Những kỹ năng Quản lý cần có Lập kế hoạch Tổ chức, sắp xếp công việc Tuyển dụng người tài Giữ chân người giỏi Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp dưới Quản lý thời gian hiệu quả
Trang 1KỸ NĂNG QUẢN LÝ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Th.S Trần Trung Hậu 06/2007
Trang 2Người Quản Lý: Anh là ai?
Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự
án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA Công việc Anh sẽ phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?
Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư
Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm
trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao
nhiệm vụ
Trang 3Những công việc của Quản Lý
lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch
theo nguyên tắc 5W+ 1H
viên và giải quyết các mâu thuẫn
hiện theo kế hoạch
Trang 4Những kỹ năng Quản lý cần có
Lập kế hoạch
Tổ chức, sắp xếp công việc
Tuyển dụng người tài
Giữ chân người giỏi
Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp dưới
Quản lý thời gian hiệu quả
Hiểu các báo cáo tài chính
Hiện giá thuần và tỷ suất thu nhập nội bộ
Phân tích hoà vốn và đòn bẩy hoạt dộng
Trang 6 Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên
trong, bên ngoài
Trang 7Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)
Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu
quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.
Cân bằng Sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra
Qđ theo nhóm hay tự mình
Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo
Làm một tác nhân thay đổi
Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi
Trang 8Kỹ năng Kiểm soát
Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành
động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát:
Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường, phân tích định tính, định lượng
Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa
ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh sai lệch
Trang 9Quá trình Lập Kế Hoạch
1. Kế hoạch nhân sự
2. Lập ngân sách
3. Hoạch định kế toán
4. Hoạch định kỹ thuật
5. Hoạch định hành chính
6. Kế hoạch vật tư
Trang 10Công tác Nhân sự
Hoạch định tổng quát nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng nguồn
nhân lực,dự báo khối lượng công việc và phân tích công việc cần thực hiện,
dự báo nhu cầu nhân lực cần để hoàn thành công việc…
Tuyển dụng: Xác định yêu cầu cần tuyển, thông báo tuyển, các hình thức thu hút nguồn ứng viên
Chọn lựa: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (có thể kết hợp với BP chuyên môn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí công việc.
Hướng dẫn người mới đến: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hoá tổ chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngoài.
Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương
trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trình
Đánh giá lao động và thù lao đãi ngộ: xem xét năng lực và thành quả, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui.
Trang 11Kỹ năng Phỏng vấn
Chuẩn bị buổi phỏng vấn: Xác định yêu cầu, quyết định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thông tin,
chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế nào
Thực hiện phỏng vấn: Mở màn buổi PV, đánh giá
ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngôn ngữ cơ thể, kết thúc buổi PV
Phân tích các nội dung đã phỏng vấn: Lập danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, có lời mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viên
Trang 12CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ Giao tiếp rõ ràng
Quản lý thời gian hiệu quả
Phân công, giao việc cho cấp dưới
Động viên, khích lệ cấp dưới
Quản lý nhóm hành động/công tác
Quản lý cuộc họp hiệu quả
Trình bày xúc tích, thành công
Thương thảo thành công
Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Quản lý Tài chính
Ra Quyết Định
Biện pháp giảm stress
Trang 13Giao tiếp rõ ràng
Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu
ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ, đọc hiểu nhanh và hiệu quả
Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử
dụng ĐT, fax, mail, viết thư
Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo,
Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông
công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo,
Trang 14Quản lý thời gian hiệu quả
Hiểu giá trị của thời gian
Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả
Tạo ra các thay đổi tức thì
Quản lý thời gian của người khác
Trang 15Quản lý thời gian hiệu quả
Hiểu giá trị của thời gian
Phân tích thời gian
Phân tích cách sử dụng thời gian
Phân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gian
Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả
Phân tích mục đích của bạn
Đặt ra mục tiêu ưu tiên
Đánh giá cách làm việc của bạn
Sử dụng công cụ Kế hoạch quản lý thời gian
Suy nghĩ cách tích cực
Trang 16Quản lý thời gian hiệu quả
Tạo ra các thay đổi tức thì
Dọn dẹp văn phòng của bạn
Sắp xếp giấy tờ gọn gàng
Tránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiền
Làm việc với những người khác
Gọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quả
Đọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình hành động, thư cho đối tác…)
Sử dụng các công cụ hiện đại
Tổ chức buổi họp hiệu quả
Đi công tác sao cho đảm bảo hiệu công việc và sức khoẻ tốt
Lên tiến độ thực hiện công việc
Trang 17Quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian của người khác
Giao tiếp tốt, hiệu quả
Phân công công việc cho cấp dưới hiệu quả
Quản lý các đồng nghiệp hiệu quả
Quản lý cấp trên hiệu quả …! ? (hihi…)smile…
Trang 18Phân công, giao việc cho cấp dưới
Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công
Định nghĩa sự phân công
Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm?
Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới
Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc
Phân công cấp dưới hiệu quả
Lựa chọn công việc nào sẽ phân công
Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện
Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp
Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới
Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi
Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng
Trang 19Phân công, giao việc cho cấp dưới
Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới
Làm việc nhưng có sự kiểm soát
Giảm thiểu rủi ro thấp nhất
Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới
Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện
Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới
Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới
Phân tích khó khăn, thuận lợi
Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt
Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới
Phát triển cấp dưới có tiềm năng
Bổ nhiệm cấp phó
Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp, phân nhiệm
Trang 20Động viên, khích lệ cấp dưới
Phân tích sự động viên, khuyến khích
Xây dựng cách động viên
Ghi nhận những khả năng tốt nhất của
những người xung quanh
Tán thưởng những thành tựu
Trang 21 Đánh giá thái độ của bạn
Hãy là một người quản lý tốt
Tăng cường, cải thiện năng lực giao tiếp
Tạo ra môi trường văn hoá tổ chức: Không phê phán, kết án
Tạo dựng thành công sự hợp tác tích cực
Khuyến khích sáng tạo, tư duy
â
ự lie
Trang 22Động viên, khích lệ cấp dưới
Ghi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanh
Khuyến khích, động viên cá nhân, nhóm
Ngăn chặn những nguy cơ, hiện tượng bị nản chí, “ làm nhục ý chí”
Cách thức giải quyết với những đối tượng “gây nhiễu”
Xem xét, đánh giá một cách công tâm, khách quan
Giao thêm nhiều việc, tăng thêm quyền hạn, phát triển nghề nghiệp
Tán thưởng những thành tựu
Phát hiện ra những thành tựu xuất sắc
Động viên thông qua những thay đổi
Tiếp tục duy trì chế độ động viên, khuyến khích cao độ
Bạn có phải là người huấn luyện viên “cừ khôi” hay là …? !
Trang 24Quản lý nhóm hành động/công tác
Thấu hiểu cách làm việc của nhóm
Điều gì mang lại cho một nhóm vững mạnh, tốt
Hãy tạo/ ghép nhóm với công việc được phù hợp
Phân tích vai trò của nhóm
Cân bằng các kỹ năng trong một nhóm
Thiết lập nhóm công tác
Thiết lập mục tiêu của nhóm
Cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm
Thiết lập niềm tin của nhóm
Tối đa thành quả công việc
Tạo lập nhóm tự quản
Đảm nhận nhóm đã tồn tại
Trang 25Quản lý nhóm hành động/công tác
Nâng cao hiệu suất hoạt động của nhóm
Phân tích động thái của nhóm
Tạo sự liên kết trong nhóm
Đối mặt với các vấn đề
Cải tiến năng lực nhóm, lựa chọn nhóm trưởng
Hãy làm việc vì tương lai
Đo lường thành quả của nhóm
Theo dõi quá trình hoạt động của nhóm
Huấn luyện nhóm, Áp dụng cách điều chỉnh
Lên kế hoạch tương lai cho nhóm, tán thưởng
Trang 26Quản lý cuộc họp hiệu quả
Trang 29Trình bày xúc tích, thành công
Chuẩn bị bản thân bạn
Tin tưởng chính mình
Phân tích sự xuất hiện, làm rõ hình ảnh cá nhân bạn
Cải thiện quá trình truyền thông, giảm căng thẳng
Trình bày
Kiểm soát sự hồi hộp
Nói năng lưu loát, tự tin
Kết luận và kết thúc bài bản
Lắng nghe , để ý đến khán thính giả
Lằng nghe, quan sát phản ứng của khán thính giả
Trả lời câu hỏi, thái độ cầu thị và chân thành
Đánh giá khả năng của bạn
Trang 30Thương thảo thành công
Chuẩn bị cho quá trình thương thảo
Tiến hành thuơng thảo
Kết thúc quá trình thương thảo
Chuẩn bị cho quá trình thương thảo
Xác định quá trình Thương thảo (Neg)
Thấu hiểu nguyên tắc đổi chác
Trang 31Thương thảo thành công
Tiến hành thuơng thảo
Chọn cách thực hiện
Lời đề nghị
Phản hồi lại lời đề nghị
Thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể (Body language)
Thiết lập vị thế
Tăng cường thế mạnh
Làm suy yếu vị thế của đối phương
Trang 32Thương thảo thành công
Kết thúc quá trình thương thảo
Thương lượng vị thế
Chọn cách gút vấn đề
Tiến đến kết luận- thoả thuận
Sử dụng người hoà giải
Tiến hành quyết định
Đánh giá khả năng của bạn
Trang 33Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Thấu hiểu sự thay đổi
Lên kế hoạch thay đổi
Thực hiện sự thay đổi
Củng cố, giám sát sự thay đổi
Trang 34Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Thấu hiểu sự thay đổi
Tại sao phải thay đổi?
Thấu hiểu nguyên nhân của sự thay đổi
Phát hiện ra nguồn lực để thay đổi, loại thay đổi
Lên kế hoạch thay đổi
Tập trung vào mục tiêu thay đổi
Xác định nhu cầu làm thay đổi
Chọn các sự thay đổi cần thiết
Đánh giá sự phức tạp của sự thay đổi
Lên kế hoạch liên kết mọi người với sự thay đổi
Lựa chọn thời gian và tiến độ thay đổi
Lên phương án hành động và dự kiến những ảnh hưởng sẽ xảy ra
Dự phòng những sự phản kháng, kiểm tra kế hoạch hành động
Trang 35Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Thực hiện sự thay đổi
Truyền đạt thôngtin về sự thay đổi
Giao trách nhiêm
Phát triển sự cam kết
Thay đổi văn hoá, hạn chế phản kháng
Củng cố, giám sát sự thay đổi
Giám sát sự thay đổi
Xem xét những giả thiết
Xây dựng sự thay đổi
Đánh gia khả năng quản lý sự thay đổi của bạn
Trang 36Quản lý Tài chính
Các báo cáo tài chính
Ý nghĩa các báo cáo Tài chính
Cấp vốn hoạt động và phát triển
Dự thảo ngân sách
Các công cụ thiết thực để ra QĐ quản lý liên quan đến tài chính
Giá trị tiền tệ theo thời gian
Thẩm định tài chính có liên quan đến hoạt động của dự án
Trang 37 Thấu hiểu nét văn hoá tổ chức
Phân tích trách nhiệm, các xu hướng
Trang 38Ra Quyết Định
Đạt đến quyết định
Phát hiện ra các vấn đề
Quyết định xem ai sẽ liên quan đến một Qđ
Dùng phương pháp phân tích nhân quả
Phát triển các ý tưởng
Phát triển các suy nghĩ tích cực
Đánh giá giá trị của các ý tưởng
Thu thâp thông tin
Dự báo tương lai …nếu …thì
Giảm thiểu rủi ro
Dùng cách phân tích chiến lược An toàn- thất bại
Đánh giá các diễn biến tiếp theo ntn lên mọi người
Trang 39Ra Quyết Định
Thực hiện quyết định
Phat triển một kế hoạch
Truyền thông về Qđ đã có
Thảo luận về tiến độ thực hiện qĐ
Vượt qua các phản đối
Giám sat quá trình thực hiện Qđ
Xây dựng Kh hành động theo qđ
Đanh giá khả năng của bạn
Trang 40Biện pháp giảm STRESS
Thấu hiểu Stress
Phân tích các nguyên nhân gây ra stress
Xử lý vđ stress nơi công sở
Xử lý vđ stress ở nhà
Trang 41Biện pháp giảm STRESS
Thấu hiểu Stress
Stress là gì
Xác định stress tại cơ quan
Phát hiện triệu chứng
Cách Giảm
Bạn đang bị stress ở mức độ nào
Phân tích các nguyên nhân gây ra stress
Xã hội đang thay đổi
Tổ chức đang thay đổi, Phân tích công việc đang làm
Phân tích các mối quan hệ đang có
Phân tích bối cảnh nơi làm việc
Trang 42Biện pháp giảm STRESS
Xử lý vđ stress nơi công sở
Xac định thái độ
Có thái độ lạc quan
Sắp xếp lại bàn làm việc
Quản lý thời gian cho hiệu quả
Truyền thông cho hiệu quả
Quản lý thời gian thư giãn
