THÔNG điệp NGẮN và TÍCH cực các LOẠI THÔNG điệp tại nơi làm VIỆC

Thông điệp trên giấyThư tín Bản ghi nhớ memos Báo cáo Đề xuấtHướng dẫn sử dụng Tờ gấp quảng cáo Brochures TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com... QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMONộ

Trang 1

THÔNG ĐIỆP NGẮN VÀ TÍCH CỰC

PHAM THI BICH NGOC

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com

Trang 2

CÁC LOẠI THÔNG ĐIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC

Thông điệp điện tử

Trang 3

Thông điệp trên giấy

Thư tín

Bản ghi nhớ (memos) Báo cáo

Đề xuấtHướng dẫn sử dụng

Tờ gấp quảng cáo (Brochures)

Trang 4

VĂN BẢN

GIẤY

 Chứa nhiều nội dung hơn

 Được coi trọng hơn trong một vài tính huống

 Hình thức có thể hấp dẫn hơn

Lợi ích

VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Trang 5

 Đ ư ợ c c o

i l à p h ư ơ n

g t h ứ

c giao tiếp chuẩn mực trong tổ

chức

Trang 7

t t í n h t r a n g

t r ọ n g ,

chính thống hơn

 Gửi cho nhiều người nhận

 Thuận tiện cho việc lưu trữ

Trang 8

CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT E-MAIL VÀ MEMO

Tiêu đề Mở đầu

Nội dung Kết thúc

Trang 9

Trang 10

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

 Đừng viết thành câu hoàn chỉnh

 KHÔNG được bỏ trống tiêu đề

Trang 11

Trang 12

Họp nhóm Đặc Biệt, thứ Sáu, 28/5

Trang 13

Try this:

Công ty tổ chức cuộc họp lúc 2h chiều thứ Sáu để thảo luận

về vanpool cho nhân viên

Trang 14

Nội dung

 Giải thích và cung cấp thông tin về phần mở đầu

 Sắp xếp ý tưởng 1 cách logic và giải thích hợp lý

 Chỉ nên đưa vào 1 nội dugn chính

 Sử dụng tiêu đề và danh sách (đánh số, đánh ký tự) để người đọc dễ lướt nội dung

Trang 15

 Tránh sử dụng các cụm từ nhưu Please don’t

hesitate to let me know if I may be of further assistance.

Trang 16

Trang 17

INFORMATIONAL E-MAILS AND MEMOS

Trang 18

Trang 19

HÌNH THỨC CỦA EMAIL

Các lựa chọn cho lời chào hỏi

 No salutation

 Ann, Dear Ann: , Hi, or Good morning!

 Thêm tên người nhận vào lời chào hỏi

 “Thanks, Ann, for your help”

Trang 20

HÌNH THỨC CỦA EMAIL

Nội dung

 Sử dụng chữ in hoa, in thường theo chuẩn.

 Chỉ nên đề cập tới 1 nội dung chính.

 Giữa các đoạn văn nên cách dòng đôi.

Trang 22

EMAIL MẪU

Trang 25

 Memo là văn bản lưu truyền thông tin nội

bộ thích hợp khi thông điệp:

Yêu cầu tính chính thống cao

Để thông báo thông tin tới những người không sử dụng email

 Memo truyền tải các thay đổi trong qui

trình, hướng dẫn và báo cáo

Trang 26

Trang 29

Lưu ý với email

Trang 30

 Nội dụng, tone giọng

• Thông tin chính xác.

• Đừng gửi đi những gì mà bạn không muốn công khai.

• Đừng sử dựng email như một công cụ để

tránh liên lạc.

• Để ý tới tính chính xác và tone giọng.

• Tránh nói ấn ý, nói kháy.

Trang 31

Quy tắc xã giao

• Không được gửi email trống hoặc “spam.”

• Chỉ sử dụng chữ in hoa cho tiêu đề cần nhấn mạnh.

• Không forward khi chưa xin phép

• Cẩn than với các email quá dài.

Trang 32

Đọc toàn bộ thông điệp trước

khi trả lời Chỉ in khi cần thiết

Xác nhận đã nhận được email

Không nên để chế độ tự động trả lời

Xem lại tiêu đề nếu nội dung thay đổi

Câu mở đầu ngắn gọn, súc tích

Đừng trả lời email khi bạn đang nóng giận

Trang 33

 Lưu ý

• Đừng dùng máy tính cá nhân cho mục

đích cá nhân trừ khi đã được phép.

• Hãy mặc định rằng tất cả các email đều

bị kiểm soát.

Trang 34

THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC

PHAM THI BICH

NGOC

Trang 35

Trang 36

THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC/TRUNG LẬP

Yêu cầu cung cấp thông tin/ hành động

Trả lời khách hàng

Giải thích cho đồng nghiệp Hướng dẫn, chỉ dẫn

Khiếu nại/phàn nàn Điều chỉnh Thông điệp thiện chí

Trang 37

Trang 38

CHIẾN LƯỢC VIẾT CÁC THÔNG ĐIỆP NƠI CÔNG SỞ

Nếu hài lòng

Nếu mức độquan tâm ở

mứctrung bình

Nếu thái độtrung lập

Trang 39

ĐỀ NGHỊ TRỰC TIẾP

 Đưa câu hỏi quan trọng nhất trước HOẶC

 Diễn tả đề nghị của mình một cách lịch sự.

Trang 40

Trang 41

WRITING PLAN: DIRECT REQUESTS

 Giải thích yêu cầu một cách logic và lịch sự.

 Hỏi thêm các câu hỏi khác nếu cần thiết.

Trang 42

WRITING PLAN: DIRECT REQUESTS

hoặc một thời hạn cụ thể, nếu phù hợp.

 Thể hiện sự cảm kích/biết ơn.

Trang 43

Trang 44

OPENINGS FOR DIRECT REQUESTS

number of places, and

your hotel looks

at the Hyatt

Trang 45

Regency for a conference in

May.

Trang 46

Weak

My company is interested in creating a

professional Facebook page I noticed on your Web site an offer to have

a representative visit and discuss plans

We are eager to

have someone visit us.

Trang 47

Trang 48

Center, and I saw a

picture we could use

Trang 49

Trang 50

CLOSINGS FOR DIRECT REQUESTS

Opening

Weak

Thank you in advance for any information you can provide.

Improved

We would appreciate receiving answers to these questions

before April 4 so that

we will have plenty of time to plan our

conference.

Trang 51

Trang 52

Weak

Hoping to hear from

you at your earliest

457-2998 before April 4 to arrange

an appointment during the week of April 10.

Your answers to these questions will help us determine whether your security system will meet our needs Thanks!

Trang 53

Trang 54

Trang 55

TRẢ LỜI TRỰC TIẾP

 Nhận diện nội dung trước đó.

OR

 Tóm tắt thông tin của nội dung trả lời.

Trang 56

WRITING PLAN: DIRECT RESPONSES

Trực tiếp trả lời yêu cầu bằng cách tóm tắt câu trả lời.

Trang 57

Trang 58

Subject Line

 Cung cấp chi tiết, giải thích và các thông tin

khác.

 End pleasantly.

 Sắp xếp thông tin một cách logic.

 Quảng bá cho sản phẩm và công ty nếu có thể.

Trang 59

Trang 60

Subject Line

Trang 61

OPENINGS FOR DIRECT RESPONSES

Subject Line

services.

Trang 62

Trang 63

Subject Line

Weak

If I may be of further

assistance, please do not hesitate to

contact me.

Improved

We are confident that

we can provide the highest level of

security for your company’s network

Call us today to feel more secure tomorrow.

Trang 64

Trang 65

Trang 68

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Tóm tắt nội dung thông điệp

Trang 69

Triển khai tiêu đề bằng cách viết

hoàn chỉnh và chính xác ý chỉnh của thông điệp

Trang 70

Trang 71

Subject Line

 Chia thông điệp thành các bước

và liệt kê theo thứ tự thực hiện

 Sắp xếp các bước theo thứ tự đánh số

Trang 72

Subject Line

Yêu cầu hành động, tóm tắt thông điệp, hoặc trình bày suy nghĩ kết thúc

Trang 73

Trang 74

Subject Line

Weak

The first step is to

complete the online

Trang 75

Subject Line

Weak

It is necessary to provide your

address and phone number.

Improved

Provide your address and phone number.

Trang 76

Trang 77

Trang 78

KHIẾU NẠI, PHÀN NÀN

 Mô tả vấn đề một cách

rõ ràng Hoặc

 Mô tả yêu cầu hành động

Trang 79

 Giải thích khiếu nại

 Trình bày lí do vì sao khiếu nại này lại hợp lý

 Cung cấp chi tiết về yêu cầu hành động.

 Đính kèm các văn bản cần thiết

Trang 80

Trang 81

Trang 82

Opening Body

 Kết thúc vui vẻ với một câu nói thiện chí

 Thêm một thời hạn và yêu cầu hành động thích hợp

Trang 83

Trang 84

Trang 85

Thông điệp thiện chí

 Thông điệp thiện chí được dùng khi nào?

• Diễn tả lời cảm ơn

• Chúc mừng hoặc ghi nhận đóng góp

• Diễn tả sự đồng cảm

Trang 86

Goodwill Messages

Be

speci fic.

Be spontaneous.

Be sincere.

Trang 87

Trang 88

LỢI ÍCH CỦA THÔNG ĐIỆP CẢM ƠN HOẶC CHÚC MỪNG QUA GIẤY

Trang 89

Trang 90

DIỄN TẢ LỜI CẢM ƠN

Viết 3 nội dung trong thư cảm ơn quà tặng

Nêu tên món quà.

Trình bày vì sao bạn lại thích món quà đó Giải thích bạn sẽ dùng nó như thế nào.

Trang 91

Trang 92

DIỄN TẢ LỜI CẢM ƠN

Hãy chân thành khi cảm ơn người giúp đỡ mình

 Trình bày hành động của người đó có ý nghĩa như thế nào với bạn.

 Tránh so sánh hay vồn vã.

 Duy trì độ tín nhiệm với những câu ngắn gọn và chân thành

Trang 93

Trang 94

Cảm ơn vì sự hiếu khách

Trang 95

PERSONALIZED THANK-YOU MESSAGE

Dear Professor and Mrs Shelton:

Thanks for inviting the other members of our business club and me to your home for dinner last Saturday.

The warm reception you and your wife gave us made the evening very special Your gracious hospitality, the delicious dinner served in a lovely setting, and the lively discussion following dinner all served to create

an enjoyable evening that I will long remember.

We appreciate the opportunity you provided for us students to become better acquainted with each other and with you.

Sincerely,

Trang 96

Trang 97

ĐƯA RA LỜI CHÚC MỪNG HOẶC GHI NHẬN

Khi chúc mừng hoặc ghi nhận sự đóng góp:

Hãy cụ thể về vấn đề mà bạn muốn

chúc mừng hoặc ghi nhận.

Kể về cách bạn biết tới tin tức này, nếu phù hợp.

Tập trung hoàn toàn vào người đọc

(tránh viết về bản thân)

Trang 98

Chấp nhận lời khen một cách tinh tế.

Đừng sử dụng những bình luận làm giảm giá trị bản than (I'm not really all that

Trang 99

Trang 100

Trang 101

Với người đã khuất, hãy khen ngợi họ

và mô tả những điểm tích cực của họ

(Howard was

a forceful but caring leader).

Trang 102

Trang 103

EXTENDING SYMPATHY

Đễ nghị hỗ trợ nếu có thể

Kế thúc với lời trấn an, tích cực

Trang 104

Thực hành

 Cũng như hầu hết các khách hàng, bạn cũng có trải nghiệm không tốt với một sản phẩm hoặc một dịch vụ nào đó.

 Lựa chọn một sản phẩm hoặc một dịch vụ đã làm bạn thất vọng và viết một e-mail yêu cầu hoàn tiền, thay thế sản phẩm, yêu cầu giải thích hoặc yêu cầu một hành động gì đó mà theo bạn là hợp lý Thông thường những email như vậy được gửi tới bộ phận chăm sóc khách hàng Hãy nhớ rằng các công ty thông minh luôn muốn biết khách hàng nghĩ gì, đặc biệt là những gì mà sản phẩm hoặc dịch vụ

có thể được cải thiện Hãy viết về những ý tưởng cải thiện sả phẩm của bạn trong email.

Trang 105

Định dạng
Số trang	105
Dung lượng	38,98 MB