tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh đại thành

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng Doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng phá

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thị trường đã mở ra một môi trường thông thoáng cho các doanh nghiệp Nhưng cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược cạnh tranh, phải hoạt động hiệu quả, tránh rơi vào tình trạng thua lỗ

Để đạt được mục tiêu trên các nhà quản lý phải sử dụng các công cụ quản lý khác nhau Trong doanh nghiệp hạch toán kế toán là một công cụ quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để nhận biết phân tích và đánh giá tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, lao động, vật tư, chi phí, hiệu quả sản xuất kinh doanh…

Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố hết sức quan trọng, cơ bản nhất của quá trình sản xuất để cấu thành nên sản phẩm Các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành của sp phẩm Vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ đồng bộ kịp thời tác động đến hiệu quả sản xuất Do vậy hạch toán vật liệu một cách khoa học và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ góp phần hạ tháp giá thành làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Từ thưc tiễn trên em thấy rõ được tầm quan trọng của yếu tố nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.Sau hơn ba năm học tập tại trường trên lý thuyết em cũng đã tìm hiểu một phần về nguyên vật liệu Được sự chỉ đạo hướng dẫn của nhà trường chúng em có điều kiện được đi thực tế tới các công ty để tìm hiểu rõ hơn về những gì đã được học Em được công ty TNHH Đại Thành nhận tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập Thời gian thực tập tại công ty TNHH Đại Thành được sự hứng dẫn của các anh các chị trong toàn công ty cũng như phòng kế toán Cùng sự chỉ dẫn tận tình của cô giáo: TS.Dương Vân Anh

em đã quyết định chọn đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đại Thành làm đề tài thực tập.

Do thời gian hạn chế và kiến thức thực tiễn còn chưa đầy đủ nên bài báo cáo của em cũng không tránh khỏi sai sót Vậy em mong được sự chỉ bảo của các

thầy cô, cũng như của các bác các anh chị trong toàn công ty để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Nội dung thực tập của em gồm 3 phần

Phần một: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu.

Phần hai: Thực trạng kế toán NVL tại công ty TNHH Đại Thành Phần ba: Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.

PHầN I Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên liệu, vật liệu

trong các doanh nghiệp

1.1.KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ VẬT LIỆU 1.1.1.Khỏi niệm và đặc điểm vật liệu

Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần và chi phí kinh doanh trong kỳ Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn

bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu

1.1.2.Phõn loại vật liệu

Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trng nhất định nh theo vai trò và tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu vật liệu trong đó, phân loại vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của vật lệu trong sản xuất đợc sử dụng phổ biến, theo cách phân loại này vật liệu

đợc chia thành các loại sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà máy sản xuất gỗ ) Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến

Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc

sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )

Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh than củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt

Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phu tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào vải vụn, gạch, sắt )

Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên

nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng

1.1.3.Tớnh giỏ vật liệu

Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) cụ thể:

Vật liệu mua ngoài: giá thực tế vật liệu mua ngoài đối với doanh nghiệp

áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế VAT (thuế giá trị gia tăng) bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán (giá cha có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, lu kho, lu hàng, lu bãi ) trừ các khoản triết khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng

Đối với các đơn vị, cá nhân cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ để làm căn cứ tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế và các cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý, thuế giá trị gia tăng đợc tính trực tiếp trên phần giá trị gia tăng nên giá thực tế vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán (giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu bãi, lu hàng, ) trừ các khoản triết khấu giảm giá hàng mua đợc hởng

Vật liệu tự sản xuất: Tính theo gía thành sản xuất thực tế

Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ ).

Vận chuyển nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doan: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định

Vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo gía thị trờng tơng đơng do Hội đồng giao nhận xác định

Phế liệu: giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá thu hồitối thiểu Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng Doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau đây để tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO- First in, First out): Theo phơng

pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này chỉ thích hợp với điều kiện gía cả ổn định

Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LifO: Last in, First in): phơng pháp này

giả dịnh những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên Trong điều kiện lạm phát, áp dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc sẽ đảm bảo thực hiện đợc nguyên tắc thận trọng

Phơng pháp trực tiếp: theo phơng pjáp này, vật liệu đợc xác định giá trị

theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (Trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá trị thực tế đích danh của vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc

điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt

Phơng pháp gía hạch toán: khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ vật liệu

biến động trong kỳ đợc tính theo gía hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán san giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế của Giá hạch toán của VL Hệ số giá

VL xuấtdùng trong kỳ = xuất dùng trong kỳ x vật liệu

(hoặc tồn cuối kỳ) ( hoặc tồn cuối kỳ)

Trong đó:

Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ

Hệ số =

giá vật liệu Gía hạch toán VL tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ

1.1.4.Yờu cầu và nhiệm vụ hạch toỏn vật liệu

1.1.4.1.Yờu cầu

Kinh tế văn hoá xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm nhiều hơn, chất lợng cao hơn và phải đa dạng về chủng loại, mẫu mã, màu sắc Chính vì vậy, vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại Trong điều kiện nớc ta hiện nay, các nghành sản xuất của ta cha đáp ứng đợc dầy đủ vật vật liệu cho yêu cầu sản xuất, nhiều loại phải nhập ngoại, do vậy tốc độ sản xuất còn bị phụ thuộc rất nhiều Do vậy, việc sử dụng vật liệu sao cho sao cho đạt hiệu quả kinh

tế là điều điều hết sức quan trọng

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật

liệu cũng nh các nguyên nhân thừa, thiếu ứ đọng, mất phẩm chất… Từ đó, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xả ra

1.1.4.3.Hạch toỏn chi tiết vật liệu

Vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán, là tài sản cần phải đợc tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết vật liệu đợc hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu nh:

Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)

Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)

Hoá đơn cớc phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn khác nh:

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT)

Biờn bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số 05-VT)

Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07-VT)…

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng một trong ba phơng pháp: Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Ph-

ơng pháp sổ số d Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng ở một số nớc nh Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản nh một dạng hạch toán phụ Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu

Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lợng, đơn giá, thành tiền và dùng để

đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm

Phương phỏp thẻ song song

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng

kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho

Tại kho: Thủ kho dựng thẻ kho để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập xuất tồn vật tư

về mặt sú lượng mỗi chứng từ ghi vào một dũng thẻ kho, thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư Cuối thỏng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất tớnh ra

số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư

Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn vật tư mở thẻ kế toỏn chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở tại kho Thẻ này cú nội dung tương

tự thẻ kho, chỉ khỏc là theo dừi cả về mặt giỏ trị Hàng ngày, hoặc định kỳ khi nhận cỏc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhõn viờn kế toỏn vật

tư phải kiểm tra đối chiếu và ghi đơn hớa hạch toỏn vào thẻ kế toỏn chi tiết vật

tư và tớnh ra số tiền Sau đú lần lượt ghi cỏc nghiệp vụ nhập xuất vào cỏc thẻ kế toỏn chi tiết vật tư cú liờn quan Cuối thỏng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn

cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật t Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ

đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính

xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ

tiêu số lợng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán

Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng

loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên

và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán cha cao

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc

sổ kế toỏn chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư

Kế toỏn tổng hợp

Phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển

Phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển được hỡnh thành trờn cơ sở cải tiến một bước phương phỏp thẻ song song

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán vật t không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán

số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt

so với phơng pháp thẻ song song

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếuluân chuyển

Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Nhợc điểm:Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho

Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều

nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Phương phỏp sổ số dư

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho chỉ hạch toán về mặt số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo

điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể tại kho giống nh các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ

Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng)

và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy

số lợng tồn kho x giá hạch toán)

sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Phiếu giao nhận chứng từ

xuất

Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

Kế toán thực hiện kiểm tra thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng nh bảo quản hàng trong kho của thủ kho

Nhợc điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị

của từng nhóm vật liệu

Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật

liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao

1.2.HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYấN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP Kấ KHAI THƯỜNG XUYấN

1.2.1.Khỏi niệm và tài khoản hạch toỏn

Phơng pháp kê khai thờng xuyên: là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho và nó đợc sử dụng rộng rãi ở nớc ta

Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu: tài khoản này dùng theo dõi chỉ số hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu của doanh nghịêp

+ Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng:tài khoản này đợc dùng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hang hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc tài Tài khoản TK 151:hàng mua đang đi đường tài khoản này được dựng để theo dừi cỏc nguyờn vật liệu cụng cụ , hàng húa mà doanh nghiệp

đó mua hay chấp nhận mua đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối thỏng chưa nhập kho

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh 331, 311, 111, 112

1.2.2.Phương phỏp hạch toỏn cỏc nghiệp vụ tăng giảm vật liệu trong cỏc doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ

1.2.2.1.Trờng hợp mua ngoài về nhập kho

a.1 Nếu hàng hoá và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK152: (chi tiết từng loại)- trị giá vật liệu mua ngoài

Nợ Tk 133(1331)- thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK (331, 111, 112 ): Tổng giá thanh toán

a.2 Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng cha có hoá đơn" Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán a.1 Nếu cuối tháng hoá đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:

Nợ TK152: (chi tiết)- trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính)

Có TK331 Phải trả ngời bán (giá tạm tính)

Sang tháng sau khi hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong các trờng hợp sau:

* Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, ké toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế:

Nợ TK133(1331)

Có TK331

Trờng hợp giá hoá đơn khỏc giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán

đó hoặc bút toán ngợc lại để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh ờng hợp a.1 hoặc tính mức chênh lệch:

Trị gía chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính

sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:

Điều chỉnh tăng: Giá tạm tính < Giá thực tế

Nợ TK152- trị giá chênh lệch

Nợ TK133(1331)- Thuế GTGT của hàng

Có TK331- Trị giá chênh lệch huế GTGT

Điều chỉnh giảm: Giá tạm tính > Giá thực tế

Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc lại ghi giảm trị giá vật t, sau

đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế GTGT dầu vào:

Nợ TK133(1331)

Có TK331

a.3 Nếu hoá dơn về trớc hàng về sau:

Kế toán lu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán nh trờng hợp a.1 Nếu cuối tháng hàng cha về kế toán ghi tăng hàng

đang đi trên đờng

Nợ TK151- Trị giá hàng đang đi đờng

Nợ TK133(1331)- Thuế GTGT của hàng mua

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141)

Tháng sau hàng về nhập kho ghi định khoản:

Nợ TK152

Có TK151

a.4 Xử lý các trờng hợp thừa thiếu so với hoá đơn

Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa,

phải làm văn bản báo cáo các bên liên quan biết để cùng xử lý về mặt kế toán ghi nh sau;

Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:

Nợ TK152: Trị giá toàn bộ số hàng

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK331: Trị gía thanh toán theo hoá đơn

Có TK3381: Trị gía số hàng thừa cha có thuế GTGT

Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi:

Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK152: Trị giá vật t thừa chờ xử lý

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi:

Nợ TK3381: Trị giá hàng thừa (cha có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển ghi tăng thu nhập:

Nợ TK3381: Trị giá hàng thừa không thuế

Có TK721: Thu nhập bất thờng

Nếu nhập theo số hoá dơn: kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp a.1 số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng giữ hộ

Có TK002: Trị giá hàng giữ hộ

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: nhập kho số hàng thừa

Nợ Tk 133(1331): thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK331: tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển ghi tăng thu nhập

Nợ TK152: Trị giá hàng thừa không thuế

Có TK721: thu nhập bất thờng

Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhập, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ

Phản ánh trị giá hàng nhập:

Nợ TK152: trị giá số vật t thực nhập

Nợ TK 1381: trị giá số thiếu (không thuế GTGT)

Có TK331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản

Nếu ngời bàn giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK152: Trị giá số vật t thiếu nhập tiếp

Có TK1381: xử lý số thiếu

Nếu ngời bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả

Nợ TK331: Ghi giảm số tiền phải trả

Có TK1381: xử lý trị gía hàng thiếu

Có TK133(1331): thuế GTGT của số hàng thiếu

Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388, 334: cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133(1331): thuế GTGT của số hàng thiếu

a.5 Trơng hợp hàng hoá kém phẩm chất, ai quy cách, không đảm bảo nh

hợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên:

Với hàng hoá kém phảm chất, trả lại ngời bán ghi:

Nợ TK331, 111, 112,

Có TK 152: trị giá vật t trả lại

Có TK133(1331): thuế GTGT của số hàng giao trả

Trơng hợp ngời bán giảm giá hoặc cho hởng chiết khấu, kế toán ghi định khoản:

Cú TK 154: vật tư thuờ ngoài gia cụng hoặc tự chế biến

1.2.2.3.Cỏc trường hợp tăng vật tư khỏc

Nợ TK152 giỏ thực tế vật liệu tăng thờm

Có TK411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu

Có TK412: đánh giá tăng vật t

Có TK336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK642: thừa trong định mức tại kho

Có TK3381: thừa ngoài định mức chờ xử lý

Cú TK621,641,642,154 dựng khụng hết nhập lại, phế liệu thu hồiCóTK241: nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu phế liệu từ XDCB

Có TK222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh

1.2.3 Hạch toỏn làm tăng giảm nguyờn vật liệu theo phương phỏp trực tiếp

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK152

Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621 chi tiết đối tượng

Nợ TK 627(6272) xuất dựng chung cho phõn xưởng sản xuất

Nợ TK 642(6422) xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Cú TK 152 chi tiets vật liệu: giỏ thực tộ vật liệu xuất dựng

Xuất góp vốn liên doanh: phần chênh lệch giữa giỏ thực tế và giỏ trị vốn gúp sẽ được phản ỏnh vào TK412” chờnh lệch đỏnh giỏ lại tài sản”

NợTK222:giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ (Có)TK412 : phần chênh lệch

Cú TK 152 chi tiết vật liệu:gớ thực tế vật liệu xuất dựng

Nợ TK154 : giá thực tế vật liệu xuất chế biến

Có TK152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế

Xuất thuờ ngoài , gia cụng chế biến

Nợ TK 154; giỏ thực tế vật liệu xuất chế biến

Cú TK 152 (chi tiết vật liệu)giỏ thực tế

Giảm do vay tạm thời

Nợ TK 1388,1368

Cú TK152

Giảm do cỏc nguyờn nhõn khỏc

Nợ TK632: nhượng bỏn

Nợ TK 642; thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 1381 thiếu khụng rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý

Nợ TK 1388,334 thiếu cỏ nhõn hải bồi thường

Cú TK 152; giỏ thực tế cỏ nhõn phải bồi thường

1.3.ĐẶC ĐIỂM HẠCH TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIấM Kấ ĐỊNH KỲ

1.3.1.Khỏi niệm và tài khoản sử dụng

Khái niệm; phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi

một cách thờng xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản, phản ánh từng loạihàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của vật liệu trên cơ sở kiểm kê kiểm kê cuối kỳ, xác định đợc lợng tồn kho thực tế từ đó có thể xác đợc lợng xuất dùng trong kỳ

Giá trị vật Giá trị VL Tổng gía trị Giá trị vật

liệu xuất dùng = tồn kho + vật liệu tăng - liệu tồn kho

trong kỳ đầu kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ

Tài khoản sử dụng: Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng những tài

TK611 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản:

6111- Mua nguyên vật liệu

Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu

D nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho

TK151-"Hàng mua đang đi đờng": dùng để phản ánh trị giá số hàng mua nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán

Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi trên đờng cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đờng đầu kỳ

D nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng

1.3.2.Phương phỏp hach toỏn

Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại

Nợ TK 611(6111): giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK133(1331): thuế VAT đợc khấu trừ

Có TKliên quan (111, 112, 331, )Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ

Nợ TK611(6111)

Có TK411: nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thởng

Có TK331, 336, 338: tăng do đi vay

Có TK128: nhận lại góp vốn liên doanh ngắn hạn

Có TK222: nhận lai góp vốn liên doanh dài hạn

Số chiết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ nếu có

Nợ TK 331,111,112 số chiết khấu mua hàng, giảm giỏ hàng mua, hang mua trả lại nếu cú

Cú TK 133 thuế GTGT khụng được khấu trừ

Cú TK 611 trị giỏ thực tế

Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý

số mất mát thiếu

Nợ TK152: nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK151: hàng đi đờng cuối

Nợ TK138,334: số cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK1381: số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK642: số thiếu hụt trong định mức

Có TK611(6111): trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụtGiá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK611 trừ đi số phát sinh có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, ) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức)

Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642)

Có TK611(6111)Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi:

Nợ TK611(6111): giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112 ) tổng giá thanh toánCác khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có)

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK611(6111) Tóm lại, theo phơng pháp kiểm kê định kỳ khi xuất vật liệu cho các mục

đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho

1.4.Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán nguyên vật liệu

1.4.1.Hình thức nhật ký chung

1.4.1.1.Nguyên tắc đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh

tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

Sổ CáiCác sổ thẻ kế toán chi tiết

1.4.1.2.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kểm tra được dung lam căn cứ ghi

sổ trước hết giu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ , thẻ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chungm các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp mở sổ nhật ký đặc biệt thì hang ngày căn cứ vào các chứng

từ được dùng làm căn cứ ghi sổ , ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký dặc biệt liên quan Định kỳ 3,5,10 ngày hoặc cuối tháng ntuyf theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp jtreen sổ cái , sau khi dã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt( nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính

Sơ đồ 4: hình thức kế toán nhật ký chung

1.4.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo

nộ dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký –Sổ cái.Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký –Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký –Sổ Cái các loại sổ kế toán sau

Báo cáo tài chính

Nhật ký –Sổ CáiCác sổ thể kế toán chi tiết

1.4.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái

Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dung làm căn cứ ghi

sổ trước hết xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký-

Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký

và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi

đâ ghi sổ Nhật ký –Sổ Cái được dung để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký – Sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ cột có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào

số phát sinh tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này

Các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng

Số liệu trên nhật ký sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểm tra đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng lập báo cáo tài chính

Sơ đồ5: hình thức kế toán nhật ký sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

1.4.3.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.4.3.1.Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ căn cứ trục tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp

Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Nhật ký-Sổ cái Bảng tổng hợp chi

tiết

Báo cáo tài chính

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm

và có chứng từ kế toán đính kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Các sổ thẻ kế toán chi tiết

1.4.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ phân loại tổng hợp cuối tháng lập chứng từ ghi sổ, nếu có nhiều chứng từ cùng nộ dung kinh tế thì phải lập bảng kê rồi căn cứ vào đó để lập bán

kê chứng từ ghi sổ.Đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào sổ cái, các chứng từ gốc sau khi lập chứng từ ghi sổ được dùng để vào sổ chi tiết

Cuối tháng phải tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế trong tháng trong

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cái.Căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối phát sinhSau khi tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa các số liệu trong bảng cân đối phát sinh với bảng kê chi tiết phát sinh ta lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kế toánQuan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và Có của tất

cả các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng với tổng số tiền phát sinh trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

Sơ đồ 6: hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.4.4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chứng từ

Tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng nợ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

CTGS

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kế toán

Nhật ký chứng từ

Bảng kê

Sổ cáí

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

1.4.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê

Đối với các chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ,các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ sau

đó lấy số liệu của các bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan

Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê,sổ chi tiết cuuois tháng chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ

Cuối tháng khóa sổ cộng các số liệu trên nhật ký chứng từ kiểm tra ,đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi sổ ghi trực tiếp vào sổ cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ thẻ có liên quan.Cuối tháng cộng các sổ hoặc các thể kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với

sổ cái

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ,bảng kê,và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

ĐẠI THÀNH

2.1.Tổng quan về công ty TNHH Đại Thành

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Đại Thành

Đến năm 2001 công ty tiếp tục đầu tư thêm vào máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất hai cặp lò nấu với công suất 850kg/ mẻ, một máy ủ và hai giàn mạ

Từ thời điểm đó tới nay công ty luôn luôn phát triển bền vững đầu tư vào máy móc thiết bị nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ …

Sơ lược về công ty TNHH Đại Thành

Tên công ty: Công ty TNHH Đại Thành

Địa chỉ: Số 7- Đường N1- Cụm công nghiệp An Xá- TP Nam Định

Giấy phép đăng ký kinh doanh: 042876509- Sở kế hoạch đầu tư TP Nam Định cấp

Giám đốc: Bùi Trọng Thiêm

Ngành nghề sản xuất kinh doanh: Sản xuất thép các loại

Bảng phản ánh tốc độ phát triển của đơn vị

ĐV: 1000đ

Tổng Doanh thu 9.437.872 13.090.454 18.460.135 5.369.681Tổng giá vốn 7.936.213 11.676.435 16.283.342 4.605.907Các khoản nộp ngân

Lợi nhuận sau thuế 750.132 995.056 1.906.454 965.394

Qua bảng số liệu ta thấy công ty sản xuát kinh doanh rất phát triển Đặc biệt năm 2010 các khoản tổng doanh thu,các khoản nộp ngân sách nhà nước đều tăng nhanh so năm 2009 Các khoản đó tăng do công ty đã đầu tư vào máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại làm hiệu quả sản xuất tăng vọt, đồng thời công ty mở rộng lĩnh vực sản xuất, tăng số chủng loại các mặt hàng về thép để đáp ứng nhu cầu của thị trường Công ty cũng luôn luôn chấp hành nghiêm chỉnh các nghĩa

vụ thuế đối với nhà nước

Những thuận lợi khó khăn của công ty

Thuận lợi

Bước đầu thành lập công ty đã nhận được sự giúp đỡ đồng tình của UBND thành phố Nam Định tạo điều kiện thuận lợi để công ty hoàn tất thủ tục thành lập, sớm đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty tổ chức một bộ máy quản lý có năng lực sáng tạo, một đội ngũ công nhân lành nghề có nhiệt huyết, tinh thần trách nhiệm trong công việc

Công ty sử dụng những loại máy móc thiết bị tiên tiến rất có hiệu quả cho quá trình sản xuất

Đặc điểm vị trí địa lý của công ty nằm trong khu công nghiệp an xá giáp với trục quốc lộ mười nên trở thành một điều kiện thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa tới đi các tỉnh thành khác trong nước

Khó khăn

Những năm gần đây do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới công ty cung đã gặp rất nhiều khó khăn trong khâu mua nguyên vật liệu, tiêu thụ sản phẩm

Kể từ khi nước ta gia nhạp tổ chức kinh tế thế giới WTO tạo ra cả những mặt thuận lợi và khó khăn cho công ty Công ty phải cạnh tranh với nhiều đối thủ trên thị trường

Một trong những mặt khó khăn của công ty nữa đó là việc tuyển dụng công nhân có trình độ tay nghề…

2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Đại Thành

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Công ty có một tổ chức bộ máy đơn giản gọn nhẹ, nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng được giao

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc: Là người nắm mọi quyền điều hành trong tay chịu trách nhiệm

trước pháp luật

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Phòng kỹ thuật

Phòng hành chính

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

PX Sản Xuất

Phó giám đốc: Có trách nhiệm tổ chức tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp quản lý

các phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng kế toán…Điều hành hoạt động sản xuất của công ty khi giám đốc đi vắng

Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực lao động tiền

lương, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhà máy, nghiên cứa mô hình cho phù hwpj với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất của phân xưởng Xây dựng định mức lao động, tiền lương và ban hành các nội quy, quy chế về cán bộ công nhân viên Chịu trách nhiệm về công tác thi đua, kỷ luật nâng bậc lương…

Phòng kinh doanh: Có chức năng giao dịch tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm

cho công ty.Thực hiên chức năng maketing, mở rộng mạng lưới tiêu thụ, quảng cáo sản phẩm của công ty, cung cấp thông tin cho giám đốc về giá cả thị trường, cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất

Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển khoa học kỹ

thuật, áp dụng những khoa học tiên tiên vào phục vụ sản xuất Có nhiệm vụ giám sát và đảm bảo chất lượng quy cách của sản phẩm,Đồng thời có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và thực hiện tu sửa các thiết bị máy móc của phân xưởng

Phòng kế toán: Thực hiện công tác quản lý tài chính, thông tin kinh tế,

tính toán ghi chép đầy đủ phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm kịp thời, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc

Trong những năm gần đây công ty đã mua phần mền kế toán để đáp ứng kịp thời cho công tác kế toán

2.1.3.Quy trình công nghệ sản xuất thép

Sơ đồ tóm lược quy trình sản xuất thép.

Do mặt hàng sản xuất của công ty đa dạng về chủng loại trên đây là quy trình sản xuất thép cơ bản nhất.

Thành phẩm Nhập kho

Thép dây Lò hóa

chất

Máy dệt

Làm nguội

Thành phẩm

Nhập kho

2.1.4.Đặc điểm công tác kế toán tại đơn vị

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong toàn

công ty.Giúp cho giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính.Đồng thời xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng: Thông tin kiểm tra hoạt động kinh doanh, điều hành và kiểm soát hoạt động của

bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính.Ký duyệt các tài liệu kế toán

Kế toán tổng hợp: theo dõi quản lý xây dựng các báo cáo tổng hợp.Đồng

thời kiêm phần kế toán tiền gửi ngân hàng chịu trách nhiệm giao dịch ký các hợp đồng vay mượn theo dõi sát xao tình hình biến động tài khoản tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền lương: Hàng ngày chấm công , tiến hành nghiệm thu sản phẩm

của các phân xưởng sản xuất Căn cứ vào đó cuối tháng tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên, từ đó tính ra các khoản trích theo lương cho công nhân Cuối kỳ lập báo cáo thống kê Đồng thời kiêm nhiệm phần kế toán TSCĐ theo dõi biến động của tài sản Lập báo cáo nộp cho kế toán trưởng

Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt thu chi tiền sau khi đã

kiểm tra và thấy rõ chứng từ đầy đủ điều kiện thanh toán Hàng ngày vào sổ quỹ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan với tài khoản tiền mặt, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt

Kế toán trưởng

Kế toán

tổng hợp

Kế toán tiền lương

Thủ quỹ Kế toán

nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp tình hình biến động nguyên vật

liệu, lập thẻ kho và các chứng từ kế toán có liên quan.Cuối kỳ nộp cho ktoán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu cũng kiêm cả phần kế toán chi phí và tính giá thành Cuối kỳ cuối tháng tập hợp các kgoanr chi phí tính ra giá thành sản phẩm

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị:

Để phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ lao động kế toán công ty vận

dụng hình thức: “ Chứng từ ghi sổ” .Theo chế độ chứng từ số

1141/TC/QD1/CĐKT, ngày 1/11/1995 của bộ tài chính

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: “ Chứng từ ghi sổ” Việc ghi

sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cá

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán tổng hợp cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (Biểu 01)

(1) Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã được kiển tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau

đó được dùng để ghi vào sổ cái Đồng thời ghi vào sổ , thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng , phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ Tính ra tổng số phát sinh nợ phát sinh có, số dư của các tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

(3) Sau khi đối chiếu đúng khớp giữa số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( Được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số dư trên từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tưng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/ 01 đến 31/ 12 năm

- Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Đơn vị sử dụng tiền tệ là đồng VNĐ, nếu có nghiệp vụ phát sinh đồng ngoại tệ thì quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm đó

Sơ đồ hạch toán

Ghi chú: Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Kiểm tra đối chiếu:

Trong những năm gần đây công ty đã sử dụng phần mền kế toán nhằm nâng cao hiệu quả công việc: (Biểu 2)

Trình tự thực hiện kế toán trên máy như sau:

1 Hằng ngày các bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng

tổng hợp chứng từ làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên máy vi tính Theo quy trình của phần mền kế toán, các

Chứng từ

Bảng tổng hợp chứng từ

số phát sinh

Báo cáo kế toán