Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ngân hàng nhà nước việt nam

Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, ngày 3 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số: 458/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành: Lưu trữ học

Người hướng dẫn: Ths Nguyễn Ngọc Linh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hà Trang

Mã số sinh viên: 1805LTHA040

Khóa: 2018 - 2022

Lớp: Lưu trữ học 18A

HÀ NỘI - 2022

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ và chỉ bảo của giảng viên hướng dẫn, cũng như là các cán bộ công chức tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này

Trước hết tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn Th.s Nguyễn Ngọc Linh đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cùng với các cán bộ, chuyên viên tại cơ quan đã tạo điều kiện và hợp tác hết sức có thể để quá trình khảo sát được hiệu quả

Đề tài khóa luận tốt nghiệp được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, đúc rút kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của người đi trước Do giới hạn về kiến thức và khả năng lý luận của tôi còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của các thầy cô giáo để đề tài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” là đề tài chúng tôi thực hiện trong quá trình học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tôi xin đảm bảo bài nghiên cứu khoa học là thành quả của tôi và số liệu trong nghiên cứu này là hoàn toàn trung thực Trong quá trình nghiên cứu tôi

có sử dụng các nguồn tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu và đã được trích nguồn tài liệu

Sinh viên

Nguyễn Hà Trang

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 1.Hình ảnh

Hình 2.1 Giao diện của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.Sơ đồ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Sơ đồ 2.4 Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

3.Bảng biểu

Bảng 2.1 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Bảng 2.2 Số lượng văn bản điện tử đi và đến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Bảng 2.3 Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Bố cục đề tài 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 8

1.1 Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử 8

1.1.1 Một số khái niệm 8

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử 11

1.1.3 Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 11

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 13

1.2.1 Các văn bản Luật 13

1.2.2 Các văn bản dưới Luật 14

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 18

2.1 Khái quát về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 18

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 18

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam 18

2.1.3 Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 20

2.2 Thực trạng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 21 2.3 Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 24

2.3.1 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 24

2.3.2 Số hóa tài liệu lưu trữ 30

2.3.3 Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 36

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 46

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 47

3.1 Nhận xét về thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 47

3.1.1 Ưu điểm 47

3.1.2 Hạn chế 48

3.1.3 Nguyên nhân 49

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 50

3.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng 50

3.2.2 Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan 50

3.2.3 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ điện tử 51

3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác

quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam 52

3.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực hiện việc công tác về lưu trữ điện tử 53

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 54

KẾT LUẬN 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

PHỤ LỤC 59

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xã hội hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội trong đó có lĩnh vực hoạt động văn thư - lưu trữ tài liệu nói chung và công tác quản lý tài liệu lưu trữ nói riêng Mọi phương thức hoạt động nghiệp vụ quản

lý tài liệu lưu trữ đã thay đổi từ truyền thống sang hiện đại Bởi các tài liệu lưu trữ không chỉ tồn tại dưới dạng giấy, in ấn truyền thống mà nó đã được chuyển đổi thành các tài liệu lưu trữ điện tử để dễ dàng quản lý trong hệ thống thông tin hiện đại tự động hóa phục vụ cho người dùng ở mọi lúc mọi nơi nhanh chóng, kịp thời… Do vậy, công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có

vai trò rất quan trọng để nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản giúp tài liệu tăng

tuổi thọ, giảm chi phí diện tích kho lưu trữ, khai thác sử dụng … góp phần

phát triển của cơ quan, tổ chức, kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, với sự phát triển của xã hội, công tác văn thư và công tác lưu trữ đã được xác định là những nhiệm vụ quan trọng trong bộ máy quản lý nhà nước và của từng cơ quan tổ chức Dù là cơ quan, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay quy mô lớn thì công tác văn thư – lưu trữ luôn giữ được một vị trí quan trọng vốn có của nó mà không hoạt động nào có thể thay thế được Không những thế, hiện nay, ở Việt Nam với chủ trương hội nhập, hợp tác quốc tế đang ngày càng phát triển thì vai trò của công tác văn thư và công tác lưu trữ càng cần được khẳng định và đổi mới để phù hợp hơn với xu thế phát triển trong xã hội hiện đại, xã hội thông tin Do

vậy, mọi ngành nghề hoạt động trong đời sống xã hội đã và đang tích cực

thực hiện chủ trương chuyển đổi số của Chính phủ theo hướng tự động hóa, hiện đại hóa nhằm thu thập, xử lý thông tin, lưu trữ bảo quản, tổ chức khai thác nhanh chóng, chính xác, đầy đủ… ở mọi lúc, mọi nơi một cách thuận lợi, hiệu quả Trong quá trình thực hiện chuyển đổi số việc quản lý một khối

lượng tài liệu lưu trữ điện tử có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, tổ

chức… Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức

quan trọng trong việc nghiên cứu vì tài liệu lưu trữ là bảo vật đặc biệt của quốc gia Bởi nó chứa đựng những thông tin trong quá khứ, những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội trong từng thời gian Hơn nữa, nó còn mang ý nghĩa

to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Trong giai đoạn hội nhập, hợp tác quốc tế với sự tác động của khoa học công nghệ đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử chính phủ được ghi lại dưới dạng điện tử, dạng số Bên cạnh việc quản lý văn bản giấy thì hiện nay các cơ quan của nhà nước ta đang bắt đầu phát triển việc việc quản lý văn bản bằng thông tin điện tử và mục đích đưa việc quản lý văn bản điện tử đến với công tác văn thư – lưu trữ trở nên thông dụng và phổ biến hơn trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, ngày 3 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ

đã ký Quyết định số: 458/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” nhằm thống nhất trong các hoạt động nghiệp vụ và công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cũng nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức, doanh nghiệp, người dân tiếp cận sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là một trong những đơn vị đi đầu trong việc thực hiện chuyển đổi số, đồng thời cũng rất quan tâm đến công tác văn thư và công tác lưu trữ nói chung, công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng, bởi lãnh đạo đã nhận thức được rất rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác này đối với NHNN Việt Nam Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, bên cạnh những thành tựu rất lớn đã đạt được, thì cũng còn không ít những khó khăn, hạn chế trong việc quản lý TLLT điện tử Để có cơ sở khoa học và

thực tiễn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan này, tôi chọn đề tài “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” để làm đề tài khóa luận của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

2.1 Trên thế giới

Hiện nay, tài liệu lưu trữ đều được các quốc gia trên thế giới nhận thức được giá trị to lớn của nó Không thể phủ nhận TLLT là một minh chứng rõ ràng nhất cho hoạt động, sự tồn tại và phát triển của mỗi dân tộc trên thế giới nói chung và dân tộc Việt Nam nói riêng Vì vậy, các nước đã rất chú trọng đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Qua đó, các tiêu chuẩn có liên quan đến công tác quản lý TLLT điện tử được một số quốc gia đưa ra như Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế đã công bố vào năm 2000 “ISO 15489: Thông tin và tư liệu

- Quản lý tài liệu” Ngoài ra, các tiêu chuẩn khác như “AS ISO 15489” (Australia) hay “BS ISO 15489”(Anh) cũng được áp dụng khá phổ biến Bên cạnh đó, tôi cũng đã nghiên cứu và kế thừa một số công trình nghiên cứu có liên quan:

+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế với đề tài: “Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội năm 2009 Hội thảo được tổ chức bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế (SARBICA) tổ chức Đây là Hội thảo khoa học đã thu nhận được nhiều bài báo của các học giả quốc tế trong khu vực và trên thế giới đến từ các nước như Pháp, Mỹ… nghiên cứu về số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau, từ đó có những chính sách bảo quản và khai thác tài liệu số hóa phù hợp

2.2 Trong nước

Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn các hoạt động của các tổ chức, cá nhân và cả hoạt động của Chính phủ đang được ghi nhận và lưu giữ dưới dạng điện tử, dạng số Để thích ứng với

sự phát triển của hoạt động xã hội và yêu cầu quản lý dẫn đến hình thành nhiều quan điểm, lý luận và công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ Chính vì vậy, hiện nay đã có một số công trình, đề tài tập trung nghiên cứu về lý luận, thực tiễn, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Về những đề tài khóa luận, luận văn, nghiên cứu như:

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, Nguyễn Khánh Hòa khoa Lưu trữ học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2013: Đề tài đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học

về lĩnh vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu tại Chi cục văn thư lưu trữ Hải Phòng”, Nguyễn Thị Huyền đã bảo vệ tại khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội năm 2015 Khóa luận đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu tại Chi cục văn thư lưu trữ Hải Phòng, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”, của Lưu Thị Linh khoa Lưu trữ học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bảo vệ năm 2020 Qua nghiên cứu, đề tài này

đã nêu lên những vấn đến về quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh vực quản lý tài liệu điện tại cho độc giả

Những đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học như: + Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học:

“Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm;

+ Đề tài khoa học cấp Bộ “Quản lý tài liệu điện tử từ thực tiễn Bộ Nội vụ” - TS Vũ Đăng Minh, Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ

Những bài viết được đăng tải và xuất bản phát hành trên tạp chí Văn thư lưu trữ như: PGS.TS Dương Văn Khảm Số hóa tài liệu lưu trữ – yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ, Tr 34 – 36]; Số hóa tài liệu – con đường hội nhập của lưu trữ trong nền kinh tế tri thức Tr 3 – 4 ;Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ, Tr 1- 2]; Bài “Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan Nhà nước, góc nhìn từ khía cạnh quản lý” của Đỗ Văn Thuận

3 Mục tiêu nghiên cứu

Với đề tài này mục tiêu của tôi muốn hướng tới như sau:

Một là, hệ thống hóa lý luận về quản lý TLLT điện tử

Hai là, nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam

Ba là, nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu tôi cần thực hiện như sau:

+ Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý TLLT điện tử;

+ Nghiên cứu các cơ sở pháp lý về công tác quản lý TLLT điện tử; + Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Từ đó đánh giá, nhận xét những ưu điểm, hạn chế

và nguyên nhân tồn tại hạn chế đó;

+ Đưa ra các các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam

5 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công

tác quản lý TLLT điện tử từ năm 2020 đến nay tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu liên quan đến hướng nghiên cứu của đề tài quản lý TLLT điện tử

- Phương pháp khảo sát thực tế: khảo sát tình hình thực tế của cơ quan Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để

từ đó đưa ra được những nhận xét qua những thông tin đã khảo sát được;

- Phương pháp thống kê, so sánh, phân tích số liệu: dựa trên các số liệu,

tư liệu thông tin và tình hình thực tế đã được thu thập, sử dụng những thông tin đã sẵn có từ các nguồn khác nhau….từ đó phân tích những ưu điểm và hạn chế về công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, và đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó;

- Phương pháp thu thập số liệu: sử dụng những thông tin đã sẵn có từ các nguồn khác nhau, cũng như thu thập trực tiếp thông qua phỏng vấn và khảo sát tình trạng thực tế tại cơ quan

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” được chia làm 3 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ: Khái quát một số nội dung cơ bản về cơ

sở lý luận, cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó đưa

ra những văn bản quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam áp dụng

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM: Thực trạng tại

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về công tác quản lý TLLT điện tử bao gồm các quy trình nghiệp vụ cũng như trình độ chuyên môn của các cán bộ công chức và chất lượng hạ tầng công nghệ thông tin

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM: Đưa nhận xét, những ưu điểm, hạn chế còn đang tồn tại

và nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Từ đó, đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Tài liệu

Tài liệu được bắt nguồn từ tiếng Latinh có nghĩa là chứng cứ Người ta

có nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu

Theo ISO 9001: 2015, “tài liệu” là loại văn bản có tính hợp pháp dùng

để làm căn cứ xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một bộ phận nhất định Tài liệu bao gồm 2 loại: Tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ

“Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác 3;1

1.1.1.2 Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng, mang lại nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ quản lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước

“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy” 13;1]

Hoặc “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định” 15;2]

Thực tế cho đến nay, vẫn chưa có khái niệm “tài liệu điện tử” và định

nghĩa chính thức trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, từ khái niệm văn bản điện tử nêu trên, có thể xác định tài liệu điện tử là tài liệu dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập định dạng điện tử hoặc được số hóa từ tài liệu

có vật mang tin khác

Như vậy, có thể hiểu tài liệu điện tử rộng hơn và bao hàm hơn khái niệm văn bản điện tử Tài liệu điện tử không nhất thiết phải được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng như văn bản điện tử, vì vậy, nó có nội hàm

và phạm vi phong phú, đa dạng hơn so với văn bản điện tử Nói cách khác, văn bản điện tử là một loại hình đặc trưng phổ biến của tài liệu điện tử

1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ

Theo quy định, Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ [3;1]

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp 3;1

1.1.1.4 Tài liệu lưu trữ điện tử

Theo Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập

ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác 3;4

Theo quy định, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt [3;4]

Việc quy định về nguồn gốc và cách thức hình thành tài liệu lưu trữ điện tử cũng bước đầu giúp cho các cơ quan có cơ sở xác định đối tượng, phân biệt được tài liệu lưu trữ điện tử với các tài liệu khác để có biện pháp quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp

1.1.1.5 Quản lý

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý một đối tượng nào đó Xã hội càng phát triển thì vai trò của quản lý càng cao, càng cần thiết hơn, phải được chú trọng hơn

Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích,

có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường

Quản lý là hiện tượng tồn tại trong mọi chế độ xã hội Bất kỳ ở đâu, lúc nào con người có nhu cầu kết hợp với nhau để đạt mục đích chung đều xuất hiện quản lý Quản lý trong xã hội nói chung là quá trình tổ chức điều hành các hoạt động nhằm đạt được những mục tiêu và yêu cầu nhất định dựa trên những quy luật khách quan Xã hội càng phát triển, nhu cầu và chất lượng quản lý càng cao

1.1.1.6 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Quản lý tài liệu nói chung là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng những thông tin quan trọng, bí mật của cơ quan, tổ chức, vì vậy cũng cần phải có hệ thống quản lý

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là việc hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử

1.1.2.1 Đặc điểm ghi tin và sử dụng các ký hiệu

+ Thông tin được mã hóa phong phú dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử;

+ Ban hành, xử lý và lưu giữ trong môi trường điện tử, con người không thể nhận biết trực tiếp nếu in ra giấy hoặc không có thiết bị hỗ trợ;

+ Phản ánh ngữ cảnh hành chính có thể nhận dạng, có tác giả, địa khách và người xây dựng;

+ Làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn

1.1.2.2 Đặc điểm kết nối nội dung thông tin và tính chất của tài liệu

+ Các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức hay cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý trong thời gian ngắn có khả năng kết nối;

+ Hình thức và nội dung (chữ ký điện tử) phản ánh tính chất đáng tin cậy của tài liệu;

+ Tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu khác nhờ tính đồng nhất (không có phân biệt bản gốc, bản sao, bản chính)

1.1.2.3 Đặc điểm về siêu dữ liệu

+ Kết nối, chu chuyển, sao chép với tốc độ nhanh, lưu trữ được dung lượng lớn tài liệu, không tốn kém diện tích kho tàng

+ Cơ sở dữ liệu không tách rời từ lúc tạo ra cho đến khi kết thúc vòng đời;

+ Thông qua số lượng các chuỗi bit, mặt vật lý được đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của tài liệu

+ Các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại dựa trên nguyên tắc phân loại có các mối liên kết rõ ràng

1.1.3 Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thứ nhất, cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn với việc tạo lập và

nắm bắt tài liệu cũng như quy cách đặt tên bản ghi

+ Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử phụ thuộc vào phương pháp tạo lập và định dạng bản lưu Có nghĩa,

nó phải được tạo lập bằng một phần mềm, để đảm bảo khi một bản ghi đã được phê duyệt thì chỉ cần chọn lệnh lưu, nó được bảo đảm toàn vẹn nội dung ngay trong hệ thống của phần mềm đó Mặt khác, có thể đảm bảo tính toàn vẹn của một bản ghi điện tử bằng cách chọn định dạng khi lưu

+ Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định dạng đầu tiên của bản ghi đó Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên

sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi (bao gồm cả tên cơ

sở dữ liệu) Những bản ghi được đặt tên thống nhất và hợp lý sẽ dễ dàng cho việc quản lý và tra cứu

Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin

+ Về đảm bảo tính toàn vẹn văn bản trong quá trình chuyển giao: Sau khi hoàn thành quá trình tạo lập, các tài liệu điện tử phải được duy trì ở định dạng cố định, không thể sửa chữa và cần có mã an toàn dạng chữ ký điện tử

+ Về đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu: Việc sử dụng hệ thống tài liệu điện tử trong trao đổi thông tin phải đảm bảo thực hiện Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và chính sách bảo mật của cơ quan, đơn vị Đối với một hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật của các tài liệu điện tử

để đảm bảo quyền truy cập đối với từng loại tài liệu

+ Về đảm bảo mức độ an toàn khi nhận tài liệu: Việc chuyển giao, nhận tài liệu trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các yếu tố liên quan đến việc gửi và nhận tài liệu cần được lưu lại một cách tự động trong hệ thống

Thứ ba, tổ chức khoa học tài liệu: là phải xây dựng khung phân loại

thông tin một cách khoa học, có k m theo thời hạn bảo quản của từng tài liệu nhằm làm cơ sở cho việc thiết lập các phần mềm quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức một cách thống nhất trong toàn quốc

Thứ tư, lưu trữ tài liệu cần tuân thủ một loạt các yêu cầu mang tính chất đặc thù, bao gồm: về lưu trữ siêu dữ liệu; về chuyển đổi định dạng tài liệu; về sao lưu dữ liệu và về lựa chọn thiết bị, công cụ lưu trữ phù hợp

Thứ năm, việc bảo quản an toàn tài liệu: Sự phát triển của khoa học công nghệ đã đặt ra việc lựa chọn hình thức và thiết bị bảo quản dữ liệu để đảm bảo an toàn tài liệu qua thời gian Tuy nhiên, việc lưu trữ tài liệu điện tử cũng phải đảm bảo phòng ngừa được nguy cơ như sự tấn công của virus,…

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1.2.1 Các văn bản Luật

Mặc dù, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện pháp luật về văn bản điện tử, lưu trữ điện tử Tuy nhiên, thực tế hiện nay tại các văn bản Luật và dưới luật đã có quy định liên quan đến vấn đề này, cụ thể như sau:

1.2.1.1 Luật Lưu trữ 2011

Tại Luật Lưu trữ năm 2011, đã quy định về một số khái niệm liên quan đến lưu trữ, đồng thời đưa ra các quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác” [3;4]

1.2.1.2 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006

Quy định tại Luật Công nghệ thông tin 2007 đã có các nội dung quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin và các biện

pháp, quyền, nghĩa vụ đảm bảo ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1.2.1.3 Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 3 năm 2006 Trong Luật đã quy định về giao dịch điện tử bao gồm Thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, vấn đề an ninh, an toàn, bảo mật trong giao dịch điện tử, lưu trữ thông điệp dữ liệu… trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định

1.2.1.4 Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13

Luật này được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 06/04/2016, quy định về việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân, nguyên tắc, trình tự, thủ tục thực hiện quyền tiếp cận thông tin, trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân

1.2.1.5 Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14

Ngày 12/06/2018, Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIV đã ban hành Luật số 24/2018/QH14 về an ninh mạng, cụ thể quy định về hoạt động bảo vệ an ninh quốc gia và bảo đảm trật tự, an toàn xã hội trên không gian mạng; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan

1.2.2 Các văn bản dưới Luật

1.2.2.1 Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ năm 2011

Tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 9;1]

Tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Lập hồ

sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện

tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” 9;1]

- Tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản

lý và lưu trữ dữ liệu” [9;2]

1.2.2.2 Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/7/2018

Ngày 12/07/2018, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính nhà nước

Tại Quyết định 28/2028/QĐ-TTg đã quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử, cụ thể: văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy Văn bản điện tử không thuộc quy định trên được gửi, nhận qua

hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy [13;2]

Về các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử, theo Quyết định 28/2028/QĐ-TTg, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản

điện tử [13;3]

1.2.2.3 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019

Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số BNV Quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, có hiệu lực kể từ ngày 10/03/2019 Thông tư này quy định nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

02/2019/TT-Tại Thông tư 02/2019/TT-BNV đã định nghĩa dữ liệu đặc tả của TLLT (hay còn gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ): “Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.” 14;1]

Ngoài ra, Thông tư này còn giải thích “Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.” [14;2]

1.2.2.4 Nghị định 30/2020/NĐ -CP ngày 05/03/2020

Nghị định 30/2020/NĐ -CP về công tác văn thư đưa ra nhiều quy định mới đối với công tác văn thư, đặc biệt, giá trị pháp lý của văn bản điện tử đã được Nghị định nêu ra tại Điều 5 Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế

1.2.2.5 Quyết định số 395/QĐ-BTTTT ngày 23/03/2020

Ngày 23/03/2020, Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quyết định số 395/QĐ-BTTTT hướng dẫn về việc sử dụng mã định danh văn

bản và bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống quản lí văn bản và điều hành (phiên bản 1.0)

Trong Chương 1, đã khái quát một số nội dung cơ bản về cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như khái niệm tài liệu, quản

lý, tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử, đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó cũng đã nêu ra được những văn bản quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam áp dụng

Những cơ sở trên sẽ giúp tác giả tìm hiểu được thực trạng về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN

TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 2.1.Khái quát về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Trên cơ sở chủ trương chính sách mới về tài chính- kinh tế đã được Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ II họp vào tháng 02/1951 đã đề ra, đến ngày 6 tháng 5 năm 1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 15/SL thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Ngân hàng có các nhiệm vụ quan trọng là: Quản lý việc phát hành giấy bạc và tổ chức lưu thông tiền tệ, quản lý Kho bạc nhà nước, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, phối hợp với mậu dịch để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch

Ngày 26/10/1961, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam được đổi tên thành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Từ năm 1990 đến nay, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đều thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức theo quy định của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997 (sửa đổi, bổ sung năm 2003), Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010 và theo các văn bản, nghị định của Chính phủ quy định

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Theo Nghị định số 16/2017/NĐ-CP, Chính phủ quy định cơ cấu của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam bao gồm:

“Điều 3 Cơ cấu tổ chức

1 Vụ Chính sách tiền tệ

2 Vụ Quản lý ngoại hối

3 Vụ Thanh toán

19 Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng

20 Các chi nhánh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

21 Viện Chiến lược ngân hàng

22 Trung tâm Thông tin tín dụng Quốc gia Việt Nam

23 Thời báo Ngân hàng

24 Tạp chí Ngân hàng

25 Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng

26 Học viện Ngân hàng.” 10;6]

2.1.2.2 Chức năng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Theo quy định của pháp luật thì ngân hàng Nhà nước là có tư cách pháp nhân, có vốn pháp định thuộc sở hữu nhà nước, có trụ sở chính tại Hà Nội

Ngân hàng Nhà nước được thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối, thực hiện chức năng của Ngân hàng

trung ương về phát hành tiền, ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ theo quy định của pháp luật [6;1]

2.1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 2, Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ (có văn bản k m theo)

2.1.3 Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Theo Quyết định 1188/QĐ-NHNN, Thống đốc NHNN thành lập phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc cơ cấu tổ chức của Văn phòng, được bố trí ở khu vực tầng 1 của Ngân hàng

Về nhân sự, trước đây phòng Văn thư – Lưu trữ chỉ có 4 cán bộ văn thư

và 1 cán bộ làm về lưu trữ Hiện nay, số lượng cán bộ phụ trách về công tác lưu trữ đã nhiều hơn, bao gồm 5 người, đều có trình độ từ trung cấp trở lên và

có kinh nghiệm về nghiệp vụ lưu trữ

Nhiệm vụ phòng Văn thư – Lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là tham mưu, giúp Thống đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ của ngành Ngân hàng và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Trụ sở chính Ngân hàng Nhà nước, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, như sau:

+ Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và trình Thống đốc ký ban hành, đồng thời hướng dẫn, theo dõi kiểm tra và báo cáo cấp có thẩm quyền;

+ Tiếp nhận và chuyển giao các văn bản đến theo chỉ đạo của Thống đốc hoặc Phó Thống đốc;

+ Quản lý, tổ chức hoạt động lưu trữ và cấp chứng thực TLLT theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện thủ tục phát hành văn bản của NHNN Việt Nam;

+ Quản lý và sử dụng các con dấu của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

+ Kiểm tra thể thức các văn bản do các đơn vị thuộc NHNN Việt Nam soạn thảo; trình Thống đốc ký ban hành và đăng công báo văn bản quy phạm pháp luật của NHNN Việt Nam

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cơ quan ngang bộ của Chính phủ Việt Nam nên số lượng văn bản hay tài liệu đều rất nhiều nên không thể phân tán để mỗi phòng tự quản lý Vì vậy, phòng Văn thư – Lưu trữ là nơi tập trung các văn bản, đồng thời quản lý, tổ chức hoạt động lưu trữ đối tài liệu lưu trữ

Hằng năm, NHNN Việt Nam đều tổ chức các buổi tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ cho các công chức, viên chức của Ngân hàng, riêng các cán

bộ thuộc phòng Văn thư – Lưu trữ được tham gia một số hội thảo về văn thư – lưu trữ, các buổi tọa đàm chuyên đề về ngành văn thư – lưu trữ,…

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022

Việt Nam

2.2 Thực trạng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Từ năm 2016, Ngân hàng Nhà nước đã chính thức sử dụng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan Từ thời

điểm đưa vào sử dụng đã hình thành hai loại TLLT điện tử: Văn bản điện tử

và Tài liệu số hóa từ các vật mang tin khác; đồng thời bắt đầu hình thành

phương thức lưu trữ mới trên môi trường điện tử

+ Về văn bản điện tử: Văn bản điện tử tại NHNN Việt Nam bao gồm

văn bản đến và văn bản đi Trung bình hàng năm, Ngân hàng hình thành trên

15.000 văn bản điện tử đến và 20.000 văn bản điện tử đi với tổng số hàng

ngàn GB dữ liệu lưu trữ Quy trình quản lý văn bản điện tử tại NHNN được

thực hiện trên phần mềm hệ thống quản lý và được diễn ra như sau:

Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà nước

Việt Nam

Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà nước

Việt Nam

+ Về tài liệu được số hóa từ vật mang tin khác: Ngân hàng Nhà nước

Việt Nam đưa ra Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021-2025, trong đó NHNN hướng tới số hóa 100% kết các tài liệu đang còn hiệu lực và có giá trị

sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngân hàng Nhà nước Tính từ thời điểm triển kế hoạch cho tới nay, Ngân hàng Nhà nước đã số hóa được khoảng

400 mét giá TLLT theo quy định và mục tiêu kế hoạch

Tài liệu lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam được hình thành từ những năm 1951 kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh số 15/SL thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Khối tài liệu có thời gian từ những năm

1951 đến năm 1994 tình trạng vật lý kém do chất lượng giấy thấp, đánh máy chữ ốp-ty-ma, chữ mờ, tài liệu hư hỏng tự nhiên Khối tài liệu hình thành từ năm 1995 trở lại đây có tình trạng vật lý tốt hơn do chất lượng giấy, mực in

và điều kiện bảo quản đã được cải thiện

Tại các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, công tác bảo quản tài liệu từng bước được cải thiện do được trang bị đầy đủ tủ đựng và hộp, cặp đựng hồ sơ Hầu hết tài liệu được lập hồ sơ bảo quản tại các phòng

ban để phục vụ nhu cầu sử dụng hằng ngày Theo số liệu thống kê đến cuối năm 2020, tổng khối lượng tài liệu tại kho lưu trữ Ngân hàng Nhà nước Trung ương gần 10.000 mét giá Các tài liệu đến năm 2021 đều đã được chỉnh lý theo đúng quy định của Cục Văn thư lưu trữ

2.3 Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.3.1 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Nhằm từng bước hiện đại hóa hoạt động hành chính và công tác chỉ đạo điều hành, từ ngày 01/7/2016, NHNN đã triển khai tới toàn bộ công chức tại trụ sở chính NHNN và 63 NHNN chi nhánh các tỉnh thành phố Phần mềm thông tin quản lý văn bản và điều hành (E.doc) với nhiều tính năng hữu ích phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên môi trường điện tử

Về mục tiêu:

+ Là phần mềm nội bộ thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử và thực hiện công tác chỉ đạo điều hành của NHNN Việt Nam, được xây dựng nhằm mục đích quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước một cách thống nhất, đồng thời bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng TLLT có hiệu quả;

+ Giải pháp ứng dụng CNTT đóng vai trò quan trọng phục vụ hoạt động hành chính của toàn hệ thống NHNN

Về thiết kế, chức năng: Phần mềm thông tin quản lý văn bản và điều hành (E.doc) của NHNN Việt Nam có nhiều tính năng hữu ích phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên môi trường điện

tử, đồng đã đáp ứng được yêu cầu về thiết kế, cụ thể như sau:

+ Các tính năng hỗ trợ quá trình thực hiện quy trình quản lý TLLT điện

tử, ký số trên tài liệu và các nghiệp vụ lưu trữ khác được đáp ứng đầy đủ

+ Các văn bản, TLLT trong hệ thống bảo đảm được tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn

+ Ngoài các chức năng cơ bản như tạo lập và theo dõi văn bản, kết nối

và liên thông, an ninh thông tin và bảo quản và lưu trữ tài liệu, phần mềm của NHNN có thêm một số chức năng tiện ích hơn, cụ thể như: Tự động nhắc công việc sắp đến hạn qua tin nhắn, e-mail; Gửi tin nhắn thông báo văn bản, công việc mới đến điện thoại

Thông qua phần mềm E.doc, lãnh đạo các cấp có thể quản lý, theo dõi tiến độ, trạng thái các công việc đang xử lý, kiểm soát thời hạn hoàn thành; phần mềm E-doc cũng kết nối trực tiếp với trục liên thông của Chính phủ để gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan hành chính nhà nước; kết nối với cổng thông tin điện tử của Chính phủ để công bố trực tuyến số liệu xử lý văn bản, dịch vụ công của NHNN

Hằng năm, NHNN Việt Nam vẫn thường xuyên nâng cấp, cập nhật chương trình, các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, các giải pháp kỹ thuật phục vụ việc kết nối công tác quản lý TLLT điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia và phối hợp triển khai tích hợp giải pháp dịch vụ chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nước Trên Trục liên thông văn bản Quốc gia, Phần mềm quản lý văn bản của NHNN đã phản hồi đầy đủ các trạng thái xử lý văn bản theo quy định (cụ thể đã cập nhật 6/6 trạng thái: Đã đến, Đã tiếp nhận, Phân công, Đang xử lý, Hoàn thành và Từ chối)

Trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành E.doc đã có chức năng lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và được tổ chức thực hiện đối với toàn bộ các đơn vị tại Trụ sở chính NHNN Quy trình thực hiện lưu trữ trên Phần mềm E.doc của NHNN như sau:

I LẬP DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CẬP NHẬT DANH MỤC HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN

Lập Danh mục hồ sơ: định kỳ hàng năm NHNN ban hành danh mục hồ

sơ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Văn thư cơ quan thực hiện)

Để thực hiện được chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn

“Đơn vị/ Nhóm hồ sơ”:

a) Thêm mới hồ sơ

Bước 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, người dùng chọn mục “Thêm”

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form

+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

+ Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức Sau đó chọn tên công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý” Những người được chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục như người tạo Danh mục Những người không được thêm vào danh sách người có quyền cập nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên Danh mục mà không có quyền chỉnh sửa Danh mục

+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”

để thực hiện lưu thông tin vừa nhập vào

+ Danh mục hồ sơ vừa được lưu sẽ hiển thị ở danh sách Danh mục hồ

sơ

* Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì lập lại như tạo mới Danh mục nhưng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở Danh mục cần thêm

Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:

+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị

+ Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn