BÀI tập lớn môn THIẾT kế và xây DỰNG PHẦN mềm tên đề tài xây dựng phần mềm quản lý khách sạn

Qui mô khách sạn hiện nay gồm 10 tầng , có khoảng 40 phòng ngủ và phòng Suite, được chia ra làm 3 kiểu phòng gồm: Executive Deluxe Rooms loại phòng đơn, phòng đôi Deluxe Rooms loại phò

Mô tả thực tế

Khách sạn khảo sát là 1 khách sạn tiêu chuẩn 3 sao, đặt tại quận 3 thành phố Hồ Chí

Minh Qui mô khách sạn hiện nay gồm 10 tầng , có khoảng 40 phòng ngủ và phòng

Suite, được chia ra làm 3 kiểu phòng gồm:

Executive Deluxe Rooms ( loại phòng đơn, phòng đôi) Deluxe Rooms ( loại phòng đơn , phòng đôi)

Superior Rooms ( loại phòng đơn, phòng đôi)

Mỗi phòng khách sạn được trang bị đầy đủ các tiện nghi tùy thuộc vào loại phòng, gồm máy điều hòa, TV cáp hoặc vệ tinh, bàn làm việc, điện thoại và Internet tốc độ cao Ngoài ra, khách sạn còn cung cấp các dịch vụ tiện ích khác như đưa đón tại sân bay, cho thuê xe và giặt ủi để đáp ứng mọi nhu cầu lưu trú.

Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình quản lý chuyển giao việc đặt phòng và thanh toán Nhân viên đang dùng Excel để quản lý đặt phòng, đăng ký và trả phòng của khách hàng Chính vì vậy đã gặp phải một số khó khăn trong quản lý, như thiếu tính đồng bộ dữ liệu, thời gian xử lý thủ công và dễ nhầm lẫn thông tin, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và trải nghiệm của khách hàng.

Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký , trả phòng mất thời gian.

Khó kiểm tra phòng hư hỏng, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống, phòng đang sử dụng…)

Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…

Vì các lý do trên, ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu triển khai một hệ thống quản lý nhỏ tại bộ phận kinh doanh Hệ thống này sẽ tập trung quản lý thông tin khách hàng, dữ liệu đặt phòng, quy trình nhận và trả phòng, đồng thời tạo lập các báo cáo và quản lý danh mục phòng một cách hiệu quả.

Nội dung thực hiện khảo sát

Người khảo sát: Trần Văn Khởi, Nguyễn Hoàng Huy, Nông Trần Bình Minh Đối tượng khảo sát: Lễ tân và Quản lý

TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com

Việc check-in và check-out cho khách được thực hiện bởi nhân viên lễ tân của khách sạn, từ việc xác nhận thông tin, cấp thẻ phòng đến ghi nhận thời gian lưu trú và thanh toán hoá đơn Quy trình này đảm bảo sự chuyên nghiệp và có thể có sự giám sát của quản lý để bảo đảm tuân thủ quy định, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng luôn ổn định Khách hàng được phục vụ bởi đội ngũ lễ tân, khi cần có sự hỗ trợ hay xử lý các yêu cầu đặc biệt sẽ được quản lý can thiệp để đảm bảo tiến độ và giải quyết nhanh chóng Mọi hoạt động liên quan đến check-in và check-out được lưu trữ trong hệ thống nhằm quản lý theo dõi và tối ưu hoá vận hành lưu trú.

Khách sạn có bao Khách sạn có nhiều nhân viên lễ tân làm theo ca, một quản lý, một nhiêu nhân viên? bảo vệ, và 2 nhân viên buồng

Giá của từng loại phòng và các dịch Tùy từng khách sạn, đa phần là lễ tân nhớ giá hoặc có bảng giá, menu vụ được ghi ở đâu?

Để quản lý đặt phòng hiệu quả và xác định nhanh phòng còn trống, hãy tra cứu trong file Excel quản lý đặt phòng của khách, kiểm tra tình trạng từng phòng và xem trên giá treo khóa để biết phòng nào còn chìa và tình trạng chìa khóa ra sao.

Nhân viên tra cứu và lưu trữ thông tin khách hàng bằng file Excel và sử dụng dữ liệu này để phục vụ khách hàng, ghi chú lịch lưu trú, yêu cầu đặc biệt và lịch sử giao dịch Dữ liệu được tổ chức trên các cột rõ ràng, định dạng đồng nhất và sao lưu định kỳ nhằm dễ tra cứu và bảo mật Quy trình quản lý dữ liệu khách hàng tại các khách sạn có thể tương tự nhau, nhưng mỗi cơ sở cần áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp, giới hạn quyền truy cập và tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.

Quy trình check-in bắt đầu khi nhận được thông tin đặt phòng, có thể từ seller hoặc người đặt hộ cho khách; nếu khách chưa đặt trước, nhân viên sẽ giới thiệu các loại phòng còn trống và, khi khách đồng ý, tiến hành check-in; nếu khách đã đặt phòng từ trước (qua điện thoại), nhân viên yêu cầu cung cấp thông tin đặt phòng và kiểm tra xem thông tin có khớp với sổ ghi đặt trước hay không; nếu khớp, tiến hành check-in cho khách.

2 Yêu cầu khách xuất trình các giấy tờ liên quan đến thủ tục nhận phòng: CMND, CCCD, Hộ chiếu Khách hàng sẽ nhận lại khi checkout và thanh toán.

3 Thông báo cho nhân viên buồng chuẩn bị phòng

4 Ghi thông tin khách hàng vào sổ.

5 Xác nhận lại thông tin với khách hàng: Loại phòng, giá phòng, số phòng, hình thức thanh toán,

6 Khách hàng kí xác nhận.

7 Giao chìa cho khách và đưa khách lên phòng

1 Lấy lại chìa khóa phòng từ khách hàng

2 Bộ phận buồng kiểm tra phòng và báo cho lễ tân.

Lễ tân thông báo cho khách về các chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn và các khoản phí có thể được ghi nhận trên hoá đơn Quy trình checkout tại khách sạn bắt đầu bằng việc rà soát lại danh sách dịch vụ đã dùng và tổng chi phí, tiếp đến thanh toán theo phương thức khách chọn Việc ghi vào hoá đơn và cách tính tiền được thực hiện dựa trên mức phí công khai và biên lai dịch vụ đã sử dụng Cuối cùng, hoá đơn được đưa cho khách kiểm tra để xác nhận tính chính xác của các khoản phí trước khi ký nhận và hoàn tất thanh toán.

6 Tiến hành thanh toán và gửi 1 biên hóa đơn cho khách 7.Trả lại giấy tờ cho khách

8 Ghi phòng trống vào trong file excel quản lý

Việc kết xuất dữ liệu và lập báo cáo thống kê thường do quản lý thực hiện, theo chu kỳ định kỳ từ ngày, tuần, tháng đến quý và năm Quá trình này cần xác định rõ ai làm và thời gian hoàn tất để đảm bảo tính nhất quán và kịp thời của báo cáo Dữ liệu và lịch trình kết xuất được ghi lại trong file Excel, giúp theo dõi tần suất, thời gian và tiến độ mỗi chu kỳ, từ đó dễ dàng điều chỉnh lịch làm việc cho công tác kết xuất dữ liệu.

Thông tin giao dịch được lưu trữ ở file excel đâu

Quản lý trong file excel của Khách sạn như thế nào?

Quản lý trong file excel của Khách sạn việc như thế nào?

Đặc tả yêu cầu cho chương trình

Mô tả quy trình thực hiện của chương trình:

Khách hàng có nhu cầu đặt phòng khách sạn có thể gọi điện trước để đặt phòng Nhân viên sẽ dùng phần mềm quản lý đặt phòng để ghi nhận đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký, bao gồm thông tin khách hàng, số lượng phòng đặt, loại phòng, kiểu phòng và ngày đến nhận phòng, đảm bảo quy trình đặt phòng nhanh chóng, chính xác và thuận tiện cho khách hàng.

Khách hàng có thể đặt phòng ngay khi đến khách sạn Sau khi nhận thông tin đặt phòng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng còn trống và thông báo kết quả đặt phòng cho khách hàng, đồng thời hướng dẫn thủ tục nhận phòng nếu cần.

Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên sẽ cập nhật đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký bao gồm ngày đến, số lượng trẻ em và người lớn, phương thức thanh toán, số tiền trả trước và các dịch vụ khách hàng đăng ký; đồng thời tạo hồ sơ khách hàng mới trong cơ sở dữ liệu để quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả Khách hàng có thể xem chi tiết thông tin về phòng như kiểu phòng, loại phòng, giá phòng và các trang bị trong phòng, cũng như danh mục dịch vụ và giá dịch vụ để đăng ký thêm trong thời gian lưu trú Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ không chỉ giúp tối ưu trải nghiệm lưu trú mà còn tăng cường hiệu quả quản lý đặt phòng và thanh toán nhanh chóng, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Khi khách hàng trả phòng, nhân viên dựa vào phiếu đăng ký để tính tổng chi phí phải trả, bao gồm tiền phòng, phí dịch vụ và thuế VAT, và sau đó xuất phiếu thanh toán cho khách hàng Việc này đảm bảo tính toán chi phí chuẩn xác, minh bạch và thuận tiện cho khách hàng nắm rõ các khoản phí trước khi thanh toán.

Đối với một số khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn đỏ, nhân viên sẽ tiếp nhận từ khách hàng các thông tin gồm tên khai thuế, mã số thuế và địa chỉ khai thuế, sau đó rà soát và kiểm tra tính hợp lệ của các dữ liệu này để đề xuất hóa đơn đúng theo yêu cầu của khách hàng.

Những yêu cầu hệ thống được chia làm 5 phần:

Thông tin khách hàng ( họ tên khách hàng , giới tính, quốc tịch , số điện thoại, địa chỉ, CMND hoặc hộ chiếu, email…)

Thông tin đặt phòng ( ngày đến, ngày đi, số người lớn , số trẻ em , số lượng phòng, loại phòng, kiểu phòng, giá phòng, dịch vụ, ghi chú…)

Kiểu phòng (Executive Deluxe, Deluxe, Superior)

Phòng loại ( phòng đơn, phòng đôi)

Gía và các trang thiết bị trong từng phòng.

Thông tin về khách sạn ( để hiển thị lên phần trên cùng của phiếu đăng ký, phiếu thanh toán, hóa đơn…)

Thông tin người quản trị, thông tin người dùng

Hiển thị thông tin phòng trống.

Tình trạng phòng( Kiểu , loại và giá phòng)

Danh sách và giá các dịch vụ hiện có.

Hiển thị danh sách khách hàng đặt phòng trước , danh sách khách hàng đang sử dụng phòng.

Tự động tính tổng số tiền: tiền phòng , thuế, phí các dịch vụ… Điều khiển:

Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Hệ thống có thể phân quyền người sử dụng

Những lợi ích của hệ thống mới

Chất lượng dịch vụ được cải thiện :

Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn

Chất lượng dịch vụ được cải thiện

Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác

Sự thi hành tốt hơn:

Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng

Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng

Sự thay đổi trạng thái phòng có thể được kiểm soát

Cung cấp nhiều thông tin hơn về trạng thái phòng, giá của mỗi phòng Cung cấp nhiều thông tin về dịch vụ hơn Điều khiển mạnh hơn:

Các lỗi nhập dữ liệu sẽ bị loại bỏ

Số lượng nhân viên tiếp tân giảm, giúp giảm chi phí

Chi phí các loại giấy tờ , thủ tục được loại bỏ.

1.4: Mô tả quy trình làm việc của khách sạn:

2/ĐẶC TẢ CHI TIẾT HỆ THỐNG:

2.1: Mục đích và phạm vi

- Đây là phần mềm desktop sẽ được sử dụng nội bộ bên trong khách sạn

- Chỉ những nhân viên của khách sạn mới có thể sử dụng phần mềm này, bao gồm: quản lý khách sạn, quản trị viên hệ thống, lễ tân

- Ứng dụng chỉ hỗ trợ quản lý cho một khách sạn

Ứng dụng quản lý khách sạn có thể được cài đặt trên nhiều máy tính của nhân viên, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả làm việc tại các bộ phận khác nhau Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu của hệ thống được lưu trữ trên máy chủ của khách sạn, đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung, sao lưu định kỳ và bảo mật cho thông tin khách hàng cũng như quá trình vận hành.

2.2: Người dùng và chức năng của mỗi người dùng

- Chỉ những nhân viên của khách sạn mới có thể sử dụng phần mềm này, bao gồm: quản lý khách sạn, quản trị viên hệ thống, lễ tân

Lễ tân có các chức năng chính gồm đặt phòng cho khách tại quầy lễ tân hoặc qua điện thoại từ xa, hủy đặt phòng tại quầy lễ tân hoặc qua điện thoại, và hỗ trợ checkin, checkout đồng thời xử lý thanh toán cho khách hàng Việc kết hợp đặt phòng tại chỗ và qua điện thoại, cùng với quy trình checkin và checkout cũng như thanh toán tại quầy, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu quản lý đặt phòng của khách sạn.

Trong hệ thống quản lý khách sạn, người dùng có thể sử dụng các chức năng chính sau: Quản lý thông tin khách sạn để quản lý toàn bộ dữ liệu và hồ sơ liên quan đến khách sạn, Quản lý thông tin phòng để quản lý chi tiết các phòng và tình trạng hiện tại của chúng, và Xem báo cáo thống kê để xem các báo cáo tổng hợp phục vụ phân tích hiệu suất vận hành và hỗ trợ quyết định kinh doanh.

- Admin có thể sử dụng các chức năng sau: o Quản lý các tài khoản theo yêu cầu cấp trên -> Quản lý tài khoản

2.3: Mô hình hóa yêu cầu sử dụng Use Case

2.3.1 Biểu đồ Use Case tổng quan

Hệ thống quản lý khách sạn cung cấp các chức năng trọng yếu như quản lý khách sạn cho phép người quản lý cập nhật và quản lý thông tin về khách sạn; quản lý phòng cho phép quản lý thông tin và tình trạng của từng phòng; xem báo cáo cho phép quản lý xem báo cáo và thống kê về khách sạn, phòng, khách hàng, dịch vụ và doanh thu; quản lý tài khoản cho phép quản trị viên quản lý tài khoản người dùng; đặt phòng cho phép lễ tân thực hiện đặt phòng cho khách hàng; hủy đặt phòng cho phép lễ tân hủy đặt phòng cho khách hàng; checkin cho phép lễ tân làm thủ tục nhận phòng tại quầy lễ tân; checkout cho phép lễ tân thanh toán và xử lý thanh toán của khách hàng.

2.3.2 Biểu đồ Use Case phân rã chi tiết

2.3.2.1 Biểu đồ Use Case Quản lý phòng

Usecase quản lý phòng bao gồm bốn chức năng chính: thêm phòng, sửa phòng, xóa phòng và tìm kiếm phòng Thêm phòng cho phép quản lý thêm phòng mới vào hệ thống để danh mục phòng được cập nhật đầy đủ Sửa phòng cho phép quản lý chỉnh sửa thông tin phòng hiện có trên hệ thống nhằm đảm bảo dữ liệu luôn đúng và cập nhật Xóa phòng cho phép quản trị viên xóa phòng khỏi hệ thống khi không còn cần thiết hoặc không còn hoạt động Tìm kiếm phòng cho phép quản lý tìm kiếm phòng theo ID hoặc tên để chỉnh sửa hoặc xóa nhanh chóng, hỗ trợ quy trình vận hành và tối ưu hóa hiệu suất quản lý phòng.

Chức năng chính của hệ thống là: tìm phòng trống để lễ tân có thể đặt phòng cho khách hàng; tìm khách hàng để tra cứu thông tin phục vụ đặt phòng, với khả năng tìm kiếm dựa trên số điện thoại hoặc tên khách hàng; và thêm thông tin khách hàng mới trong quá trình đặt phòng.

2.3.2.3 Use Case xem báo cáo

Mô tả use case: Hệ thống cho phép quản lý xem tất cả các loại báo cáo, xem báo cáo doanh thu theo từng phòng và xem thông tin phòng kèm theo danh sách đặt phòng liên quan đến một phòng trong một khoảng thời gian thống kê.

3.Danh sách các Use Case

[Mô tả tóm tắt các use case Đánh mã số các use case]

Mã Tên use case Ý nghĩa/Ghi chú

1 Đăng Nhập Người dùng đăng nhập để thực hiện lên các chức năng được phép thao tác.

2 Lập Phòng Thêm, xóa, sửa thông tin của bất kỳ phòng nào trong khách sạn.

3 Tra Cứu Tìm kiếm các thông tin mong muốn của người dùng.

4 Lập Phiếu Thuê Lập phiếu thuê phòng cho khách hàng có quyền được sử dụng phòng.

5 Lập Hóa Đơn Lập hóa đơn thanh toán tiền mà khách hàng phải trả

6 Báo Cáo Xây dựng các trang báo cáo cơ bản cho người dùng theo dõi tình hình hoạt động của khách sạn.

7 Thay Đổi Qui Định Thêm, xóa, sửa các quy định do khách sạn đặt ra. 3.1.Danh sách các tác nhân

[Danh sách các tác nhân và các use case liên quan Đánh số các tác nhân và use case]

Mã Tác nhân Mã Use case

1 Tiếp Tân, Thu Ngân, Kế Toán, Quản Lý 1

3 Tiếp Tân, Thu Ngân, Kế Toán, Quản Lý 3

3.2.1.Use case quản lý đăng nhập

TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Đối tượng sử dụng (actor) bao gồm: Lễ tân, nhân viên kinh doanh, Nhân viên

Nhân sự, NV Kế toán, Nhân viên Dịch vụ.

Use case này mô tả các bước đăng nhập của các actor vào hệ thống Các bước thực hiện:

Hệ thống đăng nhập yêu cầu actor cung cấp thông tin đăng nhập gồm tên đăng nhập và mật khẩu Sau khi nhập đầy đủ thông tin, actor nhấn nút Đăng nhập để thực hiện xác thực và truy cập vào tài khoản.

Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập và thông báo thành công hoặc thất bại cho người dùng Khi đăng nhập thành công, hệ thống dựa trên thông tin xác thực sẽ phân quyền theo loại nhân viên và áp dụng quyền hạn tương ứng với vai trò của họ Nếu đăng nhập thất bại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng đăng nhập lại để tiếp tục.

3.2.2.Use case đặt phòng Đối tượng sử dụng: Lễ tân

Use case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận việc đặt phòng trước của khách hàng.

+ Bộ phận Lễ tân đăng nhập vào hệ thống

+ Chọn chức năng đặt phòng cho khách hàng

+ Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng và ngày nhận phòng Bao gồm:

Số CMND; Họ tên; Địa chỉ; SĐT.

+ Bộ phận lễ tân nhập thông tin và ngày nhận phòng của khách đầy đủ theo form

Hệ thống tự động kiểm tra thông tin phòng theo ngày khách hàng yêu cầu và lọc nhanh danh sách các loại phòng cùng với những phòng còn trống có thể thuê vào ngày đó, giúp người dùng dễ dàng xem và chọn lựa phòng phù hợp Quá trình này tối ưu hóa trải nghiệm đặt phòng trên website bằng cách hiển thị sẵn các lựa chọn có sẵn, kèm giá và tiện nghi liên quan.

TH1: Còn loại phòng mà khách hàng yêu cầu:

+ Lễ tân chọn phòng theo yêu cầu của khách hàng đã đặt.

+ Click nút “Đăng ký” để hoàn tất việc đặt phòng trước của khách.

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	536,29 KB