Giáo trình Tin học kế toán (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Tin học kế toán với mục tiêu giúp các bạn có thể trình bày được các hàm cơ bản trong phần mềm Excel có liên quan đến môn học; Trình bày được các bước luân chuyển chứng từ kế toán, tạo lập các báo cáo tài chính trên phần mềm Excel. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!

CHƯƠNG 3 LẬP SỔ SỔ CÁI, CHI TIẾT

Mã chương: MH25-03

Mục tiêu:

Giúp người học biết được các biểu mẫu theo qui định của bộ tài chính như là sổ cái, sổ chi tiết

Hướng dẫn tạo lập các sổ nhật ký trên excel theo mẫu qui định Vận dụng một

số hàm đã được giới thiệu ở chương 1 để tạo vùng dữ liệu, liên kết dữ liệu Hướng dẫn tạo lập và kết chuyển dữ liệu các sổ chi tiết và sổ cái

1 Lập sổ Cái

1.1 Mẫu báo cáo

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán

Kết cấu đơn giản của Sổ Cái bao gồm các cột;

Cột B, C: Ghi ngày và số hiệu của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ Cột D: Ghi tóm tắt nội dụng nghiệp vụ phát sinh của chứng từ

Cột E: Ghi số hiệu của tài khoản đối ứng

Cột 1: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản cần theo dõi

Cột 2: Ghi số tiền phát sinh bên Có của tài khoản

Dòng đầu tiên của sổ ghi số dư đầu kỳ vào cột 1 hoặc cột 2 tuỳ theo tính chất của tài khoản, dữ liệu lầy từ số dư cuối kỳ của kỳ trước

Các dòng kế ghi nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến đối tượng cần theo dõi chi tiết vào các cột tương ứng

Cuối kỳ cộng phát sinh bên Nợ (cột 1) , bên Có (cột 2) và số dư cuối kỳ

Dữ liệu dùng để lập sổ được lấy từ Sheet CT

Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp dữ liệu biến động trong Sheet CT

131

Nhập số hiệu tài khoản vào ô SHTK Ví dụ: ‘131

1.3.1, Công thức lấy tên tài khoản : ô TENTK

=Vlookup(ô SHTK, Indirect(HTTK1! Ô DC_HTTK1), 2 , 0)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TENTK trong sheet HTTK1

1.3.2 Xác định khoảng thời gian báo cáo:

1.3.3 Công thức cho ô A: vị trí dòng của mẫu tin đầu tiên trong sheet CT trừ đi 1

1.3.4 Công thức cho dòng chi tiết đầu tiên:

Ô VITRIN: vị trí dòng của mẫu tin có tài khoản Nợ tương ứng cần lấy dữ liệu

trên sheet CT

=Match(ô SHTK & “*”, Indirect(“CT!” & Address(ô A +1, 4) & “ : “ & Address(ô CT_CUOI, 4)) , 0 ) + ô A

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Ô VITRIC: vị trí dòng của mẫu tin có tài khoản Có tương ứng cần lấy dữ liệu

trên sheet CT

=Match(ô SHTK & “*”, Indirect(“CT!” & Address(ô A +1, 5) & “ : “ & Address(ô CT_CUOI, 5)) , 0 ) + ô A

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Ô VITRI: vị trí dòng của mẫu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trên sheet CT

=Min(If (Isna(ô VITRIN), ô CT_CUOI, ô VITRIN),

If (Isna(ô VITRIC), ô CT_CUOI, ô VITRIC))

Ô NGAY: lấy ngày tương ứng trong sheet CT

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột SOCT trong sheet CT

Ô DIENGIAI: lấy diễn giải tương ứng trong sheet CT

=Index(CT, ô VITRI, 3)

Số 3 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột DIENGIAI trong sheet CT

Ô TKDU: lấy số hiệu tài khoản đối ứng tương ứng trong sheet CT

=Left(Index(CT, ô VITRI, If(Left(Index(CT, ô VITRI, 4), 3)=ô SHTK , 5 , 4)), 3)

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Ô STN: lấy số tiền tương ứng trong sheet CT đưa vào cột bên Nợ

=If(Left(Index(CT,ô VITRI, 4), 3) = ô SHTK , Index(CT, ô VITRI, 7), 0)

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Số 7 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột ST trong sheet CT

Ô STC: lấy số tiền tương ứng trong sheet CT đưa vào cột bên Có

=If(Left(Index(CT, ô VITRI, 5),3) = ô SHTK , Index(CT, ô VITRI, 7), 0)

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Số 7 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột ST trong sheet CT

1.3.6 Sao chép các công thức vừa lập xuống xuống một vài dòng để kiểm tra kết quả 1.3.7 Công thức tính số dư đầu kỳ:

Ô SDDK: Tính số dư đầu quý:

=SumIf(Indirect(SDD! Ô DC_TK3), ô SHTK & “*”, Indirect(SDD! Ô DC_SDDK))

Ô PSNLK: Tính số phát sinh Nợ lũy kế từ đầu quý đến trước ngày NGAY1

=SumIf(Indirect(CT! Ô DC_TKN1), ô SHTK & “*”, Indirect(CT! Ô DC_ST1))

Ô PSCLK: Tính số phát sinh Có lũy kế từ đầu quý đến trước ngày NGAY1

=SumIf(Indirect(CT! Ô DC_TKC1), ô SHTK &”*”, Indirect(CT! Ô DC_ST1))

Ô DKN: Tính số dư Nợ tính đến đầu ngày NGAY1

=Max( ô SDDK + ô PSNLK – ô PSCLK, 0)

Ô DKC: Tính số dư Có tính đến đầu ngày NGAY1

=Max( ô PSCLK - ô SDDK - ô PSNLK, 0)

1.3.8 Công thức cho ô CB: Xác định vị trí dòng phải đặt dòng “Cộng phát sinh”

=CountIf ( Indirect (CT! ô DC_TKN2), ô SHTK & “*”)

+ CountIf(Indirect (CT! ô DC_TKC2), ô SHTK & “*”) + Row(ô VITRI)

Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy con số hiển thị lúc bình thường

Chọn lệnh: Format \ Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với

điều kiện:

(Con số trong ô sẽ hiển thị màu đỏ khi dòng “Cộng” không được đặt đúng vị trí dòng)

Sau khi thiết lập điều kiện xong ấn nút Format …, chọn tiếp tab Font/Color để chọn màu đỏ cho ô CB

1.3.9 Thiết lập các công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụng hàm Sum và đặt địa chỉ hổn hợp cho địa chỉ ô đầu khối

=Sum (ô đầu: ô cuối)

=Max( ô DKC + ô PSC – ô DKN - ô PSN, 0)

1.3.11 Trang trí bảng biểu:

Nhập tiêu đề thực sự cho báo biểu và các cột

Giấu các cột, dòng chứa các công thức trung gian

Định dạng dữ liệu số và kẻ khung

1.4 Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ:

1.4.1 Nếu con số trong ô CB lớn hơn vị trí của dòng “Cộng”:

 Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ô CB

 Sao chép dòng chi tiết bất kỳ đến ngay trên dòng “Cộng”

1.4.2 Nếu con số trong ô CB nhỏ hơn vị trí của dòng “Cộng”:

Xóa bỏ tất cả dòng bao gồm dòng có vị trí theo con số trong ô CB đến dòng ngay sát trên dòng “Cộng” (Nếu thao tác đúng, con số trong ô CB sẽ biến mất)

1.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác:

Thay đổi thời gian khai thác ở sổ trong sheet KT

Thao tác theo hướng dẫn ở trên khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ

2 Lập sổ chi tiết

2.1 Mẫu báo biểu

Sổ chi tiết dùng để ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mỗi chi tiết của tài khoản Tuỳ theo đặc điểm của từng đối tượng cần theo dõi mà mẫu sổ chi tiết được thiết kế khác nhau Mẫu sổ chi tiết như sau:

Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng chi tiết nhất

Cột 1: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản chi tiết cần theo dõi

Cột 2: Ghi số tiền phát sinh bên Có của tài khoản chi tiết

131101

Cuối kỳ cộng phát sinh bên Nợ (cột 1) , bên Có (cột 2) và số dư cuối kỳ

Một số sổ chi tiết cụ thể có thể có thêm một số cột như cột số dư bên Nợ, bên

có, Thời gian được chiết khấu, Ngày đến hạn thanh toán…

Dữ liệu dùng để lập sổ được lấy từ Sheet CT

Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp dữ liệu biến động trong Sheet CT

2.2 Sơ đồ lập

Dưới đây là sơ đồ vị trí tương đối của các ô cần nhập liệu hoặc thiết lập công thức lúc ban đầu Các ô thuộc dòng chi tiết sẽ được sao chép xuống các dòng bên dưới sau này Các ô còn lại chỉ có duy nhất 1 ô (không phải sao chép) Các ô được tô màu là các ô cần lập công thức Ô in đậm và có gạch dưới răng cưa dùng để nhập giá trị

2.3 Cách lập

Tạo sheet mới đặt tên SCT

2.3.2 Công thức lấy tên tài khoản : ô TENTK

=Vlookup(ô SHTK, Indirect(SDD! Ô DC_SDD), 2 , 0)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TENTK trong sheet HTTK1

2.3.3 Xác định khoảng thời gian báo cáo:

2.3.4 Công thức cho ô A: vị trí dòng của mẫu tin đầu tiên trong sheet CT trừ đi 1

Tại ô C13: =CT_DAU – 1

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Ô VITRIC: vị trí dòng của mẫu tin có tài khoản Có tương ứng cần lấy dữ liệu

trên sheet CT

=Match (ô SHTK, Indirect(“CT!” & Address(ô A +1, 5) & “ : “ & Address(ô CT_CUOI, 5)) , 0 ) + ô A

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Ô VITRI: vị trí dòng của mẫu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trên sheet CT

=Min(If (Isna(ô VITRIN), ô CT_CUOI, ô VITRIN),

If (Isna(ô VITRIC), ô CT_CUOI, ô VITRIC))

Ô NGAY: lấy ngày tương ứng trong sheet CT

=Index(CT, ô VITRI, 1)

Số 1 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột NGAY trong sheet CT

Ô SOCT: lấy số chứng tương ứng trong sheet CT

=Index(CT, ô VITRI, 2)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột SOCT trong sheet CT

Ô DIENGIAI: lấy diễn giải tương ứng trong sheet CT

=Index(CT, ô VITRI, 3)

Số 3 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột DIENGIAI trong sheet CT

Ô TKDU: lấy số hiệu tài khoản đối ứng tương ứng trong sheet CT

=Index(CT, ô VITRI, If(Index(CT, ô VITRI, 4)=ô SHTK , 5 , 4))

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Ô STN: lấy số tiền tương ứng trong sheet CT đưa vào cột bên Nợ

=If(Index(CT, ô VITRI, 4) = ô SHTK , Index(CT, ô VITRI, 7), 0)

Số 4 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKN trong sheet CT

Số 7 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột ST trong sheet CT

Ô STC: lấy số tiền tương ứng trong sheet CT đưa vào cột bên Có

=If(Index(CT, ô VITRI, 5) = ô SHTK , Index(CT, ô VITRI, 7), 0)

Số 5 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TKC trong sheet CT

Số 7 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột ST trong sheet CT

2.3.6 Sao chép các công thức vừa lập xuống xuống một vài dòng để kiểm tra kết quả 2.3.7 Thiết lập công thức tính số dư đầu kỳ:

Ô SDDK: Tính số dư đầu quý

+ CountIf(Indirect (CT!ô DC_TKC2), ô SHTK) + Row(ô VITRI)

Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy con số hiển thị lúc bình thường

Chọn lệnh: Format \ Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với

điều kiện:

(Con số trong ô sẽ hiển thị màu đỏ khi dòng “Cộng” không được đặt đúng vị trí dòng)

2.3.9 Thiết lập các công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụng hàm Sum và đặt địa chỉ hổn hợp cho địa chỉ ô đầu khối

=Sum (ô đầu: ô cuối)

2.3.10 Thiết lập các công thức cho dòng “Số dư cuối kỳ”:

CKN: Tính số dư Nợ đến cuối ngày NGAY2

=Max( ô DKN + ô PSN - ô DKC - ô PSC, 0)

CKC: Tính số dư Có đến cuối ngày NGAY2

=Max( ô DKC + ô PSC - ô DKN - ô PSN, 0)

2.3.11 Trang trí bảng biểu:

Nhập tiêu đề thực sự cho báo biểu và các cột

Giấu các cột, dòng chứa các công thức trung gian

Định dạng dữ liệu số và kẻ khung

2.4 Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ:

2.4.1 Nếu con số trong ô CB lớn hơn vị trí của dòng “Cộng”:

 Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ô CB

 Sao chép dòng chi tiết bất kỳ đến ngay trên dòng “Cộng”

2.4.2 Nếu con số trong ô CB nhỏ hơn vị trí của dòng “Cộng”:

dòng ngay sát trên dòng “Cộng”

(Nếu thao tác đúng, con số trong ô CB sẽ biến mất)

2.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác:

Thay đổi thời gian khai thác ở sổ trong sheet KT

Thao tác theo hướng dẫn ở trên khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ

3/ Lập sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (thành phẩm, hàng hoá) theo mẫu sau:

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ

Đơn giá

Số dư cuối

kỳ

152201

CHƯƠNG 4 LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

Mã chương: MH25-04

Mục đích:

Giúp người học biết được biểu mẫu về bảng cân đối số phát sinh theo qui định của Bộ tài chính

Thiết lập và kết chuyển dữ liệu các bảng cân đối số phát sinh

1 Lập bảng cân đối số phát sinh

1.1 Mẫu báo biểu

Bảng cân đối số phát sinh dùng để phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và số hiện có về tài sản và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo, là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp qua tính cân đối của tài khoản, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu trên các báo cáo tài chính

Nội dung Bảng cân đối số phát sinh:

Bảng 4.1: Bảng côn đối số phát sinh

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

1.3.1 Xác định khoảng thời gian báo cáo:

=NGAYD

=NGAYC

1.3.2 Công thức cho ô A: vị trí dòng của mẫu tin đầu tiên trong sheet SDD trừ đi 1

= SDD_MTD – 1

1.3.3 Lập công thức cho dòng chi tiết đầu tiên:

Ô VITRI: vị trí dòng của mẫu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trên sheet SDD

=ô A + 1

Ô SHTK: lấy số hiệu tài khoản tương ứng trên sheet SDD

=Index(SDD, ô VITRI, 1)

Số 1 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TK3 trong sheet SDD

Ô TENTK: lấy tên tài khoản tương ứng trên sheet SDD

=Index(SDD, ô VITRI, 2)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TENTK3 trong sheet SDD

Ô SDDK: tính số dư đầu quý

=Index(SDD, ô VITRI, 3)

Số 3 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột SDDK trong sheet SDD

Ô PSNLK: tính số phát sinh Nợ lũy kế từ đầu quý đến trước ngày NGAY1

(Con số trong ô sẽ hiển thị màu đỏ khi dòng “Cộng” không được đặt đúng vị trí dòng)

Sau khi thiết lập điều kiện xong ấn nút Format …, chọn tiếp tab Font/Color để chọn màu đỏ cho ô CB

1.3.7 Trang trí bảng biểu:

Nhập tiêu đề thực sự cho báo biểu và các cột

Giấu các cột, dòng chứa các công thức trung gian

Định dạng dữ liệu số và kẻ khung

1.4 Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ:

1.4.1 Nếu con số trong ô CB lớn hơn vị trí của dòng “Cộng”:

 Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ô CB

 Sao chép dòng chi tiết bất kỳ đến ngay trên dòng “Cộng”

1.4.2 Nếu con số trong ô CB nhỏ hơn vị trí của dòng “Cộng”:

 Xóa bỏ tất cả dòng bao gồm dòng có vị trí theo con số trong ô CB đến dòng ngay sát trên dòng “Cộng”

(Nếu thao tác đúng, con số trong ô CB sẽ biến mất)

2 Lập bảng tổng hợp chi tiết

2.1 Mẫu báo biểu

Bảng tổng hợp chi tiết đùng để tổng hợp các chi tiết theo từng tài khoản có mở chi tiết Dữ liệu dùng để lập bảng được lấy từ Sheet SDD và Sheet CT, kết cấu và cách lập bảng tương tự như bảng cân đối chi tiết

Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp dữ liệu biến động trong 2 Sheet

SHTK Tên tài khoản

Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ

2.3 Cách lập

Tạo sheet mới đặt tên THCT

2.3.1 Nhập số hiệu tài khoản tiền vào ô SHTK Ví dụ: TK 131

=Vlookup( ô SHTK, Indirect(HTTK1!ô DC_HTTK1), 2, 0)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TENTK trong sheet HTTK1

2.3.3 Xác định khoảng thời gian báo cáo:

=NGAYD

=NGAYC

2.3.4 Công thức cho ô A: vị trí dòng của mẫu tin đầu tiên trong sheet SDD trừ đi 1

=SDD_MTD – 1

2.3.5 Thiết lập công thức cho dòng chi tiết đầu tiên:

Ô VITRI: vị trí dòng của mẫu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trên sheet SDD

= Match(ô SHTK & “*”, Indirect(“SDD!” & Address(ô A + 1,1) & “:” & Address(ô SDD_MTC, 1)), 0) + ô A

Số 1 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TK3 trong sheet SDD

Ô SHTK: Lấy số hiệu tài khoản tương ứng trên sheet SDD

=Index(SDD, ô VITRI, 1)

Số 1 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TK3 trong sheet SDD

Ô TENTK: Lấy tên tài khoản tương ứng trên sheet SDD

=Index(SDD, ô VITRI, 2)

Số 2 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột TENTK3 trong sheet SDD

Ô SDDK: Tính số dư đầu quý

=Index(SDD, ô VITRI, 3)

Số 3 trong công thức trên chỉ số thứ tự cột SDDK trong sheet SDD

Ô PSNLK: Tính số phát sinh Nợ lũy kế từ đầu quý đến trước ngày NGAY1

2.3.6 Sao chép các công thức vừa lập xuống một vài dòng để kiểm tra kết quả

2.3.7 Thiết lập công thức cho ô CB: Xác định vị trí dòng phải đặt dòng “Tổng cộng”

=Countif(Indirect(SDD! Ô DC_TK3), ô SHTK & “*”) + Row(ô VITRI)

Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy con số hiển thị lúc bình thường

Chọn lệnh: Format \ Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với

điều kiện: