CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Chương 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Chương 1 Phần II CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Chương 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH MỤC ĐÍCH YÊU CẦU Sau khi nghiên cứu xong chương 5 bạn có khả năng hiểu được Chức năng quản trị Chức năng hoạch định Các bước hoạch định chung Các bước hoạch định trong kinh doanh Thời hạn hoạch định Tính linh hoạt trong hoạch định 1 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Sự phân công lao động và chuyên môn hoá lao động trong lĩnh vực quản trị, là cơ sở hình thành nên các chức năng quản trị khác nhau Mỗi chức năng quản trị sẽ thực hiện một gia.

Phần II - CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ

Chương 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

• Các bước hoạch định chung.

• Các bước hoạch định trong kinh doanh.

• Thời hạn hoạch định.

• Tính linh hoạt trong hoạch định.

1 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ

Khái niệm: Chức năng quản trị là một loại công

cụ mang tính chuyên môn hoá trong hoạt động quản lý, mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào các bộ phận khác nhau của một tổ chức, nhằm phân bổ các nguồn tài nguyên một cách hợp lý, để thực hiện được mục tiêu đề ra

• Quản trị có 4 chức năng cơ bản là:

• hoạch định,

• tổ chức,

• lãnh đạo và

• kiểm tra

2 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 2.1 Khái niệm hoạch định

• Chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động

quản trị nhằm xác định các mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục

tiêu đó Kết quả của chức năng hoạch định là một bản

kế hoạch, một văn bản xác định những phương

hướng hành động mà công ty sẽ thực hiện.

• Chức năng hoạch định có 4 thành phần cơ bản sau:

- Mục tiêu

- Biện pháp

- Nguồn tài nguyên

- Việc thực hiện

Quá trình hoạch định

- Dự báo

- Ngân sách

Các nguồn tài nguyên

Các biện pháp

Việc thực hiện Các mục tiêu

Các kết quả thực hiện

H 5.1 - Chức năng hoạch định

2 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 2.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định phải trả lời được 4 câu hỏi sau đây:

• Làm gì? Là xác định được loại công việc sẽ thực

hiện;

• Làm như thế nào? Là xác định được cách thức

thực hiện công việc đã chọn;

• Khi nào làm? Là xác định được thời gian thực hiện công việc;

• Ai làm công việc đó? Là xác định người thực hiện công việc.

2 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 2.1 Khái niệm hoạch định

• Định nghĩa: Hoạch định là một hệ thống các

bước liên quan với nhau cho quá trình thực

hiện công việc trong tương lai, qua đó mà nhà quản trị xác định những gì cần phải làm, và

phải làm như thế nào để đạt được mục tiêu

của tổ chức.

2 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 2.2 Phân loại hoạch định

• Hoạch định được phân cấp theo các mục đích hoặc các nhiệm vụ, các mục tiêu, các chiến

lược, chính sách, các thủ tục và quy tắc, các chương trình và các ngân sách (H 5.3)

Các ngân sách Các chương trình Các thủ tục và quy tắc

Các chính sách Các chiến lược Các mục tiêu

H 5.3 - Phân cấp hoạch định

Mục đích hay nhiệm vụ

2.2 Phân loại hoạch định 2.2.1 Mục đích hay nhiệm vụ

( sứ mệnh công ty)

• Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì

phải có mục đích hay nhiệm vụ của nó

• Trong hệ thống xã hội có nhiều tổ chức

khác nhau, mỗi tổ chức đều có chức năng

nhiệm vụ nhất định

• Tuy nhiên có một số tổ chức xã hội hoặc

một số tổ chức bất vụ lợi không nói rõ được mục đích hoàn thành và nhiệm vụ của họ

2.2.2 Mục tiêu

• Mục tiêu được coi là loại hoạch định cơ bản nhất, bởi vì nó không chỉ chỉ ra điểm cuối cùng của hoạch định, mà còn là điểm kết thúc của các chức năng

quản trị.

• Trong một tổ chức có nhiều loại mục tiêu, có loại mục tiêu bao trùm toàn bộ tổ chức, trên cơ sở đó người ta xây dựng mục tiêu cho các bộ phận cấp thấp.

• Khi hoàn thành các mục tiêu bộ phận, hay mục tiêu

cơ sở, nó góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu

chung của tổ chức

2.2.3 Chiến lược

Hoạch định chiến lược là kế hoạch lớn và lâu dài được hiểu theo ba nghĩa:

1 Xác định các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được các mục tiêu toàn diện.

2 Xác định chương trình mục tiêu của một số tổ chức, các nguồn lực được sử dụng, các chính sách điều

hành việc thu thập sử dụng và bố trí các nguồn lực.

3 Xác định các mục tiêu dài hạn của một doanh nghiệp,

và các đường lối hoạt động và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu.

2.2.3 Chiến lược

• Hoạch địch chiến lược, là xác định:

- Các đối thủ

- Một thị trường không đủ lớn để thoả mãn tất cả

các nhà sản xuất tham gia cạnh tranh

- Một kẽ hở của đối thủ để có thể tận dụng

2.2.4 Chính sách

• Các chính sách là những điều khoản hoặc

những quy định chung, để hướng dẫn hoặc

khai thông các suy nghĩ và hành động khi đưa

ra quyết định

• Các chính sách giúp cho việc giải quyết ngay các vấn đề, mà không cần phải phân tích Bởi

vì, khi chúng xuất hiện trong các tình huống

tương tự và giúp cho việc thống nhất các kế

hoạch khác nhau, nhờ đó cho phép nhà quản trị chuyển giao quyền lực cho cấp dưới mà vẫn duy trì được sự kiểm soát công việc của họ

2.2.4 Chính sách

• Khó khăn trong việc đề ra các chính sách phù hợp và đủ tổng hợp để thực hiện các mục tiêu, bởi các lý do sau đây:

Thứ nhất, các chính sách rất ít được xác định rõ

ràng và ít khi được giải thích chính xác

Thứ hai, chính sự tham gia rộng rãi vào việc

hoạch định, và sự giải thích chính sách với sự khác biệt nhất định nào đó giữa các cá nhân

Thứ ba, không phải lúc nào cũng dễ dàng kiểm

tra một chính sách, bởi vì việc xác định một

chính sách thực tế có thể khó khăn và chính

sách đề ra không phải luôn luôn rõ ràng

2.2.5 Thủ tục và quy tắc

• Thủ tục là cách thiết lập một phương án cần

thiết cho việc điều hành các hoạt động trong

tương lai

• Chúng mang tính hướng dẫn hành động hơn là

về tư duy, và chúng chỉ ra một biện pháp chính xác mà theo đó một hoạt động cần phải thực

hiện

• Chúng là một chuỗi các hoạt động cần thiết

theo thứ tự thời gian

2.2.5 Thủ tục và quy tắc

• Quy tắc là để giải thích rõ ràng sự hành động, hoặc không hành động, nó mang tính cụ thể, cần thiết, không cho phép làm theo ý riêng

• là loại đơn giản nhất,

• nhưng thống nhất cao nhất

2.2.6 Chương trình

• Chương trình là tổng hợp của các loại hoạch

định như: mục đích, mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước tiến hành, các nguồn lực và các yếu tố cần thiết

để thực hiện chương trình đề ra

2.2.7 Ngân sách

• Ngân sách là một bản tường trình về các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số

• Hoạch định ngân sách được biểu thị dưới dạng tài chính,

• hay số giờ lao động,

• số đơn vị sản phẩm, có thể đo lường được bằng con số

2.2 Phân loại hoạch định

• Trong thực tế người ta phân loại hoạch định

làm hai loại đơn giản là hoạch định chiến lược

và hoạch định nghiệp vụ

- Hoạch định chiến lược là việc hoạch định được

vạch ra và thực hiện trong một thời gian dài,

thường do nhà quản trị cấp cao đề ra

- Hoạch định nghiệp vụ là việc hoạch định được

vạch ra và thực hiện trong một thời gian ngắn, thường được đề ra ở quản trị cấp thấp như:

phòng, ban, phân xưởng

Hoạch định chiến lược

• Hoạch định dạng này gồm có 3 dạng

chính: chiến lược công ty, chiến lược

kinhd doanh, chiến lược chức năng

– Chiến lược công ty: xác định hướng đi của công ty trong những khoảng thời gian xác

định

– Chiến lược kinh doanh: chiến lược mở rộng thị trường, chiến lược xâm nhập thị trường,…

2.3 Vai trò của việc hoạch định

• 2.3.1 Ứng phó với sự bất định và sự thay

đổi

• 2.3.2 Tập trung vào việc thực hiện mục tiêu

• 2.3.3 Tạo khả năng hoạt động tác nghiệp

• 2.3.4 Dễ dàng trong việc kiểm tra

2.3 Vai trò của việc hoạch định

Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi

• Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao, thì việc hoạch định vẫn cần thiết, bởi vì:

Thứ hai, sau khi hoạch định đã được xác định,

nhà quản trị cần phải đưa ra các kế hoạch cụ

thể, để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức sẽ biết cần phải thực hiện như thế nào đối với công việc

đã được xác định.

2.3 Vai trò của việc hoạch định

• Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi

- Ngay cả khi dễ dàng dự đoán được sự thay đổi, thì vẫn nảy sinh những khó khăn khi hoạch

định

- Khi các nhà quản trị không thể thấy được các

xu thế một cách dễ dàng thì việc hoạch định tốt

có thể hạn chế được những khó khăn

2.3 Vai trò của việc hoạch địnhTập trung vào việc thực hiện mục tiêu

• Quá trình hoạch định là xây dựng hệ thống các bước công việc, có liên quan với nhau nhằm

thực hiện mục tiêu của một tổ chức

• Quá trình thực hiện việc hoạch định, phải xác định được mối tương tác các loại công việc của các bộ phận trong hệ thống quản trị

• Mỗi loại công việc của các bộ phận đều được xác định cụ thể trong việc hoạch định, sự hoàn thành các bước công việc đó là từng bước tiến đến thực hiện mục tiêu đề ra

2.3 Vai trò của việc hoạch định

• Tạo khả năng hoạt động tác nghiệp

• Hoạch định thay thế các hoạt động mang tính manh mún, không được phối hợp, bằng sự nỗ lực mang tính định hướng chung

• Hoạch định thay thế luồng hoạt động bất

thường bằng luồng hoạt động đều đặn;

• Thay thế các phán xét mang tính bất cập, bằng các quyết định có sự cân nhắc kỹ lưỡng

2.3 Vai trò của việc hoạch định

Dễ dàng trong việc kiểm tra

• Không thể kiểm tra tốt công việc của các cấp dưới, nếu không có được mục tiêu đã định để

đo lường

• Khi kiểm tra sẽ cung cấp một kết quả thực tế,

để biết được kết quả đạt ở mức nào, cần được

so sánh với chỉ tiêu của hoạch định đề ra

• Là thước đo kết quả thực tế trong quá trình

kiểm tra, để có được sự đánh giá khách quan, chính xác, làm cơ sở cho các quyết định điều chỉnh

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Đâu là nơi muốn đến, cái

gì muốn thực hiện và khi

nào sẽ thực hiện

Xem xét các tiền đề

hoạch định

Các hoạch định sẽ hoạt

động ở môi trường bên

trong hay bên ngoài

Chọn một phương án

Chọn chương trình hành động sẽ thực hiện

Lập hoạch định hỗ trợ

Mua thiết bị Mua vật liệu Thuê, đào tạo nhân viên Phát triển sản phẩm mới

Định lượng hoạch định bằng việc lập ngân sách

Số lượng và giá bán Chi phí tác nghiệp cần thiết cho các kế hoạch

Chi phí cho trang thiết bị cơ bản

H 5.4 - Các bước hoạch định

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Nhận thức cơ hội

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Thiết lập các mục tiêu

Đâu là nơi muốn đến, cái

gì muốn thực hiện và khi nào sẽ thực hiện

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Xem xét các tiền đề

hoạch định

Các hoạch định sẽ hoạt động ở môi trường bên

trong hay bên ngoài

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Xác định phương án

Phương án nào có triển vọng nhất để đạt được

mục tiêu

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

So sánh các phương án dựa trên các mục tiêu

Phương án nào cho cơ hội tốt nhất đạt được mục tiêu với chi phí ít

nhất và lợi nhuận cao nhất

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Chọn một phương án

Chọn chương trình hành động sẽ thực hiện

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

3 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHUNG

Định lượng hoạch định bằng việc lập ngân sách

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH 4.1 Xác định mục tiêu

• Bước hoạch định bắt đầu từ việc xác định mục tiêu.

• Những mục tiêu này phải đáp ứng được những kỳ

vọng chung của nhiều nhóm lợi ích trong môi trường của một tổ chức.

• Xác định thứ tự ưu tiên và thời gian để thực hiện các mục tiêu của một tổ chức Nhà quản trị cũng cần phải giải quyết mâu thuẫn giữa các mục tiêu và quy định cách đo lường các mục tiêu để làm sao có thể đánh giá được các kết quả thực hiện

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH 4.1 Xác định mục tiêu

a Xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu

• Là tại một thời điểm đã định việc hoàn thành mục tiêu này quan trọng hơn so với việc hoàn thành những mục tiêu khác

• Phản ánh ý nghĩa quan trọng tương đối của những mục tiêu nhất định không kể đến thời gian

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH

4.1 Xác định mục tiêu:

b Thời gian cho các mục tiêu

• Hoạt động của một tổ chức được chỉ đạo theo những mục tiêu khác nhau, tuỳ thuộc vào thời lượng của hành động được dự kiến trong việc hoạch định

• Phân biệt những mục tiêu ngắn hạn, trung hạn

và dài hạn

• Mối quan hệ giữa thứ tự ưu tiên và thời gian rất chặt chẽ, vì những mục tiêu dài hạn là những mục tiêu phải được hoàn thành để đảm bảo

chắc chắn cho tổ chức tồn tại và phát triển

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH 4.1.Xác định mục tiêu:

c Mâu thuẫn giữa các mục tiêu

• Tất cả các chủ sở hữu, công nhân viên, khách hàng, người cung ứng, nhà nước đều luôn

quan tâm đến những hoạt động của công ty

• Quá trình xác định các mục tiêu không được

bỏ sót những quyền lợi này, và các kế hoạch phải thể hiện và kết hợp các quyền lợi của họ

• Trách nhiệm của nhà quản trị là phải đưa ra

những quyết định để dung hoà được các nhóm lợi ích trong việc hoạch định

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH

4.1Xác định mục tiêu:

d Việc đo lường các mục tiêu

• Những mục tiêu cụ thể, đo lường được sẽ làm tăng khả năng kết quả thực hiện Các mục tiêu được thể hiện ở các tiêu chí sau đây:

• Vị trí trên thị trường.

• Việc đổi mới.

• Năng suất.

• Các nguồn tài nguyên vật chất và tài chính.

• Khả năng sinh lời

• Thành tích và trách nhiệm của nhà quản trị.

• Thành tích và thái độ của công nhân viên.

• Trách nhiệm xã hội

• Hành động được đề ra nhằm đạt được một mục tiêu

• Hoạch định phải biết được phương án nào sẽ thực

hiện được mục tiêu,và có hiệu quả cao nhất.

• Hoạch định là một quá trình quản trị nhằm mục đích tạo ra những kết quả có trật tự.

• Có thể khảo sát hiệu quả của một phương hướng

hành động bằng cách dự báo.

• Dự báo là quá trình sử dụng thông tin quá khứ và hiện tại để dự đoán những sự kiện có thể xẩy ra trong

tương lai.

- Dựa theo số liệu doanh số bán cũ

- Những ý kiến của nhân viên bán hàng

- Phản ứng tự nhiên đối với tình trạng chung của công việc.

* Phương pháp này tương đối rẻ tiền và thường có hiệu quả đối với những công ty có thị trường ổn định hay sự biến động không lớn.

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH 4.2 Phương hướng hành động

a Dự báo khối lượng hàng bán ra

a2 Khảo sát thị trường

• Có thể dựa theo những ý kiến của khách hàng bày tỏ với nhân viên bán hàng

• Những kỹ thuật lấy mẫu thống kê;

• Có thể xác định khoảng doanh số bán dự kiến lẫn mức độ tin tưởng vào những ước tính đó

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH

4.2 Phương hướng hành động

a Dự báo khối lượng hàng bán ra

a3.Phân tích chuỗi thời gian

• Có thể dựa vào mối quan hệ giữa doanh số bán và

thời gian chịu tác động ít nhất của 3 yếu tố: thời vụ,

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH

4.2 Phương hướng hành động

a Dự báo khối lượng hàng bán ra

a.4 Mô hình kinh tế lượng

Mô hình này cho phép người dự báo đánh giá ảnh hưởng của một số biến đến doanh số bán

• Các biến như: giá cả, sản phẩm cạnh tranh và các sản phẩm thay thế.

• Các biến khác như: hàng tồn kho, tín dụng và thị hiếu của người tiêu.

Các giá trị của những biến này thu được của những năm

trước và được so sánh với doanh số bán sản phẩm đó trong cùng năm.

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH

4.3 Các nguồn tài nguyên

• Các nguồn tài nguyên chính để tích luỹ sản xuất ra sản phẩm trong tương lai, bao gồm: nhân lực, nguyên vật

liệu, năng lượng và vốn.

• Các kết quả dự báo nhằm hỗ trợ tài chính cho các nguồn tài nguyên

• Tập trung các nguồn tài nguyên vào mục tiêu chiến lược;

• tích luỹ các nguồn tài nguyên một cách có hiệu quả;

• kết hợp các nguồn tài nguyên này với công nghệ;

• và bảo toàn các nguồn tài nguyên cho các phương án

đổi mới chủng loại sản phẩm;

• và thu hồi nhanh các nguồn tài nguyên, tức là rút ngắn thời gian tung ra thị trường.

4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

TRONG KINH DOANH 4.3 Các nguồn tài nguyên

• Những kỹ thuật để dự báo các nguồn tài

nguyên cũng giống như những kỹ thuật để dự báo doanh số bán: linh cảm, khảo sát thị

trường, phân tích chuỗi thời gian và mô hình

kinh tế lượng

• Chỉ có khác một điểm là tìm cách biết được số lượng và giá cả của những thứ hàng cần mua chứ không phải của những thứ hàng sẽ bán ra