Giáo trình Quản lý và sử dụng con dấu (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Quản lý và sử dụng con dấu (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn với mục tiêu nhằm trang bị cho sinh viên nắm bắt được vai trò và tầm quan trọng của con dấu trong các cơ quan tổ chức và các quyết định của Nhà nước trong việc sử dụng và bảo quản con dấu. Mời các bạn cùng tham khảo!

VỊ TRÍ, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CON DẤU

Khái niệm

Dấu là một vật thể được khắc nổi hoặc chìm nhằm tạo ra hình thể cố định trên văn bản, nhằm khẳng định giá trị của văn bản và sự xác nhận của cơ quan sử dụng con dấu đó Con dấu đóng vai trò xác thực, đảm bảo tính hợp lệ, nguồn gốc và thẩm quyền của văn bản, đồng thời tạo niềm tin cho người nhận và các bên liên quan.

Con dấu là yếu tố thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước ban hành Việc đóng dấu giúp nhận diện nguồn gốc, xác nhận tính hợp lệ và hiệu lực của văn bản, đồng thời tăng cường tính xác thực cho hồ sơ và thông tin do nhà nước phát hành Vì vậy, con dấu đóng vai trò then chốt trong quản trị hành chính, pháp lý và duy trì sự thống nhất của hệ thống văn bản trong nền công vụ.

Lịch sử hình thành và phát triển của con dấu

Con dấu ra đời từ thời phong kiến, hàng trăm năm trước, nhằm đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản và quyết định của nhà nước Nó cũng đại diện cho sự công nhận quyền lực hợp pháp của mỗi triều đại thông qua việc xác định lãnh thổ, danh giới và vị thế của quốc gia trên bản đồ thế giới Qua nhiều giai đoạn lịch sử, con dấu phát triển từ công cụ quyền lực thành một biểu tượng pháp lý quen thuộc, được sử dụng để chứng thực tính hợp pháp và thẩm quyền của các cơ quan Ngày nay, con dấu vẫn là công cụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, nhằm xác nhận tính hợp pháp và sự xác nhận quyền lực trong các giao dịch và văn bản hành chính.

Vị trí, tầm quan trọng của con dấu

Như đã trình bày ở trên, con dấu là yếu tố khẳng định giá trị pháp lý của văn bản; văn bản có con dấu được xem là có hiệu lực thi hành và được công nhận về tính hợp pháp, trong khi văn bản thiếu con dấu được coi là không có giá trị pháp lý và không có hiệu lực thi hành.

Con dấu là biểu tượng giúp biểu thị vị trí của một cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước và là yếu tố quan trọng để cơ quan tự xác nhận danh tính khi thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác Việc quản lý và sử dụng con dấu đúng quy trình đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và an toàn cho các giao dịch hành chính, đồng thời tạo nền tảng pháp lý cho sự hợp tác giữa các cơ quan và đơn vị liên quan Do đó, con dấu có vai trò thiết yếu trong vận hành của hệ thống hành chính công, góp phần tăng cường hiệu quả làm việc và niềm tin của xã hội đối với cơ quan nhà nước.

Con dấu đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống quản trị và xác thực văn bản của các cơ quan, tổ chức Việc sử dụng con dấu giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo giấy tờ của cơ quan và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật xuất phát từ tài liệu giả mạo Quản lý con dấu một cách chặt chẽ và tuân thủ quy trình đóng dấu là biện pháp an toàn, tăng tính xác thực cho văn bản và nâng cao niềm tin của công chúng đối với cơ quan nhà nước và tổ chức.

Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT, ban hành ngày 06/5/2002 bởi Bộ Công an và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/CP-NĐ ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu, nhằm cập nhật các quy định liên quan đến quản lý, cấp phát, sử dụng và xử lý vi phạm liên quan đến con dấu, đồng thời tăng cường tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm trong quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Ý nghĩa của con dấu

Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản; Đảm bảo tính chân thực của văn bản;

Biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản;

Giúp chống giả mạo văn bản

Câu hỏi ôn tập chương 1

Con dấu có lịch sử hình thành và phát triển từ thời cổ đại, khi các vương triều dùng dấu ấn và sáp để xác nhận tính hợp lệ của văn bản và quyền lực; qua các thời kỳ, con dấu được chế tác từ nhiều chất liệu và đến ngày nay trở thành công cụ quản trị quan trọng trong các cơ quan tổ chức Trong các cơ quan hiện nay, con dấu đóng vai trò xác thực văn bản, đóng dấu hợp đồng và biên bản, quản lý hồ sơ lưu trữ, đồng thời tăng cường tính pháp lý, đảm bảo tính nguyên vẹn và độ tin cậy của thông tin trao đổi Sự tiến bộ công nghệ đã thúc đẩy sự hình thành của con dấu điện tử và sự tích hợp với chữ ký số, giúp nâng cao an toàn, tiện lợi và hiệu quả quản lý tài liệu từ xa Vì vậy, con dấu vẫn giữ vị trí then chốt trong quản trị hành chính và uy tín của các tổ chức, đồng thời thích ứng với xu hướng số hóa và yêu cầu pháp lý hiện đại.

Câu 2: Hãy nêu các văn bản lưu hành của nhà nước qut định về việc quản lý và sử dụng con dấu

Câu 3: Trình bày ý nghĩa của con dấu, vì sao các cơ quan, tổ chức phải sử dụng con dấu theo đúng quy định hiện hành của chính phủ.

PHÂN LOẠI MẪU CÁC LOẠI CON DẤU TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC

Dấu trong các cơ quan nhà nước

1.1 Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy

Theo Điều 3 của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ, các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước sau đây được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội và đoàn Đại biểu Quốc hội các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương là các cơ quan chủ chốt thuộc Quốc hội Việt Nam, đảm bảo sự chỉ đạo, phối hợp và tổ chức hoạt động của Quốc hội cũng như của đại biểu ở các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương.

- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ

- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ

- Văn phòng Chủ tịch nước

- Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, các Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát Quân sự

- Tòa án Nhân dân Tối cao, các Tòa án Nhân dân địa phương, các Tòa án Quân sự và các Tòa án khác do luật định

- Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân các cấp

- Cơ quan thi hành án dân sự

- Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài gồm các thành phần: Cơ quan đại diện ngoại giao (gồm đại sứ quán, lãnh sự quán), phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên Chính phủ, và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự) Các cơ quan này thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với các nước và với các tổ chức quốc tế, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được pháp luật quy định.

- Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

- Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép

1.2 Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hìnhQuốc huy

Theo Điều 4 của Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 thì Các Cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:

- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát Quân sự, Tòa án Nhân dân và Tòa án Quân sự các cấp.

- Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện

Những loại tổ chức được công nhận bao gồm tổ chức chính trị; các tổ chức Chính trị - Xã hội; các tổ chức Xã hội - Nghề nghiệp; các Hội Hữu nghị và các tổ chức hoạt động Nhân đạo Bên cạnh đó có Hội bảo trợ xã hội; Quỹ xã hội; Quỹ từ thiện và các tổ chức Phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.

- Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động

Các tổ chức kinh tế tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật bao gồm Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, Luật Khuyến khích đầu tư trong nước và Luật Hợp tác xã, cùng với các quy định liên quan đối với các tổ chức kinh tế khác; đồng thời, các đơn vị trực thuộc, chi nhánh và văn phòng đại diện của những tổ chức kinh tế này cũng nằm trong phạm vi điều chỉnh của các quy định pháp luật hiện hành.

- Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép sử dụng con dấu

- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

Dấu của các cơ quan tổ chức đảng đoàn thể

2.1 Cơ quan sử dụng dấu hình tròn

Theo quy định trong các văn bản hướng dẫn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, con dấu của các cơ quan, tổ chức đều có dạng hình tròn, nhằm đảm bảo sự nhất quán và dễ nhận diện trong hệ thống hành chính.

2.2 Cơ quan sử dụng dấu hình chữ nhật

2.2.1 Con dấu có hình Quốc huy a Loại con dấu có đường kính 42 mm bao gồm: con dấu của Uỷ ban Thừơng vụ Quốc hội, chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; b Loại con dấu có đường kính 40mm bao gồm: con dấu của Chủ tịch Quốc hội, Chính phủ, Thủ tứơng Chính phủ nước công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam c Loại con dấu có đường kính 38 mm bao gồm: con dấu của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; d Loai con dấu có đường kính 37 mm bao gồm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh; Viện kiểm sát quân sự Trung ương, Toà án quân sự Trung ương; Đại sứ quán, cơ quan Lãnh sự, phái đoàn đại diện thường trực bên cạnh các tổ chức quốc tế liên chính phủ của Việt Nam tại nước ngoài; đ Loại con dấu có đường kính 36 mm bao gồm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cấp huyện, viện kiểm sát quân sự quân khu, Toà án quân sự quân khu; cục thi hành án; Cục Lãnh sự, Vụ Lễ Tân; Uỷ ban người Việt Nam ở nước ngoài, Sở Ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh thuộc Bộ Ngoại giao e Loai con dấu có đường kính 35 mm bao gồm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã; Phòng thi hành án, phòng công chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Viện kiểm sát quân sự khu vực, Toà án quân sự khu vực, Phòng thi hành án quân khu; Đội thi hành án cấp huyện và Phòng lãnh sự thuộc Đại sứ quán; f Đối với các trường hợp được Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu cò hình Quốc huy quy định tại khoản 12 điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP thì tuỳ theo từng cơ quan, tổ chức Bộ Công an quy định cụ thể kích thước cho phù hợp

2.2.2 Loại con dấu không có hình Quốc huy a.Con dấu của các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp

* Loại con dấu có đường kính 37 mm bao gồm: con dấu của Tổng cục trực thuộc Bộ;

Loại con dấu có đường kính 36 mm bao gồm con dấu cấp Cục (kể cả Cục thuộc Tổng cục Trực thuộc Bộ) và các đơn vị trực thuộc như Học viện, Viện, trường đại học, trường cao đẳng và các tổ chức sự nghiệp khác trực thuộc Bộ; đồng thời bao gồm các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân tối cao.

* Loại con dấu có đường kính 34 mm bao gồm: con dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc UBND cấp tỉnh; các đơn vị trực thuộc cấp Cục, Viện, Trường thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ;

* Loại con dấu có đường kính 32 mm bao gồm: con dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc UBND cấp huyện, các đơn vị trực thuộc cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp tỉnh;

* Loại con dấu có đường kính 30 mm bao gồm: con dấu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc phòng, ban thuộc UBND cấp huyện

2.2.3 Con dấu của các tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ của tập thể và tư nhân có đường kính 30 mm

* Con dấu các cơ quan, tổ chức nước ngoài không có chức năng hoạt động ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam có đường kính 36 mm

* Con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, Hội quần chúng, Tổ chức phi chính phủ

Con dấu có đường kính 37 mm được sử dụng bởi các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, Hội quần chúng và các tổ chức phi Chính phủ ở cấp trung ương.

Con dấu có đường kính 34 mm được dùng cho các loại tổ chức đa dạng như tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và Hội quần chúng Loại này cũng áp dụng cho các tổ chức phi chính phủ cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc Trung ương. -**Support Pollinations.AI:**🌸 **Quảng cáo** 🌸 Khám phá [Pollinations.AI miễn phí](https://pollinations.ai/redirect/kofi) để tối ưu hoá nội dung SEO cho bài viết về con dấu tổ chức của bạn!

Loại con dấu có đường kính 34 mm gồm con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, Hội quần chúng và các tổ chức phi chính phủ cấp huyện cùng với các đơn vị trực thuộc cấp tỉnh.

* Loại con dấu có đừơng kính 30 mm bao gồm: con dấu của các tổ chức Hội cấp xã

* Con dấu trong hệ thống tổ chức mặt trận Tổ quốc Việt nam

- Con dấu uỷ ban Trung ương Mặt trận tổ quốc Việt nam có đường kính 40 mm

Con dấu của ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam được quy định có đường kính chuẩn nhằm bảo đảm tính pháp lý và sự nhất quán của các văn bản do Mặt trận phát hành Việc quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt, tăng cường tính xác thực và đảm bảo nguyên tắc hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở mọi cấp độ.

- Con dấu uỷ ban Mặt trận tổ quốc cấp huyện có đường kính 36 mm

- Con dấu uỷ ban Mặt trận tổ quốc cấp xã có đường kính 35 mm

2.2.4 Con dấu của các tổ chức kinh tế

Loại con dấu có đường kính 36 mm bao gồm con dấu của các loại hình doanh nghiệp và tổ chức kinh tế: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp đoàn thể, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác, Quỹ tín dụng nhân dân và các tổ chức kinh tế tập thể khác.

Loại con dấu có đường kính 34 mm bao gồm các loại con dấu của chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp đoàn thể, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; của công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân; của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; và các đơn vị sự nghiệp thuộc doanh nghiệp nhà nước.

Loại con dấu có đường kính 32 mm bao gồm con dấu của các tổ chức kinh tế trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước, có hạch toán nội bộ và không được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

1 Con dấu của các cơ quan, tổ chức nêu trên và con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội đều có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ

2 Con dấu của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng chính phủ đường tròn phía ngoài của đường chỉ ngoài khắc theo hình răng cưa

3 Con dấu của các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, Hội quần chúng, tổ chức phi chính phủ đường chỉ ngoài có một đường tròn nét đậm, đường chỉ trong là một đường tròn nét nhỏ

4 Khoảng cách giữa đường chỉ ngoài và đường chỉ trong như sau:

4.1 Loại con dấu có đường kính 38 mm - 42 mm là 6 mm

4.2 Loai con dấu có đường kính từ 35 mm - 37 mm là 5 mm;

4.3 Loại con dấu có đường kính từ 30 mm - 34 mm là 4 mm

2.2.6 Nội dung của con dấu

* Con dấu có hình quốc huy

Dấu trong các tổ chức chính trị- xã hội-nghề nghiệp,tổ chức phi chính phủ

3.1 Con dấu của cơ quan chuyên môn

Con dấu của cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và của cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện thể hiện thẩm quyền và tính hợp lệ của các văn bản do những cơ quan này ban hành, đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong hệ thống quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương.

- Vành ngoài phía trên khắc tên nước, có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

Vành ngoài phía dưới phải khắc tên Bộ, tên cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Đối với cơ quan chuyên môn cấp huyện, vành ngoài phía dưới khắc tên quận, huyện, thành phố hoặc thị xã, kèm theo tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Giữa dấu khắc tên cơ quan dùng dấu

Mẫu số 8: Con dấu của Tổng cục thuộc Bộ có đường kính 37 mm

Mẫu số 9: Con dấu cấp Cục thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ (kể cả Cục trực thuộc Tổng cục) có đường kính 36 mm

Mẫu số 10 mô tả hai loại con dấu cơ quan chuyên môn: con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh và con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc Bộ, ngành Trung ương quản lý hoạt động theo hệ thống ngành dọc cấp tỉnh, có đường kính 34 mm.

Mẫu số 11 quy định con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, con dấu này hoạt động theo hệ thống ngành dọc cấp huyện và có đường kính 32 mm Việc sử dụng con dấu đúng chuẩn giúp đảm bảo tính pháp lý, nhận diện văn bản và sự đồng bộ trong quản lý nhà nước tại địa phương.

3.2 Con dấu của các tổ chức sự nghiệp

3.2.1 Con dấu của các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; con dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Tổng cục, Cục thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; con dấu các tổ chức sự nghiệp thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện:

3.2.1.1 Đối với tổ chức có một cấp quản lý:

- Xung quanh vành ngoài con dấu khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp, có một ngôi sao năm cánh ở giữa phía dưới dòng chữ này;

- Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấu

3.2.1.2 Đối với tổ chức có hai cấp quản lý

- Vành ngoài phía trên con dấu khắc tên cơ quan quản lý cấp trên; có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

- Vành ngoài phía dưới khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp;

3.2.2 Con dấu của tổ chức sự nghiệp trực thuộc cơ quan chuyên môn cấp huyện (thuộc phòng, ban, chi cục)

- Vành ngoài phía trên con dấu khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp, có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

Vành ngoài phía dưới con dấu được khắc tên quận, huyện, xã hoặc thành phố thuộc tỉnh và kèm theo tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở.

- Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấ

Mẫu số 12: Con dấu của tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có đường kính 36 mm

Mẫu số 13: Con dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc UBND cấp tỉnh, tổng cục, Cục trực thuộc Bộ có đường kính 34 mm

Mẫu số 14: Con dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc UBND cấp huyện, sở, ban, ngành có đường kính 32 mm

Mẫu số 15: Con dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc phòng, ban cấp huyện có đường kính 30 mm

3.2.3 Con dấu của các tổ chức hoạt động khoa học công nghệ của tập thể và tư nhân

- Vành ngoài phía trên khắc: tên ngành nghề hoạt động

- Vành ngoài phía dưới khắc : tên quận hoặc huyện kèm tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương;

Mẫu số 16: Con dấu của các tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ của tập thể và tư nhân có đường kính 30 mm

3.2.4 Con dấu các cơ quan tổ chức nước ngoài không có chức năng hoạt động ngoại gioa hoạt động hợp pháp tại Việt Nam có đường kính 36 mm

- Xung quanh vành ngoài khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp;

Mẫu số 16: Đường kính 36 mm, Hội quần chúng, Tổ chức phi chính phủ

3.2.5 Con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của tổ chức

3.2.5.1 Con dấu cấp trung ương có đường kính 37 mm:

Xung quanh vành ngoài khắc tên tổ chức có thể là một tổ chức chính trị - xã hội, hoặc tên một tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hoặc Hội quần chúng, hoặc tên một tổ chức phi chính phủ; ở giữa phía dưới nổi bật một ngôi sao năm cánh làm điểm nhấn nhận diện cho thiết kế.

- Giữa dấu khắc: tên cơ quan lãnh đạo cao nhất

Mẫu số 18: Đường kính 37 mm

3.2.5.2 Con dấu của các tổ chức cấp tỉnh và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Trung ương Hội có đường kính 34 mm:

- Xung quanh vành ngoài khắc: tên Hội cấp Trung ương, có một ngôi sao năm cánh ở giữa phía dưới

Giữa dấu khắc ghi tên tỉnh Hội hoặc thành Hội kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên đơn vị dùng dấu trực thuộc Trung ương Đối với Hội là tổ chức chính trị - xã hội, phần giữa dấu khắc ghi Ban chấp hành Hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội.

3.2.5.3 Con dấu của Hội hoạt động trong phạm vi cấp tỉnh, không có ở Trung ương, cấp huyện và cấp xã:

- Xung quanh vành ngoài con dấu khắc tên tổ chức hội kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương

- Giữa dấu khắc tỉnh Hội hoặc thành Hội

3.2.5.4 Con dấu Hội cấp huyện và các tổ chức trực thuộc Hội cấp tỉnh có đường kính 32 mm:

- Xung quanh vành ngoài khắc: tên tổ chức Hội kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương, có một ngôi sao năm cánh ở giữa phía dưới;

Ở giữa dấu khắc, ghi tên tổ chức Hội cấp huyện hoặc tên tổ chức trực thuộc Hội cấp tỉnh; đối với các tổ chức chính trị - xã hội, khắc thêm tên Ban Chấp hành kèm theo tên Hội cấp huyện để thể hiện đúng cơ cấu và mối liên hệ giữa các cấp.

3.2.5.5 Con dấu của Hội quần chúng, Hội nghề nghiệp - xã hội được thành lập chỉ được hoạt động trong phạm vi cấp huyện, không có Hội ở cấp tỉnh, cấp xã và Trưng ương:

- Xung quanh vành ngoài con dấu khắc tên tổ chức Hội kèm theo tên huyện, tỉnh Có một ngôi sao năm cánh ở giữa phía dưới;

- Giữa dấu khắc: Huyện Hội hoặc Thị hội hoặc Thành Hội (đối với thành phố thuộc tỉnh)

3.2.5.6 Con dấu Hội cấp xã

Xung quanh vành ngoài khắc tên tổ chức Hội cấp huyện, kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương; ở giữa phía dưới có một ngôi sao năm cánh.

- Giữa dấu khắc: tên tổ chức Hội cấp xã hoặc BCH kèm theo tên hội cấp xã (đối với tổ chức chính trị - xã hội)

Mẫu số 23: Đừơng kính 30 mm

3.2.5.7 Con dấu trong hệ thống Mặt trận Tổ quốc Việt Nam từ Trung ương đến địa phương có hình biểu tượng ở giữa:

3.2.5.7.1 Con dấu Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam

- Vành ngoài phía trên khắc: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

- Vành ngoài phía dưới khắc: uỷ ban Trung ương

3.2.5.7.2 Con dấu Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc cấp tỉnh và con dấu các tổ chức trực thuộc Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

* Con dấu Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc cấp tỉnh:

- Vành ngoài phía trên khắc: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

- Vành ngoài phía dưới khắc: Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương

* Con dấu các tổ chức trực thuộc uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Thiết kế chạm khắc quanh vành ngoài nổi bật với dòng chữ "Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam", mang lại nhận diện trực quan mạnh mẽ cho tổ chức Ở giữa, phía dưới đầu và cuối dòng chữ này, có một số ngôi sao năm cánh được bố trí làm điểm nhấn, tạo sự cân đối và biểu tượng của sự đoàn kết trong Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

- Giữa dấu: khắc tên tổ chức dùng dấu

3.2.5.7.3 Con dấu của Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc cấp huyện

- Vành ngoài phía trên khắc: Mặt trận Tổ quốc tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương; có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

- Vành ngoài phía dưới khắc: uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện hoặc quận hoặc thị xã hoặt thành phố thuộc tỉnh

3.2.5.7.4 Con dấu Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã

Vành ngoài phía trên được khắc nội dung “Mặt trận Tổ quốc” của cấp huyện, quận, thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh, kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương; trên dòng chữ này có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và ở cuối.

- Vành ngoài phía dưới khắc: Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc xã hoặc phương hoặc thị trấn

Con dấu của các tổ chức kinh tế

4.1 Con cấu các tổ chức kinh tế trong nước

Vành ngoài phía trên con dấu được khắc theo thứ tự các ký hiệu quan trọng: số đăng ký kinh doanh (S.Đ.K.K.D), số giấy phép (S.G.P), số quyết định (S.Q.Đ), số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (S.Đ.K.H.Đ), kèm theo các chữ khắc tắt của loại hình kinh tế như doanh nghiệp nhà nước (D.N.N.N), doanh nghiệp đoàn thể (D.N.Đ.T), doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (Đ.T.N.NG), doanh nghiệp tư nhân (D.N.T.N), Công ty cổ phần (C.T.C.P), Công ty trách nhiệm hữu hạn (C.T.T.N.H.H), Công ty hợp danh (C.T.C.P), Công ty trách nhiệm hữu hạn hợp tác xã (L.H.H.T.X), tổ hợp tác (T.H.T); có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này.

Vành ngoài phía dưới khắc ghi tên huyện hoặc quận hoặc thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh, kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

- Giữa dấu khắc: tên tổ chức dùng dấu Nếu doanh nghiệp trực thuộc

Bộ, ngành ở Trung ương thì phải khắc kèm theo Tên Bộ, ngành sau tên tổ chức dùng dấu

Mẫu số 29: Con dấu Tổng công ty nhà nước hoạt động theo Nghị định 91/CP

Mẫu số 30: Con dấu tổ chức kinh tế hoạt động theo Nghị định 90/CP và tổ chức kinh tế hạch toán độc lập

4.2 Con dấu các tổ chức kinh tế hoạt động phụ thuộc, hạch toán nội bộ

- Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động, có đường kính 34 mm:

- Vành ngoài phía trên khắc: số đăng ký kinh doanh (S.Đ.K.K.D); số đăng ký hoạt động (S.Đ.K.H.D); số giấy phép (S.G.P); kèm theo các chữ khắc tắt của loại hình kinh tế;

Vành ngoài phía dưới được khắc thông tin địa lý gồm tên quận, huyện, thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh và kèm theo tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở chính Việc hiển thị đầy đủ các cấp địa lý giúp nhận diện rõ ràng khu vực và tăng tính xác thực cho tài liệu hoặc sản phẩm liên quan, đồng thời cải thiện khả năng tra cứu và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO).

- Giữa dấu khắc: tên tổ chức dùng dấu kèm theo tên cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp

4.3 Dấu các tổ chức sự nghiệp trực thuộc doanh nghiệp nhà nước có đường kính 34 mm

* Đối với tổ chức có một cấp quản lý:

- Xung quanh vành ngoài con dấu khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp, có một ngôi sao năm cánh ở giữa phía dưới dòng chữ này;

* Đối với tổ chức có hai cấp quản lý:

- Vành ngoài phía trên con dấu khắc tên cơ quan quản lý cấp trên: có hai ngôi sao năm cánh ở đầu và cuối dòng chữ này;

- Vành ngoài phía dưới khắc tên cơ quan quản lý trực tiếp;

Mẫu số 32: Đường kính 34mm

Con dấu của các tổ chức kinh tế hoạt động phụ thuộc và hạch toán nội bộ chưa có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động có đường kính 32 mm được nêu rõ trong các quy định quản lý, nhằm nhận diện và kiểm soát các hoạt động nội bộ Việc quản lý con dấu này đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ và tuân thủ pháp lý, giúp đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và ngăn ngừa sai phạm Các tổ chức được yêu cầu có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động phù hợp để duy trì tính hợp lệ của hoạt động kinh doanh và thực hiện đúng quy trình quản lý con dấu.

- Vành ngoài phía trên khắc: số quyết định (S.Q.Đ); số giấy phép (S.G.P) kèm theo các chữ khắc tắt của loại hình kinh tế;

Vành ngoài phía dưới được khắc đầy đủ thông tin địa lý gồm tên huyện hoặc quận hoặc thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh kèm theo tên tỉnh và tên thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở chính, nhằm xác định rõ nguồn gốc và vị trí quản lý, đồng thời tối ưu cho các yêu cầu tra cứu và tuân thủ quy định.

- Giữa dấu khắc: tên tổ chức dùng dấu kèm theo tên cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp

5 Con dấu nổi, dấu thu nhỏ và dấu biểu trưng

Để giải quyết việc khắc dấu nổi, dấu xi và dấu thu nhỏ cho các cơ quan, tổ chức, nội dung bài viết tập trung vào kích thước con dấu được đề nghị bởi cơ quan sử dụng con dấu Việc thực hiện phải đảm bảo con dấu được khắc đúng kích thước và kiểu dáng yêu cầu, đồng thời nội dung trên con dấu phải tương đương với nội dung của con dấu ướt Vì vậy, yêu cầu khắc và kiểm tra cần đảm bảo sự nhất quán giữa thông tin in trên con dấu và thông tin trên con dấu ướt, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và an toàn của tài liệu.

Dấu nổi là loại con dấu được dùng để xác nhận trên các văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận có kèm ảnh hoặc ảnh thẻ khi ra/vào cơ quan, hoặc trên các giấy tờ tùy thân như căn cước công dân và hộ chiếu Thông thường dấu nổi có kích thước nhỏ hơn hoặc bằng con dấu thông thường, nhưng được đóng chìm vào các giấy tờ nêu trên và có nội dung tương tự như con dấu chính mà cơ quan sử dụng trong hoạt động của mình.

Dấu xi và dấu thu nhỏ là hai loại con dấu được cơ quan sử dụng trong các trường hợp đặc biệt và được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật Nội dung in trên hai loại dấu này tương tự như nội dung của con dấu ướt mà cơ quan đó sử dụng, đảm bảo tính xác thực và tính hợp lệ của văn bản trong quá trình quản lý và lưu trữ.

Dấu biểu trưng là dấu có tính đại diện cho cơ quan, tổ chức dưới dạng biểu tượng nhận diện riêng của đơn vị đó, giúp xác định quyền lực và trách nhiệm của cơ quan trong quá trình làm việc Dấu biểu trưng cũng là cơ sở xác nhận tính trung thực của con dấu trong cơ quan, đảm bảo tính pháp lý của các văn bản và tài liệu được cấp phát hoặc lưu hành bởi tổ chức.

Các cơ quan sử dụng dấu có hình quốc huy thường là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, văn bản do các cơ quan này ban hành mang dấu có hình quốc huy nhằm khẳng định tính hợp lệ, nguồn gốc và giá trị pháp lý của văn bản, đồng thời tăng cường nhận diện và trách nhiệm của cơ quan cấp Ngược lại, các cơ quan không sử dụng dấu có hình quốc huy hoặc dùng con dấu mang ký hiệu khác thường áp dụng cho văn bản nội bộ hoặc văn bản không có giá trị pháp lý cao; trong trường hợp này dấu thể hiện mức độ xác nhận và phạm vi hiệu lực của văn bản Ý nghĩa của con dấu có hình quốc huy trong các văn bản là biểu thị tính chính danh của văn bản, xác nhận nguồn gốc cơ quan ban hành, thời hạn hiệu lực và phạm vi áp dụng, đồng thời ngăn ngừa giả mạo và tăng tính minh bạch trong quy trình xử lý hồ sơ.

Câu 2: Hãy nêu nội dung con dấu của các tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức nghề nghiệp, tổ chức phi chính phủ

Câu 3: Trình bày nội dung con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu biểu tượng, hãy nêu phạm vi áp dụng đối với các con dấu trên.

THẨM QUYỀN QUẢN LÝ CON DẤU, QUẢN LÝ CON DẤU

Thẩm quyền quản lý con dấu

1.1 Thẩm quyền của cơ quan cấp Bộ, cơ quan ngang bộ

Cơ quan quản lý cấp Bộ trực tiếp là Bộ Nội vụ có trách nhiệm cao nhất trong việc giúp Chính phủ thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm các hoạt động như quản lý văn bản đi và đến, lưu trữ hồ sơ, xử lý hồ sơ và con dấu, đề xuất quy trình ký duyệt và bảo đảm an toàn thông tin, tính công khai và minh bạch trong quá trình thực thi.

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

Trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định.

1.2 Thẩm quyền của cơ quan cấp tỉnh

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

Đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình Đồng thời, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

Thẩm quyền kiểm tra việc quản lý con dấu

Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của chính cơ quan, tổ chức mình, cũng như của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Tổng cục Cảnh sát được tổ chức từ cấp tỉnh lên xuống, quy định rõ vai trò và cơ cấu lãnh đạo ở các cấp: Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là người đứng đầu địa phương; Trưởng phòng thuộc Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội đảm bảo quản lý theo chức năng; tại cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có Đội trưởng Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội; từ cấp tỉnh trở lên, cán bộ Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội trực tiếp làm công tác quản lý con dấu hoặc được ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ quản lý hành chính về trật tự xã hội.

Trong các trường hợp cần thiết, cơ quan Công an sẽ phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan để tổ chức kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo tính hợp lệ, an toàn và đúng quy định pháp luật Quá trình kiểm tra tập trung vào quản lý con dấu, quyền sử dụng, việc lưu giữ và kiểm soát việc sao chép, nhằm phát hiện và ngăn chặn mọi vi phạm hoặc lạm dụng con dấu.

* Khi kiểm tra phải lập biên bản (theo mẫu thống nhất do bộ Công an ban hành) Biên bản phải lập thành

Có hai bản tài liệu có chữ ký của thủ trưởng cơ quan; tổ chức được quyền sử dụng con dấu và có danh sách các thành viên ghi trong biên bản; hai bên đồng thời giao cho cơ quan, tổ chức quản lý con dấu và lưu giữ một bản biên bản.

Nội dung kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức được thực hiện như sau:

Nội dung kiểm tra quản lý và sử dụng con dấu:

- Kiểm tra Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu;

- Kiểm tra hiện trạng con dấu đang sử dụng;

- kiểm tra công tác bảo quản và sử dụng con dấu

Việc kiểm tra phải được ghi thành biên bản đầy đủ theo đúng quy định, trong biến bản nêu rõ kết quả kiểm tra và có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu.

Các cơ quan, tổ chức và cá nhân vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Người có trách nhiệm quản lý và cấp phép sử dụng dấu, cấp giấy phép khắc dấu phải chịu trách nhiệm trước các vi phạm liên quan Tùy tính chất và mức độ vi phạm mà hành vi vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự Nếu gây thiệt hại về vật chất do vi phạm, người gây thiệt hại phải bồi thường đầy đủ.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu

* Trách nhiệm cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu:

* Thành lập và cho phép bằng văn bản các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý được sử dụng con dấu;

* Cho phép cơ quan, tổ chức trực thuộc được khắc thêm con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất;

* Kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý theo quy định của pháp luật;

Quyết định bằng văn bản thu hồi con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu được ban hành trong các trường hợp cơ quan, tổ chức bị giải thể, chia tách, sáp nhập hoặc chuyển đổi; đồng thời áp dụng trong trường hợp đình chỉ việc sử dụng con dấu hoặc khi con dấu hết giá trị sử dụng.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu là tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan và thực hiện đúng các quy định được nêu nhằm đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và minh bạch khi sử dụng con dấu Các cơ quan, tổ chức này phải thực hiện đúng quy trình cấp, quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi sai phạm liên quan đến việc sử dụng con dấu và chịu sự giám sát của cơ quan có thẩm quyền theo các quy định hiện hành.

* Phải đăng ký con dấu tại cơ quan Công an và phải thông báo mẫu dấu với các cơ quan có liên quan khi sử dụng

Con dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, gồm cấp trưởng, cấp phó trưởng hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền bởi tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khi chưa có nội dung hoặc đóng dấu trước khi ký.

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được để tại trụ sở và quản lý chặt chẽ Trong trường hợp thực sự cần thiết để giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở, thủ trưởng cơ quan, tổ chức có quyền quyết định mang con dấu ra ngoài và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian đó.

Khi các cơ quan, tổ chức bị mất con dấu, họ phải báo cáo với cơ quan Công an cấp xã nơi xảy ra mất dấu và với cơ quan chủ quản; đồng thời gửi báo cáo bằng văn bản và nộp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" cho cơ quan công an đã cấp Giấy chứng nhận đó.

Trường hợp mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức đó phải lập văn bản đề nghị và mang con dấu đến cơ quan Công an nơi đã cấp để đăng ký lại.

Trong trường hợp con dấu của cơ quan, tổ chức bị mòn, méo hoặc hỏng, hoặc khi cơ quan, tổ chức thực hiện chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải nộp con dấu cũ kèm theo Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan Công an đã cấp Trường hợp khắc lại con dấu, con dấu mới chỉ được nhận sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu đã cấp.

Trách nhiệm quản lý con dấu trong cơ quan

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan phải tuân theo các quy định sau đây:

4 1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan

Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trong việc quản lý con dấu Mọi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định chỉ được sử dụng một con dấu duy nhất; trong trường hợp cần có thêm con dấu có nội dung giống con dấu thứ nhất, phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ căn cước và thị thực visa có dán ảnh có thể khắc thêm dấu nổi hoặc dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ Tuy nhiên, việc sử dụng con dấu này chỉ được phép khi có sự cấp có thẩm quyền và nội dung của con dấu phải giống với con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.

4 2 Trách nhiệm của tránh văn phòng

Để quản lý con dấu an toàn và hợp lệ, các cơ quan, tổ chức nên tránh giao cho văn phòng hay trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý con dấu Khi con dấu được khắc xong, mẫu con dấu phải được đăng ký tại cơ quan công an; lệ phí đăng ký do Bộ Tài chính quy định và con dấu chỉ được đưa vào sử dụng sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Khi bắt đầu sử dụng một con dấu mới, cơ quan, tổ chức phải thông báo và giới thiệu mẫu con dấu mới đến các bên liên quan nhằm đảm bảo tính công khai và tuân thủ quy định.

Con dấu của cơ quan phải được để tại trụ sở, nơi làm việc của cơ quan, và được quản lý chặt chẽ Khi thật sự cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở, Thủ trưởng cơ quan hoặc tổ chức đó có thể cho phép mang con dấu theo, nhưng sẽ phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan và đảm bảo an toàn, bảo mật con dấu.

4 3 Trách nhiệm của cán bộ văn thư

Nhân viên văn thư có trách nhiệm trực tiếp quản lý và bảo quản con dấu, đồng thời đóng dấu lên các văn bản của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của tài liệu Việc quản lý và sử dụng con dấu đòi hỏi cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc đúng quy định của pháp luật hiện hành nhằm tránh sai sót gây hậu quả nghiêm trọng.

Thẩm quyền quản lý con dấu được phân cấp giữa cơ quan cấp bộ và cơ quan cấp tỉnh, trong đó cơ quan cấp bộ có thẩm quyền quản lý, cấp mới, cấp lại, đổi mẫu và giám sát sử dụng con dấu thuộc phạm vi quản lý của mình để đảm bảo an toàn, bí mật và tuân thủ quy trình; cơ quan cấp tỉnh có thẩm quyền quản lý con dấu ở cấp địa phương, bao gồm cấp mới, cấp lại, đổi mẫu và quản lý con dấu cho các đơn vị, tổ chức trực thuộc tỉnh, đảm bảo tuân thủ pháp luật và các nguyên tắc quản lý con dấu tại địa phương; các cơ quan chức năng có thẩm quyền kiểm tra quản lý con dấu nhằm thanh tra, giám sát việc thực hiện các quy định, xử lý vi phạm và đề xuất biện pháp khắc phục, nhằm đạt hiệu lực hiệu quả của công tác quản lý con dấu trên toàn quốc.

Trách nhiệm của các cơ quan trong việc tổ chức và kiểm soát việc sử dụng con dấu là tuân thủ các quy định do Chính phủ ban hành, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và xác thực của văn bản hành chính Các cơ quan phải ban hành và thực thi một hệ thống quản lý con dấu thống nhất, phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng cấp, đảm bảo con dấu chỉ được sử dụng đúng thẩm quyền và mục đích, đồng thời thiết lập hồ sơ quản lý và biên bản ghi nhận mọi lần đóng dấu Việc sử dụng con dấu đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng pháp luật, bao gồm quy trình cấp phát, kiểm soát sao chép, lưu trữ và thu hồi, cùng với các chế tài xử lý khi vi phạm Cơ quan có thẩm quyền phải đào tạo nhân sự, thực hiện giám sát và kiểm tra định kỳ, và áp dụng biện pháp bảo vệ để ngăn ngừa giả mạo hoặc sử dụng trái phép con dấu Việc đảm bảo sự nghiêm ngặt trong quản lý con dấu giúp nâng cao tính hợp lệ của văn bản hành chính, bảo vệ quyền lợi của nhà nước và công dân, đồng thời tăng cường niềm tin xã hội vào hệ thống pháp lý.

Trong công tác quản lý con dấu, thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm chính về việc tổ chức quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu đúng quy định; chánh văn phòng có nhiệm vụ triển khai và giám sát các quy trình quản lý con dấu, quản lý sổ sách và thường trực phối hợp với cán bộ văn thư để ghi nhận, kiểm tra và xử lý các trường hợp sử dụng con dấu không đúng mục đích; cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp ghi sổ, kiểm tra tính hợp lệ của văn bản trước khi đóng dấu, chuyển giao và theo dõi việc sử dụng con dấu, đồng thời báo cáo kịp thời những vi phạm và sự cố liên quan Các hình thức xử phạt khi sử dụng con dấu sai mục đích gồm cảnh cáo, khiển trách, phạt tiền, cách chức hoặc thu hồi quyền sử dụng con dấu, đình chỉ công tác và có thể xử lý hình sự hoặc kỷ luật nghiêm ngặt nếu gây hậu quả nghiêm trọng hoặc làm giả con dấu, tùy theo quy định của pháp luật.

SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN CON DẤU

Mã chương: MH17.04 Giới thiệu:

Việc sử dụng con dấu được quy chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính xác thực và an toàn cho văn bản Các loại con dấu được quy định gồm dấu phụ bản, dấu giáp lai, đóng dấu nổi, đóng dấu khẩn, dấu mật, dấu chức danh và dấu họ tên được gắn vào văn bản, thể hiện quyền hạn và vai trò người ký Thực hiện đúng quy định về con dấu không những giúp văn bản dễ kiểm tra mà còn tăng giá trị pháp lý trong quá trình lưu trữ và xử lý hồ sơ.

Trong trường hợp mất dấu, dấu bị hỏng hoặc dấu bị mòn, người quản lý cần báo ngay cho cơ quan chức năng Cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn và tiến hành làm lại con dấu theo đúng quy định của pháp luật.

- Phân biết được các phương pháp đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác nhau

- Trình bày được cách thức quản lý và sử dụng con dấu

- Cần nghiêm túc, cẩn thận trong học tập

Nội dung chính của chương:

1 Sử dụng con dấu cơ quan

Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

Không được đóng dấu khống chỉ

1.2 Yêu cầu của việc đóng dấu

Đối với các cơ quan, tổ chức có con dấu, mọi văn bản do họ ban hành phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức nhằm xác nhận vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý cho văn bản; con dấu thể hiện tính hợp lệ và sự xác nhận của cơ quan đối với nội dung văn bản Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Trong các phụ lục kèm theo văn bản chính có thể đóng dấu "treo"; dấu đóng treo được đặt trên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục để thể hiện tính xác thực và liên kết giữa phụ lục và văn bản chính.

-Trên các văn bản do đơn vị không có con dấu ban hành, có thể đóng dấu

"treo" Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan cấp trên trực tiếp và tên đơn vị

Những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai:

Văn bản do cơ quan phát hành:

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

- Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

- Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;

- Quyết định ấn định thuế;

- Quyết định kiểm tra sau thông quan;

- Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

- Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Thông báo phạt chậm nộp;

- Kết luận kiểm tra, thanh tra;

- Kết luận xác minh đơn tố cáo;

- Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

- Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu;

* Đối với các văn bản không phải do cơ quan phát hành:

Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi tới cơ quan và được cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng), cơ quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan.

Đối với các văn bản không được quy định rõ ở trên nhưng thuộc trường hợp phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành, các đơn vị khi phát hành văn bản phải dựa trên tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc căn cứ văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý liên quan) làm cơ sở để cán bộ văn thư đóng dấu và phát hành theo đúng quy định.

* Cách thức đóng dấu giáp lai:

Văn bản có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt bắt buộc phải đóng dấu giáp lai Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản

2 Sử dụng một số loại dấu khác

2.1 Một số loại dấu đóng lên văn bản

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	1,63 MB