Giáo trình Soạn thảo văn bản Microsoft Word (Nghề: Tin học văn phòng - Trung cấp) kết cấu gồm 5 bài, cung cấp cho sinh viên những kiến thức về: tổng quan phần mềm xử lý văn bản; định dạng văn bản; chèn các đối tượng trong MS Word; thao tác trên bảng; bảo mật và in ấn;... Mời các bạn cùng tham khảo!
CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU
2.1.Thao tác với thực đơn file 1 0.5 0.5
2.2 Các thao tác cơ bản 1 0.5 0.5
ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ
Chọn đọan văn bản muốn định dạng, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini
Chọn font chữ, cỡ chữ muốn định dạng
Căn lề cho đoạn văn: Để căn lề cho đoạn văn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn 1 đoạn văn hoặc các đoạn văn cần căn lề
- Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái,
19 nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên.
ĐỊNH DẠNG CHO CÁC STYLE
ĐÁNH SỐ TRANG CHO VĂN BẢN
6 Chèn mục lục tự động 2.25 0.25 2
Bài 4: Thao tác trên bảng 15 3 12 1
1 Tạo cấu trúc và định dạng bảng 10 2 8
1.2 Định dạng đường viền bảng 3.75 0.75 3
1.3 Định dạng cho hàng, cột, ô 5 1 4
2 Tính toán và sắp xếp dữ liệu trên bảng 6 1 4
2.1 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 2.5 0.5 2
2.2 Tính toán dữ liệu trên bảng 3.5 0.5 2 1
Bài 5: Bảo mật và in ấn 8 2 6
2.2 Thiết lập tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho trang văn bản
3.1 Xem tài liệu trước khi in
BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN
Mã bài: MĐ10-01 Giới thiệu:
Trong bộ Microsoft Office 2003 quen thuộc với thanh menu ở phía trên cửa sổ, Microsoft Word 2010 chuyển sang giao diện Ribbon, với các chức năng được phân chia theo từng tab riêng biệt Bên cạnh các tính năng cơ bản của trình soạn thảo văn bản, Word 2010 còn cung cấp các công cụ giúp người dùng tương tác và làm việc với các ứng dụng khác.
- Trình bày được các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Mô tả được chức năng của các thanh công cụ
- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính
1 Giới thiệu về Microsoft Word
- Giới thiệu giao diện, chức năng các tab trên thanh menu
1.1 Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word
Microsoft Word, còn gọi là MS Word, là phần mềm chuyên dụng cho lĩnh vực soạn thảo văn bản và là thành phần cơ bản của bộ ứng dụng MS Office do Microsoft phát triển Với giao diện đẹp, dễ sử dụng và nhiều tính năng mạnh mẽ, MS Word được xem như công cụ chuyên nghiệp hỗ trợ quá trình soạn thảo, định dạng và chế bản văn bản một cách hiệu quả.
Các chức năng chính của Word:
Soạn thảo và định dạng một văn bản
Tạo các văn bản dưới dạng cột, báo
Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản như: hình ảnh, ký tự đặc biệt…
Cung cấp các công cụ đồ hoạ để vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật
Kiểm tra lỗi chính tả ngữ pháp tiếng anh
Tìm kiếm thay thế một từ hay một cụm từ trong văn bản
1.2 Khởi động và thoát khỏi MS Word
Cách 1: Kích đúp chuột trái lên biểu tượng MS Word trên màn hình Desktop Cách 2: Chọn Start All Program MS Office MS Word 2010
Cách 1: Chọn File/ Exit Word
Cách 2: Ấn vào biểu tượng ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc MS Word
1.3 Làm quen với môi trường làm việc
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab trên menu, không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ 2003
Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản:
1 Tab (thẻ) có 8 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động
2 Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với nhau
3 Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một Menu (trình đơn) Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v
2 Các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Trình bày các thao tác cơ bản tạo mới, mở, kết thúc văn bản
- Trình bày các thao tác với chuột và bàn phím
2.1.Thao tác với thực đơn file
Khi khởi động Word, bạn thường thấy một màn hình trắng hiện ra Đây là tài liệu mới được Word tự động tạo để bắt đầu soạn thảo Việc tạo mới có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau được Word hỗ trợ, giúp người dùng nhanh chóng bắt đầu dự án soạn thảo và quản lý nội dung một cách hiệu quả.
+ Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document
+ Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
To create a new document from an available template, click the Microsoft Office Button (or the File tab) and select New Then click Create to generate a document from the chosen template.
Hình 3.2 : Tạo mới văn bản Hình 3.1: Menu Ribbon trên Word 2010
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với
Định dạng DOC quen thuộc có thể không mở được trên Word 2003 và các phiên bản trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi; để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cần thêm phần mềm, Word 2007 cho phép lưu tài liệu ở định dạng Word 2003 bằng cách chọn Word 97-2003 Document trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As.
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options
Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK
2.1.2.Mở một văn bản tạo sẵn
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O Chúng ta cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open
2.1.3 Lưu một văn bản đã soạn thảo Để ghi tài liệu lên đĩa có các cách sau:
+ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save
Hình 3.3: Định dạng văn bản
Hình 3.4: Mở văn bản tạo sẵn
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
2.1.4 Kết thúc làm việc trong Word
Khi không làm việc với Word, thực hiện một trong các cách sau:
+ Mở mục chọn File / Exit
+ Mở mục chọn File / Close
+ Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
2.2 Các thao tác cơ bản
2.2.1.1 Sao chép dạng văn bản
Để sao chép định dạng nhanh cho văn bản, hãy sử dụng Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard) Công cụ này cho phép sao chép định dạng từ một đoạn văn bản sang một hoặc nhiều đoạn văn bản khác một cách nhanh chóng và đồng bộ Để áp dụng, chọn đoạn văn bản có định dạng bạn muốn sao chép, nhấp vào Format Painter và chọn các đoạn văn bản đích để áp dụng cùng một kiểu chữ, màu sắc và kích thước chữ.
+ Đánh khối văn bản có dạng cần chép
Để sao chép định dạng nhanh, bấm một lần vào nút Format Painter để dán cho một đoạn văn bản, hoặc bấm đúp để dán cho nhiều đoạn văn bản Để dán vào các đoạn văn bản mục tiêu, hãy bôi đen chúng và thực hiện dán định dạng; nếu bạn đã bấm đúp Format Painter, nhấn Esc để thoát khỏi chế độ này.
2.2.1.2 Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table
Trong bảng (table), để sao chép hoặc di chuyển một hoặc nhiều dòng hoặc cột, bạn có thể dùng thao tác kéo và thả bằng chuột: chọn đúng dòng hoặc cột cần sao chép hoặc di chuyển, sau đó kéo vùng được chọn đến vị trí mong muốn Nếu muốn sao chép, hãy nhấn và giữ phím Ctrl trước khi kéo.
2.2.1.3 Sao chép hoặc di chuyển văn bản
Chọn khối muốn sao chép
Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn
Chọn khối muốn sao chép
Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn
2.2.1.4 Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu
Chọn VIEW → Zoom → Nút Zoom
Chọn Zoom trong hộp thoại
Hình 3.5: Hộp thoại phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu
2.2.1.5 Đánh khối toàn bộ tài liệu
Thực hiện một trong các cách sau:
+ Chọn HOME→Editing→Select All
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A
+ Đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần chọn toàn bộ tài liệu
2.2.2 Thao tác với bàn phím
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự
Các phím xoá ký tự:
Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ (bên phải con trỏ)
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End
Một số thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng
Ctrl+0: (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
Ctrl+Shift+F: Thay đổi phông chữ
Ctrl+Shift+P: Thay đổi cỡ chữ
Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
Ctrl+B: Bật/tắt chữ đậm
Ctrl+I: Bật/tắt chữ nghiêng
Ctrl+U: Bật/tắt chữ gạch chân đơn
Ctrl+A: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
Ctrl+G (hoặcF5): Nhảy đến trang số
Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự
Ctrl+Shift+>: Tăng 2 cỡ chữ
Ctrl+Shift+: Tăng 2 cỡ chữ
Ctrl+Shift+