Báo cáo thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS 2 (3)

Việc chọn về Phòng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS giúp cho em không chỉ được học hỏi về cách thức làm việc truyền thông và tổ chức sự kiện hiện quả mà

MỞ ĐẦU

Đối với sinh viên năm 4 các chuyên ngành nói chung và sinh viên đào tạo chuyên ngành văn hóa nói riêng thì kỳ thực tập cuối khóa luôn là một mốc thời gian quan trọng để hoàn thiện những kỹ năng cần thiết trước khi ra trường Việc được tiếp cận với môi trường năng động như Phòng Marketing thông qua hoạt động sinh hoạt tại cơ quan truyền thông là một cơ hội tốt để sinh viên có thể học hỏi và trau dồi kinh nghiệm với ngành học mình đã chọn

Chính vì vậy, phân công các sinh viên về nhiều ngành nghề khác nhau để học hỏi kinh nghiệm luôn là quãng thời gian bổ ích cho sinh viên Việc chọn về Phòng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS giúp cho em không chỉ được học hỏi về cách thức làm việc truyền thông và tổ chức sự kiện hiện quả mà còn có cơ hội được tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn về công tác tổ chức truyền thông sự kiện, tăng cường những kỹ năng mềm của bản thân Đặc biệt đối với chuyên ngành rộng như Văn hóa, những điều này lại càng quan trọng nếu yêu thích công việc truyền thông, sinh viên phải học hỏi nhiều hơn, phải được tôi luyện qua thực tế nhiều hơn thì mới đáp ứng được như cầu của doanh nghiệp

Đợt thực tập lần này chính là cơ hội để chúng em được học hỏi nhiều kinh nghiệm từ những cơ quan mà mình thực tập, để từ đó, nâng cao chất lượng kĩ năng của chính bản thân

NỘI DUNG

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành lập từ năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm Công ty VNBROS đã từng thực hiện rất nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video, gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,…

Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS còn mang đến cho các doanh nghiệp những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô lớn, vừa và nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp buổi ký kết,

… Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện

2 Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty.

- Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu: Doanh

số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ, thành phần khách hàng;

- Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của công ty về đối tác cung cấp dịch vụ, sự am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm và tin cậy

từ khách hàng, để làm cơ sở xây dựng và đa dạng hóa các dịch vụ Sự kiện – Truyền thông như Hội nghị Triển lãm, Hoạt động xúc tiến và trao đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch, hoạt động quảng bá thương hiệu và sản phẩm Doanh nghiệp bằng các hình thức quảng bá trực quan, các giải đấu thể thao trong nước nhằm gắn kết Doanh nghiệp và Khách hàng, xây dựng hình ảnh và thương hiệu Doanh

ĐỐI TÁC CỦA VNBROS

nghiệp, thông qua đó phát triển doanh thu của Doanh nghiệp;

- VNBROS là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày một khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng thương hiệu doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động ngày một mạnh

mẽ và bền vững

- Chuyên môn hóa đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, năng lực ngoại ngữ, khả năng thích nghi và thấu hiểu khách hàng làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp Bên cạnh đó là tinh thần ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi những kiến thức, kinh nghiệm mới để nhanh chóng hội nhập với sự thay đổi không ngừng của xã hội, trở thành người tiên phong trong việc cung ứng giải pháp của Doanh nghiệp đến thị trường

- “KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” là lợi thế cạnh tranh mà công ty tự tạo ra trong quá trình cạnh tranh và hội nhập kinh tế hiện nay

- Bên cạnh đó VNBROS còn đặt mục tiêu là một trong những doanh nghiệp đang phát triển, cung cấp các giải pháp tiếp thị, truyền thông, xúc tiến và trao đổi thương mại của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động trên các địa bàn khắp cả nước đặc biệt là Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng

- Với tiêu chí kinh doanh lấy sự thành công và thịnh vượng của đối tác làm cốt lõi, sự thành công của khách hàng chính là sự thành công của VNBROS Không chỉ với bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn mà khả năng thấu hiểu khách hàng cũng như luôn luôn lắng

nghe và đáp ứng từng nhu cầu nhỏ nhất chính là triết lý cốt lõi để VNBROS kiến tại nên giá trị cho cộng đồng và sự khác biệt cho riêng mình

3 Bộ máy làm việc của công ty

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của doanh nghiệp, phù hợp với xu thế vận động của sự việc, hiện tượng Điều này sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn

Tổng giám đốc

Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh HCM

Phòng

hành chính

nhân sự

Phòng kế toán MarketingPhòng

Phòng tổ chức sự kiện

Phòng thiết

kế, Media Event & PRPhòng

Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Công ty luôn xác định cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách

tổ chức sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung

4 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

Mặc dù được thành lập chính thức từ năm 2018 tuy nhiên công ty VNBROS

đã bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện ngay dựa trên bề dày kinh nghiệm làm việc của đội nhóm nhân lực Xét về quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì công ty hiện đang dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng, chuẩn bị các dịch vụ kèm cho chủ thể sự kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân, MC,

Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiện có thể mô tả theo sơ đồ như sau:

Tìm kiếm

khách hàng

Gửi báo giá

và kí hợp đồng

Thiết kế tổng thể kịch bản

Công tác chuẩn bị

Quyết toán chi phí thực tế

a) Tìm kiếm khách hàng

Là một công ty mới gia nhập thị trường tuy nhiên VNBROS đã được biết đến như là một công ty về truyền thông và quảng cáo cũng như tổ chức sự kiện,

vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được giao cho phòng Marketing bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán với khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục khách hàng sự dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân công ty mình Việc tìm kiếm khách

hàng có thể tiến hành theo nhiều cách và sử dụng nhiều nguồn thông tin Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện

về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có thể được ngay khi mà học đang có nhu cầu thực sự và lưu ý khi mà họ chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như việc gửi một cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và học

sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau đó, thông báo với công ty về

sự có mặt của công ty và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muống tổ chức một sự kiện

b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng

Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ mà phòng marketing gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách hàng, các nhân viên sẽ tiến hành giao dịch qua email hoặc trực tiếp gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bên, với bên công ty TNHH truyền thông và tổ chức

sự kiện VNBROS thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá sẽ giúp họ cân đối lại ngân sách sự kiện và tính toán xem

có sử dụng dịch vụ của công ty không, bảng báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còn giúp đôi bên hình dung các mảng của sự kiện Khi

mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng các thiết bị dịch vụ thiết bị phát Dựa vào yêu cầu của báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể

sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hơp tác đôi bên, theo yêu cầu

của khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà học gửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy không phù hợp Hợp đồng kí kết là giao kèo giữa công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS và bên đối tác, những vấn đề mà cả hai bên thỏa thuận từ công việc đôi bên và trường hợp thanh toán,

c) Thiết kế kịch bản và công tác chuẩn bị

Việc thiết kế kịch bản và làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chương trình Các tổ chức viên phải làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo nhưng cũng phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện Công tác chuẩn bị là lên kịch bản các vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác về trách nhiệm của mình, đặt toàn bộ khả năng của mình vào công việc Tuy nhiên, không phải phân công như vật là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra hoạt động một cách riêng rẽ Các nhân viên dưới cấp hoàn thành các công việc đã được chia và sau đó giao lại cho các trưởng phòng, các trưởng phòng báo cáo lại cho giám đốc Marketing và Giám đốc marketing báo lên cho Phó giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh tại TP.HCM Vì thế cho nên luồng thông tin là luồn thông tin hai chiều, các trưởng phòng và các nhân viên dưới quyền có thể nói ra suy nghĩ, khó khăn mà mình mắc phải hay góp ý các ý tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn,

do đó có sự phân công rõ ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các công việc đã được phân công từ trước đó, công việc chia nhỏ nên sự khó khăn sẽ giảm hơn, và các tổ chức viên sẽ hoat động sáng tại hơn các bộ phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp các dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuê các dịch vụ mà công

ty không có sẵn, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với chính quyền cơ

sở và tại địa điểm tổ chức sự kiện

d) Quyết toán chi phí thực tế

Việc kí kết hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ chức, thì việc quyết toán chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một sự kiện Thông thường bên công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS thanh toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số tiền được trả sau khi sự kiện kết thúc, bên công ty lập một bảng quyết toán chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân hàng, và mọi thắc mắc liên hệ với phòng kế toán và giải thích rõ ràng từng khoản mục một

5 Đánh giá chung về quy trình làm việc của công ty

a) Về quy trình tổ chức sự kiện

Để hoàn thiện một quy trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh từ đầu đến cuối thì nhà tổ chức đã phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ:

 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 Tổ chức và tính toán thời gian

 Danh sách khách mời

 Địa điểm tổ chức sự kiện

 Tổ chức đưa đón khách

 Khách tới sự kiện

 Không gian thực hiện sự kiện

 Tổ chức ăn uống trong sự kiện

 Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh, quay phim, trang trí chi tiết cho sự kiện,

Việt quan trọng nhất của một sự kiện và là khởi dầu của một sự kiện là dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Thư mời, chỗ ở, đi lại, địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí, âm thanh, hình ảnh, giải trí, dẫn chương trình, an ninh, chí phí, thông tin liên

lạc, vật liệu event,… là những hạng mục mà công ty phải linh hoạt xử lý Với mỗi sự kiện được tổ chức tùy thuộc vào loại hình sự kiện và chủ thể sự kiện thì

có những mục đích sự kiện khác nhau Mục đích duy nhất của công ty là thực hiện đúng theo yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích của sự kiện nhằm giúp ban tổ chức sự kiện điều hành các công việc trong sự kiện

b) Về nhân sự

Nhân sự là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một công ty dịch vụ nào Mặc

dù đội ngũ của công ty là đội ngũ nhân viên trẻ còn hạn chế về mặt kinh nghiệm nhưng lại có trình độ chuyên môn cao về tổ chức vì chủ yếu được đào tạo từ môi trường chuyên nghiệp và bên cạnh đó những người có chuyên môn lâu năm trong công ty có rất nhiều kinh nghiệm để truyền đạt lại cho thế hệ mới vào công

ty Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công ty đồi hỏi

về năng lực truyền thông và tổ chức sự kiện, đòi hỏi đội ngũ nhân viên luôn năng động, giàu ý tưởng sáng tạo, bên cạnh đó cũng đòi hỏi có sức khỏe dẻo dai để có thể phát huy toàn năng suất lao động

Ngoài ra thì công ty còn có thói quyen làm việc rất chuyên nghiệp, nội quy chặt chẽ khoa học, kỹ năng làm việc nhóm được phát huy hiệu quả và sự kết hợp giữa các phòng ban được đẩy lên hiệu quả tối đa

c) Về mặt kỹ thuật

Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công ty có mới, hiện còn thiếu sót nhiều về những máy móc, thiết bị kỹ thuật nên tùy vào tính chất sự kiện mà công ty phải chủ động liên hệ bên thứ 3 Tuy nhiên việc kiểm soát các thiết bị kỹ thuật lại lại vấn đề lợi thế của công ty, với bề dày kinh nghiệm sử dụng của đội ngũ media khiến cho việc quản lý cũng như sử dụng thiết bị kỹ thuật trở nên chuyên nghiệp và năng suất hơn bao giờ hết

d) Về công tác quản lý

Công tác quản lý của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công tác quản lý trực tiếp theo thứ tự và thông tin 2 chiều khiến cho ban lãnh đạo nắm được rõ tình hình nhân sự Cách quản lý này khiến cho việc quản lý được tuần tự, quyền hạn chức năng được phân công rõ ràng, tạo nhiều thuận lợi trong quá trình quản lý thông tin và thống nhất ý kiến

KẾT LUẬN

Tuy thời gian thực tập chỉ kéo dài 2 tháng nhưng qua đó, em cũng đã học được rất nhiều kinh nghiệm về văn hóa truyền thông và tổ chức sự kiện Nhờ những kinh nghiệm đó mà em đã nâng cao được tầm hiểu biết, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho bản thân

Qua những kiến thức em đã được học ở nhà trường, cùng với quan trình thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, nhất là được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ cán bộ hướng dẫn thực tập là anh Ngô Hữu Thiện cùng với giảng viên hướng dẫn thực tập là cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng và các anh chị trong công ty đã giúp em được hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này cũng như hoàn thành kỳ thực tập một cách thuận lợi và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao

Vì trình độ nhận thức còn hạn chế, cùng với thời gian thực tập có hạn nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi nhiều điều khiếm khuyết, em kính mong các thầy cô xem xét và chỉ bảo thêm cho em nhiều hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn công ty cùng cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng và các anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn!