Hướng dẫn sử dụng word căn bản đến nâng cao

Làm quen với môi trường làm việc Word 2016, các thanh công cụ từ cơ bản đến nâng cao, nút tắt, mẹo Word. giúp người dùng thành thạo các kỹ năng trong tin học văn phòng. Tab Home chính là Tab được mở mặc định trên thanh Ribbon trong Microsoft Word 2013. Cụ thể trong Tab Home có những nhóm lệnh như sau: Font: Các lệnh dùng để căn chỉnh định dạng chữ: kích thước, kiểu chữ, màu chữ … Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn… Style (cái này cực kỳ quan trọng)

CHƯƠNG 1 Làm quen với môi trường làm việc Word 2016

1 Giới thiệu về thanh Ribbon

1.1 Tab Home

Tab Home chính là Tab được mở mặc định trên thanh Ribbon trong Microsoft Word 2013 Cụthể trong Tab Home có những nhóm lệnh như sau:

Font: Các lệnh dùng để căn chỉnh định dạng chữ: kích thước, kiểu chữ, màu chữ …

Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…Style (cái này cực kỳ quan trọng)

1.2 Tab Insert

Tab insert nằm ngay cạnh bên tab Home, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon Đây là tabchứa các lệnh liên quan đến chèn các đối tượng trong văn bản, bao gồm:

Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản đang có

Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng trong văn bản

Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa

Links: Lệnh chèn các liên kết, đường link

Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản

Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, WordArt, …

Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng có sẵn trong bộ sưu tập vào văn bảnhiện thời

Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó.

1.3 Tab Page Layout

Tab Page Layout là tab chứa những lệnh liên quan đến cách sắp xếp bố cục văn bản Cụ thểbao gồm các lệnh như sau:

Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang như lề, in ngang hay dọc, cột, kích thướcgiấy in… (tab này chỉ quan tâm phần này)

Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…Arrange: Lệnh sắp xếp các đối tượng trong văn bản

 Ruler: Hiển thị thước kẻ

 Gridlines: Hiển thị Grid

 Navigation Pane: Hiển thị phần mục lục của văn bản theo mức heading (Cái này quan trọngkhi viết báo cáo dài)

2 Ruler

Có 2 thước dọc và ngang, thước có đánh các số khác nhau, để bạn có thể dựa vào đó cănchỉnh cho chuẩn xác đang được nhiều người sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản Nhưng chủyếu dùng để quan sát

2.1 Đặt đơn vị cho thước

Bước 1: Chọn File -> Options

Bước 2: Chọn Advanced, kéo xuống phần Display, thay đổi đơn vị như hình (Đơn vị thườngdùng ở VN là Centimeters.

3 Một số phím tắt thông dụng trong Word

3.1 Phím chức năng

 Ctrl + N: Tạo một trang soạn thảo mới

 Ctrl + O: Mở trang soạn thảo đã có

 Ctrl + S: Lưu lại văn bản trong trang soạn thảo

 Ctrl + C: Sao chép kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn

 Ctrl + X: Cắt kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn

 Ctrl + V: Dán kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn

 Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ có trong văn bản.

 Ctrl + H: Mở công cụ tìm kiếm, thay thế từ, cụm từ có trong văn bản

 Ctrl + P: Mở hộp thoại In văn bản

 Ctrl + G: Mở cửa sổ trang số

 Ctrl + K: Tạo liên kết

 Ctrl + Z: Bỏ qua thao tác vừa thực hiện

 Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái trước khi sử dụng lệnh Ctrl + Z

 Ctrl + W / Ctrl + F4/ Alt +F4: Đóng trang soạn thảo

3.2 Phím di chuyển

 Các phím lên xuống một hàng, sang trái, phải kí tự

 End, Home: Trở về đầu hoặc cuối dòng đang đặt con trỏ

 Ctrl + Home: Về đầu dòng văn bản

 Ctrl + End: về cuối dòng văn bản

 Tab: Cách/ di chuyển sang cột khác/ tạo hàng mới nếu đang ở cột cuối cùng trong table

 Ctrl + Q: Lùi đoạn văn bản ra sát lề (chỉ dùng sau khi đã sử dụng tab)

 Enter: Xuống dòng Ngắt đoạn

 Ctrl + Enter: Ngắt trang sang trang mới

 ESC: Đóng cửa số chức năng

 Ctrl + ESC hoặc phím Windows: Khởi động menu start

 Alt + Tab: Chuyển cửa sổ làm việc

 Starrt + D: Chuyển ra màn hình desktop

 Start + E: Mở cửa sổ My computer

3.3 Phím định dạng

 Ctrl + B: Định dạng in đậm

 Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.

 Ctrl + U: Định dạng gạch chân liền giữa các từ

 Ctrl + Shift + D: Định dạng gạch chân kép liền giữa các từ

 Ctrl + Shift + W: Định dạng gach chân dưới mỗi từ

 Ctrl + D/ Ctrl + Shift + F/ Ctrl + Shift + P: Mở hộp thoại định dạng văn bản.(F: thay đổi fontchữ, P thay đổi cỡ chữ

 Ctrl + E: Định dạng căn giữa văn bản

 Ctrl + J: Định dạng căn đều 2 lề văn bản

 Ctrl + L: Định dạng căn trái văn bản

 Ctrl + R: Định dạng căn phải văn bản

CHƯƠNG 2 Các thao tác cơ bản ban đầu trong Word

1 Các thao tác cơ bản trên Word

- New, Save, Open, Close, Exit

4 Định dạng khổ giấy và đặt lề cho văn bản

Trong thẻ Paper, ta sẽ định dạng kích thước của trang giấy.

Columns : Cho phép bạn chia cột cho văn bản, bên cạnh những kiểu cột được mặc định thìbạn cũng có thể tự căn chỉnh và tạo cột bằng cách click vào “More columns” và thiết lập thông sốtheo ý bạn muốn

Trong cửa sổ Columns

Chú ý phần Apply to:

 Selected text: Chỉ chia cột phần văn bản được chọn

 Whole document: Chia cột cho toàn bộ văn bản

2.2 Sao chép, cắt và dán văn bản

Giả sử ta cần copy hoặc cut một đoạn văn bản từ Web sang:

Bước 1: Chọn phần văn bản muốn copy, Ctrl + C.

Bước 2: Chọn vị trí muốn dán đoạn văn bản, Ctrl + V

Click vào mũi tên chỗ Ctrl dưới cùng của đoạn văn bản vừa sao chép, chọn biểu tượng KeepText Only (T) như hình vẽ Như vậy thì định dạng của đoạn văn bản vừa sao chép sẽ giốngđịnh dạng của văn bản đang soạn thảo

Sao chép định dạng:

Đôi khi ta muốn định dạng của 2 đoạn văn giống nhau Ta có thể sao chép định dạng bằngcách đưa trỏ chuột đến đoạn văn muốn sao chép định dạng Rồi chọn vào biểu tượng Format Paintertrên thanh công cụ, sao đó đưa trỏ chuột đến đoạn văn kia

5 Thiết lập cho đoạn văn bản

Bước 1: Chọn vào mũi tên nhỏ chỗ Paragraph trên thjanh công cụ:

Bước 2: Cửa sổ Paragraph hiện lên

Tab Indents and Spacing:

Alignment: Căn lề cho đoạn văn: Trái, phải giữa, cách đều 2 bên

Indentation: Thụt lề văn bản Line spacing có cách lựa chọn sau:

Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn văn và giãn dòng trong đoạn văn

Chú ý chọn Line spacing phù hợp với yêu cầu Nhưng thường là 1.5 lines hoặcMultiple với kích thước cho trước Kích thước này chọn ở At

6 Thiết lập font chữ

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa font chữ

Bước 2 Click vào mũi tên nhỏ chỗ Font trên thanh công cụ

Cửa sổ Font hiện ra Trong tab Font:

CHƯƠNG 3 Chèn bảng và các đối tượng đặc biệt

1 Chèn bảng vào word

1.1 Chèn bảng mới trong Word

Bước 1 Chọn Insert > Table > Chọn kích thước bảng

Bước 2 Điều chỉnh Design và Layout cho bảng vừa thêm:

Các thao tác với bảng đọc thêm tại: phan-21-cach-chen-va-tao-bang-142306

Bước 1: Tải về và giải nén thư mục Mathtype 6.9 Vào thư mục …\ \Mathtype 6.9\Mathtype6.9, chuột phải vào file InstallMTW6.9.exe Chọn Run as Adminstractor.

Bước 2: Chọn Next

Bước 3: Mở file Key MT6.9.txt rồi copy đoạn key rồi dán vào ô *Product key Chọn Next

Bước 4: Chọn vị trí cài đặt > OK

Bước 5: Finish

Bước 6 Trong word (Excel, Power Point làm tương tự)

Chọn File > Option > Add-in Chỗ Manager chọn Word Add-ins Nhấn Go…

Bước 7: Cửa sổ hiện lên, chọn Add

Tìm đến vị trí cài đặt Mathtype, …\Mathtype\Office Support\64 Rồi chọn 2 file như tronghình ấn Open

Bước 8 Check vào 2 ô này, rồi ấn OK.

Bước 9 Bây giờ trên thanh Ribbon đã có tab Mathtype

Để chèn công thức mới ta có thể ấn vào Inline hoặc tổ hợp phím Ctrl+Alt+Q.

Hướng dẫn gõ công thức Toán sử dụng Mathtype: mathtype-viet-cong-thuc-toan-156241

https://quantrimang.com/cach-su-dung-3 Chèn đối tượng khác

Để chèn biểu đồ, hình ảnh, … vào tab Insert

Phần này tùy vào yêu cầu cụ thể tự tìm hiểu thêm

CHƯƠNG 4 Các thao tác nâng cao

1 Styles

Trước khi bắt đầu thực hiện gõ văn bản, ta sẽ định dạng các style mà mình sẽ sử dụng Thôngthường các style sử dụng là:

 Normal: đây là styles cho phần văn bản thông thường trong đoạn

 Heading 1, 2,3: Các style cho các đề mục

 Style cho các phần văn bản đặc biệt: Phần văn bản liệt kê, ảnh, chú thích (captions)…

Trong tab Home, chọn phần Styles, ấn vào mũi tên mở rộng

Đây là phần chứa các style

1.1 Modify style

Khi mở văn bản mới phần Style sẽ là mặc định của Word Do đó, ta cần modify lại các stylemình sẽ sử dụng theo yêu cầu Lưu ý rằng, một khi ta đã modify style thì ta không cần quan tâm đếnFont hay Paragraph bên ngoài nữa, mà bây giờ ta muốn sửa định dạng cho phần văn bản đang ởStyle nào ta sẽ điều chỉnh Style đó…

Để modify Style, ta chuột phải vào stype đó, chọn Modify…

Cửa số Modify Style hiện lên

Phần Formatting ta sẽ định dạng kiểu chữ, font chữ … Chọn vào Format

Ở đây ta có thể định dạng Font … hay Paragraph cho văn bản Lưu ý rằng mỗi loại Style tacần định dạng cho đúng như yêu cầu, chẳng hạn Heading 1 chữ đậm cỡ 16, Heading khác chữ đậm

cỡ 13-14… Phần thiết lập này tương tự như ở trên

Việc dùng Style giúp văn bản được thống nhất về mặt bố cục và gọn nhẹ về thao tác, nhưngcũng sẽ dễ xuất hiện nhiều sai sót nên cần phải luyện tập nhiều

1.2 Tạo Style mới

Cuối cùng nhấn OK

1.3 Copy style từ file có sẵn

Nhiều khi, ta đã tốn công để thiết lập nhiều style cho 1 văn bản, và ta muốn văn bản mới sẽ cócác style này thay vì phải thiết lập lại Khi đó, ta làm như sau:

Sau đó, tìm đến file chứa các style đã được thiết lập trước đó.

2 Đánh số tự động

Phần đánh số tự động này gắn trực tiếp với phần style Heading, nên cực kỳ cẩn thận và luyệntập nhiều

Đầu tiên, ta cần tạo các danh sách mới phù hợp với từng loại heading

Trong phần Paragraph > Mũi tên nhỏ bên cạnh Numbering > Define New Numberformat …

Em sẽ cần phải tạo thêm các danh sách sau;

Khi em chọn numbering cho các đề mục nhỏ (1.1,1.1.1….) em cần quan tâm đến cả List

Tuy nhiên, thông thường ta có thể gõ đề mục chuẩn và ấn space Em cần kiểm tra lại xem đềmục mới tạo đã đúng chưa

Lưu ý là em cần chọn Style Heading trước, rồi mới thêm Numbering (Chương 1 là Heading

1, 1.1 là Heading 2, 1.1.1 là Heading 3) Nhưng khi sử dụng sẽ xuất hiện vấn đề là Numbering đượcđánh số tự động chưa đúng Khi đó em cần chọn phần numbering đó, chuột phải

Tích như hình dưới rồi điền số cho đúng.

Phần đánh số này rất hay lỗi, nên cần đặc biệt chú ý khi làm.!

3 Header, Footer, Page Number

Insert > Header/Footer/Page Number > Chọn vị trí

Đánh số trang cho 2 phần khác nhau:

https://quantrimang.com/cach-danh-so-trang-word-ket-hop-i-ii-iii-va-1-2-3-160490

4 Mục lục tự động, danh mục hình ảnh, bảng biểu:

4.1 Mục lục tự động

Bước 1 Chọn trang muốn chèn mục lục

Bước 2 Chọn tab References > Table of Contents > Chọn kiểu mục lục

Bước 3 Update table: Khi ta chỉnh sửa tiêu đề, thêm bớt hoặc thay đổi số trang ta có thể cậpnhật lại mục lục bằng cách chọn vào phần mục lục vừa tạo và chọn Update table Có 2 lựa chọn:Cập nhật toàn bộ và cập nhận chỉ số trang Cần chú ý khi update

Đôi khi có những vị trí mục lục hiển thị k được đúng, khi đó ta nên chỉnh tay bằng cách sửdụng TAB (Phần này tự tìm hiểu dùng TAB ntn – rất đơn giản!)

4.2 Danh mục bảng biểu, hình ảnh

Bước 1 Insert caption vào bảng, hoặc hình ảnh Chọn đối tượng > Right Click > InsertCaption

Bước 2 Trong lần đầu tiên chèn caption, chọn new lable > gõ tên (Hình / Bảng) > OK

Bước 3 Trong Label chọn đúng nhãn

Bước 4 Position chọn Below selected item nếu là Hình, Above … nếu là bảng

Bước 5 Chọn Numbering … Chọn như hình dưới

Chú ý: Khi thay thế, xóa, di chuyển vị trí ảnh hoặc bảng cần chú ý đến Caption của nó

Bước 6 Trong tab References > Insert Table of Figures Trong Caption label chọn Hình (chodanh mục hình ảnh) Bảng ( cho danh mục bảng biểu)

No table of figures entries found.

Bước 7 Chọn Modify… > Modify … để thiết lập lại style cho chữ trong phần danh mục

Hoặc chọn Option … để chọn một trong các Style có sẵn (Ưu tiên dùng cách đầu)

CHƯƠNG 5 Một số tiêu chuẩn cho văn bản Word

Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản khi trình bày văn bản nói chung, còn các văn bản phápluật có các tiêu chuẩn riêng, nhưng nhìn chung dựa vào đây cả

1 Soạn thảo văn bản

- Khổ giấy A4, Căn lề 3 -2 – 2 – 2 (cm) – cái này tùy từng loại văn bản và yêu cầu

- Phông chữ: Times New Romans

- Cỡ chữ: 12,13,14 Tiêu đề: 16

- Về đặt dấu: Các dấu câu như “,” “.” “:” theo sát ký tự cuối cùng và cách ký tự tiếp theo mộtkhoảng trắng Các dấu ngoặc “” (): Ngoặc mở theo ngay trước ký tự đầu, dấu đóng theo ngaysau ký tự cuối cùng

- Các công thức toán học phải sử dụng phần mềm MathType hoặc Equation theo đúng tiêu chuẩn

- Mật độ chữ bình thường giãn dòng 1,5 lines hoặc Multiline theo quy định từng nơi

- Khoảng cách giữa 2 đoạn thường là 12 pt

2 Tiểu mục

- Các tiểu mục của đồ án được trình bày và đánh thành số nhóm, nhiều nhất gồm bốn chữ số với

số thứ nhất chỉ số chương (ví dụ 4.1.2.1 chỉ tiểu mục 1, nhóm tiểu mục 2, mục 1 của chương 4)

4 Danh mục tài liệu tham khảo

Tham khảo ở đây:

https://journal.hiu.vn/vi/cach-trich-dan-tai-lieu/cach-trich-dan-tai-lieu-tham-khao