Thời gian thuốc dự trữ trong kho qua các tháng trong năm 2019 theo một số nhóm tác dụng dược lý .... Thời gian thuốc dự trữ qua các tháng theo một số nhóm tác dụng dược lý năm 2019 ....
TỔNG QUAN
Tổng quan về dự trữ thuốc
Việc dự trữ thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu điều trị và đảm bảo tính kinh tế trong tồn trữ thuốc Dự trữ thuốc đảm bảo nguồn cung nhanh chóng và hiệu quả cho các cơ sở y tế, phục vụ nhu cầu khám chữa bệnh của người dân và giảm thiểu gián đoạn cung ứng Mục tiêu là tối ưu chi phí lưu kho, vận chuyển và quản lý thuốc, từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe.
1.1.1 Sự cần thiết phải dự trữ thuốc trong kho
- Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng
Các nhà quản lý cần lập kế hoạch tồn kho hợp lý để tối ưu chi phí và tránh tồn đọng thuốc quá lâu Dự trữ thuốc với số lượng lớn có thể làm tăng chi phí bảo quản và gây áp lực lên nguồn lực điều trị có hạn Vì vậy, quản lý tồn kho hiệu quả phải cân đối giữa nhu cầu điều trị và khả năng tài trợ, tối ưu lượng thuốc tồn kho nhằm giảm thiểu lãng phí và đảm bảo hoạt động bảo quản diễn ra thông suốt trong điều kiện ngân sách hạn chế.
Duy trì niềm tin vào hệ thống chăm sóc sức khỏe phụ thuộc vào độ ổn định của nguồn cung và khả năng đáp ứng dịch vụ y tế Khi tình trạng hết hàng diễn ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất niềm tin vào khả năng phòng ngừa và chữa trị của hệ thống cung ứng chăm sóc sức khỏe Điều này làm giảm sự tham gia của người dân và ảnh hưởng đến hiệu quả chăm sóc sức khỏe cộng đồng Vì vậy, cần tăng cường quản lý dự trữ, đảm bảo thuốc và thiết bị y tế thiết yếu có sẵn tại các cơ sở y tế, và cung cấp thông tin minh bạch về tình trạng cung ứng để duy trì niềm tin và nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe.
1.1.2 Nhập hàng và kiểm soát hàng
Để bảo đảm an toàn và tuân thủ pháp luật, cơ sở phải thiết lập và thực thi các quy định cùng biện pháp để chỉ mua thuốc từ các cơ sở cung cấp đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về dược phẩm Mọi loại thuốc được lưu hành và sử dụng tại cơ sở phải có giấy phép lưu hành và được cấp phép sử dụng, đảm bảo nguồn gốc hợp pháp, chất lượng và sự phù hợp với các quy định hiện hành.
Khi nhận thuốc, mỗi lô hàng phải được kiểm tra đối chiếu với lệnh mua hàng và xác nhận tình trạng vật lý của từng thùng, đảm bảo thông tin trên nhãn như số lô, loại thuốc, số lượng và nhà sản xuất khớp với lệnh Quá trình này bao gồm kiểm tra kỹ nhãn mác và đối chiếu với đơn đặt hàng để phát hiện sai lệch và ghi nhận ngay các bất thường Việc kiểm tra đầy đủ giúp đảm bảo hàng nhập kho đúng chủng loại, đủ số lượng và tuân thủ các quy định an toàn và chất lượng.
Khi nhận hàng, cần tiến hành đối chiếu giữa hóa đơn, thực tế và kết quả thầu về các chi tiết của từng mặt hàng như tên thuốc, tên hóa chất, nồng độ (hàm lượng), đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, số lô, đơn giá, hạn dùng, hãng sản xuất và nước sản xuất [5].
Cần có quy định và biện pháp sao cho thuốc bị loại bỏ không thể sử dụng lại Các sản phẩm này phải được bảo quản tách biệt khỏi các loại thuốc khác trong suốt thời gian chờ hủy hoặc gửi trả cho nhà cung cấp nhằm ngăn ngừa nhầm lẫn và đảm bảo an toàn cho người dùng Quản lý thuốc bị loại bỏ bao gồm thực hiện quy trình kiểm tra, ghi nhận và vận chuyển đúng quy định để hủy bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp.
Việc định kỳ đối chiếu thuốc trong kho nhằm kiểm soát hạn dùng và đối chiếu lượng thuốc còn lại với số liệu trên phiếu theo dõi xuất nhập thuốc, đảm bảo tính khớp giữa tồn kho và hồ sơ quản lý Quá trình này giúp cập nhật tồn kho, tăng cường an toàn cho người dùng và nâng cao hiệu quả quản lý thuốc Đối chiếu nên được thực hiện theo từng lô thuốc và chỉ khi lô đó được sử dụng hết mới tiến hành đối chiếu, nhằm đảm bảo dữ liệu theo dõi xuất nhập tồn đầy đủ và chính xác.
Mọi sai lệch và thất thoát khi đối chiếu số lượng thuốc lưu kho phải được điều tra theo quy trình cụ thể để xác định nguyên nhân, có thể là do nhầm lẫn, do xuất nhập chưa đúng hoặc do trộm cắp thuốc Kết quả điều tra được ghi nhận đầy đủ và cung cấp bằng chứng cho các biện pháp xử lý, đồng thời sổ sách ghi chép về các cuộc điều tra này phải được lưu trữ và có thể tra cứu theo quy định [5].
- Chỉ được xuất kho, cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn hạn sử dụng
- Các thuốc đang trong quá trình biệt trữ phải được người chịu trách nhiệm về chất lượng cho phép mới được xuất kho [7]
- Thuốc thường xuyên kiểm tra hạn dùng, hạn dùng ngắn xuất trước
- Các lô thuốc phải được cấp phát theo nguyên tắc:
+ FEFO (First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước
+ FEFO (First Expires First Out): Hết hạn dùng trước thì xuất trước
VB Hết hạn trước nhất VA Hết hạn trước VC
Hình 1.1 Nguyên tắc FEFO 1.1.4 Thuốc trả về và thu hồi
Thuốc trả về phải được bảo quản ở khu vực riêng biệt và được dán nhãn phân biệt rõ ràng để nhận diện nhanh chóng Việc cấp phát lại các thuốc này chỉ được thực hiện sau khi đã xem xét và đánh giá chất lượng, nhằm đảm bảo an toàn cho người sử dụng theo quy định [7].
Thuốc bị thu hồi theo thông báo của cơ quan quản lý đòi hỏi nhà sản xuất và nhà cung cấp ngừng cấp phát, cách ly và bảo quản tại khu vực biệt trữ có dán nhãn phân biệt Các bên liên quan phải duy trì đầy đủ điều kiện bảo quản cho đến khi trả lại thuốc cho nhà cung cấp hoặc cho đến khi có quyết định cuối cùng về việc xử lý thuốc đã thu hồi.
1.1.5 Các mức dự trữ kho
Các nhà quản lý cần xây dựng cơ sở tồn kho thuốc hợp lý, đảm bảo tính kinh tế và tối ưu hóa chi phí điều trị Việc cân đối tồn kho giúp ngăn ngừa tồn đọng thuốc kéo dài, cải thiện công tác bảo quản và giảm thiểu rủi ro do bảo quản không đạt yêu cầu Trong điều kiện ngân sách điều trị có hạn, quản lý tồn kho chặt chẽ giúp tránh dư thừa và thiếu hụt thuốc, bảo toàn nguồn lực và nâng cao hiệu quả sử dụng thuốc.
Số tiêu thụ trung bình tháng
Mức tồn kho phụ thuộc vào mức tiêu thụ trung bình của từng mặt hàng, nhưng tiêu thụ hàng tháng có thể biến động và thời gian nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi Do đó, các hệ thống cung ứng thuốc thường duy trì tồn kho an toàn ở mức cao hơn tối thiểu, đặc biệt với các mặt hàng thiết yếu, để đối phó với sự biến động của tiêu thụ và chu kỳ giao hàng.
Quản lý tồn kho dược phẩm tại các kho được cân đối giữa dự trữ thuốc tối đa và dự trữ tối thiểu: mức dự trữ tối đa được thiết lập ở mức vừa đủ để tránh dư thừa và lãng phí, trong khi mức dự trữ tối thiểu được duy trì ở mức đủ cao nhằm đảm bảo cung ứng thuốc kịp thời khi nhu cầu khám chữa bệnh tăng lên và việc nhận hàng có thể gặp chậm.
Mức tồn kho an toàn được quy định như sau:
Số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa, số tồn kho an toàn
+ Mức tồn kho tối thiểu là 1-2 tháng
+ Mức tồn kho tối đa là 2-3 tháng
+ Mức tồn kho an toàn là 2 tháng [7]
Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì lượng dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung bình/tháng [7]
Lượng dự trữ bảo hiểm được duy trì nhằm đề phòng các biến động như giá USD tăng, theo dõi mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu và dự phòng cho trường hợp hợp đồng cũ đã hết hiệu lực nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu [7] Điều này giúp đảm bảo nguồn lực và chu trình nhập khẩu không bị gián đoạn.
Thực trạng công tác dự trữ thuốc tại một số bệnh viện, trung tâm y tế tại Việt Nam
1.2.1 Dự trữ thuốc Để phục vụ cho nhu cầu điều trị, chăm sóc sức khỏe người dân ngày càng tốt hơn Các cơ sở y tế khám chữa bệnh cần xây dựng, lập dự trù cơ số thuốc tồn kho hợp lý, an toàn, hiệu quả, phù hợp với kinh phí của đơn vị Nhưng trên thực tế chưa có bệnh viện, trung tâm y tế nào thực hiện được Thực tế cho thấy qua khảo sát một số bệnh viện và trung tâm y tế giá trị tồn kho trung bình/tháng sử dụng thường ở mức tồn kho tối thiểu, năm 2014, tại tỉnh Kiên Giang, Bệnh viện đa khoa huyện An Minh, giá trị tồn kho trung bình là 1,9 tháng sử dụng
Các dữ liệu về tồn trữ thuốc tại các cơ sở y tế cho thấy mức tồn trữ theo tháng khác nhau giữa các năm và địa phương: tại Bệnh viện đa khoa huyện Phú Quốc tồn trữ thuốc 1,83 tháng; năm 2014 tại Trung tâm y tế huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái tồn trữ thuốc 1,55 tháng; năm 2015 tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận tồn trữ thuốc 1,4 tháng; năm 2016 tại Trung tâm y tế thành phố Thái Nguyên tồn trữ thuốc 3,2 tháng; năm 2019 tại Trung tâm y tế quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng tồn trữ thuốc 0,9 tháng.
Vào năm 2019, tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Tiệp ở thành phố Hải Phòng, lượng thuốc tồn trữ tương đương 1,53 tháng so với nhu cầu Theo kết quả các nghiên cứu, các nhóm thuốc có giá trị tồn kho lớn nhất trong năm và trong tháng gồm kháng sinh, vitamin, dịch truyền, nhóm tiêu hóa và nhóm tim mạch Việc dự trữ hàng trong kho thường không dựa trên một công thức chung mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm; hàng hết lượng đã trúng thầu BHYT cũng ảnh hưởng đến mức tồn kho Điều kiện môi trường bảo quản ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thuốc.
Các thuốc khi được nhập vào kho cần được tuân theo yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất
1.2.2 Thời gian hết thuốc trong kho
Ở hầu hết các bệnh viện và một số trung tâm y tế đều có hiện tượng hết thuốc trong kho, thời gian hết thuốc không tập trung tại một thời điểm mà trải đều theo các tháng trong năm; tuy nhiên một số loại thuốc hết sẽ được thay thế bằng nhóm tác dụng dược lý khác Ví dụ tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang, năm 2015 số ngày hết thuốc nhiều nhất là 73 ngày [9], còn trong năm 2016, số ngày hết thuốc nhiều nhất tại Trung tâm y tế thành phố Thái Nguyên – tỉnh Thái Nguyên là 13 ngày [10].
Trong năm 2018, Bệnh viện đa khoa huyện Mai Sơn (tỉnh Sơn La) ghi nhận tình trạng hết thuốc kéo dài với mức cao nhất 40 ngày Tại kho Quân y, Phòng hậu cần, Sư đoàn 367, Quân chủng Phòng không - Không quân cũng ghi nhận số ngày hết thuốc lớn nhất là 57 ngày Sang năm 2019, tại Trung tâm Y tế Quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng, số ngày hết thuốc nhiều nhất là 165 ngày và ít nhất là 14 ngày; tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Tiệp thành phố Hải Phòng, số ngày hết thuốc nhiều nhất là 151 ngày Các thuốc này không hết tập trung vào một thời điểm nhất định mà rải rác từ tháng 1 đến tháng 12, tuy nhiên trong kho vẫn còn có các thuốc cùng nhóm dược lý thay thế để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh tại đơn vị. -**Support Pollinations.AI:** -🌸 **Ad** 🌸Powered by Pollinations.AI free text APIs [Support our mission](https://pollinations.ai/redirect/kofi) to keep AI accessible for everyone.
1.2.3 Sự tuân thủ xuất thuốc theo FEFO
Hàng hóa nhập kho hiện tuân thủ FEFO với khoảng 95% đúng, nhưng từ Kho 706 vẫn có trường hợp không tuân FEFO do yếu tố khách quan; ví dụ Glucose 5% 500ml có một lần nhập sai, tỷ lệ không đúng đạt 9,1% theo đề tài nghiên cứu của đồng chí Trần Thị Hoa tại kho Quân y, Phòng hậu cần, Sư đoàn 367, Quân chủng Phòng không năm 2018 [14] Trong khi đó, tại Trung tâm Y tế quận Hồng Bàng, Hải Phòng năm 2019 tỷ lệ xuất thuốc theo FEFO đạt 100% [8] Tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Tiệp thành phố Hải Phòng năm 2019, phân tích 10 mặt hàng cho thấy có mức độ tuân thủ FEFO khác nhau giữa các mặt hàng.
8 mặt hàng với tỷ lệ phiếu xuất theo FEFO đạt 100%, có 02 mặt hàng có tỷ lệ phiếu xuất theo FEFO là 96,8% [21] Tại Trung tâm Y tế Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh năm 2018, khảo sát số lần xuất kho theo nguyên tắc FEFO của 10 mặt hàng là 100% [17] Tại Trung tâm Y tế quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, thông tin liên quan đến FEFO được đề cập trong cùng nghiên cứu.
Năm 2018, qua khảo sát 9 loại thuốc và vắc xin, cho thấy vẫn chưa tuân thủ hoàn toàn nguyên tắc FEFO trong quản lý tồn kho Đối với 2 loại thuốc điều trị HIV/AIDS, một số phiếu xuất kho có hạn sử dụng dài hơn so với thuốc cùng loại còn tồn kho, đạt tỷ lệ 75–80% Tương tự, thuốc lao cho thấy tỷ lệ vi phạm FEFO ở mức khoảng 80% Các loại thuốc và vắc xin còn lại được đánh giá là tuân thủ FEFO [16].
1.2.4 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Theo nghiên cứu của đồng chí Trần Thị Hoa kho Quân y, Phòng hậu cần,
Kiểm kê đột xuất năm 2018 của Sư đoàn 367, Quân chủng Phòng không - Không quân cho thấy tồn kho thực tế và sổ sách có sự chênh lệch không đáng kể, nhưng nhóm tiêm truyền ghi nhận mức lệch cao nhất lên tới 85,7% do đặc thù mặt hàng dễ vỡ; nhóm thuốc trị KST và thuốc chống nhiễm khuẩn có mức chênh lệch 96,2%, nguyên nhân chủ yếu là do thủ kho trong quá trình cấp phát nhầm lẫn dẫn đến thiếu thuốc.
Trong năm 2019 tại Trung tâm Y tế Quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng, sau hai tháng kiểm tra thẻ kho và rà soát báo cáo xuất nhập tồn từ ngày 30/6/2019 và ngày 31/12/2019 của kho chính, đã tiến hành đối chiếu giữa sổ sách thẻ kho, thống kê dược và thủ kho chính với kiểm tra hàng thực tế trong kho Kết quả cho thấy các khoản hàng kiểm kê trong kho đều đúng và đầy đủ các mục, số lượng thuốc khớp với sổ sách và thực tế, khớp nhau giữa sổ sách và thực tế [8].
Ở Bệnh viện Hữu nghị Việt Tiệp, thành phố Hải Phòng, trong năm 2019, kết quả kiểm kê tại các kho của khoa Dược cho thấy tỷ lệ số lượng đúng và đầy đủ ở các kỳ kiểm kê luôn ở mức cao Điều này cho thấy các thủ kho được phân công có kỹ năng và kinh nghiệm quản lý kho, nắm vững quy trình kiểm kê và vận hành tồn kho, từ đó giảm thiểu thất thoát và nhầm lẫn ở mức thấp nhất Kết quả kiểm kê tích cực cũng cho thấy hiệu quả quản lý kho thuốc của viện, tăng cường tính chính xác trong tồn kho và đảm bảo nguồn cung thuốc cho người bệnh được duy trì liên tục.
Vài nét cơ bản về bệnh viện Quân Y 175
Bệnh viện quân y 175 – Bộ Quốc phòng được thành lập 26/5/1975 – Tiền thân từ ba bệnh viện : K116; K72; K59 và một số đội điều trị Bệnh viện Quân
Bệnh viện Quân y 175 luôn nhận và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, với những thành tích đặc biệt xuất sắc trong khám bệnh, thu dung, điều trị, phục vụ chiến đấu và bảo vệ Tổ quốc ở biên giới Tây Nam cũng như trên trường quốc tế tại Campuchia; ngày 23 tháng 3 năm 1989, Bệnh viện vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, và nhiều cán bộ chiến sĩ cùng công chức quốc phòng của đơn vị được tặng thưởng huân, huy chương các loại; nhiều cá nhân trong tập thể Bệnh viện đã được Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang, Thầy thuốc nhân dân và Thầy thuốc ưu tú.
1.3.2 Vị trí, nhiệm vụ của bệnh viện
Bệnh viện Quân y 175 – Bộ Quốc Phòng là cơ sở y tế quân đội đặt tại 786 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, hoạt động dưới sự lãnh đạo và chỉ huy trực tiếp về mọi mặt của Đảng ủy Quân sự Trung ương và nhận sự chỉ đạo từ Bộ Quốc Phòng.
Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng là bệnh viện chiến lược tuyến cuối và là trung tâm y học quân sự phía Nam, có nhiệm vụ sẵn sàng phục vụ chiến đấu và ứng phó các tình huống đột xuất, cứu hộ cứu nạn và thảm họa; đảm bảo công tác quân y cho biển đảo, thu dung, cấp cứu, điều trị và phục vụ thương binh, bệnh binh và Nhân dân Bên cạnh đó, bệnh viện thực hiện công tác chỉ đạo tuyến và tham gia đào tạo – nghiên cứu khoa học.
1.3.2.3 Mô hình tổ chức của Bệnh viện Quân y 175
Hình 1.2 Mô hình tổ chức Bệnh viện Quân Y 175
Bệnh viện có đội ngũ cán bộ nhân viên có tay nghề cao, được đào tạo bài bản trong và ngoài nước và có nhiều năm kinh nghiệm thăm khám, chẩn đoán, tư vấn, chăm sóc và điều trị Gồm các tiến sĩ, thạc sĩ và bác sĩ chuyên khoa cấp I, II; cùng đội ngũ điều dưỡng và kỹ thuật viên có trình độ từ cao đẳng đến đại học Các cán bộ quản lý các viện, khoa, phòng ban và trung tâm đều có trình độ sau đại học trở lên.
1.3.3 Vài nét về khoa Dược – Bệnh viện Quân Y 175
- Quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công tác dược trong bệnh viện
- Đảm bào cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc, Vật tư tiêu hao và hóa chất có chất lượng
- Tư vấn, giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong chăm sóc sức khỏe, cần lập kế hoạch và cung ứng thuốc nhằm đảm bảo đủ số lượng và chất lượng cho các nhu cầu cấp cứu, thu dung và điều trị, đồng thời đáp ứng các tình huống đột xuất như phòng chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa và sự sẵn sàng chiến đấu khi có yêu cầu.
- Quản lý, theo dõi việc nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị và nhu cầu đột xuất khác khi có yêu cầu
- Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị
- Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc GSP
Thực hiện công tác dược lâm sàng, cung cấp thông tin và tư vấn về sử dụng thuốc cho người bệnh Tham gia công tác cảnh giác dược và theo dõi, báo cáo các tác dụng không mong muốn của thuốc để nâng cao an toàn dược phẩm và chất lượng điều trị.
- Quản lý, theo dõi việc thực hiện quy chế chuyên môn về Dược tại các khoa trong bệnh viện
- Nghiên cứu khoa học và đào tạo, là cơ sở thực hành của các trường Đại học, cao đẳng và trung học về dược
Phối hợp chặt chẽ giữa khoa cận lâm sàng và lâm sàng để theo dõi, kiểm tra và đánh giá việc sử dụng thuốc an toàn và hợp lý, đặc biệt là kháng sinh, đồng thời giám sát tình trạng kháng kháng sinh trong bệnh viện.
- Tham gia chỉ đạo tuyến
- Tham gia hội chẩn khi được yêu cầu
- Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc
- Quản lý hoạt động của Nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định
- Thực hiện nhiệm vụ cung ứng, theo dõi, quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo về vật tư y tế tiêu hao (bông, băng, cồn, gạc) khí y tế
1.3.3.3 Cơ cấu nhân lực khoa dược
Tổng số có 63 cán bộ: 26 Dược sỹ sau đại học và đại học và 29 cao đẳng Dược được còn lại là DSTH và hộ lý chia làm 4 bộ phận:
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân lực khoa Dược
STT Trình độ chuyên môn Số lượng Tỷ lệ (%)
LÃNH ĐẠO CHỈ HUY KHOA
BAN PHA CHẾ SX THUỐC
BAN KHO BẢO ĐẢM CẤP PHÁT
Hành chính, thống kê và thanh quyết toán
Hoạt động dược lâm sàng và thông tin thuốc
Pha chế một số thuốc dùng ngoài
Bảo đảm thuốc cấp phát cho các đối tượng
Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức khoa Dược Bệnh viện Quân y 175
1.4 Tính cấp thiết của đề tài Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo lượng thuốc dự trữ sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí Việc dự trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí tồn trữ thuốc Để giảm chi phí trong việc dự trữ thuốc, bệnh viện phải duy trì mức dự trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời
Xuất phát từ những vấn đề trên, với mong muốn góp phần vào hoàn thiện trong tổ chức và quản lý dự trữ thuốc phù hợp với tình hình, nhiệm vụ hiện nay, chúng tôi tiến hành thực hiện đề tài này nhằm phân tích về thực trạng dự trữ thuốc tại bệnh viện Quân Y 175 năm 2019, từ đó đưa ra lượng dự trữ thuốc phù hợp, nhằm cân bằng chi phí và nhu cầu về sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho công tác khám chữa bệnh.
Tính cấp thiết của đề tài
ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 Đối tượng, thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Danh mục thuốc tại kho Dược tổng hợp– Khoa Dược – Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc Phòng (từ 1/1/2019 đến 31/12/2019)
- Công tác hoạt động dự trữ thuốc của kho Dược tổng hợp – Khoa Dược - Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc phòng năm 2019
2.1.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: từ 1/1/2019 đến 31/12/2019
- Thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu: 1/2022 đến 5/2022
- Địa điểm nghiên cứu: Bệnh viện Quân Y 175
Mô tả hồi cứu số liệu kết hợp với khảo sát
2.2.2 Xác định các biến số nghiên cứu
Bảng 2.2 Các biến số nghiên cứu
TT Tên biến Định nghĩa – Giá trị biến Loại biến Cách thu thập
Nhóm các biến số phân tích lượng thuốc dự trữ của một số nhóm thuốc tại Bệnh viện Quân Y 175 năm 2019
Giá trị xuất nhập tồn thuốc tồn kho theo tháng trong năm 2019
Giá trị nhập, xuất, tồn của thuốc tính theo tháng trong năm 2019
Biến dạng số Tài liệu sẵn có
2 Giá trị sử dụng thuốc tồn qua các
Thời gian sử dụng thuốc tồn theo từng tháng của Biến dạng số Tài liệu sẵn có
ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng, thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Danh mục thuốc tại kho Dược tổng hợp– Khoa Dược – Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc Phòng (từ 1/1/2019 đến 31/12/2019)
- Công tác hoạt động dự trữ thuốc của kho Dược tổng hợp – Khoa Dược - Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc phòng năm 2019
2.1.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: từ 1/1/2019 đến 31/12/2019
- Thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu: 1/2022 đến 5/2022
- Địa điểm nghiên cứu: Bệnh viện Quân Y 175
Phương pháp nghiên cứu
Mô tả hồi cứu số liệu kết hợp với khảo sát
2.2.2 Xác định các biến số nghiên cứu
Bảng 2.2 Các biến số nghiên cứu
TT Tên biến Định nghĩa – Giá trị biến Loại biến Cách thu thập
Nhóm các biến số phân tích lượng thuốc dự trữ của một số nhóm thuốc tại Bệnh viện Quân Y 175 năm 2019
Giá trị xuất nhập tồn thuốc tồn kho theo tháng trong năm 2019
Giá trị nhập, xuất, tồn của thuốc tính theo tháng trong năm 2019
Biến dạng số Tài liệu sẵn có
2 Giá trị sử dụng thuốc tồn qua các
Thời gian sử dụng thuốc tồn theo từng tháng của Biến dạng số Tài liệu sẵn có
TT Tên biến Định nghĩa – Giá trị biến Loại biến Cách thu thập tháng trong năm theo nhóm tác dụng dược lý nhóm tác dụng dược lý
Thời gian sử dụng thuốc tồn kho theo tháng trong năm 2019
Là giá trị về thời gian sử dụng thuốc tồn từng tháng trong năm 2019 Biến dạng số Tài liệu sẵn có
4 Giá trị xuất nhập tồn trung bình
Giá trị thuốc tồn trong từng tháng Biến dạng số Tài liệu sẵn có
Thời gian hết thuốc thuốc trong năm 2019
Xác định tổng số ngày có tồn kho bằng không của mười loại thuốc trong khoảng thời gian từ
Biến dạng số Tài liệu sẵn có
Tuân thủ nguyên tắc xuất thuốc theo FEFO
Là số khoản mục nhập xuất theo FEFO (Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước) của 10 loại thuốc có trong kho
Biến phân loại (Đúng/không đúng)
Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Số khoản đúng, đủ thông qua các lần kiểm kê, thẻ kho trong kỳ (1/1/2019- 31/12/2019)
Biến dạng số Tài liệu sẵn có
Nhóm biến số kiểm soát tồn kho bằng phương pháp phân tích ABC, VEN và ma trận ABC/VEN
TT Tên biến Định nghĩa – Giá trị biến Loại biến Cách thu thập
1 Số lượng tồn kho của mỗi thuốc
Là số khoản mục và giá trị của từng nhóm thuốc tồn kho loại A, nhóm thuốc B, nhóm thuốc C
Biến Phân loại Tài liệu sẵn có
2 Đơn giá trúng thầu của mỗi thuốc
Là đơn giá trúng thầu của mỗi thuốc Biến dạng số Tài liệu sẵn có
Là số khoản mục và giá trị của từng nhóm thuốc tồn kho loại V, nhóm thuốc E, nhóm thuốc N
Biến Phân loại Tài liệu sẵn có
2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu
2.2.3.1 Kỹ thuật thu thập số liệu và công cụ thu thập số liệu
* Kỹ thuật thu thập số liệu:
Để thực hiện thu thập dữ liệu có hệ thống, sử dụng các tài liệu sẵn có từ hồ sơ lưu trữ trên phần mềm ehospital 4.0 của Bệnh viện và các file Excel được lưu tại khoa Dược Các tài liệu cần thu thập dựa trên hai nguồn dữ liệu này và sẽ được xác định rõ trong quy trình, nhằm đảm bảo tính đầy đủ, tính xác thực và dễ tra cứu cho quá trình phân tích và tổng hợp thông tin.
- Báo cáo xuất nhập tồn thuốc năm 2019
- Báo cáo kiểm kê cuối tháng, tổng kiểm kê 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, nhật ký giao hàng, các phiếu xuất hàng và nhập hàng trong năm 2019
* Công cụ thu thập số liệu:
Thiết kế bộ công cụ thu thập số liệu là biểu mẫu thu thập số liệu (trên phần mềm Microsoft Excel 2016) gồm 01 biểu mẫu:
- Mẫu số 1: Biểu mẫu thu thập giá trị tiền thuốc xuất nhập tồn trong kho tổng năm 2019
- Mẫu số 2: Biểu mẫu thu thập giá trị sử dụng thuốc tồn qua các tháng theo nhóm tác dụng dược lý
- Mẫu số 3: Biểu mẫu thu thập số ngày hết thuốc của một số thuốc trong năm 2019
- Mẫu số 4: Biểu mẫu thu thập thuốc xuất kho theo nguyên tắc FEFO tại kho dược tổng hợp trong năm 2019
2.2.3.2 Quá trình thu thập số liệu
Để hồi cứu báo cáo xuất nhập tồn một cách hiệu quả, cần xác định tổng giá trị thuốc tồn kho đầu tháng so với cuối tháng và phân tích thời gian sử dụng thuốc tồn qua các tháng của năm 2019, từ đó nắm được biến động tồn kho và vòng quay thuốc Kết quả sẽ hỗ trợ dự báo nhu cầu nhập hàng, tối ưu quản lý tồn kho và cân đối chi phí thuốc cho năm 2019.
Từ đó xác định giá trị thuốc tồn kho trung bình, tháng có giá trị tiền thuốc tồn kho cao nhất và thấp nhất
Để hồi cứu báo cáo xuất nhập tồn, bài viết xác định giá trị thời gian sử dụng thuốc tồn kho theo từng nhóm tác dụng dược lý trong năm 2019 Bằng việc phân tích các tháng có giá trị tiền thuốc tồn kho cao nhất và thấp nhất, chúng tôi ước tính giá trị thời gian sử dụng thuốc tồn kho trung bình cho mỗi nhóm thuốc và từ đó đánh giá mức độ tiêu thụ cũng như vòng quay tồn kho Kết quả cho thấy sự biến động theo tháng ở từng nhóm thuốc ảnh hưởng đến chiến lược nhập hàng và quản lý tồn kho, từ đó hỗ trợ tối ưu hóa nguồn lực, chi phí và hiệu quả vận hành trong năm 2019.
Qua hồi cứu theo dõi trên thẻ kho, dữ liệu được thu thập để đánh giá việc thực hiện nguyên tắc quản lý xuất-nhập theo FEFO (Hạn dùng ngắn xuất trước) dựa trên đối chiếu số lô và hạn dùng của lô đã nhập với số lô và hạn dùng của thuốc đã xuất tại các kho lẻ cho 20 loại thuốc trong năm 2019 Kết quả cho thấy mức độ tuân thủ FEFO và cho phép xác định số lần xuất bán cùng tỷ lệ tuân thủ, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả quản lý tồn kho và rủi ro liên quan đến hạn dùng.
Để đánh giá chênh lệch tồn kho, cần hồi cứu biên bản kiểm kê và thẻ kho nhằm so sánh số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho theo sổ sách cho các mặt hàng được phân theo nhóm tác dụng dược lý năm 2019 Việc hồi cứu báo cáo kiểm kê và thẻ kho giúp xác định mức chênh lệch, nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng để cải thiện tính chính xác của quản lý tồn kho Quá trình này được thực hiện hai lần trong năm 2019, vào tháng 6 và tháng 12, nhằm đảm bảo sự nhất quán giữa tồn kho thực tế và ghi nhận trên sổ sách Kết quả của quá trình hồi cứu cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu quả quản lý tồn kho theo nhóm tác dụng dược lý và hỗ trợ quyết định điều chỉnh quy trình kiểm kê và quản trị tồn kho.
- Danh mục dự trữ thuốc kho dược Tổng hợp năm 2019 trên báo cáo xuất nhập tồn, thẻ kho
- Báo cáo sử dụng thuốc xuất, nhập, tồn của từng tháng trong năm 2019
2.2.5 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu
2.2.5.1 Phương pháp xử lý số liệu
Số liệu sau khi thu thập được đưa nhập vào phần mềm Microsof Excel
Tiến hành điền vào phụ lục theo biểu mẫu đã thiết kế sẵn Dữ liệu được nhập bằng Microsoft Excel 2016 và kết quả được tính toán bằng các hàm tính toán có sẵn trong Excel để xác định xem số liệu đã khớp hay lệch ở đâu.
Số liệu sau khi đã được xử lý, làm sạch trên phần mềm Microsof Excel
2016, các số liệu sẽ được đưa vào phần mềm Microsof Word 2016 dưới dạng: + Thống kê số liệu
+ Sắp xếp số liệu tùy theo mục đích phân tích, chỉ tiêu nghiên cứu
+ Tính số lượng, giá trị và tỷ lệ % của từng biến
+ Trình bày kết quả bằng bảng tính, hình
Để xác định tổng giá trị thuốc tồn kho, phân tích tồn kho đầu tháng và tồn kho cuối tháng dựa trên báo cáo xuất nhập tồn và biên bản kiểm kê trong từng tháng sử dụng thuốc, nhằm đo đạc biến động tồn kho theo kỳ Dữ liệu này cho phép tính giá trị tồn kho ở hai thời điểm và so sánh để nhận diện thuốc có giá trị tồn kho cao nhất và thấp nhất mỗi tháng Việc rà soát định kỳ giúp tối ưu quản lý tồn kho thuốc, giảm rủi ro thất thoát và cải thiện hiệu quả kiểm kê Nội dung này tối ưu cho SEO với các từ khóa giá trị tồn kho thuốc, tồn kho đầu tháng, tồn kho cuối tháng, báo cáo xuất nhập tồn, biên bản kiểm kê và thuốc có tồn kho cao nhất thấp nhất.
+ Giá trị thuốc tồn cuối kỳ = Giá trị thuốc tồn đầu kỳ + giá trị thuốc nhập giá trị thuốc xuất trong kỳ
Xác định số lượng và giá trị thuốc tồn kho theo từng tháng trong kỳ để nắm bắt diễn biến tồn kho và phục vụ công tác quản lý hiệu quả Từ bảng dữ liệu này, tiến hành so sánh từng nhóm tác dụng dược nhằm xác định nhóm có số lượng tồn kho và giá trị tồn kho cao nhất cũng như thấp nhất Kết quả phân tích giúp tối ưu hóa luân chuyển hàng hóa, hạn chế tình trạng thâm hụt hoặc dư thừa và cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho thuốc.
+ Giá trị thuốc tồn cuối kỳ = Giá trị thuốc tồn đầu kỳ + giá trị thuốc nhập giá trị thuốc xuất trong kỳ
+ Sử dụng thuốc tồn theo nhóm tác dụng dược lý = thời gian sử dụng thuốc tồn = Giá trị thuốc tồn cuối kỳ/giá trị thuốc xuất trong kỳ
Trong cơ cấu hết thuốc cho năm, thực hiện chọn từ mười nhóm nghiên cứu, mỗi nhóm chọn một hoạt chất có cùng nồng độ, hàm lượng và dạng bào chế với giá trị xuất sử dụng cao nhất Dựa vào thẻ kho để tính số ngày tồn kho bằng không cho từng hoạt chất, từ đó đánh giá mức độ cấp thiết và ưu tiên các biện pháp bổ sung hoặc thay thế Dữ liệu này được tổng hợp thành bảng các thuốc thay thế nếu có nhằm đảm bảo nguồn cung liên tục, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho thuốc.
Tuân thủ nguyên tắc FEFO (Thuốc hết hạn trước xuất trước) là cơ sở quản lý thuốc hiệu quả Để đánh giá mức độ tuân thủ, tiến hành tính tổng số lần và tổng số lô xuất không tuân thủ FEFO dựa trên dữ liệu nhập-xuất-tồn trên phần mềm e.hospital và sổ theo dõi nhập, xuất hàng bất thường trong kỳ, đối với 10 thuốc đại diện các nhóm dược lý trong nghiên cứu; từ đó tính tỷ lệ phần trăm tuân thủ FEFO.
Kiểm kê tồn kho cho thấy số khoản hàng khớp giữa thực tế và sổ sách, phản ánh mức độ khớp giữa tồn kho và ghi nhận kế toán Trong 4 đợt kiểm kê hồi cứu diễn ra từ giữa năm đến cuối năm 2019, chúng tôi đã đánh giá sự đồng bộ của số lượng và các khoản mục hàng hóa Để đánh giá chi tiết, chúng tôi tính tỷ lệ phần trăm các khoản kiểm kê đúng, đầy đủ khoản mục và số lượng, từ đó đo lường độ chính xác của hệ thống quản lý kho so với sổ sách.
2.2.5.2 Phương pháp phân tích số liệu
Phân tích số liệu là so sánh kết quả thu được với các chỉ tiêu sau:
Trong năm 2019, giá trị tiền thuốc tồn tại kho tổng hợp được ghi nhận dưới dạng xuất nhập tồn, cho thấy tình hình cung ứng và chi phí thuốc ở mức toàn diện; giá trị này cho phép theo dõi cân đối nguồn lực thuốc và tối ưu quản lý tồn kho Đồng thời, giá trị sử dụng thuốc được theo dõi qua các tháng trong năm theo nhóm tác dụng dược lý, giúp nhận diện biến động tiêu thụ theo thời gian và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cũng như phân bổ ngân sách một cách hiệu quả cho từng nhóm thuốc.
+ Số ngày hết thuốc của một số thuốc trong năm 2019
+ Tuân thủ xuất thuốc theo nguyên tắc FEFO
+ Các khoản hàng tồn thực tế so với sổ sách
+ Phương pháp phân tích ABC
+ Phương pháp phân tích VEN
+ Phương pháp phân tích kết hợp ABC/VEN
* Phương pháp phân tích ABC:
Phân tích ABC được tiến hành theo 7 bước sau:
Bước 1: Liệt kê các sản phẩm thuốc
Bước 2: Điền các thông tin sau mỗi sản phẩm thuốc
- Đơn giá của mỗi sản phẩm (Sử dụng giá cho các thời điểm nhất định nếu sản phẩm có giá trị thay đổi theo thời gian)
- Số lượng tồn kho của các sản phẩm thuốc tại bệnh viện
Bước 3: Tính tiền cho mỗi sản phẩm bằng cách nhân đơn giá với số lượng sản phẩm, tổng số sẽ bằng tổng tiền của mỗi sản phẩm: pi = ci x 100/C
Bước 4: Tính % giá trị của mỗi sản phẩm bằng cách lấy của mỗi sản phẩm thuốc chia cho tổng số tiền
Sắp xếp các sản phẩm theo thứ tự phần trăm giá trị giảm dần Tính giá trị phần trăm tích lũy của tổng giá trị cho mỗi sản phẩm, bắt đầu với sản phẩm đầu tiên và cộng dồn với sản phẩm tiếp theo trong danh sách.
Bước 7: Phân hạng sản phẩm như sau:
- Hạng A: Gồm những sản phẩm chiếm 75 - 80% tổng giá trị tiền;
- Hạng B: Gồm những sản phẩm chiếm 15 - 20% tổng giá trị tiền;
- Hạng C: Gồm những sản phẩm chiếm 5 - 10 % tổng giá trị tiền;
Bước 8: Thông thường, sản phẩm hạng A chiếm 10 - 20% tổng số sản phẩm, hạng B chiếm 10 - 20% và còn lại là hạng C chiếm 60 - 80%
Ở bước 9, kết quả thu được có thể trình bày dưới dạng đồ thị bằng cách thể hiện phần trăm của tổng giá trị tích lũy trên trục tung và số sản phẩm (tương ứng với giá trị tích lũy đó) trên trục hoành Đồ thị này giúp người đọc dễ hình dung mối quan hệ giữa mức đóng góp tích lũy và số lượng sản phẩm, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa SEO khi mô tả các yếu tố đồ thị, trục tung, trục hoành, giá trị tích lũy và số lượng sản phẩm.
*Phương pháp phân tích VEN:
Phân tích VEN trong nghiên cứu được xây dựng trên DMTBV đã tổng hợp - HĐT & ĐT
Phân loại danh mục theo V, E, N Phân tích VEN gồm 6 bước:
Bước 1: Từng thành viên trong hội đồng sắp xếp các nhóm thuốc theo 3 loại V, E, N
Bước 2: Kết quả phân loại của các thành viên được tập hợp và thống nhất, sau đó hội đồng sẽ:
Bước 3: Lựa chọn và loại bỏ những thuốc phương án điều trị trùng lập
Bước 4: Xem xét những thuốc thuộc nhóm thuốc N và hạn chế mua hoặc loại bỏ những thuốc này trong trường hợp không còn nhu cầu điều trị
Bước 5: Xem lại số lượng mua dự kiến, mua các thuốc nhóm V, E trước nhóm N và đảm bảo thuốc nhóm V và E có một lượng dự trữ an toàn
Bước 6: Giám sát đơn đặt hàng và lượng tồn kho của nhóm V, E chặt chẽ hơn nhóm N
* Phân tích DMT đã phân loại V, E, N theo ABC
Trong quá trình phân tích dữ liệu thuốc, các thuốc loại V, E và N được xếp vào nhóm A và hình thành các nhóm phụ AV, AE và AN Tiếp đó, thực hiện tổng hợp số lượng và tính tỷ lệ phần trăm của số lượng cũng như giá trị sử dụng thuốc trong từng nhóm phụ, nhằm đánh giá chi tiết mức độ tiêu thụ của từng phân nhóm Kết quả cho thấy tổng số lượng và tổng giá trị sử dụng được phân bổ theo từng nhóm AV, AE và AN, giúp nhận diện các xu hướng tiêu dùng và hỗ trợ quyết định quản lý thuốc hiệu quả trong cơ sở y tế.
+ Tiếp tục làm như vậy với nhóm B, C thu được kết quả ma trận ABC/VEN.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Phân tích tồn kho năm 2019 bằng phân tích ABC, VEN và ma trận ABC/VEN
3.2.1 Phân tích tồn kho năm 2019 bằng phân tích ABC
Bảng 3.14 Kết quả phân tích ABC
TT Loại Số KM Tỷ lệ
Nhóm thuốc loại A có 290 khoản mục, chiếm 17,82% về số lượng và 79,93% tổng giá trị Các tỷ lệ về số khoản mục và giá trị của nhóm này đều nằm trong giới hạn cho phép.
Nhóm thuốc loại B có 391 khoản mục, chiếm 24,03% số khoản mục và 15,06% giá trị Mặc dù tỷ trọng giá trị nằm trong giới hạn cho phép, cần xem xét kỹ về số lượng khoản mục để đánh giá sự cân đối giữa số lượng và giá trị của nhóm này trong quản lý danh mục.
Nhóm thuốc loại C có 94 khoản mục, chiếm 58,14% về số khoản mục và 5,01% về giá trị Tỷ trọng về số khoản mục và giá trị của nhóm này đều nằm trong giới hạn cho phép.
Bảng 3.15 Thuốc có tỷ lệ giá trị tồn cao trong nhóm A, B, C năm 2019
Nhóm thuốc Tên thuốc Giá trị tồn
Tỷ lệ giá trị tồn (%)
Trong bảng giá trị tồn kho dược phẩm, thuốc có giá trị tồn cao nhất ở nhóm A là Flexbumin 20% với 12.972,5 triệu đồng, chiếm 2,86% Nhóm B có Piascledine với giá trị tồn kho 355,3 triệu đồng Nhóm C có Ticarlinat 1,6g với giá trị tồn kho 82,4 triệu đồng, chiếm 0,01%.
3.2.2 Phân tích tồn kho năm 2019 bằng phân tích VEN
Bảng 3.16 Phân tích VEN tại bệnh viện Quân Y 175 năm 2019
TT Loại Số KM Tỷ lệ
Trong quản trị danh mục thuốc tại bệnh viện, nhóm thuốc loại V 282 KM chiếm 17,33% số khoản mục Nhóm thuốc loại N là nhóm không thiết yếu nhưng có 231 khoản mục, chiếm 8,50% tổng kinh phí Bệnh viện cần hạn chế nhóm N và đồng thời rà soát lại thuốc loại E để xác định xem chúng có phải là nhóm N hay không nhằm giảm số lượng thuốc thuộc nhóm E khi không còn thiết yếu đối với bệnh viện Để thực hiện điều này, cần dựa vào ma trận phân tích ABC/VEN.
Bảng 3.17 Thuốc có giá trị tồn cao trong nhóm V, E, N năm 2019
Nhóm thuốc Tên thuốc Giá trị tồn
Tỷ lệ giá trị tồn (%)
3.2.3 Phân tích ma trận ABC/ VEN tại bệnh viện Quân Y 175 năm 2019
Bảng 3.18 Phân tích ma trận ABC/VEN tại bệnh viện
Khoản mục Giá trị tồn kho
Giá trị (triệu đồng) Tỉ lệ (%)
Nhóm thuốc loại I: AV + BV + CV + AE + AN = 512 loại, chiếm tỷ lệ 31,48%;
Thuốc Loại II: BE + CE + BN = 968 loại, chiếm tỷ lệ 59,49%,;
Thuốc Loại III: CN = 147 loại, chiếm tỷ lệ 9,04%;
Nhóm thuốc AN có 33 khoản mục, chiếm 2,03% Đây là thuốc có giá trị lớn nhưng không thiết yếu, cần loại bỏ.
BÀN LUẬN
Về thực trạng dự trữ thuốc tại kho dược tổng hợp
4.1.1 Giá trị tiền thuốc nhập xuất tồn trong kho dược tổng hợp năm 2019
Kết quả phân tích hồi cứu năm 2019 cho kho dược Tổng hợp – Bệnh viện Quân Y 175 cho thấy tổng giá trị tồn kho thuốc cuối năm là 431.331 triệu đồng và tổng giá trị tiền thuốc đã xuất là 307.713 triệu đồng Giá trị tiền thuốc tồn cuối kỳ của các tháng cao hơn giá trị sử dụng trung bình 1,40 lần, trong khi tồn kho thấp nhất tương ứng với 0,96 tháng sử dụng.
Giá trị tiền thuốc tồn kho cao nhất đạt 3,35 tháng sử dụng (tháng 2) Điều này cho thấy giá trị tiền sử dụng thuốc theo các tháng trong năm không đồng đều, lượng thuốc tồn kho trung bình khá thấp và ở dưới mức an toàn Kết quả này tương đồng với một số nghiên cứu khác, như Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế Quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng năm 2019; Khảo sát tồn trữ thuốc tại khoa Dược Trung tâm Y tế quận Gò Vấp năm 2018; và Khảo sát tồn trữ thuốc tại kho quân y, phòng hậu cần, Sư đoàn 367, Quân chủng Phòng không, Không quân năm 2018.
4.1.2 Giá trị sử dụng thuốc tồn qua các tháng trong năm 2019 theo nhóm tác dụng dược lý
Kết quả nghiên cứu cho thấy biến động lớn về giá trị tồn kho và thời gian dự trữ giữa 10 nhóm thuốc Nhóm Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid-base và các dung dịch tiêm truyền khác có giá trị tồn kho cao nhất, đạt 5,38 tháng sử dụng (tháng 2) Các tháng còn lại, nhóm thuốc này có tồn kho thấp hơn, thời gian dự trữ thấp nhất 0,37 tháng sử dụng (tháng 6) Nhóm thuốc có giá trị tồn kho thấp nhất trong năm là thuốc dùng trong chẩn đoán, với thời gian dự trữ 0,14 tháng (tháng 3) Nhóm thuốc này thường được cấp lần đầu tháng ở khoa với số lượng lớn nên tồn kho cuối tháng tại kho dược tổng hợp ở mức thấp.
Trong ba nhóm dược lý có giá trị sử dụng cao nhất, nhóm ung thư và điều hòa miễn dịch có tồn kho trung bình 0,98 tháng và phần lớn có giá thành cao; dù bộ phận cung ứng đã cân đối lượng hàng để tránh thiếu thuốc, nhưng có những tháng tồn kho chỉ 0,51 tháng (tháng 10), vì vậy cần điều chỉnh mức dự trữ nhằm dự phòng thiếu thuốc khi số ca bệnh tăng đột biến Nhóm thuốc điều trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn có thời gian tồn kho trung bình 1,52 tháng; dựa trên bảng nhập xuất tồn, lượng hàng nhập vào tăng đột biến vào tháng 3–4 dẫn tới tồn kho đạt đỉnh vào tháng 5 với thời gian tồn kho lên tới 4,02 tháng (đây là đợt gọi hàng cuối gói thầu), sau đó nhập hàng giảm mạnh vào tháng 6–7 Nhóm kháng sinh là nhóm thuốc quan trọng, cần duy trì dự trữ ở mức cao để hạn chế thiếu thuốc và tránh ảnh hưởng tới phác đồ điều trị Nhóm tim mạch tồn kho khá đồng đều và ổn định với mức trung bình 1,91 tháng, tuy nhiên cần rà soát kỹ từng mặt hàng để hạn chế thiếu thuốc, vì thay thế khó khăn, đặc biệt ở thuốc điều trị tăng huyết áp. -**Support Pollinations.AI:** -🌸 **Ad** 🌸Powered by Pollinations.AI free text APIs [Support our mission](https://pollinations.ai/redirect/kofi) to keep AI accessible for everyone.
Những nhóm thuốc có giá trị tồn kho thấp nhất thường rơi vào khoảng giữa các gói thầu, khiến nguồn cung bị gián đoạn giữa các kỳ đánh giá và phê duyệt Một số thuốc đã hết số lượng trúng thầu của gói trước, trong khi kết quả của gói thầu mới chưa được công bố Mặt khác, tình trạng chậm thanh toán công nợ từ phía đơn vị mua sắm cũng ảnh hưởng đến khả năng cung ứng của các nhà cung cấp và khiến họ giao hàng không kịp thời.
Kết quả nghiên cứu Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang năm 2015 cho thấy lượng tồn kho dao động từ 0,85 đến 2,84 tháng sử dụng Nghiên cứu “Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho 706 – Cục Quân y – Bộ Quốc phòng năm 2016” được thực hiện để đánh giá tình hình tồn trữ thuốc tại kho 706 của Quân y Bộ Quốc phòng.
Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại phân kho Quân y K60 – Cục Hậu cần Quân khu 7, năm 2017, cho thấy các nhóm thuốc có giá trị tồn trữ theo tháng không đồng đều Kết quả này, được tham chiếu trong [11], cho thấy sự biến động về tồn trữ giữa các tháng phản ánh mức độ dự trữ và nhu cầu sử dụng thuốc khác nhau theo thời gian.
Kết quả cho thấy mức tồn kho trung bình của bệnh viện Quân y 175 năm
Trong năm 2019, mức tồn kho thuốc được tính bằng 1,4 tháng sử dụng, nằm trên mức tồn kho tối thiểu và dưới mức tồn kho an toàn, cho thấy quản lý tồn kho đang ở mức cân đối Là bệnh viện tuyến cuối có lưu lượng bệnh nhân lớn, để đảm bảo nguồn thuốc đầy đủ phục vụ công tác khám chữa bệnh, cần kiểm soát tồn kho ở mức hợp lý không chỉ với tổng giá trị tiền thuốc mà còn phải cân đối ở từng loại thuốc, nhằm tránh thiếu thuốc và tối ưu chi phí.
4.1.3 Cơ cấu thuốc hết trong năm 2019
Trong 10 nhóm thuốc nghiên cứu trong năm 2019, mỗi nhóm chọn một hoạt chất có giá trị xuất sử dụng cao nhất và kiểm tra số ngày hết thuốc trong kho của các hoạt chất này, kết quả nghiên cứu cho thấy trong trong 10 loại thuốc đó có 4 loại thuốc có ngày hết thuốc trong kho Hầu hết các thuốc này hết thuốc không tập trung tại một thời điểm nhất định mà rải rác ở một số tháng cuối thầu Thuốc hết ít nhất là Pantoprazol với 7 ngày, thuốc hết nhiều nhất là Cefoxitin Gerda 2g với 32 ngày Các thuốc bị hết đều có thuốc thay thế, tuy nhiên đối với nhóm thuốc tim mạch việc thay thế thuốc gặp một số khó khăn do khi đổi thuốc phải mất một khoảng thời gia dò liều Nguyên nhân hết thuốc một phần do bên bệnh viện quân Y 175 chậm thanh toán công nợ, một phần do công tác xây dựng danh mục thuốc đấu thầu còn chưa sát với thực tế
Theo kết quả nghiên cứu của đồng chí Đào Thị Hương tại BVĐK huyện Mai Sơn, tỉnh Sơn La năm 2018, ở 3 nhóm nghiên cứu có 10 loại thuốc bị hết trong năm, trong đó có 4 loại thuốc hết trên 15 ngày và các thuốc này hết không tập trung tại một thời điểm mà rải rác từ tháng 2 đến tháng 10 năm ấy [22] So với kết quả của Phạm Bích Liên tại Trung tâm Y tế quận Hồng Bảng TP Hải Phòng năm 2019 có 10 loại thuốc hết trong năm 2019, loại thuốc hết nhiều nhất là Amlodipin với 165 ngày.
01 loại thuốc hết ít nhất là Cephalexin PMP 500mg với 14 ngày [8] Để hạn chế tình trạng thuốc hết hoặc hết sớm, tổ cung ứng cần lập kế hoạch gọi hàng sát với thực tế, nắm bắt nhu cầu của các khoa điều trị và xây dựng danh mục thuốc đầy đủ Công tác thông tin thuốc đóng vai trò then chốt; dược sỹ lâm sàng thường xuyên trao đổi và tư vấn cho bác sỹ về tác dụng, tương tác thuốc, chỉ định, chống chỉ định và tác dụng phụ, đồng thời cung cấp thông tin về tồn kho và dự báo khả năng cung ứng từ các nhà cung cấp để sử dụng thuốc hợp lý và dự báo tình hình bệnh tật, hỗ trợ tổ cung ứng lập kế hoạch dự trữ thuốc phù hợp.
4.1.4 Tuân sự tuân thủ nguyên tắc xuất, nhập
Trong năm 2019, thủ kho đã tuân thủ nguyên tắc FEFO (Hạn dùng ngắn xuất trước) theo Thông tư 36/2018/TT-BYT ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế, hầu hết các lô thuốc đều đạt 100% Tuy nhiên, một số mặt hàng có trọng lượng lớn và được xuất nhập thẳng từ công ty về các khoa lâm sàng với lượng sử dụng lớn như Sodium Chloride 0,9% và HD Plus 144A có tỷ lệ xuất theo FEFO dưới 100% Do nguồn hàng khan hiếm, bệnh viện phải xin điều chuyển thuốc từ các đơn vị khác để đáp ứng điều trị, dẫn đến tình trạng có nhiều lô hạn dùng đồng thời.
Kết quả nghiên cứu của đồng chí Trần Thị Hoa tại Kho Quân y, Phòng Hậu cần, Sư đoàn 367, Quân chủng Phòng không - Không quân năm 2018 cho thấy các mặt hàng có tỷ lệ xuất theo FEFO cao; có 19 mặt hàng đạt FEFO 100% và 01 mặt hàng đạt FEFO 87,5%.
Việc xuất kho có 01 loại thuốc (Glucose 5% 500 ml) chưa tuân thủ nguyên tắc FEFO do yếu tố khách quan Để việc xuất kho tuân thủ FEFO tốt hơn và hạn chế thuốc cận hạn trong kho, thủ kho chắn cần kiểm tra hạn dùng thường xuyên và thông báo cho thủ kho lẻ về số lô, hạn dùng đối với những mặt hàng xuất nhập thẳng đến khoa lâm sàng và những mặt hàng được điều chuyển từ các đơn vị khác Phần mềm E.hospital 4.0 cần cập nhật thêm số lô và hạn dùng trên phiếu lĩnh thuốc để khi có nhiều hạn trong kho chẵn, các thủ kho lẻ có thể chọn mã hàng cận hạn hơn là lĩnh trước Cần theo dõi sát tình hình xuất nhập, tránh để thuốc còn hạn trước 06 tháng Hàng mua từ nhà cung ứng về trước khi nhập kho hạn dùng tối thiểu phải còn một năm Hàng ngắn hạn còn 06 tháng và hàng chậm luân chuyển phải báo cáo cho Trưởng khoa Dược để có kế hoạch cấp phát sớm, nhằm đảm bảo thuốc tồn kho không bị hết hạn và tránh tổn thất về mặt kinh tế cho đơn vị.
4.1.5 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Trong năm công tác kiểm kê được lên kế hoạch và kiểm tra chặt chẽ, qua
04 đợt kiểm kê cuối năm 2019 được thực hiện vào cuối mỗi quý (quý 1–4) và kết hợp kiểm kê đột xuất để đối chiếu sổ sách thống kê dược và thủ kho với thực tế tồn kho; qua khảo sát hồi cứu 04 tháng kiểm tra thẻ kho và báo cáo xuất nhập tồn ngày 30/03/2019, 30/06/2019, 30/09/2019 và 31/12/2019 cho thấy sự lệch giữa sổ sách và thực tế rất thấp, hàng tồn thực tế đúng, đủ về số lượng và mặt hàng, phần lớn đạt tỷ lệ khớp 100%, giá trị thặng/thiếu rất nhỏ so với tổng giá trị hàng hóa quản lý trong kho, cho thấy công tác quản lý kho được thực hiện tốt Toàn bộ mặt hàng ở kho lẻ được kiểm kê vào cuối ngày nên hầu hết sai sót trong ngày được kịp thời khắc phục và rút ra bài học, tuy nhiên vẫn còn một số mặt hàng bị nhầm lẫn trong cấp phát do cùng hình dáng và đọc tên giống nhau, đặc biệt ở những mặt hàng có tần suất cấp phát lớn Để hạn chế sai sót, cần đào tạo lại nhân viên về quy trình cấp phát và phổ biến danh mục LASA (Look-Alike/Sound-Alike) cho nhân viên kho và điều dưỡng ở các khoa lâm sàng.