a Chọn toàn bộ bảng biểu và bấm phải chuột chọn Insert Captionb Chọn New Label đánh chữ “Bảng” chọn OK c Tại ô Position: chọn Above selected item d Bấm Numbering để tạo định dạng thứ
CÁC QUI ĐỊNH CHUNG
Giới thiệu chung
Đồ án/khóa luận tốt nghiệp (sau đây gọi tắt là ĐATN) được quy định về cách trình bày và sinh viên cần đảm bảo đúng quy cách này trước khi in và nộp quyển Cấu trúc chung của đồ án khi đóng quyển gồm các phần theo thứ tự như sau để đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu thông tin cho người đọc.
1 Bìa trước của ĐATN: mục chuyên ngành có thể ghi hoặc không ghi; với khóa luận tốt nghiệp sẽ thay chữ "Đồ án tốt nghiệp" thành "Khóa luận tốt nghiệp"
2 Đề tài tốt nghiệp (phải có chữ ký của giáo viên hướng dẫn)
3 Phần “Lời cảm ơn” và “Tóm tắt đồ án” (trình bày trong 1 trang và sinh viên cần ký tên, ghi rõ họ tên tại trang này)
7 Các chương thuộc nội dung đồ án
10 Bìa cuối đồ án. Đây là bản hướng dẫn đồng thời cũng là mẫu sử dụng khi viết đồ án Người dùng có thể copy và dán nội dung cần thiết vào các mục trong mẫu này để giữ được định dạng (format) của văn bản.
Sử dụng các định dạng văn bản theo qui định
1.2.1 Qui định về căn lề văn bản
Nội dung phần chữ chọn căn đều hai bên:
Căn lề phía trên, dưới, trái, phải của văn bản như sau:
Cỡ giấy: chọn cỡ A4 trong tab “Paper”.
Tạo lề cho văn bản in 2 mặt
Với văn bản yêu cầu in hai mặt cần điều chỉnh phần Page Layout như sau:
Chọn Pagelayout Margins Custom Magins chọn mục Multiple pages chọn Mirror margins chọn OK.
Do trang đầu tiên là mẫu bìa của đồ án, nên khi in chế độ hai mặt có thể cần chèn (insert) 1 trang trắng sau trang bìa để đảm bảo trang “Lời cảm ơn” sẽ là trang lẻ. Hiện tại mẫu này đang mặc định ở chế độ in một mặt.
Các chương đều phải bắt đầu từ một trang mới bằng cách bấm tổ hợp phím
“Ctrl+Enter” tại vị trí muốn chuyển sang chương mới. Đánh máy tiêu đề chương và chọn “CHUONG” từ thanh công cụ:
Khi đó tên chương sẽ được tự động đánh số và định dạng (tự động thêm
CHƯƠNG 1, CHƯƠNG 2…) Tên chương dùng chữ viết hoa (UPPERCASE).
1.2.3 Tạo tiêu đề các cấp
Sử dụng tối đa 3 cấp tiêu đề (ví dụ: 1 hoặc 1.1 hoặc 1.1.1), nếu vẫn muốn tạo thêm các mức khác thì dùng a, b, c… hoặc a), b), c)…hoặc các gạch đầu dòng. Để tạo tiêu đề với cấp mong muốn: đánh tiêu đề cần tạo, chọn bằng cách bôi đen và chọn “Cap 1” hoặc “Cap 2” hoặc “Cap 3” tương ứng từ thanh công cụ Khi đó tiêu đề sẽ được tự động đánh số và định dạng.
1.2.4 Định dạng phần nội dung các chương, mục
Người sử dụng đánh máy nội dung cần trình bày, sau đó chọn toàn bộ đoạn văn bản đó bấm chọn Normal trên thanh công cụ Khi đó phần văn bản vừa tạo sẽ được định dạng đúng theo format yêu cầu của phần nội dung đồ án tốt nghiệp.
Lưu ý: người sử dụng không thay đổi đặc tính của các kiểu style (Normal, Cap 1, Cap 2, Cap 3…) đã được tạo sẵn.
Hình vẽ hoặc đồ thị (gọi tắt là hình vẽ) có hiệu quả cao khi được dùng để minh họa các nội dung cần tóm lược, giúp người đọc nắm bắt ý chính nhanh chóng thay vì phải đọc các thông tin dài dòng Vì vậy nên ưu tiên sử dụng hình vẽ để trình bày các ý chính và hạn chế sự lan man của văn bản Lựa chọn loại hình phù hợp với nội dung (đồ thị cột, đường, sơ đồ quy trình, bảng so sánh, bản đồ tư duy) để tăng tính trực quan và dễ hiểu Để tối ưu SEO và khả năng tiếp cận, bổ sung văn bản thay thế cho hình ảnh, kèm tiêu đề và mô tả ngắn gọn, đồng thời gắn từ khóa phù hợp Nhờ đó người đọc dễ nắm được nội dung cốt lõi và tương tác với bài viết nhiều hơn.
Hình vẽ có kích thước chiều rộng không quá 75% của chiều rộng nội dung phần chữ, căn lề giữa (trừ các trường hợp đặc biệt có thể rộng hơn hoặc sử dụng trang ngang kiểu Landscapse).
Để chú thích hình vẽ đúng vị trí và số thứ tự theo chương, đặt chú thích dưới hình, căn giữa và thiết lập định dạng theo cấp chương Thực hiện như sau: chọn hình vẽ và nhấn chuột phải chọn Insert Caption, chọn New Label và gõ chữ “Hình” rồi nhấn OK; sau đó nhấn Numbering để tạo định dạng thứ tự cho các chú thích (ví dụ Hình 1.1, Hình 1.2…); tích chọn Include chapter number và chọn Heading 1 để liên kết số thứ tự với số chương.
chọn “period” d) Sau đó đánh nội dung chú thích vào sau chữ Hình….
Với các hình vẽ tiếp theo không cần thực hiện lại các bước trên, chỉ cần chọn hình vẽ bấm phải chuột Chọn Insert Caption bấm Label và chọn Hình OK.
Tương tự như hình vẽ, bảng biểu nên có chiều rộng không quá 75% chiều rộng phần chữ của nội dung Tiêu đề bảng biểu đặt phía trên bảng với cách tạo định dạng tương tự Bảng biểu nên bố trí để nằm trọn vẹn trong một trang, tránh việc cùng một bảng bị ngắt sang trang khác. a) Chọn toàn bộ bảng biểu và bấm phải chuột chọn Insert Caption b) Chọn New Label đánh chữ “Bảng” chọn OK c) Tại ô Position: chọn Above selected item d) Bấm Numbering để tạo định dạng thứ tự cho các chú thích (Hình 1.1, Hình 1.2…) tích chọn “Include chapter number” chọn Heading 1 chọn “period” e) Sau đó đánh nội dung chú thích vào sau chữ Bảng….
Bảng 1.1 Thống kê các thiết bị và giá thành
T Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền
Đối với các bảng biểu tiếp theo, bạn không cần lặp lại các bước đã thực hiện ở trên Chỉ cần chọn hình vẽ, nhấp chuột phải và chọn Insert Caption, sau đó nhấp Label và chọn Bảng, cuối cùng nhấn OK Quy trình này giúp chú thích cho bảng được thêm một cách nhanh chóng và nhất quán.
1.2.7 Phương trình Để tạo đánh số tự động cho các phương trình thực hiện như sau: a) Chèn một bảng gồm {1 dòng & 3 cột} tại vị trí muốn có phương trình;
Chỉnh chiều rộng cột 1 khoảng 15% của bảng, chỉnh chiều rộng cột 3 khoảng 15- 20% của bảng; còn lại sẽ là cột 2 (khoảng 70% của bảng)
20%) b) Bấm chuột vào ô của cột 2 chọn Insert trên thanh công cụ Chọn Equation chọn Insert New Equation.
Khi đó sẽ có bảng như sau:
Để căn chữ trong cột 2 về phía trái, bấm vào “Type equation here” và chọn căn lề trái trên thanh công cụ nhằm mục đích căn lề trái các chữ trong cột 2 Chọn toàn bộ bảng, nhấn chuột phải chọn Insert Caption, chọn New Label và tạo nhãn mới có chữ “PT” (tương tự như khi tạo chú thích với Hình và Bảng ở mục 1.2.5 và 1.2.6); nhãn “PT” sẽ tạo ra chú thích với cấu trúc tương tự dành cho bảng hoặc hình, ví dụ như chú thích có nhãn PT theo mẫu chuẩn.
“PT 1.1” d) Cắt và dán toàn bộ phần chú thích “PT 1.1” vào cột 3, sẽ có bảng như sau:
PT 1.1 e) Chọn toàn bộ bảng chọn nút mở rộng của All Border trên thanh công cụ
Kết quả là một bảng không có đường biên dùng để soạn phương trình Để lưu bảng này vào thư viện phương trình, hãy chọn lại toàn bộ bảng và trên thanh công cụ chọn Insert → Equation, sau đó chọn "Save Selection to Equation Gallery…".
Khi đó sẽ hiện ra hộp thoại yêu cầu nhập tên của mẫu phương trình vừa tạo, người dùng có thể đánh chữ tạo tên là “Phuong trinh” để dễ nhớ và bấm OK.
Như vậy trong thư viện của Equation đã có một mẫu soạn thảo phương trình với số thứ tự của phương trình tự động thay đổi. g) Đánh máy phương trình cần tạo vào bảng vừa tạo tại vị trí "Type equation here" h) Để tạo phương trình tại các vị trí mong muốn khác:
Bấm Insert Equation kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Phuong trình (theo tên vừa đặt)
Khi đó sẽ hiện ra bảng không có đường biên để người dùng soạn phương trình tiếp theo, số thứ tự của phương trình sẽ tự động tăng Đánh máy phương trình vào ô “Type equation here”
Thực hiện tương tự cho các phương trình khác.
Tạo tham chiếu chéo giữa các đoạn văn bản
Trong quá trình viết đồ án, khi cần tham chiếu tới một mục khác, hình vẽ, bảng biểu hoặc phương trình, bạn có thể dùng tham chiếu tự động để chèn liên kết và số tham chiếu một cách tự động, giúp duy trì tính nhất quán của tài liệu và tăng khả năng tra cứu cho người đọc Tính năng này giảm thiểu sai sót khi chỉnh sửa cấu trúc nội dung và cho phép cập nhật nhanh các tham chiếu khi bạn di chuyển hoặc thêm nội dung Ví dụ tham khảo: tham chiếu tới Hình 4, Bảng 2 hoặc công thức (3.1) sẽ được tự động cập nhật nếu thứ tự hoặc số hiệu thay đổi.
Giá trị trung bình của các kết quả thí nghiệm được mô tả ở bảng …; các đánh giá ở mục … hoàn toàn phù hợp với kết quả được thể hiện ở hình …; trong ví dụ này, cần tham chiếu đến đầu mục, bảng và hình vẽ bằng các bước sau: nhấp chuột vào vị trí cần chèn tham chiếu, chọn Reference, chọn Cross-reference, bảng thoại hiện lên và chọn mục tương ứng của loại tham chiếu trước khi chèn vào văn bản.
11 Tham chiếu tới chương, mục chọn "Heading" với mục “Insert reference to” chọn loại tương ứng là “Paragraph number” chọn đầu mục tương ứng trong "For which numberred item:" OK
12 Tham chiếu tới hình vẽ, bảng biểu: chọn mục "Reference type" tương ứng với kiểu tham chiếu và thực hiện tương tự như tham chiếu đầu mục.
Tạo danh mục tài liệu tham khảo
Lưu ý: tài liệu tham khảo là các tài liệu được trích dẫn trong đồ án, không phải là các tài liệu đã đọc Cách thức trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo theo các bước sau:
- Bước 1: nhập thông tin chi tiết của từng tài liệu tham khảo.
- Bước 2: trích dẫn tài liệu tại các mục cần thiết.
- Bước 3: tạo danh mục tài liệu tham khảo a) Bước 1: nhập thông tin chi tiết của từng tài liệu tham khảo
Chọn "Reference" trên thanh công cụ "Manager Sources" hiện hộp thoại
"Source Manager" chọn "New" để tạo chỉ mục cho tài liệu mới
Khi có nhiều tài liệu tham khảo, thực hiện lại các bước tương tự để tạo ra một cơ sở dữ liệu các tài liệu dự kiến dùng làm tham khảo Ví dụ ở Bước 2, trích dẫn tài liệu tham khảo trong nội dung đồ án bằng cách đặt con trỏ tại vị trí cần chèn tài liệu tham khảo, chọn Reference trên thanh công cụ, chọn kiểu trích dẫn trong mục Style là IEEE, sau đó chọn lệnh chèn trích dẫn.
"Insert Citation" chọn tài liệu mong muốn.
Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp [ CITATION Trầ04 \l 1033 ] Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp [ CITATION Abe95 \l 1033 ] Tóm tắt nội dung của đồ án tốt nghiệp. c) Bước 3: tạo danh mục tài liệu tham khảo của đồ án
Chuyển tới trang muốn tạo danh mục "TÀI LIỆU THAM KHẢO" và thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Tạo trang TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Đặt chuột tại ví trí đầu trang chọn tab Reference
- Bấm vào Bibliography "Work Cited".
Trong trường hợp phần số thứ tự của các tài liệu tham khảo bị lệch dòng so với phần chữ như sau:
Khi đó bấm chuột vào chữ bất kỳ trong danh mục tài liệu tham khảo đang có bấm phải chuột và chọn "Đoạn văn":
Cửa sổ Đoạn văn sẽ hiện ra chọn Đặc biệt trong mục Thụt lề bấm mũi tên xuống và chọn "(không có)" chọn OK.
Khi đó toàn bộ các số thứ tự sẽ được căn thẳng hàng với phần chữ của tài liệu tham khảo.
Cập nhật lại các chú thích và tham chiếu
Trong quá trình soạn thảo đồ án người viết có thể thêm/bớt các đầu mục, xóa các đoạn văn không cần thiết, thêm trang, bớt trang… khi đó cần phải cập nhật lại danh mục các tham chiếu chéo Các bước cập nhật tham chiếu chéo thực hiện như sau:
Step 1: Click anywhere within the text and press Ctrl+A to select all the content, or go to the Home tab and choose Select, then Select All This quick shortcut highlights every character in the document, enabling you to copy, format, or manage the entire text in one action.
- Bước 2: bấm phải chuột tại chỗ bất kỳ của văn bản đã được lựa chọn sau đó chọn "Update Field" hoặc bấm phím F9.
- Bước 3: chọn Update entire table và bấm OK.
Có thể sử dụng tùy chọn "Update page number only" nếu quá trình soạn thảo chỉ làm thay đổi số thứ tự các trang.
Tạo danh mục hình vẽ
Tạo một trang trắng tại vị trí muốn đặt "Danh mục hình vẽ", bấm chọn vị trí đầu trang và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tab "References" bấm chọn "Table of Figures":
- Chọn "Hình" trong mục "Caption label" và bấm OK
Danh mục các hình vẽ sẽ được tạo tại trang mong muốn. Để cập nhật lại đánh số trang, tên hình vẽ…thực hiện như sau:
- Đưa chuột vào vị trí danh mục hình vẽ
- Bấm phải chuột và chọn "Update Field" sau đó tùy chọn chỉ cập nhật số trang hoặc cập nhật cả trang và cả tên, thứ tự hình vẽ.
Tạo danh mục bảng biểu
Tạo một trang trắng tại vị trí muốn đặt "Danh mục bảng biểu ", bấm chọn vị trí đầu trang và thực hiện tương tự như mục 1.6; tuy nhiên sẽ chọn mục "Bảng" trong mục "Caption label" và bấm OK.
Danh mục các bảng biểu sẽ được tạo tại trang mong muốn Việc cập nhật lại tên bảng biểu, số trang…tương tự như với danh mục hình vẽ.
Tạo trang mục lục
Tạo một trang trắng tại vị trí muốn đặt "Mục lục ", bấm chọn vị trí đầu trang và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tab "References" bấm chọn "Table of Contents":
- Mục lục sẽ được tạo tại trang mong muốn.
Việc cập nhật lại mục lục thực hiện tương tự như với danh mục hình vẽ.
Qui cách đóng quyển
Phần bìa trước chế bản theo qui định; bìa trước và bìa sau là giấy liền khổ
Sử dụng keo nhiệt để dán gáy khi đóng quyển thay vì sử dụng băng dính và dập ghim.
Phần gáy ĐATN cần ghi các thông tin tóm tắt sau:
Kỳ làm ĐATN - Ngành đào tạo - Họ và tên sinh viên - Mã số sinh viên
2019.1 – CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM - NGUYỄN VĂN A – 2015xxxx
Qui cách ghi chữ phần gáy như hình sau:
SỬ DỤNG CÁC BIỂU ĐỒ
Giới thiệu về biểu diễn bằng đồ thị
Trong rất nhiều lĩnh vực cần phải trình bày, giới thiệu các thông tin liên quan tới con số, thống kê hay các dữ liệu khác Các dữ liệu đo đạc, tính toán thường được thu thập dưới dạng bảng biểu; tuy nhiên bảng biểu chỉ thích hợp khi trình bày các số lượng nhỏ các số liệu, đồng thời không cung cấp các đánh giá trực quan về xu hướng của dữ liệu thu được Đồ thị có khả năng cung cấp hình ảnh trực quan, dễ hiểu giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được ý tưởng muốn nhấn mạnh, muốn trình bày Người trình bày cần lựa chọn đúng loại đồ thị và không nên sử dụng các đồ thị quá màu mè; lựa chọn tên đồ thị ngắn gọn, dễ hiểu Các loại đồ thị thường gặp là:
- Kiểu thanh ngang & dọc (kiểu cột) (Horizontal & Vertical bar charts)
- Kiểu đường & Kiểu phân bố (Line charts & Scatter diagrams)
- Kiểu diện tích (Area charts)
Phần tiếp theo sẽ khuyến cáo về phạm vi sử dụng của từng loại đồ thị này.
Đồ thị kiểu bánh
- Dùng để biểu thị tỷ lệ phần trăm (%)
- Biểu diễn mối liên hệ tương quan tỷ lệ
- Không nên dùng quá nhiều miếng (tối đa 6 miếng) trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Để diễn tả phần quan trọng: đặt phần quan trọng này ở phía trên, bên phải,tính từ vị trí 1 giờ
- Khi cần nhấn mạnh: có thể kéo phần nhô này ra khỏi đồ thị (Hình 2 1 nhấn mạnh về tỷ trọng phần trăm của ngô là nhỏ nhất)
Hình 2.1 Đồ thị kiểu bánh
Đồ thị kiểu thanh ngang
- Khi muốn so sánh độ lớn hoặc kích thước
- Không nên dùng quá 5 thanh trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Sử dụng vị trí các thanh hợp lý để diễn tả ý muốn nhấn mạnh; không nên đặt các thanh ngẫu nhiên vì có thể gây phân tán suy nghĩ và không diễn tả được ý.
- Dùng các màu khác biệt nhiều để diễn tả đại lượng quan trọng.
So sánh 02 đồ thị trong Hình 2 2 sẽ thấy đồ thị bên trái biểu diễn được ý tưởng muốn nhấn mạnh.
Hình 2.2 Đồ thị kiểu thanh ngang
Đồ thị kiểu cột đứng
- Khi muốn diễn tả sự thay đổi theo thời gian
- Không nên dùng quá 5 cột trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Khi trình bày nên giản lược đồ thị, bỏ những dữ liệu không cần thiết
- Xem xét dùng đồ thị con để diễn tả sự đóng góp của các thành phần vào sự thay đổi theo thời gian
- Tô màu, gạch chéo hoặc dùng mũi tên để diễn tả những điểm đặc biệt
Hình 2.3 Đồ thị kiểu cột đứng
Đồ thị kiểu đường
- Biểu diễn xu hướng biến đổi của dữ liệu
- Có tác dụng so sánh nhiều dữ liệu theo thời gian
- Không nên dùng quá 3 đường dữ liệu trong một đồ thị
Khi muốn nhấn mạnh một đại lượng:
- Đồ thị có nhiều đường: dùng nét đậm và màu nổi bật
Hình 2.4 Đồ thị kiểu đường
Đồ thị kiểu diện tích
Phạm vi sử dụng: phù hợp để biểu diễn so sánh sự thay đổi về số lượng theo thời gian
Phần đáy của đồ thị nên dành cho các đại lượng có giá trị lớn nhất Theo Hình 2.5, phần này cho thấy đóng góp tăng trưởng mạnh nhất so với các mục khác, giúp làm nổi bật yếu tố chủ đạo và tăng khả năng so sánh dữ liệu, từ đó tối ưu hóa tín hiệu thông tin cho người đọc.
Để biểu đồ dễ đọc và có bố cục vững vàng, hãy dùng màu đậm nhất cho phần đáy Màu đậm này tạo hiệu ứng neo cho đồ thị, giúp người đọc nhận diện rõ ràng và cảm thấy chắc chắn, đồng thời mang lại sự hài hòa thị giác cho toàn bộ thiết kế.
- Các tên chú thích nên để nằm ngang cho dễ đọc
- Đồ thị kiểu này cần nhiều thời gian để quan sát, do vậy nếu sử dụng cho poster thì cần dành nhiều thời gian cho độc giả tìm hiểu.
Hình 2.5 Đồ thị kiểu diện tích