Giáo trình Quản lý văn bản đến, văn bản đi (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp học viên trình bày được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản đi, đến; làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Khái niệm quản lý văn bản
Văn bản đến
Là văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính thống bưu điện hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đạo đi họp mang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải được chuyển Văn thư để vào sổ, theo dõi
Hay nói cách khác: “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
Văn bản đi
Là văn bản của cơ quan gửi đến các cơ quan cấp trên, cơ quan hữu quan và các đơn vị trong ngành để thực hiện và trao đổi công việc Văn bản đi gồm văn bản thông thường (bản giấy) và bản mềm (máy vi tính);
Hay nói cách khác: “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
Văn bản giấy tờ nội bộ
Văn bản, giấy tờ nội bộ là những loại công văn, giấy tờ được cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không gửi đi các cơ quan khác.
Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản Theo quy định của tại các văn bản của Chính phủ về công tác văn thư thì tất cả các văn bản (cả đi và đến) đều phải được đăng ký và việc đăng ký phải được thực hiện nhanh chóng và kịp thời Việc đăng ký văn bản là công việc quan trọng bởi vì:
- Tiện cho việc quản lý và bảo quản văn bản
- Tra tìm văn bản được thuận tiện và sổ đăng ký văn bản là công cụ tìm kiếm thuận lợi cũng như để kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản
- Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản Qua sổ đăng ký thống kê văn bản có thể giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan thống kê được cụ thể số lượng văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan nhận được trong quá trình hoạt động.
Yêu cầu, nguyên tăc chung về quản lý văn bản
Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời
Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý , nếu được chuyển giao nhanh chóng , kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động của cơ quan, đặc biệt với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm tổn thất cho nhà nước, đơn vị, hoặc làm thiệt hại lợi ích công dân Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao không đươc chaamjj trễ, nhất là các văn bản có dấu “ khẩn” “ thượng khẩn” và “ hỏa tôc”, đối với văn bản đến, việc chuyển giao văn bản trong cơ quan cần được thực hiện theo con đường ngắn nhất và hợp lý nhất
Nguyên tắc bí mật
Nguyên tắc này cần được thực hiện chặt chẽ bởi vì công tác văn thư liên quan trực tiếp tới công văn , giấy tờ, mà trong đó có thể chứa đựng những thông tin mang bí mật nhà nước Do đó , nguyên tắc bị mật cần được đảm bảo thực hiện để tránh tình trạng làm lộ thông tin và bí mật nhà nước.
Nguyên tắc đảm bảo quy trình
Đảm bảo đúng quy trình là nguyên tắc đòi hỏi cán bộ thực hiện công tác quản lý văn bản phải thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình quản lý văn bản, không được nóng vội bỏ quan các bước quản lý văn bản Cũng theo yêu cầu này, thủ trưởng các cơ quan đơn vị cũng phải theo dỗi, giám sát chặt chẽ công tác này để công tác quản lý văn bản đảm bảo đúng quy trình theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc thống nhất
Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến, về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép về quản lý văn bản, tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung cả cơ quan nhà nước có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
Nguyên tắc an toàn
Có nghĩa là không để xảy ra tình trạng mất mát văn bản, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật văn bản Yêu cầu này có liên quan nhiều tới công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để đảm bào các cơ quan thực hiện yêu cầu này và các cơ quan cần nghiêm chỉnh thực hiện yêu cầu này.
Nguyên tắc chính xác
Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao , vào sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ phải được thực hiện chuẩn xác , không được để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ, ghi sai ký hiệu… Đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản nói riêng
Câu 1: Anh/ Chị hãy trình bày khái niệm văn bản đi, văn bản đến, văn bản giất tờ nội bộ? Nêu ví dụ?
Câu 2: Anh/ Chị hãy trình bày các nguyên tắc chung về quản lý văn bản?
Câu 3: Trong các nguyên tắc chung về quản lý văn bản, nguyên tắc nào quan trọng nhất? Vì sao?
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Tiếp nhận văn bản đến
1.1 Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
1.2 Kiểm tra, phân loại bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
1.3 Bóc bì văn bản đến
Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ các văn bản được tiến hành bóc bì, công tác này được thực hiện như sau
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
1.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”
- Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Mẫu dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN
Số và ký hiệu HS:
Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”:
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05
Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật
2.1 Lập sổ đăng ký văn bản đến và phương pháp đăng ký
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP 1
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ 2
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:
Tối thiểu gồm 10 nội dung:
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Đơn vị hoặc người nhận
Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12
Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư
Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến
Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 8 Ghi rõ ngày văn bản được chuyển
Cột 9: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 10: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )
- Sổ đăng ký văn bản mật đến:
+ Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6)
+ Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7
“Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./
2.2 Lập sổ đăng ký đơn thư
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư” b Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Họ tên, địa chỉ người gửi
Trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận
Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12
Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến” Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư
Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể
Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó
Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 7: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư
Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ
…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v )./
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Bảng thông kê các văn bản "đến"
Tên cơ quan gửi văn bản
Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN
(Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đến)
1 Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;
- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);
- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết
2 Ý kiến của lãnh đạo đơn vị
- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);
- Ngày, tháng, năm cho ý kiến
3 Ý kiến đề xuất của người giải quyết
- Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân;
- Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến
3.2 Làm thủ tục sao văn bản đến
Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ
Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện
3.3 Chuyển giao văn bản đến
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm a Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số đến số ” b Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12
Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 4: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 5: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản )
- Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2)
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến /
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và
“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
4.1 Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công văn này);
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
- Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị hoặc người nhận
Số, ký hiệu văn bản trả lời
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến
Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 Phụ lục II của Công văn này
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 4: Thời hạn giải quyết Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền
Cột 5: Tiến độ giải quyết Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết v.v
Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu có)
Cột 7: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác./.
Thực hành
Bài tập 1 Luyện tập đăng ký văn bản vào Sổ chuyển giao văn bản đến, Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến
Bài tập 2: Khảo sát thực tế tại cơ quan tổ chức về quá trình quản lý văn bản đến tại cơ quan tổ chức đó Viết bài tiểu tuận về chuyến đi khảo sát kèm theo hình ảnh minh họa về cơ quan tổ chức đó (Có thể làm bài tập các nhân hoặc làm theo nhóm)
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
1.2 Ghi số và ngày, tháng văn bản
1.2.1 Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện như sau: a Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng
9 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn tại Nghị định này, cụ thể như sau:
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn
30 bản đó Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2014, 2015;
- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản , bản sao kèm và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt
BẢNG VIẾT TẮT TÊN CÁC PHÒNG, BỘ MÔN, DỰ ÁN, TRUNG TÂM
TRƯỜNG ĐH Y TẾ CÔNG CỘNG ĐỂ GHI KÍ HIỆU TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
STT Tên đơn vị Kí hiệu
1 Phòng Tổ chức – Cán bộ TCCB
2 Phòng Hành chính - Quản trị HCQT
3 Phòng Tài chính - Kế toán TCKT
4 Phòng HTQT – QLNCKH: a Hợp tác quốc tế b Quản lý nghiên cứu khoa học
5 Phòng Vật tư – Trang thiêt bị VTTB
6 Phòng Đào tạo Đại học ĐH
7 Phòng Đào tạo Sau đại học SĐH
8 Phòng CTCT - Quản lý sinh viên QLSV
- Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành được thực hiện như sau:
+ Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
+ Văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành phải được đánh số thứ tự cùng với năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản
+ Việc đánh số thứ tự phải bắt đầu từ số 01 theo từng loại văn bản cùng với năm ban hành loại văn bản đó
+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân được sắp xếp như sau: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản
- Tên viết tắt của loại văn bản và cơ quan ban hành văn bản được quy định như sau:
+ Nghị quyết viết tắt là NQ, quyết định viết tắt là QĐ, chỉ thị viết tắt là CT; Hội đồng nhân dân viết tắt là HĐND, Uỷ ban nhân dân viết tắt là UBND b Số, ký hiệu của văn bản hành chính
- Số của văn bản hành chính: là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Ký hiệu của văn bản hành chính:
+ Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC;
Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /TTg-VX;
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: /BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh … do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SCN-VP
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn
- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
- Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện như sau:
+ In, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
+ Việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau đây:
+ Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quy định
Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước quy định tại Điều 1 hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu
+ Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật
+ Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
- Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy
2.3 Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định như sau: a Dấu chỉ mức độ khẩn
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định
Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư này Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi b Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
- Quy định độ mật đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
- Căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản quy định cụ thể:
+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật;
+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật;
+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật;
- Trách nhiệm xác định độ mật:
+ Căn cứ vào các quy định trên, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách niệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước
+ Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11
+ Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định( tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.)
Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ "hoả tốc", "thượng khẩn" hoặc "khẩn" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung
37 hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm
2.4 Thực hành đóng dấu văn bản
+ Sinh viên chuẩn bị ít nhất 04 văn bản khác nhau cho tiết học
+ Giáo viên hướng dẫn cách đóng dấu, cách ghi cho sinh viên
+ Sinh viên thực hành đóng dấu theo những quy định đã học
+ Giáo viên chấm bài, sửa lỗi sai tại lớp.
Đăng ký văn bản đi
3.1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
3.1.1 Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: ã Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); ã Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: ã Sổ đăng ký văn bản quy phạm phỏp luật (nếu cú) và quyết định (cỏ biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); ã Sổ đăng ký văn bản hành chớnh cú ghi tờn loại khỏc và cụng văn (loại thường); ã Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: ã Sổ đăng ký văn bản quy phạm phỏp luật (nếu cú) và quyết định (cỏ biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); ã Sổ đăng ký văn bản hành chớnh cú ghi tờn loại khỏc (loại thường); ã Sổ đăng ký cụng văn (loại thường); ã Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn như sau:
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Quyển số: b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu sau:
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu
Cột 1: Số, ký hiệu văn bản Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột 2: Ngày tháng văn bản Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12
Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại
Cột 4: Người ký Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
Cột 7: Số lượng bản Ghi số lượng bản ban hành
Cột 8: Ngày chuyển Ghi rõ ngày văn bản được chuyển
Cột 9: Ký nhận - Người trực tiếp nhận văn bản ký
Cột 10: Ghi những điểm cần thiết khác
- Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3)
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./
3.2 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
Bảng thống kê đầu ra các văn bản đi
Ngày văn bản Đơn vị soạn thảo
Bảng thống kê đầu ra về tình hình xử lý văn bản
Số văn bản Đơn vị xử lý
Cơ quan gửi Trích yếu nội dung
Tình hình xử lý văn bản
3.3 Thực hành đăng ký văn bản đi trên sổ đăng ký văn bản đi
Bài 1 Cho các văn bản đi sau:
(1) Quyết định Số: 115/QĐ-TrCĐN-TC ngày 25 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy chế mới về công tác văn thư lưu trữ của trường
(2) Quyết định Số: 117/QĐ-TrCĐN-TC ngày 29 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v Quy định bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công
(3) Quyết định Số: 114/QĐ-TrCĐN-TC ngày 20 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2017
(4) Quyết định Số: 111/QĐ-TrCĐN-TC ngày 01 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng Nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ năm 2017
(5) Quyết định Số: 116/QĐ-TrCĐN-TC ngày 27 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy định về định mức giờ giảng cho giáo viên tập sự
(6) Quyết định Số: 112/QĐ-TrCĐN-TC ngày 05 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v cử cán bộ, giáo viên tham dự lớp đào tạo, bồi dưỡng tiếng anh trình độ TOEIC và tin học IC3
(7) Quyết định Số: 117 /QĐ-TrCĐN-TC ngày 30 tháng 03 năm 2017 của Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v Lịch nghỉ lễ Giỗ tổ Hùng Vương năm 2017
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi 41 1 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng :
Hình dạng và kích thước
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau
4.1.2 Trình bày bì và viết bì Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./ Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2 trở lên 4.1.3 Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 4.1.4 Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: Website: …… …….…… (4)
Dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì
Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi
Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định
Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật" Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì"
+ Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ
"A" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)
4.2 Chuyển phát văn bản đi Để chuyển phát văn bản đi ta có những phương pháp chuyển giao chủ yếu sau:
4.2.1 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
4.2.2 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ
4.2.3 Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)
- Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm a Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
45 b Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản Số lượng bì
Ký nhận và dấu bưu điện
Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12
Cột 2: Số, ký hiệu văn bản Ghi số và ký hiệu của văn bản
Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký
Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu
5.2 Bảo quản văn bản lưu
Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự dăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bảo lưu tại văn thư
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận văn thư và có phương án bảo mật chặt chẽ Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp giải quyết kịp thời
5.3 Phục vụ nghiên cứu văn bản lưu
- Mẫu sổ sử dụng bản lưu
Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Quyển số: b Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Họ và tên của người sử dụng
Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người cho phép sử dụng
Cột 1: Ghi ngày, tháng , năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02/2017, 21/7/2013, 31/12/2017
Cột 2: Họ và tên của người sử dụng Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu
Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản
Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Cột 5: Hồ sơ số Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp, đánh số ký hiệu và bảo quản tại văn thư, ví dụ:
Số: CV-03/2014 (tập lưu công văn đi số 03 năm 2004)
Cột 6: Ký nhận Chữ ký của người sử dụng bản lưu
Cột 7: Ngày trả Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu
Cột 8: Người cho phép sử dụng Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu
Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v /
- Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu hoạt động công vụ, công tác thực tiễn, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác đúng theo quy định của Nhà nước và đảm bảo về bảo vệ bí mật Quốc gia
Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, lợi ích của Dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có tính chất quan trọng, phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những thông tin của tài liệu lưu trữ đó theo chế độ bảo mật hiện hành của Nhà nước
Cán bộ, viên chức TTLT thành phố có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn, bí mật tài liệu lưu trữ và phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố
Tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố được khai thác, sử dụng rộng rãi cho các yêu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và an ninh - quốc phòng của thành phố
Không được khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước (ngoại trừ các loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ công bố hết hiệu lực bí mật Quốc gia); tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; bản chính hoặc bản gốc của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng, bị mục nát chỉ được khai thác, sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ đó
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước
Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước, khi có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bộ phận lưu trữ phải xuất trình một trong các loại giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu của cơ quan hoặc chính quyền địa phương trong đó nêu rõ mục đích yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ công chức, viên chức Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài nước
Cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài nước khi có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình các loại giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu của cơ quan Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán tại Việt Nam, nêu rõ mục đích nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;