BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP ERP VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CRM

• Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chín

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

-

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP

ERP VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CRM

LỚP SE501.M21

Công ty thực tập: Công ty Cổ Phần Công nghệ KhaiFu Sinh viên thực hiện: 1852066 – Nguyễn Phạm Đức Duy

Thành phố Hồ Chí Minh tháng 06 năm 2022

1

NHẬN XÉT CỦA KHOA

2

LỜI NÓI ĐẦU

Báo cáo này là kiến thức đã học tập được trong hai tháng thực tập tại Công ty Cổ Phần Công nghệ KhaiFu Qua thời gian thực tập tại công ty, em cảm thấy mình trau dồi được nhiều kiến thức mới và kỹ năng thực tiễn, trong đó có các phương pháp phân tích yêu cầu và phân tích vấn đề thông qua các dự án thực tế mà em được tham gia cùng nhóm Business Analyst Thực tập ở quý công ty là một cơ hội tốt cho các bạn sinh viên năm 3, năm 4 sắp ra trường được tham gia vào các dự án thực tế, sử dụng các phương pháp và công nghệ mỗi ngày càng hiện đại và hoàn thiện mà các doanh nghiệp hiện nay đang cần tới

Theo kết quả và đánh giá công việc trong quá trình thực tập, em được trở thành cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, giữa các team trong nội bộ Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình (giảm thời gian, giảm chi phí, giảm rủi ro, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả,…) Những kiến thức, kinh nghiệm này sẽ là hành trang cho em để làm việc tại các doanh nghiệp sau khi ra trường

Đặc biệt cảm ơn anh Trần Hoàng Hải, hướng dẫn, giúp đỡ cho em tận tình cả những khó khăn trong công việc, đến những khó khăn việc làm quen với môi trường mới, đã chỉ dẫn em về cách làm báo cáo, lên kế hoạch, những kỹ năng không thể thiếu

Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các Thầy, Cô giảng viên khoa Công nghệ Phần mềm đã truyền đạt kiến thức làm nền tảng cho em trong quá trình thực tập

Qua hơn 3 tháng thực tập tại công ty, em được trang bị những kỹ năng mềm, nâng cao và hoàn thiện kiến thức chuyên môn thông qua các công nghệ mới sử dụng cho lĩnh vực Business Analysis cùng việc tiếp xúc dự án thật mà công ty đã thực hiện

Những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt thời gian qua đã giúp em dần hoàn thiện và có thêm kinh nghiệm về phân tích và quản lý quy trình doanh nghiệp (Business Analysis and Business Process Management) Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế, bài báo cáo không thể tránh những sai sót Chính vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để em hoàn thiện bản thân tốt hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc Thầy, Cô và các anh, chị lời chúc sức khỏe, hạnh phúc, thành công trong công việc

TP Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2021

4

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA KHOA 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

LỜI CẢM ƠN 3

MỤC LỤC 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ KHAIFU 5

I Giới thiệu chung về công ty 5

II Cơ cấu tổ chức 5

III Kế hoạch thực tập 6

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP 7

I Tìm hiểu công ty và các kỹ năng cơ bản về công ty 7

II Tìm hiểu các công cụ làm việc 7

1 Tìm hiểu về ERP 7

1.1 Giới thiệu ERP 7

2 Tìm hiểu về CRM 14

2.1 Tổng quan CRM: 14

2.2 Ưu điểm của CRM 15

III Mô hình BPM – Workflow 16

1 Tìm hiểu về BPM – Business Process Management 16

2 Quy trình BPM 16

IV Tìm hiểu và sử dụng công cụ Visio 17

V Tìm hiểu và sử dụng công cụ Axure RP 17

VI Tìm hiểu và sử dụng công cụ AdobeXD 18

VII Lịch làm việc: 19

CHƯƠNG 3: CHI TIẾT PROJECT 22

I Thông tin chung 22

II Mô tả bài toán ứng dụng 22

1 Bộ máy tổ chức 22

2 Quy trình nghiệp vụ hệ thống 23

III Thiết kế đặc tả các chức năng có trong hệ thống CRM 30

1 Trước bán hàng: 31

2 Trong bán hàng 31

3 Sau bán hàng: 31

CHƯƠNG 4: TỔNG KẾT 32

I Kết quả đạt được 32

II Hạn chế 32

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

5

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ KHAIFU (KHAIFU TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY)

I Giới thiệu chung về công ty

− Tên công ty: Công ty Cổ Phần Công n ghệ KhaiFu - KhaiFu Technology Joint Stock Company

− Tên công ty: Công ty Cổ Phần Công nghệ KhaiFu – KhaiFu Technology Joint Stock Company

− Website: https://khaifu.com/

− Logo Công ty

Logo Công ty Cổ phần Công nghệ KhaiFu

− Điện thoại: 0974 227 399

− Trụ sở công ty: 89 đường 105 Trịnh Quang Nghị, P.7, Q.8, TP.HCM

II Cơ cấu tổ chức

• Tìm hiểu về quy trình làm việc, làm task, nghiệp vụ công ty

• Tham gia vào phát triển dự án của công ty

3 Yêu cầu

• Nắm được quy trình làm việc và tuân thủ đúng

• Hiểu rõ các kiến thức, công nghệ, công cụ cơ bản

• Giao tiếp tốt và phối hợp làm việc hiệu quả với các thành viên trong công ty

4 Nhiệm vụ

• Hoàn thành đầy đủ các task trong được giao

• Thực hiện theo quy trình phát triển phần mềm của công ty

• Đi làm đúng giờ, số ngày trong tuần theo thỏa thuận với công ty

7

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP

I Tìm hiểu công ty và các kỹ năng cơ bản về công ty

- Giới thiệu về công ty, cách tổ chức của công ty, các quy định của công ty

- Được người hướng dẫn giới thiệu quá trình thành lập và phát triển, quy trình làm việc

- Nắm rõ quy định, yêu cầu bảo mật có kỷ luật, trách nhiệm với công việc

II Tìm hiểu các công cụ làm việc

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm

cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là chúng ta phải:

• Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty

• Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các

bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

• Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

• Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty

P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh

Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

• Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn

có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn

• Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm

8

thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công

ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

• Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công

cụ hoạch định và lên kế hoạch

1.3 Tác động của ERP đối với các bộ phận doanh nghiệp

• Tác động đối với Bộ phần mua hàng

Một hệ thống phần mềm ERP có thể mang lại một sự thay đổi lớn trong toàn bộ quá trình mua

sắm Với phần mềm ERP, việc mua hàng có thể được kết nối với hệ thống sản xuất chính của doanh nghiệp và sẽ giúp tính toán chi phí sản xuất chính xác hơn Trước khi phần mềm ERP được ứng dụng, người quản lý mua hàng phải làm mọi việc bằng tay và phải giữ liên lạc với các phòng ban khác

Nhưng việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ giúp quản lý ít thao tác bằng tay và giấy tờ hơn Tất cả dữ liệu sẽ tự động được lưu trong một hệ thống xử lý trung tâm, và các nhà quản lý từ những bộ phận khác cũng có thể thu thập dữ liệu từ phòng mua hàng chỉ trong vài cú nhấp chuột

Đối với các công ty, mua hàng là một hành động rất quan trọng vì lời hoặc lỗ chủ yếu phụ thuộc vào bộ phận này Hệ thống phần mềm mua hàng tự động sẽ cung cấp dữ liệu mua hàng trước

đó cho người quản lý Điều này sẽ giúp họ ước tính chi phí mua hàng theo đơn đặt hàng chính xác tuyệt đối

• Tác động đối với bộ phận kinh doanh

Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…Bộ phận kinh doanh có thể nhìn thấy chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho

• Tác động đối với bộ phận sản xuất

Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phối, quản lý nguyên vật liệu Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn

• Tác động đối với bộ phận kế toán – tài chính

o Kiểm soát thông tin tài chính:

9

Phân hệ kế toán trong phần mềm ERP còn liên kết chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để tự động ghi nhận doanh số, lập lệnh xuất kho,…để kế toán nắm được số liệu thực tế, giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công

ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc

tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn

o Đơn giản trong kế toán doanh nghiệp:

Một doanh nghiệp đang đà phát triển sẽ phải đối mặt với nhiều thủ tục kế toán, có thể gặp phải nhiều sai sót nếu các công việc được thực hiện thủ công và thông tin không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng,…

Các báo cáo tài chính trước đây tiêu tốn của người thực hiện rất nhiều thời gian, công sức, chất xám, trong khi hiệu quả thu về không được đảm bảo Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tích hợp đầy đủ thông tin, vệic phân tích dữ liệu được thực hiện tự động, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên trong khi sự chậm trễ ở các khâu sẽ giảm đi đáng kể

Thậm chí lợi ích ERP tuyệt vời đến nỗi, người dùng có thể không hiểu về nghiệp vụ kế toán vẫn

có thể sử dụng được Bởi bên cạnh các hành động đơn giản được thực hiện là hệ thống kế toán chi tiết được thiết kế để chạy ngầm bên dưới

• Tác động đối với bộ phận nhân sự

hoạch tuyển dụng, Chi phí công tác và di chuyển, quản lý nhân sự theo KPI… Kết nối với phân

hệ quản lý sản xuất giúp chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca) quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách

Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

• Tác động đối với các nhà quản lý dự án

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng

nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

• Tác động đối với phòng kho vận

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở

đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

10

• Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty:

ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thông qua các thao tác nhỏ các nhân của một công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn

1.4 Lợi ích của phần mềm ERP đối với sự tăng trưởng của tổ chức

• Gia tăng năng suất lao động

Gia tăng năng suất lao động chính là một trong những lợi ích lớn nhất doanh nghiệp nhỏ nhận được từ hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Bởi vì năng suất lao động ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mọi tổ chức, doanh nghiệp ở mọi mức độ quy mô Với ERP, dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều phòng ban trong tổ chức, giúp mỗi nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần

• Nguồn dữ liệu chính xác

Các quản lý và nhân viên sẽ không còn phải đau đầu rà soát số liệu bị lệch Việc kiểm kê hàng tồn hoặc tìm một lỗi sai trong kế toán có thể khiến nhân viên mất rất nhiều giờ đồng hồ, thậm chí mất hàng tháng

Các luồng thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực và được kết nối với nhau thành một hệ thống Chính vì vậy, các báo cáo tự động được tạo ra bởi phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cũng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn

• Hợp tác tốt hơn

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có thể đem đến sự khác biệt cho những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình hợp tác Trước khi có ERP, việc hợp tác có thể bị trì hoãn bởi sự thiếu liên lạc và thiếu thông tin, đặc biệt khi việc hợp tác được chia nhỏ cho nhiều người phụ trách nhiều khâu khác nhau

Với ERP, nhân viên sẽ có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu cần thiết ngay lập tức Như vậy, họ sẽ

sở hữu điều kiện tốt nhất mà không cần phụ thuộc vào thời gian hoặc những đầu việc mà người khác đang làm Thông qua ERP, thay vì chỉ nhìn thấy một góc nhỏ, họ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công ty, tự tin hơn trong mỗi cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng

• Giảm chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Bằng cách sử dụng ERP, thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, họ có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai

• Cải thiện quá trình đưa ra quyết định

Để đưa ra quyết định chính xác, điều quan trọng nhất là bạn phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết, và đặc biệt là dữ liệu đó phải được cập nhật theo thời gian gần nhất Với ERP, dữ liệu luôn luôn có sẵn và được cập nhật Chính vì vậy, không nghi ngờ gì, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ cảm thấy yên tâm hơn và tự tin hơn trong mỗi lựa chọn họ đưa ra

11

ERP giúp họ có một bức tranh tổng thể tốt hơn về các hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vậy, trước mỗi sự thay đổi, trước các cuộc khủng hoảng, họ hoàn toàn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

• Cải thiện quy trình làm việc

Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với những giao diện sử dụng đơn giản, linh hoạt, tiện dụng, thân thiện với người dùng Chỉ với một màn hình, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của chính họ ERP hỗ trợ bạn trong mọi quá trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,… giúp công việc của mỗi nhân viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng năng suất lao động

• Lồng ghép các quy trình

Mục tiêu và cũng là lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp chính là khả năng tích hợp tất cả các tính năng vào trong cùng một nền tảng hợp nhất Khi doanh nghiệp chưa sử dụng ERP, tình trạng dữ liệu bị chia lẻ, lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi rất phổ biến, để tổng hợp và kết nối các nguồn thông tin tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian

Với ERP, các dữ liệu sẽ được tập trung vào một hệ thống, dễ dàng tiếp cận, dễ dàng tổng hợp,

dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng quan của doanh nghiệp Chính vì vậy, ERP đóng góp rất lớn vào hiệu quả kinh doanh của tất cả các mô hình mà nó tiếp cận

• Tính an toàn thông tin trong tổ chức

Với mọi doanh nghiệp ở mọi loại hình kinh doanh, thông tin và dữ liệu là một trong những tài sản kinh doanh cần được bảo mật Nếu những thông tin này bị lọt ra ngoài hoặc rơi vào tay một người không phù hợp thì doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản Hệ thống ERP sẽ giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, khi chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm quyền

• Loại bỏ sự dư thừa

Vì ERP loại bỏ được tối đa các công việc thủ công, cập nhật dữ liệu chính xác nên sẽ loại bỏ được những khâu dư thừa trong công việc Doanh nghiệp sẽ không cần đến nguồn dữ liệu dự phòng, sẽ không cần mất quá nhiều thời gian rà soát số liệu, hàng hóa, tổng hợp và phân tích báo cáo

• Mang đến bức tranh toàn cảnh

Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP liên kết tất cả mọi dữ liệu và quy trình với nhau để đảm bảo người dùng có được một cái nhìn toàn cảnh 360 độ

• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Nếu dữ liệu về khách hàng và dữ liệu về hàng tồn không cùng nằm trên một nền tảng, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi lại khách hàng Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp các thông tin được liên kết, cập nhật chính xác liên tục, từ đó chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn

1.5 Hạn chế của phần mềm ERP

Bên cạnh nhiều lợi ích không thể phủ nhận, hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP cũng có một

số hạn chế mà các nhà quản lý doanh nghiệp cần lưu ý Bên cạnh những nhược điểm vốn đã tồn tại trong cấu trúc và hoạt động vận hành hệ thống, nhiều người còn cho rằng ERP đã lỗi thời, không bắt kịp với những thay đổi trong thời đại 4.0 – khi công nghệ đang được liên tục cải tiến, hướng tới sự nhỏ gọn và chuyên biệt hóa các bộ phận trong doanh nghiệp

12

• ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp

Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của doanh nghiệp một khoản rất lớn Bởi để có thể sử dụng

hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải mua gói tổng hợp với chi phí ít nhất là 30.000$ Gói tổng hợp của ERP bao gồm tất cả các ứng dụng phục vụ cho các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều không sử dụng hết các phân hệ đó và gây nên sự lãng phí tiền bạc nghiêm trọng Thêm vào đó, các ứng dụng không cần thiết đó cũng không thể xóa đi mà vẫn cồng kềnh tồn tại ở đó

Chưa kể đến có một số doanh nghiệp không chỉ dùng duy nhất phần mềm ERP mà còn kết hợp một số phần mềm đặc thù khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với vấn đề làm sao để kết hợp tốt nhất ERP với các giải pháp ngoài này,

từ việc trao đổi dữ liệu đến quy trình làm việc Việc này khiến cho các doanh nghiệp đau đầu rất nhiều vì với đặc trưng được lập trình cố định khiến cho ERP rất khó tích hợp với các phần mềm khác

Như vậy, bên cạnh mức phí đắt đỏ cùng cấu trúc cồng kềnh và cứng nhắc khiến doanh nghiệp phải thận trọng suy nghĩ có nên sử dụng hệ thống ERP hay không

• ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Khi phần mềm ERP hoạt động trơn tru thì việc đơn giản hóa dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất không có gì khó khăn Tuy nhiên, nếu xảy ra 1 vấn đề nào đó, dù là rất nhỏ trong bất kỳ khâu nào thì cả một công đoạn làm việc sẽ ngay lập tức bị tắc nghẽn, từ đó làm cho toàn bộ quy trình phía sau bị đình trệ

ERP giúp quản lý doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu duy nhất nên doanh nghiệp cũng phải đối mặt với rủi ro cao bởi chỉ một lỗi nhỏ trong hệ thống dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp chứ không phải chỉ gây tổn thất ở một bộ phận nhỏ Do đó, nhà quản trị doanh nghiệp không nên “liều” với ERP, bởi nếu giải pháp này không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ phải trả cái giá rất đắt – Doanh nghiệp sẽ phải đối diện với “cái chết” trong một thời gian dài

• ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức

Việc hoàn thiện, triển khai và đưa một hệ thống đi vào hoạt động phụ thuộc vào tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm của doanh nghiệp Tuy nhiên, điều đáng

lo ngại là ERP tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức cho cả 2 yếu tố này

Trước nhất, doanh nghiệp phải tích hợp đầy đủ cả hệ thống cồng kềnh của ERP với hàng loạt các module Để làm được điều này, doanh nghiệp phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ

sở hạ tầng mạng tới tất cả mạng lưới của doanh nghiệp, không bỏ qua bất kỳ “ngõ ngách” nào

dù là nhỏ nhất Bên cạnh đó, để đảm bảo vận hành ổn định toàn hệ thống, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải được chú trọng và tính toán kỹ lưỡng Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng lo ngại về việc làm thế nào để nhân viên có thể ngay lập tức thích nghi với cách vận hành mới của cả một bộ máy doanh nghiệp

• ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ thể hiện được thế mạnh nhất định trong một lĩnh vực duy nhất và những phân hệ khác sẽ yếu hơn nhiều Bởi các nhà cung cấp hệ thống này phải đáp ứng

13

yêu cầu của nhiều nhóm với những tiêu chí, quy trình à mục tiêu khác nhau Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng luôn muốn cải tiến công nghệ để theo kịp với thời thế, không bị lạc hậu trong thời đại 4.0 hiện nay Tuy nhiên ERP lại rất khó để có thể đáp ứng được nhu cầu này của doanh nghiệp Bởi nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng thôi, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng mọi hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại

Trong lúc ERP khiến các doanh nghiệp loay hoay và tìm cách xoay sở để cải tiến thì các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt khác lại không ngừng nâng cấp và đưa ra những phiên bản mới, hiện đại hơn và thậm chí miễn phí cho khách hàng đang sử dụng

trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các tổ chức triển khai ERP hy vọng rằng đặc tính tích hợp dữ liệu sẽ cải thiện chất lượng quyết định của họ cũng như tăng hiệu quả của họ Bằng cách sử dụng các quy trình được hỗ trợ bởi ERP, các tổ chức muốn tăng tốc quy trình của họ và cải thiện chất lượng của các quy trình

đó Bằng cách này, họ hy vọng rằng ERP sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đồng thời giảm nhu cầu vốn lưu động

Trong thực tế, ERP đòi hỏi các khoản đầu tư ban đầu lớn và việc triển khai ERP cần có thời gian đáng kể

1.7 Giới thiệu nền tảng triển khai (Odoo)

Odoo là một phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa là khả năng tùy chỉnh và phát triển các tính năng của phần mềm này là vô hạn Cụ thể hơn, ngoài các phân hệ hay module

cơ bản của Odoo như POS, CRM, quản lý kho, quản lý nhân sự,… thì Odoo cho phép bạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt những tính năng hoặc tạo ra các phân hệ mới mà bạn mong muốn.Ngoài ra, Odoo còn cung cấp các tính năng bảo mật cho các cộng đồng về công nghệ kinh doanh và phát triển phần mềm trên toàn thế giới Phần mềm Odoo ERP có một kho hệ thống đa dạng hỗ trợ từng bộ phận trọng công ty từ kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, cho đến quản lý nhà kho, nguyên liệu sản xuất

Các lợi ích mà Odoo mang lại cho doanh nghiệp:

• Phần mềm ERP toàn diện cùng kho ứng dụng đa dạng: Phần mềm Odoo ERP có một

kho hệ thống đa dạng hỗ trợ từng bộ phận trong công ty từ kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, cho đến quản lý nhà kho, nguyên liệu sản xuất, …Đặc biệt hệ thống Odoo được xây dựng theo cấu trúc module, người dùng có thể tùy ý lựa chọn các ứng dụng phù hợp trên kho apps và cài đặt về tài khoản của công ty Hơn 10.000 module hỗ trợ chính là điểm nổi bật của hệ thống Odoo Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn những chức năng phù hợp, loại bỏ được các chức năng thừa thãi không cần thiết

• Tính linh hoạt: Nhờ vào việc kho ứng dụng đa dạng được đề cập ở trên, Odoo có tính

linh hoạt cao phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp (đặc biệt dành cho các doanh

14

nghiệp vừa và nhỏ) Ban đầu người dùng có thể bắt đầu với những module mặc định để quản lý doanh nghiệp, theo thời gian có thể cài đặt thêm các module theo nhu cầu phát sinh hay kế hoạch phát triển của doanh nghiệp

• Dễ dàng tích hợp: Odoo cung cấp API miễn phí, cho phép bạn hoàn toàn có thể tích hợp

với bất kỳ một phần mềm nào mà không giới hạn Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tích hợp Odoo để phục vụ các quy trình riêng, làm cấu nối để kết nối và thống kê hoạt động của từng phần mềm riêng biệt của các phòng ban lại với nhau Từ đó, nhân viên hay nhà quản lý đều có thể tăng hiệu suất làm việc và quản lý một cách chặt chẽ hơn

• Giá thành hợp lý: Giá thành có lẽ là điểm nổi bật của Odoo Odoo phù hợp với mọi loại

doanh nghiệp khác nhau từ SME đến những doanh nghiệp lớn Lí do là bởi nếu doanh nghiệp bạn chỉ có nhu cầu sử dụng các module cơ bản thì chi phí thật sự không cao Ngoài ra, Odoo cho phép trả phí theo module tức bạn muốn sử dụng chức năng nào thì trả phí chức năng đó Ví dụ như bạn chỉ muốn Odoo sử dụng để làm POS hay quản lý kho thì bạn chỉ việc mua các module nhỏ lẻ để phục vụ các chức năng chuyên biệt

• UI/UX: Một điểm nữa được đánh giá cao trong hệ thống Odoo ERP là một nền tảng thân

thiện với người dùng Thiết kế đã được tối giản hóa, các module được sắp xếp đơn giản

để người dùng dễ dàng quản lý

2 Tìm hiểu về CRM

2.1 Tổng quan CRM:

- CRM Là một phần mềm quản lý

quan hệ khách hàng, một chiến lược kinh

doanh mà doanh nghiệp sử dụng để giảm

chi phí và tăng lợi nhuận bằng cách củng cố

sự hài lòng của khách hàng, lòng trung

thành Sự thật là CRM tập hợp thông tin từ

tất cả các nguồn dữ liệu

trong một tổ chức (và có khi thích hợp từ bên ngoài tổ chức) để cung cấp cho các nhà quản trị (CEO) một cái nhìn mới mẻ và định hướng mới dựa trên các dữ liệu phân tích Điều này cho phép khách hàng phải đối mặt với nhân viên trong các

lĩnh vực như bán hàng, hỗ trợ khách hàng và tiếp thị để đưa ra quyết định nhanh chóng và được thông báo về tất cả mọi thứ từ mô hình "Cross-selling and upselling" cơ hội để nhắm mục tiêu chiến lược tiếp thị mục đích tạo chiến thuật định vị cạnh tranh

15

Mô hình tổng quan của hệ thống CRM toàn diện

2.2 Ưu điểm của CRM

- Gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp qua mỗi lần tiếp xúc với khách hàng Bạn sẽ làm thế nào để trả lời nhanh chóng toàn bộ thắc mắc của khách hàng nếu không có phần mềm CRM? Nhân viên tư vấn cần bao nhiêu thời gian tra cứu tài liệu, liên hệ các bộ phận phụ trách để tìm câu trả lời cho mọi thắc mắc của khách hàng? Khách hàng phải chờ bao lâu để vấn đề của mình được giải đáp? Ngày nay, nhờ phầnmềm CRM Faceworks, nhân viên tư vấn có thể truy cập vào hồ sơ của từng khách hàng và thông tin sản phẩm Việc nắm bắt được thông tin nhanh chóng, chính xác vừa thỏa mãn khách hàng vừa cho họ thấy tác phong tư vấn chuyên nghiệp

- Phần mềm gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu Vì là phần mềm online nên

sẽ được truy cập bằng trình duyệt web Ban không cần lo dung lượng máy tính của mình không đủ bộ nhớ cài đặt, phải phụ thuộc vào máy chủ nào cả Dữ liệu được lưu trên hệ thống Faceworks sẽ được bảo đảm an toàn tuyệt đối, không lo bị mất bởi những lí do không lường trước được như virus, cài lại win, đổi máy,…

- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực Vì giờ đây bạn không cần phải làm việc với hàng chục file dữ liệu riêng lẻ nữa Mọi thông tin khách hàng đều được tích hợp trên hệ thống phần mềm và có thể nhanh chóng tra cứu, sử dụng chỉ sau vài cúclick chuột Thời gian tiết kiệm được có thể được phân bổ cho các công việc khác

- Truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối internet Điều này sẽ rất hữu hiệu khi bạn đi công tác, gặp mặt khách hàng ngoài khu vực công ty Không cần

16

chuẩn bị trước hàng đống tài liệu rắc rối nữa vì mọi thứ đều đã có trên phần mềm

III Mô hình BPM – Workflow

1 Tìm hiểu về BPM – Business Process Management

- Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management - BPM) là một phương pháp được thiết kế để cải thiện các quy trình nghiệp vụ thông qua sự kết hợp của công nghệ và nghiệp vụ, là một mô hình làm việc kết hợp giữa các bộ phận kinh doanh, nghiệp vụ và CNTT cùng nỗ lực để làm cho các quy trình nghiệp vụ hiệu quả và tối ưu hơn

- Quản lý quy trình nghiệp vụ - BPM mang lại giá trị cho doanh nghiệp thông qua cải thiện năng suất tốt hơn, hiệu quả nhân viên cao hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơn dẫn tới giảm chi phí và tăng lợi nhuận Tất cả lợi ích này là kết quả trực tiếp từ việc cải thiện quy trình làm việc

2 Quy trình BPM

- Giai đoạn Thiết kế bao gồm việc xác định các quy trình hiện có và phác họa quy

trình trên mô hình Việc phác họa có thể bao gồm luồng quy trình xử lý, các yếu tố liên quan, cảnh báo và thông báo, các thủ tục vận hành tiêu chuẩn và nhiệm vụ

- Giai đoạn Mô hình hóa sẽ chuyển từ mô hình phác họa vào phần mềm Quản lý quy

trình nghiệp vụ - BPM và vận hành thử nghiệm