THÔNG điệp NGẮN và TÍCH cực các LOẠI THÔNG điệp tại nơi làm VIỆC

• Yêu cầu tính chính thống cao• Để thông báo thông tin tới những người không sử dụng email  Memo truyền tải các thay đổi trong qui trình, hướng dẫn và báo cáo... Lưu ý với emailĐọc và

THÔNG ĐIỆP NGẮN VÀ TÍCH CỰC

PHAM THI BICH NGOC

CÁC LOẠI THÔNG ĐIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC

Thông điệp điện tử

VĂN BẢN GIẤY

VĂN BẢN GIẤY

 Chứa nhiều nội dung hơn

 Được coi trọng hơn trong một vài tính huống

 Truyền tải ngay lập tức

 Thúc đẩy phản hồi nhanh hơn

 Được coi là phương thức giao tiếp chuẩn mực trong

tổ chức

Lợi ích

Lợi ích

 Gửi cho nhiều người nhận

 Thuận tiện cho việc lưu trữ

CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT E-MAIL VÀ MEMO

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

 Tiêu đề

 Tóm tắt ý tưởng chính

 Tránh sử dụng các tiêu đề chỉ có 1 chữ như Help hay Urgent.

 Kết hợp chữ in hoa và in thường – tránh viết tất cả

in hoa hoặc in thường

 Đừng viết thành câu hoàn chỉnh

 KHÔNG được bỏ trống tiêu đề

 Tiêu đề

Thay vì viết:

Khẩn!

Chúng ta sẽ gặp nhau tuần này

Hãy viết:

Đề nghị thanh toán hết hạn vào 5h chiều thứ Sáu

Họp nhóm Đặc Biệt, thứ Sáu, 28/5

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

ký tự) để người đọc dễ lướt nội dung

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

 Tránh sử dụng các cụm từ nhưu Please don’t

hesitate to let me know if I may be of further assistance.

QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO

INFORMATIONAL E-MAILS AND MEMOS



Cc: Receiver of copy Bcc: Receiver of blind copy Attache

d:

Name of file attached

HÌNH THỨC CỦA EMAIL

Các lựa chọn cho lời chào hỏi

 No salutation

 Ann, Dear Ann: , Hi, or Good morning!

 Thêm tên người nhận vào lời chào hỏi

 “Thanks, Ann, for your help”

HÌNH THỨC CỦA EMAIL

Nội dung

 Sử dụng chữ in hoa, in thường theo chuẩn.

 Chỉ nên đề cập tới 1 nội dung chính.

 Giữa các đoạn văn nên cách dòng đôi.

EMAIL MẪU

• Yêu cầu tính chính thống cao

• Để thông báo thông tin tới những người không sử dụng email

 Memo truyền tải các thay đổi trong qui trình, hướng dẫn và báo cáo

Lưu ý với email

Lưu ý với email

Nội dụng, tone giọng

• Để ý tới tính chính xác và tone giọng.

• Tránh nói ấn ý, nói kháy.

Lưu ý với email

Quy tắc xã giao

• Không được gửi email trống hoặc “spam.”

• Chỉ sử dụng chữ in hoa cho tiêu đề cần nhấn mạnh.

• Không forward khi chưa xin phép

• Cẩn than với các email quá dài.

Lưu ý với email

Đọc và trả lời

• Đọc toàn bộ thông điệp trước khi trả lời

• Chỉ in khi cần thiết

• Xác nhận đã nhận được email

• Không nên để chế độ tự động trả lời

• Xem lại tiêu đề nếu nội dung thay đổi.

• Câu mở đầu ngắn gọn, súc tích.

• Đừng trả lời email khi bạn đang nóng giận.

Lưu ý với email

THÔNG ĐIỆP

TÍCH CỰC

PHAM THI BICH NGOC

THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC/TRUNG LẬP

 Yêu cầu cung cấp thông tin/ hành động

Nếu mức độ quan tâm ở mức trung bình

Nếu hài lòng Nếu thái độ

trung lập

CÁCH TRỰC TIẾP

Th ôn

g ti

n t

ốt

Ho ặc

Ý c hín h

CHIẾN LƯỢC VIẾT CÁC THÔNG ĐIỆP NƠI CÔNG SỞ

Opening Body

 Yêu cầu một hành động hoặc một thời hạn cụ thể, nếu phù hợp

 Thể hiện sự cảm kích/biết ơn.

Closing

WRITING PLAN: DIRECT

REQUESTS

OPENINGS FOR DIRECT REQUESTS

Improved

Please answer the following questions regarding possible accommodations at the Hyatt Regency for

I’ve checked a number

of places, and your

hotel looks possible

Opening

My company is interested in creating

a professional Facebook page I noticed on your Web site an offer to have a representative visit

and discuss plans We are eager to have

someone visit us

Improved

Please have a representative visit my company to discuss

creating a professional Facebook page.

OPENINGS FOR DIRECT REQUESTS

Center, and I saw a

picture we could use

CLOSINGS FOR DIRECT REQUESTS

Weak

Thank you in advance for any information you can provide

Improved

We would appreciate receiving answers to these questions before April 4 so that we will have plenty of time to plan our conference.

457-2998 before April 4 to arrange

an appointment during the week of April 10

Thank you for your

cooperation

Your answers to these questions will help us determine whether your security system will meet our needs Thanks!

CLOSINGS FOR DIRECT REQUESTS

Body Opening Closing

Subject

Subject Line

Body Opening Closing

Subject

Subject Line

WRITING PLAN: DIRECT

RESPONSES

Trực tiếp trả lời yêu cầu bằng cách tóm tắt câu trả lời.

Closing Body

 End pleasantly.

Opening

Subject

 Cung cấp chi tiết, giải thích và các thông tin

khác.

 Sắp xếp thông tin một cách logic.

 Quảng bá cho sản phẩm và công ty nếu có thể.

WRITING PLAN: DIRECT

RESPONSES

Closing Body

OPENINGS FOR DIRECT

RESPONSES

Improved

Here are the answers to your questions about our Web site hosting

Subject Line Opening

CLOSINGS FOR DIRECT REQUESTS

Weak

If I may be of further

assistance, please do not hesitate to

contact me

Opening Body Closing

Improved

We are confident that

we can provide the highest level of

security for your company’s network

Call us today to feel more secure tomorrow.

Subject Line

Body Opening Closing

Subject

Subject Line

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Tóm tắt nội dung thông điệp

Body Opening Closing

Subject

Subject Line

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Triển khai tiêu đề bằng cách viết

hoàn chỉnh và chính xác ý chỉnh của thông điệp

 Chia thông điệp thành các bước và liệt kê theo thứ tự thực hiện

 Sắp xếp các bước theo thứ tự đánh số

 Bắt đầu mỗi bước với 1 động từ hành động

Closing Body

Opening

Subject

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Yêu cầu hành động, tóm tắt thông điệp, hoặc trình bày suy nghĩ kết thúc

Closing Body

Opening

Subject

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Subject

HƯỚNG DẪN, CHỈ DẪN

Weak

It is necessary to provide your

address and phone number

Improved

Provide your address and phone number.

Subject

Opening Closing

 Giải thích khiếu nại

 Trình bày lí do vì sao khiếu nại này lại hợp lý

 Cung cấp chi tiết về yêu cầu hành động.

 Đính kèm các văn bản cần thiết

Body

KHIẾU NẠI, PHÀN NÀN

Opening Body

 Kết thúc vui vẻ với một câu nói thiện chí

 Thêm một thời hạn và yêu cầu hành động thích hợp

Closing

KHIẾU NẠI, PHÀN NÀN

Thông điệp thiện chí

 Thông điệp thiện chí được dùng khi nào?

• Diễn tả lời cảm ơn

• Chúc mừng hoặc ghi nhận đóng góp

• Diễn tả sự đồng cảm

Keep the message short.

Keep the message short.

Be spontaneous.

Be spontaneous. sincere. Be

Be sincere.

Be specific.

Be specific.

Be selfless.

Be selfless.

Tips for Writing

Goodwill Messages

Tips for Writing

Goodwill MessagesNguyên tắc 5S

LỢI ÍCH CỦA THÔNG ĐIỆP CẢM

ƠN HOẶC CHÚC MỪNG QUA

GIẤY

Đưa ra những suy nghĩ thực lòng vì mọi người đều ngại việc dành thời

DIỄN TẢ LỜI CẢM ƠN

Viết 3 nội dung trong thư cảm ơn quà tặng

 Nêu tên món quà.

 Trình bày vì sao bạn lại thích món quà đó

 Giải thích bạn sẽ dùng nó như thế nào.

DIỄN TẢ LỜI CẢM ƠN

Hãy chân thành khi cảm ơn người giúp đỡ mình

 Trình bày hành động của người đó có ý nghĩa như thế nào với bạn

 Tránh so sánh hay vồn vã

 Duy trì độ tín nhiệm với những câu ngắn gọn và chân thành

KHIẾU NẠI, PHÀN NÀN

Cảm ơn vì sự hiếu khách

PERSONALIZED THANK-YOU MESSAGE

Dear Professor and Mrs Shelton:

Thanks for inviting the other members of our business club and me to your home for dinner last Saturday.

The warm reception you and your wife gave us made the evening very special Your gracious hospitality, the delicious dinner served in a lovely setting, and the lively discussion following dinner all served to create an enjoyable evening that I will long

remember.

We appreciate the opportunity you provided for us students to become better acquainted with each other and with you.

Sincerely,

Dear Professor and Mrs Shelton:

Thanks for inviting the other members of our business club and me to your home for dinner last Saturday.

The warm reception you and your wife gave us made the evening very special Your gracious hospitality, the delicious dinner served in a lovely setting, and the lively discussion following dinner all served to create an enjoyable evening that I will long

remember.

We appreciate the opportunity you provided for us students to become better acquainted with each other and with you.

Sincerely,

ĐƯA RA LỜI CHÚC MỪNG HOẶC GHI NHẬN

Khi chúc mừng hoặc ghi nhận sự đóng

ANSWERING CONGRATULATORY

MESSAGES

Trả lời lời chúc mừng

 Gửi lời diễn tả sự cảm kích/biết ơn của bạn.

 Diễn tả thông điệp làm cho bản cảm thấy như thế nào

Chấp nhận lời khen một cách tinh tế.

Đừng sử dụng những bình luận làm giảm giá trị bản than (I'm not really all that good!) để tránh sự ngại ngùng, xấu hổ

DIỄN TẢ SỰ CẢM THÔNG

Trong cầu đầu tiên hãy diễn tả sự mất mát và phản ứng của bạn

Với người đã khuất, hãy khen ngợi họ và

mô tả những điểm tích cực của họ

(Howard was

a forceful but caring leader).

Nói về sự mất mát/ nỗi đau một cách

trực tiếp nhưng tế nhị

EXTENDING SYMPATHY

 Đễ nghị hỗ trợ nếu có thể

 Kế thúc với lời trấn an, tích cực

Thực hành

 Cũng như hầu hết các khách hàng, bạn cũng có trải nghiệm không tốt với một sản phẩm hoặc một dịch vụ nào đó.

 Lựa chọn một sản phẩm hoặc một dịch vụ đã làm bạn thất vọng và viết một e-mail yêu cầu hoàn tiền, thay thế sản phẩm, yêu cầu giải thích hoặc yêu cầu một hành động gì đó mà theo bạn là hợp lý Thông thường những email như vậy được gửi tới bộ phận chăm sóc khách hàng Hãy nhớ rằng các công ty thông minh luôn muốn biết khách hàng nghĩ gì, đặc biệt là những gì mà sản phẩm hoặc dịch vụ có thể được cải thiện Hãy viết về những ý tưởng cải thiện sả phẩm của bạn trong email.