lưu động thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, là tài sản nằm trong khâu dự trữ của quá trình sản xuất kinh doanh HTK là tài sản ngắn hạn vì nó thường được mua vào để sản xuất hoặc bán đi trong vòng một năm hoặc trong vòng một chu kỳ hoạt động thông thường

1.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Theo mục đích sử dụng, HTK có thể được phân chia thành hai loại, đó là: HTK sẽ được bán cho khách hàng và HTK sẽ được doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động của mình

Theo quy định của VAS-02“Hàng tồn kho” thì HTK được chia thành ba loại:

- HTK được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường

- HTK đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- HTK là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Trong đó:

HTK được giữ để bán bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán HTK đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang bao gồm: Sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang

HTK để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang

đi đường

Ngoài các cách phân loại như trên, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách phân loại khác nhau nhằm đạt được mục tiêu phân loại cụ thể từng vai trò, tác dụng, của HTK và phù hợp với yêu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đó

1.3 Vai trò của kế toán hàng tồn kho

HTK là một khoản mục chiếm tỷ lệ lớn trong tình hình tài chính của các doanh nghiệp Do đó, việc xác định giá đúng, quản lý hiệu quả đối với HTK sẽ là đóng góp quan trọng cho việc hoạch định, định hướng mô hình phát triển của doanh nghiệp trong tương lai Chính vì thế, kế toán hàng tồn kho phải chọn phương pháp tính giá xuất kho HTK phù hợp với quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra, quy trình quản lý hàng hóa hiện tồn tại công ty và tính toán số lượng hàng hóa công ty cần sử dụng trong thời gian sắp tới có tác động rất lớn đối với kết quả được trình bày trên Báo cáo hoạt động tài chính của công ty

1.4 Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho

- Theo dõi, cập nhật kịp thời, chính xác hoạt động nhập, xuất tại công ty hàng ngày

- Các nghiệp vụ xuất, nhập kho phải theo đúng trình tự và tuân thủ các quy định của pháp luật

- Các nghiệp vụ xuất, nhập kho phải có cần đầy đủ có chứng từ và đúng theo các quy định của pháp luật

1.5 Chứng từ sử dụng trong kế toán hàng tồn kho

1.5.1 Chứng từ sử dụng trong quy trình nhập kho hàng tồn kho

Đối với kế toán HTK, kế toán phải thu thập đầy đủ các chứng từ sau:

 Đối với trường hợp có hợp đồng：

Đối với các hoạt động giao dịch có tổng giá trị trên hai mươi triệu đồng, doanh nghiệp phải tiến hành ký kết hợp đồng mới có thể thực hiện hoạt động mua bán với doanh nghiệp khác

Đầu tiên hợp đồng phải có ngày lập, ngày ký rõ ràng, có đầy đủ chữ ký và dấu mộc

hợp đồng với thời hạn mới để gia hạn hợp đồng Hợp đồng phải có chữ ký của cả hai bên hoặc có thể thêm chứng ký của bên thứ ba - người làm chứng Ở phía bên phải của mỗi trang hợp đồng phải được đóng dấu giáp lai của công ty theo đúng quy định pháp luật Nếu đối tác là công ty, doanh nghiệp thì ngoài chữ ký của đại diện pháp luật, bắt buộc phải có dấu mộc tròn của đối tác nữa

Hợp đồng được ký kết khi cả hai bên đồng ý hợp tác trong thời gian dài với tổng giá trị sản phẩm lớn nên chứng từ phải có biên bản giao nhận hàng, bảng kê chi tiết hàng hóa, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán Với biên bản giao nhận hàng phải có chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng xác nhận tình trạng HTK đủ về số lượng, đúng về chất lượng Do các đơn hàng có hợp đồng thì sẽ diễn ra các hoạt động giao dịch với số lượng lớn, nhiều mặt hàng, do đó phải đính kèm bảng kê chi tiết hàng hóa Trên bảng kê chi tiết hàng hóa phải ghi số hóa đơn, tên hàng hóa, số thuế, tiền thuế, thành tiền rõ ràng

 Đối với trường hợp không có hợp đồng：

Giao dịch phát sinh nhưng không có hợp đồng, có thể là vì tổng giá trị giao dịch nhỏ, hai bên chưa có ý định hợp tác lâu dài, người bán chưa có mã số thuế do là cửa hàng nhỏ

ở chợ

Nếu đối tác là công ty nhưng do giá trị giao dịch nhỏ thì yêu cầu với chứng từ sẽ như sau: hóa đơn GTGT phải ghi đúng tên giao dịch, mã số thuế của hai doanh nghiệp Hóa đơn GTGT phải khai thuế trên hệ thống thuế Việt Nam với khung thuế đúng theo luật áp dụng cho loại HTK đó Bên cạnh đó, hóa đơn GTGT phải có chữ ký của cả người mua hàng và người bán hàng

Nếu đối tác người bán chưa có mã số thuế do là cửa hàng nhỏ ở chợ thì sẽ không có hóa đơn GTGT nhưng vẫn phải đưa lên hệ thống biên nhận, giấy mua hàng,… Khi này, công ty sẽ kê khoản chi phí mua HTK này là chi phí không hợp lý

Sau khi có đầy đủ chứng từ thì kế toán bắt đầu tiến hành lập Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ, chính xác các thông tin của hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật theo phương pháp giá gốc Sau đó, kế toán tiến hành ghi chép kịp thời và hạch toán nhập kho HTK cho doanh nghiệp

1.5.2 Chứng từ sử dụng trong quy trình xuất kho hàng tồn kho

Muốn tiến hành xuất kho HTK thì kế toán phải thu thập đầy đủ các chứng từ nhằm chứng minh nguyên nhân xuất kho là chính xác Kế toán phải thu thập lệnh xuất kho từ

bộ phận có chức trách liên quan trong công ty hoặc hóa đơn bán hàng cho khách hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, để làm bằng chứng

Sau khi có đầy đủ chứng từ thì kế toán bắt đầu tiến hành lập Phiếu xuất kho được ghi đầy đủ, chính xác các thông tin của hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật theo phương pháp tính giá phù hợp và được thống nhất sử dụng cho tất cả nghiệp vụ xuất kho của doanh nghiệp mình Sau đó, kế toán tiến hành ghi chép kịp thời và hạch toán xuất kho HTK cho doanh nghiệp

1.6 Tài khoản sử dụng trong kế toán hàng tồn kho

Tương ứng với các tính chất, đặc diểm khác nhau hàng tồn kho tại từng thời điểm sẽ có các tài khoản như sau:

TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Đây là tài khoản nhằm để phản ánh tại thời điểm tiến hành hoạch toán, kết sổ sách kế toán của doanh nghiệp, hàng hóa vẫn đang trên đường vận chuyển, chưa được giao đến doanh nghiệp để nhập kho

Do vậy, về kết cấu của tài khoản này, hàng hóa vẫn đang trên đường vẫn chuyển chưa nhập kho thì trị giá hàng hóa sẽ thể hiện bên Nợ Nếu hàng hóa đã được tiến hành nhập kho hoặc chuyển thẳng tiếp đến cho khách hàng của doanh nghiệp thì trị giá hàng hóa sẽ được kết chuyển qua bên Có

TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Đây là tài khoản được sử dụng để phản ánh các vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiêu liệu, tại doanh nghiệp

liệu được xuất kho dùng cho sản xuất, khinh doanh hoặc đem đi góp vốn thì sẽ được thể hiện ở bên Có

Ngoài ra, HTK còn có các tài khoản khác như sau:

Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Tài khoản 155: Thành phẩm

Tài khoản 156: Hàng hóa

Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán

Tài khoản 158: Hàng hóa kho bảo thuế

1.7 Phương pháp kế toán trong kế toán hàng tồn kho

1.7.1

Phương pháp

Với phương pháp này, giá trị HTK trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Nhờ đó, ban giám đốc và nhà quản trị có thể theo dõi sự phản ảnh thường xuyên, liên tục, có hệ thống đối với tình hình biến động của hàng tồn kho trên sổ

kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế HTK mà tiến hành so sánh, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Về nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên kế toán, nếu có chênh lệch thì phải truy tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời

Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị,…

1.7.2 Một số nghiệp vụ chủ yếu của kế toán hàng tồn kho

- Các trường hợp tăng nguyên vật liệu

Xử lý hao hụt sau khi bồi thường

Hình 1: Sơ đồ công tác kế toán NVL đối với các trường hợp tăng

- Các trường hợp giảm nguyên vật liệu

Xuất kho vật liệu

phục vụ sản xuất kinh doanh

3381

Kiểm kê giá trị vật liệu

phát hiện thiếu chờ xử lý

621

Nhập kho vật liệu thừa

Hình 2: Sơ đồ công tác kế toán NVL đối với các trường hợp giảm

1.8 Trình bày thông tin hàng tồn kho lên Báo cáo tài chính

Thông tin về HTK được trình bày trên Bảng cân đối kế toán như sau:

- Các thông tin về HTK chủ yếu được trình bày khoản mục “Hàng tồn kho” trong phần “Tài sản ngắn hạn” theo 2 chỉ tiêu: giá gốc và dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất luân chuyển vượt quá một chu

kỳ kinh doanh thông thường thì trình bày tại chỉ tiêu “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang dài hạn” thuộc “Tài sản dài hạn”

- Đối với vật tư, thiết bị phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên mười hai tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường thì trình bày tại chỉ tiêu “Thiết

bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn” thuộc phần “Tài sản dài hạn”

Theo cách này, kế toán đã thể hiện nguyên tắc “thận trọng” và như vậy kế toán đã cung cấp thông tin về giá trị HTK một cách trung thực

Thông tin về HTK còn được trình bày trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” : các chính sách áp dụng trong việc đánh giá HTK, giá gốc của từng loại HTK, khoản lập

dự phòng hay hoàn nhập dự phòng HTK và thuyết minh về các sự kiện dẫn đến lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng, giá trị ghi sổ của HTK đã dùng để thế chấp, cầm cố

Ngoài ra, trên “Báo cáo kết quả kinh doanh” còn thể hiện giá gốc của HTK bán trong

kỳ và các khoản thiệt hại về HTK phải tính vào chi phí – đó là “Giá vốn hàng bán”

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HAI DI LAO HOLDINGS VIỆT NAM - CHI NHÁNH THÀNH

có khu vực “nhà trẻ” tràn ngập đề chơi cho các bé và cả ti-vi cho những bé nào thích coi phim hoạt hình, nghe nhạc Nếu thực khách cảm thấy chán chường khi phải chờ đợi đến lượt mình vào ăn thì luôn có nước uống, kem, đồ ăn vặt, khu vực làm đẹp thậm chí là giấy xếp sao, xếp hạc cho mọi người trải nghiệm miễn phí Ngoài ra, trong lúc thưởng thức món ăn, khách hàng cũng có thể yêu cầu các tiết mục giải trí như múa mặt truyền thống Trung Quốc, múa mì kéo sợi Đặc biệt hơn hết, khi gọi điện đặc bàn trước cho một bữa ăn vào ngày sinh nhật, khách hàng sẽ nhận được sự chúc mừng từ các nhân viên nhà hàng, có thể là một bài hát, một bó hoa hoặc một chiếc bánh kem đầy xinh đẹp

Năm 2019, Hai Di Lao bắt đầu có mặt tại Việt Nam và nhà hàng đầu tiên đã được khai trương tại tòa nhà cao nhất TP Hồ Chí Minh, Việt Nam lúc bấy giờ là Bitexco Đến nay, tháng 3 năm 2022, đã có tất cả 14 nhà hàng thuộc hệ thống Hai Di Lao đã đi vào hoạt động tại Việt Nam, trong đó có 9 nhà hàng là thuộc Hai Di Lao HCM (tính đến tháng 3 năm 2022)

Hai Di Lao HCM có tên giao dịch đầy đủ là Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Mã số thuế là 0108392659-001 Giám đốc là Li Min Trụ sở giao dịch là Lô số 9, 10, 11, 12 tại tầng 2, Trung tâm thương mại ICON 68, số 2 đường Hải Triều, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận của Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

Tại Hai Di Lao HCM, cơ cấu bộ máy quản lý được trình bày cụ thể qua hình ảnh hai

sơ đồ sau đây:

Hình 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh

Phòng quan hệ khách hàng

Giám đốc nhà hàng

Phòng

kế toán

Phòng nhân

sự

Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các nhà hàng

Qua hai sơ đồ, có thể thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Hai Di Lao HCM được chia thành hai phân khúc nhỏ Đầu tiên, theo như sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công

ty Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh (hình 3) thì tại TP Hồ Chí Minh sẽ là Giám đốc điều hành trực tiếp bảy bộ phận, phòng ban Trong đó có 6 bộ, phận, phòng ban là hoạt động riêng lẻ, và làm việc tại văn phòng tách biệt với các chi nhánh nhà hàng Còn ở sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các nhà hàng thì có thể dễ dàng nhận thấy nhân viên như đâu bếp, phục vụ,… sẽ chịu sự quản lý của Giám đốc nhà hàng, Giám đốc sảnh trước và Giám đốc sảnh sau Ở đây, sảnh trước là khu vực phục vụ trực tiếp với khách hàng như sảnh chờ, nhà hàng, quầy thu ngân, lễ tân, còn sảnh sau là khu vực bếp, nhà kho, phòng điều khiển, phòng giám sát

2.2.2 Chức năng từng bộ phận của công ty

 Giám đốc chi nhánh

Đây là chức vị cao nhất trong cơ cấu bộ máy quản lý tại Hai Di Lao HCM Giám đốc chi nhánh sẽ là người giữ con dấu của công ty và có quyền quyết định, chịu trách nhất pháp luật đối các hợp đồng mà công ty đã ký Bất ký hợp đồng nào của công ty đều phải

có chữ ký của Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc chi nhánh ủy quyền Tất

cả các khoản chi phí của công ty đều phải có được sự cho phép của Giám đốc chi nhánh Hơn hết, Giám đốc chi nhánh là người có quyền điều chỉnh hành lang pháp lý, quy định tại công ty Vào cuối mỗi tháng, Giám đốc chi nhánh sẽ theo dõi tình hình hoạt động của công ty thông qua các Báo cáo tài chính, kiểm tra đột xuất các nhà hàng để xác định các giá trị cốt lõi và định hướng mục tiêu, phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

 Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm

Đây là một trong hai bộ phận ít có mặt tại văn phòng làm việc của tổng bộ công ty nhất Vì họ phải thường xuyên di chuyển giữa các nhà hàng, kho bãi để kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu nguyên vật liệu tới khâu thành phẩm để xác định là tất cả quy trình đều tuân theo đúng chất lượng, quy cách mà công ty đã đề ra Hơn hết, họ cũng là người sẽ đưa ra các biện pháp nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty

 Bộ phận vệ sinh

Đây chính là bộ phận còn lại ít có mặt tại văn phòng làm việc của tổng bộ công ty nhất Họ cũng thường xuyên di chuyển giữa các nhà hàng, kho bãi để giám sát, đảm bảo, kiểm tra, mức độ vệ sinh của các khâu vận chuyển, sản xuất, chế biến thực phẩm trước khi chúng được đến với thực khách Họ có trách nhiệm tìm kiếm công ty cung cấp dịch

vụ khử khuẩn định kỳ cho toàn bộ nhà hàng có uy tín, chuyên nghiệp

 Phòng thu mua

Phòng thu mua phụ trách việc tìm kiếm, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu của các nhà cung cấp trên thị trường, sau đó, họ sẽ tiến hành chọn lọc nhà cung cấp phù hợp nhất, trình lên Giám đốc nhà hàng phê duyệt sau đó họ sẽ thực hiện đàm phán với nhà cung cấp

để đi đến quyết định hợp tác sau cùng Ngoài ra, họ cũng phụ trách việc liên hệ với nhà cung ứng để mua các văn phòng phẩm, thiết bị sửa chữa,… cho tất cả nhân viên của Hai

Di Lao HCM Phòng thu mua cũng định kỳ kiểm tra tình hình tồn kho thực tế hàng tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của các nhà hàng để xác định số lượng nhà hàng đó cần trong thời gian tới

 Phòng quan hệ khách hàng

Phòng quan hệ khách hàng có trách nhiệm là lắng nghe các yêu cầu, góp ý của khách

từ đó sẽ truyền đạt lại với các nhà hàng chi nhánh để cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng của công ty Ngoài ra, họ cũng phụ trách việc quảng bá hình ảnh công ty thông qua các trang truyền thông như báo chí, mạng xã hội Hơn hết, họ còn chịu trách nhiệm thường xuyên cập nhật các xu hướng của thị trường để kịp thời đề ra các phương án phát triển công ty trong thời gian tới

 Phòng nhân sự

Tất cả các nhân viên tại các nhà hàng thuộc Hai Di Lao HCM đều sẽ được phỏng vấn vòng tuyển dụng đầu tiên với phòng nhân sự tại văn phòng tổng Sau đó, cá nhân viên sẽ được phỏng vấn với phòng nhân sự tại nhà hàng mà họ ứng tuyển Đối với nhân viên làm việc tại trụ sở của Hai Di Lao HCM thì sẽ chỉ phải phỏng vấn với phòng nhân sự tại văn phòng tổng Ngoài ra, nhiệm vụ phòng nhân sự còn là việc đưa ra các biện pháp xử lý khi các nhân viên các mâu thuẫn với nhau hoặc với Giám đốc Hơn hết, phòng nhân sự còn chịu trách nhiệm quản lý thông tin các nhân viên tại Hai Di Lao HCM và đào tạo các nhân viên nhà hàng các nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc

 Các bộ phận tại các nhà hàng

Tương tự như ở văn phòng tổng bộ, tại các nhà hàng cũng có các bộ phận như Giám đốc nhà hàng, phòng nhân sự, phòng kế toán với nhiệm vụ như các bộ phận, phòng ban ở văn phòng tổng bộ Nhưng do ở các nhà hàng có thêm các nhân viên: đầu bếp, phục vụ,

lễ tân, thu ngân,… nên nhà hàng được chia ra sảnh trước và sảnh sau Nhưng Giám đốc ở hai khu vực này chỉ có chức năng quản lý chứ không có quyền hạn định hướng mục tiêu, phương hướng phát triển của chi nhánh trong thời gian tới

2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty

Hình 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty

Do mô hình hoạt động của công ty Hai Di Lao HCM là ở các nhà hàng và tổng bộ đều có bộ phận kế toán nên số lượng người được chia đều ra cho các nhà hàng và tổng

bộ Nhìn chung, dù ở một nhà hàng hay tổng bộ thì số lượng nhân viên kế toán thường dao động từ 5 -7 người Bộ phận kế toán ở nhà hàng và tổng bộ đều được chia thành hai

bộ phận là kế toán nội bộ phụ trách các khoản mục chi phí và kế toán thuế phụ trách các khoản mục doanh thu

Kế toán của nhà hàng chỉ tập trung thu thập, tính toán, thống kê các số liệu thuộc nhà hàng của mình Còn kế toán tổng bộ sẽ là người tổng hợp lại số liệu của các nhà hàng và thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu, trinh bày số liệu lên Báo cáo tài chính đồng thời đưa

ra mức dự toán cho năm sau, đề xuất các phương án giúp công ty vận hành hiệu quả hơn

về mặt tài chính trình lên cho Giám đốc chi nhánh phê duyệt

2.4 Thực tế công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hai Di Lao Viet Nam Holdings – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

2.4.1 Chế độ và chính sách kế toán tại công ty

Dù là công ty được điều hành bởi người Trung Quốc, buôn bán sản phẩm mang hương vị Trung Quốc nhưng công ty Hai Di Lao HCM tuân thủ, áp dụng các chế độ kế toán Việt Nam trong công tác kế toán từ khâu ghi nhận số liệu, hạch toán khoản mục,… đến bước trình bày số liệu lên Báo cáo tài chính Do đó, niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 với đơn vị tiền tệ được ghi chép là Đồng Việt Nam (VND) Tại Hai Di Lao HCM cũng sử dụng Nhật ký chung, phương pháp kê khai thường xuyên cho hạch toán tổng hợp HTK Còn ở phương pháp hạch toán chi tiết HTK, phòng kế toán công ty đã lựa chọn sử dụng phương pháp thẻ song song Với giá trị HTK khi xuất kho, công ty ghi nhận theo phương pháp tính theo giá đích danh, khi khấu hao tài sản cố định thì sẽ áp dụng phương pháp đường thẳng Và phương pháp khấu trừ sẽ được áp dụng khi tính thuế GTGT

2.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

Đầu tiên, kế toán nhà hàng sẽ báo cáo tình hình nguyên vật liệu tồn kho cho phòng thu mua và phòng kế toán của tổng bộ kiểm tra số liệu trên hệ thống công ty Sau đó, phòng thu mua và phòng kế toán tổng bộ sẽ thực hiện kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế

so với sổ sách Nếu không phát hiện vấn đề, sai sót gì xảy ra thì phòng thu mua tiến hành đăng ký số lượng hàng hóa với nhà cung cấp

Khi nhận hàng, đại diện phòng thu mua nhận hàng và ký xác nhận với bên giao hàng

về tình hình chất lượng và số lượng của HTK Sau khi nhập kho thì sẽ tiến hành vận chuyển đến kho riêng của từng nhà hàng

Để yêu cầu chi trả số tiền giao dịch khi mua HTK đó, phòng thu mua tổng bộ hoặc nhân viên kế toán nhà hàng sẽ đính kèm các chứng từ liên quan vào yêu cầu thanh toán trên hệ thống riêng của công ty (hình 6)

Hình 6: Trang chủ hệ thống riêng của công ty Hai Di Lao HCM

Thông qua hệ thống, yêu cầu thanh toán sẽ được trình lên cho giám đốc nhà hàng phê duyệt Đồi với yêu cầu thanh toán qua quá trình thẩm tra, đối chiếu không có sai sót sẽ được nhân viên kế toán nhà hàng và giám đốc nhà hàng ký tên xác nhận Sau đó nhân viên kế toán nhà hàng sẽ chuyển đơn yêu cầu thanh toán với chữ ký xác nhận của giám đốc nhà hàng và các chứng từ liên quan đến phòng kế toán thông qua hệ thống riêng của công ty (hình 7) Lúc này, phòng kế toán sẽ tiến hành thẩm tra, đối chiếu lần nữa Nếu vẫn không phát hiện vấn đề, sai sót nào thì yêu cầu thanh toán sẽ được chấp thuận chi trả

Hình 7: Giao diện hệ thống riêng của công ty Hai Di Lao HCM

Vì là một công ty thuộc lịnh vực dịch vụ- nhà hàng nên số lượng các hóa đơn công ty xuất ra rất lớn lại có thể áp dụng khung thuế suất khác nhau tùy theo mặt hàng Do đó, để giảm thiểu sai sót không cần thiết sẽ xảy ra, công ty đã lựa chọn sử dụng phần mềm Misa (hình 8) Thông qua hệ thống Misa, khi nhập hóa đơn và chọn khung thuế suất thì số tiền thuế sẽ được tính tự động nhằm gia tăng độ chính xác Hơn hết, với hệ thống Misa có cơ cấu liên kết với chữ ký số nhằm thuận tiện hơn cho doanh nghiệp khi xuất hóa đơn Ngoài ra, hệ thống Misa cũng giúp kiểm tra các lỗi sai cơ bản bản của hóa đơn để khi doanh nghiệp sửa chữa sai sót trước khi trình hóa đơn lên hệ thống thuế, điều này giúp