Giáo trình Tin học văn phòng cung cấp cho người học những kiến thức như: Xử lý văn bản nâng cao; Sử dụng bảng tính nâng cao; Sử dụng trình chiếu nâng cao. Mời các bạn cùng tham khảo!
XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu
1.1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp
MS Office được thiết kế với một số tính năng cơ bản được cài đặt sẵn nhằm giúp người dùng làm việc hiệu quả ngay từ lần đầu sử dụng Bên cạnh đó, phần tùy chọn (Option) cho phép người dùng điều chỉnh và cá nhân hóa một số tính năng để phù hợp với thói quen làm việc và nhu cầu riêng Việc tùy chỉnh này tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao trải nghiệm người dùng và mang lại sự linh hoạt trong quá trình sử dụng MS Office.
1.1.1.1 Định dạng nhanh dữ liệu Để định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng như thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… khi chúng ta bôi đen một đoạn văn bản nào đó, Word cung cấp một công cụ thu nhỏ để hỗ trợ chúng ta làm điều này.(Hình 1.1)
Hình 1.1 – Minh họa định dạng nhanh dữ liệu
Mặc định khi cài đặt Microsoft Office, công cụ thu nhỏ đã được hỗ trợ sẵn Tuy nhiên, trong một số trường hợp công cụ này có thể không hiển thị trên giao diện, và khi đó bạn có thể mở Word Options (Tùy chọn Word) để thiết lập lại Bằng cách này, công cụ thu nhỏ sẽ được bật và hiển thị trở lại, đảm bảo trải nghiệm làm việc mượt mà với bộ Office.
Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab General
Check vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” Hình 1.2
Hình 1.2 - Tùy chỉnh cho phép định dạng nhanh dữ liệu
1.1.1.2 Chức năng kiểm tra chính tả
MS Word có chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh theo mặc định, giúp tăng tốc độ soạn thảo cho người dùng Tuy nhiên khi bạn gõ văn bản bằng tiếng Việt, công cụ này có thể hiểu nhầm và cho là sai chính tả hoặc sai ngữ pháp Những từ sai chính tả được gạch chân màu đỏ, trong khi những lỗi ngữ pháp được đánh dấu bằng gạch chân màu xanh, giúp người dùng dễ nhận diện và chỉnh sửa nhanh chóng.
4 Để tắt chức năng kiểm tra chính tả ta thực hiện như sau:
Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Proofing
Bỏ dấu check tại các mục của đề mục When correcting spelling and grammar in Word Hình 1.3
Hình 1.3 - Tùy chỉnh tắt kiểm tra chính tả
Để kiểm tra lỗi tiếng Việt trong Office 2013, bạn có thể tải công cụ kiểm tra lỗi Tiếng Việt từ địa chỉ http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=5400 Công cụ này hỗ trợ rà soát và sửa các lỗi tiếng Việt trong tài liệu Office, giúp cải thiện độ chính xác và tính chuyên nghiệp của văn bản.
1.1.1.3 Tự động lưu dữ liệu
Chức năng tự động lưu tài liệu của Word là một trong những công cụ cực kỳ quan trọng và hữu ích, giúp người dùng tránh mất dữ liệu khi máy tính bị tắt đột ngột hay cúp điện trong quá trình soạn thảo Do nhiều người ít lưu lại khi làm việc, nên bật tính năng tự động lưu và điều chỉnh chu kỳ lưu tự động sẽ giúp bản thảo được bảo toàn và dễ dàng phục hồi Để Word tự động lưu tài liệu đang soạn thảo, hãy kiểm tra và bật các tùy chọn AutoRecover/AutoSave trong cài đặt, đảm bảo file được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint với AutoSave khi có kết nối mạng, và thiết lập khoảng thời gian lưu phù hợp với nhịp làm việc của bạn Nhờ đó bạn có thể làm việc liên tục mà không lo mất dữ liệu vì sự cố phần cứng hay mất điện.
Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Save
Đánh dấu check vào mục Save AutoRecover Information every, nhập số phút tự động lưu (ví dụ 10 phút) Hình 1.4
Hình 1.4 - Tùy chỉnh tự động lưu
1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo Để có những trang văn bản đẹp, định dạng chuẩn ta thường căn chỉnh lề trước khi in Nhưng nếu hiện tại Word chúng ta đang sử dụng để đơn vị đo là inch rất khó hình dung nên chúng ta cần thay đổi đơn vị đo cho tài liệu Cách thực hiện như sau :
Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced
Tại mục Display, chọn lại đơn vị ở mục Show measurements in unit of: Hình 1.5
Hình 1.5 - Tùy chỉnh thay đổi đơn vị đo
1.1.1.5 Hiển thị khung căn lề
Khung căn lề trong Word giúp căn chỉnh lề chuẩn theo quy định hiện hành, bằng cách hiển thị các đường chấm tạo khung viền văn bản để giới hạn chữ trong từng viền khi chỉnh sửa tài liệu Theo mặc định, khung căn lề Word bị vô hiệu hóa, khiến việc điều chỉnh lề gặp khó khăn Để khắc phục, người dùng cần hiển thị khung căn lề bằng các thao tác trong Word tương ứng với cài đặt hiện hành, từ đó việc căn chỉnh lề trở nên dễ dàng và chính xác hơn khi soạn thảo văn bản.
Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced
Tại mục Show Document Content ta đánh dấu Check ở mục Show text boundaries
Hình 1.6 – Tùy chỉnh hiển thị khung lề văn bản
1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) Để giúp chúng ta tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản khi phải nhập các cụm văn bản dài và lặp lại nhiều lần, MS Word 2013 ra đời tính năng AutoText Việc sử dụng AutoText giúp chúng ta soạn thảo văn bản nhanh chóng, tiện lợi Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thường viết lặp lại rất quen thuộc Ví dụ những cụm từ dài như “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, hay “đất nước” , hay
“Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại như vậy thì rất mất thời gian
Để tạo autotext trước tiên chúng ta cần bôi đen phần văn bản cần định nghĩa, ví dụ cụm từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống, chọn Autotext → chọn Save Selection to Autotext Gallery
Điền tên ngắn gọn cho AutoText là Vietnam trong mục Name, chọn Gallery là
AutoText, nhấn OK để hoàn thành Hình 1.8
Để chèn AutoText đã tạo vào văn bản, chỉ cần gõ đúng tên thay thế (ví dụ: vietnam) và nhấn F3, hoặc nhấp vào biểu tượng AutoText và chọn phần văn bản muốn chèn.
Xóa AutoText đã lưu : vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống, chọn
Building Blocks Organizer, chọn tên AutoTex cần xóa, nhấn Delete Hình 1.9
Hình 1.9 - Danh sách các AutoText
Microsoft Word hỗ trợ người dùng với nhiều tính năng hữu ích, giúp việc soạn thảo và định dạng văn bản nhanh chóng và dễ dàng hơn Các thao tác định dạng thường xuyên lặp lại có thể được tiết kiệm nhờ tính năng Template (mẫu), cho phép lưu các mẫu văn bản và áp dụng nhanh cho các dự án sau Việc sử dụng Template không chỉ tăng hiệu suất công việc mà còn đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và nâng cao chất lượng công việc.
Template (tập tin mẫu) là một công cụ cho phép người dùng tạo nhanh một tập tin mới dựa trên mẫu đã được thiết kế sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán cho các văn bản Tập tin mẫu có thể chứa các yếu tố như tiêu đề, logo và các định dạng khác để người dùng có thể sử dụng lại dễ dàng cho các tài liệu tiếp theo Phần đuôi của tập tin mẫu thường là dotx, cho phép lưu trữ, tái sử dụng và chỉnh sửa nhanh chóng khi cần.
Trong Word có sẵn các Template (mẫu) để tối ưu hóa quá trình soạn thảo Bạn có thể sử dụng chúng bằng cách chọn File → New; khi đó xuất hiện một cửa sổ chứa các mẫu Template, và bạn chọn một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu (Hình 1.10).
Hình 1.10 - Các mẫu Template có sẵn
Cách tạo một Template mới Để tạo một mẫu Template sử dụng ta thực hiện như sau :
Thiết kế một mẫu văn bản riêng cần sử dụng
Vào tab File\ Save As
Trong hộp thoại Save As tại khung Save as type ta chọn Word Template (*.dotx) Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến
Đặt tên cho mẫu vừa tạo
Tìm và áp dụng mẫu có sẵn
Vào Tab File / New chọn PERSONAL, chọn mẫu vừa thiết kế Hình 1.12
Hình 1.12 - Áp dụng mẫu có sẵn
Định dạng nâng cao
Có 3 chức năng định dạng mà trong quá trình soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng nhiều nhất đó là in đậm (Ctrl +B), in nghiêng (Ctrl+I) và gạch chân (Ctrl+U) Và hầu hết các định dạng văn bản thường gặp cũng đã được liệt kê trong nhóm lệnh Font của Tab Home
MS Word 2013 tích hợp các kiểu font chữ đặc biệt được đặt tại biểu tượng Text Effects trong nhóm lệnh Font ở tab Home Để áp dụng font chữ đặc biệt cho văn bản, hãy chọn văn bản cần định dạng, sau đó nhấn vào Text Effects và chọn hiệu ứng mong muốn.
Hình 1.13 - Các hiệu ứng nâng cao cho Font chữ
Sử dụng Font Dialog để định dạng font chữ nâng cao Để mở cửa sổ Font Dialog, bạn có thể nhấp vào biểu tượng mở rộng trong nhóm lệnh Font ở Tab Home hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+D hoặc Ctrl+Shift+F.
Hình 1.14 - Cửa sổ Font Dialog
Trong in ấn, ta gặp trường hợp một vài từ rơi xuống trang mới khiến trang in không đẹp, hoặc ta muốn dòng cuối được giãn đầy để trông cân đối Để khắc phục, ta dùng chức năng co giãn chữ trong tab Advanced của cửa sổ Font Dialog (Hình 1.15) Việc điều chỉnh này giúp cải thiện bố cục chữ trên trang in mà không ảnh hưởng tới kích thước hay kiểu chữ Nhờ đó các từ không bị tách rời giữa các dòng và trang in trông chuyên nghiệp hơn.
Normal : Chữ để bình thường
Dùng để định dạng Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, gạch chân, chữ hoa, chữ thường, Superscript
Dùng để hiệu chỉnh co giãn chữ, ghép chữ…
Dùng để thiết lập hiệu ứng nâng cao
Dùng để thiết lập thông số mặc định theo ý muốn của người sử dụng
Hình 1.15 – Thiết lập chữ co giãn
Chèn Drop Cap vào văn bản
Drop Cap là trong một đoạn văn có 1 ký hoặc 1 một nhóm các ký tự ở đầu đoạn văn
“rơi” xuống các dòng bên dưới
Chọn 1 hoặc nhiều ký tự cần tạo Drop Cap
Vào Tab Insert Drop Cap Drop Cap Option Hình 1.16
Chọn font chữ, số dòng tạo Drop Cap và khoảng cách tới văn bản Hình 1.17
Hình 1.17 – Hộp thoại Drop Cap
Trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word, việc định dạng các đoạn văn là yếu tố then chốt để văn bản trông có tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp Dù việc định dạng không khó, với người mới làm quen hoặc chưa quen với Word, bạn sẽ cần một hướng dẫn căn bản để đảm bảo văn bản được định dạng chuẩn và đồng nhất Hướng dẫn này giúp bạn nắm được cách thiết lập cỡ chữ, căn lề, khoảng cách dòng và các Style để trình bày nội dung rõ ràng Việc nắm vững định dạng đoạn văn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng bài viết và tối ưu cho quá trình đọc hiểu cũng như SEO nhờ bố cục hợp lý và nội dung được trình bày mạch lạc.
Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn:
Chọn đoạn cần định dạng
Trên tab Home, nhấp vào lệnh Line and Paragraph Spacing Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện Hình 1.18
Di chuyển chuột qua các tùy chọn khoảng cách dòng để xem trước hiệu ứng trên văn bản Một bản xem trước của khoảng cách dòng sẽ xuất hiện ngay trong tài liệu, giúp bạn đánh giá cách trình bày trước khi chọn Chọn khoảng cách dòng bạn muốn sử dụng để đảm bảo nội dung dễ đọc và phù hợp với bố cục tài liệu.
Hình 1.18 – Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn
Định dạng khoảng giữa các đoạn
Trong Word 2013, khi nhấn phím Enter, con trỏ di chuyển xuống xa hơn một dòng trên trang Điều này tự động tạo khoảng cách giữa các đoạn văn, giúp văn bản trở nên dễ đọc và rõ ràng hơn.
Bạn có thể điều chỉnh khoảng cách trước và sau các đoạn văn để phân chia nội dung một cách rõ ràng; điều này rất hữu ích cho việc phân đoạn, sắp xếp tiêu đề và tiêu đề phụ, từ đó cải thiện trải nghiệm người đọc và tối ưu SEO cho bài viết.
Thêm khoảng cách trước đoạn
Chọn đoạn cần thêm khoảng cách
On the Home tab, select Line and Paragraph Spacing Then click Add Space Before Paragraph from the dropdown menu A preview of the paragraph spacing will appear in the document.
Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn
Thêm khoảng cách sau đoạn
Chọn đoạn cần thêm khoảng cách
Trên tab Home, chọn lệnh Line and Paragraph Spacing Tiếp theo, nhấp vào Add Space After Paragraph từ menu thả xuống Một bản xem trước khoảng cách đoạn văn sẽ xuất hiện trong văn bản tài liệu
Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn
Hình 1.19 – Hộp thoại Paragraph chỉnh khoảng cách đoạn
1.2.3 Cột Để giúp văn bản của chúng ta được đẹp mắt, gọn gàng hơn thì chia cột cũng là một phần trang trí được nhiều người lựa chọn sử dụng Word
Chọn đoạn văn muốn chia cột
Chọn số cột cần chia đều nhau như Hình 1.20
Hình 1.20 - Chia cột đoạn văn bản
Hoặc chọn More Columns để tùy chỉnh lại độ rộng giữa các cột
Hình 1.21 – Hộp thoại định dạng cột
Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột cần chia vào ô Number of columns
Line between: Kẻ/Không kẻ đường phân cách giữa các cột
Width and spacing: Độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột
Apply to: Phạm vi chia cột
- Selected text: Áp dụng trang hiện tại
- Selected sections: Áp dụng đoạn văn bản được chọn
- Whole ducument: Áp dụng toàn bộ văn bản
Khi chia cột, người dùng dễ gặp lỗi như chia hai cột dữ liệu nằm trọn ở một cột hoặc không chia qua cột thứ hai Những sai sót này thường xuất hiện ở khâu quét chọn văn bản do không nhấn Enter xuống dòng để kết thúc đoạn Để chia cột đúng và hiệu quả, người dùng nên quét chọn văn bản đúng với nội dung trong đoạn, không được chọn dư nội dung, nhằm đảm bảo dữ liệu được phân tách chính xác và giảm thiểu công việc chỉnh sửa sau này.
- Nếu cột sau khi chia không đúng theo yêu cầu định dạng thì ta sử dụng lệnh Page
Layout Breaks Column để ngắt cột Hình 1.22
Bảng (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell)
Bạn nên dùng bảng khi mục tiêu là tổ chức dữ liệu theo dòng và cột một cách rõ ràng và có cấu trúc Bảng giúp trình bày thông tin dưới dạng so sánh và tra cứu dễ dàng, hỗ trợ phân tích dữ liệu hiệu quả Ví dụ điển hình gồm bảng điểm chi tiết cho sinh viên, bảng lương cho nhân viên, hoặc để định dạng một biểu mẫu phức tạp nào đó.
Ví dụ bảng biểu đơn giản:
Mã Sinh Viên Tên Sinh Viên Điểm Trung Bình
Ví dụ bảng biểu phức tạp:
Thực hiện rê chuột để tạo nhanh bảng trong nhóm Table Hình 1.23
Hoặc chọn Insert Table để tạo bảng với số dòng và cột tự nhập vào, sau đó Click
OK để tạo bảng Hình 1.24
Number of columns: Nhập số cột
Number of rows: Nhập số dòng
Nhúng bảng tính Excel vào Word
Việc tạo bảng trong Word khá đơn giản, nhưng các chức năng làm việc với bảng tính trên Word không đầy đủ như trong Excel Khi nhúng bảng Excel vào Word, người dùng có thể truy cập đầy đủ các tính năng của Excel như đang làm việc trong một cửa sổ Excel riêng, cho phép thêm văn bản, nhập các giá trị số và sử dụng các công thức đặc biệt áp dụng cho bảng nhúng, đồng thời vẫn giữ nguyên định dạng và khả năng chỉnh sửa khi in ấn hoặc xuất sang PDF.
Chọn mục Excel Spreadsheet trong menu thả xuống để nhúng bảng tính Excel vào tài liệu Word đang làm việc (Hình 1.23) Khi bảng tính được nhúng, bạn có thể double-click vào bảng để hiển thị thanh công cụ của Excel, giúp các thao tác trong bảng tính trở nên dễ dàng và quen thuộc như khi làm việc với Microsoft Excel (Hình 1.25) Khi không còn muốn thao tác nữa, hãy click chuột ra khỏi bảng tính để thoát.
Hình 1.25 – Chèn bảng tính Excel vào Word
Click chuột lên bảng để xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout
Thao tác trên hàng và cột
Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm các chức năng sau:
Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên
Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới
Insert Left: Thêm cột bên trái
Insert Right: Thêm cột bên phải
Chọn các ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có các chức năng sau:
Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất
Split Cells: Tách thành nhiều ô
Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau
Thay đổi độ lớn của các ô
Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm các chức năng sau: AutoFit:
AutoFit Contents: Kích thước bảng co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng
AutoFit Window: Kích thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo
Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột
Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng
Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột
Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau
Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau
Canh lề cho dữ liệu trong ô
Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab LayoutGroup Alignment có các chức năng sau:
9 kiểu căn lề như hình
Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô
Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô
Lưu ý: Tạo tab trong bảng phải nhấn ctrl+tab
Thao tác với dữ liệu trong bảng
Tham chiếu và liên kết
1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài
1.3.1.1 Tạo chú thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh Để thêm chú thích cho hình ảnh, ta chọn một hình ảnh trong tài liệu, vào tab
Hình 1.31 – Cách tạo chú thích cho hình ảnh
Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation
Nhập tên cho nhãn vừa thêm Ok
Choose Numbering in Format to set the numbering style, which can be 1, 2, 3; a, b, c; or Roman numerals If you want numbering like 1.2 or 2.1 to show an image’s section and its position within that section, enable Include chapter number In Chapter starts with, select the heading that contains the image, and in Use separator choose the period (.).
Hình 1.33 – Chọn kiểu số cho chú thích
Chú thích cho hình ảnh được thêm theo kiểu Caption mặc định và có thể được định dạng lại bằng các công cụ định dạng đoạn (paragraph) và chữ (character) để phù hợp với yêu cầu, nhằm mang lại chú thích rõ ràng, nhất quán và tăng khả năng tối ưu SEO cho bài viết.
Để áp dụng thay đổi kiểu Caption cho tất cả các chú thích, hãy vào tab Home, mở phần Styles và nhấn nút ở góc dưới bên phải Trong danh sách các kiểu, di chuột đến tên kiểu Caption, nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên-right và chọn Update Caption to Match Selection từ menu thả xuống để đồng bộ chú thích với lựa chọn hiện tại.
Bây giờ, tất cả chú thích thêm vào các hình ảnh trong tài liệu này sẽ được định dạng theo cùng một cách
Trong quá trình soạn thảo các văn bản Word như luận án, báo cáo hay sách, chúng ta gặp nhiều thuật ngữ chuyên ngành và từ viết tắt cần được giải thích rõ Để người đọc hiểu chính xác ý nghĩa của những thuật ngữ này, ta có thể sử dụng tính năng Footnote và Endnote để chèn chú thích ở chân trang hoặc chân bài bằng công cụ soạn thảo Word Việc thêm chú thích giúp làm rõ nghĩa, giữ văn bản chính gọn gàng đồng thời cải thiện trải nghiệm người đọc và hỗ trợ tối ưu hóa nội dung cho SEO.
Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào vị trí cụm từ bất kỳ cần tạo ghi chú
Bước 2: Vào tab References / chọn Insert Footnote (để hiệu chỉnh nâng cao ta có thể bấm chuột vào hình mũi tên ở góc phải dưới cùng của nhóm lệnh Footnotes)
Bước 3: Word sẽ di chuyển con trỏ văn bản xuống cuối trang và cho phép ta nhập ghi chú
Nếu muốn chèn chú thích tại vị trí dưới cùng của file văn bản thì ta chọn Insert Endnote
1.3.2 Mục lục và chỉ mục
Chức năng này rất quan trọng, dùng để tạo mục lục cho bài báo cáo, tiểu luận, luận văn
Ví dụ ta cần tạo mục lục cho đề cương chi tiết như sau:
Bước 1 : Tạo mức 1 cho tên chương :
Đặt trỏ chuột tại tên chương cần tạo mục lục
Chọn Heading 1 trong nhóm Styles
Hình 1.37 – Heading 1 trong nhóm Style
Chỉnh sửa định dạng phù hợp cho chương bằng cách : Right click tại Heading 1
Hình 1.38 – Cách chọn chỉnh sửa định dạng Heading 1
Định dạng lại Font, Size, Color, paragraph cho mục trong hộp thoại Modify
Vào tab Home Mutilevel List chọn mẫu Heading như hình 1.39
Thiết lập chỉ mục bằng cách gán Multilevel List vào các Style :
Vào mục Define New Multilevel List… trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home
Hình 1.41 – Tạo chỉ mục cho chương
Màn hình Define new Multilevel list hiển thị ra ta bấm nút “More>>” để hiển thị chi tiết
Hình 1.42 – Hộp thoại chọn mức chỉ mục
Hình 1.43 – Chọn các định dạng cho chỉ mục
Link levels to styles by assigning the correct style name to each heading level to maintain a clear, accessible document structure and improve SEO For example, level 1 should use the Heading 1 style, level 2 should use the Heading 2 style, level 3 should use the Heading 3 style, and so forth.
Number style for this level: Chọn đúng kiểu định dạng đánh số mục lục
(ví dụ cấp 1 thì chọn A,B,C ; cấp 2 thì chọn I,II,III,…; cấp 3 thì chọn 1,2,3…) Có thể nhập Caption cho number
Tương tự ta tạo chỉ số mức 2 là Heading 2 cho mục 1.1
Hình 1.44 – Tạo chỉ mục mức 2
Tương tự ta tạo chỉ số mức 3 là Heading 3 cho mục 1.1.1
Hình 1.45 – Tạo chỉ mục mức 3
Cuối cùng gán các Style vào các chương trong văn bản
Cách chèn mục lục tự động vào văn bản : vào tab References chọn Table of Contens chọn Custom Table of Contents
Hình 1.46 – Chèn mục lục vào văn bản
Để đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu, cần cập nhật lại mục lục sau mỗi lần chỉnh sửa văn bản, vì quá trình chỉnh sửa có thể làm thay đổi tiêu đề, số trang và bố cục ở các phần Mục lục được cập nhật sẽ phản ánh đúng nội dung hiện tại của tài liệu, giúp người đọc dễ tìm kiếm và công cụ tìm kiếm hiểu cấu trúc bài viết Quá trình cập nhật mục lục bao gồm rà soát tiêu đề cấp 1, cấp 2 và cấp 3, điều chỉnh số trang cho từng mục và đồng bộ các liên kết nội dung Sau khi hoàn tất, lưu lại phiên bản mới và kiểm tra lại tính nhất quán giữa mục lục và nội dung.
Vào Tab References Chọn Update Table để cập nhật mục lục
Hoặc Right click tại mục lục chọn Update Field
Hình 1.47 – Cách cập nhập mục lục
Hình 1.48 – Hộp thoại Update Table of Contents
Cập nhật số trang cho bảng mục lục là chức năng tự động đồng bộ số trang mỗi khi bạn nhập nội dung, giúp bảng mục lục phản ánh đúng vị trí trang và cập nhật theo sự thay đổi của nội dung; khi dữ liệu được thêm vào, số trang sẽ tăng lên và bạn dùng chức năng này để đồng bộ số trang cho bảng mục lục, đảm bảo sự nhất quán giữa nội dung và mục lục.
Cập nhật toàn bộ bảng bao gồm cập nhật tiêu đề cho mục lục và nên thực hiện khi nội dung chưa được nhập, nhằm đảm bảo bố cục rõ ràng và dễ quản lý Vì bảng đề cương chi tiết phải được chấp nhận là đúng đắn trước khi dữ liệu được nhập, quy trình này giúp duy trì tính nhất quán và chất lượng của tài liệu.
– Sử dụng Bookmark và Hyperlink
Trong các tài liệu có nhiều trang, việc sử dụng Bookmark và Hyperlink giúp người đọc nhảy nhanh tới phần chứa thông tin cần thiết Bạn đặt Bookmark để đánh dấu vị trí mong muốn và sau đó tạo Hyperlink ở nơi người đọc nhấn để được chuyển tới Bookmark đã đánh dấu Vì vậy, quy trình là: trước tiên tạo Bookmark, sau đó liên kết Hyperlink tới Bookmark đó Việc này không chỉ cải thiện trải nghiệm đọc mà còn tăng khả năng điều hướng và hỗ trợ SEO nhờ anchor text rõ ràng và cấu trúc liên kết hợp lý.
Hình 1.49 – ví dụ tạo Bookmark và hyperlink
Giả sử ta có một tài liệu gồm 62 trang, trang đầu tiên chỉ chứa các tiêu đề của các nội dung; ví dụ "Đoạn văn 2" là tiêu đề của nội dung nằm ở trang 36 Cấu trúc này giúp người đọc nhận diện nhanh chủ đề và tra cứu nội dung theo vị trí trang, vì mỗi tiêu đề tương ứng với một phần nội dung được sắp xếp trên trang cụ thể Đối với SEO, các tiêu đề nên ngắn gọn, chứa từ khóa liên quan và phản ánh đúng nội dung phần đó để hỗ trợ công cụ tìm kiếm hiểu cấu trúc tài liệu và cải thiện khả năng lập chỉ mục.
Để điều hướng tài liệu một cách nhanh chóng, khi người dùng nhấp vào Đoạn văn 2 trên trang 1, con trỏ văn bản sẽ tự động di chuyển tới trang 36, nơi chứa nội dung chính Tính năng này giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và định vị thông tin quan trọng trong tài liệu, cải thiện trải nghiệm tìm kiếm và tối ưu hóa việc duyệt nội dung giữa các đoạn và trang liên quan.
Để tạo Bookmark trong tài liệu, di chuyển con trỏ tới trang số 36 nơi chứa nội dung cần tìm và nhấp chuột vào dòng đầu tiên hoặc bất kỳ vị trí nào trong nội dung đó; sau đó mở tab Insert và chọn Bookmark để tiến hành gắn dấu bookmark cho phần văn bản đã chọn.
Nhập tên Bookmark (viết liền, tiếng việt không dấu) rồi nhấn nút “Add”, muốn xóa Bookmark nào thì chọn Bookmark đó rồi nhấn nút “Delete”
Bước 2: Gán Hyperlink Sau khi tạo xong Bookmark ở bước số 1, ta trở về trang số 1 Tại đây ta bôi đen dòng ghi “Đoạn văn 2” rồi vào tab Insert Hyperlink
Hình 1.52 – Ví dụ tạo Hyperlink
Để thêm và quản lý bookmark trong tài liệu, hãy vào Place in This Document, trong mục Bookmarks chọn Doan2 đã được tạo ở bước 1 và nhấn OK; tương tự, mỗi khi bạn tạo thêm bookmark mới, nó sẽ được hiển thị trong danh sách này, giúp bạn nhanh chóng điều hướng đến các phần quan trọng của văn bản.
Bước 3: Để di chuyển tới nội dung của đoạn văn, hãy giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào “đoạn văn 2” (đoạn văn có định dạng liên kết màu xanh) để mở nhanh nội dung liên quan.
Chú ý nên sử dụng chức năng Bookmark – Hyperlink khi tài liệu có nhiều trang vì nó giúp người đọc di chuyển nhanh đến các phần quan trọng Với tài liệu ngắn, việc áp dụng Bookmark – Hyperlink không mang lại lợi ích đáng kể và có thể làm phức tạp cấu trúc nội dung Do đó, việc tối ưu hóa trải nghiệm người đọc và hiệu quả SEO nên dựa trên số trang và độ phức tạp của tài liệu, ứng dụng Bookmark – Hyperlink một cách có chọn lọc để tăng liên kết nội bộ và thời gian ở lại trang.
1.3.4 Kết nối, nhúng dữ liệu
Trường và biểu mẫu
Một trường là một cung cấp thông tin quy định hoặc thực hiện các hành động cụ thể theo cách quy định
Trong Word, bạn có thể chèn các trường để tự động hóa các quy trình nhất định, như tạo bảng nội dung hoặc ghép thư với nguồn dữ liệu Các trường cho phép chèn những thông tin có thể được cập nhật bằng một nút bấm khi dữ liệu thay đổi Bạn không thể gõ trực tiếp một trường trong tài liệu mà phải yêu cầu Word chèn các trường bằng cách vào Insert → Quick Parts → Field để hiển thị hộp thoại Field và chọn trường mong muốn.
Hình 1.58 – Cách tạo trường văn bản
Trong tài liệu, một số trường đòi hỏi kiến thức nâng cao về cách thiết lập và điều khiển, nhưng có những trường rất dễ sử dụng để chèn ngày giờ Để chèn ngày hôm nay hoặc thời gian hiện tại, người dùng chọn Insert → Date & Time, mở hộp thoại Date And Time và chọn định dạng mong muốn Để chèn thông tin ở dạng văn bản thông thường, nhấn OK Nếu muốn tự động cập nhật ngày giờ, tích vào hộp Update Automatically, sau đó chèn một trường ngày hoặc giờ phù hợp với định dạng đã chọn và lấy ngày giờ từ lịch hoặc đồng hồ máy tính.
Theo mặc định, các trường ngày và thời gian được cập nhật mỗi khi mở tài liệu Bạn có thể tắt cập nhật tự động cho một trường bằng cách chọn trường đó và nhấn Ctrl + F11 để khóa trường, rồi nhấn Ctrl + Shift + F11 để mở khóa lại Nếu trường chưa bị khóa, bạn có thể cập nhật lại bằng cách nhấp chuột phải và chọn Update, hoặc nhấn F9 để cập nhật những thông tin mới nhất.
Trong một số trường hợp ta cần làm những biểu mẫu để người sử dụng nhập thông tin, chẳng hạn như biểu mẫu dưới đây:
Hình 1.59 – Bảng thông tin cá nhân mẫu
Microsoft Word enables form design with a variety of controls—Plain Text Control, Rich Text Control, Button, Drop-Down List, DateTime picker, Radio Button, and Checkbox Depending on your purpose, you can choose the most suitable controls for your form To position these controls on the form, use a table layout to organize their placement and alignment.
Hiển thị Tab Developer trên thanh Ribbon bằng cách Vào File Option
Customize the Ribbon tích vào mục Developer Ok
Hình 1.60 – Tùy chọn hiển thị tab Developer
Chèn các thông tin theo mẫu sau:
Chọn các control phù hợp đưa vào biểu mẫu
Mục Họ tên, ta di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi bấm vào biểu tượng Aa như hình dưới:
Hình 1.61 – cách chèn Họ tên
Click vào Properties để thêm tiêu đề, chú thích
Hình 1.62 – Cửa sổ Properties của Họ tên Đối với Năm Sinh, ta cũng di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi chọn Date Picker Control:
Cho hiển thị kiểu năm sinh trong cửa sổ Properties là dd/mm/yyyy
Hình 1.64 – Cửa sổ Properties của năm sinh
Mục giới tính: Tại một thời điểm chỉ cho phép chọn một lựa chọn (Nam hoặc Nữ), ta dùng OptionButton Control Chú ý rằng hai OptionButton phải cùng một nhóm
Trong cửa sổ Properties, để radio button chọn giới tính hoạt động đúng, ta phải thiết lập nhóm (Group) cho các control này Đối với giới tính Nam và Nữ, hai radio button phải thuộc cùng một nhóm để người dùng chỉ được chọn một tùy chọn tại một thời điểm Việc ghép chúng vào cùng một nhóm giúp giao diện người dùng rõ ràng và đảm bảo dữ liệu thu thập được nhất quán khi xử lý sau này.
Ta quan tâm tới một số thuộc tính thường sử dụng sau:
Name: Đặt tên cho control
Caption: Nhập dữ liệu hiển thị
GroupName là kỹ thuật đặt tên nhóm cho các nút radio trong giao diện người dùng Khi một radio có cùng tên nhóm với các radio khác, tất cả các nút này thuộc cùng một nhóm và tại bất kỳ thời điểm nào chỉ có thể chọn một tùy chọn duy nhất trong nhóm đó Đặt đúng tên nhóm giúp quản lý lựa chọn, đảm bảo người dùng không thể chọn đồng thời nhiều tùy chọn và dễ kiểm soát luồng dữ liệu Trong HTML, thuộc tính name xác định nhóm radio; khi một nút được chọn, các nút còn lại cùng nhóm sẽ tự động bỏ chọn để duy trì sự nhất quán Việc tối ưu hóa cấu trúc nhóm radio mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn và thuận tiện cho việc phát triển và bảo trì mã nguồn.
Value: True để checked, False để bỏ checked, thường dùng để thiết lập giá trị mặc định
Kế đến ô tình trạng hôn nhân, ở đây ta có các tình trạng : Độc thân, có gia đình, ly thân, ly hôn Vậy ta sử dụng Drop list control:
Hình 1.67 – Chèn tình trạng hôn nhân
Tùy chỉnh Properties: Thêm các giá trị để chọn trong Drop – DownList Properties
Hình 1.68 – Cửa sổ Properties của DownList Properties
Add: Để nhập thêm dòng dữ liệu cho Drop list
Modify: Để chỉnh sửa dòng đang chọn
Remove: Xóa dòng đang chọn
Move up: Di chuyển dòng đang chọn lên trên
Move Down: Di chuyển dòng đang chọn xuống dưới
Mục email và điện thoại tương tự như các mục nhập tên
Mục sở thích có nhiều lựa chọn như: Xem phim, bóng đá, đọc sách Người sử dụng có quyền chọn nhiều lựa chọn, vậy ta dùng Checkbox
Hình 1.69 trình bày cách chèn checkbox Đối với checkbox, người dùng có thể chọn nhiều lựa chọn cùng lúc, vì vậy bạn có thể thay đổi cách hiển thị của checkbox trong cửa sổ Properties để phù hợp với thiết kế và trải nghiệm người dùng Việc cấu hình hiển thị checkbox giúp tăng khả năng tương tác và tối ưu hóa quá trình chọn lựa trên giao diện.
Hình 1.70 – Cửa sổ Properties của Checkbox
Title: Nhập tiêu đề cho checkbox
Checked symbol và Unchecked symbol: Ta có thể đổi biểu tượng bằng cách bấm vào nút Change:
Hình 1.71 – Hộp thoại chèn Symbol
Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần in văn bản gửi cho nhiều người, chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận hay bằng tốt nghiệp, nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán của thông tin Để in ấn hàng loạt hiệu quả, hãy chuẩn bị trước một mẫu văn bản đồng nhất với định dạng chuẩn, đảm bảo chữ ký và con dấu, cập nhật đúng thông tin người nhận và sử dụng công cụ ghép thư để tự động điền dữ liệu Lựa chọn phông chữ, cỡ chữ, lề và bố cục phù hợp với mục đích, kiểm tra số trang, mã nhận diện nếu có, và lưu trữ bản sao để dễ phân phối Cuối cùng, phân phối bản in đến nhiều người có thể qua bưu điện, email hoặc cổng thông tin trường, giúp tối ưu hoá quy trình giao tiếp và đảm bảo mọi người nhận được nội dung đúng như mong đợi.
Thay vì phải gõ thủ công thông tin của mỗi người vào nội dung của từng giấy chứng nhận và dễ bị nhầm lẫn, ta có thể dùng công cụ Mail Merge để tự động điền dữ liệu từ danh sách và xuất ra các giấy chứng nhận đồng nhất chỉ với một lần thiết lập, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả làm việc.
Trong quy trình trộn thư, một file dữ liệu nguồn thường chứa danh sách được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản, ví dụ dưới dạng table hoặc sheet (của Excel hoặc Access) Bảng này phải có đủ số cột và hàng, và nội dung trong từng ô cần đầy đủ, đúng đắn để ghép nối với các trường tương ứng trong mẫu trộn thư.
Field: Chính là cột trong bảng biểu chỉ chứa thông tin theo một yêu cầu
Field Name: Tên của cột
Record: Mỗi dòng trong bảng biểu, thể hiện đầy đủ thông tin của một đối tượng
Ví dụ : ta cần tạo ra nhiều giấy chứng nhận cho các học viên trong danh sách có sẵn theo mẫu giấy chứng nhận như sau :
Cách thực hiện trộn thư như sau :
Để chuẩn bị dữ liệu cho quá trình trộn, tạo một tập tin data source chứa danh sách học viên cần trộn Tiêu đề của danh sách phải nằm ở dòng đầu tiên của văn bản để hệ thống có thể nhận diện và xử lý nhanh chóng Các trường tiêu đề không cần định dạng nhiều, giúp văn bản gọn gàng và tối ưu hóa cho SEO cũng như khả năng tương tác với các công cụ trộn dữ liệu.
Tạo tập tin main document : Mẫu giấy chứng nhận
Đặt trỏ chuột tại vị trí field cần chèn vào đầu tiên chọn tab Mailings Start
Hình 1.72 – Cách tạo giấy chứng nhận
Chọn dữ liệu nguồn : danh sách giấy chứng nhận trong Select Reciptients Use Existing List
Hình 1.73 – Chọn dữ liệu nguồn cho giấy chứng nhận
Lần lượt chèn các field vào văn bản tại mục Insert Merge Field Chọn đúng tên cột cần hiển thị
Hình 1.74 – Chèn các Field vào giấy chứng nhận
Xem trước kết quả : Để di chuyển qua lại giữa các nhân bản của biểu mẫu, ta bấm vào các biểu tượng kế bên nút PreView Results để xem trước kết quả trộn thư
Để thực hiện trộn thư, hãy chọn Finish & Merge và sau đó nhấp vào Edit Individual Documents để xuất các bản sao biểu mẫu thành một tập tin duy nhất Mỗi dòng dữ liệu sẽ tạo một biểu mẫu riêng trên một trang riêng biệt; ví dụ nếu có 5 dòng dữ liệu thì hệ thống sẽ tự động tạo 5 biểu mẫu trên 5 trang khác nhau Tên mặc định của tập tin kết quả là Letters1.
Hình 1.75 – Hoàn tất tạo giấy chứng nhận
All: Trộn toàn bộ danh sách
Current record: Trộn dòng dữ liệu hiện tại đang xem
From … To : Trộn danh sách từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4 thì trộn danh sách từ dòng thứ 2 tới dòng thứ 4)
Lưu ý : Nếu field chèn vào có điều kiện thì ta sử dụng điều kiện trong mục Rule If…Then …Else
Hình 1.76 – cách tạo điều kiện trong trộn thư
Trong thư, nếu khách hàng được đánh dấu là VIP thì biểu mẫu sẽ hiển thị dòng chữ “Mời khách hàng tới phòng 01”; ngược lại, nếu không có dấu hiệu VIP, hệ thống sẽ ghi “Mời khách hàng tới phòng 03” Để cấu hình, di chuyển con trỏ tới vị trí hiển thị mong muốn, rồi vào mục Rules và chọn If để ánh xạ trạng thái VIP với hai tùy chọn hiển thị tương ứng.
Màn hình Insert Word Field: IF xuất hiện:
Field name: Chọn cột muốn so sánh (ở đây là cột khách hàng VIP)
Hình 1.77 - màn hình chọn điều kiện
Comparison operators vary based on the data type of the field name, so the exact rule changes with each context In this article, we select the Equal to operator (the equality check) as our chosen method This approach provides straightforward filtering for exact matches across numeric, text, and date fields, making it a reliable and widely used option in data queries.
Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác
1.5.1 Lần vết và rà soát
1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu
Trong một số trường hợp, để ghi chú cho sự thay đổi (lý do của sự thay đổi), bạn bôi đen phần chữ cần ghi chú và chọn New Comment ở tab Review Để xóa ghi chú, nhấp vào ghi chú và chọn Delete ở tab Review.
Delete: Để xóa ghi chú đang chọn
Delete All Comments in Document: Xóa toàn bộ ghi chú
Previous: Di chuyển tới ghi chú trước đó
Next: Di chuyển tới ghi chú kế tiếp
Hình 1.78 – minh họa thêm ghi chú vào tài liệu
1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu
Track Changes là một tính năng trong Word cho phép sửa đổi văn bản mà vẫn giữ nguyên bản gốc Khi bật Track Changes, mọi thay đổi được ghi lại và hiển thị trực tiếp trên tài liệu, giúp người dùng dễ nhận biết các chỉnh sửa đã thực hiện Tính năng này rất hữu ích cho làm việc nhóm và quá trình biên tập tài liệu, vì cho phép theo dõi, phê duyệt hoặc từ chối từng chỉnh sửa mà không làm mất nội dung gốc.
Trong trường hợp bạn không quan tâm đến Track Changes, tính năng này sẽ trở thành một sự phiền toái với chữ đỏ gạch ngang, chữ xanh gạch chân và các bình luận loạn xà ngầu xuất hiện trên văn bản Lúc này bạn cần biết cách tắt Track Changes để quay về với giao diện làm việc quen thuộc và dễ đọc hơn Việc vô hiệu hóa Track Changes giúp loại bỏ sự rối mắt, cải thiện trải nghiệm chỉnh sửa và tăng hiệu suất làm việc Dù bạn sử dụng Word hay các trình soạn thảo tương tự, các bước tắt Track Changes đều rất đơn giản và có thể thực hiện nhanh chóng.
Mở và tắt Track Changes Để mở Track Changes, trên menu chính, ta vào thẻ Review chọn icon Track Changes chọn Track Changes
Hình 1.79 – Cách mở Track Changes Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, ta có 2 tùy chọn:
Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept Accept All Changes and Stop Tracking
Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject Reject All Changes and Stop Tracking
Hình 1.80 - Cách tắt Track Changes
Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes
Chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:
Phần gạch dọc bên trái: cho biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa
Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị
Phần chú thích bên phải: cho biết những chỉnh sửa về định dạng, đồng thời hiển thị phần comment của người chỉnh sửa
Hình 1.81 – Giao diện hiển thị Track Changes
Tùy chỉnh cài đặt Track Changes
Hình 1.82 – Tùy chỉnh Track Changes
Markup – Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:
Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi
All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi
No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể
Original: Hiển thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa
Show Markup – Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị Ta muốn hiển thị thành phần nào thì click vào thành phần đó Bao gồm:
Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa
Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa
Formatting: các chỉnh sửa về định dạng
Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải
Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị
Reviewing Pane – Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang
Change Tracking Options – Tùy chỉnh nâng cao : Chọn Advanced Options: ta có thể thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý
Hình 1.83 – Hộp thoại tùy chỉnh Track Changes
1.5.2 Tài liệu chủ Đã bao giờ chúng ta phải soạn thảo 1 văn bản Word bao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọi người đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu văn bản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm để khắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiều file nhỏ khác nhau Nhưng nếu như vậy thì làm sao chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng đã được đánh số thứ tự chính xác, các phần nội dung trong bảng và mục index không bị “vỡ”? Có 1 tính năng rất hay của Word để áp dụng trong những trường hợp như vậy, đó là Master Document – có khả năng kết hợp nhiều file văn bản Word nhỏ thành 1 file duy nhất
Master Document trong Word là một tệp chứa liên kết đến các thành phần hay subdocument, tức là các file Word khác được tham chiếu thay vì nhúng toàn bộ nội dung Nội dung của các subdocument không được chèn trực tiếp vào Master Document, giúp bạn chỉnh sửa, xóa, thêm hoặc bớt thông tin trên từng subdocument riêng biệt một cách dễ dàng Mọi thay đổi từ các subdocument sẽ tự động được cập nhật vào Master Document mà không cần thao tác thêm Trong làm việc nhóm trên cùng một văn bản, Master Document cho phép phân chia các phần tài liệu cho nhiều người khác nhau, tăng cường quản lý dự án và hiệu quả làm việc nhóm.
– Tạo Master Document từ Scratch:
If you're starting a brand-new Master Document from scratch, begin by creating a new Word file and saving it with a name of your choice Then switch to the View tab and click Outline in the Document Views group to enable the Outline view for effectively organizing the master document structure.
Hình 1.84 – Cách tạo Master Document
Begin by entering content for the heading in the outline form, use the Level drop-down to select the appropriate hierarchy, and apply a green color to bullet list items in the Outline Tools section of the Outlining tab to keep your outline clear and SEO-friendly.
Hình 1.85 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo
Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trong phần Master
Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trong phần Master
Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phần outline trong văn bản và nhấn Create:
Hình 1.86 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo
Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đó lưu lại file Master
Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:
Hình 1.87 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo
Tiếp theo, từng phần văn bản riêng biệt sẽ được chuyển đổi thành các file tương ứng, như hình minh họa phía dưới Tên trong dòng tiêu đề của mỗi phần sẽ được dùng làm tên cho từng file con (subdocument), giúp tổ chức nội dung rõ ràng, tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và cải thiện khả năng tìm kiếm trên hệ thống.
Hình 1.88 - Cách trở về màn hình soạn thảo Để chuyển về chế độ View trước đó, ví dụ như Print Layout thì các ta nhấn nút Close
Outline View trong phần Close của tab Outlining:
To create a Table of Contents in a Master Document, place the cursor at the beginning of the text, open the References tab, click Table of Contents, and select one of the Automatic Table options to insert a preformatted Table of Contents at the cursor position.
Hình 1.89 – Chèn bảng nội dung Để xem phần Section Break đã được Word chèn khi tạo subdocument, ta mở tab Home và nhấn nút có biểu tượng như hình dưới, thao tác này cho phép hiển thị Section Break và xác nhận vị trí phân tách nội dung giữa các subdocument trong Word, từ đó quản lý cấu trúc tài liệu và đảm bảo định dạng được áp dụng đúng.
Hình 1.90 – Xem hiển thị ngắt mục
Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạng
Lưu ý rằng khi tạo Master Document theo cách này thì Word sẽ tự động chèn Section
Break trước và sau mỗi phần subdocument được tạo, điều này đồng nghĩa với việc sẽ không có phân trang trên toàn bộ văn bản; tuy nhiên chúng ta vẫn có thể dễ dàng thay đổi và chỉnh sửa Section Break để tối ưu hóa cấu trúc tài liệu.
Hình 1.91 – kết quả tạo Master Document
– Tạo Master Document từ các file Word có sẵn:
Trong phần tiếp theo, ta sẽ thực hiện cách tạo Master Document ở mức cơ bản: tạo mới file Master và chèn các file văn bản có sẵn thành subdocument Đầu tiên, tạo file mới và lưu lại như đã làm ở phần trước Tiếp theo mở tab View và chọn Outline trong mục Document Views; thẻ Outlining sẽ có sẵn để kích hoạt, tiếp tục nhấn Show Document trong Master Document để bật thêm các tùy chọn khác Để chèn thêm subdocument, nhấn Insert để chọn và thêm các tài liệu cần ghép vào Master Document.
Trong bảng điều khiển chính của Insert Subdocument, bạn điều hướng đường dẫn tới thư mục chứa file văn bản cần chèn, chọn file đầu tiên và nhấn Open Nên đặt các file phụ trong cùng một thư mục và đặt tên file rõ ràng để dễ quản lý Sau khi chèn, Subdocument sẽ được nhúng vào tài liệu hiện tại, cho phép bạn điều chỉnh vị trí, định dạng và chế độ xem để phù hợp với bố cục tổng thể của tài liệu.
70 subdocument này cùng 1 thư mục và tên sắp xếp theo thứ tự để tiện cho quá trình sử dụng):
Trong trường hợp hệ thống hiển thị bảng thông báo rằng đã có sẵn Style trong cả Master
Document và subdocument thì hãy chọn Yes to All Việc này sẽ giữ nguyên toàn bộ Style trong subdocument sao cho phù hợp với Master Document:
Hình 1.93 – Hộp thoại xác nhận chọn style
Tiếp tục lặp lại bước này với từng file subdocument bạn muốn chèn vào văn bản chính Khi đã hoàn tất, chúng ta có thể thu gọn các đoạn subdocument nếu muốn, bằng cách nhấn nút Collapse Subdocuments trong phần Master Document của tab Outlining.
Hình 1.94 – Thu gọn các đoạn subdocument
Tuy nhiên, chúng ta phải lưu thay đổi trong các file subdocument trước, khi Word hiển thị bảng thông báo như hình dưới, các bạn hãy nhấn nút OK:
Hình 1.95 – Hộp thoại xác nhận lưu thay đổi
Lưu ý quan trọng là đường dẫn của mỗi file subdocument sẽ được hiển thị đầy đủ, giúp bạn dễ dàng nhận diện và quản lý nội dung Để mở subdocument và chỉnh sửa, hãy nhấn đúp vào biểu tượng văn bản liên quan để vào chế độ soạn thảo.
Chuẩn bị in
Trước khi in ấn tài liệu ta thực hiện các bước sau :
Vào tab File, chọn tới Print Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Khi chọn “Stop Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu
Hình 1.105 – Giao diện in ấn văn bản
Nhập số bản in trong mục Copies
Chọn máy in trong khung Printer
Định dạng in ấn trong phần Settings :
Chọn trang in: Chọn Print All Pages để in tất cả các trang của văn bản ; hoặc
Print Current Page prints only the pages you have currently selected Use “Only Print Odd Pages” to print just the odd-numbered pages, and “Only Print Even Pages” to print the even-numbered pages The Pages field below lets you enter specific page numbers or ranges to print those exact pages.
Chọn in 1 mặt hay 2 mặt trang giấy :Print One Sided để in 1 mặt trang giấy hoặc
Print on Both Sides để in 2 mặt giấy đối với máy in có tính năng in 2 mặt
Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang
Chọn hướng giấy in :Portrait Orientation để in giấy đứng hoặc Landscape Orientation để in giấy ngang
Chọn loại giấy in : Chọn loại giấy in A4 hoặc A3, để in tài liệu
Chọn căn lề cho tài liệu in(Magins): Normal với căn lề 4 bên 1 ; hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5",
Chọn in gộp nhiều trang trong 1 trang giấy (Page per sheet): 2 pages per sheet, 4 pages per sheet,…
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 Bài tập thực hành số 1
1 Thực hiện chỉnh sửa các cài đặt hệ thống sau:
- Cho hiển thị đường viền văn bản
- Thay đổi đơn vị đo là cm
- Cho hiển thị hai thanh thước ngang và dọc
- Cài đặt chế độ tự lưu
- Tắt chế độ kiểm tra chính tả
- Chọn font chữ mặc định là Times New Roman, size: 13
2 Tạo mẫu Template cho mẫu Biên bản sau:
Bài tập thực hành số 2
Sử dụng: Column, DropCap, WortArt, Picture, Textbox
Bài tập thực hành số 3
Sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, Comment, DropCap
1 Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg”
2 Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu
3 Tạo Comment để ghi chú lại những vị trí đã được định dạng (Tại vị trí đó đã sử dụng chức năng gì
Bài tập thực hành số 4
Sử dụng Column, WordArt, DropCap, Picture
Bài tập thực hành số 5
Bài tập thực hành số 6
Bài tập thực hành số 7
Yêu cầu: Soạn thảo Nghị định của chính phủ theo mẫu sau và tạo các chân trang
Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho mọi người lao động làm việc tại Việt Nam và được áp dụng cho các hình thức thuê mướn lao động như công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác trang trại, bộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác Điều 4 xác định phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng, nhấn mạnh việc xác định mức lương tối thiểu theo vùng miền và loại hình công việc để đảm bảo thu nhập tối thiểu phù hợp với điều kiện sống và chi phí sinh hoạt của người lao động ở mỗi khu vực.
1 Mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 Nghị định này được điều chỉnh tùy thuộc vào mức tăng trưởng kinh tế, chỉ số giá sinh hoạt và cung cầu lao động theo thừng thời kỳ
2 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sau khi lấy ý kiến Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, đại diện người sử dụng lao động và bộ, ngành liên quan trình Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 nghị định này
Tháng 05/2008 STT Họ và tên Ngạch 2 Bậc Hệ số Phụ cấp Thực lãnh 3
Trong mỗi ngạch lương có nhiều bậc, và ở mỗi ngạch cũng như mỗi bậc đi kèm một hệ số lương riêng Hệ số lương quyết định mức lương của CBVC, được tính theo công thức: Tiền lương = Hệ số lương × Lương tối thiểu.
3 540000 là mức lương tối thiểu theo qui định, nó được điều chỉnh theo từng thời điểm phụ thuộc vào tình hình thực tế và kinh tế của Nhà nước
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2008
Bài tập thực hành số 8
Cho trước nội dung đồ án yêu cầu sinh viên thực hiện :
- Định dạng trang giấy, canh lề cho văn bản : giấy A4, Lề trái : 3, lề phải 2, lề trên 2, lề dưới 2.5
- Định dạng font chữ : Sử dụng font Times New Roman, kích cở 13
- Định dạng đoạn : khoảng cách các dòng 1.15 lines, canh đều cho văn bản
- Tạo bìa đồ án : Kế toán tiền lương ở trang đầu
- Tạo header : Kế toán tiền lương
- Tạo Footer : Họ tên học viên
- Đánh số trang : Trang/ Tổng số trang
- Tạo mục lục tự động cho văn bản theo chỉ mục mẫu bên dưới
Lưu ý: Không tạo header và footer cho trang bìa và trang mục lục
Bài tập thực hành số 9
Dựa vào chức năng trộn tài liệu dạng thư từ tạo ra 5 giấy chứng nhận cho 5 học viên sau:
DANH SÁCH CÁC HỌC VIÊN
NOI SINH LOP DIEM XEPLOAI
Nguyễn Thị Bội Toàn 1972 Tp.HCM Điện Toán 7 Trung bình
Nguyễn Khánh Quỳnh 1974 Huế Excel 6 Trung bình Đinh Khải Trân 1984 Phan Thiết Word 9 Giỏi
Nguyễn Ngọc Vân 1981 Sài Gòn Access 8 Khá
Trần Thanh Thái 1979 Đồng Nai Word 8 Khá
TRUNG TÂM TIN HỌC THỰC HÀNH
Học lớp: Đã qua kỳ thi kiểm tra cuối khóa đạt điểm:
Tp Hồ Chí Minh, ngày / /20
Giám đốc Trung tâm Tin học
Bài tập thực hành số 10
1 Tạo DataSource: nguồn dữ liệu chứa trong 1 table lưu tập tin tên
2 Tạo Main Document: mẫu bảng điểm chứa trong một tập tin mới lấy tên là PhieuDiem.docx
1 Thực hiện chức năng mail merge để import dữ liệu vào phiếu thông báo
2 Tại vị trí ( 6) Nếu Điểm TB>=5.0 thì “nhận chứng chỉ” ngược lại “phúc khảo điểm nếu cần”
Bài tập thực hành số 11
- Họ tên khách hàng: Text Control
- Năm sinh: Date Picker Control
- Nơi sinh: Drop List Control
- Giới tính: RadioButton ( thuộc nhóm Phai)
- Sản phẩm thường mua: Check Box Control
Bài tập thực hành số 12 icrosoft Word
Word 2013 giúp việc cộng tác biên soạn tài liệu và liên kết xuyên suốt trong một tài liệu dài trở nên dễ dàng hơn, cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng trên một tài liệu mà không cần quản lý các phiên bản sao chép riêng biệt Các tính năng mới tập trung làm cho văn bản đã hoàn thiện bóng bẩy hơn so với phiên bản cũ, đồng thời cho phép truy cập vào các tính năng phong phú của Word trên trình duyệt và trên điện thoại di động Với Word 2013, bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, trên desktop, laptop hoặc trên những máy tính không có ứng dụng Word, và vẫn tận hưởng đầy đủ tính năng của Word trên điện thoại di động.
Bộ (Sở):……… Mẫu số S02A-H Đơn vị:………
Số CTGS : Ghi chú: Ngày CTGS:
Ngày Số CT Trích yếu Nợ Có Số tiền
Kèm theo: chứng từ gốc
Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên)