CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆNCÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI DNTN CÔNG LẬP THÀNh

Phó Giám đốc có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như: Xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và tài c

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU ……… ….1

1 Lý do chọn đề tài ……… ….1

2 Mục tiêu nghiên cứu ……… ….1

3 Phương pháp nghiên cứu ……… ….1

4 Giới hạn nghiên cứu ……… … 1

5 Bố cục của đề tài ……… … 2

B PHẦN NỘI DUNG ……… … 3

Chương 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ DNTN CÔNG LẬP THÀNH ……… … 3

1.1 Lịch sủa hình thành, phát triển DNTN CÔNG LẬP THÀNH ……… … 3

1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của, DNTN CÔNG LẬP THÀNH ……… … 4

Chương 2: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI DNTN CÔNG LẬP THÀNH ……… ……8

2.1.Giới thiệu sơ lược về văn phòng ……… … 8

2.1.1 Mô hình văn phòng ……… … 8

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ……… … 8

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ……… … 9

2.2.1 Chức năng ……… … 9

2.2.2 Nhiệm vụ ……… 10

2.2.3 Vai trò ……… ….11

2.3 Cách thức tổ chức hoạt động tại văn phòng ………… 11

2.4 Tìm hiểu hoạt động của nhân sự văn phòng ………… 11

Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆNCÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI DNTN CÔNG LẬP THÀNH ……… …17

3.1 giải pháp ……… … 17

3.2 kiến nghị ……… ….17

C PHẦN KẾT LUẬN ……… ….19

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập với nền kinh tế thế giới điều này đã mở

ra nhiều cơ hội và không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước

Để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh gây gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải cạnh tranh thắng lợi trước các doanh nghiệp khác bằng việc bảo đảm hiệu quả sản xuất kinh doanh cao

Nếu muốn Doanh nghiệp ngày càng phát triển, có thể hội nhập với nền kinh tế thị trường và đạt kết quả kinh doanh cao thì mình phải có hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Nhưng văn phòng lại là một bộ phận khá phức tạp do đó cần tìm hiểu kĩ về nó, chính vì thế đề tài “ tìm hiểu hoạt động của văn phòng” được em chọn làm báo cáo chuyên đề môn học Đề án Quản Trị Văn Phòng để có thể hiểu rỏ hơn về hoạt động của văn phòng và địa điểm để em chọn làm đề tài này là DNTN Công Lập Thành

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Tìm hiểu hoạt động văn phòng tại DNTN Công Lập Thành

- Mục tiêu cụ thể:

+ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

+ Cách thức hoạt động của văn phòng

+ Tìm hiểu hoạt động của nhân sự văn phòng

3 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài đề cập tới việc tìm hiểu hoạt động của văn phòng tại DNTN Công Lập Thành vì vậy có thể chọn phương pháp nghiên cứu là phương pháp luận, phương pháp phân tích,…để từ đó đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác văn phòng tại DNTN Công Lập Thành

4 Giới hạn nghiên cứu

Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng tại DNTN Công Lập Thành

5 Bố cục của đề tài

A Phần mở đầu

B Phần nội dung

Chương 1: giới thiệu sơ lược về DNTN Công Lập Thành

Chương 2: Tìm hiểu hoạt động của văn phòng tại DNTN Công Lập Thành

Chương 3: Các giải pháp để hoàn thiện công tác văn phòng tại DNTN Công Lập Thành

C Phần kết luận

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ DNTN CÔNG LẬP THÀNH

1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Công Lập Thành

Vốn đầu tư: 26.000.000.000 VNĐ

Trụ sở chính: 789B, Quốc lộ 1A, An Trạch – An Hiệp – Châu Thành, tỉnh Sóc Trăng

Điện thoại: 0793.832666

Fax: 0793.832357

Mã số thuế: 2200198086

Email: conglapthanh@gmail.com.vn

Doanh nghiệp được Sở Kế Hoạch & Đầu tư tỉnh Sóc Trăng cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2200198086, đăng ký lần đầu ngày 18 tháng 12 năm 2000 Doanh nghiệp tư nhân Công Lập Thành hiện nay do ông Âu Minh Châu là người đại diện theo pháp luật đồng thời giữ chức vụ giám đốc của doanh nghiệp

Được thành lập vào năm 1963, từ một lò bánh sản xuất thủ công nhỏ lẻ ở làng nghề truyền thống bánh Pía -Lạp Xưởng Vũng Thơm (Mỹ Tú-Sóc Trăng), doanh nghiệp tư nhân chuyên sản xuất bánh Pía, lạp xưởng với uy tín, chất lượng hàng đầu Việt Nam Công Lập Thành đã trãi qua quá trình phát triển không ngừng để tạo dựng nên cơ sở và thương hiệu như hôm nay

1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của DNTN Công Lập Thành

a Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền lợi rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội

bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung

Về cơ cấu tổ chức thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Doanh nghiệp là cơ cấu trực tuyến-chức năng Các bộ phận chức năng chỉ tham mưu tư vấn, giúp thủ trưởng chuẩn bị quyết định, tìm ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Các quyết định này được đưa xuống các đơn vị sản xuất thông qua người lãnh đạo Có

nghĩa là quyền quyết định những vấn đề vẫn thuộc về thủ trưởng và các đơn vị sản xuất chỉ nhận mệnh lệnh từ một người

b Sơ đồ bộ máy quản lý

c Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Giám đốc: Là người đều hành cao nhất của doanh nghiệp, là người có trách nhiệm cao nhất và chung nhất cho mọi quyết định đối với toàn doanh nghiệp và trước pháp luật

- Phó Giám đốc: Là một trợ thủ đắc lực giúp việc cho Giám đốc chịu sự phân công trực tiếp của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về mọi công việc do Giám đốc phân công phụ trách

Phó Giám đốc: Thực hiện nhiệm vụ do Giám đốc phân công được quy định cụ thể bằng văn bản phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Căn cứ vào các văn bản phân cấp của Giám đốc thì các công việc do cấp trên phân công Phó Giám đốc được quyền chủ động và tự điều phối sắp xếp cho phù hợp và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình

Giám Đốc

P Giám Đốc

Phòng Hội Nghi Phòng Kế Toán

Phòng Kinh Doanh

Bộ phận bán hàng

Bộ phận

kế hoạch

Bộ phận Marketing

Phó Giám đốc phải có nhiệm vụ báo cáo cho Giám đốc về những nhiệm vụ đã được phân công ủy quyền và báo cáo về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua mỗi kỳ hoạt động theo chế độ báo cáo của doanh nghiệp

Phó Giám đốc có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như: Xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và tài chính hàng năm, kiện toàn bộ máy, xây dựng, quy hoạch và đào tạo các cán bộ phòng ban…Ngoài ra Phó Giám đố còn chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các phòng ban căn cứ vào các chức vụ được phân công phụ trách

- Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh

+ Bộ phận Marketing

• Nghiên cứu và khảo sát thâm nhập thị trường

• Tìm hiểu về thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng

• Tiến hành tiếp thị và quảng cáo các sản phẩm của Doanh nghiệp với khách hàng

• Mở rộng thị trường kinh doanh

+ Bộ phận kế hoạch

• Tham mưu cho giám đốc về việc thuyết lập và triển khai thực hiện kế hoach kinh doanh

• Phối hợp với các phòng ban khác có liên quan để khai thác các dịch vụ kinh doanh

• Quan hệ với các phòng chức năng thuộc doanh nghiệp để giải quyết các công việc phát sinh của doanh nghiệp và các báo cáo tình hình kinh doanh với ban Giám đốc

• Báo cáo và đối chiếu với các phòng kế toán về các số liệu có liên quan

• Quản lí và điều phối nhân sự, có sự nhận xét về những ưu điểm cần phát huy, những khuyết điểm phải khắc phục và đưa ra ý kiến với các nhân sự thuộc phòng kinh doanh hoặc trình với ban Giám đốc về các vấn đề bổ nhiệm, kỹ luật, khen thưởng,…

+ Bộ phận bán hàng

• Là bộ phận trực tiếp đưa sản phẩm của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng

• Tìm hiểu tiếp nhận ý kiến của khách hàng đã đóng góp đối với sản phẩm của doanh nghiệp các trình bày những ý kiến đó đối với người lãnh đạo để có hướng giải quyết

• Hướng dẫn, tư vấn cho người tiêu dùng về các vấn đề còn thắc mắc, chưa hiểu biết về tính năng cũng như công dụng của sản phẩm mà doanh nghiệp đã đưa ra thị trường

• Là bộ phận đem doanh thu về cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tạo được lòng tin đối với khách hàng giữ vững thế đứng trên thị trường

- Phòng kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trích lập các quỹ để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Doanh nghiệp, xây dựng quy chế tài chính trong nội bộ công trình Giám đốc phê duyệt, thực hiện; ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời có hệ thống sự diên biến các nguồn vốn vay, vốn huy động và hoàn trả nợ vay; theo dõi công nợ, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiên mặt Thực hiện quyết toán quý, tháng năm, hướng dẫn cán bộ công nhân viên thực hiện đúng nguyên tắc tài chính trong việc tập hợp các chứng từ thanh toán

- Phòng hội nghị:

Đón tiếp, hướng dẫn, bố trí khách hàng trong và ngoài nước đến làm việc với Giám đốc và các phòng chức năng có liên quan

Lưu trữ hồ sơ tiến trình, nội dung cuộc họp

Tổ chức các cuộc họp, hội nghị quan trong

Chương 2: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI DNTN CÔNG LẬP THÀNH

2.1 Giới sơ lược về văn phòng

2.1.1 Mô hình văn phòng

Mô hình văn phòng tập trung theo chức năng: các hoạt động hành chính tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của chánh văn phòng

Ưu điểm: có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên nay sẽ tham mưu cho nhà quản tri hành chính về các hoạt động hành chính văn cho từng bộ phận chuyên môn

Nhược điểm: nhà quản tri hành chính có thể lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo quan trọng, công tác cơ yếu…

- Bộ phận hành chính, văn thư: Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp tổ chức công tác

Lễ tân, khánh tiết, bảo mật Quản lý Sử dung hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho văn thư

- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực có chuyên môn có liên quan

Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động Theo dõi,

Bộ phận

hành chính,

văn thư

Bộ phận tổng hợp

Bộ phận quản trị

Bộ phận lưu trữ

Bộ phận tổ chức nhân sự

Bô phận bảo vệ, tạp vụ Chánh văn phòng

tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và

đề xuát phương án giãi quyết

- Bộ phận quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chửa, theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất tiết kiệm và có hiệu quả

- Bộ phận lưu trử: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại, đánh giá, chỉnh lý để thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định Khai thác,

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bộ tổ chức nhân sự: Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: Tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi thường, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

- Bộ phận bảo vệ, tạp vụ

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

2.2.1 Chức năng

a Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt, cần co những điều kiện cơ bản sau:

- Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp Tùy theo quy mô và tính chất động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lượng nhân viên; hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu

- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng

b Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu có thể là

cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên ngoài và bên trong, phân tích, quản lý

sử dụng các thông tin đó theo nguyên tắc trình tự nhất định Văn phòng là đầu mói tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ, đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp

- Chức năng giúp việc, điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho công việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo

cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó

Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

- Chức năng hậu cần

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ để đảm bảo sử dụng hiệu quả Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

2.2.2 Nhiệm vụ

- Tổng hợp trương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị, xây dựng chương trình

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo

- Thu thập quản lý, xử lý, sử dụng thông tin

- thực hiên công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản

để đảm bảo văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nước

- Tổ chức công tác lễ tân

- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì và phát triển mối quan hệ nghành và địa phương

- Lập dự toán kinh phí hành năm, quý

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan

2.2.3 Vai trò

Văn phòng là bộ máy hành chính tổng hợp của cơ quan đơn vị, tổ chức công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và tổ chức lực lượng nhân sự và các yếu tố biến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu các yếu tố đó được tổ chức hợp lý, khoa học, phù hợp vơi điều kiện cụ thể của văn phòng sẽ mang lại hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn:

- Tạo tiền đề phát triển bền vững cho mỗi cơ quan tổ, chức

- Khắc phục những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức

- Nâng cao sức lao động của cơ quan, tổ chức

- Giảm thời gian lãng phí và thực hiện tiết kiệm cho công tác văn phòng

2.3 Cách thức tổ chức hoạt động tại văn phòng

Doanh nghiệp bố trí văn phòng có vách ngăn cách để nhân viên khỏi nhìn thấy nhau

và trò chuyện Giúp cho mỗi nhân viên có chổ riêng để làm việc

Giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư mà không gây gián đoạn luồn công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió, nó dể dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng

2.4 tìm hiểu hoạt động của nhân sự trong văn phòng

Do cơ chế thị trường các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải có lợi nhuận phải

có kinh nghiệm cạnh tranh điều đó đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp cần phải phát huy được tính hiệu quả của các nguồn lực trong đó nguồn lực con người

Nguồn nhân lực được hiểu theo nghĩa bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ đào tạo và những tận tâm, nổ lực hay bất cứ đặc điểm nào khác tạo giá trị gia tăng và năng lực cạnh tranh cho tổ chức của người lao động

Nguồn nhân lực là một nguồn lực rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nó quyết định sự hình thành công hay thất bại của bất cứ một doanh nghiệp nào Trong cơ chế thị trường tất cả các doanh nghiệp muốn tong tại và phát triển thì phải có lợi nhuận

và phải có một nguồn lực mạnh, đủ về số lượng và trình độ nghiệp vụ, thích hợp đối với sự phát triển thì tất cả các doanh nghiệp phải tiềm hiểu hoạt động nhân sự trong văn phòng một cách hợp lý để mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao

- Khi tuyển chọn nhân viên cần căn cứ vào các tieu chuẩn sau: