Để hoàn thiện các chức năng, nhiệm vụ của trung tâm, ngoài việc nâng cao trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ y tế, đầu tư trang thiết bị hiện đại, cung ứng đầy đủ các loại thuốc với số
TỔNG QUAN
Tổng quan về tồn trữ thuốc
Theo Tổ chức Y tế thế giới (WHO), tồn trữ là quá trình bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật tư và bao bì dùng trong sản xuất, đồng thời lưu trữ mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm đang lưu kho Khái niệm tồn trữ nhấn mạnh vai trò của quản lý tồn kho trong việc đảm bảo chu trình sản xuất liên tục, tối ưu hóa nguồn lực và duy trì chất lượng sản phẩm, đồng thời đảm bảo sự sẵn có của nguyên liệu, vật tư và bao bì khi cần thiết.
Quản lý tồn kho là quá trình ghi nhận và kiểm soát hàng hóa, bao gồm cả hoạt động xuất và nhập kho; do đó cần một hệ thống sổ sách kế toán phù hợp để ghi chép chi tiết, đặc biệt là sổ sách ghi nhận việc xuất nhập hàng hóa mỗi ngày, nhằm theo dõi tồn kho chính xác, tối ưu hóa luồng hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch của chứng từ.
Quá trình tồn trữ không chỉ là cất giữ hàng hóa trong kho mà là một chu trình quản lý tồn kho tổng thể từ xuất nhập kho hợp lý, kiểm tra, kiểm kê, dự trữ đến áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản từ nguyên liệu đến thành phẩm trong kho Tồn trữ đóng vai trò là mắt xích then chốt trong chuỗi cung ứng thuốc, nhằm đảm bảo cung cấp thuốc cho người dùng với số lượng đủ và chất lượng tốt nhất, đồng thời giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc.
1.1.1 Tổng quan về bảo quản thuốc
Các quy định về bảo quản thuốc được nêu trong thông tư số 36/2018/TT- BYT với một số nội dung chính như sau:
1.1.1.1 Khái niệm bảo quản thuốc
Bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc là hoạt động cất giữ nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng cho thuốc, nguyên liệu làm thuốc, đồng thời đi đôi với việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ cho công tác bảo quản, xuất và nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại nơi bảo quản.
1.1.1.2 Thực hành tốt bảo quản thuốc
Thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc là tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn nhằm bảo đảm và duy trì sự an toàn, chất lượng của thuốc và nguyên liệu thông qua việc kiểm soát đầy đủ trong suốt quá trình bảo quản [4] Các nguyên tắc này nhấn mạnh quản lý điều kiện lưu trữ, hạn dùng và tính toàn vẹn của sản phẩm để ngăn ngừa biến đổi chất lượng và rủi ro nhiễm khuẩn Việc tuân thủ thực hành này giúp tối ưu hóa hiệu quả điều trị và tăng độ tin cậy của thuốc trên thị trường.
Thuốc là hàng hóa đặc biệt; việc bảo quản đúng cách không chỉ ảnh hưởng đến lợi ích và chi phí của đơn vị kinh doanh mà còn tác động trực tiếp đến tính mạng và sức khỏe của người dân Trong quá trình tồn trữ và bảo quản, cần có cơ sở vật chất đầy đủ và các phương tiện bảo quản phù hợp để thực hiện các quy trình nghiêm ngặt Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và hướng dẫn bảo quản giúp đảm bảo chất lượng thuốc được duy trì và an toàn cho người dùng.
Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho [4]
* Nhà kho và trang thiết bị Địa điểm, thiết kế xây dựng
Kho thuốc phải được xây dựng ở địa điểm cao ráo, an toàn và có hệ thống cống rãnh thoát nước để ngăn nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt ảnh hưởng đến thuốc và nguyên liệu làm thuốc Việc đảm bảo vị trí và hệ thống thoát nước phù hợp giúp bảo quản thuốc ở trạng thái tốt nhất, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và ô nhiễm trong quá trình lưu trữ.
Kho hàng có địa chỉ cố định, được kết nối bằng hệ thống đường giao thông công cộng hoặc đường nội bộ đủ rộng, bảo đảm thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, xuất nhập khẩu và đáp ứng yêu cầu bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.
Nhà kho dược phẩm phải được thiết kế, xây dựng và trang bị đầy đủ; đồng thời thực hiện sửa chữa và bảo trì hệ thống một cách có tổ chức nhằm bảo vệ thuốc và nguyên liệu làm thuốc, ngăn ngừa các ảnh hưởng bất lợi có thể xảy ra và đảm bảo không làm giảm chất lượng thuốc cũng như nguyên liệu làm thuốc.
Trần, tường và mái nhà kho phải được thiết kế và xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng và luân chuyển của không khí, đồng thời có độ bền vững để chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão và lụt.
Đảm bảo nền kho đủ cao, phẳng và nhẵn, đồng thời phải chắc chắn và cứng để chịu tải và vận hành an toàn Nền kho tuyệt đối không được có khe hở hay vết nứt gãy, vì những khe hở này là nơi tích lũy bụi và trú ẩn của sâu bọ, côn trùng, gây hại cho hàng hóa Việc duy trì nền kho ở trạng thái kín, sạch và bằng phẳng giúp tối ưu hóa bảo quản, giảm rủi ro nhiễm bẩn và tăng hiệu quả lưu trữ.
- Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động
Để quản lý kho dược hiệu quả, mỗi khu vực trong kho phải được đánh dấu bằng biển hiệu rõ ràng chỉ rõ công năng và mục đích sử dụng của từng khu vực; đồng thời đảm bảo diện tích và thể tích phù hợp, tạo đủ không gian để phân loại và sắp xếp hàng hóa theo từng chủng loại thuốc và nguyên liệu khác nhau Việc bố trí diện tích hợp lý giúp tối ưu hóa quy trình nhận hàng, kiểm kê và luân chuyển hàng hóa, đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định lưu trữ dược phẩm và nâng cao hiệu quả vận hành kho.
- Các khu vực bảo quản phải được thiết kế hoặc điều chỉnh để bảo đảm các điều kiện bảo quản theo yêu cầu và dễ vệ sinh, làm sạch [4]
Phải trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo điều kiện bảo quản đạt yêu cầu Đồng thời, các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo đúng quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo nhằm duy trì độ chính xác và an toàn trong quản lý.
Hệ thống phát hiện và cảnh báo tự động, bao gồm chuông, đèn và/hoặc tin nhắn, phải được triển khai để kịp thời ghi nhận và thông báo mọi sự cố hoặc sai lệch trong điều kiện bảo quản, đặc biệt đối với các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt về nhiệt độ và độ ẩm.
- Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho
- Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng
- Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc bằng phần mềm vi tính
- Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy
Để quản lý bảo quản hiệu quả, các khu vực lưu trữ phải sạch sẽ, khô ráo và tuyệt đối không có rác, cũng như không có sự tích tụ của sâu bọ Cần hạn chế tối đa ảnh hưởng của mùi và các yếu tố gây tạp nhiễm, đồng thời tránh ánh sáng mạnh để bảo vệ chất lượng sản phẩm.
- Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc)
- Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép
- Phải cung cấp đủ ánh sáng cho các khu vực bảo quản để có thể thực hiện tất cả các hoạt động một cách chính xác và an toàn [4]
* Các quy trình bảo quản
Thực trạng công tác tồn trữ thuốc tại một số bệnh viện ở Việt Nam
Việt Nam đang đối mặt với khó khăn trong việc xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản và tồn trữ thuốc Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ Dược còn hạn chế, khiến công tác bảo quản thuốc gặp nhiều thách thức Do đó, việc nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân sự là yếu tố then chốt để bảo quản tồn trữ thuốc an toàn, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng cao, đồng thời giúp khắc phục các khó khăn hiện tại.
Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt và đóng vai trò quan trọng trong chăm sóc sức khỏe nhân dân; do đó tất cả các khâu từ sản xuất, lưu thông, phân phối đến bảo quản thuốc đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình kỹ thuật và quy định Trong quá trình lưu thông và bảo quản tại cơ sở y tế, công tác này giúp ổn định chi phí liên quan và đảm bảo lưu thông thuốc thông suốt, từ đó giữ giá thuốc bình ổn và giảm gánh nặng kinh tế cho bệnh viện trước tác động của thị trường Để khắc phục những khó khăn trong công tác bảo quản và thực hiện mục tiêu của chiến lược phát triển ngành dược đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được xây dựng với định hướng: cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng và giá hợp lý cho các loại thuốc theo cơ cấu bệnh tật, phù hợp với từng giai đoạn phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm sử dụng thuốc an toàn, hợp lý [18].
Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), và việc nâng cao năng lực quản lý tồn kho cùng đảm bảo chất lượng thuốc đang trở thành vấn đề sống còn đối với ngành dược và các trung tâm y tế trong nước WTO là tổ chức thương mại toàn cầu nhằm thực hiện các mục tiêu nêu trong lời nói đầu Hiệp định GATT 1947, như nâng cao mức sống của người dân các nước thành viên, bảo đảm việc làm và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và thương mại Tổ chức này còn hướng tới sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực trên thế giới, vì vậy Việt Nam cần tăng cường quản lý tồn kho và chất lượng thuốc để hội nhập và phát triển bền vững.
Do đó, nghiên cứu bảo quản và tồn trữ thuốc sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế, khí hậu và quy mô của từng trung tâm y tế là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng thuốc khi sử dụng Việc này yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý và áp dụng các phương pháp bảo quản tối ưu theo đặc tính của thuốc và điều kiện môi trường nhằm giảm thiểu lãng phí, duy trì hiệu quả điều trị và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn cho người dùng.
Vào năm 2018, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành Thông tư số 36/2018/TT-BYT về Quy định thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc, là văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam hướng dẫn áp dụng các nguyên tắc bảo quản thuốc tốt Việc gia nhập WTO được kỳ vọng sẽ thúc đẩy các công ty dược nội địa nâng cao công nghệ, quy mô vốn và hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm mới để có thể cạnh tranh với các công ty dược nước ngoài Đồng thời, Việt Nam gia nhập WTO cũng góp phần nâng cao vị thế của ngành dược thông qua hợp tác chuyển giao công nghệ với các nước có nền công nghiệp dược phát triển và tạo điều kiện cho người tiêu dùng được sử dụng các sản phẩm chất lượng cao với mức giá hợp lý Đây là nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển hệ thống bảo quản, tồn trữ thuốc tại Việt Nam được nêu trong chiến lược phát triển ngành Dược.
Thực trạng về nhân lực dược:
Nhân lực đóng vai trò then chốt quyết định việc hoàn thành nhiệm vụ chung của khoa dược, đặc biệt trong công tác tồn trữ, và trước hết cần có đủ số lượng người có trình độ chuyên môn phù hợp để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn Bên cạnh yêu cầu về số lượng và trình độ, còn có các yếu tố khác như trình độ năng lực của nhân viên, điều kiện cơ sở vật chất và tính chất công việc của từng đơn vị Trong thực tế, các bệnh viện, trung tâm y tế có tỷ lệ nhân lực dược trong tổng số nhân viên của đơn vị không đồng đều giữa các đơn vị.
Các số liệu từ các cơ sở y tế cho thấy tỷ lệ nhân sự dược so với tổng nhân lực khá thấp và có sự biến động giữa các đơn vị, bất chấp khối lượng công việc ngày càng tăng và nhu cầu cấp phát thuốc lớn Cụ thể: năm 2019 tại Trung tâm y tế huyện Lâm Bình, tỉnh Tuyên Quang, nhân lực dược là 5/122, chiếm 4,1%; năm 2016 tại Trung tâm y tế Thành phố Thái Nguyên là 14/139, 10,1%; năm 2017 tại Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Thanh Hóa là 50/353, 14,2%; năm 2015 tại Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang là 28/284, 9,86% Như vậy, với khối lượng công việc ngày càng nhiều, yêu cầu công việc ngày càng cao và khối lượng thuốc nhập cấp phát của kho Dược càng lớn, các tỷ lệ nhân sự dược ở các đơn vị trên vẫn còn ở mức thấp, cho thấy sự cấp thiết của tăng cường nguồn lực dược để đảm bảo hiệu quả chăm sóc sức khỏe.
Về cơ sở hạ tầng kho Dược
Kho Dược của các bệnh viện và trung tâm y tế được xây dựng ở vị trí cao ráo, an toàn và thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển và bảo vệ thuốc, đồng thời có hệ thống cống rãnh thoát nước để ngăn tác động của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt Tuy vậy, kết quả từ nhiều nghiên cứu cho thấy cơ sở vật chất của kho Dược hiện nay vẫn chưa đủ về diện tích và trang thiết bị để đảm bảo tồn trữ và bảo quản thuốc theo chuẩn GSP Nhiều kho chưa có khu vực bảo quản riêng, khu vực kiểm tra, kiểm soát riêng và khu vực xuất nhập riêng; khi nhập thuốc với số lượng lớn, hàng hóa trong kho thường bị xếp chồng cao, thậm chí đặt xuống nền, sàn nhà.
Kho Dược được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản và kiểm soát điều kiện bảo quản thuốc trong kho, bao gồm điều hòa, nhiệt kế, ẩm kế, máy hút ẩm, quạt thông gió và bình cứu hỏa mini, đáp ứng nhu cầu bảo quản thuốc an toàn Tuy vậy, các thiết bị này chưa được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ, nên độ ổn định của điều kiện bảo quản thuốc không được đảm bảo và có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc.
Về hệ số sử dụng kho
Các kho thuốc hiện có hệ số sử dụng diện tích và thể tích gấp nhiều lần độ cho phép, cho thấy sự quá tải nghiêm trọng của hệ thống kho Kho chật hẹp, thiếu diện tích thông thoáng khiến điều kiện bảo quản bị hạn chế Nhiều kho vừa là nơi bảo quản vừa là nơi xuất nhập hàng.
Về trang thiết bị bảo quản
Theo kết quả nghiên cứu của Đặng Thị Thu Phương tính đến năm 2016 tại Công ty Cổ phần Dược-VTYT Thái Bình, các trang thiết bị bảo quản, đóng gói và đồ đóng gói ra lẻ thuốc còn thiếu nhiều Tuy nhiên, 80-90% kho đã được trang bị hệ thống quạt thông gió và máy điều hòa không khí, đáp ứng yêu cầu bảo quản tại các kho (tài liệu tham khảo [12]).
Về trang thiết bị vận chuyển, chất xếp hàng hóa
Cũng theo kết quả nghiên cứu của Đặng Thị Thu Phương tại kho Dược - Công ty cổ phần Dược - VTYT Thái Bình, mức độ cơ giới hóa của kho còn ở mức thấp, hầu như chỉ có khoảng 50% số kho được trang bị đầy đủ các loại xe nâng, xe đẩy và xe chở hàng Bên cạnh đó, một số phương tiện rẻ tiền như giá kệ và tủ đựng thuốc cũng chỉ được đầu tư đầy đủ ở khoảng 50% các kho [12].
Về điều kiện nhiệt độ, độ ẩm tại các kho
Theo kết quả nghiên cứu của Đào Thị Hương, hầu như tất cả các kho hàng đều được trang bị quạt thông gió và máy điều hòa không khí Những thiết bị này đáp ứng đủ điều kiện nhiệt độ và độ ẩm cần thiết để bảo quản hàng hóa [8].
Các mức dự trữ trong kho thuốc
Cần xây dựng cơ số tồn kho hợp lý nhằm đảm bảo tính kinh tế và tối ưu chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý thuốc Việc kiểm soát tồn kho nên hạn chế thuốc tồn đọng quá lâu và quá nhiều, để không ảnh hưởng đến công tác bảo quản và giảm thiểu tồn kho lớn khi ngân sách điều trị và hệ thống kho có hạn.
1.2.2 Thực trạng về dự trữ thuốc tại Việt Nam
Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, khiến thuốc – một loại hàng hóa đặc biệt được sản xuất từ các nguyên liệu có tính chất đa dạng – chịu nhiều tác động của thời tiết Vì vậy các yếu tố thời tiết có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc nếu không có biện pháp bảo quản phù hợp Bảo quản không đúng cách khiến thuốc dễ bị hỏng hoặc giảm chất lượng trong quá trình lưu thông và sử dụng, điều này gây ảnh hưởng đến kinh tế và đe dọa tính mạng và sức khỏe của người dân.
Vài nét về Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì
Thanh Trì là một huyện ngoại thành của Thủ đô Hà Nội, nằm cách trung tâm thành phố 10 km về phía Nam Diện tích đất tự nhiên của Thanh Trì lên tới 6.349,1 ha và huyện này có 15 xã.
Huyện Thanh Trì có 01 thị trấn, 61 thôn và 106 tổ dân phố; tổng số hộ gia đình là 80.262 và dân số 285.805 người Địa hình khu vực trũng, dễ ngập úng Phía bắc giáp quận Hoàng Mai, phía nam giáp huyện Thường Tín Phía tây và Tây Bắc giáp quận Thanh Xuân; phía đông là sông Hồng, giáp với tỉnh Hưng Yên và huyện Gia Lâm.
1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì là cơ sở cung cấp dịch vụ y tế chuyên môn và kỹ thuật về y tế dự phòng; thực hiện khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng và các dịch vụ y tế khác theo quy định của pháp luật Trung tâm đảm nhận các nhiệm vụ y tế dự phòng, tiêm chủng phòng bệnh, y tế học đường và công tác phòng chống dịch bệnh, nhằm đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho người dân địa phương với chất lượng an toàn, hiệu quả và tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp.
Chương trình tập trung quản lý HIV/AIDS và nâng cao sức khỏe cộng đồng, đồng thời tăng cường phòng chống bệnh xã hội và bảo vệ môi trường tại các cơ sở y tế; đảm bảo vệ sinh và sức khỏe lao động, phòng chống bệnh nghề nghiệp và tai nạn thương tích; đồng thời đẩy mạnh cấp cứu, khám chữa bệnh và điều trị ngoại trú các bệnh thông thường; thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, kỹ thuật về dân số - kế hoạch hóa gia đình và truyền thông giáo dục về dân số - kế hoạch hóa gia đình; thực hiện các hoạt động chăm sóc sức khỏe sinh sản và cải thiện tình trạng dinh dưỡng cho bà mẹ, trẻ em; thực hiện các xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh phục vụ cho hoạt động chuyên môn; chỉ đạo tuyến, hướng dẫn về chuyên môn kỹ thuật đối với các phòng khám đa khoa khu vực Đồng Mỹ, trạm y tế xã, thị trấn, y tế thôn và các cơ sở y tế thuộc cơ quan, trường học, công nông trường, xí nghiệp trên địa bàn huyện.
Tham mưu UBND huyện Thanh Trì kiện toàn Ban chỉ đạo phòng, chống dịch bệnh và xây dựng kế hoạch hoạt động gửi tới các phường; tăng cường điều tra dịch tễ, giám sát và phát hiện dịch tại cộng đồng; chủ động triển khai các biện pháp chuyên môn kỹ thuật nhằm khoanh vùng, xử lý triệt để các ổ dịch; và sẵn sàng ứng phó khi có dịch xảy ra theo nguyên tắc 4 tại chỗ: chỉ huy tại chỗ, lực lượng tại chỗ, vật tư – phương tiện và kinh phí tại chỗ, hậu cần tại chỗ.
Phối hợp tốt với Phòng Y tế, UBND huyện Thanh Trì và UBND phường nhằm triển khai các hoạt động chăm sóc sức khỏe ban đầu và quản lý nhà nước đối với các cơ sở hành nghề y dược tư nhân, cơ sở thực phẩm do ngành y tế quản lý Phối hợp chặt chẽ với các bệnh viện đóng trên địa bàn như Bệnh viện đa khoa huyện Thanh Trì, Bệnh viện 09, Bệnh viện đa khoa Thăng Long, Bệnh viện đa khoa Nông Nghiệp, Bệnh viện K để thực hiện công tác khám chữa bệnh: chuyển tuyến, luân phiên cán bộ y tế, hỗ trợ chuyên môn, khám sức khỏe người cao tuổi, gia đình chính sách, khám sức khỏe học sinh.
1.3.2 Tổ chức bộ máy của Trung tâm
Cơ cấu Trung tâm Y tế gồm 3 phòng chức năng, 5 khoa chuyên môn, 01 phòng khám đa khoa khu vực Đông Mỹ và 16 trạm y tế xã, thị trấn
Hiện nay tổng số cán bộ, viên chức và người lao động là 231 người Trong đó trình độ sau đại học có 8 người, đại học có 51 người, cao đẳng có 110 người, cán bộ khác (trung cấp, bảo vệ, thủ quỹ, lao công, …) có 62 người Sự phân bổ này cho thấy đội ngũ có sự đa dạng về trình độ và vai trò, đáp ứng tốt các nhiệm vụ và vận hành hiệu quả của đơn vị.
1.3.3 Kho dược Trung tâm y tế huyện Thanh Trì
Kho dược là bộ phận trực thuộc Phòng Kế hoạch nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Trung tâm, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về toàn bộ công tác Dược - Trang thiết bị - Vật tư y tế trong đơn vị; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc, trang thiết bị, vật tư y tế có chất lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc an toàn, hợp lý; thực hiện quy chế chuyên môn và kiểm soát nhiễm khuẩn.
Đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định tại Thông tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ Y tế, quy định về tổ chức và hoạt động của khoa Dược trong bệnh viện.
Phòng Vật tư - Thiết bị y tế thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ được giao, theo Quy chế Bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định số 1895/1997/BYT-QĐ ngày 19/9/1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Tổ chức hoặc phối hơp với các khoa, phòng liên quan triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát nhiễm khuẩn trong đơn vị theo đúng quy định tại Thông tư 16/2018/TT-BYT ngày 20/7/2018 của Bộ Y tế quy định về Kiểm soát nhiễm khuẩn trong các cơ sở khám, chữa bệnh
1.3.3.2 Cơ cấu tổ chức và nhân lực Kho dược
Kho Dược nằm trong phòng Kế hoạch nghiệp vụ, có 05 cán bộ nhân viên trong đó 03 dược sĩ đại học, 2 dược sĩ cao đẳng
Kho thuốc bảo quản các thuốc thuộc chương trình Y tế Quốc gia, bao gồm thuốc ARV, thuốc chống lao, thuốc tâm thần và thuốc BHYT Thuốc từ các nguồn bảo hiểm y tế, chương trình y tế, tài trợ và viện trợ được nhập từ nhà cung cấp vào kho dược chính, nơi có chức năng cấp phát cho kho lẻ tại các cơ sở y tế và khu vực lân cận Việc quản lý kho dược chính đảm bảo cấp phát đúng thời gian, đúng định mức và phân phối tới các kho lẻ một cách an toàn, đồng thời duy trì quản lý tồn kho, chất lượng thuốc và tuân thủ các quy định về thuốc và an toàn người dùng.
01 phòng khám đa khoa khu vực và 16 trạm y tế các xã, thị trấn
1.3.3.3 Tính cấp thiết của đề tài
Những năm gần đây, lượng dự trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì không đồng đều, làm tăng chi phí bảo quản và ảnh hưởng tới công tác điều trị cho người bệnh Theo Thông tư 36/TT-BYT ngày 22/11/2018 của Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc, đến ngày 01/01/2021 cơ sở đầu mối bảo quản thuốc của cơ sở khám chữa bệnh phải tuân thủ đầy đủ GSP đối với hoạt động bảo quản thuốc Do vậy, việc thực hiện đánh giá tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế nhằm đưa ra các giải pháp khắc phục các tồn tại cũng như đánh giá những điểm đạt được và chưa đạt kho GSP theo Thông tư 36/TT-BYT là hết sức cấp thiết.
Hiện nay đối với ngành y tế của Thành phố nói chung và Tại trung tâm
Y tế huyện Thanh Trì chưa có một văn bản nào đánh giá đầy đủ hoạt động bảo quản và tồn trữ thuốc Xuất phát từ thực trạng này và nhu cầu hiểu rõ nhận thức về tồn trữ thuốc của Trung tâm Y tế, chúng tôi thực hiện đề tài phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì nhằm đề xuất các mức dự trữ phù hợp, nâng cao hiệu quả, cân đối chi phí và nhu cầu tồn trữ tại kho Dược của Trung tâm Y tế Từ đó đảm bảo công tác khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe nhân dân trên địa bàn huyện được thực hiện một cách an toàn và bền vững.
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu, địa điểm và thời gian nghiên cứu
- Kho thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì năm 2020
- Danh mục thuốc dự trữ trong kho tại TTYT huyện Thanh Trì năm
Kho Dược - Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì- Thành phố Hà Nội Địa chỉ: Xã Đại Áng – Huyện Thanh Trì – Thành phố Hà Nội
Phương pháp nghiên cứu
Bảng 2.2 Biến số nghiên cứu
STT Tên biến Định nghĩa/Giải thích Phân loại biến Kỹ thuật thu thập
Phân tích thực trạng công tác bảo quản thuốc tại kho Dược –
Trung tâm y tế huyện Thanh Trì
Cơ cấu trình độ cán bộ, nhân viên tham gia quản lý kho
Là số lượng và trình độ cán bộ dược Biến phân loại Hồi cứu tài liệu sẵn có
Các yêu cầu về nhân lực kho thuốc thực tế so với thực tế
Các yêu cầu về nhân lực kho dược thực tế so với hướng dẫn tại Thông tư 36: Đầy đủ, Không đầy đủ
Hồi cứu tài liệu sẵn có: Báo cáo nhân lực kho
3 Diện tích của hệ thống kho thuốc Diện tích, thể tích các kho thuốc Biến dạng số:
4 Số lượng và tình trạng sử dụng
Là số lượng điều hòa, tủ lạnh, máy tính, giá kệ, tủ dựng thuốc,
Trong quản trị dữ liệu, mỗi biến được đánh số (STT), có tên biến và định nghĩa/giải thích rõ ràng, và được phân loại theo các tiêu chí kỹ thuật nhằm tối ưu hóa quy trình thu thập dữ liệu Các biến liên quan đến phương tiện và thiết bị bảo quản, đèn chiếu sáng hiện có trong kho được ghi nhận đầy đủ, với đánh giá về tình trạng sử dụng, chuyển giao và mức độ sẵn có Việc quan sát và ghi nhận trạng thái thực tế của các thiết bị giúp xác định các phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp, đảm bảo an toàn và bảo trì, từ đó nâng cao chất lượng dữ liệu.
Các yêu cầu về kho tàng, trang thiết bị bảo quản thuốc thực tế so với hướng dẫn
Các yêu cầu về kho tàng, trang thiết bị bảo quản thuốc thực tế so với hướng dẫn tại Thông tư 36: Đầy đủ, Không đầy đủ
Từ nguồn thông tin sẵn có, quan sát
6 Hệ thống sổ sách Số lượng sổ sách trong kho Biến dạng số Đếm thực tế
Các yêu cầu về hồ sơ tài liệu thực tế so với hướng dẫn
Mức độ đáp ứng hồ sơ tài liệu thực tế so với hướng dẫn: Đầy đủ, Không đầy đủ
Từ nguồn thông tin sẵn có
8 Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm Nhiệt độ, độ ẩm đo trong kho Biến phân dạng số: 0 C, %
Từ nguồn thông tin sẵn có
Số ngày theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo sổ sách
Số ngày có theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo sổ sách Biến số
Hồi cứu tài liệu sẵn có:
Các yêu cầu về thuốc trả về, bị thu hồi thực tế so với hướng dẫn
Các yêu cầu vè thuốc trả về, bị thu hồi thực tế so với hướng dẫn tại Thông tư 36: Đầy đủ, không đầy đủ
Biến phân loại Quan sát
Các yêu cầu về tự thanh tra thực tế so với hướng dẫn tại Thông tư 36
Các yêu cầu về tự thanh tra thực tế so với hướng dẫn tại Thông tư 36: Đầy đủ, không đầy đủ
Hồi cứu tài liệu sẵn có: Báo cáo, quy trình
Phân tích thực trạng công tác dự trữ thuốc tại kho Dược –
Trung tâm y tế huyện Thanh Trì
12 Cơ cấu thuốc dự trữ trong kho
Là số khoản mục và giá trị của các thuốc dự trữ trong kho Biến phân loại
“Báo cáo sử dụng thuốc”
STT Tên biến Định nghĩa/Giải thích Phân loại biến Kỹ thuật thu thập
Giá trị xuất nhập tồn của thuốc và thời gian dự trữ theo tháng
Là giá trị xuất, nhập tồn thuốc trong kho năm 2020 và lượng dự trữ theo tháng
Biến đạng số Hồi cứu
Lượng xuất nhập tồn của nhóm thuốc có giá trị sử dụng nhiều
Là số lượng, khoản mục nhóm thuốc kháng sinh, tiểu dường, huyết áp
Từ nguồn thông tin sẵn có
Sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
Là thuốc xuất nhập kho theo nguyên tắc FEFO
Từ nguồn thông tin sẵn có
Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Số khoản mục và giá trị của các nhóm thuốc sử dụng theo các tháng trong năm 2020
Từ nguồn thông tin sẵn có
Số lượng thuốc hết hạn trong kho năm 2020
Là số lượng khoản mục thuốc bị hết hạn, thiếu, không đạt TCCL về mặt cảm quan
Từ nguồn thông tin sẵn có
Các yêu cầu về thuốc thu hồi, trả về thực tế so với hướng dẫn
Các yêu cầu về thuốc thu hồi, trả về thực tế so với hướng dẫn Biến phân loại
Từ nguồn thông tin sẵn có
19 Thời gian thiếu thuốc trong kho
Thời gian hết thuốc trung bình của một loại thuốc trong kho
Biến dạng số: ngày, tháng
Từ nguồn thông tin sẵn có
Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang được áp dụng trong nghiên cứu này, sử dụng kỹ thuật thu thập dữ liệu là hồi cứu Nội dung tóm tắt của nghiên cứu được trình bày ở hình 2.1 dưới đây.
+ Quan sát trực tiếp đối với cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện bảo quản được trang bị trong các kho thuốc của kho Dược
+ Hồi cứu đối với các số liệu trong các báo cáo, sổ sách, thẻ kho, hóa
Nội dung nghiên cứu của đề tài được tóm tắt như sau:
Hình 2.1 Sơ đồ tóm tắt nội dung nghiên cứu
Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại Trung tâm y tế huyện Thanh Trì năm 2020
Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại Trung tâm y tế huyện
Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Trung tâm y tế huyện Thanh Trì năm 2020
- Cơ cấu nhân lực tham gia quản lý kho
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị của các kho
+ Kho thuốc: Diện tích kho và cách bố trí trong kho
+ Trang thiết bị trong kho
+ Số lượng và tình trạng sử dụng TTB
- Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm trong kho
- Hệ thống hồ sơ, sổ sách
- Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu
- Các yêu cầu về thuốc trả về, bị thu hồi
- Các yêu cầu về tự thanh tra
- Cơ cấu thuốc dự trữ trong kho theo nhóm tác dụng dược lý
- Giá trị xuất nhập tồn trong năm 2020
- Lượng xuất nhập tồn của nhóm thuốc có giá trị sử dụng nhiều
- Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
- Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
- Số lượng thuốc hết hạn trong kho
- Hàng thu hồi, trả về
- Thời gian hết thuốc trong kho
Hợp lý, chưa hợp lý Phù hợp, chưa phù hợp Đề xuất và kiến nghị
2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu
2.2.3.1 Nguồn thu thập số liệu Để phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Trung tâm y tế huyện Thanh Trì năm 2020, đề tài đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu từ nguồn tài liệu sẵn có, dựa vào phần mềm quản lý Dược và file Excel lưu trữ tại kho dược Các dữ liệu:
- Hồ sơ nhân sự của kho Dược
Báo cáo xuất nhập tồn thuốc năm 2020 được tổng hợp từ dữ liệu trích xuất từ phần mềm quản lý kho dược, bắt đầu từ tháng 1/2020 và kết thúc vào tháng 12/2020 Báo cáo trình bày các thông tin cơ bản gồm tên thuốc, số lượng tồn, số lượng xuất nhập, nồng độ hàm lượng và đơn giá, cùng các trường dữ liệu liên quan khác để hỗ trợ quản lý kho dược và lên kế hoạch mua bán thuốc hiệu quả.
- Báo cáo kiểm kê trang thiết bị
- Báo cáo thuốc hết hạn từ tháng 1-12/2020
- Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm năm 2020
- Biên bản kiểm kê thuốc
Biểu mẫu thu thập số liệu được trình bày tại các Phụ lục từ 1 đến 19
2.2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu
Hồi cứu lại số liệu sãn có và thông qua khảo sát thực tế
* Về thực trạng bảo quản thuốc tại kho:
- Số lượng và cơ cấu nhân viên kho thuốc theo trình độ học vấn phù hợp với từng vị trí thông qua biểu biên chế nhân sự
Diện tích kho và hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản và dự trữ hiện có, bao gồm diện tích kho, máy điều hòa, tủ lạnh, tủ mát, nhiệt kế, ẩm kế, quạt thông gió, giá kệ và các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy Sử dụng các phương pháp quan sát, hồi cứu báo cáo, đo và tính diện tích kho để đánh giá và quản lý một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn và tối ưu cho hoạt động bảo quản và dự trữ.
- Hệ thống sổ sách: Thông qua các loại sổ sách hiện có
- Các quy trình thao tác chuẩn của kho dược Đối chiếu với các quy chuẩn quy định trong Thông tư 36/TT-BYT
- Công tác theo dõi nhiệt độ, độ ẩm:
+ Dựa vào sổ chi chép nhiệt độ, độ ẩm tại kho dược năm 2020 theo quy định của kho: ngày ghi 2 lần sáng 8-9h, chiều 15-16h
+ Tổng số ngày khảo sát: tổng số ngày theo dõi là 269 ngày (tổng số ngày đi làm theo giờ hành chính trong năm)
Sau khi kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ và độ ẩm của kho, ta phân loại các ngày trong năm 2020 thành ba nhóm: ngày không kiểm soát nhiệt độ, ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần mỗi ngày và ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần mỗi ngày Kết quả cho năm 2020 cho thấy có X ngày không kiểm soát nhiệt độ, có Y ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày và có Z ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày Phân tích này giúp đảm bảo tuân thủ quy định quản lý nhiệt độ kho, tối ưu vận hành và tăng cường an toàn lưu trữ, đồng thời cung cấp dữ liệu để cải thiện quy trình kiểm soát nhiệt độ và giảm thiểu rủi ro cho kho hàng.
* Về thực trạng công tác tồn trữ thuốc kho:
- Việc tuân thủ nhập, xuất, tồn, cơ cấu hàng hóa xuất trong năm, tồn cuối năm các tài liệu sẵn có
- Số lượng khoản mục, thuốc bị thiếu không đủ cung ứng trong năm
- Việc thực hiện nhập, xuất theo FEFO thông qua tài liệu sẵn có trong kho
- Thời gian hết thuốc trong kho
- Để thu thập số liệu về hàng thiếu, hỏng, vỡ, hủy ta thu thập từ các báo cáo kiểm kê, biên bản hủy thuốc
Công cụ thu thập số liệu: Thiết kế bộ công cụ thu thập số liệu là biểu mẫu thu thập số liệu trên phần mềm Microsof Execel
2.2.4 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu
2.2.4.1 Phương pháp xử lý số liệu:
- Xử lý trước khi nhập số liệu: Làm sạch số liệu:
+ Loại bỏ các số liệu ngoại lai (số liệu xuất khác không phải xuất sử dụng)
Trường hợp một loại thuốc có nhiều đơn giá khác nhau, danh mục sẽ xuất hiện nhiều khoản mục; để gộp thành một khoản mục duy nhất, cần tính tổng giá trị sử dụng và tổng số lượng, sau đó tái tính đơn giá theo công thức Đơn giá bình quân = Tổng giá trị sử dụng / Tổng số lượng, nhằm chuẩn hóa giá thành và tăng tính nhất quán trong quản lý kho và báo cáo chi phí.
- Phần mềm nhập số liệu: Dùng phần mềm Microsoft Word 2016 và Microsoft Excel
- Xử lý sau khi nhập số liệu
+ Sắp xếp số liệu tùy theo mục đích phân tích, chỉ tiêu nghiên cứu
+ Trình bày kết quả bẳng bảng
2.2.4.2 Phương pháp phân tích số liệu
Phương pháp thống kê được sử dụng để hệ thống hóa các số liệu về bảo quản và cấp phát thuốc, từ đó cho phép so sánh các yêu cầu giữa thực tế và hướng dẫn và đánh giá xem các yêu cầu có được thực hiện đầy đủ hay chưa Việc phân tích dữ liệu bằng các công cụ thống kê giúp nhận diện những bất cập, tối ưu hoá quy trình quản lý kho và chu trình cấp phát thuốc, đồng thời nâng cao tính chính xác của ghi nhận số lượng thuốc và thời gian xử lý Kết quả thống kê hỗ trợ ra quyết định, cải thiện tuân thủ quy định và tăng cường an toàn, hiệu quả của hệ thống cung ứng dược phẩm.
+ Tính số lượng cán bộ kho dược theo trình độ chuyên môn
Đánh giá cơ cấu cán bộ Dược theo trình độ chuyên môn tại kho dược là cần thiết để quản lý nguồn lực hiệu quả Tỷ lệ cán bộ Dược theo trình độ chuyên môn được tính bằng công thức: Tỷ lệ cán bộ Dược theo trình độ chuyên môn = (Số lượng cán bộ dược tại kho phân theo trình độ chuyên môn / Tổng số cán bộ tại kho dược phân theo trình độ chuyên môn) × 100% Công thức này cho biết phần trăm cán bộ có từng cấp trình độ trong tổng số nhân sự dược tại kho, hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực và lên kế hoạch đào tạo phù hợp.
Diện tích kho (m 2 ) = Chiều dài (m) x Chiều rộng (m)
+ Tính tổng số khoản mục, giá trị xuất - nhập - tồn tại các kho
+ Tỷ lệ % Số khoản mục = SKM các mặt hàng trong kho/ Tổng SKM x 100%
+ Tỷ lệ % GT xuất = GT xuất từng mặt hàng/ Tổng GT xuất x 100%
+ Tỷ lệ chênh lệch = Số khoản mục thực kiểm/ Số khoản mục theo sổ sách x 100%
- Các điều kiện sử dụng để phân tích số liệu (test )
Giá trị thuốc tồn cuối kỳ = Giá trị thuốc tồn đầu kỳ + Giá trị nhập – Giá trị xuất trong kỳ
Kiểm soát thuốc trong kho bằng cách lấy theo biên bản kiểm kê 12 tháng Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập: kiểm tra xác xuất phiếu xuất nhập kho
- Các căn cứ quy định của pháp luật để đánh giá:
Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018, Quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Thực trạng dự trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Thanh Trì
3.2.1 Phân tích cơ cấu dự trữ thuốc trong kho
Bảng 3.14 Lượng hàng dự trữ trong kho theo các nhóm tác dụng dược lý cuối năm 2020
Thuốc giảm đau, hạ sốt, chống viêm không steroid, thuốc điều trị gout, bệnh xương khớp
Thuốc chống dị ứng và dùng trong các trường hợp quá mẫn
3 Thuốc chống co giật, động kinh 4 4,3 49 2,5
4 Thuốc kháng sinh, chống nhiễm khuẩn 17 18,5 602 31,2
5 Thuốc tác dụng với máu 1 1,1 11 0,6
7 Thuốc điều trị bệnh da liễu 5 5,4 41 2,1
9 Hormon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết 5 5,4 66 3,4
10 Thuốc rối loạn tâm thần và tác động hệ thần kinh 9 9,8 576 29,8
11 Thuốc tác dụng trên đường hô hấp 6 6,5 34 1,8
Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid – base và các dung dịch tiêm truyền khác
Cuối năm 2020, danh mục thuốc dự trữ trong kho của TTYT Thanh Trì gồm 92 khoản mục, được chia thành 15 nhóm tác dụng dược lý Nhóm kháng sinh chiếm số lượng cao nhất với 18,5%; tiếp theo là nhóm thuốc đường tiêu hóa và nhóm thuốc rối loạn tâm thần, tác động lên hệ thần kinh, với 9 khoản mục chiếm 9,8% tổng số.
Bên cạnh công tác dự phòng, Trung tâm y tế vẫn là đơn vị thực hiện khám chữa bệnh cho người dân Tuy nhiên, do đặc thù mô hình bệnh tật ở địa phương, nguồn thuốc sử dụng cho khám chữa bệnh còn hạn chế về chủng loại và số lượng.
3.2.2 Giá trị, số lượng xuất nhập trong kho
Giá trị xuất nhập tồn tổng các loại thuốc trong kho trong năm 2020 được thể hiện tại bảng 3.15 dưới đây:
Bảng 3.15 Giá trị xuất, nhập tồn trong kho năm 2020 Đơn vị tính: VNĐ
Theo bảng xuất nhập tồn của Trung tâm Y tế năm 2020, giá trị thuốc tồn đầu kỳ thường lớn hơn giá trị sử dụng hàng tháng, và trung bình tồn kho là 1,4 Giá trị tồn kho đầu kỳ và thuốc mua trong tháng đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của trung tâm Đặc thù của TTYT là các phòng khám đa khoa và Trạm Y tế dự trù và lĩnh thuốc theo quý, nên số lượng xuất thuốc theo tháng có sự chênh lệch lớn Thông thường các tháng 12, 3, 6 và 9 lượng xuất ra sẽ nhiều hơn các tháng còn lại.
Giá trị tồn kho cao nhất là 3,1 (Tháng 11)
Giá trị tồn kho thấp nhất là 0,8 (Tháng 6)
Lượng tồn kho trung bình hiện tại là 1,4 tháng, thấp hơn giá trị tồn kho được khuyến cáo ở mức tối đa 2–3 tháng Tuy nhiên cần điều chỉnh lượng dự trữ ở các tháng cao điểm, đặc biệt tháng 1 và tháng 11, bởi tồn trữ quá nhiều có thể gây rủi ro cho kho và các sự cố như cháy kho Do đó, cần áp dụng các biện pháp quản lý tồn kho hiệu quả để tối ưu hóa vốn, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn, thông suốt cho chuỗi cung ứng.
Tháng Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Thời gian dự trữ tháng
3.2.3 Giá trị trị xuất nhập tồn của một số nhóm thuốc
Bảng 3.16 Giá trị xuất, nhập, tồn của các nhóm thuốc có lượng tồn nhiều trong năm 2020 Đơn vị tính: VNĐ
Nhóm thuốc theo tác dụng dược lý
Thời gian dự trữ tháng
1 Thuốc kháng sinh, chống nhiễm khuẩn
Hoocmon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết
Giá trị tồn kho của các nhóm thuốc theo tác dụng dược lý được sắp xếp theo thứ tự giảm dần như sau: đứng đầu là nhóm thuốc kháng sinh, chống nhiễm khuẩn với giá trị tồn kho lên tới 602.124.140 đồng; tiếp đến là nhóm thuốc hormone và tác động vào nội tiết với 66.549.600 đồng; nhóm thuốc chống dị ứng nằm ở vị trí thứ ba với 58.652.400 đồng; và cuối cùng là nhóm thuốc da liễu với 41.040.000 đồng.
Giá trị tồn kho cao nhất (nhóm thuốc da liễu ) là 2,8
Giá trị tồn kho thấp nhất (nhóm kháng sinh chống nhiễm khuẩn) là 1,9
3.2.4 Sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
Nguyên tắc FEFO (First Expire First Out) được áp dụng tại kho Dược của Trung tâm: luôn kiểm tra hạn dùng của thuốc trước khi nhập kho, đây là chỉ tiêu chất lượng quan trọng và dễ nhận thấy Nếu lô hàng và hạn dùng trên phiếu xuất–nhập không tuân theo nguyên tắc FEFO (tức là xuất trước là những lô có hạn dùng sớm nhất) thì coi là không tuân thủ Để đánh giá sự tuân thủ thực tế của nguyên tắc xuất–nhập kho, chúng tôi tiến hành kiểm tra 3 ngày xác suất nhằm đo lường mức độ tuân thủ và cải thiện quy trình quản lý kho dược.
Kết quả sự tuân thủ xuất đúng lô và theo FEFO thể hiện qua bảng 3.17 sau:
Bảng 3.17 Số thuốc kiểm tra xuất đúng lô và theo FEFO
Ngày Tổng số thuốc kiểm tra
Xuất đúng lô Xuất theo FEFO
Số thuốc Tỷ lệ % Số thuốc Tỷ lệ %
Kết quả từ bảng cho thấy cả 3 ngày kiểm tra tỷ lệ thuốc xuất đúng lô đều đạt 100% và tỷ lệ thuốc xuất theo FEFO cũng đạt 100% Điều này khẳng định việc tuân thủ nguyên tắc FEFO – hàng hết hạn trước xuất trước tại kho Dược Trung của Trung tâm được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định.
3.2.5 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Bảng 3.18 Số các khoản hàng kiểm kê khớp nhau của kho thuốc năm 2020
Số khoản kiểm kê Đúng, đủ khoản mục, số lượng
Thuốc giảm đau, hạ sốt, chống viêm không steroid 6 6 100
Thuốc điều trị gout, bệnh xương khớp 2 2 100
Hormon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết 5 5 100
Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid – base và các dung dịch tiêm truyền khác
Thuốc tác dụng trên đường hô hấp 6 6 100
Thuốc rối loạn tâm thần và tác động hệ thần kinh 8 8 100
Thuốc tác dụng với máu 1 1 100
Thuốc chống co giật, động kinh 4 4 100
Thuốc giảm đau, hạ sốt, chống viêm không steroid 5 5 100
Thuốc điều trị gout, bệnh xương khớp 2 2 100
Hormon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết 5 5 100
Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid – base và các dung dịch tiêm truyền khác
Thuốc tác dụng trên đường hô hấp 6 5 83.3
Thuốc rối loạn tâm thần và tác động hệ thần kinh 8 8 100
Thuốc tác dụng với máu 1 1 100
Thuốc chống co giật, động kinh 4 4 100
Qua hồi cứu số liệu đối chiếu giữa kho và kế toán dược vào tháng 3 và tháng 9, nhận thấy kiểm kê tồn kho không có sự chênh lệch đáng kể so với sổ sách thống kê Tuy nhiên, ở tháng 3 nhóm thuốc kháng sinh đạt tỉ lệ đúng 94,1% và ở tháng 9 nhóm thuốc tác dụng đường hô hấp đạt 83,3% số khoản mục không khớp so với sổ sách Nguyên nhân là các nhóm thuốc có cùng hàm lượng nhưng có nhiều quy cách đóng gói khác nhau nên dễ nhầm lẫn; kho đã kiểm tra và điều chỉnh lại đúng số lượng các khoản mục theo sổ sách.
3.2.6 Số thuốc hết hạn trong năm 2020
Bảng 3.19 Số thuốc hết hạn trong năm 2020 Đơn vị: VNĐ
TT Tên thuốc Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
17 Nước cất 5ml Ống 40 850 34.000 V Ống
TT Tên thuốc Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Trong năm 2020, TTYT đã hủy 31 thuốc hết hạn trong cơ số cấp cứu tại các đơn vị với tổng giá trị 4.468.549 đồng; theo phân loại VEN, thuốc sống còn (V) chiếm 42% với 13 loại, thuốc thiết yếu (E) chiếm 35,5% với 11 loại và thuốc không thiết yếu (N) chiếm 22,5% với 7 loại Những thuốc hết hạn được thu hồi từ tủ thuốc cấp cứu của TYT và phòng khám đa khoa hai lần mỗi năm và được hủy vào một đợt cuối năm Để bảo đảm công tác khám chữa bệnh, cơ số cấp cứu là cơ số thiết yếu cần có của đơn vị, tuy nhiên hàng năm số lượng và chủng loại thuốc cấp cứu hết hạn hủy vẫn nhiều, vì vậy cần điều chỉnh cơ số phù hợp nhất với đơn vị, luân chuyển hạn với những thuốc sẵn có cùng chủng loại thuộc các chương trình khác để tránh lãng phí.
Trong năm 2020, kho không có hàng trả về Trường hợp có hàng thu hồi được đưa về kho, chúng sẽ được bảo quản riêng và dán nhãn để phân biệt với khu vực bảo quản hàng đạt chất lượng; quá trình quản lý và xử lý hàng thu hồi sẽ được tiến hành theo các bước quy định.
Đối với các loại thuốc thu hồi từ các đơn vị trực thuộc trung tâm y tế khi không còn nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, các loại thuốc này được đưa vào danh mục hàng thường xuyên để cấp phát cho các đơn vị khác trong hệ thống y tế Việc này giúp tối ưu nguồn lực, giảm lãng phí và đảm bảo thuốc được phân phối đầy đủ, đúng thời điểm cho các đơn vị cần thiết.
Đối với các thuốc trả về không đạt chất lượng, quy trình xử lý bắt đầu bằng việc báo cáo lên Ban Giám đốc thông qua Hội đồng thuốc và điều trị; sau đó tiến hành thủ tục thanh lý theo quy định Khi có quyết định hủy được cấp có thẩm quyền ban hành, thực hiện xuất sổ và tiến hành hủy thuốc theo đúng quy trình.
3.2.8 Thời gian hết thuốc trong kho
Bảng 3.20 Số ngày hết thuốc của một số loại thuốc trong năm 2020
STT Tên thuốc-Hàm lượng Đơn vị
30/70-100IU/ml Lọ 15 Từ 10/10 đến 25/10
2 Lostad HCT 50/12,5mg Viên 19 Từ 2/11 đến 21/11
Có 4 loại thuốc bị hết trong năm tập trung vào quý IV năm 2020, và các loại thuốc hết là thuốc thuộc nhóm tăng huyết áp, đái tháo đường Thuốc có số ngày hết nhiều nhất là Lostad với thời gian 19 ngày hết thuốc Tuy hết thuốc nhưng tất cả các loại thuốc trên đều có những thuốc khác cùng nhóm dược lý thay thế.