QUẢN TRỊ HỌC Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Chương 1 Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC MỤC ĐÍCH YÊU CẦU Sau khi nghiên cứu xong chương 6 bạn có khả năng hiểu được Khái niệm về tổ chức Vai trò của tổ chức Tầm quản trị của tổ chức Phân chia bộ phận cơ bản trong tổ chức Quyền hạn trong cơ cấu tổ chức Quan hệ quyền hạn trong tổ chức Đảm bảo công tác tổ chức có hiệu quả Quản trị sự thay đổi 1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC 1 1 Khái niệm về tổ chức Tổ chức là xác định một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ, chức vụ được hợp thức hoá 1 1 Khái niệm.

Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Phân chia bộ phận cơ bản trong tổ chức.

 Quyền hạn trong cơ cấu tổ chức.

 Quan hệ quyền hạn trong tổ chức.

Đảm bảo công tác tổ chức có hiệu quả.

1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm về tổ chức

 Tổ chức là xác định một cơ cấu chủ định về

vai trò, nhiệm vụ, chức vụ được hợp thức

hoá

1.1 Khái niệm về tổ chức

 Những người trong tổ chức phải hiểu và liên

kết trên 3 mặt chủ yếu sau đây:

1.1 Khái niệm về tổ chức

Hiểu về về tổ chức:

 Trước hết, cơ cấu chủ định là những bộ phận được thiết kế trong một tổ chức, có mối liên hệ hữu cơ với nhau, để đảm bảo sự phù hợp

 Thứ hai, vai trò, nhiệm vụ trong tổ chức là nói đến những người cùng làm việc với nhau để

thực hiện những nhiệm vụ được giao và những nhiệm vụ này phải được cụ thể và rõ ràng

 Thứ ba, cơ cấu tổ chức, vai trò, nhiệm vụ

trong cơ cấu tổ chức phải được hợp thức hóa

và công khai

1.2 Vai trò của tổ chức

a Phối hợp các nỗ lực hoạt động trong tổ chức b.Thiết kế một cơ cấu nhiệm vụ và các mối

quan hệ trong tổ chức

c Xây dựng những quy định hoạt động và quy

mô thích hợp cho từng bộ phận của tổ chức

d Xác định chức danh và quyền hạn trong tổ

chức

 Căn cứ vào mục tiêu, tổ chức sẽ xác định

nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cho từng người, và tạo ra cơ chế phối hợp các nỗ lực

hoạt động cá nhân trong tổ chức

b Thiết kế một cơ cấu nhiệm vụ và các mối

quan hệ trong tổ chức

 Tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có mối quan hệ hữu cơ với nhau, được ví như là hệ thống máy móc

 Thiết kế là nhằm xác định trước cách thức của từng

người và từng bộ phận để thực hiện công việc;

 Cơ cấu chỉ những bộ phận tương đối ổn định về

những loại hoạt động trong tổ chức đó, đảm bảo một nền tảng để cho tổ chức hoạt động trên đó.

 Xác định nhiệm vụ và mối quan hệ trong hoạt động

của từng người và của từng bộ phận, nâng cao hiệu

c Đề ra những quy định hoạt động và quy

mô thích hợp cho từng bộ phận của tổ chức

 Những quy định được xây dựng cho từng bộ phận

chức năng, nhằm đảm bảo cho các bộ phận này hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra với chi phí thấp nhất và đem lại hiệu quả cao nhất

 Mỗi bộ phận chức năng trong tổ chức đều phải xác

định quy mô thích hợp.

 Quy mô lớn, vừa hay nhỏ, với số lượng nhân sự cụ thể

là bao nhiêu, đều phải căn cứ vào yêu cầu của công

việc

 Xác định biên chế phù hợp là một khoa học nhằm đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức một cách hiệu quả nhất.

d Xác định chức danh và quyền hạn

trong tổ chức

 Cơ cấu tổ chức tạo ra một khuôn khổ tập trung vào việc phân định các chức danh, và xác định quyền hạn để đảm bảo sự tuân thủ trong công tác điều hành

bảo cho mỗi người thực hiện đúng nhiệm vụ

mình được giao phó, và cũng là để nâng cao

năng lực, trình độ chuyên môn của họ

 Những quyết định của nhà quản trị các cấp đều

1.3 Phân loại tổ chức

a Tổ chức chính thức

b Tổ chức không chính thức

a Tổ chức chính thức

 Là loại tổ chức có tư cách pháp nhân, được luật pháp công nhận, và có mối quan hệ chính thức trong xã hội

 Xác định được cơ cấu, vai trò, nhiệm vụ, và

hướng vào việc thực hiện mục đích, nhiệm vụ

b Tổ chức không chính thức

 Tổ chức không chính thức là bất kỳ hoạt động hợp tác riêng lẻ nào, đều mang tính tự nguyện, không xác định mục đích, nhưng kết quả đem lại là sự hợp tác của nhiều người

hợp với mục tiêu của tổ chức chính thức, và có thể không

2 TẦM QUẢN TRỊ CỦA TỔ CHỨC

 2.1 Tầm quản trị

 2.2 Tầm quản trị hiệu quả

 2.3 Những hạn chế của việc phân cấp quản trị

 2.4 Các yếu tố xác định tầm quản trị có hiệu quả

2.1 Tầm quản trị

 Trong một tổ chức việc thiết lập ra các bộ phận

mà khả năng có thể quản trị được Bộ phận ở đây để chỉ một lĩnh vực riêng biệt, một phân

xưởng, một chi nhánh, một phòng ban trong tổ chức, ở đó một nhà quản trị có quyền hạn thực hiện những hoạt động chuyên môn nhất định

 Sự hình thành các cấp khác nhau để quản trị gọi là tầm giám thị, hay là tầm quản

trị

 Tầm quản trị có hai loại: tầm quản trị

rộng và tầm quản trị hẹp.

2.1 Tầm quản trị

 Tầm quản trị rộng là tầm quản trị có ít cấp quản lý

H 6.1 - Tầm quản trị rộng

2.1 Tầm quản trị Tầm quản trị rộng có ưu điểm:

 Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn

 Cần phải ban hành các chính sách rõ ràng

 Cấp dưới được lựa chọn cẩn thận

Tầm quản trị rộng có nhược điểm:

 Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến ách tắc thực hiện quyết định

 Có nguy cơ cấp trên không kiểm soát nổi

 Cần có các nhà quản trị giỏi

2.1 Tầm quản trị

 Tầm quản trị hẹp là tầm quản trị có nhiều cấp quản lý

H 6.2 - Tầm quản trị hẹp

2.1 Tầm quản trị

 Tầm quản trị hẹp có ưu điểm:

 Giám sát chặt chẽ

 Lưu thông nhanh giữa cấp trên và dưới

 Tầm quản trị hẹp có nhược điểm:

 Cấp trên dễ can thiệp quá sâu vào công việc

của cấp dưới

 Có nhiều cấp quản trị

 Chi phí quản lý cao

 Khoảng cách quá xa giữa cấp cao nhất và thấp nhất

2.2 Tầm quản trị hiệu quả

 Không có mẫu số chung cho các loại tầm quản trị có hiệu quả

 Tầm quản trị cấp cao thì rộng hơn tầm quản trị cấp trung gian, tầm quản trị cấp trung gian rộng hơn tầm quản trị cấp cơ sở.

 Tuỳ thuộc vào tình hình và đặc điểm của mỗi lĩnh vực, ngành, công ty và năng lực trình độ của nhà quản trị để xác định một tầm quản trị cho phù hợp.

2.3 Những hạn chế của việc phân cấp quản trị

 Thứ nhất, sinh ra nhiều cấp là phát sinh ra chi phí lớn

 Thứ hai, có quá nhiều các cấp bộ phận làm

phức tạp cho việc thông tin

 Thứ ba, Nhiều bộ phận và nhiều cấp làm phức tạp cho công việc hoạch định và kiểm tra hoạch định

2.4 Các yếu tố xác định tầm quản trị có hiệu quả

 Đào tạo thuộc cấp

 Sự rõ ràng trong việc phân bố quyền hạn

 Sự rõ ràng trong việc hoạch định

 Sử dụng các tiêu chuẩn mục tiêu

 Tốc độ thay đổi của các chính sách và thủ tục

 Các kỹ thuật thông tin

 Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết

3 PHÂN CHIA BỘ PHẬN

CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC

 Phân chia bộ phận theo thời gian

 Phân chia bộ phận theo vùng địa lý

 Phân chia bộ phận theo thị trường

 Phân chia bộ phận theo dịch vụ

3.1 Phân chia bộ phận theo số lượng

chia thành các bộ phận khác nhau, tách những người tiến hành cùng một công việc giống nhau thành một bộ phận, đặt họ dưới dự kiểm soát của một nhà quản trị

 Được thực hiện trên một không gian rộng,

 với quy mô sử dụng lao động lớn, mà lao động

3.1 Phân chia bộ phận theo số lượng

 Phương pháp này vẫn còn tác dụng ở những nước đang phát triển, nhưng tác dụng của nó giảm dần, vì các lý do sau đây:

 Thứ nhất, công nghệ ngày càng phát triển, ngày càng có

nhiều nghề nghiệp khác nhau, sự chuyên môn hoá ngày càng sâu, lao động mang tính chất cộng đồng giảm dần, nếu có chỉ còn trong lĩnh vực nông nghiệp.

 Thứ hai, sự hình thành các bộ phận chức năng, các nhân viên được chuyên môn hoá lao động sâu, luôn tỏ ra có hiệu quả hơn

là các nhóm chỉ dựa vào số đông người.

 Thứ ba, chỉ có tác dụng ở cấp thấp nhất trong cơ cấu tổ chức, bởi vì sự hình thành này là căn cứ vào đặc điểm giống nhau

trong công việc của từng người Còn đối với quản trị cấp trung

và cấp cao, cách phân chia bộ phận dựa trên cơ sở chuyên

môn hoá, hay đặc điểm kỹ thuật, công nghệ

3.2 Phân chia bộ phận theo thời gian

3.3 Phân chia bộ phận theo chức năng

chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau

H 6.3 - Cơ cấu theo chức năng

GIÁM ĐỐC

3.3 Phân chia bộ phận theo chức năng

 Không có mẫu số chung cho mô hình phân chia

3.3 Phân chia bộ phận theo chức năng

Phương pháp này có những ưu điểm và nhược điểm sau đây:

 Ưu điểm

 Chuyên môn hoá lao động nhằm sắp xếp đúng người, đúng việc.

 Đơn giản hoá việc đào tạo các nhân viên.

 Dễ dàng trong khâu kiểm tra.

 Nhược điểm

 Trong quá trình chuyên môn hoá lao động, thường khó khăn trong việc quản trị toàn bộ công việc kinh doanh Giữa các bộ phận

chuyên môn hoá thường khó khăn trong việc phối hợp.

 Tận tụy theo bộ phận chức năng, chứ không phải đối với toàn bộ doanh nghiệp, dẫn đến tư tưởng cục bộ trong phạm vi bộ phận, nhà quản trị cần phải điều chỉnh nhằm tạo ra sự thống nhất.

 Chỉ có nhà quản trị cấp cao là người chịu trách nhiệm chính về lợi nhuận của doanh nghiệp Các bộ phận làm việc theo chức năng sẽ thiếu đi sự hiểu biết tổng hợp, do đó việc đề bạt nhà quản trị từ cấp chức năng lên cấp điều hành sẽ gặp khó khăn

3.4 Phân chia bộ phận theo vùng địa lý

 Một số ngành kinh doanh có đặc điểm riêng: phải trải dài trên một vùng địa lý; hay một

ngành kinh doanh có quy mô sản xuất lớn cần phải cung cấp nhiều dịch vụ cho các vùng lãnh thổ khác nhau, dẫn tới việc phân chia bộ phận theo vùng địa lý

3.4 Phân chia bộ phận theo vùng địa lý

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

GIÁM ĐỐC

MARKETING

GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

GĐ KHU VỰC TRUNG TÂM

GĐ KHU VỰC MIỀN ĐÔNG

GĐ KHU VỰC MIỀN TRUNG

GĐ KHU VỰC

MIỀN TÂY

GĐ KHU VỰC MIỀN BẮC

NHÂN SỰ

SẢN XUẤT KẾ TOÁN

KỸ THUẬT BÁN HÀNG

TỔNG GIÁM ĐỐC

 Các nhược điểm

năng quản trị, làm tăng hệ thống kiểm soát, bộ máy quản trị cồng kềnh hơn.

3.5 Phân chia bộ phận theo sản phẩm

 là căn cứ vào sản phẩm để phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

GIÁM ĐỐC

MARKETING

GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

QUẢN ĐỐC

PX - VÁN ÉP

3.5 Phân chia bộ phận theo sản phẩm

 Tầm quản trị bị thu hẹp ở cấp cao, vì tăng thêm nhiều cấp quản trị.

3.6 Phân chia bộ phận theo khách hàng

 là lấy khách hàng làm cơ sở để phân chia các hoạt động trong tổ chức thành các bộ phận

khác nhau

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ

GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU

GIÁM ĐỐC

NGÂN HÀNG

HÀNG HẢI

GIÁM ĐÓC NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP

H 6.6 - Cơ cấu theo khách hàng

3.6 Phân chia bộ phận theo khách hàng

 Phương pháp này có ưu điểm và nhược điểm sau đây:

3.7 Phân chia bộ phận theo thị trường

 là lấy thị trường làm đối tượng để các doanh nghiệp hướng vào đó mà phân chia thành các

bộ phận hoạt động khác nhau

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

BỘ PHẬN HÀNG MỸ PHẨM

PHÓ CHỦ TỊCH

BỘ PHẬN HÀNG ĐIỆN MÁY

H 6.7 - Cơ cấu theo thị trường

3.7 Phân chia bộ phận theo thị trường

sau:

 Các ưu điểm

 Có điều kiện tiếp cận khách hàng qua việc bán

hàng nhằm làm tăng doanh thu

 Khai thác hết khả năng và nhu cầu của khách

hàng, nhằm phát triển công việc kinh doanh.

3.8 Phân chia bộ phận theo dịch vụ

các bộ phận khác nhau, được tập hợp lại trong một bộ phận riêng, chuyên môn hoá

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC DỊCH VỤ

GIÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

PHỤ TRÁCH DỊCH VỤ PHÁP LÝ

PHỤ TRÁCH DỊCH VỤ SẢN XUẤT

GIÁM ĐỐC MARKETING

GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

PHỤ TRÁCH DỊCH VỤ NHÂN SỰ

PHỤ TRÁCH DỊCH VỤ GIAO DỊCH

PHỤ TRÁCH

XỬ LÝ THÔNG TIN

3.8 Phân chia bộ phận theo dịch vụ

Phương pháp này có ưu điểm và nhược điểm sau đây:

 Các ưu điểm

- Chuyên môn hóa, nên tiết kiệm được chi phí

- Nâng cao hiệu quả hoạt động

3.9 Phân chia bộ phận ma trận

 là sự kết hợp giữa phân chia bộ phận theo

chức năng và phân chia bộ phận theo sản

phẩm trong cùng một tổ chức

Trưởng phòng sản xuất

Trưởng phòng

kỹ thuật

Trưởng phòng nhân sự

3.9 Phân chia bộ phận ma trận

 Các ưu điểm

môn hoá theo chức năng và theo sản phẩm

được xác định; Trách nhiệm của nhà quản trị trong mỗi bộ phận được xác định rõ ràng

 Đáp ứng được sự thay đổi của môi trường, thể hiện được tính năng động trong kinh doanh

 Các nhược điểm

- Mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức

4 QUYỀN HẠN TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Khái niệm về quyền lực

 Giao phó quyền hạn

 Những nguyên tắc giao quyền

 Những nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền

 Tái tập trung quyền lực

4.1 Khái niệm về quyền lực

 Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập

trong hoạt động dành cho mọi người để thực hiện những quyết đoán của họ bằng các quyết định

4.1 Khái niệm về quyền lực

 Quyền lực có thể tập trung hay phân tán

 Phân quyền là sự phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức

4.1 Khái niệm về quyền lực

4.1 Khái niệm về quyền lực

 Chỉ thực hiện mức độ phân quyền lớn khi:

1 Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp

4.2 Giao phó quyền hạn

 Mục đích của việc giao quyền là làm cho tổ

chức tồn tại vững mạnh và thực hiện tốt được mục tiêu đề ra

 Nội dung giao phó quyền hạn

1 Xác định kết quả mong muốn

4.2 Giao phó quyền hạn

 Làm rõ sự uỷ quyền

- Uỷ quyền rộng là tạo cho người được uỷ quyền

tự quyết định những phương án tốt nhất để

thực hiện nhiệm vụ được giao

- Uỷ quyền chi tiết là những quy định của nhà

quản trị đối với cấp dưới một cách rất cụ thể và chi tiết, nhằm đảm bảo việc thực hiện chính

xác và theo đúng yêu cầu đề ra

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Giao quyền hạn theo kết quả mong muốn

 Giao quyền hạn theo chức năng

 Giao quyền hạn theo bậc thang

 Giao quyền hạn theo cấp bậc

 Thống nhất trong mệnh lệnh

 Tuyệt đối trong trách nhiệm

 Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

Giao quyền hạn theo kết quả mong muốn

thực hiện tốt, quyền hạn được giao cho từng

nhà quản trị cần phải tương xứng, nhằm đảm bảo rằng họ có thể hoàn thành kết quả mong muốn

 Cần phải chú ý:

- Thứ nhất, việc giao quyền hạn là nhằm thực

hiện mục tiêu mong muốn;

- Thứ hai, là phải có quyền tự quyết để thực hiện mục tiêu đề ra

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Giao quyền hạn theo chức năng

các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

- Cần phải hiểu được đầy đủ các hoạt động trong các bộ phận đó, nhằm tạo điều kiện cho việc

hoàn thành các mục tiêu

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Giao quyền hạn theo bậc thang

- Là một chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp

từ cấp trên xuống cấp dưới, xuyên suốt toàn bộ

tổ chức

- Tuyến quyền hạn từ nhà quản trị cao nhất đến mỗi vị trí nhà quản trị thấp nhất phải thể hiện

rõ ràng

- Xác định quyền hạn theo bậc thang để xác định

vị trí chịu trách nhiệm về việc ra quyết định của họ

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Giao quyền hạn theo cấp bậc

 là, duy trì việc uỷ quyền đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được chính họ đưa ra, chứ không được

đẩy ngược lên trên theo cơ cấu tổ chức

 Nhà quản trị ở mỗi cấp, khi đề ra quyết định

nào, phải căn cứ vào quyền hạn được giao

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Giao quyền hạn theo cấp bậc

H 6.12a - Quyền hạn được giao

Quyền lực đi ngược

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Thống nhất trong mệnh lệnh

 Là mệnh lệnh phải có sự thống nhất từ lúc ban hành cho đến khi thực hiện

 Việc một người có mối quan hệ trình báo lên

một cấp trên duy nhất càng hoàn thiện bao

nhiêu, thì vấn đề mâu thuẫn trong các chỉ thị

sẽ càng ít, và ý thức về trách nhiệm cá nhân

đối với các kết quả sẽ càng cao

 Quyền tự quyết trên một hoạt động cụ thể sẽ

đi từ một cấp trên duy nhất xuống cấp dưới

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Tuyệt đối trong trách nhiệm

- Trách nhiệm là một nghĩa vụ phải mang theo không thể giao phó được, không có cấp trên nào có thể trốn tránh trách nhiệm về hành

động của cấp dưới một khi họ đã uỷ quyền

4.3 Những nguyên tắc giao quyền

 Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách

nhiệm

- Quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành

những công việc được giao, còn trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng

đó

hoặc nhỏ hơn trách nhiệm nằm trong quyền

hạn được giao phó

 Lịch sử của doanh nghiệp

 Đường lối quản trị

 Sự độc lập

 Sử dụng các nhà quản trị

 Các biện pháp kiểm tra

 Thực hiện nhiệm vụ phân tán

 Năng động trong kinh doanh