TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG HỌP TRỰC TUYẾN NĂM 2020

Ví dụ: họp ban lãnh đạo, họp lãnh đạo với chi nhánh… - Hội nghị truyền hình là hình thức họp trực tuyến mà người chủ trì có quyền sử dụng microphone và điều khiển cuộc họp.. 2 Giờ tay ph

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG

ỨNG DỤNG HỌP TRỰC TUYẾN

NĂM 2020

MỤC LỤC

I HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT 2

1 GIỚI THIỆU CHUNG 2

2 MỘT SỐ HÌNH THỨC HỌP 2

3 THIẾT BỊ 3

4 HỆ ĐIỀU HÀNH 3

5 TRÌNH DUYỆT WEB 3

6 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG 3

6.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BẰNG TRÌNH DUYỆT WEB TRÊN MÁY TÍNH BÀN, LAPTOP 3

6.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID 9

6.3 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH IOS 20

II KỊCH BẢN HỌP TRỰC TUYẾN 28

1 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI HỌP TRỰC TUYẾN 28

2 CÁC LƯU Ý KHI ĐANG THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 28

3 SAU CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 32

I HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Ứng dụng họp trực tuyến (AIC eMeeting): Là giải pháp họp trực tuyến dành cho cơ quan và doanh nghiệp, nhằm tạo ra các phòng họp trực tuyến một cách đơn giản nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cuộc họp, giao tiếp bằng hình ảnh, âm thanh, video…

* Một số chức năng cơ bản:

- Hỗ trợ tạo cuộc họp, phân quyền cuộc họp theo sub domain

- Bảo mật đường truyền với các giao thức chuẩn RTMPS, HTTPS

- Quản trị phân quyền cuộc họp ngay trên giao diện web, mobile

- Hỗ trợ chia sẻ màn hình, video, website

- Hỗ trợ phân quyền, tương tác quyền sử dụng camera, microphone…

* Mô hình họp trực tuyến:

2 MỘT SỐ HÌNH THỨC HỌP

- Họp thảo luận trực tuyến là hình thức họp trực tuyến mà các điểm cầu có thể thảo luận, trao đổi trực tiếp với nhau thông qua việc sử dụng camera và microphone Ví dụ: họp thảo luận nhóm làm việc,

- Họp giao ban trực tuyến, đào tạo trực tuyến: là hình thức họp trực tuyến

mà người chủ trì có quyền sử dụng microphone và điều khiển cuộc họp Chỉ duy

nhất có 1 thành viên có quyền bật microphone và camera Các thành viên khác muốn phát biểu phải xin quyền và được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp

Ví dụ: họp ban lãnh đạo, họp lãnh đạo với chi nhánh…

- Hội nghị truyền hình là hình thức họp trực tuyến mà người chủ trì có quyền sử dụng microphone và điều khiển cuộc họp Người chủ trì có quyền cho phép nhiều hơn một thành viên được sử dụng microphone và camera

Ví dụ: Họp phổ biến thông tin cho các địa phương, địa bàn khác nhau,…

3 THIẾT BỊ

Ứng dụng họp trực tuyến hoạt động được trên nhiều loại thiết bị khác nhau: Máy tính để bàn (cần trang bị camera, micro), Laptop, Máy tính bảng, Điện thoại thông minh

BƯỚC 1: mở trình duyệt web (Google Chrome, Firefox, nên sử dụng

trình duyệt Google Chrome để đảm bảo sự ổn định )

- BƯỚC 2: nhập hoặc sao chép địa chỉ được gửi từ Sở Thông tin và Truyền

thông cung cấp để dán vào thanh địa chỉ trình duyệt web

- BƯỚC 3: nhập mật khẩu do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp vào ô

“Mật khẩu” Sau đó bấm nút “Được”

Ví dụ nhập địa chỉ:

https://hoptructuyen.vinhlong.gov.vn:2443/hopcovid19

- BƯỚC 4: nhập tên, đơn vị của người tham gia họp trực tuyến Sau đó, bấm nút “Được”

- BƯỚC 5: một số chức năng chính của phần mềm, ý nghĩa các biểu tượng

trong hệ thống

Nhập tên hiển thị

Ví dụ: Ông Trần Văn A - GĐ Sở

NNPTNT Nhập mật khẩu được gửi từ Sở TT&TT

(1) Chia sẻ màn hình: nhấp biểu tượng để chia sẽ màn hình trong

Nhấp chọn

“Chia sẻ”

(2) Giờ tay phát biểu: nhấp biểu tượng để phát tín hiệu giơ tay cần

phát biểu

(3) Mở họp thoại nhắn tin: nhấp biểu tượng để mở cửa số nhắn tin

(4) Tắt/ mở micro: nhấp biểu tượng để tắt/mở âm thanh micro

(5) Thoát cuộc họp: nhấp biểu tượng để thoát khỏi cuộc họp

(6) Tắt/mở camera: nhấp biểu tượng để tắt/mở camera

(7) Xem hiển thị hình ảnh dạng lưới: nhấp biểu tượng để xem hình

ảnh dạng lưới

Nhấp chọn “Dừng chia sẻ” để tắt chia sẻ và quay lại giao diện

chính

Nhập nội dung cần trao đổi nhóm, nhấn phím Enter để gửi

(8) Mở menu các danh mục khác: nhấp biểu tượng để mở menu danh mục các chức năng khác

6.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID

Tải và Cài đặt ứng dụng họp trực tuyến (AIC eMeeting)

- Bước 1: Mở ứng dụng “Play Store” hoặc “CH Play”

- Bước 2: tìm kiếm ứng dụng có tên AIC eMeeting

Nhấp chọn để mở ứng dụng

“Play Store” hoặc “CH

Play”(1)

Nhấp chọn < để quay lại

giao diện chính(6)

Nhấp chọn để vào giao diện cài đặt(7)

Nhấp chọn “Cài đặt” hoặc “Setting”(8)

Tham gia phòng họp trực tuyến (điện thoại, máy tính bảng đã được kết

nối wifi hoặc 3G,4G)

- Bước 1: mở ứng dụng

Nhập tên hiển thị (7)

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A – GĐ sở NNPTNT

Nhập chính xác địa chỉ: (9) https://hoptructuyen.vinhlong.gov.vn:2443/

Nhấp chọn mở ứng dụng

“eMeeting”(1)

Nhập email: (8)

- Bước 2: tham gia vào phòng họp

Nhập tên phòng họp được gửi từ Sở Thông tin và Truyền thông (1)

Ví dụ: Hop1

Nhấp chọn “THAM GIA”(2)

Nhập mật khẩu được gửi

từ Sở Thông tin và Truyền thông (nếu có)(2)

Ví dụ: 123

- Bước 3: họp trực tuyến

+ Giao diện họp trực tuyến sau khi tham gia phòng họp thành công

Dưới đây là một số chức năng ứng dụng cần lưu ý:

Nhập chọn “Cho phép” (3)

Lưu ý: giao diện này chỉ xuất hiện khi sử dụng ứng dụng lần đầu

Nhập chọn “Cho phép” (4)

Lưu ý: giao diện này chỉ xuất hiện khi sử dụng ứng dụng lần đầu

Tắt/mở camera

Mở danh mục các chức năng khác

Tắt/mở Micro âm thanh

Mở cửa sổ nhắn tin trao

đổi trong phòng họp(chat)

Thoát khỏi cuộc họp

+ Giao diện cửa sổ nhắn tin khi người dùng nhấn chọn biểu tượng

+ Giao diện danh mục các chức năng khác khi người dùng nhấn chọn

biểu tượng

Nhập nội dung cần gửi(1)

Nhấp chọn “Gửi” để gửi tin

nhắn (2)

Nhấp chọn  để quay lại cửa sổ họp trực tuyến

Nhấp chọn “Thêm tùy

chọn” để xem đầy đủ các

chức năng

Chọn thiết bị âm thanh

Giơ tay, phát tín hiệu khi có ý kiến

phát biểu

Chế hiển thị dạng lưới để xem được hình ảnh các đối tượng đang tham gia

họp Bật/tắt chế độ chỉ dùng âm thanh

6.3 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG GIÀNH CHO ĐIỆN THOẠI, MÁY TÍNH BẢNG CHẠY HỆ ĐIỀU HÀNH IOS

6.3.1 Tải và cài đặt ứng dụng họp trực tuyến (ví dụ minh họa trên Ipad)

- Bước 1: bấm nút Home mở Ipad

- Bước 2: Tìm và mở ứng dụng có tên “App Store”

- Bước 3: tìm kiếm ứng dụng có tên AIC eMeeting

Nhấp chọn để mở ứng

dụng “App Store”

Nhấp chọn “Tìm kiếm”(1)

Nhập tìm ứng dụng có tên

“AIC eMeeting”(2)

Nhấp chọn “Nhận” và đợi ứng dụng cài đặt trong

giây lát(3)

- Bước 4: bấm phím home để quay lại màn hình chính Ipad

- Bước 5: cài đặt cấu hình ứng dụng (chỉ thực hiện 1 lần sau khi cài mới

Tham gia phòng họp trực tuyến (Ipad đã được kết nối wifi ,3G, 4G)

- Bước 1: bấm nút Home mở Ipad

- Bước 2: Tìm và mở ứng dụng có tên eMeeting

Nhấp chọn để mở ứng dụng eMeeting

Nhập tên hiển thị, email (6)

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A – GĐ sở

NNPTNT

Nhập chính xác địa chỉ: (7) https://hoptructuyen.vinhlong.gov.vn:2443/

- Bước 3: tham gia vào phòng họp

Nhập tên phòng họp được gửi từ Sở Thông tin và Truyền thông (1)

Ví dụ: HopCovid19

Nhấp chọn “THAM GIA”(2)

Tắt/mở Micro âm thanh

Mở cửa sổ nhắn tin trao

đổi trong phòng họp(chat)

Thoát khỏi cuộc họp

Nhập mật khẩu được gửi

từ Sở Thông tin và Truyền thông (2)

Ví dụ: 123

- Giao diện cửa sổ nhắn tin khi người dùng nhấn chọn biểu tượng

Nhập nội dung cần gửi(1)

Nhấp chọn để gửi tin nhắn (2)

Nhấp chọn  để quay lại cửa sổ họp trực tuyến

- Giao diện danh mục các chức năng khác khi người dùng nhấn chọn biểu tượng

Bước 5: Thoát và tắt ứng dụng họp trực tuyến (eMeeting) nhấn nhanh phím

II KỊCH BẢN HỌP TRỰC TUYẾN

1 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI HỌP TRỰC TUYẾN

Khi nhận được giấy mời họp trực tuyến, người tham gia cần thực hiện:

- Liên hệ trực tiếp với đơn vị tạo phòng họp trực tuyến (Sở Thông tin và Truyền thông) để biết được thông tin tên phòng họp và mật khẩu tham gia phòng họp

- Kiểm tra đường truyền trước khi vào phòng họp khoảng trước 2 giờ bắt đầu cuộc họp, cần đảm bảo đường truyền tốt và ổn định

- Sau đó, đăng nhập vào phòng họp trước 30 phút trước giờ họp để đăng ký tham gia với đơn vị quản lý cuộc họp là đã sẵn sàng cho cuộc họp

- Đối với người tham gia sử dụng máy tính bàn, laptop để tham gia cuộc họp nên sử dụng trình duyệt Google Chorme để tham gia nhằm đảm bảo tình trạng kết nối tốt nhất

- Khi sử dụng Ipad, Laptop, điện thoại thông minh,… cần đảm bảo đủ pin trong quá trình sử dụng

- Không nên sử dụng quá 2 thiết bị tại 1 phòng vật lý vì sẽ tạo hiệu ứng nhiễu âm thanh trong phòng họp trực tuyến

- Thông tin liên hệ của Sở Thông tin và Truyền thông:

+ Ông Nguyễn Chí Hiếu – Phó Trưởng phòng Vận hành hệ thống – Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, SĐT: 02703.836.021, DĐ: 0975.941.808, email: nchieu.stttt@vinhlong.gov.vn

+ Ông Lưu Bá Phúc - Phó Trưởng phòng Vận hành hệ thống – Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, SĐT: 02703.836.021, DĐ: 0977.979.298, email: lbphuc.stttt@vinhlong.gov.vn

2 CÁC LƯU Ý KHI ĐANG THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN

- Không nên sử dụng quá 2 thiết bị tại 1 phòng vật lý vì sẽ tạo hiệu ứng nhiễu âm thanh trong phòng họp trực tuyến

- Mỗi cuộc họp cần có 1 người điều phối:

+ Nên là người tạo phòng họp và là người đầu tiên tham gia vào phòng họp

+ Người điều phối vào Room đặt tên là “Thư ký” để có quyền quản trị cuộc họp

+ Người điều phối cần tham gia bằng máy tính bàn/laptop

+ Người điều phối cần ngồi gần người chủ trì và nắm được danh sách tham gia buổi họp để thực hiện điều phối

+ Người điều phối quan sát những người tham gia khác giơ tay phát biểu để điều hành cuộc họp: bật micro cho người muốn phát biểu và chuyển màn hình đến người phát biểu

+ Sử dụng chức năng “Tìm người họp” để tìm đến màn hình người phát biểu

- Người điều phối:

+ Vào Cài đặt eMeeting/Thêm tick bật 2 tuỳ chọn :

 “Mọi người bắt đầu đều bị tắt tiếng”

 “Tất cả mọi người theo dõi tôi”

+ Yêu cầu mọi người không tự ý bật micro khi chưa được cho phép bởi chủ toạ

Người điều phối sẽ bật micro và chọn màn hình người giơ tay phát biểu

- Đối với người tham gia cuộc họp:

+ Tắt Micro khi chưa phát biểu hoặc có cán bộ khác đang phát biểu, chỉ mở micro khi cần có ý kiến phát biểu (Tránh ồn, ảnh hưởng đến cuộc họp)

+ Khi cần phát biểu hãy nhấp vào biểu tượng trên màn hình chính để thông báo cần được phát biểu Khi có được sự thống nhất của chủ tọa phiên họp thì mở Micro và phát biểu:

+ Khi phát biểu xong nên chủ động tắt micro (Tránh ồn, ảnh hưởng đến cuộc họp)

+ Trong quá trình họp sẽ có một số cửa sổ họp không hiển thị hình ảnh Khi đó, nếu muốn thấy hình ảnh hiển thị hãy nhấp chọn cửa sổ đó

+ Người tham gia có thể sử dụng tai nghe để nghe âm thanh rõ hơn

+ Người tham gia có thể giảm chất lượng hình ảnh nếu đường truyền đơn

vị thấp

Nhấp chọn (1)

Nhấp chọn “Chỉnh chất lượng”(2)

3 SAU CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN

Sau khi cuộc họp kết thúc, người tham gia có thể liên hệ trực tiếp với Sở Thông tin và Truyền thông để góp ý về tình trạng sử dụng, kết nối trong lúc họp trực tuyến, để điều chỉnh cho phù hợp vào các cuộc họp tiếp theo

Thông tin liên hệ: Phòng Công nghệ thông tin, SĐT: 02703.836.158, email: pcntt.stttt@vinhlong.gov.vn./

Chọn độ phân giải phù hợp chọn

“Xong” (3)