Giáo trình Tổ chức công tác kế toán với mục tiêu giúp các bạn có thể trình bày được khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc cần phải đảm bải khi thực hiện công tác kế toán hành chính sự nghiệp; Hiểu được mô hình tổ chức bộ máy kế toán, chính sách kế toán cho đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Khái niệm đơn vị kế toán HCSN Error! Bookmark not defined 2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán
Đơn vị hành chính sự nghiệp là các cơ quan, đơn vị hoạt động bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc do cấp trên cấp phát, cùng các nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ và thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ Các đơn vị này trực thuộc các Bộ, Tổng cục và các cơ quan Đoàn.
Có hai thể của các tổ chức xã hội: do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau:
* Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:
Các đơn vị hành chính thuần túy là các cơ quan công quyền thuộc bộ máy hành chính nhà nước, còn được gọi là các đơn vị quản lý hành chính nhà nước Đây là những cơ quan có trách nhiệm thực thi các chức năng quản lý hành chính, đại diện cho quyền lực nhà nước và tổ chức, điều phối các hoạt động nhằm phục vụ người dân và đảm bảo trật tự, kỷ cương trong hệ thống hành chính.
- Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…
- Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…
Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó Cụ thể, đơn vị HCSN chia thành ba cấp.
Đơn vị dự toán cấp I là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc Trung ương và địa phương, như các Bộ, tổng cục, Sở, ban và các đơn vị liên quan Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm quản lý nguồn ngân sách được cấp phát theo đúng chế độ và quy định, thanh toán đầy đủ và kịp thời, đồng thời phối hợp với các cơ quan liên quan để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình cấp phát ngân sách.
+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới
+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới
+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành
+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới
Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I và chịu sự lãnh đạo về tài chính cũng như quản lý quan hệ cấp phát vốn của đơn vị cấp I Nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp II là quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối, bao gồm kinh phí của chính đơn vị và kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ, đơn vị dự toán cấp II phải tổng hợp chi tiêu kinh phí tại đơn vị và của các đơn vị cấp III, sau đó báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Đơn vị dự toán cấp III trực thuộc đơn vị dự toán cấp II và chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính cũng như quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II Đây là đơn vị cuối cùng trong chu trình thực hiện dự toán và trực tiếp sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ được phân bổ.
Ba cuốn sách này quy định chặt chẽ các chính sách về chi tiêu và hạch toán, yêu cầu tổng hợp chi tiêu kinh phí và báo cáo định kỳ lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp.
Cần lưu ý rằng đơn vị dự toán (HCSN) có thể hoạt động ở một cấp hoặc hai cấp Đối với các đơn vị chỉ có một cấp, cấp này sẽ đảm nhiệm đồng thời các nhiệm vụ của cấp I và cấp III Đối với các đơn vị được tổ chức thành hai cấp, đơn vị dự toán cấp trên đảm nhận nhiệm vụ của cấp I, trong khi đơn vị dự toán cấp dưới đảm nhận nhiệm vụ của cấp III.
Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) có tính đa dạng và phạm vi hoạt động rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện từ nguồn kinh phí do Nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của các đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế; chức năng chủ yếu không nhằm sản xuất, kinh doanh (SXKD) mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ do Nhà nước giao.
2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị có thực hiện công việc kế toán nhƣ lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật
Tổ chức công tác kế toán là hệ thống các hoạt động nhằm thực hiện đúng chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh chính xác tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị, đồng thời quản lý chế độ kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cũng như cung cấp thông tin kế toán cho người quản lý và các bên liên quan Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập quan hệ giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán và người làm kế toán, được thể hiện bằng một hình thức kế toán phù hợp với đặc thù của từng đơn vị và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
3 Nội dung tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán
- Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
- Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp
- Tổ chức kiểm kê tài sản
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
4 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin kinh tế - tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động, nhằm cung cấp những số liệu đầy đủ và có ý nghĩa cho quản lý Là công cụ quản lý kinh tế, kế toán giúp phản ánh và giám sát toàn diện các hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị, từ đó hỗ trợ quyết định và điều hành Nhiệm vụ của kế toán gồm kiểm tra, kiểm soát các khoản thu - chi và nộp, thanh toán nợ; kiểm tra quản lý và sử dụng tài sản, nguồn hình thành; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán để hỗ trợ người quản lý Đồng thời, kế toán cung cấp thông tin số liệu theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh; từ đó giảm khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý Đồng thời, tổ chức kế toán còn hỗ trợ kiểm kê, kiểm soát tài sản và nguồn vốn, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, đồng thời xác định lợi ích của Nhà nước và của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý trong đơn vị không chỉ đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá đầy đủ, kịp thời thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế - tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản và ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản.
5 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Tổ chức hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là bước khởi đầu quan trọng của công tác kế toán, quyết định tính trung thực và tính đúng đắn của số liệu kế toán Phần lớn công việc hạch toán ban đầu được thực hiện bởi nhân viên nghiệp vụ thông qua hạch toán nghiệp vụ như chấm công lao động và phiếu xuất nhập kho Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hướng dẫn và kiểm tra hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị để đảm bảo sự chuẩn xác của dữ liệu và tính nhất quán trong báo cáo Việc này giúp ngăn ngừa sai lệch dữ liệu, tăng độ tin cậy của hệ thống kế toán và nâng cao chất lượng quản trị nguồn lực Do đó, quản trị kế toán cần thiết lập quy trình hướng dẫn chi tiết, kiểm tra định kỳ và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận.
Nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm các công việc chủ yếu sau:
Quy định mẫu chứng từ ban đầu được thiết kế để ghi chép hạch toán ban đầu cho từng loại nghiệp vụ, bảo đảm sự phù hợp với mẫu chứng từ do Bộ Tài chính và Tổng cục Thống kê quy định Việc áp dụng đúng mẫu chứng từ giúp hạch toán kế toán chính xác, đầy đủ và thuận lợi cho việc lưu trữ, kiểm tra và báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam.
- Xác định trách nhiệm của những người thực hiện việc ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh
- Hướng dẫn cách ghi chép hạch toán ban đầu vào chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh
Phân công nhân viên kế toán đảm nhận nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đồng thời chuyển các chứng từ này về phòng kế toán để được kiểm tra và ghi sổ kế toán Quy trình này đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của chứng từ, tăng cường kiểm tra nội bộ và tuân thủ chuẩn mực kế toán trong việc ghi sổ.
2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản sử dụng ở đơn vị
Các đơn vị HCSN cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng; từ đó bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn.
Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến thiết kế bộ máy kế toán của đơn vị Trưởng phòng kế toán cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và năng lực cũng như trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để xác định hình thức tổ chức công tác kế toán và cấu trúc bộ máy kế toán cho đơn vị Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng đơn vị mà có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân toán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán của đơn vị được thực hiện bởi một phòng kế toán duy nhất Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán đảm nhận nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh Các chứng từ hạch toán ban đầu được chuyển định kỳ về phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Ưu điểm nổi bật là tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình và ra quyết định kịp thời Điều này cũng thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác thu thập, xử lý dữ liệu Bên cạnh đó, tập trung thông tin tạo điều kiện cho cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị.
Nhược điểm nổi bật là hạn chế việc kiểm tra và giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị, dẫn đến việc không cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
Ở hình thức này, mỗi đơn vị có phòng kế toán trung tâm và tất cả các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng Ví dụ như viện nghiên cứu có trạm và trại thí nghiệm, cơ quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ riêng biệt.
Ở các đơn vị và các bộ phận phụ thuộc, tổ chức kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại bộ phận mình, bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Định kỳ, đơn vị phải lập báo cáo tài chính và gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các bộ phận phụ thuộc; nhận và kiểm tra các báo cáo kế toán do bộ phận phụ thuộc gửi lên, sau đó tổng hợp số liệu của đơn vị và bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị Ưu điểm của hệ thống là tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động sản xuất, sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ ở từng đơn vị và bộ phận phụ thuộc; cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị.
Nhược điểm nổi bật là hệ thống không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ, khiến việc ra quyết định gặp khó khăn Thêm vào đó, biên chế bộ máy kế toán của toàn đơn vị lại lớn hơn so với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, dẫn tới lãng phí nguồn lực và hiệu quả quản lý chưa tối ưu.
2.3 Hình thức tổ công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán
Có thể minh họa một mô hình tổ chức công tác kế toán ở đơn vị HCSN theo sơ đồ
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán
Thực chất, hình thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng đơn vị
2.4 Hình thức tổ chức sổ kế toán
Tùy đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị mà chọn một trong ba hình thức kế toán sau:
- Hình thức nhật ký chung
- Hình thức nhật ký sổ cái
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Việc lựa chọn hình thức kế toán hợp lý phải căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có cũng như đặc điểm và quy mô của đơn vị Lựa chọn này cần đảm bảo sự cân bằng giữa yêu cầu quản trị và tuân thủ chuẩn mực kế toán, giúp ghi nhận và báo cáo tài chính chính xác, kịp thời Phân tích kỹ nguồn lực nhân sự, cơ cấu tổ chức và đặc thù hoạt động của đơn vị sẽ giúp xác định phương án kế toán tối ưu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, chi phí và doanh thu Ngoài ra, việc chọn hình thức kế toán phù hợp còn góp phần tối ưu hóa chi phí tuân thủ và đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống báo cáo tài chính.
2.4.1 Hình thức kế toán nhật ký chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
Kế toán trưởng (hoặc phụ trách tài chính kế toán)
Phụ trách kế toán đơn vị cấp dưới
Phân chia các công việc theo nội dung công tác kế
Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Một quy trình kế toán hàng ngày dựa trên chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ: trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung để từ đó ghi vào Sổ cái theo đúng tài khoản kế toán phù hợp; nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh còn phải được ghi đồng thời vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế—tài chính trên chứng từ kế toán; thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; và xử lý các vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Cụ thể: a) Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán.
* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu; nếu chứng từ chưa có mẫu quy định thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định tại Luật Kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải được gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ sai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân ở bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký để đảm bảo tính xác thực và tính hợp lệ của hồ sơ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, giúp dễ kiểm tra và quản lý hồ sơ kế toán Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc các loại mực không hợp lệ nhằm đảm bảo tuân thủ quy định và an toàn cho dữ liệu kế toán.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của mỗi người phải được thống nhất và do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký; nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện; chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên; chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn
Mẫu chứng từ kế toán gồm hai loại chính là mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là những mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung và kết cấu biểu mẫu, nội dung và phương pháp ghi chỉ tiêu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng và được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là những mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp được sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán được quy định trong chế độ chứng từ áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc tham khảo các mẫu biểu trong hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành để bảo đảm bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý Khi thực hiện bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ, doanh nghiệp phải tôn trọng nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ và đảm bảo chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt cùng với những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
* Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàng Khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn bán hàng, cần đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin trên hoá đơn, như tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin khách hàng, mô tả hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng tiền thanh toán Hoá đơn phải được gửi hoặc giao cho khách hàng theo đúng quy định và được lưu trữ để quản lý doanh thu và kê khai thuế chính xác Việc tuân thủ quy định về hoá đơn giúp tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch trong bán hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
19 bán lẻ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của
Theo quy định, hàng hóa bán lẻ và dịch vụ cung cấp một lần có giá trị dưới ngưỡng quy định không bắt buộc phải lập và giao hóa đơn; tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán phải lập và giao hóa đơn đúng quy định Dù không bắt buộc lập hóa đơn, người bán vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng làm chứng từ kế toán Trường hợp lập bảng kê bản lẻ, cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê để lập hoá đơn bán hàng cho ngày đó theo quy định.
Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hoặc người cung cấp dịch vụ lập và giao cho doanh nghiệp hai liên hóa đơn bán hàng để sử dụng và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện Để được tự in hoá đơn, doanh nghiệp phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu và số thứ tự hoá đơn Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc khi kết thúc hợp đồng in, doanh nghiệp phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
Doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về sử dụng hoá đơn bán hàng, không được bán, mua, trao đổi hoặc cho hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác và không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn thuế; phải mở sổ theo dõi hoá đơn, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hoá đơn hư hỏng, mất, và khi hoá đơn bị hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.
* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử trong kế toán phải đáp ứng đầy đủ các nội dung quy định và được mã hoá để bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được lưu trữ trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và mạng truyền tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; đồng thời phải có biện pháp quản lý, kiểm tra nhằm chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Khi bảo quản, chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận; tuy nhiên phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán.
Thông tin kế toán là những thông tin phản ánh sự vận động của đối tượng kế toán trong doanh nghiệp Để thu nhận đầy đủ và kịp thời các nội dung thông tin kế toán phát sinh, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Đồng thời, kế toán trưởng cũng phải xác định rõ những người chịu trách nhiệm ghi nhận và những người trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung phản ánh trong chứng từ kế toán để bảo đảm tính chính xác và trách nhiệm của hệ thống kế toán.
Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, do đó tính trung thực của thông tin phản ánh trên chứng từ quyết định độ tin cậy của số liệu kế toán Việc thu nhận và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh được phản ánh vào chứng từ kế toán đóng vai trò then chốt, quyết định chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp Đồng thời, tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán một cách có hệ thống giúp đảm bảo tính hợp lệ, đầy đủ và kịp thời của hồ sơ kế toán, từ đó nâng cao chất lượng quản lý và báo cáo tài chính.
Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở đơn vị
22 a Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, bao gồm mã số và tên gọi của từng tài khoản, đồng thời đảm bảo nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán được áp dụng cho mỗi tài khoản đúng chuẩn và nhất quán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù hoạt động cũng như yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản phù hợp nhằm hình thành một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đơn vị Để đáp ứng nhu cầu quản lý, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá và bổ sung thêm tài khoản cấp 3, cấp 4, nhưng phải đảm bảo sự phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I hoặc cấp II trong hệ thống kế toán để phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế phát sinh của doanh nghiệp chưa có tài khoản, bảo đảm phù hợp với quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, nhằm đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng.
Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ và mẫu sổ, cùng với mối quan hệ giữa các loại sổ theo trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm ghi chép, tổng hợp và hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán Từ hệ thống này, doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu đã được ghi chép đầy đủ và có cấu trúc.
Kế toán trưởng xác định hình thức kế toán phù hợp cho đơn vị dựa trên đặc điểm sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, quy mô hoạt động và các yêu cầu quản lý Việc lựa chọn được thực hiện dựa trên đánh giá trình độ cán bộ kế toán và các phương tiện tính toán sẵn có, nhằm đảm bảo hình kế toán được áp dụng một cách thích hợp, đáp ứng yêu cầu quản trị và tính chính xác của thông tin kế toán cho đơn vị.
Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau:
(1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
(2) Hình thức kế toán Nhật ký chung;
(3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
(4) Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
Trong mỗi hình thức sổ kế toán, có quy định cụ thể về số lượng, kết cấu và mẫu sổ, đồng thời quy định trình tự ghi chép, phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán nhằm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và khả năng đối chiếu trong hệ thống kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN
4.1 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình về tài khoản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp; thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị hành chính sự nghiệp.
Trong hệ thống kế toán Việt Nam, mỗi đối tượng kế toán đều được mở tài khoản riêng có nội dung kinh tế xác định, và toàn bộ các tài khoản được sử dụng trong một đơn vị kế toán tạo thành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trên cả nước, đảm bảo sự đồng bộ về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng dựa trên bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước Mục đích của hệ thống này là đảm bảo phản ánh đầy đủ quá trình thu chi và tài sản của đơn vị, cung cấp thông tin quản trị có độ tin cậy cho lãnh đạo và cơ quan quản lý, bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quản lý ngân sách công, đồng thời hỗ trợ công khai, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.
Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi từ ngân sách nhà nước, vốn và quỹ công, đồng thời bảo đảm quản lý và sử dụng kinh phí cho từng lĩnh vực và từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế và tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ thông tin cho quản trị Mọi lĩnh vực hoạt động được ghi nhận đúng với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động của từng đơn vị, từ đó tăng tính nhất quán và phù hợp với chuẩn mực kế toán và quản trị tài chính công.
Chúng tôi đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công hoặc bằng máy tính, đồng thời đảm bảo thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm đầy đủ các tài khoản được thể hiện trong Bảng cân đối tài khoản và cả các tài khoản nằm ngoài Bảng cân đối tài khoản, tạo thành khung công cụ quản lý và báo cáo tài chính hiệu quả cho hoạt động hành chính sự nghiệp.
Các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp Nguyên tắc ghi sổ của các tài khoản được thực hiện theo phương pháp ghi kép: khi ghi Nợ ở một tài khoản thì đồng thời phải ghi Có ở một hoặc nhiều tài khoản khác, hoặc ngược lại Việc ghi sổ đúng nguyên tắc giúp bảo đảm tính cân đối, đầy đủ và chính xác của các giao dịch phát sinh, từ đó cung cấp thông tin kế toán tin cậy cho quản lý tài sản, nguồn vốn và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị Nhờ đó Bảng cân đối tài khoản tổng hợp, phản ánh toàn diện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính và hỗ trợ quản trị, thanh tra, quyết toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công và tạm giữ Các chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản cần được theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, ví dụ như giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, các loại tiền tệ và dự toán chi hoạt động được giao.
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp ghi đơn, nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác; phương pháp này làm cho sổ sách ghi nhận nghiệp vụ một cách độc lập trên từng tài khoản, không yêu cầu cân đối ngay tại thời điểm ghi và thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin tài chính trong hệ thống ghi sổ đơn.
4.2 Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đồi tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
Tài khoản cấp 3 được xác định bằng một mã gồm 5 chữ số thập phân Trong đó, ba chữ số đầu tiên đại diện cho tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 đại diện cho tài khoản cấp 2 và chữ số thứ 5 đại diện cho tài khoản cấp 3.
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản đƣợc đánh số từ 001 đến 009
4.3 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản
Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn và áp dụng hệ thống tài khoản phù hợp; đồng thời, đơn vị được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán do Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (tài khoản 3 chữ số) ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Chương 4: TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
VÀ XÂY DỰNG QUI TRÌNH HẠCH TOÁN
Xác định yêu cầu thông tin
Để bảo đảm quản lý và ra quyết định hiệu quả, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng nhằm xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với mục tiêu quản trị Việc nhận diện đúng nguồn dữ liệu, nguyên tắc ghi nhận và chuẩn hóa thông tin giúp tăng tính minh bạch và hỗ trợ quyết định kịp thời Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ đối tượng nhận thông tin, mục đích sử dụng và tần suất báo cáo để nâng cao chất lượng và hiệu quả của hệ thống kế toán.
Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin; đồng thời xem xét đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp và mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tác để xác định nội dung và phạm vi thông tin cần thu thập Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp gồm hai nhóm thông tin kế toán.
- Thông tin kế toán tài chính;
Thông tin kế toán quản trị là nền tảng cho quá trình ra quyết định và quản trị hiệu quả trong doanh nghiệp Để xác định yêu cầu thông tin, khi tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp, nhằm xác định nội dung, phạm vi và mức độ chi tiết của các báo cáo kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng nội bộ và bên ngoài.
Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định Thông tin này được thể hiện rõ qua hệ thống các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định của chế độ kế toán nhằm đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc đánh giá, so sánh của các bên liên quan.
Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý và xác định rõ các cấp độ quản lý cùng với các hoạt động và quyết định mà mỗi cấp cần đưa ra và thực hiện Từ đó, xác định loại thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định ở từng cấp Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau.
Bảng 3.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán
Phạm vi sử dụng Trong DN Ngoài DN
Khi trình bày, cần sắp xếp thông tin theo thứ tự cấp quản lý từ cao xuống thấp và theo từng bộ phận Phòng, Ban Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở để xác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, từ đó tổ chức vận dụng chế độ kế toán và áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp.
27 hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.
Xây dựng danh mục đối tƣợng kế toán
Yêu cầu xây dựng đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm phản ánh đầy đủ thực tế hoạt động và tình hình tài chính Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp cho quản trị, báo cáo tài chính và kiểm tra tuân thủ Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán, cần lưu ý các vấn đề sau: xác định phạm vi và tính đầy đủ của tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh; đảm bảo sự phù hợp với chuẩn mực kế toán và hệ thống báo cáo; đảm bảo tính khả dụng, dễ cập nhật thông tin và tính nhất quán trong ghi nhận để bảo đảm minh bạch và hỗ trợ ra quyết định quản trị.
Một là, Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết
Ví dụ về quản trị nợ phải thu cho doanh nghiệp cho thấy nợ phải thu chính là phải thu của khách hàng Trong trường hợp của khách hàng A, công việc phân tích nợ phải thu có thể phân nhóm theo quy mô khách hàng, theo vị trí địa lý hoặc theo đặc thù mặt hàng kinh doanh Việc phân nhóm nợ phải thu theo các tiêu chí này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị công nợ, theo dõi dòng tiền và lên kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả.
Hai là, Xác định các đối tƣợng quản lý có liên quan
Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng, còn đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hoặc theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.
Ba là, xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo tính nhất quán, đầy đủ và thuận tiện cho quá trình ghi nhận, phân tích và báo cáo tài chính.
Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán gồm xác định nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và ghi nhận các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và nhập chúng vào hệ thống kế toán Nội dung dữ liệu cần thu thập để mô tả một nghiệp vụ phát sinh được làm rõ bằng cách trả lời 6 câu hỏi sau.
Thu thập nội dung nghiệp vụ phát sinh là bước lõi giúp nắm bắt đầy đủ các sự kiện diễn ra trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu quản lý Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý, ta xác định được những nghiệp vụ nào cần phản ánh lại nội dung đã xảy ra, nhằm bảo đảm thông tin được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và có thể kiểm tra nguồn gốc Việc này cải thiện chất lượng báo cáo, tăng khả năng kiểm soát rủi ro và tuân thủ quy định, đồng thời hỗ trợ ra quyết định quản trị hiệu quả Tóm lại, mục tiêu của thu thập nội dung nghiệp vụ phát sinh là kết nối giữa thực tế phát sinh và tài liệu quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao tính minh bạch của hệ thống quản trị.
Câu hỏi 2, Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh
Câu hỏi số 3: Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung cần được thể hiện rõ thông qua trình tự thực hiện nghiệp vụ và thời điểm phát sinh nghiệp vụ, giúp người đọc nắm được thời điểm và trình tự diễn ra các nghiệp vụ một cách chính xác.
Câu hỏi 4: Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là các cá nhân liên quan đến quá trình xét duyệt để nghiệp vụ được thực hiện và những người trực tiếp thực hiện các hoạt động, ví dụ như nhân viên bán hàng, khách hàng và nhà cung cấp Ngoài ra còn có các đối tượng liên quan khác tham gia vào các bước của quy trình nghiệp vụ, bao gồm các cấp quản lý, bộ phận kiểm soát và các bên liên quan chịu trách nhiệm phê duyệt, ký kết và thực thi giao dịch, nhằm đảm bảo sự tuân thủ, an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.
28 quan đến hoạt động có thể là bên trong doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp (nhƣ khách hàng, nhà cung cấp…)
Trong Câu hỏi 5, nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Cần xác định rõ nơi chốn, địa điểm phát sinh nghiệp vụ để đảm bảo dữ liệu và quy trình được kiểm soát chặt chẽ Xác định nơi xuất kho tại kho hàng nào và địa điểm bán hàng ở đâu là những yếu tố then chốt cho quản lý tồn kho, luồng hàng hoá và chu trình bán hàng hiệu quả Ví dụ, xác định xuất kho tại kho vận nào, bán hàng tại kênh phân phối hay điểm bán cụ thể ở đâu giúp phân bổ trách nhiệm, tối ưu quy trình và đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Để trả lời câu hỏi 6, các nguồn lực liên quan được xác định bằng hai mặt: hình thái tồn tại (tài sản) và nguồn gốc hình thành (nguồn vốn) Trong nghiệp vụ kế toán, nguồn lực là đối tượng chính được ghi nhận và phản ánh trên hệ thống tài khoản kế toán, bao gồm các loại tài sản và các nguồn hình thành như nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, đồng thời thể hiện cả các yếu tố lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) Việc phân tích nguồn lực cho phép xác định chúng đã được sử dụng như thế nào và mức độ sử dụng tương ứng.
Như vậy, khi một nghiệp vụ cần phản ánh nội dung và câu hỏi số 1 được trả lời, sẽ có năm nội dung từ câu hỏi số 2 đến số 5 cần được thu thập Tuy nhiên, không phải lúc nào cả năm nội dung này cũng được phản ánh đầy đủ trong mô tả một hoạt động Phụ thuộc vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng hoạt động và từng chu trình kinh doanh, tổ chức sẽ bố trí và thực hiện quá trình thu thập dữ liệu cho các nội dung liên quan nhằm đáp ứng các yêu cầu đó.
Tổ chức thu thập dữ liệu là quá trình xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho ba nhóm nội dung dữ liệu phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh và được ghi nhận vào hệ thống kế toán: xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết một cách hiệu quả, cần phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh, cụ thể là phân loại các hoạt động diễn ra trong quá trình sản xuất – kinh doanh theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính và sản xuất; căn cứ vào thông tin và yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết Các đối tượng chi tiết thông thường được theo dõi theo từng chu trình nhằm bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác và phục vụ cho phân tích, đánh giá hiệu quả và ra quyết định quản lý.
- Chu trình doanh thu: Khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợp đồng, Ngân hàng …
- Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, hàng hóa, vật tƣ, tài sản cố định, bộ phận sử
- Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng…
+ Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tƣợng theo dõi chi tiết cho từng chu trình
Thiết lập danh mục các đối tƣợng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp
Mã hóa các đối tượng chi tiết được xem như một biểu diễn ngắn gọn, tuân thủ quy ước về thuộc tính và các phương thức quản lý của đối tượng được mã hóa Đối với các đối tượng chi tiết, bộ mã sẽ có tác dụng làm rút gọn dữ liệu, chuẩn hóa các thuộc tính và phương thức quản lý, đồng thời tăng tính nhất quán và thuận tiện cho lưu trữ, truyền tải và quản lý đối tượng một cách hiệu quả.
- Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối tƣợng quản lý;
- Giúp quản lý và tập hợp các đối tƣợng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý;
Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiêu chí quản lý, hệ thống có thể trích lọc và phân tích thông tin theo mọi yêu cầu của người dùng Quá trình này giúp lọc dữ liệu một cách chính xác, đảm bảo kết quả phân tích phù hợp với nội dung cần tra cứu và mục tiêu sử dụng Nhờ đó tối ưu quản lý thông tin, nâng cao trải nghiệm người dùng và cung cấp dữ liệu có ý nghĩa, kịp thời.
Tổ chức mã hóa các đối tƣợng quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán
a) Xác định hệ thống các đối tượng cần quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán
Một trong những công việc quan trọng khi triển khai phần mềm kế toán trên máy là xác định hệ thống đối tượng kế toán và tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý Hệ thống đối tượng kế toán được thiết kế để quyết định mức độ chi tiết của thông tin cần cập nhật khi phát sinh nghiệp vụ kế toán; các thông tin này sau khi cập nhật sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán Việc xây dựng hệ thống các đối tượng cần quản lý trong doanh nghiệp phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính nhất quán, đầy đủ và dễ tra cứu dữ liệu.
- Phải phù hợp với chế độ tài chính kế toán quy định;
- Phải đáp ứng yêu cầu quản lý thuộc phạm vi ngành, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế… quy định;
- Phải thống nhất và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị doanh nghiệp;
Trong chương trình kế toán máy, tệp tin Danh mục đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì liên quan trực tiếp đến các thuộc tính của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý các đối tượng kế toán Tệp tin này ít thay đổi nhưng vẫn có thể được bổ sung và sửa chữa khi cần thiết, và có thể được sử dụng cho nhiều kỳ kế toán khác nhau, giúp duy trì sự nhất quán và hiệu quả của hệ thống.
Trong hệ thống quản lý kế toán, mỗi danh mục được thiết kế để quản lý một loại đối tượng kế toán cụ thể, giúp tổ chức dữ liệu và tra cứu thông tin nhanh chóng Ví dụ điển hình là danh mục hàng hóa quản lý các mặt hàng tồn kho; danh mục khách hàng theo dõi thông tin và giao dịch liên quan đến khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ) giúp theo dõi giá trị và tình trạng sử dụng của tài sản; danh mục các kho quản lý vị trí và luồng hàng hoá giữa các kho Bên cạnh đó, một danh mục có thể đại diện cho một yếu tố đặc trưng của công việc kế toán, như danh mục tài khoản kế toán, danh mục chứng từ hay danh mục khoản mục, phục vụ phân loại, ghi nhận và báo cáo kế toán Việc xây dựng và duy trì các danh mục này góp phần chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và độ chính xác của báo cáo tài chính.
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, hướng dẫn chế độ kế toán HCSN, áp dụng kể từ ngày 01/01/2018 Thông tư này thiết lập khung chuẩn cho hệ thống tài khoản và các chế độ kế toán liên quan, nhằm tăng cường tính minh bạch, thống nhất và quản lý chi tiêu công trong hoạt động kế toán của khu vực công.
Trong quá trình tổ chức công tác kế toán, kể cả kế toán trên máy tính, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I và cấp II theo đúng nội dung và phương pháp ghi chép được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, cần căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp và công tác quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, cùng với trình độ quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết ở các cấp III, IV, V cho từng đối tượng được quản lý chi tiết.
Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết, cần phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu về sử dụng thông tin nhằm phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp Việc này giúp danh mục tài khoản phản ánh đúng hoạt động và kết quả kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định và báo cáo quản trị nhanh chóng và chính xác Cần quán triệt toàn bộ đội ngũ về nguyên tắc, chuẩn mực và mục tiêu của hệ thống tài chính để danh mục tài khoản chi tiết thực sự trở thành công cụ quản trị hiệu quả.
Đối với quản trị doanh nghiệp, thông tin phục vụ yêu cầu phải cung cấp chi tiết chi phí kinh doanh theo từng khoản mục, đi kèm phân tích thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, từng ngành hàng, nhóm hàng hoặc mặt hàng kinh doanh Dữ liệu này nên được trình bày theo từng danh mục sản phẩm và hoạt động kinh doanh để cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu quả, hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa chi phí Việc tổ chức thông tin theo ngành hàng, nhóm hàng và mặt hàng giúp so sánh hiệu suất giữa các lĩnh vực, tăng khả năng kiểm soát chi phí và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, vật tƣ, các khoản công nợ:
Quản lý từng đối tượng là tài sản cố định (TSCĐ) theo nơi sử dụng, theo loại và nhóm TSCĐ cụ thể; quản lý chi tiết theo từng loại, từng nhóm vật tư, thứ vật tư và theo từng kho; đồng thời quản lý chi tiết từng khách hàng gồm người bán, người mua, chủ nợ theo từng lần thanh toán.
Để đáp ứng yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế nội bộ, hệ thống thông tin phải thu thập và trình bày dữ liệu theo từng đơn vị và địa điểm kinh doanh, bao gồm chi phí, thu nhập và kết quả hoạt động Việc cung cấp chi tiết các chỉ tiêu này giúp quản trị viên nắm bắt tình hình tài chính ở từng khu vực, hỗ trợ ra quyết định và tối ưu hóa chi phí để tăng hiệu quả kinh doanh Đây trở thành nền tảng cho báo cáo quản trị, kiểm soát chi phí và đánh giá kết quả kinh doanh theo đơn vị và địa điểm, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế nội bộ.
Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản sẽ đƣợc thực hiện thông qua các nội dung sau:
Phân loại các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu trình kinh doanh và xác định đối tượng kế toán liên quan cho mỗi nghiệp vụ là hai yếu tố cốt lõi để ghi nhận và quản lý thông tin kế toán một cách hệ thống, đầy đủ và đúng bản chất kinh tế.
Đối với mỗi đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ, cần xác định rõ các yêu cầu thông tin và các yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng đó (tài khoản) Việc này đảm bảo hệ thống kế toán thu thập dữ liệu đầy đủ, đúng mục đích và phục vụ cho quản trị, ra quyết định và báo cáo tài chính Đồng thời, xác định các yêu cầu này sẽ tăng cường kiểm soát nội bộ, tối ưu hóa quy trình ghi nhận và chuẩn hóa thông tin kế toán, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dữ liệu và hiệu quả quản lý tài chính.
Bốn là , Tổng hợp các đối tƣợng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan theo cho từng chu trình.
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, cách thức và phương pháp kiểm tra kế toán cần được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù hệ thống Do đặc trưng của chương trình, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận từ chứng từ gốc nhập liệu một lần duy nhất cho các đối tượng kế toán đã được mã hóa theo nguyên tắc nhập liệu chi tiết nhất, giúp tăng tính chính xác, minh bạch và dễ tra cứu dữ liệu Việc này đòi hỏi thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, liên kết chặt chẽ giữa chứng từ gốc và bút toán, cũng như phân công trách nhiệm ghi sổ rõ ràng nhằm đảm bảo tính nhất quán của báo cáo tài chính và thuận lợi cho kiểm toán Do đó, tối ưu hóa phương pháp kiểm tra kế toán trong bối cảnh phần mềm kế toán là yếu tố then chốt để nâng cao độ tin cậy và hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Chống trùng dữ liệu là yếu tố then chốt để bảo đảm tính đầy đủ và chính xác của thông tin doanh nghiệp Vì vậy, trước hết chúng ta cần xác định những rủi ro, gian lận và sai sót có thể xảy ra trong các doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường xử lý bằng máy tính Đánh giá rủi ro và sai sót trong hệ thống CNTT giúp nhận diện điểm yếu, từ đó thiết lập biện pháp kiểm soát nội bộ và quy trình phòng ngừa, giảm thiểu sai lệch dữ liệu và ngăn chặn gian lận.
Có rất nhiều rủi ro có thể xuất hiện trong môi trường kế toán xử lý bằng máy Để đánh giá rủi ro một cách có hệ thống và xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả, nên phân loại rủi ro thành các loại phù hợp nhằm nhận diện và giảm thiểu các nguy cơ tiềm ẩn.
Rủi ro trong kinh doanh là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, như hàng bán không đúng giá quy định và bán hàng không có khả năng thu tiền Những rủi ro này tương tự như các rủi ro phát sinh trong môi trường xử lý kế toán thủ công, nơi thiếu hệ thống kiểm soát và tự động hóa có thể làm giảm tính chính xác của giao dịch và khả năng thu hồi tiền từ khách hàng.
* Rủi ro trong xử lý thông tin, là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp báo cáo
- Đầu vào: Nhập dữ liệu sai, không chính xác, nhập trùng dữ liệu, nhập không đầy đủ và không hợp lệ
- Xử lý: Dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do người lập chương trình xử lý không chính xác
- Kết quả: Thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không xác định chính xác, báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận