NHµ THUèC V¹N PHóC 1 23 NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH DSĐH NGÔ PHƯƠNG CHUNG Địa chỉ Số 65 phố Kẻ Tạnh, tổ 7, phường Giang Biên, quận Long Biên, Hà Nội S O P CÁC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH DANH MỤC CÁC S O P “ Thực hành tốt nhà thuốc” (GPP) STT TÊN S O P Mã số 1 Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc SOP 01 GPP 2 Quy trình bán thuốc, thông tin, tư vấn hướng dẫn sử dụng thuốc phải kê đơn SOP 02 GPP 3 Quy trình bán thuốc, thông tin, tư vấn hướng dẫn sử dụng thuốc không phải kê đơ.
Trang 1DSĐH NGÔ PHƯƠNG CHUNG Địa chỉ: Số 65 phố Kẻ Tạnh, tổ 7, phường Giang Biên, quận Long
Biên, Hà Nội.
S.O.P CÁC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
Trang 2Quy trình bán thuốc, thông tin, tư vấn hướng
dẫn sử dụng thuốc phải kê đơn SOP 02 GPP
3 Quy trình bán thuốc, thông tin, tư vấn hướngdẫn sử dụng thuốc không phải kê đơn SOP 03 GPP
4 Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng SOP 04 GPP
5 Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu
nại, thu hồi
SOP 05 GPP
6 Quy trình bảo quản - sắp xếp hàng hoá SOP 06 GPP
7 Quy trình quản lý thuốc phải kiểm soát đặc
biệt
SOP 07 GPPQuy định của nhà thuốc
NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH
S.O.P
Trang 3MUA THUỐC
VÀ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG THUỐC
SỐ : SOP 01 GPP
LẦN BAN HÀNH : 04 NGÀY : 30/6/2022
1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU.
- Hướng dẫn mua thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịpthời, đúng đủ theo nhu cầu, đúng quy chế và đáp ứng nhu cầu kinhdoanh của nhà thuốc
2 Phạm vi áp dụng.
Trang 4- Tất cả các loại thuốc thành phẩm, thực phẩm chức năng, mỹphẩm, dụng cụ y tế nhập vào nhà thuốc.
3 ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN.
Nhân viên NT Sắp xếp, trưng bày 4.2.4Chủ NT
Nhân viên NT
Ghi chép sổ sách,cập nhật thông tin vào phần mềm quản
lý Viettel
4.2.5
4.2 1 Mua thuốc
Lập dự trù mua hàng căn cứ vào:
- Lượng hàng tồn kho nhà thuốc
- Khả năng tài chính của nhà thuốc
- Cơ cấu bệnh tật; Nhu cầu thị trường trong kỳ kinh doanh
Lựa chọn nhà phân phối:
Trực tiếp đi tìm hiểu từ các trung tâm bán buôn, các công ty có uytín
Mua thuốc từ các nhà sản xuất, nhà cung ứng có đầy đủ tư cáchpháp nhân (có giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc)
Ưu tiên lựa chon các nhà phân phối
+ Có uy tín trên thị trường.Chính sách giá cả, chính sách phânphối, phương thức thanh toán phù hợp
+ Chất lượng dịch vụ: Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàngnhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo)
Trang 5- Đối với trường hợp muốn kinh doanh thuốc phải kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, thuốc tiền chất) thì phải có
sự chấp thuận bằng văn bản của Sở Y tế nơi cơ sở đó đặt trên địa bàn Lập đơn đặt hàng và mua hàng
+ Lập đơn đặt hàng : Tên hàng , mã hàng , quy cách, nhà phânphối
Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc điện thoại
4.2.2 Kiểm nhập thuốc
a)Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất xứ, bao bì của thuốc
- Kiểm tra Hoá đơn, chứng từ đầy đủ hợp pháp Số lượng thực tếvới hoá đơn, nếu có chênh lệch cần liên hệ lại với nhà phân phối
- Kiểm tra bao bì: Nguyên vẹn, sạch sẽ, không méo mó
- Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và bao bì trực tiếp
- Kiểm tra thuốc có được phép lưu hành: Có SĐK hoặc Tem nhậpkhẩu
- Kiểm tra số lô SX, hạn dùng, yêu cầu hạn dùng dài trên 12 tháng
b) Kiểm tra chất lượng thuốc cảm quan
- Thuốc viên nén: Kiểm tra màu sắc, kiểm tra độ ẩm của viên trong
lo hay vỉ bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu, kiểm tra độ toàn vẹncủa vỉ bằng mắt thường
- Thuốc viên nang: Kiểm tra tính toàn vẹn của viên, của vỉ (vỉkhông bị hở, bị rách, không có bột thuốc trong khoảng trống chứaviên)
- Đối với viên bao: Bề mặt nhẵn, không nứt, không bong mặt, bảoquản trong lo hoặc vỉ kín, lắc không dính Đối với viên bao đườngkhông được chảy nứơc
- Thuốc cốm : Kiểm tra độ ẩm bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếngkêu
- Đối với thuốc mỡ: Tuýp thuốc đồng đều,bao bì nguyên vẹn
- Đối với thuốc dán miếng hoặc băng dính: Phải đồng nhất
- Đối với thuốc đạn, thuốc trứng: Không chảy nước, bao bì trựctiếp nguyên vẹn
- Đối với Sirô thuốc: Thuốc phải trong, không biến chất trong quátrình bảo quản, không lắng cặn lên men, không có đường kết tinh lại
- Đối với thuốc nước để uống đóng ống: Màu sắc đồng đều phảitrong, các thông tin in trên ống phải rõ nét, đầy đủ
Trang 6- Thuốc tiêm : kiểm tra thuốc bột pha tiêm xem có bị vón không,lắc nhẹ quan sát.
Nếu hàng không đạt yêu cầu: Phải để ở “khu vực hàng chờ xử
lý.”Liên hệ với nhà cung ứng để trả hoặc đổi lại hàng
4.2.3 Niêm yết giá:
Niêm yết giá bán lẻ đầy đủ các mặt hàng, dán giá niêm yết lên bao
bì của thuốc hoặc bao bì ngoài của thuốc
4.2.4 Trưng bày thuốc: Theo Quy trình bảo quản - sắp xếp hàng
hoá
4.2.5 Cập nhật vào phần mềm quản lý cung ứng thuốc
Nắm thông tin các mặt hàng không có để thông báo cho kháchhàng và dự trù mua các mặt hàng thay thế
NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH
S.O.P BÁN THUỐC, THÔNG TIN, TƯ VẤN HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
THUỐC PHẢI KÊ ĐƠN
SỐ : SOP 02 GPP
LẦN BAN HÀNH : 04 NGÀY : 30/6/2022 Người viết Người kiểm tra Người duyệt
Ho tên Ngô Phương Chung Ngô Phương Chung Ngô Phương Chung
Ban hành lần: 04Ngày: 30/6/2022
1 MỤC ĐÍCH YÊU CẦU.
- Hướng dẫn bán và hướng dẫn sử dụng “ Thuốc bán theo đơn” hợp
lý - an toàn - hiệu quả, đúng quy chế chuyên môn
2 PHẠM VI ÁP DỤNG
Trang 7- Các mặt hàng có trong danh mục thuốc bán theo đơn có tại nhàthuốc.
3 ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN.
- Nhân viên làm việc tại nhà thuốc
- Dược sỹ phụ trách chuyên môn nhà thuốc
4 NỘI DUNG QUI TRÌNH.
4.2.1Tiếp nhận đơn thuốc và kiểm tra đơn thuốc
a) Kiểm tra đơn thuốc
- Theo đúng mẫu của đơn thuốc (ban hành kèm theo Thông tư
52/2017/TT- BYT quy định về đơn thuốc và việc kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm trong điều trị ngoại trú Đơn được ghi đủ, rõ ràng và
chính xác các mục in trong đơn
Chú ý:
- Với trẻ dưới 72 tháng tuổi: Ghi rõ số tháng tuổi, ghi tên và sốchứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân của bố hoặc mẹ hoặcngười giám hộ của trẻ
- Viết tên thuốc theo tên chung quốc tế (INN, generic) trừ trườnghợp thuốc có nhiều hoạt chất Trường hợp ghi thêm tên thuốc theo tênthương mại phải ghi tên thương mại trong ngoặc đơn sau tên chungquốc tế
- Số lượng thuốc viết thêm số O phía trước nếu số lượng chỉ có mộtchữ số (nhỏ hơn 10)
Trang 8- Đối với thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gâynghiện hoặc hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất dùnglàm thuốc, nếu là thuốc kê đơn thì phải có đơn của bác sỹ có chứng chỉhành nghề khám bệnh, chữa bệnh.
- Ghi tên thuốc, nồng độ/hàm lượng, số lượng, liều dùng, đườngdùng, thời điểm dùng của mỗi loại thuốc
- Đơn thuốc có giá trị trong 05 ngày kể từ ngày kê đơn
- Giải thích rõ cho người mua và có quyền từ chối bán thuốc theo
đơn trong các trường hợp đơn thuốc không hợp lệ, đơn thuốc có sai sóthoặc nghi vấn, đơn thuốc kê không nhằm mục đích chữa bệnh
b) Kiểm tra tính an toàn, hiệu quả và hợp lý về sử dụng thuốc củađơn
- Kiểm tra về dược lâm sàng: liều dùng, tương tác thuốc, các phảnứng có hại khác, kê trùng thuốc.v.v Trường hợp phát hiện đơn thuốckhông rõ ràng về tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hoặc có saiphạm về pháp lý, chuyên môn hoặc ảnh hưởng đến sức khoẻ ngườibệnh, phải thông báo lại cho người kê đơn biết
- Chú ý các đối tượng như trẻ em, người già, phụ nữ có thai, ngườisuy gan, thận
4.2.2 Tư vấn và giao tiếp với khách hàng
Hỏi thêm để nắm rõ tình trạng bệnh lý, hỏi tiền sử dị ứng và cácbiểu hiện tác dụng phụ của những thuốc bệnh nhân đã dùng
Hỏi xem có đang dùng loại thuốc nào không để tránh tương tácthuốc
4.2.3 Lựa chọn thuốc
Trường hợp đơn thuốc kê tên biệt dược:
- Bán theo đúng biệt dược đã kê trong đơn Nếu nhà thuốc không
có loại thuốc nào thì đánh dấu vào đơn để khách hàng đi mua ở nơikhác
- Trường hợp tại nhà thuốc không có biệt dược kê trong đơn hoặckhi khách hàng yêu cầu được tư vấn để lựa chon thuộc phù hợp vớiđiều kiện của mình thì Dược sĩ đại hoc giới thiệu các loại biệt dược(Cùng hoạt chất, liều lượng, cùng dạng bào chế, tác dụng, chỉ định)kèm theo giá của từng loại để khách hàng tham khảo, và tự chon loạithuốc phù hợp với khả năng kinh tế của mình
Lưu ý:
Trang 9- Đối với bệnh nhân nghèo thì cần tư vấn lựa chon thuốc có giá cảhợp lý và đảm bảo điều trị bệnh có hiệu quả
- Không tiến hành thông tin quảng cáo thuốc tại nơi bán trái vớiquy định,
- Chỉ dược sỹ đại hoc có quyền thay thế thuốc bằng một thuốc khác có cùng hoạt chất, dạng bào chế, cùng liều lượng khi có sự đồng ýcủa người mua
4.2.4 Lấy thuốc
- Thuốc được xuất theo nguyên tắc: Hạn dùng ngắn bán trước, hạndài bán sau Hàng nhập trước bán trước, nhập sau bán sau Kiểm trahạn dùng, số lượng thuốc, kiểm soát chất lượng cảm quan trước khigiao cho khách
- Lấy thuốc theo đơn đã kê, Đối với các thuốc không còn bao bìngoài thì cho thuốc vào các bao bì khác nhau:
+ Thuốc dùng ngoài dùng bao bì màu vàng hoặc xanh có dòng chữ
“Không được uống”
+ Thuốc phải kiểm soát đặc biệt dùng bao bì màu hồng có dòngchữ “Thuốc phải kiểm soát đặc biệt”
+ Các thuốc còn lại dùng bao bì màu trắng
+ Thuốc không có bao bì trực tiếp để trong bao bì kín khí
+ Các bao bì đựng thuốc phải ghi đầy đủ các thông tin trên bao bì:Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng, cách dùng, hạn dùng củatừng thuốc
Nếu khách không mua hết cả vỉ thuốc thì trước khi cắt vỉ phải chokhách xem hạn dùng của thuốc Để lại phần vỉ có hạn dùng tại nhàthuốc để theo dõi, kiểm soát hạn dùng Phần không có hạn dùng giaocho khách nhưng phải ghi rõ hạn dùng, số lô SX của thuốc trên bao bì
ra lẻ
- Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế ( Nếu có)
- Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn
4.2.5 Thu tiền.
Tính tiền theo giá thuốc niêm yết, (không được tính cao hơn) Nên
để người mua nhìn rõ ràng từng khoản thuốc đã tính Tính tổng số vàthu tiền của khách
4.2.6 Giao thuốc và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng
- Giao từng khoản cho khách hàng
Trang 10- Hướng dẫn sử dụng thuốc bằng lời nói và viết trực tiếp trên bao
bì Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về:
+ Tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tương tác thuốc, tác dụngkhông mong muốn,
+ Liều lượng và cách dùng thuốc: uống vào thời điểm nào, cáctương tác của thuốc với thức ăn đồ uống,
+ Các chú ý về bảo quản thuốc và thời hạn từ lúc mở lo thuốc đốivới thuốc lỏng
+ Lưu ý khách hàng goi điện hoặc liên lạc lại với nhà thuốc nếu cóvấn đề gì chưa hiểu hoặc có tác dụng phụ, dị ứng thuốc
- Nhắc nhở người mua thực hiện đúng đơn thuốc
4.3 Lưu các thông tin và số liệu.
- Đối với thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện hoặc dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất dùng làm thuốc sau khi bán phải ghi chép thông tin vào sổ theo dõi thông tin chi tiết khách hàng
- Lưu thông tin về đơn thuốc bao gồm: tên và địa chỉ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, họ và tên của người kê đơn thuốc, họ và tên của người bệnh, địa chỉ thường trú của người bệnh, tên thuốc kháng sinh, hàm lượng, số lượng.
- Lưu thông tin bán hàng vào phần mềm quản lý cung ứng thuốc
NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH
S.O.P BÁN THUỐC, THÔNG TIN, TƯ VẤN VÀ HƯỚNG DẪN SỬ
Trang 11DỤNG THUỐC KHÔNG KÊ ĐƠN
SỐ : SOP 03 GPP
LẦN BAN HÀNH : 04 NGÀY : 30/6/2022 Người viết Người kiểm tra Người duyệt
Ho tên Ngô Phương Chung Ngô Phương Chung Ngô Phương Chung
Ban hành lần: 04Ngày: 30/6/2022
1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU.
- Hướng dẫn bán, giới thiệu và tư vấn sử dụng “ Thuốc bán không theo đơn” (Thuốc OTC)An toàn - Hợp lý - Có hiệu quả cho khách hàng
2 PHẠM VI ÁP DỤNG.
- Các thuốc bán không theo đơn tại nhà thuốc
3 ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN.
- Phụ trách chuyên môn nhà thuốc
- Nhân viên làm việc tại nhà thuốc
4 NỘI DUNG QUY TRÌNH.
Nhân viên NT Tư vấn sử dụng thuốc 4.2.2
Trang 12a) Trường hợp khách hàng hỏi mua một loại thuốc cụ thể:
- Tìm hiểu :
+ Thuốc được mua dùng để chữa bệnh/ triệu chứng gì?
+ Đối tượng dùng thuốc? (Giới, tuổi, tình trạng sức khỏe, có đang
bị mắc các bệnh mãn tính nào không? đang dùng thuốc gì ? Hiệuquả ? Tác dụng không mong muốn? )
Đã dùng thuốc này lần nào chưa? Hiệu quả?
- Xác định việc sử dụng thuốc để điều trị bệnh/ triệu chứng bệnhnhân đang mắc là đúng hay không đúng?
b) Trường hợp khách hàng hỏi và tư vấn điều trị một số chứng bệnh thông thường:
+ Bệnh nhân đã dùng những thuốc gì để điều trị bệnh/ triệu
chứng này? Dùng như thế nào? Hiệu quả?
4 2.2 Đưa ra những lời khuyên đối với từng bệnh nhân cụ thể.
- Nếu việc sử dụng thuốc của bệnh nhân chưa đúng hoặc chưa phùhợp: Giải thích, tư vấn và hướng dẫn khách hàng chuyển sang loạithuốc khác đúng và phù hợp hơn Trong trường hợp cần thiết,khuyên bệnh nhân đi khám và mua theo đơn của bác sĩ
- Trao đổi, đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng phùhợp với từng đối tượng, từng chứng/ bệnh cụ thể
- Cung cấp các thông tin cụ thể về thuốc (nhà SX, dạng bào chế, giábán với khách hàng để khách hàng lựa chon
+ Thuốc dùng ngoài dùng bao bì màu vàng
+ Thuốc phải kiểm soát đặc biệt dùng bao bì màu hồng
+ Các thuốc khác dùng bao bì màu trắng
Trang 13+ Thuốc không có bao bì trực tiếp để trong bao bì kín khí
+ Các bao bì đựng thuốc phải ghi đầy đủ các thông tin trên baobì: Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng, cách dùng, hạn dùng củatừng thuốc
Nếu khách không mua hết cả vỉ thuốc thì trước khi cắt vỉ phải chokhách xem hạn dùng của thuốc Để lại phần vỉ có hạn dùng tại nhàthuốc để theo dõi, kiểm soát hạn dùng Phần không có hạn dùng giaocho khách nhưng phải ghi rõ hạn dùng, số lô SX của thuốc trên bao bì
4.2.5.Giao thuốc và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng
- Giao từng khoản cho khách hàng
- Hướng dẫn sử dụng thuốc bằng lời nói và viết trực tiếp trên bao
bì Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về
+ Tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tương tác thuốc, tác dụngkhông mong muốn,
+ Liều lượng và cách dùng thuốc: uống vào thời điểm nào, cáctương tác của thuốc với thức ăn đồ uống,
+ Các chú ý về bảo quản thuốc và thời hạn từ lúc mở lo thuốc đốivới thuốc lỏng
+ Lưu ý khách hàng goi điện hoặc liên lạc lại với nhà thuốc nếu
có vấn đề gì chưa hiểu hoặc có tác dụng phụ, dị ứng thuốc
4.2.6 Ghi chép sổ sách, cập nhật thông tin bán hàng vào phần mềm quản lý cung ứng thuốc
- Đối với thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện hoặc chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất dùng làm thuốc thuộc danh mục thuốc Không kê đơn theo Thông tư số 07/2017/TT- BYT, sau khi bán phải ghi chép thông tin vào
sổ theo dõi thông tin chi tiết khách hàng, phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh thuốc.
NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH
S.O.P
Trang 14BẢO QUẢN VÀ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG THUỐC
SỐ : SOP 04 GPP
LẦN BAN HÀNH : 04 NGÀY : 30/6/2022 Người viết
Người kiểm tra
Người duyệt
Ho tên Ngô Phương Chung Ngô Phương Chung Ngô Phương
ChungKý
Ngày Ngày 30/6/2022 Ngày 30/6/2022 Ngày 30/6/2022
1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU.
- Hướng dẫn kiểm kê và kiểm soát chất lượng thuốc có tại nhà thuốctheo đúng quy định, đúng quy chế, đảm bảo thuốc luôn được kiểmtra, kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo chất lượng và kịp thời phát hiệnthuốc không đạt yêu cầu về chất lượng tại nhà thuốc
2 PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG.
- Các loại thuốc có tại nhà thuốc
3 ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN.
- Dược sỹ phụ trách chuyên môn
- Nhân viên làm việc tại nhà thuốc
4 NỘI DUNG QUI TRÌNH.
1 Kiểm kê: 6 tháng /1 lần vào cuối tháng Kiểm kê số lượng của
từng loại thuốc
2.Kiểm soát chất lượng:
Các thời điểm kiểm soát chất lượng thuốc
- Kiểm soát chất lượng khi nhập thuốc về nhà thuốc
- Kiểm soát chất lượng thuốc trước khi giao hàng cho khách
- Kiểm kê kết hợp với kiểm soát chất lượng các sản phẩm có tạinhà thuốc 6 tháng/1 lần (kiểm soát định kỳ)
Trang 15- Kiểm soát đột xuất đối với các loại thuốc: Khi phát hiện dấu hiệubất thường về chất lượng thuốc, khi có khiếu nại của bệnh nhân về chấtlượng thuốc, kiểm soát đối với thuốc có hạn dùng ngắn
Nội dung của kiểm soát chất lượng:
4.3 Cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý cung ứng thuốc
Làm báo cáo tồn kho thuốc có chứa dược chất gây nghiện, chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất 6 tháng, hàng năm Báo cáo gửi về Sở Y tế.
NHÀ THUỐC QUÁN TÌNH
S.O.P GiẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI, THU HỒI
SỐ : SOP 05 GPP
LẦN BAN HÀNH : 04 NGÀY : 30/6/2022 Người viết
Người kiểm tra