BÁO CÁO KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HÀNH TỐT 5S DOANH NGHIỆP: CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1

1 TÓM TẮT Báo cáo kết quả triển khai thực hành tốt 5S này tổng hợp các hoạt động và kết quả triển khai thực hành 5S từ tháng 5/2018 đến tháng 11/2018 tại Công ty Cổ phần Dụng cụ Số 1 tro

BÁO CÁO KẾT QUẢ TRIỂN KHAI

THỰC HÀNH TỐT 5S

DOANH NGHIỆP: CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1

MÃ SỐ: 23

BỘ CỒNG THƯƠNG

MỤC LỤC

1 TÓM TẮT 4

2 GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH 6

H OẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI 7

3 GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC HÀNH 5S 9

3.1 T HÔNG TIN CHUNG DOANH NGHIỆP 9

3.2 H IỆN TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HÀNH 5S 9

4 HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 11

4.1 T ÓM TẮT .11

4.2 G IAI ĐOẠN 1: C HUẨN BỊ .12

4.3 G IAI ĐOẠN 2: K HỞI ĐỘNG .14

4.4 G IAI ĐOẠN 3: T HỰC HIỆN 3S 17

4.5 G IAI ĐOẠN 4: Đ ÁNH GIÁ 3S VÀ HƯỚNG DẪN 2S SAU .25

4.6 G IAI ĐOẠN 5: T HỰC HIỆN 2S 26

4.7 G IAI ĐOẠN 6: Đ ÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN .28

5 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 30

6 PHỤ LỤC 32

6.1 P HỤ LỤC 1 - P HIẾU ĐĂNG KÝ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH .32

6.2 P HỤ LỤC 2 – Q UYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP BAN 5S 32

6.3 P HỤ LỤC 3 – D ANH SÁCH CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN THAM GIA ĐÀO TẠO 5S 32

6.4 P HỤ LỤC 4 - K ẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 5S 32

DANH MỤC CÁC BẢNG B ẢNG 1 M ỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S 6

B ẢNG 2 C ÁC BƯỚC TRIỂN KHAI 5S 11

B ẢNG 3 T ỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ 13

B ẢNG 4 T ỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN KHỞI ĐỘNG 16

B ẢNG 5 T ỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 3S 18

B ẢNG 6 T ỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ 3S, HƯỚNG DẪN 2S 26

B ẢNG 7 T ỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 2S 27

B ẢNG 8 T ỔNG HỢP CÁC KHUYẾN NGHỊ VÀ HOẠT ĐỘNG SAU KHI ĐÁNH GIÁ 5S 29

1 TÓM TẮT

Báo cáo kết quả triển khai thực hành tốt 5S này tổng hợp các hoạt động và kết quả triển khai thực hành 5S từ tháng 5/2018 đến tháng 11/2018 tại Công ty Cổ phần Dụng cụ Số 1 trong khuôn khổ chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S của Bộ Công Thương và Công ty Cổ phần Tư vấn EPRO

Công ty Cổ phần Dụng cụ Số 1 chuyên sản xuất dụng cụ cắt như: dao phay, mũi khoan, ta rô, dao tiện, dao cắt Hoạt động hướng dẫn thực hành tốt 5S được triển khai tại nhà máy của công ty tại cụm công nghiệp Yên Nghĩa, Hà Đông,

 Về tác phong, nề nếp: Đã phân công nhiệm vụ 5S cho từng khu vực, đảm bảo mỗi người hiểu rõ trách nhiệm và phạm vi thực hiện 5S của mình Thực hiện chấm điểm định kỳ và đột xuất, kịp thời tuyên dương, khen thưởng những cá nhân, bộ phận làm tốt 5S hoặc nhắc nhở họ khi thực hiện 5S chưa tốt nhằm duy trì 5S lâu dài

 Các hiệu quả khác: Môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học hơn giúp người lao động thoái mái và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

Ngoài sự hỗ trợ thường xuyên của tư vấn, Công ty đã có những nỗ lực sau:

 Đầu tư gần 40 triệu đồng cho các hạng mục: băng rôn, khẩu hiệu, bảng tin tuyên truyền 5S; sơn, chổi, dầu mazut, khay, giá, biển báo … dùng cho hoạt động sắp xếp, vệ sinh, chuẩn hóa…

 Quá trình triển khai chương trình 5S tại công ty có sự trực tiếp điều hành, chỉ đạo của ông Đỗ Đức Dũng – Phó tổng giám đốc Công ty

 Thành lập Ban 5S gồm 9 thành viên: Phó tổng giám đốc – Trưởng ban, Chủ tịch Công đoàn – Phó ban, Phó phòng TC-HC – Thư ký; và 6 thành viên

khác là trưởng các bộ phận Kế toán, Thương mại, Kỹ thuật, Cơ khí, Nhiệt luyện, Trung tâm CNC

 Đánh giá đúng hiện trạng để có kế hoạch triển khai phù hợp: Khu vực văn phòng còn chưa ngăn nắp, chuyên nghiệp; Khu vực sản xuất: máy móc, nhà xưởng chưa sạch sẽ, công cụ dụng cụ lộn xộn, khó tìm kiếm, kho vật tư: khó kiểm soát, mất nhiều thời gian tìm kiếm

2 GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH

Trong khuôn khổ hoạt động triển khai thực hiện Dự án "Nâng cao Năng suất và Chất lượng sản phẩm hàng hóa ngành công nghiệp được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại quyết định số 604/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2012, trong năm 2017-2018, Bộ Công Thương đã giao Công ty Cổ phần Tư vấn EPRO thực hiện nhiệm vụ "Đào tạo, hướng dẫn triển khai thực hành tốt 5S cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp"

Chương trình tập trung hướng dẫn, hỗ trợ các doanh nghiệp ngành dệt may, da giầy, cơ khí, nhựa, hóa chất, năng lượng, thép, chế biến gỗ, chế biến thực phẩm, khai thác và chế biến khoáng sản trên toàn quốc với mục tiêu thúc đẩy hoạt động quản lý trực quan tại doanh nghiệp, qua đó nhân rộng mô hình thực hành tốt 5S cho các doanh nghiệp khác Chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S hướng đến các mục tiêu sau:

Bảng 1 Mục tiêu của chương trình 5S

S1 Sàng lọc Loại bỏ các vật dụng không cần thiết

S5 Sẵn sàng Đào tạo và tái đào tạo, thiết lập chế độ tuyên dương,

khen thưởng, tạo thói quen, ý thức thực hiện 5S mọi nơi, mọi lúc

Triển khai hoạt động thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp đòi hỏi nỗ lực của tư vấn và doanh nghiệp Trong quá trình hướng dẫn, đã có doanh nghiệp không thể đồng hành với chương trình do không bố trí được thời gian, nguồn lực và đầu tư như đã cam kết ban đầu Đến tháng 12 năm 2018, Công ty CP Tư vấn EPRO đã

hỗ trợ 36 doanh nghiệp đạt chứng chỉ Bộ Công Thương do có các hoạt động phối hợp triển khai như đã cam kết và qua đó đạt được các kết quả đáng khích

Hoạt động triển khai

Hoạt động hướng dẫn triển khai 5S được thực hiện tại doanh nghiệp bao gồm 6 giai đoạn chính với mục tiêu sau

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp thống nhất

về mục tiêu chi tiết, cách thức tổ chức triển khai và trách nhiệm của các bên và thông báo cho các phòng ban liên quan Tùy cách thức quản lý của mỗi doanh nghiệp, ban 5S có thể được thành lập tại giai đoạn này hoặc giai đoạn 2

- Giai đoạn 2: Khởi động Giai đoạn này tư vấn tổ chức tập huấn về 5S cho các đối tượng tham gia chương trình theo nhu cầu doanh nghiệp, hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp phát động phong trào 5S tại doanh nghiệp và thực hiện mẫu tại một khu vực Một số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho Ban 5S, một số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho một khu vực mẫu để tiếp tục đào tạo và một số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho toàn bộ cán

bộ công nhân viên Trong giai đoạn này, Tư vấn có thể hướng dẫn ban hành quy chế 5S, quy chế khen thưởng 5S tạo tiền đề về chính sách cho triển khai hoạt động 5S

- Giai đoạn 3: Thực hiện 3S Giai đoạn này tư vấn hướng dẫn Ban 5S, cán

bộ công nhân viên triển khai 3S tại các khu vực mục tiêu lựa chọn, cung cấp tài liệu, hướng dẫn, tư vấn ghi nhận kết quả 3S ban đầu Giai đoạn này tư vấn đã bắt đầu hướng dẫn ban 5S lồng ghép một số cơ chế theo dõi (có thể bằng hình ảnh…), khuyến khích lập kênh thông tin nội bộ trao đổi các vấn đề hàng ngày về quản lý trực quan để làm tiền đề cho các hoạt động duy trì trong các giai đoạn tiếp theo

- Giai đoạn 4: Đánh giá 3S và hướng dẫn 2S sau Giai đoạn này tư vấn đóng vai trò đánh giá độc lập để hướng dẫn các khu vực triển khai tiếp tục cải tiến về 5S, đồng thời hướng dẫn thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ thông qua biểu mẫu đánh giá, từ đó hướng dẫn cơ chế duy trì 5S tại

- Giai đoạn 5: Thực hiện 2S sau Giai đoạn này tư vấn hướng dẫn ban 5S thử nghiệm đánh giá 5S tại các tổ thực hiện 5S Với nhiều doanh nghiệp,

tư vấn trực tiếp tham gia các nhóm thảo luận triển khai 5S để có tiếng nói trung lập hướng dẫn và hỗ trợ ban 5S tiếp tục duy trì sau khi kết thúc chương trình Trong quá trình đánh giá, các tiêu chí đánh giá chưa phù hợp hoặc chưa đảm bảo tính công bằng sẽ được điều chỉnh

- Giai đoạn 6: Thực hiện đánh giá 5S và lập hồ sơ cấp chứng nhận Giai đoạn này tư vấn theo dõi kết quả thực hiện thông qua các kênh trao đổi nội bộ, làm việc trực tiếp với ban 5S và đánh giá lại tại hiện trường để xác định mức độ đạt được và động lực duy trì tại doanh nghiệp Thang điểm đánh giá cấp chứng nhận được chia sẻ với doanh nghiệp để cùng phấn đấu thực hiện Tại một số doanh nghiệp, sau khi đánh giá vẫn còn nhiều điểm cần cải tiến, tư vấn tiếp tục hướng dẫn, hỗ trợ để đạt kết quả quản lý trực quan bền vững nhất, đặc biệt là duy trì hệ thống thực hiện 5S, trước khi đề xuất Bộ Công Thương cấp chứng chỉ

3 GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC HÀNH 5S

Chương này tóm tắt các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, hiện trạng trước khi tham gia triển khai thực hành 5S

3.1 Thông tin chung doanh nghiệp

 Tên: Công ty Cổ phần Dụng cụ Số 1

 Địa chỉ: Lô 8 Cụm CN vừa và nhỏ Yên Nghĩa, Hà Đông, Hà Nội

 Số nhà máy sản xuất: 01

 Sở hữu: 51% vốn nhà nước

 Số lượng cán bộ công nhân viên: 55 người

 Thời gian làm việc: 275 ngày/năm, 08 tiếng/ngày

 Sản phẩm: Dụng cụ cắt các loại

 Sản lượng: 60.000 sản phẩm/năm

 Tên các khu vực chính trong công ty: xưởng cơ khí, xưởng nhiệt luyện, trung tâm CNC, văn phòng, kho vật tư

 Thị trường: Trong nước

 Hệ thống quản lý đang được áp dụng: ISO 9001:2008

3.2 Hiện trạng trước khi thực hành 5S

Công ty Cổ phần Dụng cụ Số 1 biết đến chương trình hướng dẫn thực hành 5S của Bộ Công Thương thông qua khóa tập huấn Thực hành tốt 5S tập trung và đăng ký tham gia chương trình vào tháng 3 năm 2018

Đây là doanh nghiệp chưa từng triển khai thực 5S Sau khi tiếp nhận phiếu đăng

ký, đoàn tư vấn đã phỏng vấn qua điện thoại xác nhận nhu cầu, mục tiêu và đến làm việc, trao đổi và khảo sát, đánh giá hiện trạng về tiềm năng triển khai 5S tại doanh nghiệp và đưa ra các kết quả đánh giá chính như sau:

 S1-S2-S3: có tiềm năng hướng dẫn, triển khai thực hiện tại xưởng cơ khí, xưởng nhiệt luyện, trung tâm CNC, văn phòng, khu vực bao gói;

 S4-S5: có tiềm năng hướng dẫn, triển khai về tiêu chuẩn hóa, đào tạo và tái đào tạo 5S, khuyến khích thực hiện 5S; xây dựng và áp dụng cơ chế đánh giá định kỳ hoặc đột xuất

 Ban lãnh đạo sẵn sàng đầu tư nguồn lực về tài chính và nhân sự trong việc thực hiện thành công chương trình

Căn cứ trên nguồn lực, thời gian và mức độ ưu tiên của doanh nghiêp, chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp được thống nhất tập trung vào các mục tiêu và thời gian sau:

 Mục tiêu chung: Tổ chức và duy trì thực hiện 5S có hiệu quả tại phạm vi triển khai 5S, đạt được chứng nhận của Bộ Công Thương

 Mục tiêu cụ thể: Có được ít nhất 40 cặp ảnh trước sau, thể hiện sự thay đổi sau khi áp dụng 5S; có 3 lần đánh giá nội bộ đạt điểm tối thiểu 70%

 Phạm vi thực hiện: Xưởng cơ khí, xưởng nhiệt luyện, trung tâm công nghệ cao

 Thời gian thực hiện từ tháng 5/2018 đến tháng 11/2018

4 HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

Chương này mô tả hoạt động triển khai và các kết quả thu được trong quá trình thực hiện 5S cũng như các bài học kinh nghiệm tại doanh nghiệp

4.1 Tóm tắt

Thời gian và nội dung triển khai cụ thể tại doanh nghiệp được tóm tắt như sau:

Bảng 2 Các bước triển khai 5S

Các khu vực triển khai

24/10/2018

Các khu vực triển khai

khai 5S Lập hồ sơ xin cấp

chứng nhận của Bộ Công Thương

20/11/2018 30/11/2018

lượng công việc tại mỗi bộ phận làm cơ sở nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của Công ty

So với mục tiêu ban đầu khi đăng ký tham gia chương trình của doanh nghiệp, kết quả này là phù hợp với mong đợi của doanh nghiệp và tư vấn

Doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ của Bộ Công Thương số 5S/2018/DN-21, ngày 20 tháng 12 năm 2018

Chi tiết về quá trình triển khai thực hiện vui lòng liên hệ:

- Tư vấn: Bà Trịnh Thu Hằng, điện thoại: (024) 3641.0746, email:

vanphongnscl@gmail.com, info@eprovn.com

- Doanh nghiệp: Bà Vũ Thị Lệ Thủy, Phó phòng Hành Chính, điện thoại

0904307214, email: thuyvule1971@gmail.com

Chi tiết quá trình triển khai và các kết quả được trình bày dưới đây

4.2 Giai đoạn 1: Chuẩn bị

Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động: khảo sát chi tiết hiện trạng doanh nghiệp; thống nhất về mục tiêu và phạm

vi thực hiện 5S; thống nhất cách thức tổ chức, trách nhiệm của các bên, kế hoạch thực hiện; cách lựa chọn các thành viên trong Ban 5S và thông báo cho các phòng ban liên quan

- Hoạt động 2: Căn cứ trên hiện trạng, nguồn lực về con người, thời gian

và tài chính, hai bên đi đến thống nhất 5S sẽ được triển khai tại khu vực văn phòng, xưởng cơ khí, xưởng nhiệt luyện, trung tâm CNC và kho vật

tư với mục tiêu chung là đạt được chứng nhận thực hiện 5S của Bộ Công Thương, mục tiêu cụ thể là thu được tối thiểu 40 hình ảnh thay đổi và có

3 lần đánh giá nội bộ đạt kết quả 70% Quá trình thống nhất này diễn ra

từ ngày 16/5/2019 đến ngày 25/5/2018

- Hoạt động 3: Cách thức tổ chức, trách nhiệm giữa bên tư vấn và doanh nghiệp, lộ trình triển khai 5S nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện đúng tiến độ đã được trao đổi và đi đến thống nhất từ 16/5/2019 đến ngày 25/5/2018

- Hoạt động 4: Tư vấn hướng dẫn doanh nghiệp cách lựa chọn thành viên tham gia Ban 5S và yêu cầu doanh nghiệp ban hành quyết định thành lập Ban 5S Hoạt động này kéo dài từ 26/5/2018 đến ngày 30/5/2018 công ty

đã có danh sách Ban 5S dự kiến nhưng đến 19/6/2018 mới thành lập Ban 5S chính thức

- Hoạt động 5: Lập danh sách học viên tham gia đào tạo 5S Sau khi đã có quyết định thành lập ban 5S, thư ký 5S tiến hành lập danh sách học viên cho 2 lớp đào tạo tương ứng cho 2 đối tượng (1) Ban 5S, (2) Cán bộ công nhân viên

Kết quả chính đạt được:

Thống nhất được mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể và kế hoạch thực hiện dự án Ban hành quyết định thành lập ban 5S và lập danh sách học viên tham gia đào tạo 5S

Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này

Bảng 3 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn chuẩn bị

1 Xác định được mục tiêu và phạm vi triển khai

5S

Hợp đồng tư vấn số 255DCSO1/EPRO/2018 (xem phụ lục 02)

2 Thống nhất cách thức tổ chức, trách nhiệm giữa

tư vấn và doanh nghiệp cùng kế hoạch triển

khai

Hợp đồng tư vấn số 255DCSO1/EPRO/2018 (xem phụ lục 02)

3 Thành lập Ban điều hành và triển khai 5S Quyết định thành lập

Ban 5S (xem phụ lục 03)

Bài học kinh nghiệm:

Việc thống nhất mục tiêu chương trình, kế hoạch triển khai, thành phần nhân sự ban 5S giữa Tư vấn và Công ty diễn ra nhanh chóng nhờ Tư vấn đã làm việc trực tiếp với lãnh đạo cao nhất của Công ty trong ngày khảo sát

4.3 Giai đoạn 2: Khởi động

Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động: Tổ chức đào tạo 5S, hướng dẫn tuyên truyền về 5S, chuẩn bị và tổ chức phát động phong trào 5S

Thời gian:

Giai đoạn này được thực hiện trong 7 tuần, từ 01/6/2018 đến 24/7/2018 So với

kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện bị kéo dài Dưới đây là các hoạt động chính của giai đoạn này:

- Hoạt động 1: Tổ chức đào tạo 5S ngày 01/6/2018 và ngày 02/6/2018 cho 100% CB-CNV công ty Tư vấn yêu cầu công ty chuẩn bị danh sách học viên, lịch đào tạo, phòng ốc, bàn ghế, máy chiếu, loa đài đầy đủ trước ngày đào tạo ít nhất 02 ngày Theo đó, 1 lớp 5S cho các cán bộ chủ chốt

và 1 lớp 5S cho các công nhân sản xuất đã được tổ chức thành công Nội dung đào tạo ngày đầu tiên gồm lý thuyết và bài tập xen kẽ Trong ngày thứ 2, tư vấn hướng dẫn cụ thể cách triển khai 3S ngay tại hiện trường Công ty

Hình 1: Đào tạo lý thuyết tại phòng họp Công ty

- Hoạt động 2: Chuẩn bị các công cụ và thực hiện tuyên truyền 5S được thực hiện từ 03/6/2018 đến 23/7/2018 Tư vấn hướng dẫn doanh nghiệp

chuẩn bị một số công cụ tuyên truyền 5S như poster, khẩu hiệu, bảng tin 5S Số lượng, nội dung, quy cách của các công cụ này được tư vấn hướng dẫn chi tiết và đưa ra một số thiết kế có sẵn giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn nhanh nếu muốn

Hình 2: Treo khẩu hiệu tại Công ty

- Hoạt động 3: Việc chuẩn bị lễ phát động phong trào 5S được thực hiện từ 16/7/2018 đến 21/7/2018 Công tác chuẩn bị được yêu cầu lên chi tiết về lịch trình, nội dung, nhân sự, địa điểm, các công cụ dụng cụ cần thiết

- Hoạt động 4: Tổ chức lễ phát động 5S vào ngày 24/7/2018 với sự tham gia của 100% CB-CNV nhà máy Buổi lễ diễn ra trang trọng nhưng ngắn gọn, sau đó cán bộ công nhân viên về khu vực phụ trách của mình và tiến hành thực hiện vệ sinh, sắp xếp sơ bộ

Hình 3: Tổng giám đốc phát động thực hiện 5S

Hình 4: Các trưởng bộ phận ký cam kết thực hiện

Hình 5: Thực hiện 3S sơ bộ

Kết quả chính đạt được:

Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này So với kế hoạch thì giai đoạn này bị kéo dài Nguyên nhân là Công ty muốn dành nhiều thời gian hơn để tuyên truyền về 5S cho CBCNV giúp họ “ngấm” 5S hơn

Bảng 4 Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn khởi động

CB-CNV tham gia đào tạo (xem phụ lục 04)

2 Treo khẩu hiệu, poster và bảng tin tại nhà máy

nhằm tuyên truyền cho mọi người hiểu về 5S