Tuy nhiên, có thể nói phần mềm Microsoft Project đã khắc phục, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nhà quản trị dự án: người quản lí dự án, thời hạn công việc, giao diện có khả năng mở rộng c
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH
BÀI TIỂU LUẬN NHÓM Môn học: TIN HỌC ỨNG DỤNG
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT
Giảng viên hướng dẫn: ThS NGUYỄN VĂN THỌ
Sinh viên thực hiện:
TRẦN THỊ DIỆU HIỀN – MSSV: 030135190173
LÊ THỊ THU HOÀI – MSSV: 030535190078
LÊ HỒNG HƯỞNG – MSS: 030135190230 NGUYỄN THỊ MỸ SÂM – MSSV: 030835190200
NGUYỄN THỊ HUYỀN TRÂN – MSSV: 030135190649
Lớp: D16 – Nhóm 8
Trang 2ii
Trang 4NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
(Ký, ghi rõ họ tên)
i
Trang 5BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ
Tên
Công việc Hiền Hoài Hưởng Sâm Trân
Lên ý tưởng, lập dàn bài và
% công việc của mỗi người 20% 20% 20% 20% 20%
Người chịu trách nhiệm bảng phân công công việc: Trần Thị Diệu Hiền
(Nhóm trưởng)
ii
Trang 6MỤC LỤC
Trang
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC HÌNH – SƠ ĐỒ iv
LỜI MỞ ĐẦU V CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1
1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án: 1
1.2 Phần mềm quản lý dự án: 2
CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 6
2.1 Giới thiệu tổng quan: 6
2.2 Giao diện phần mềm: 6
2.3 Một số thao tác cơ bản: 9
CHƯƠNG 3: MINH HỌA: ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 3F – LY TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ 25
3.1 Giới thiệu dự án: 25
3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án: 31
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
iii
Trang 7DANH MỤC HÌNH – SƠ ĐỒ
Tra
Hình 1.1 Quy trình quản lí dự án 1
Hình 2.1 Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết 7
Hình 2.2 Giao diện cài đặt thông tin 7
Hình 2.3 Cửa sổ làm việc của MS Project 9
Hình 2.4 Tạo một Project mới 10
Hình 2.5 Thiết lập thông tin dự án 11
Hình 2.6 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule 11
Hình 2.7 Thiết lập thời gian dự án 13
Hình 2.8 Thiết lập lịch cho dự án 14
Hình 2.9 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp 14
Hình 2.10 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Task Infomation 15
Hình 2.11 Tạo ghi chú cho công việc 15
Hình 2.12 Kiểu công việc 16
Hình 2.13 Ràng buộc công việc 16
Hình 2.14 Phân cấp công việc 17
Hình 2.15 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 18
Hình 2.16 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc - Task Information 18
Hình 2.17 Tài nguyên dự án 19
Hình 2.18 Phân bổ tài nguyên cho công việc 20
Hình 2.19 Lịch trình cho dự án 21
Hình 2.20 Tìm đường Gantt cho dự án 21
Hình 2.21 Đường Gantt trên tiến độ dự án 22
Hình 2.22 Cập nhật tiến độ dự án 23
Hình 2.23 Cân đối tài nguyên 23
Hình 2.24 Lập báo cáo 24
Hình 2.25 In báo cáo 24
Hình 3.1 Bã cà phê 25
Hình 3.3 Ly mang đi 27
Hình 3.2 Bộ tách cà phê 27
Hình 3.4 Thiết lập thông tin dự án 32
Hình 3.5 Sơ đồ đường Gantt 33
Hình 3.6 Báo cáo tổng quan dự án 34
Hình 3.7 Báo cáo nguồn lực 34
Hình 3.8 Báo cáo tổng quan công việc 35
Y Sơ đồ 3.1 Quy trình sản xuất 28
Sơ đồ 3.2 Vị trí máy móc 29
Sơ đồ 3.3 Sơ đồ tổ chức nhân sự 30
iv
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
Xã hội ngày nay đang rất phát triển, ai cũng cầm trên tay điện thoại, đi đếnđâu cũng bắt gặp máy tính, wifi miễn phí, tất cả mọi việc đều thuận tiện cho côngviệc của chúng ta Cần ứng dụng công nghệ để chúng ta quản trị thực thi dự án mộtcách hiệu quả hơn Thay vì trước đây cần trao đổi chúng ta phải gặp mặt trực tiếpvới nhau thì hiện nay thông qua một nút bấm chúng ta có thể tương tác trực tiếp.Chúng ta cần một dữ liệu nào đó mặc dù chúng ta ở nơi đâu thì cũng có thể kiểmsoát ngay lập tức hoặc thông báo cho ta biết những ngày quá hạn, ngày hoàn thànhcông việc,…công nghệ hiện tại sẽ giúp chúng ta giải quyết điều đó Trên thế giới
có rất nhiều công nghệ, có thể nói đến Trello là một công nghệ đơn giản dễ sửdụng Ngoài ra còn có các phần mềm Asana hay Basecamp, mỗi phần mềm đều cócác ưu nhược điểm khác nhau Tuy nhiên, có thể nói phần mềm Microsoft Project
đã khắc phục, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nhà quản trị dự án: người quản lí dự
án, thời hạn công việc, giao diện có khả năng mở rộng cao nên linh hoạt hơn chocác quy mô doanh nghiệp khác nhau…
Nhóm 8 ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lí dự án “3F – LY
TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ” Mục đích của dự án là bảo vệ môi trường, sử dụng
nguồn nguyên vật liệu sẵn có, giảm thiểu lượng rác nilon Với vốn kinh nghiệmthực hiện cũng như vốn kiến thức còn hạn chế nên sẽ không tránh khỏi có nhiều sựsai sót Nhóm 8 chân thành cảm ơn giảng viên Nguyễn Văn Thọ đã hướng dẫnhoàn thành bài tiểu luận này
v
Trang 9CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án:
1.1.1 Khái niệm dự án:
Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau,được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thờigian, nguồn lực và ngân sách.[CITATION TỔN21 \l 1033 ]
1.1.2 Quy trình quản lý dự án:
Hình 1.1 Quy trình quản lí dự án
Lập kế hoạch dự án: Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của
vòng đời dự án Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhàquản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi vàhành trang
Thực thi dự án: Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định Đây
là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên thamgia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽnhư nguồn lực, thời gian, chi phí Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời giannhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa cáctài nguyên và đi đúng hướng
Kiểm soát dự án: Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm
soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức đượcnguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phátsinh Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết
1
Trang 10thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian Vì thế giải pháp đồng thời kếthợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giámsát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.
Kết thúc dự án:
Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc doyêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định Bên cạnhnhững công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sảnphẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công táctriển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặplại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo
Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếptheo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án
Asana:
Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thờigian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản Bạn có thể xem tổng quan hoặcchi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốnkiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty
o Ưu điểm: Rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục
tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án Asana không có biểu
đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc củatất cả dự án Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợpAsana với Instagantt để theo dõi tiến độ trực quan hơn
o Nhược điểm: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng
tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản và cho phép số người sử dụng tối đa là 15thành viên Với các phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm
2
Trang 11kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nângcao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, Với các tính năng trên, Asana thích hợpnhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phảitham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau.
Wrike:
Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án với nhiều tính năng cao cấp vàkhả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp thay thế email và hầu hết công cụ làm việc khác.Theo đánh giá của Business News Daily, phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựachọn hàng đầu cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí
o Ưu điểm: Cộng tác: Wrike có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình
luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án Lập kế hoạch &Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, cónhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việctheo backlog , theo deadline , hoặc theo milestone Báo cáo theo thời gianthực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gianthực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo
dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kếtthúc hoặc theo tên thành viên
o Nhược điểm: Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu
trữ Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 - 15 người, mức phí $9.8/người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dunglượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với MicrosoftProject, Excel, RSS
Sơ đồ Gantt trong Excel:
Sơ đồ Gantt Chart cung cấp những minh hoạ rõ nét, cái nhìn tổng thể vềtoàn bộ dự án và chi tiết công việc cần thực hiện Thông qua đó, mọi người trongnhóm có thể nắm bắt, kiểm soát các thông tin của công việc được đề ra và thờigian để chạy tiến độ công việc đó
o Ưu điểm: Quản lý cùng lúc nhiều thông tin; nâng cao năng suất; sử dụng nguồn
nhân lực hiệu quả
o Nhược điểm: Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng; chỉ hiệu quả
tốt với các dự án nhỏ; sơ đồ Gantt yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự
Trang 12Jira Software là phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp thiết lập kếhoạch, theo dõi tiến độ công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còngọi là phương pháp quản lý agile.
Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực côngnghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báocáo về các lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp
o Ưu điểm: Khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án: Lập kế
hoạch công việc và theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện công việc; Báo cáo quabiểu đồ khá trực quan và chi tiết; Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông quacổng API
o Nhược điểm: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào
tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian Phí sử dụng tính theo user vàtính năng, với doanh nghiệp quy mô nhỏ muốn sử dụng tính năng chuyên sâuhơn phải mất phí như doanh nghiệp lớn
Project Manager cung cấp các bản tính phí, trong đó gói thấp nhất dành choviệc quản lý dự án cá nhân với chi phí từ 15 usd/người/tháng
ói đến phần mềm quản lý dự án không thể thiếu cái tên Basecamp Đây làphần mềm giúp bạn quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thànhviên trong dự án tức thời, chính xác
Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:
Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ…
ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất
Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công
việc/dự án tới hạn
Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc.
Đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công
việc vào dự án
4
Trang 13 Tạo group chat để trao đổi công việc…
LiquidPlanner:
LiquidPlaner được mệnh danh là phần mềm quản lý và theo dõi công việcđáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp với quy mô nhân sự lớn Cũng bởi vậy, chi phí
sử dụng phần mềm không hề rẻ, giá của phần mềm này từ 45 usd/tháng/người
o Ưu điểm: Đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp cho việc: Hoạch định và lên
kế hoạch dự án; Đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ; Phân tích hiệu quả côngviệc chi tiết, những điểm yếu, điểm mạnh cần phát huy của dự án và tổng hợpchi phí trong dự án đó Cung cấp những phân tích tỉ mỉ, kỹ càng giúp doanhnghiệp có những hoạch định tốt hơn trong những dự án kế tiếp.
o Nhược điểm: Giá sử dụng cao, thích hợp với doanh nghiệp có tiềm lực tài
chính mạnh và quy mô lớn Với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí triển khaiphần mềm này khá cao
Microsoft Project:
Không còn xa lạ với người dùng với các sản phẩm của Microsoft, phần mềmquản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý quy trình, tiến độ dự ánmột cách nhanh chóng, chuẩn xác Các tính năng của phần mềm bao gồm:
Quản lý tất cả các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất.
Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ
trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng
Quản lý dự án theo dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông
tin trực quan nhất
Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based và on-premise (Tại chỗ).
Đầy đủ tính năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
[ CITATION Top21 \l 1033 ] [ CITATION Top1 \l 1033 ]
5
Trang 14CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN
MICROSOFT PROJECT
2.1 Giới thiệu tổng quan:
Các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu
đã đề ra trong điều kiện giới hạn về nguồn nhân lực, vật lực, chi phí và thờigian Nếu thực hiện tốt 3 giai đoạn này thì cơ hội thành công dự án càng cao
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởiMicrosoft Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc pháttriển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngânsách và phân tích khối lượng công việc
MS Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Phân
bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác Quản lý dự án theo tiến độ và chi phíbằng phương pháp Earned Value Method Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với nhữngthành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc
Các mẫu tích hợp sẵn và công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản lý dự
án và các nhóm luôn làm việc hiệu quả Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mangđến các bản phân tích nâng cao để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn Với tính năngquản lý tác vụ và thời gian được đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập cập nhật từmọi nơi, đem lại khả năng giám sát điều hành cao hơn
2.2 Giao diện phần mềm:
Hình 2.1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop
Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thểtruy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng
6
Trang 15Hình 2.2 Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết
Màn hình giao tiếp chính gồm:
- Hệ thống các Menu chính
- Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công dọc
- Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang
- Để đến Backstage, dick vào File trên giao diện Microsoft Project Microsoft
- Project sẽ hiển thị Backstage
- Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.
- Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.
- Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
- New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
- Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.
- Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài
đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft Project
- Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.
Hình 2.3 Giao diện cài đặt thông tin
Trong giao diện cửa sổ làm việc của Project bao gồm các thành phần chínhsau:
7
Trang 16- Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) : đây là một khu vực
tùy chọn của giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh thường xuyên sửdụng
- Tab và Ribbon: dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống(drop menu) và
các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạtđộng trong Project Ribbon (dải) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sửdụng để thực thi các hành động trong Project
- Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia
thành nhiều nhóm lệnh
- Lệnh: là các tính năng cụ thể để thực thi hành động trong Project Mỗi tab chứa
đựng một số lệnh
- View: là khung hình xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project, Project có thể hiển
thị một khung hình đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làmviệc
- Phím tắt View: cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung hình
nhìn thường xuyên được sử dụng trong Project
- Thanh trượt Zoom: dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn.
- Thanh trạng thái: sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ
tiến độ của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiệntại
- Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột
phải bất kì một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung hình
8
Trang 17Hình 2.4 Cửa sổ làm việc của MS Project
2.3 Một số thao tác cơ bản:
2.3.1 Tạo một dự án mới:
Đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lậpthời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án Sau khitạo dự án mới, bạn sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án,ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thôngtin khác về dự án
Để tạo một dự án từ mẫu:
Bước 1: Mở Project: Chọn tệp mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch
dự án
Bước 2: Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhấn
Enter Hoặc chọn Dự án Trống để tạo một dự án từ đầu.
Bước 3: Chọn một mẫu để hiển thị thông tin về các yếu tố được đưa vào trong
mẫu và bất kỳ tùy chọn nào
Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo.
9
Trang 18Hình 2.5 Tạo một Project mới
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án:
Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc cóliên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng vàmục đích của dự án Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải đượcthực hiện đầu tiên khi bắt đầu lập tiến độ bằng Microsoft Project
Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thựchiện:
Thiết lập thông tin chung của dự án: File Info Project Information
Advanced Properties Nhập tên dự án, người quản lý, công việc, Để dễ dàng
quản lý sau này
10
Click
Trang 19Hình 2.6 Thiết lập thông tin dự án
Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án: File Options Schedule.
Hình 2.7 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule
- Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án.
- Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của
năm Thông thường là tháng 1 dương lịch
- Default start time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc.
Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều
- Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần(Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)
11
Trang 20- Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage)
trong Show assignment unit as a.
- Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động(Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộcvới các phiên bản MP trước
- Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date)
hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on.
- Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in
(thông thường chọn là giờ công)
- Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây làlựa chọn phổ biến ở Việt Nam)
- Bỏ chọn New task are effort – driven
- Bỏ chọn Auto link inserted or moved tasks
- Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để dự án luôn được tính toán lại ngay
khi có sự thay đổi
- Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế
hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trìnhhay cập nhật thì nên loại bỏ đặc điểm này)
- Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công
việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost
accrual.
Thiết lập thời gian dự án: Project Project Infomation Tại Start date (vàFinish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biểutượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong
Current date mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày
khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar.
12
Trang 21Hình 2.8 Thiết lập thời gian dự án
2.3.3 Tạo lịch:
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta là rất cần thiết
Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu mộtlịch làm việc khác nhau Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lịchlàm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thường nghỉ một
số ngày tết như 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra cáclịch phù hợp với dự án
- Trên tab Project chọn Change Working Time.
- Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làmviệc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc
- Vào tab Exception nhập thông tin Name Start Finish, , sau đó nhấn Details…
để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không?Thời gian làm việc thế nào?
- Vào tab Work weeks chọn Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong
dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these
specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều
(From to)
13
Trang 22Hình 2.9 Thiết lập lịch cho dự án
2.3.4 Tạo danh sách công việc:
Danh sách công việc đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình thựchiện dự án Danh sách công việc càng khoa học và chi tiết thì việc quản lý dự áncàng dễ dàng hơn
Nhập tên công việc (Cột Task Name) Nhập thời gian thực hiện công việc(Duration)
Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc:
- Nhập trực tiếp: Kích hoạt cột Duration Nhập khoảng thời gian thực hiện
công tác (mo = months: tháng, w = week: tuần, d = days: ngày, h = hours: giờ,
m = minutes: phút) Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cột Start đểchọn ngày bắt đầu Cột Finish tự động tính ra ngày kết thúc công tác
Hình 2.10 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp
- Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task View Task Information General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác Percent