TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ MARKETING TÊN ĐỀ TÀI NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI TỪ GIAI ĐO.
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập và phát triển ngày càng sâu rộng, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và các hiệp định thương mại tự do như EVFTA và TPP mở ra nhiều cơ hội cho ngành dệt may nói chung và Công ty cổ phần Scavi Việt Nam nói riêng, đồng thời tạo ra những thách thức mới Nhờ sự phát triển vượt bậc và những thành tựu xuất sắc, Scavi dần trở thành đối tác sản xuất chính của nhiều thương hiệu thời trang hàng đầu đến từ Hàn Quốc, EU và Nhật Bản Điều này đòi hỏi Scavi phải chuyển mình, đầu tư mạnh mẽ vào thiết bị, nguồn nhân lực và quy trình sản xuất nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm đúng tiến độ, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng và tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trong ngành dệt may Việt Nam.
Thực tế, công ty đang đối mặt với nhiều thách thức trong quy trình vận hành, nổi bật là bộ phận Thương Mại trong quá trình phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng; là đầu mối giao tiếp với khách hàng và các đối tác cung cấp, bộ phận này đóng vai trò then chốt quyết định chất lượng dịch vụ và hình ảnh của doanh nghiệp đối với khách hàng Sự quá tải do phục vụ nhiều khách hàng và đơn hàng mới khiến hoạt động của bộ phận trở nên kém hiệu quả, lộ rõ hạn chế về nhân sự và sự đáp ứng chưa kịp thời Thiếu hụt nhân sự khiến phản hồi yêu cầu của khách hàng không liên tục và cập nhật thường xuyên, trong khi nguồn nguyên liệu phần lớn nhập khẩu từ nước ngoài làm kéo dài quá trình vận chuyển và phát triển mẫu; quản lý hàng hóa tại kho vẫn mang tính thủ công, thiếu linh hoạt gây chậm trễ khi cung cấp nguyên phụ liệu may mẫu Tất cả những yếu tố này dẫn tới tiến độ phát triển, sản xuất và giao hàng bị trì trệ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ, uy tín và tình hình kinh doanh của công ty những năm gần đây.
Hiểu được những thách thức mà công ty đang gặp phải, với vai trò là nhân viên thực tập phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của bộ phận MDS tại phòng Thương mại (trong báo cáo này gọi tắt là Merchandiser), em chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của phòng Thương mại tại công ty cổ phần Scavi từ giai đoạn 2019-2022” nhằm nghiên cứu, phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp giúp công ty khắc phục một phần hạn chế, làm cơ sở phát triển bền vững, nâng cao vị thế và năng lực cạnh tranh với các đối tác trong nước và trên thế giới.
Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Thực trạng công việc của một nhân viên Merchandiser theo dõi đơn hàng và phát triển mẫu của công ty cổ phẩn Scavi.
Nhằm giới hạn phạm vi nghiên cứu theo đề tài đã đề ra, nghiên cứu tập trung xem xét, phân tích và đánh giá các yếu tố nằm trong phạm vi được xác định ở đây Việc làm rõ các yếu tố này giúp xác định mục tiêu nghiên cứu, lựa chọn phương pháp phù hợp và thiết lập tiêu chí đánh giá, từ đó bảo đảm tính nhất quán và độ tin cậy của quá trình nghiên cứu.
Phạm vi về nội dung:
Chúng tôi tập trung nghiên cứu sâu các vấn đề liên quan đến quy trình phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng tại Phòng Thương Mại của Công ty bằng cách quan sát thực tế và thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan như Thương Mại, Kỹ thuật, Sourcing, Xuất nhập khẩu và kho bãi Quá trình này được bổ sung bằng phân tích sâu những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân, từ đó nhận diện các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến Trên cơ sở đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quy trình, rút ngắn thời gian theo dõi đơn hàng, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và tăng tính dự báo trong chu trình cung ứng.
Phạm vi không gian : Nghiên cứu được tiến hành tại Công ty Cổ phần Scavi Biên Hòa.
Phạm vi thời gian: Các số liệu được thu thập qua các năm 2016, 2017, 2018 tại Công ty Cố phần Scavi Biên Hòa.
Thời gian thực hiện đề tài: từ 10/01/2019 đến 26/03/2019
Phương pháp nghiên cứu
1.3.1 Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu thứ cấp
Dựa trên các tài liệu nội bộ và công khai có sẵn của Công ty Scavi Biên Hòa từ năm 2016 đến 2018, bao gồm các báo cáo thống kê kết quả kinh doanh, cơ cấu tổ chức, tình hình lao động, nguồn vốn và tài sản, cùng thông tin về khách hàng và quy trình hoạt động, bài viết tổng hợp những nội dung chủ chốt liên quan đến quản trị và vận hành doanh nghiệp trong giai đoạn này nhằm làm rõ hiệu quả hoạt động và tiềm năng phát triển của công ty.
Việc thu thập số liệu thứ cấp được thực hiện chủ yếu qua nghiên cứu các khóa luận tốt nghiệp đại học và các bài viết tham khảo có giá trị trên internet liên quan đến ngành dệt may, đặc biệt là nhánh Merchandiser và hoạt động gia công hàng may mặc Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu từ Tổng cục Hải quan, Hiệp hội Dệt may Việt Nam và các công ty Dệt May khác tại Việt Nam được tích hợp để tăng tính đầy đủ và đáng tin cậy cho phân tích.
1.3.2.1 Phương pháp quan sát thực tiễn và phỏng vấn:
Trong quá trình thực tập, tác giả đã tiến hành quan sát thực tế và phỏng vấn nhân viên tại Phòng Thương mại cùng các phòng ban liên quan như Kỹ Thuật, Giám định và Kho bãi để tìm hiểu hoạt động kinh doanh, các vấn đề về quản lý và tổ chức của công ty, cũng như thông tin khách hàng và chi tiết đơn hàng Nhờ đó em có cái nhìn khách quan, nắm bắt quy trình làm việc của công ty nói chung và Phòng Thương mại nói riêng, từ đó tích lũy kinh nghiệm thực tế và làm cơ sở cho nghiên cứu đề tài, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động thương mại để đề xuất các giải pháp cải thiện cho công ty.
1.3.2.2 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu.
Dựa vào đối tượng và mục đích nghiên cứu của đề tài, em sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp phân tích số liệu thứ cấp tập trung vào khai thác dữ liệu và thông tin đã có từ trước, như sách, báo cáo và các công trình nghiên cứu Những nguồn dữ liệu này được chọn lọc kỹ lưỡng, tổng hợp và phân tích nhằm phục vụ mục đích nghiên cứu và xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài Việc sử dụng số liệu thứ cấp giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực đồng thời cung cấp bối cảnh, phạm vi và xu hướng đã được công bố, từ đó hỗ trợ giải thích hiện tượng và củng cố luận cứ nghiên cứu.
* Phương pháp xử lý số liệu: Sử dụng Excel để phân tích, thống kê và so sánh.
Phương pháp thống kê mô tả dựa trên cơ sở số liệu được thống kê và tài liệu tổng hợp, kết hợp với các kỹ thuật phân tích thống kê như số tương đối, số tuyệt đối và số bình quân để phân tích, so sánh và đối chiếu dữ liệu Từ đó rút ra các mặt tích cực và hạn chế trong quy trình phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng, giúp đánh giá hiệu quả, cải thiện chất lượng và tối ưu hóa quản lý chu trình đặt hàng.
Kết cấu đề tài gồm 5 phần:
Chương 1: Tổng quan về đề tài
Chương 2: Giới thiệu tổng quan công ty cổ phần Scavi Biên Hòa
Chương 3: Thực trạng quy trình hoạt động của tại bộ phận phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của công ty Cổ phần Scavi Biên Hòa
Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của Phòng ban Thương Mại tại công ty Cổ phần Scavi.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI BIÊN HÒA
Giới thiệu chung về công ty cổ phần Scavi
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Scavi
Tên tiếng anh: SCAVI Joint Stock Company
Địa chỉ: Lô 14 Đường 19 A, KCN Biên Hòa 2 - Thành phố Biên Hoà - Đồng Nai
Đại diện pháp luật: Trần Văn Phú
Email: scavivietnam@scavi.com.vn
Website: http://www.scavi.com.vn
Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất trang phục
Scavi Biên Hòa là công ty con 100% vốn nước ngoài thuộc sở hữu của Corèle International - tập đoàn dệt da/may mặc quốc tế hàng đầu của Pháp, chuyên cung cấp sản phẩm chính cho 50 thương hiệu dẫn đầu về quần áo nội y trên toàn cầu, với vị thế Top 2 của Pháp trong ngành thời trang Nội y và Top 7 thế giới trong ngành công nghiệp cung ứng dịch vụ toàn diện thời trang “Nội y – Quần áo tắm” Thành lập năm 1988, Scavi Biên Hòa là công ty đầu tiên tại Việt Nam nhận được đầu tư trực tiếp từ nước ngoài khi Luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam có hiệu lực.
Trong 31 năm hình thành và phát triển, Scavi đã từ một nhà máy có quy mô sản xuất nhỏ tại An Điền, An Phú, Quận 2, TP Hồ Chí Minh với hơn 100 nhân viên chuyển sang xây dựng một nhà máy mới tại khu công nghiệp Biên Hòa 2 theo mô hình hoạt động chuyên nghiệp từ năm 1998 Với hướng đi chuyên biệt và cụ thể, Scavi đã từng bước khẳng định vị thế vững chắc và ngày càng phát triển mạnh mẽ trong ngành thời trang Việt Nam và trên trường thế giới Công ty tự hào trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thời trang, đóng góp tích cực vào chuỗi cung ứng và sự phát triển của ngành công nghiệp Việt Nam.
Hình 2.1: Logo của công ty có quy mô lớn nhất trong ngành dệt may tại Việt Nam Trong sáu năm liền, công ty được vinh danh là Doanh nghiệp tiêu biểu ngành Dệt May Việt Nam, và năm 2016 nằm trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.
Scavi Biên Hòa hiện đang phục vụ khoảng 30 nhóm khách hàng và 50 thương hiệu thời trang hàng đầu thế giới, tập trung tại thị trường châu Âu, Bắc Mỹ và một phần châu Á (Nhật Bản, Hàn Quốc và Việt Nam), đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu từ thiết kế, kỹ thuật, tổ chức nguyên phụ liệu, tổ chức sản xuất và giao hàng tận nơi Với quy mô 30 dây chuyền may và tổng nhân lực hơn 2.000 lao động, công ty đang phát triển mạnh mẽ với mức tăng trưởng khoảng 30% mỗi năm Tính đến năm 2018, Scavi Biên Hòa đã đạt doanh thu khoảng 100 triệu USD, theo nguồn thông tin nội bộ Scavi năm 2018.
Hiện tại, nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh, công ty đã xây dựng thêm 4 nhà máy: 3 tại Việt Nam (Lâm Đồng, Huế, Đà Nẵng) và 1 tại Lào; đồng thời thiết lập 3 trụ sở văn phòng tại Pháp và Trung Quốc để đẩy mạnh hoạt động toàn cầu Tổng quy mô lao động được nâng lên đáng kể, phản ánh cam kết mở rộng quy mô sản xuất và tăng cường cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Quá trình phát triển của công ty
Vào năm 1988, Tập đoàn Quốc tế Corele được thành lập tại Pháp và đồng thời ông Trần Văn Phú tiên phong đầu tư, thành lập Công ty Cổ phần Scavi tại Thành phố Hồ Chí Minh, trở thành doanh nghiệp FDI đầu tiên tại Việt Nam.
1992: Triển khai chương trình Corseterie, tiếp cận và phát triển sản phẩm nội y cao cấp.
1998: Công ty trở thành trung tâm quản lý châu Á của Tập đoàn, thành lập nhà máy mới tại khu CN Biên Hòa 2, Đồng Nai Việt Nam.
Tầm nhìn, sứ mạng, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
2.3.1 Tầm nhìn của công ty:
Chúng tôi là công ty chuyên biệt về các sản phẩm và dịch vụ cao cấp, hướng hoàn toàn tới mô hình sản xuất FOB và ODM nhằm phát huy sự sáng tạo thông minh và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Với cam kết chất lượng và quy trình gia công linh hoạt, chúng tôi cung cấp giải pháp sản xuất tối ưu từ thiết kế và phát triển sản phẩm đến sản xuất và giao hàng, giúp tối ưu chi phí, thời gian và hiệu suất cho đối tác trên thị trường.
Chúng tôi nâng cao chất lượng sản phẩm dựa trên chính sách cung ứng dịch vụ giá trị gia tăng cao cấp, đồng thời tập trung mở rộng và phát triển thị trường ra toàn cầu, đặc biệt ở Châu Âu – Châu Á và Bắc Mỹ Mục tiêu tăng trưởng 40% mỗi năm và giành vị trí số một trong ngành công nghiệp cung ứng dịch vụ toàn diện cho thời trang nội y – quần áo tắm vào năm 2022.
2.3.2 Sứ mạng của công ty Đưa chương trình chúng ta vào thế kỷ 21 bằng những giải pháp mà chúng ta sáng tạo.
Chất lượng – Chi Phí – Tốc độ là ba yếu tố hàng đầu - kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công ty
2.3.3 Giá trị cốt lõi của công ty
Giá trị cốt lõi điều phối mọi hoạt động của công ty là Phá hàng rào – Bứt phá mọi giới hạn, được hình thành từ các giá trị nồng cốt cụ thể và làm nền tảng cho mọi quyết định, chiến lược và hành động nhằm thúc đẩy sự đổi mới, nâng cao hiệu quả và tạo sự khác biệt cho tổ chức.
Chúng ta là tập đoàn tiên phong:
Chúng ta được thúc đẩy bởi sự năng động, độc lập và niềm đam mê để dấn thân vào những thách thức, rời xa sự rập khuôn.
Chúng tôi là tập đoàn tiên phong trong trách nhiệm xã hội, cam kết mang lại lợi ích cho cộng đồng và các bên liên quan Đối với các thành viên, trách nhiệm chung của chúng tôi là kết nối tất cả mọi người để xây dựng một mạng lưới hỗ trợ và phát triển bền vững Đối với các đối tác, trách nhiệm chung là “Ba bên cùng có lợi”, bảo đảm sự hợp tác công bằng, minh bạch và mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
Hướng tới cộng đồng: trách nhiệm chung là cho đi.
Hướng tới môi trường: trách nhiệm chung là hành động thực tế
Lĩnh vực kinh doanh
Phương thức hoạt động và kinh doanh chính của Scavi Biên Hòa là Sourcing và
Outsourcing là hình thức công ty vừa tự sản xuất nhãn hiệu của mình vừa thực hiện gia công dưới nhãn hiệu của công ty khác Đó là mô hình gia công trọn gói từ thiết kế mẫu mã, tìm kiếm nguồn nguyên phụ liệu đến sản xuất và giao hàng cho khách hàng, theo các dịch vụ như FOB (tự chủ nguyên phụ liệu) và ODM (tự thiết kế, sản xuất) Trong khi đó, phần lớn các công ty may ở Việt Nam chỉ thực hiện khâu sản xuất, không tự mua và tìm kiếm nguồn nguyên phụ liệu, mẫu mã theo mô hình gia công sản xuất truyền thống CMT.
Hiện nay công ty áp dụng phương pháp make-to-order, tức là chỉ sản xuất khi nhận được đơn hàng chính thức từ khách hàng Đối với các sản phẩm mang nhãn hiệu của công ty, công ty sẽ nhận đơn hàng nội bộ từ bộ phận tiếp thị của Scavi Europe, sau đó tiến hành mua nguyên liệu và phụ liệu rồi bắt đầu quá trình sản xuất.
Sau khi nhận thông tin và mẫu thiết kế từ các đơn hàng của khách hàng cũng như các đơn hàng nội bộ, các bộ phận liên quan sẽ khởi động quy trình xử lý đơn hàng và tiến hành thực hiện hợp đồng Đặc biệt, phòng kế hoạch phối hợp để lập kế hoạch sản xuất và triển khai cho nhà máy sản xuất, nhằm quản lý lịch trình, phân bổ nguồn lực và đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng sản phẩm.
2.4.2 Sản phẩm và khách hàng chính của công ty
Nhờ ứng dụng công nghệ máy móc hiện đại, Scavi Biên Hòa cung cấp chủ yếu các sản phẩm thời trang nội y nam và nữ, trang phục thể thao, bơi lội và quần áo trẻ em thuộc phân khúc cao cấp và trung cấp, bao gồm các dòng luxury lingerie, intimates và core underwear Bên cạnh đó, công ty còn sản xuất áo sơ mi, áo khoác và trang phục tại gia, mang đến lựa chọn đa dạng và chất lượng cho người tiêu dùng.
Bảng 2.2: Các chủng loại sản phẩm của Scavi Biên Hòa năm 2018, 2019 Đơn vị tính: 1000 bộ
Loại sản phẩm Năm 2018 Năm 2019
Quần áo bơi nam, nữ 4,376 4,973
Trang phục thể thao nam, nữ 3,243 3,436
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu của Scavi Biên Hòa, 2018
Các nhãn hiệu nội y riêng do công ty sản xuất và đang được xuất khẩu sang thị trường Việt Nam, Châu Âu và Mỹ, gồm Corele V, Mailfix, Lys, Marguerite Scavi Biên Hòa hiện là đối tác gia công sản xuất cho các khách hàng Mỹ như Armani, Triumph, the Limited và HanesBrand Các đối tác quan trọng khác của Scavi Biên Hòa theo hình thức gia công dịch vụ FOB và ODM bao gồm các thương hiệu nổi tiếng như Pumacowell, DECO (Hàn Quốc), Uniqlo (Nhật Bản), H&M, Zara, Walmart và JC Penny (Mỹ).
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Scavi
Supply chain Định mức Cơ khí Sản xuất Giám định
Phân xướng cắt Bao bì - đóng gói
(Nguồn: Phòng ban Hành chính của Scavi Biên Hòa, 2018)
2.5.2 Các vị trí và chức năng cụ thể.
2.5.2.1 Ban điều hành cấp cao
Chủ tịch Hội đồng quản trị, người sáng lập và Tổng Giám đốc của Tập đoàn Corele International nói chung và Công ty Cổ phần Scavi nói riêng chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động, hoạch định chiến lược nhằm thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của công ty.
2.5.2.2 Ban thương mại và chuỗi cung ứng Đây được xem là đầu tàu trong chuỗi cung ứng sản phẩm cũng như là phòng ban đại diện công ty trực tiếp làm việc với khách hàng và chủ hàng cung cấp nguyên phụ liệu Các nhân viên thuộc Phòng ban Thương Mại ( hay còn gọi là Merchandiser) sẽ tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và các yêu cầu về sản phẩm Tùy vào yêu cầu riêng, các merchandiser sẽ nhận gia công sản phẩm dựa trên chất liệu, màu sắc, kiểu dáng được cung cấp từ khách hàng hoặc phát triển và thiết kế mới.
Do đó, các phòng ban sẽ tích cực tìm kiếm nguồn cung ứng phù hợp để hỗ trợ phát triển sản phẩm và truyền thông tin tới các bộ phận liên quan như kỹ thuật, logistics, kho vận và sourcing để đồng bộ hoá quy trình; đồng thời kết hợp theo dõi, giám sát và đôn đốc tiến độ sản xuất nhằm đảm bảo hàng hóa được sản xuất đúng tiến độ, đạt chất lượng tốt và giá cả tối ưu.
Phó giám đốc Thương mại Nguyễn Xuân Đài điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Thương mại và chuỗi cung ứng cho tất cả các hệ thống nhà máy Biên Hòa, Huế, Đà Nẵng, Lâm Đồng và Lào Đồng thời, ông kiêm Giám đốc Nhà máy Biên Hòa, chịu trách nhiệm quản lý và tối ưu hoạt động sản xuất tại nhà máy này.
Hoạch định chiến lược kinh doanh của nhà máy là nền tảng để phát triển hệ thống kinh doanh và phân phối, đồng thời xây dựng chiến lược chung và kế hoạch kinh doanh nhất quán giữa các phòng ban và phân xưởng nhằm thực thi hiệu quả kế hoạch kinh doanh của nhà máy Việc thiết lập một hệ thống kinh doanh và mạng lưới phân phối tối ưu giúp tối đa hóa hiệu suất, tăng trưởng doanh thu và củng cố vị thế cạnh tranh Kế hoạch kinh doanh được phân bổ rõ ràng giữa các phòng ban và phân xưởng, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, tối ưu nguồn lực và thời gian triển khai Quá trình hoạch định tập trung vào xác định mục tiêu, phân tích thị trường, thiết lập chiến lược chung và các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPIs) để đo lường tiến độ và điều chỉnh kịp thời.
Theo dõi, giám sát và giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuỗi cung ứng để hoạt động sản xuất được diễn ra xuyên suốt.
Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề của nhà máy trước hội đồng quản trị
Giám đốc Thương mại: Trần Thị Mỹ Linh
Là người điều hành toàn bộ Phòng ban Thương mại tại Scavi Biên Hòa, vị trí này chịu trách nhiệm thực thi các mục tiêu và kế hoạch do Phó Giám đốc Thương mại đưa ra bằng cách quản trị hiệu quả các nhóm làm việc, đồng thời đề xuất các phương án xử lý nhanh chóng khi phát sinh vấn đề.
Với đội ngũ hơn 100 nhân viên thương mại, Phòng ban được chia ra làm 10 nhóm nhỏ được quản lý bởi các nhóm trưởng nhằm phổ biến và xử lý thông tin kịp thời hơn Các nhóm được phân công đảm trách phục vụ khách hàng tại từng khu vực như châu Âu, châu Mỹ và Châu Á Trong đó, giám đốc Thương Mại sẽ kiêm nhiệm vị trí nhóm trưởng cho một nhóm cụ thể
Trưởng nhóm chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch kinh doanh, thiết lập mục tiêu và chiến lược cụ thể cho các Merchandiser, đồng thời điều phối và đôn đốc các Phòng ban dưới quyền để hỗ trợ Merchandiser thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nhiệm vụ của chúng tôi là theo dõi chặt chẽ, giám sát toàn diện và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo kế hoạch đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu đã đề ra Quá trình này giúp tối ưu hóa vận hành, duy trì sự thông suốt của chu trình nhận đơn đến khi giao hàng và nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng.
Theo tính chất , các Merchandiser trong Phòng ban Thương Mại được chia làm 2 bộ phận chính: MDS và MS.
Bộ phận Phát triển đơn hàng MDS (Market Development stage) đóng vai trò là khâu đầu tiên của quy trình sản xuất, chịu trách nhiệm từ khi tiếp xúc và làm việc với khách hàng về chi tiết sản phẩm cho đến khi đúc kết thị trường và chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho quá trình sản xuất đại trà Tùy từng giai đoạn phát triển, bộ phận MDS sẽ phối hợp với các Phòng ban chức năng tương ứng để hoàn thiện sản phẩm, đảm bảo thông tin và dữ liệu được cập nhật đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng và tối ưu hóa chu trình sản xuất.
Công việc chính của bộ phận này là:
Phát triển đơn hàng, phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng để có cơ sở ước lượng giá thành
Phát triển và hoàn thiện mẫu sản phẩm trước khi đưa vào giai đoạn sản xuất là bước then chốt nhằm đảm bảo chất lượng và tính cạnh tranh của sản phẩm Đồng thời, đảm bảo mục tiêu thắng thị trường và mục tiêu doanh số cho từng mùa được xác định rõ và thực hiện đúng thời điểm, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Cung cấp đầy đủ thông tin về thị trường và sản phẩm đến các bộ phận liên quan giúp tăng cường phối hợp, ra quyết định nhanh chóng và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bộ phận theo dõi đơn hàng MS (Manufacturing stage) đảm nhiệm trách nhiệm xuyên suốt từ khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng cho tới khi hàng xuất khỏi nhà máy, đây là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và nhà máy trong tiến trình sản xuất, chịu trách nhiệm cập nhật tiến độ, phối hợp giữa các bộ phận sản xuất và logistics, giải quyết phát sinh và đảm bảo hàng hóa được sản xuất và giao hàng đúng thời gian, đúng chất lượng và đúng yêu cầu của khách hàng.
Công việc chính của bộ phận này là:
Chúng tôi nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng và đồng thuận ngày xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng (ETD khách hàng) cũng như ngày xuất hàng công ty có thể đáp ứng (ETD nhà máy); hai ETD được điều chỉnh để đảm bảo phù hợp với input nguyên phụ liệu và Leadtime sản xuất, nhằm tối ưu thời gian giao hàng và nâng cao hiệu quả chu trình cung ứng.
Xử lý đơn hàng và tính toán nhu cầu mua nguyên phụ liệu sản xuất
Mua hàng và theo dõi hàng về để đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy sao cho đáp ứng được ETD khách hàng yêu cầu
Giải quyết các trở ngại liên quan đến nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất, đảm bảo xuất hàng đúng số lượng và chất lượng đã cam kết
Kiểm soát kế hoạch xuất hàng và báo động cho các bộ phận liên quan biết nếu gặp trở ngại để tìm cách giải quyết, khắc phục kịp thời.
Trưởng Ban Sourcing: Trần Thị Thoại Ngân
Người điều hành Phòng Sourcing chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng cho MDS và đề ra các mục tiêu cụ thể, giải quyết các phát sinh để đảm bảo đội ngũ có thể thương lượng hiệu quả về giá, điều kiện thanh toán và các điều khoản trong hợp đồng nhằm đạt lợi ích tối ưu Thông thường, Phòng Sourcing đảm nhiệm quản lý và đàm phán cho các nguyên vật liệu phổ biến nhất; với nguyên phụ liệu mới, MDS sẽ tự thương lượng giá trước, sau đó truyền thông tin cho Phòng Sourcing để cập nhật và tiếp tục đàm phán các điều khoản còn lại nhằm đảm bảo việc mua hàng thuận lợi.
Trưởng Phòng Thiết kế: Song Quân
Người chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ thiết kế của công ty nhằm mang lại các thiết kế mẫu mã phù hợp với mong muốn của khách hàng và thị trường Thông thường, đối với khách hàng yêu cầu sản xuất FOB và ODM, bộ phận thiết kế sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển mẫu Họ sẽ kết hợp với các MDS để trao đổi trực tiếp với khách hàng, nắm bắt đúng yêu cầu và đảm bảo tiến độ dự án.
Trưởng Phòng Logistics: Lê Quang Thuần Nhi
Các nguồn lực chính của công ty
Với diện tích hơn 1.000 m², Scavi đã chính thức đặt viên gạch đầu tiên để xây dựng một nhà máy may mặc hiện đại và khang trang tại khu công nghiệp Biên Hòa 2, Đồng Nai Việc đầu tư trang thiết bị hiện đại cùng với 30 chuyền may và 2.000 lao động giúp công ty nâng cao năng lực sản xuất và nhắm tới công suất gần 20 triệu thành phẩm mỗi năm.
Scavi Biên Hòa có năng lực sản xuất lớn nhưng chủ yếu tập trung vào may mẫu và may thành phẩm; trong khi các chức năng khác như nhuộm màu và gia công khối lượng lớn được tích hợp tại nhà máy Bảo Lộc Do đó, nhà máy Bảo Lộc được xem là lớn nhất trong hệ thống với công suất khổng lồ lên tới 70 triệu thành phẩm mỗi năm.
Bảng 2.4: Thông tin tổng hợp từ các nhà máy
Nhà máy Biên Hòa Bảo Lộc Huế Đà Nẵng Lào
(Nguồn: Thông tin nội bộ của Scavi Biên Hòa, 2019)
2.6.2 Tình hình đội ngũ lao động
Scavi Biên Hòa là công ty mẹ của Scavi Group và là trung tâm Quản lý của Tập đoàn Corèle International tại châu Á, đóng vai trò then chốt trong chiến lược phát triển của Tập đoàn Vì vậy, công ty luôn nỗ lực đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực có trình độ cao nhằm tăng cường năng lực và hiệu quả vận hành Trong những năm gần đây, Scavi Biên Hòa cho thấy những dấu hiệu tích cực về quy mô và chất lượng lao động, điều này được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây.
Bảng 2.5: Tình hình lao động của công ty Scavi Biên Hòa giai đoạn 2016 -2018 Đơn vị tính: Người
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ +/- Tỷ lệ +/- Tỷ lệ
II Phân theo tính chất
Công nhân trực tiếp sản xuất 1,098 72% 1,209 70% 1,403 70% 111 10% 194 16%
III Phân theo giới tính
Nguồn: Phòng ban Nhân sự, 2019
Thực trạng cơ cấu lao động theo trình độ:
Trình độ đội ngũ lao động đóng vai trò đặc biệt quan trọng quyết định năng lực và thành công của doanh nghiệp Theo bảng 2.3 và biểu đồ 2.4, số lượng lao động có trình độ qua từng năm tăng liên tục, trong đó tỷ lệ lao động có trình độ đại học, cao đẳng còn ở mức thấp nhưng đang có chuyển biến tích cực Cụ thể, nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng tăng mạnh mỗi năm, với mức tăng trung bình lần lượt khoảng 40% và 10% so với năm trước Dù quy mô sản xuất được mở rộng, công ty vẫn chủ động tuyển dụng nhiều hơn lao động trung cấp thay vì lao động phổ thông, nhằm đảm bảo sự khéo léo và tỉ mỉ trong gia công sản phẩm Trong năm 2018, tỷ trọng lao động phổ thông trong tổng lao động giảm xuống còn 67%, cho thấy công ty chú trọng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như tăng lợi thế cạnh tranh.
Hình 2.6: Biểu đồ thể hiện cơ cấu lao động theo trình độ công ty giai đoạn 2016-2018
1,111 1,205 1,345 ĐƠN VỊ TÍNH: NGƯỜI tổng sồ lao động đại học cao đẳng trung cấp lao động phổ thông
Thực trạng cơ cấu lao động theo tính chất:
Theo bảng 2.3, cơ cấu lao động giai đoạn 2016-2018 cho thấy diễn biến tích cực: số lượng lao động trực tiếp và gián tiếp đều tăng, trong đó lao động trực tiếp chiếm phần lớn và tăng trung bình khoảng 10% mỗi năm Điều này phù hợp với đặc thù gia công may mặc và sự phát triển của công ty Càng có nhiều khách hàng yêu cầu lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, từ đó công ty có thể huy động lực lượng lao động phù hợp để đáp ứng nhanh và hiệu quả nhu cầu ngày càng tăng của thị trường trong và ngoài nước.
Thực trạng cơ cấu lao động theo giới tính:
Qua bảng 2.3 cho thấy cơ cấu lao động theo giới tính ngày càng đồng đều, với lao động nữ chiếm tỉ lệ cao và gấp bốn lần lao động nam Đây là xu hướng tự nhiên tại công ty dệt may và phù hợp với đặc thù công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và khéo léo Mặc dù số lượng lao động nam có tăng qua từng năm, nhưng vẫn còn ở mức khá thấp; công ty nên tăng tuyển dụng lao động nam để đa dạng hóa phân công công việc, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc.
2.6.3 Báo cáo tài chính của công ty Scavi Biên Hòa từ năm 2016 – 2018
2.6.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.7: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Scavi Biên Hòa trong giai đoạn 2016- 2018 Đơn vị tính: USD
Tổng chi phí sản xuất
Chi phí hoạt động tài chính
Hệ số lợi nhuận hoạt động 10% 12% 13%
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Scavi Biên Hòa, 2018)
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Scavi Biên Hòa từ năm 2016-2018, tình hình kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua cho thấy những dấu hiệu khả quan, được thể hiện qua các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận được cải thiện và quản trị chi phí hiệu quả.
Về doanh thu, Scavi ghi nhận mức tăng trưởng hàng năm ổn định và vượt trội với mức tăng 30% so với cùng kỳ Từ 58.5 triệu USD năm 2016, sau ba năm doanh thu đạt 98.865 triệu USD và lợi nhuận sau thuế đạt 10,906,457 USD vào năm 2018, cho thấy thành quả của chiến lược kiên định Chiến lược tập trung đầu tư công nghệ chuyên biệt, phát triển các sản phẩm có giá trị gia tăng cao và dịch vụ kỹ nghệ hóa linh hoạt, đồng thời áp dụng chủ trương xã hội hóa đã giúp Scavi phục vụ khách hàng với sự sáng tạo và chất lượng cao Dù không có lợi thế về giá cạnh tranh so với các ông lớn như Trung Quốc, Ấn Độ, Malaysia hay về địa lý so với Nam Mỹ, Đông Âu, Scavi đã thành công nhờ hướng đi chuyên biệt và cụ thể, cung cấp dịch vụ Sourcing và Outsourcing chuyên nghiệp, uy tín cho khách hàng quốc tế và mang lại nguồn doanh thu khổng lồ mỗi năm.
Trong giai đoạn 2016-2018, tổng chi phí sản xuất tăng mạnh, khoảng 29% mỗi năm, từ 49,850,387 USD lên 82,963,972 USD Nguyên nhân chủ yếu là Scavi Biên Hòa đã gia tăng đầu tư công nghệ hiện đại, mở rộng quy mô mặt bằng và đào tạo chuyên môn cho gần 2.000 lao động nhằm phát triển nội lực, chuẩn bị cho các cơ hội và thách thức sau Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) và nhiều Hiệp định thương mại tự do được ký kết Bên cạnh đó, chi phí tăng cao còn do nguyên liệu chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài với giá thành cao và chi phí vận chuyển tương đối lớn.
Về lợi nhuận trước thuế (EBT), qua các năm 2016-2018 cho thấy sự tăng trưởng tích cực và liên tục, khi EBT luôn dương và tăng trưởng mạnh mẽ Cụ thể, EBT năm 2017 tăng 2,968,437 USD, đạt 51% so với năm 2016 Năm 2018, EBT tăng thêm 3,703,144 USD, tương đương 42% so với năm 2017 Mặc dù tốc độ tăng trưởng năm 2018 tuy chậm lại so với giai đoạn 2016-2017, nhưng tổng thể EBT vẫn cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty thuận lợi và hiệu quả Biên lợi nhuận hoạt động (EBT/Doanh thu) ở mức cao với 10% năm 2016, 12% năm 2017 và 13% năm 2018, cho thấy công ty kiểm soát chi phí hiệu quả và doanh thu đang tăng nhanh hơn chi phí hoạt động.
Những diễn biến trên cho thấy biên lợi nhuận trong ba năm qua đạt mức cao so với các công ty cùng ngành, thể hiện rõ qua bảng 2.8 với mức trung bình khoảng 10% mỗi năm, đây là một con số ấn tượng và là điểm sáng của ngành dệt may nước ta Nhìn về tương lai, Scavi được kỳ vọng sẽ vươn lên mạnh mẽ hơn nữa sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hành trang để nâng tầm ra thế giới, hứa hẹn một quá trình phát triển và hoàn thiện không ngừng.
Bảng 2.8: Biên lợi nhuận của các công ty trong ngành dệt may Việt Nam từ năm 2017-2018 Đơn vị tính: Tỷ đồng
Doanh thu Doanh thu Biên lợi nhuận
Sợi thế kỉ 918 1,192 29.8% 55 96 74.5% 6% 8% ĐT & PT TNG 999 1,488 48.9% 49 79 61.2% 5% 5% Dệt sợi DAMSAN 593 819 38.1% 27 43 59.3% 5% 5%
May Việt Tiến 3,758 4,612 22.7% 223 270 21.1% 6% 6% May Việt Thắng 1,306 1,234 -5.5% 62 69 11.3% 5% 6% Phong Phú Corp 1,392 1,680 20.7% 139 147 5.8% 10% 9% Dệt may Thành Công 1,547 1,648 6.5% 142 150 5.6% 9% 9%
(Nguồn: cafef.vn,2018) 2.6.3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Bảng 2.9: Bảng cân đối kế toán của công ty cổ phần Scavi từ năm 2016-2018 Đơn vị tính :USD
Tiền mặt và các khoản tương ứng 9,499,061 12,993,176 18,330,306 3,494,115 37% 5,337,129 41%
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu 73% 56% 42%
Qua bảng 2.9, tổng tài sản của Công ty cho thấy xu hướng tăng trưởng ổn định và đều đặn trong ba năm gần đây Năm 2016, tổng tài sản đạt 39,527,887 USD, cho thấy quy mô doanh nghiệp được mở rộng đáng kể Đến năm 2017 và năm tiếp theo, giá trị tổng tài sản tiếp tục tăng so với năm trước, phản ánh sự cải thiện hiệu quả và sức mạnh tài chính của công ty, mặc dù phần chi tiết cho từng năm sau vẫn chưa được trình bày đầy đủ trong bài viết.
Trong năm 2018, tổng tài sản của công ty tăng lên lần lượt đạt 46,393,372 USD và 58,271,851 USD, tăng 26% so với cùng kỳ Điều này cho thấy công ty đã bước vào giai đoạn hoạt động ổn định và liên tục phát triển sản xuất kinh doanh.
Trong danh mục tài sản, tài sản ngắn hạn cho thấy diễn biến đáng kể Trong 3 năm, tổng tài sản ngắn hạn lần lượt đạt 13,570,087 USD, 17,798,872 USD và 26,186,151 USD, cho mức tăng trưởng gần 50% so với năm trước Nhờ nguồn lợi nhuận và doanh thu lớn, cùng với chính sách thanh toán trực tiếp (T/T) giữa Scavi với khách hàng và giữa Scavi với nhà cung cấp được áp dụng chủ yếu trong những năm gần đây, dòng tiền mặt và các khoản tương đương tiền tăng nhanh Điều này mang lại lợi thế cho công ty để đối phó với các biến động bất thường từ môi trường bên ngoài.
Tài sản dài hạn của chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của Công ty Năm 2016, 2017 và
Vào năm 2018, tỷ lệ tài sản dài hạn trên tổng tài sản của công ty vẫn ở mức trên 50%, với các con số cụ thể lần lượt là 66%, 62% và 55% Phần lớn tài sản dài hạn tập trung vào tài sản cố định, trong khi các khoản mục như khoản phải thu dài hạn, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và các tài sản dài hạn khác gần như không đáng kể Tình hình tài sản dài hạn của công ty trong 3 năm qua tăng chậm nhưng ổn định Nguyên nhân đến từ các chính sách đầu tư, phát triển nhân lực, công nghệ và cơ sở hạ tầng được dự toán liên tục và phân bổ đều từng năm.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SCAVI BIÊN HÒA
Sơ đồ quy trình hoạt động của bộ phận phát triển đơn hàng MDS
Bảng 3.1 Sơ đồ quy trình hoạt động của bộ phận phát triển đơn hàng MDS
1.Nhận hồ sơ phát triển từ khách hàng
Tính giá NPL, chi phí quản lý, XNK
Phân tích số phút, công đoạn may 5.Lập giá chi tiết cho sản phẩm
6.Gửi báo giá và mẫu cho khách hàng duyệt
Xác nhận của khách hàng
7.Cập nhật thông tin lên hệ thống
Lập lại báo giá và phát triển lại mẫu
2.Gửi tài liệu cho nhà thiết kế
3.Gửi tài liệu cho trung tâm Kỹ thuật
4.Bộ phận kỹ thuật phụ trách
Gửi đơn hàng cho công ty
Phát triển màu sắc Phát triển nguyên phụ liệu Phát triển kĩ thuật
9 Hoàn thiện mẫu cuối cùng 8.Phát triển mẫu
Góp ý của khách hàng về mẫu
May lại mẫu theo góp ý và gửi khách hàng
10.Cập nhật tài liệu kỹ thuật cuối cùng và chuyển cho MS Đồng ý Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý
Quy trình phát triển mẫu của bộ phận phát triển đơn hàng (MDS)
Nội dung thực hiện Bộ phận tham gia
1 Nhận hồ sơ phát triển đơn hàng từ khách hàng
Để nắm rõ toàn bộ thông tin của sản phẩm về màu sắc, chất liệu, kiểu dáng cũng như giá được đưa ra bởi khách hàng, các MDS sẽ nhận một bộ tài liệu phát triển đơn hàng từ khách hàng bao gồm các tài liệu liên quan đến yêu cầu và mong đợi đối với sản phẩm.
+ Một bản thảo thiết kế sản phẩm, một tài liệu thông số kĩ thuật sản phẩm
(technical file) gồm mẫu vải, màu vải, kích cỡ các size,
+ Số lượng và giá mục tiêu
2 MDS thông tin đến nhà thiết kế sản phẩm tương ứng
Các nhà thiết kế sẽ đồng hành cùng MDS để phân tích bản thảo và thông số kỹ thuật, đồng thời tìm kiếm nguyên liệu phù hợp nhằm tối ưu chi phí và đảm bảo giá cạnh tranh nhất cho sản phẩm.
- Công ty triển khai mẫu lần thứ nhất (mẫu proto) để nhận phản hồi và góp ý từ nhà thiết kế và khách hàng.
3 MDS thông tin đến trung tâm kĩ thuật
- Phòng ban kĩ thuật sẽ dựa trên bản thảo thiết kế và bảng thông số kĩ thuật để tạo:
+ Số phút của từng nguyên phụ liệu trên từng vị trí của sản phẩm (thời gian hao phí trực tiếp của nhân công)
+ Số phút tiêu thụ (tổng thời gian hao phí trực tiếp khi may một sản phẩm)
Sau đó, họ gửi bảng thông số chi tiết của đơn hàng tới bộ phận kỹ thuật phụ trách tương ứng để duyệt và phân tích
4 MDS thông tin đến bộ phận kĩ thuật tương ứng
- Tổ trưởng kĩ thuật sẽ phân tích thông số kĩ thuật và mẫu may đầu tiên dựa trên:
+ Phương pháp sử dụng trên từng công đoạn may
+ Cân bằng chuyền và năng lực sản xuất
+ Xem xét các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng về chất lượng nguyên phụ liệu và thành phẩm( quality book review-QBR)
- Từ đó, họ sẽ đi đến đồng thuận số phút với phòng ban kĩ thuật trung tâm
MDS, kĩ thuật để đút kết hồ sơ kĩ thuật cuối cùng cho phòng ban Thương mại phát triển
5 Định giá thành sản phẩm
Sau khi nhận thông tin từ bộ phận kỹ thuật, các MDS sẽ xác định mức giá mục tiêu dựa trên giá của khách hàng để xây dựng mức giá riêng cho từng sản phẩm Quá trình này đảm bảo giá sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng đồng thời tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp Việc dựa vào giá của khách hàng làm tiêu chí giúp MDS đề xuất các phương án giá cạnh tranh và linh hoạt hơn trên thị trường.
Các MDS sẽ nghiên cứu giá bán hiện tại của sản phẩm, phân tích phân khúc thị trường và nhu cầu khách hàng, đồng thời đánh giá mức độ cạnh tranh trong ngành để xây dựng mức giá thành tối ưu, nhằm mang lại giá trị dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Ngoài ra, dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn về chất lượng nguyên phụ liệu đã được thiết lập trước đó và phương pháp so sánh sản phẩm theo hàng dọc và hàng ngang, MDS sẽ tìm kiếm và đề xuất các nguyên phụ liệu thay thế nhằm đạt được mục tiêu giá từ khách hàng So sánh sản phẩm theo hàng dọc có nghĩa là đối chiếu và đánh giá mức độ chất lượng của từng nguyên phụ liệu so với chuẩn chất lượng đã đề ra.
Đánh giá chất lượng giữa các mẫu sản phẩm có hai phạm vi quan trọng: một là so sánh nguyên phụ liệu và thành phẩm giữa các mẫu của cùng một khách hàng nhưng được sản xuất tại các nhà máy của đối thủ cạnh tranh của Scavi và bán ra trên cùng một thị trường; hai là so sánh ngang (đối chiếu) giữa các mẫu của các khách hàng thuộc cùng một phân khúc chất lượng để xác định mức độ chất lượng giữa các mẫu ở cùng mức độ tiêu chuẩn.
- Một bảng giá chi tiết nội bộ của sản phẩm mà công ty xây dựng nên
PRI là một chỉ số được tính từ số phút (thời gian hao phí trực tiếp khi may một sản phẩm) cho từng vị trí, kết hợp với giá nguyên phụ liệu, định mức, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí sản xuất và lợi nhuận tối thiểu (GP) Việc áp dụng PRI giúp đánh giá và kiểm soát chi phí ở từng công đoạn sản xuất, tối ưu biên lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình may.
MDS, kĩ thuật, định mức, xuất nhập khẩu
6 Gửi báo giá và mẫu cho khách hàng duyệt
- Sau khi xây dựng bảng giá, các MDS sẽ gửi đến khách hàng mẫu proto và thông tin chi tiết đơn hàng (offer sheet) gồm:
+ Thông tin, kiểu dáng sản phẩm cuối cùng
Bảng giá chi tiết cho sản phẩm gồm chất lượng, giá và Incoterms của các nguyên phụ liệu được sử dụng, đã bao gồm các chi phí khác và lợi nhuận Việc này giúp công ty chủ động trong tìm kiếm nguồn hàng và đạt lợi nhuận cao hơn Bên cạnh các nguyên phụ liệu được khách hàng chỉ định, MDS sẽ luôn đẩy mạnh đề xuất nguyên phụ liệu thay thế từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu (chủ hàng) đã có mối quan hệ hợp tác với công ty Việc tối ưu nguồn cung và đa dạng hóa nguyên phụ liệu giúp giảm chi phí, đảm bảo chất lượng và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường Thông tin bảng giá và Incoterms được cập nhật liên tục nhằm hỗ trợ quyết định mua sắm nhanh chóng và minh bạch cho các bên liên quan.
+ Giá sản phẩm, Incoterm, MOQ (Minimum Order Quantity ) , MCQ (
Minimum¿ ¿ ) ngày đơn hàng có hiệu lực, điều kiện thanh toán,
+ Thời gian giao hàng theo số lượng cố định và biến động theo từng trường hợp
+ Dung sai về số lượng, giá sản phẩm
+ Một số trường hợp có thể ảnh hướng đến sự thay đổi về giá như
Thông số và kích cỡ size thay đổi
Nguyên phụ liệu thay đổi
Lạm phát và giá nguyên phụ liệu thay đổi
Tăng chi phí nhân công và chi phí nhiên liệu như điện, nước,
+ Các điều khoản được đồng thuận bởi hai bên
Khi khách hàng đồng ý với mẫu thiết kế do công ty phát triển, công ty sẽ gửi đơn hàng để sản xuất ngay lập tức Ngược lại, nếu khách hàng chưa đồng ý, công ty sẽ tiếp tục phát triển lại mẫu thiết kế và lập lại báo giá phù hợp với nhu cầu của khách hàng; nếu hai bên không thể đạt được sự đồng thuận, công ty sẽ không nhận được đơn hàng sản xuất trong mùa đó.
7 Cập nhật thông tin sản phẩm lên hệ thống
- MDS cập nhật thông tin nguyên phụ liệu lên hệ thống để sản xuất đại trà.
Người MDS có trách nhiệm chuẩn bị và đảm bảo thông tin chính xác trên hệ thống ScaX, phần mềm quản lý dữ liệu của công ty ScaX là công cụ hỗ trợ đặc biệt để kiểm soát và vận hành hoạt động sản xuất của nhà máy MDS cần chuẩn bị và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống ScaX từ khi bắt đầu khai báo một mã hàng cho đến khi dữ liệu được gửi tới các phòng ban liên quan, nhằm đảm bảo tính nhất quán và kịp thời của thông tin Việc quản lý dữ liệu trên ScaX giúp tối ưu quy trình sản xuất, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
Sourcing và Kế hoạch kiểm duyệt.
- Phòng ban Kế hoạch sẽ kiểm tra PRI mà MDS đã gửi tương ứng với nguyên phụ liệu cập nhật và xác nhận với phòng ban Sourcing.
- Phòng ban Sourcing sẽ cập nhật chính thức lên hệ thống, tổng hợp chi tiết nguyên phụ liệu cần mua và gửi cho giám đốc nhà máy ký chuẩn
- Phòng ban IT sẽ quản lý thông tin, cập nhật và xét duyệt lần cuối lên hệ thống.
MDS, Kế hoạch, Sourcing, IT, Ban giám đốc
8 Theo dõi tiến trình phát triển mẫu
Sau khi chiếm lĩnh thị trường, để đưa một mã hàng vào sản xuất, trước tiên cần trải qua quá trình phát triển mẫu khắt khe Do đó, song song với bước 7, các MDS sẽ tiến hành phát triển mẫu sản phẩm đồng thời với các tiêu chí về màu sắc, kỹ thuật và nguyên phụ liệu, đảm bảo quá trình sản xuất tiếp theo đáp ứng đầy đủ yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn sản phẩm.
MDS cần duy trì kết nối thường trực với khách hàng để nắm bắt quy trình phát triển và các giai đoạn chuẩn bị cho sản xuất Qua từng bước mẫu, khách hàng và Scavi sẽ cùng nhau hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật, giúp nhà máy hiểu rõ cấu trúc sản phẩm và từ đó giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất.
MDS, kĩ thuật, nhà máy
Dựa vào mẫu màu có trong hồ sơ phát triển sản phẩm ban đầu của khách hàng, các MDS (chuyên viên thiết kế hàng hóa) sẽ gửi mẫu đến từng nhà cung cấp nguyên phụ liệu (chủ hàng) để phát triển bảng màu tương ứng, được gọi là Lap Dip Quy trình Lap Dip nhằm bảo đảm sự nhất quán về màu sắc giữa các nguồn cung và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng ngay từ giai đoạn đầu, đồng thời tối ưu hóa phối hợp giữa đội ngũ thiết kế và nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng nguyên phụ liệu.
MS, xuất nhập khẩu, thường, thời gian phát triển Lab Dip kéo dài từ 7-12 ngày, tùy thuộc vào thời gian vận chuyển.
- Sau khi nhận được kết quả Lab Dip, các MDS sẽ đưa phòng ban
Quá trình giám định kiểm tra độ tương ứng màu sắc so với mẫu màu ban đầu nhằm đảm bảo sự đồng nhất và chuẩn hóa chất lượng sản phẩm Nếu sự chênh lệch quá lớn, các chủ hàng sẽ điều chỉnh và phát triển lại theo kết quả giám định cho đến khi đạt kết quả tối ưu Quá trình này được lặp đi lặp lại và đóng vai trò cốt lõi để MDS xác nhận PO mua hàng cũng như giúp các chủ hàng sản xuất nguyên phụ liệu chính xác Tuy nhiên, quá trình phát triển đôi khi tốn nhiều thời gian và có thể ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo của bộ phận MS do thời gian vận chuyển kéo dài, dễ xảy ra tình trạng thất lạc hàng.
8.2 Phát triển nguyên phụ liệu
Đối với các nguyên phụ liệu mới hoặc các nguyên phụ liệu có giá cao, MDS sẽ tiến hành gửi mẫu cho các chủ hàng liên quan để tìm nguồn cung ứng nguyên phụ liệu mới phù hợp về chất lượng và giá cả Khi nhận được sự phù hợp về giá cả và chất lượng, MDS sẽ cập nhật giá và các thông số thành phần lên hệ thống quản lý của công ty (SCAX) Song song đó, MDS sẽ thông báo cho phòng ban Sourcing để kiểm tra, duyệt và thương lượng tiếp về điều kiện thanh toán và các điều khoản liên quan.
Quy trình hoạt động của bộ phận theo dõi đơn hàng (MS)
3.2.1 Sơ đồ quy trình hoạt động của bộ phận theo dõi đơn hàng (MS)
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình hoạt động của bộ phận theo dõi đơn hàng (MS)
Theo dõi quá trình xuất hàng Điều chuyển nguyên phụ liệu về kho
Xác định input, output nhà máy
Yêu cầu ra PO mua hàng
Yêu cầu giám định nguyên phụ liệu Kiểm tra biên bản giám định
Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu sản xuất
Tạo Sale Order trên hệ thống
Chuyển thông tin đơn hàng cho bộ phận Định mức (UC)
Kiểm soát quá trình sản xuất
3.2.2 Quy trình hoạt động của bộ phận theo dõi đơn hàng (MS)
Nội dung thực hiện Các bộ phận liên quan
1 Nhận đơn hàng từ khách hàng
- Sau khi đã hoàn thiện bước phát triển đơn hàng, đúc kết được thị trường để đi vào sản xuất đại trà, nhóm MDS sẽ chuyển cho nhóm
Toàn bộ thông tin về sản phẩm và đơn hàng đã được khách hàng duyệt sẽ được tổng hợp đầy đủ để chuẩn bị cho bước tiếp theo trong quy trình, đó là giai đoạn theo dõi đơn hàng Việc lưu trữ và xác nhận các dữ liệu này giúp đảm bảo tính nhất quán giữa thông tin sản phẩm và đơn hàng, đồng thời đẩy nhanh quá trình theo dõi trạng thái đơn hàng và cập nhật cho khách hàng.
Các MS sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu đầy đủ các thông tin liên quan đến chất lượng, số lượng, kích thước, màu sắc và giá cả trên PO với thông tin đơn hàng mà khách hàng đã đề nghị ban đầu Việc kiểm tra này đảm bảo sự nhất quán giữa yêu cầu của khách hàng và dữ liệu trên PO, từ đó xác nhận chính xác các tham số của đơn hàng trước khi tiến hành xử lý Quy trình đối chiếu chặt chẽ giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng độ hài lòng của khách hàng.
Mỗi MS phối hợp với Phòng Supply Chain để xác nhận lại các yêu cầu và số lượng MDS đã đặt tại Phòng Kế hoạch Các kế hoạch này được cập nhật trước 18 tháng bởi Giám đốc Thương mại, đảm bảo tính nhất quán và thông tin cập nhật cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Cụ thể, MS sẽ hợp tác với từng đại diện để nhận và xử lý các đơn hàng khác nhau, tùy thuộc vào từng nhãn hàng mà MS đang theo dõi trong mùa này.
Mỗi thứ Ba hàng tuần, các MS sẽ nhận được bản thông tin tổng quan về đơn hàng từ các nguồn liên quan, gồm số lượng đơn hàng trong tuần, số lượng sản phẩm trong mỗi đơn hàng và ngày giao hàng dự kiến Tuy nhiên, đây chỉ là information tổng quan về đơn hàng; để xem chi tiết từng đơn hàng, mỗi MS cần đăng nhập vào hệ thống của khách hàng và tải xuống dữ liệu đơn hàng chi tiết từ hệ thống.
Ngay khi nhận được đơn hàng, các MS cần kiểm tra xem ngày ETD khách hàng yêu cầu có phù hợp hay không bằng cách so sánh khoảng thời gian từ lúc nhận đơn đến ngày xuất hàng theo yêu cầu với leadtime sản xuất hai bên đã thỏa thuận trước đó Nếu khoảng thời gian này khớp với leadtime đã đồng thuận, MS xác nhận ETD đúng ngày khách hàng yêu cầu Ngược lại, nếu không phù hợp, cần đưa ra lý do hợp lý và yêu cầu khách xác nhận lại trong vòng 24 tiếng để điều chỉnh lịch sản xuất và ngày xuất hàng.
- Leadtime khách hàng và nhà máy Scavi Biên Hòa sẽ được đồng thuận vào đầu mỗi mùa sản xuất, và nó sẽ được áp dụng cho đến khi
MS,SupplyChain, kế hoạch kết thúc mùa đó Leadtime mà công ty và khách hàng đang áp dụng:
+ Đối với hàng không in: Leadtime = J + 28 ngày
+ Đối với hàng in tại Biên Hòa: Leadtime = J + 29 ngày
+ Đối với hàng in tại Huế: Leadtime = J + 32 ngày
(J là ngày đơn hàng được tạo trên hệ thống của khách hàng)
Mọi thông tin đơn hàng nhận được sẽ được cập nhật vào bảng theo dõi của mỗi MS để tiện theo dõi và kiểm tra Dữ liệu này rất quan trọng và xuyên suốt quá trình làm việc, phục vụ cho kế hoạch sản xuất, xuất hàng, tra xuất dữ liệu và kiểm soát đơn hàng Các thông tin chính cần có bao gồm mã đơn hàng, tên khách hàng, sản phẩm, số lượng, ngày đặt hàng, ngày giao dự kiến, trạng thái đơn hàng và các thông tin liên quan khác, nhằm đảm bảo tính đầy đủ, đúng hạn và khả năng tra cứu dữ liệu nhanh chóng cho quản lý và tối ưu quy trình.
Tuần hoặc ngày nhận đơn hàng được xác định dựa trên lead time chung đã thỏa thuận với khách hàng, từ đó tính toán ETD đồng thuận và so sánh ETD khách yêu cầu cho từng đơn hàng để xem có phù hợp hay không Đây là một trong những cơ sở quan trọng để xác nhận ETD với khách hàng, giúp tối ưu lịch trình giao hàng và đảm bảo sự đồng thuận về thời gian nhận hàng giữa nhà cung cấp và khách.
+ Tên đơn hàng, số hiệu đơn hàng, mã hàng, số lượng đặt hàng,…
+ Loại đơn hàng: tùy mỗi loại đơn hàng sẽ có leadtime dài ngắn khác nhau, phương pháp quản lý và quy trình cũng khác nhau
1 Đơn hàng lần đầu tiên được sản xuất hoặc những đơn hàng được sản xuất đầu mùa (Implantation order):
Thông thường có một lượng hàng hóa lớn được tuyển chọn, chiếm khoảng 30% danh mục, nhằm đáp ứng đầy đủ khả năng cung ứng cho các cửa hàng trong giai đoạn đầu từ 2–6 tuần, tùy thuộc vào đặc thù của từng nhãn hàng và từng mã hàng Lead time là thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa về kho hoặc có thể vận chuyển đi, và nó được xác định dựa trên đặc tính sản phẩm, quy trình sản xuất và địa điểm phân phối nhằm đảm bảo chu trình cung ứng liên tục.
Leadtime của loại đơn hàng này dài vì bao gồm thời gian sản xuất nguyên phụ liệu và vận chuyển về nhà máy để triển khai sản xuất Thông thường ở đơn hàng mới, đầu mùa chưa có sự chuẩn bị nguyên phụ liệu đầy đủ nên phải chờ khi có đơn hàng để đặt mua đủ nguyên phụ liệu cho các đơn hàng Đặc biệt với loại đơn hàng này, xuất đúng số lượng theo hợp đồng và đúng ETD là yêu cầu bắt buộc; khách hàng không chấp nhận xuất trễ hoặc tách PO ban đầu thành các PO nhỏ để xuất hàng từng đợt.
2 Đơn hàng bổ sung (Replenishment order):
Chúng tôi phân bổ lượng sản xuất theo từng tuần trong suốt mùa nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của kho hàng của khách hàng và duy trì mức tồn kho thành phẩm phù hợp với chiến lược từng mã hàng Số lượng và thời điểm cung cấp cho Scavi từ các đơn PO này phụ thuộc vào tình hình doanh số bán hàng của cửa hàng Lead time là 4 tuần (28 ngày) Vì đây là các đơn hàng bổ sung nên việc có sẵn nguyên phụ liệu trong kho là bắt buộc đối với nhà máy.
Thông thường, các doanh nghiệp sản xuất (MS) mua nguyên phụ liệu dựa trên dự báo nhu cầu (Forecast) do khách hàng cung cấp, nhằm thiết lập nguồn dự trữ trước và bảo đảm đáp ứng đơn hàng Quy trình này giúp tối ưu tồn kho và chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt vật liệu khi đơn hàng thực sự đến Khi đơn hàng được xác nhận và cam kết giao hàng, quy trình sản xuất sẽ được triển khai ngay để đáp ứng tiến độ đã thỏa thuận.
3 Đơn hàng được tạo dựa trên nhu cầu của mỗi nhãn hàng (Prod order):
Đơn hàng dự phòng này được thiết kế để bảo đảm nguồn cung cho cửa hàng tại các thời điểm đặc biệt như lễ, giáng sinh và năm mới, đồng thời bù đắp cho sự thiếu hụt đơn hàng cho Scavi khi nhu cầu người tiêu dùng giảm Ví dụ các mặt hàng đồ bơi Tribord hay Nabaiji sẽ có số lượng đơn hàng giảm hoặc không có trong mùa đông Thời gian giao hàng (lead time) của loại đơn hàng này không cố định, phụ thuộc vào yêu cầu từ khách hàng và kế hoạch cung ứng.
1 Tạo Sale Order, nhập các SO line và nhập chi tiết size
Sale Order trên hệ thống là tập hợp các đơn hàng mà Scavi nhận từ khách hàng, được quản lý tập trung để theo dõi và xử lý Trong mỗi Sale Order có các dòng SO line đại diện cho từng đơn hàng đã nhận, và mỗi dòng SO sẽ tương ứng với một mã sản phẩm, một màu sắc và một số lượng hàng hóa riêng biệt, giúp quản lý tồn kho và theo dõi trạng thái của từng đơn hàng một cách chính xác.
Nhập chi tiết kích thước cho từng dòng đơn hàng (SO line): mỗi đơn hàng nhận được sẽ có nhiều kích thước khác nhau và số lượng hàng hóa theo từng kích thước cũng không đồng nhất Đây là cơ sở để tiến hành mua nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng và là căn cứ để phát hành phiếu lĩnh vật tư, cung cấp nguyên phụ liệu cho các phân xưởng cắt, phân xưởng may và bộ phận đóng gói tiến hành hoạt động sản xuất.
Đánh giá hoạt động phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của nhân viên bộ phận Thương Mại
(4) Bộ phận Mua hàng sẽ là người trực tiếp làm việc với chủ hàng để mua nguyên phụ liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.
Trong quy trình sản xuất, bộ phận kế hoạch sẽ gửi kế hoạch sản xuất đến bộ phận Kho làm căn cứ cho việc xuất kho nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất Đồng thời, kế hoạch cũng được gửi cho phân xưởng may để tiến hành chuẩn bị năng lực phục vụ sản xuất.
Bộ phận Giám định nhận nguyên phụ liệu từ bộ phận Kho và tiến hành giám định chất lượng trước khi cung cấp cho chuyền may, đảm bảo nguyên phụ liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng Sau khi hoàn tất, biên bản giám định sẽ được gửi lại cho Kho trong vòng 3 ngày để cập nhật hồ sơ và quản lý nguồn nguyên phụ liệu.
Sau khi có kết quả giám định, Kho tiến hành xuất nguyên phụ liệu theo phiếu lĩnh vật tư do bộ phận Thương Mại yêu cầu và cung cấp cho phân xưởng cắt để tiến hành cắt vải.
(8) Phân xưởng cắt sẽ cung cấp bán thành phẩm cho phân xưởng may để tiến hành hoạt động may.
Bộ phận cơ điện dựa trên nhu cầu của từng loại sản phẩm để phân xưởng may tiến hành điều chỉnh và thay đổi máy móc cho phù hợp Sự phối hợp giữa bộ phận cơ điện và phân xưởng may là yếu tố then chốt nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc điều chỉnh thiết bị được căn cứ vào đặc tính của từng dòng hàng, giúp đáp ứng nhanh chóng yêu cầu kỹ thuật và giảm thiểu chi phí vận hành.
Cuối mỗi chuyền may là bộ phận đóng gói, nơi tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng thành phẩm, phân loại sản phẩm và đóng gói theo quy định nhằm đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy trình đóng gói.
Bộ phận giám định là đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng thành phẩm cuối cùng trước khi hàng được xuất khỏi nhà máy Quá trình kiểm tra nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và đầy đủ về số lượng trước khi giao cho khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng khi nhận hàng.
Sau khi hàng hóa được xuất khỏi nhà máy, bộ phận Logistics chịu trách nhiệm thực hiện mọi thủ tục cần thiết nhằm vận chuyển hàng tới cảng và làm thủ tục xuất khẩu một cách thuận lợi Nhiệm vụ này bao gồm quản lý chứng từ vận chuyển, phối hợp với hãng vận tải, làm thủ tục thông quan và tối ưu hóa quy trình để đảm bảo hàng hóa lên tàu đúng lịch, giảm thiểu chi phí và rủi ro cho chuỗi cung ứng.
3.3 Đánh giá hoạt động phát triển mẫu và theo dõi đơn hàng của nhân viên bộ phận Thương Mại.
Việc quản lý đơn hàng trên hệ thống là hết sức quan trọng trong quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Thương Mại Tuy nhiên, hiện tại đang gặp một số khó khăn do hệ thống chưa hoàn thiện hay việc xử lý sự cố mất nhiều thời gian.
Xác định Input – Output sản xuất cho nhà máy là hoạt động thiết yếu giúp xác định thời điểm hàng hóa được đưa vào chuyền sản xuất, và trong bước này các MS cần liên hệ chặt chẽ với bộ phận kế hoạch để đảm bảo mọi đơn hàng được vận hành xuyên suốt trong cả mùa, đảm bảo đủ số lượng hàng hóa và đúng ETD cho khách hàng Những khó khăn phổ biến là thông tin trao đổi giữa các bộ phận diễn ra chậm và quá trình xác nhận input – output không luôn khớp với mục tiêu mà MS đề ra, ảnh hưởng tới hiệu suất sản xuất và chuỗi cung ứng.