Giáo trình Tin học đại cương: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Thủy (Chủ biên)

Giáo trình Tin học đại cương được biên soạn nhằm mang lại cho sinh viên các kiến thức cơ bản cũng như các kĩ năng cần thiết của Tin học như: khái niệm chung về máy tính điện tử, sự hoạt động của hệ điều hành, các kĩ năng cơ bản để soạn thảo và tính toán, cũng như các hiểu biết chung về mạng máy tính và Internet. Phần 2 của giáo trình có nội dung gồm chương 4 và chương 5, mời các bạn cùng tham khảo chi tiết!

Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL

Bảng tính điện tử Microsoft Excel (gọi tắt là MS Excel) là một sản phẩm phần mềm nằm trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows Đây là phần mềm được dùng rất phổ biến trong công tác quản lý, kế toán, văn phòng,… MS Excel có nhiều phiên bản khác nhau, từ

MS Excel 5.0 cho Windows 3.1 cho đến hiện nay là MS Excel 2013 Các phiên bản MS Excel càng cao thì càng được bổ sung nhiều các công cụ hỗ trợ, các chức năng mới,… Tuy nhiên, các phiên bản khác nhau của MS Excel đều có những đặc điểm cơ bản sau:

Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng biểu hai chiều

Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu

Đặt lọc, kết xuất dữ liệu

Trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính ở dưới dạng các đồ thị, biểu đồ Cung cấp hệ thống các hàm mẫu như: hàm mẫu toán học, hàm mẫu kế toán tài chính, hàm mẫu ngày tháng, thời gian, hàm xử lý văn bản,… rất tiện lợi trong xử lý tính toán trên các bảng tính

Có các chức năng phân tích, tính toán xử lí số liệu như: xác suất, thống

kê, hồi qui tuyến tính, toán tài chính, …

Tổ chức in ấn các bảng biểu một cách dễ dàng và thuận lợi

Trong chương này chúng tôi trình bày các thao tác trong MS Excel,

minh họa với phiên bản MS Excel 2010 chạy trên môi trường Windows 7 4.1 Giới thiệu chung về MS Excel

Trong phần này trình bày các nội dung: Khởi động, màn hình và thoát khỏi MS Excel; cấu trúc bảng tính MS Excel và một số thao tác với tệp bảng tính MS Excel Đây là những thao tác cơ bản nhất đối với bất kì ai làm việc với một phần mềm chạy dưới môi trường Windows nói chung và với MS Excel nói riêng

4.1.1 Giới thiệu chung về Excel

a Khởi động và thoát khỏi MS Excel

Khởi động

Cũng như các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên môi trường Windows, để khởi động phần mềm MS Excel có rất nhiều cách, sau đây là hai cách thường sử dụng như sau:

Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng MS Excel trên màn hình nền Cách 2: Kích chuột Start→ All Programs→ Microsoft Office → Microsoft Excel 2010

Màn hình

Sau khi khởi động xong trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ của MS Excel gồm một số thành phần sau:

Hình 4.1: Màn hình Excel Thanh tiêu đề (Title bar): Ghi ngầm định tên phần mềm là Microsoft Excel, tên gọi tệp bảng tính (workbook) là Book1, kiểu tệp bảng tính ngầm định XLSx Về sau để tiện cho việc quản lý các tệp bảng tính khi lưu lên bộ

nhớ ngoài thì người sử dụng phải đặt lại tên gọi tệp bảng tính đó Ngoài ra, bên phải thanh còn chứa các nút: Minimize (nút thu nhỏ), Maxmize (nút phóng to) hay Restore (nút phục hồi), Close (nút đóng)

Thanh thực đơn (Menu Bar): Thanh thực đơn (thanh Ribbon): Chứa

các thực đơn (tab, thẻ) lệnh thực hiện các chức năng của chương trình có

chứa các thực đơn con đó là: File, Home, Insert, Page Layout, Review, View, Data, …Trong các thực đơn con có chứa các nhóm, trong các nhóm lại chứa các nút lệnh Dưới đây là một số các thực đơn con thường dùng:

* File: Chứa các lệnh liên quan tới các thao tác với tệp Excel tương tự

như Word

* Home: Chứa các nhóm lệnh:

o Clipboard: Sao chép, di chuyển

o Font: Font (phông) chữ

o Alignment: Căn chỉnh lề trong ô, xuống dòng trong ô, gộp ô, tách ô gộp

o Number: Định dạng dữ liệu

o Styles: Định dạng bảng tính

o Cells: Chèn ô, cột, hàng, bảng tính; xóa ô, cột, hàng, bảng tính; định dạng cột, hàng; ẩn hiện cột, hàng, bảng tính; đổi tên, sao chép, di chuyển bảng tính, …

o Editing: Tính toán, tìm kiếm, thay thế, sắp xếp, …

* Insert: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng:

o Tables: Chèn bảng, PivotTable, PivotChart

o Illustrations: Chèn các đối tượng đồ họa, sơ đồ, …

o Charts: Chèn các loại biểu đồ

o Links: Chèn các liên kết

o Text: Chèn các đối tượng như TextBox, Wordart, Header & Footer, công thức toán học

o Symbols: Chèn các ký tự đặc biệt

* Page Layout: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới bố cục của bảng tính:

Themes: Tùy chỉnh nền cho toàn bộ các đối tượng Shape trên bảng tính

Page Setup: Định dạng trang in

Scale to fit: Cố định số trang được in trong một trang

Sheet Options: Ẩn hiện đường kẻ hàng cột (lưới), địa chỉ hàng cột Arrange: Sắp xếp các đối tượng trên văn bản

* Formulas: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới hàm và công thức:

o Function Library: Các hàm Excel

o Defined Names: Đặt tên vùng làm việc

o Formula Auditing: Tham chiếu công thức

o Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel

* Data: Chứa các nhóm lệnh làm việc với dữ liệu:

o Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác

o Sort & Filter: Sắp xếp và lọc dữ liệu

o Data Tools: Một số công cụ thao tác với dữ liệu

o Outline: Các lệnh nhóm dữ liệu, ví dụ Subtotal

* Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các thao tác như kiểm tra

ngữ pháp, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính, …

* View: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các lệnh hiển thị:

o Workbook Views: Chế độ hiển thị

o Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel như địa chỉ hàng cột, lưới, công thức,

o Zoom: Phóng to, thu nhỏ nội dung bảng tính

o Window: Hiển thị nhiều bảng tính

o Macros: Các lệnh riêng lẻ

Thanh công cụ truy cập nhanh (Customize Quick Access Toolbar):

Nằm bên trái thanh tiêu đề, được dùng để truy nhập nhanh đến các nút lệnh thường dùng Ta có thể bổ sung hoặc loại bỏ nút lệnh bằng cách kích vào

ở cuối thanh công cụ, rồi sau đó tích chọn

Thanh công thức (Formula bar): Hiện tọa độ của ô được chọn (ô hiện

thời), biểu tượng nút hủy bỏ, nút chọn, nút chèn hàm, giá trị hay công thức tại ô được chọn

Vùng trình bày dữ liệu: Thực tế đây chính là cửa sổ của tệp bảng tính

(workbook) Ta cũng chú ý rằng mỗi tệp bảng tính của MS Excel có số lượng bảng tính không hạn chế (worksheet hay sheet) với các tên bảng tính ngầm định Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Mỗi bảng tính được cấu tạo dạng

bảng hai chiều bao gồm có 1.048.576 hàng, 16.384 cột Các cột được đánh

số A, B,…,AA,…,XFD theo thứ tự từ trái sang phải Các hàng được đánh số 1,2,…, 1.048.576 theo thứ tự từ trên xuống

Hình 4.2: Bảng tính MS Excel Thanh trạng thái (Status bar): Nằm đáy của cửa sổ, hiển thị các chế độ khi làm việc với MS Excel Bao gồm các trạng thái: Ready (Chế độ sẵn sàng làm việc); Enter (Đang nhập dữ liệu hay công thức); Pointer (Đang nhập công thức có tham chiếu tới địa chỉ ô, vùng); Edit (Đang hiệu chỉnh dữ

liệu hay công thức tại ô hiện thời)

Thanh cuốn dọc (Vertical Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp trượt

trong thanh cuốn này sẽ xem thông tin, dữ liệu khuất ở phía trên, dưới bảng tính

Thanh cuốn ngang (Horizontal Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp

trượt trong thanh cuốn này sẽ xem thông tin, dữ liệu khuất ở phía trái, phải bảng tính

Thoát khỏi MS Excel

Để thoát khỏi MS Excel có thể thực hiện theo nhiều cách tương tự đối với các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên môi trường Windows Có thể

sử dụng một trong các cách thường dùng sau:

Cách 1: Mở thực đơn File  Exit

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ ( ) tại phía phải của thanh tiêu đề

đưa ra thông báo:

Hình 4.3 Hộp thoại thông báo Chọn Save: Lưu lại những thay đổi trong tệp bảng tính hiện thời

Chọn Don’t Save: Không lưu lại những thay đổi trước đó

Chọn Cancel: Huỷ thao tác đóng tệp, trở lại màn hình làm việc

b Cấu trúc bảng tính MS Excel

Mỗi tệp bảng tính (workbook) có số bảng tính (worksheet) không hạn

chế (nó tùy thuộc vào khả năng lưu trữ của bộ nhớ máy tính) Cấu trúc các bảng tính giống nhau và có dạng bảng hai chiều bao gồm các hàng và các cột, có tất cả số ô là 16.384 x1.048.576 (các ô này được cấu tạo từ 1.048.576 hàng, 16.384 cột trong dạng bảng hai chiều)

Trong đó:

Cột (column): Tên các cột được đánh theo ký hiệu chữ A, B, …,

AA,… XFD theo thứ tự từ trái sang phải Các tên cột nằm trên đường viền ngang

Hàng (row): Được đánh theo dãy số 1, 2, …, 1048576 theo thứ tự từ

trên xuống Các ký hiệu số dòng nằm trên đường viền dọc

Ô (cell): Mỗi ô là giao của một cột và một dòng Mỗi ô trong bảng tính

đều có địa chỉ và nó được xác định bởi ít nhất tên cột kèm theo chỉ số của hàng

Khi cần nhập dữ liệu hay thực hiện các thao tác, tính toán thì cần phải chỉ ra địa chỉ cụ thể của ô nào đó

Ô hiện thời (current cell): Là ô được chọn bằng cách kích chuột vào ô

đó và có đường viền bao xung quanh Tại một thời điểm chỉ có một ô hiện thời Xem trong bảng tính (Hình 4.4 ) thì ô B2 chính là ô hiện thời

Hình 4.4: Ô hiện thời (ô B2)

4.1.2 Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính

Trong phần này trình bày 3 thao tác cơ bản với tệp bảng tính

(workbook) đó là: Tạo tệp bảng tính, ghi tệp bảng tính và mở tệp bảng tính

a Tạo tệp bảng tính

Mở thực đơn File  New  Blank workbook Trên màn hình MS

Excel sẽ mở ra một cửa sổ cho tệp bảng tính mới Sau đó ta lại thực hiện các thao tác, công việc cần thiết trên tệp bảng tính này

b Ghi tệp bảng tính

Trường hợp 1: Nếu tên tệp bảng tính chưa được đặt bởi người sử

dụng:

Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ (hình đĩa mềm ) hoặc

mở thực đơn File  Save (hoặc Save as)  xuất hiện hộp thoại Save as:

Hình 4.5: Hộp thoại Save As

Kích vào biểu tượng ổ đĩa cần lưu trữ → Kích đúp vào thư mục chứa tệp Trong hộp File name: nhập vào tên tệp bảng tính

Trong hộp Save as type: Để chọn kiểu ghi tệp Mặc định trong MS Excel là Excel Workbook

Kết thúc ghi tệp kích chuột vào nút Save hoặc nhấn phím Enter

Chú ý: Nếu lưu trữ lần thứ 2 trở đi (không thay đổi tên và địa chỉ) thì kích vào Save trên thanh công cụ (hình đĩa mềm ) hoặc kích vào thực đơn File → chọn Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S

Trường hợp 2: Tên tệp bảng tính đã có rồi nhưng muốn nhân bản (có

thêm các tệp bảng tính khác có cùng nội dung của tệp bảng tính hiện thời và ghi trong cùng thư mục hoặc thư mục khác):

Mở thực đơn File  Save as  xuất hiện hộp thoại Save as có dạng

như trên Sau đó tiến hành các thao tác tương tự như trường hợp 1

Trường hợp 3: Ghi với tên tệp đã tồn tại:

Tức tệp bảng tính này đã được ghi trên bộ nhớ ngoài với một tên tệp bảng tính rồi (không lấy theo tên tệp bảng tính ngầm định) Trường hợp này

chỉ mở thực đơn File  Save

Kích vào biểu tượng ổ đĩa cần lưu trữ → Kích đúp mở các thư mục chứa tệp Sau đó kích chọn ở tên tệp văn bản

Kết thúc mở tệp nhấp chuột vào nút Open hoặc nhấn phím Enter Chú ý: Nếu đã chọn đúng tệp bảng tính cần mở rồi thì thao tác luôn kích đúp chuột tại tên bảng tính đó hoặc kích nút Open

4.2.1 Địa chỉ ô trong bảng tính

a Địa chỉ ô (Cell address)

Khi làm việc với MS Excel, đặc biệt luôn chú ý tới địa chỉ của các ô Bởi lẽ khi nhập dữ liệu, xử lý tính toán, định dạng, … trên bảng thì cần phải biết chính xác địa chỉ các ô cần tham chiếu đến

Mỗi ô trong bảng tính MS Excel đều phải có địa chỉ và được viết (xác

định) ít nhất bởi tên cột kèm theo thứ tự hàng Địa chỉ ô có các loại: Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp

b Địa chỉ tương đối (Relative address)

Cách viết: ColumnRow (chú ý phải viết Column liền với Row)

Column: Tên cột A, B, C, …, Row: Số của dòng 1, 2, 3, …

Ví dụ: A1 là địa chỉ ô góc trên bên trái nhất của bảng tính; XFD1048576 là địa chỉ ô góc dưới cùng bên phải của bảng tính Hoặc để lấy địa chỉ ô A1 ta chỉ việc kích chuột tại ô là giao của cột A và dòng 1

Ý nghĩa: Dùng địa chỉ tương đối rất có ý nghĩa khi ta sao chép công

thức (sẽ đề cập sau) mà trong đó có địa chỉ tương đối, thì khi đến vị trí mới địa chỉ tương đối trong công thức đó sẽ thay đổi về địa chỉ hàng, địa chỉ cột

Ví dụ: Giả sử ta có bảng dữ liệu sau:

Tại địa chỉ ô C2 đưa vào công thức: =A2+B2 ↵, khi đó máy cho kết quả là 3400000 Sao chép công thức này xuống địa chỉ ô C3 thì công thức mới nhận được là =A3+B3 và cho kết quả là 2500000 Tương tự như thế khi sao chép công thức xuống ô C4 thì công thức mới nhận được là =A4+B4 và

có kết quả là 4700000

c Địa chỉ tuyệt đối (Absolute address)

Cách viết địa chỉ tuyệt đối: $Column$Row

Trong đó: Column được ký hiệu là tên cột: A, B,…,AA,…,XFD

Row được ký hiệu là số hàng: 1, 2, 3, …, 1048576

Để viết địa chỉ tuyệt đối cho nhanh người ta chỉ cần viết địa chỉ tương

đối sau đó ấn phím chức năng F4

Ví dụ: $K$68 là địa chỉ tuyệt đối của ô K68 trong bảng tính Để có địa

chỉ tuyệt đối $K$68 ta viết địa chỉ tương đối K68, ấn phím F4 sẽ được

$K$68

Ý nghĩa: Trong công thức mà có địa chỉ tuyệt đối, khi di chuyển hay

sao chép công thức đó sang vị trí mới thì địa chỉ tuyệt đối trong công thức

đó không thay đổi

Ví dụ: Cũng với dữ liệu về Tiền lương và Thưởng như bảng tính trên Tại địa chỉ ô C2 đưa vào công thức: =$A$2+$B$2 ↵ khi đó MS Excel cho kết quả là 3400000 Sao chép công thức này xuống địa chỉ ô C3 thì công thức mới nhận được là =$A$2+$B$2 và vẫn cho kết quả là 3400000 (vì địa chỉ tuyệt đối trong công thức là không thay đổi)

d Địa chỉ hỗn hợp (Fixed address)

Đây là dạng địa chỉ vừa mang tính tuyệt đối vừa mang tính tương đối theo cột hoặc theo dòng

Cách viết:

Dạng 1: Tuyệt đối cột, tương đối hàng: $ColumnRow

(chú ý viết liền kí hiệu $, tên cột Column và số hàng Row)

Dạng 2: Tương đối cột tuyệt đối hàng: Column$Row

(chú ý viết liền tên cột Column, kí hiệu $ và số hàng Row)

Trong đó: Column được ký hiệu là tên cột: A, B,…,AA,…,XFD

Row được ký hiệu là số hàng: 1, 2, 3, …, 1048576

Với dạng 1, khi sao chép công thức có địa chỉ hỗn hợp dạng này thì địa chỉ cột cố định và địa chỉ hàng thay đổi Với dạng 2, khi sao chép công thức

có địa chỉ hỗn hợp dạng này thì địa chỉ cột thay đổi và địa chỉ hàng cố định

Ví dụ: Giả sử có bảng dữ liệu sau:

Tại địa chỉ ô C1 đưa vào công thức: =$A1*B$1 ↵, máy cho kết quả là

165 Sau đó sao chép công thức này xuống địa chỉ ô F10 thì công thức nhận được tại ô F10 là: =$A10*E$1 (địa chỉ $A1 được chuyển thành địa chỉ

$A10, địa chỉ B$1 được chuyển thành E$1 do tính chất tương đối, tuyệt đối theo cột, dòng) Tương tự, nếu sao chép công thức tại ô C1 sang địa chỉ ô B8 thì công thức mới nhận được tại ô B8 sẽ là: =$A8*A$1; nếu sao chép công thức tại ô C1 sang địa chỉ ô E2 thì công thức mới nhận tại ô E2 sẽ là:

Thao tác chọn vùng

Cách 1: Kích chuột tại ô góc trên bên trái, kéo chuột xuống đến ô góc

dưới bên phải của vùng cần chọn

Cách 2: Kích chuột tại ô góc trên bên trái, ấn đồng thời phím Shift và

kích chuột tại ô góc dưới bên phải

Cách 3: Kích chuột tại ô góc trên bên trái, ấn đồng thời phím Shift với các phím di chuyển con trỏ

Chú ý:

Nếu muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn tổ hợp phím Ctrl + A

Nếu muốn chọn một hàng hay một cột ta kích ở tên của hàng hay cột đó Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột liên tiếp nhau: Kéo di chuột từ tên hàng hay tên cột đầu tiên đến tên hàng hay cột cuối cùng Ô được chọn đầu tiên trong khối là ô được kích hoạt

b Địa chỉ vùng

Địa chỉ vùng: Được xác định bởi địa chỉ ô góc trên bên trái và địa chỉ ô

góc dưới bên phải của vùng

- Cách viết địa chỉ vùng: topleft:bottomright

Trong đó:

topleft: Là địa chỉ ô góc trên bên trái của vùng bottomright: Là địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng

- Ví dụ:

Trong bảng ta có địa chỉ vùng được chọn là B6:D9 bao gồm có 12 ô: B6, C6, D6, B7, C7, D7, B8, C8, D8, B9, C9, D9 Trong đó, topleft là địa chỉ ô B6, bottomright là địa chỉ ô D9

Viết địa chỉ vùng B2:C4 (với B2 là địa chỉ ô góc trên bên trái, C4 là địa chỉ ô góc dưới bên phải), có nghĩa địa chỉ vùng này bao gồm 6 ô là B2, C2, B3, C3, B4, C4

Chú ý: Có thể tại bảng tính hiện thời lại tham chiếu địa chỉ ô hoặc địa chỉ vùng từ trong bảng tính khác Khi đó địa chỉ ô hay địa chỉ vùng phải viết

có dạng: Chẳng hạn đối với địa chỉ ô: ‘sheetref’!addrcell;

Đối với địa chỉ vùng: ‘sheetref’!addrrange Trong đó: sheetref là tên bảng tính cần tham chiếu; addrcell: địa chỉ ô cần tham chiếu; addrrange:

địa chỉ vùng cần tham chiếu

Chú ý: sheetref phải để trong cặp dấu nháy đơn(‘’) và được ngăn cách với addrcell, addrrange bởi dấu chấm than (!) Trong trường hợp sheetref không chứa dấu cách thì có thể bỏ qua cặp dấu nháy đơn (‘’) Nếu trên cùng một tệp bảng tính: Nếu địa chỉ ô hay khối ở cùng WorkBook nhưng khác Sheet thì phải ghi kèm tên Sheet theo dạng: ‘Tên Sheet’!Địa chỉ

Ví dụ:

Tại địa chỉ ô M9 trong bảng tính có tên là Tổng hợp lương muốn tham chiếu tới địa chỉ N16 của bảng tính có tên là Phòng tổng hợp Khi đó tại địa chỉ ô M9 trong bảng tính Tổng hợp lương viết công thức như sau:

=‘Phòng tổng hợp’!N16 Cũng tương tự như thế, tại địa chỉ ô M9 trong bảng tính có tên là Tổng hợp lương muốn tham chiếu giá trị tổng trong địa chỉ vùng N6:N15 của

bảng tính có tên là Phòng tổng hợp Khi đó tại địa chỉ ô M9 trong bảng tính

Tổng hợp lương viết công thức như sau:

= D8*’D:\TAILIEU\[QLSV.XLS]danh muc’!C6 (QLSV.XLS chưa mở)

= D8*’[QLSV.XLS]danh muc’!C6 (QLSV.XLS đang mở)

c Đặt tên vùng

Đặt gợi nhớ cho người sử dụng trong quá trình làm việc với bảng tính

và nó còn có thể được sử dụng trong các công thức Thao tác đặt tên vùng như sau:

Ngoài cách sử dụng địa chỉ ô hay khối đã được trình bày ở trên, ta có thể đặt tên cho địa chỉ ô hay khối để dễ dàng nhận diện và sử dụng hơn:

- Tên được đặt theo quy tắc: Là một dãy liên tiếp không quá 255 ký tự chữ hoặc số hoặc dấu gạch dưới, bắt đầu là ký tự chữ Tên không được trùng với địa chỉ ô Không phân biệt chữ hoa và thường trong tên Trong một Workbook không chấp nhận một tên được đặt cho hai địa chỉ khác nhau

- Cách 1: Để đặt tên cho một ô hay khối ta thực hiện như sau: Chọn ô hay khối cần đặt tên  Kích vào vùng vị trí hiện thời của con trỏ (Name

- Cách 2: Chọn ô hay khối cần đặt tên  Formulas  Defined Name trong nhóm Defined Names

Hình 4.7: Hộp thoại New Name

- Sau khi đặt tên, ta có thể thay thế địa chỉ đã được đặt tên bằng tên của

nó trong công thức Ví dụ, giả sử địa chỉ khối D5:F10 đã được đặt tên là Vídụ, khi đó hai công thức =SUM(D5:F10) và =SUM(Vídụ) cho kết quả như nhau

Names: Nhập vào tên gọi vùng (theo qui tắc đặt tên)

Scope: Phạm vi đặt tên có tác dụng

Refers to: Dùng để xác định lại địa chỉ

Kết thúc công việc kích nút OK

- Cách 3: Chọn ô hay khối cần đặt tên  Kích chuột phải tại khối đó

 Defined Name  xuất hiện hộp thoại giống Hình 4.7 (thực hiện tương

tự như cách 2)

4.2.3 Các loại (kiểu) dữ liệu trong ô của bảng tính MS Excel

Trong bảng tính MS Excel, mỗi một ô chỉ thuộc một kiểu (loại) dữ liệu,

và kiểu dữ liệu (nói chung) phụ thuộc vào ký tự đầu tiên được nhập vào trong ô đó Kiểu dữ liệu trong ô của bảng tính được chia làm 2 loại là kiểu hằng và kiểu công thức

a Kiểu hằng

Bao gồm có các hằng số (number), hằng thời gian (time), hằng ngày tháng (date), hằng văn bản hay hằng chuỗi (Text) và hằng logic (logical)

- Kiểu số (number):

Dữ liệu kiểu số được bắt đầu bằng một trong các số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

8, 9 hoặc các dấu +,-,(,*,$ Một số nhập vào được định dạng mặc nhiên là ở dạng General, sau đó nó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng

cách mở thực đơn Home  Format trong nhóm Cells  Format Cells…

 Chọn thẻ Number  chọn mục Number

Chú ý: Sau khi nhập dữ liệu xong dữ liệu kiểu số được ngầm định mặc nhiên căn sang phải ô

- Kiểu thời gian (Time): Đây là trường hợp đặc biệt của kiểu số Để

định dạng kiểu thời gian thì sau khi nhập số bình thường ta mở thực đơn

Home Format trong nhóm Cells Format Cells…Chọn thẻ Number

 Chọn mục Time  lựa chọn tiếp kiểu định dạng số

Kiểu thời gian bao gồm 3 thông số giờ (h), phút (m) và giây (s) Hai

dạng thức thời gian thường dùng khi nhập là xx:xx:xx hay xx:xx:xx PM

Dạng thời gian được đặt theo quy định của Windows Ngoài cách nhập theo dạng thức trên ta có thể nhập thời gian thông qua hàm hour như sau:

+ Trước hết nhập công thức có dạng: =hour(h,m,s)

+ Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells Format Cells  Chọn thẻ Number  chọn mục Time  chọn tiếp dạng thể hiện thời gian

Đặc biệt, muốn nhập thời gian hiện tại của hệ thống ta kích tổ hợp phím

Ctrl + Shift + ;

Lưu ý rằng dữ liệu kiểu thời gian là trường hợp đặc biệt của kiểu dữ liệu số và theo mặc định sau khi nhập dữ liệu vào thì nó sẽ được căn sang phải của ô

- Kiểu ngày tháng (Date): Đây là trường hợp đặc biệt của kiểu số Sau

khi nhập số bình thường thì mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells Format Cells Chọn thẻ Number  Chọn mục Date Dữ liệu

ngày gồm có 3 thông số: ngày (dd), tháng (mm) và năm (yy) Nó có dạng

dd/mm/yy hoặc mm/dd/yy… Trật tự ngày tháng năm này do Windows quy định Để thay đổi cách nhập ngày tháng năm dùng vào Start  Control Panel  Regional and Language, xuất hiện hộp thoại Regional and Language Chọn Formats, trong mục Format chọn cách hiển thị theo từng

nước khác nhau

Để có dạng: Ngày/tháng/năm theo cách viết của người Việt Nam: Start

→ Control Panel → Regional and Language → Formats → Trong khung

Format, chọn , nếu muốn định dạng theo ý muốn thì kích

→ → Date → Trong ô Short date: gõ dd/mm/yy hoặc dd/mm/yyyy → OK Ví dụ trong mục Short date hiện mẫu ngày, ví dụ

02/12/2012, tức là theo dạng thức ngày trước tháng sau

Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô Khi nhập sai dạng thức, MS Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (tức căn sang trái ô)

Ngoài cách nhập ngày theo dạng thức trên, ta có thể nhập ngày bằng cách: + Nhập công thức: =date(yy/mm,dd)

+ Sau đó mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells Format Cells  Chọn thẻ Number  chọn mục Date và chọn tiếp dạng thức ngày

ở khung bên phải

Đặc biệt, muốn nhập ngày hiện tại ta kích tổ hợp phím Ctrl + ;

- Kiểu văn bản (Text) hay còn gọi kiểu chuỗi:

Được bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z hoặc ký tự đầu tiên

là số nhưng các ký tự phía sau có ít nhất một ký tự không phải là số hoặc kí

tự đặc biệt khác Ký tự đầu tiên cũng có thể là ký tự căn biên:

‘: căn trái

“: căn phải

^: căn giữa

\: lặp lại các ký tự hiện có trong ô cho đến hết ô

Nhưng để sử dụng ký tự căn biên trên thì phải khai báo: Mở thực đơn

File  Options  Advanced  đánh dấu vào hộp kiểm Transition Navigation keys trong mục Lotus compatibility trong hộp thoại Excel

Options Nhưng theo thực tế nếu không khai báo như trên thì dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

- Kiểu logic (logical):

Kiểu logic có hai giá trị là TRUE (đúng) và FALSE (sai) Hai giá trị

này dùng để ghi nhận kết quả đúng hoặc sai của biểu thức logic trong công thức

Thực tế trong MS Excel qui ước hằng số khác 0 là hằng logic đúng

(TRUE), ngược lại là hằng logic sai (FALSE)

Ví dụ:

Tại địa chỉ ô A1 nhập công thức: =1<2 máy sẽ cho kết quả là TRUE Tại địa chỉ ô A2 nhập công thức: =1=2 máy sẽ cho kết quả là FALSE

b Kiểu công thức

Kiểu công thức được bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) hoặc

dấu trừ (-), tiếp đến là biểu thức, sau khi ấn Enter máy sẽ thực hiện cho kết

quả là giá trị của công thức đó

Chú ý: Nếu khi gõ công thức bắt đầu bởi dấu (+) hoặc dấu (-) sau khi

gõ xong công thức, ta nhấn phím Enter thì máy tính sẽ tự động viết thêm dấu (=) đằng trước công thức đó

Cụ thể về kiểu công thức, biểu thức sẽ được trình bày trong các phần tiếp theo của giáo trình

- Chọn ô: Kích chuột tại ô cần chọn

- Chọn hàng liền nhau: Kích chuột vào số hiệu dòng cần chọn trên đường viền dọc, kéo chuột đến các hàng cần chọn tiếp theo (nếu muốn chọn nhiều hàng liền nhau)

- Chọn cột liền nhau: Kích chuột vào tên cột trên đường viền ngang, kéo chuột trên các cột cần chọn tiếp theo (nếu muốn chọn nhiều cột liền nhau)

- Chọn vùng: Theo các cách đã được trình bày

- Chọn các ô, dòng, cột không liền nhau: Trước hết ta chọn ô, dòng, cột

đầu tiên sau đó ấn đồng thời phím Ctrl trong khi dùng chuột để chọn các ô,

Phương pháp chung nhập dữ liệu như sau:

- Kích chuột tại ô cần nhập dữ liệu

- Dùng bàn phím để nhập dữ liệu (nhập tuân theo các kiểu đã trình bày)

- Nhập xong có thể thao tác một trong các cách:

Cách 1: Dùng phím di chuyển con trỏ để đưa con trỏ chuột sang ô bên

cạnh

Cách 2: Kích chuột lên nút chọn trên thanh công thức

Cách 3: Ấn phím Enter hoặc phím Tab

c Chỉnh sửa dữ liệu

- Kích chuột tại ô cần sửa dữ liệu

- Thực hiện một trong các cách thao tác:

- Kích chuột tại ô cần ghi đè dữ liệu

- Nhập dữ liệu vào một cách bình thường (như đã nói ở trên), nhập

xong ấn phím Enter

- Tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu

- Kết thúc hiệu chỉnh dữ liệu kích chuột tại nút chọn trên thanh công

f Di chuyển, sao chép dữ liệu trong ô, vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một vị trí nào

đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới

- Sao chép và di chuyển nội dung các ô hay khối:

Bước 1: Chọn ô hay khối cần sao chép

Bước 2: Mở thực đơn Home  Copy trong nhóm Clipboard hay ấn tổ hợp phím Ctrl+C

Bước 3: Chọn ô hay khối đích

Bước 4: Mở thực đơn Home  Paste trong nhóm Clipboard hay ấn tổ hợp phím Ctrl+V

Sau khi sao chép, đường biên vẫn còn chuyển động tại ô hay khối nguồn, vẫn có thể thực hiện tiếp thao tác sang các ô hay khối khác Muốn loại bỏ đường biên đó ấn Esc

Chú ý:

+ Di chuyển tiến hành tương tự như sao chép chỉ có khác là thay nút

Copy bằng nút Cut, thay Ctrl+C bằng Ctrl+X

+ Nếu chỉ sao chép hoặc di chuyển một phần của ô thì ở bước 1, kích đúp chuột vào ô nguồn rồi chọn phần được sao chép hoặc di chuyển

+ Trong trường hợp nguồn và đích cùng được hiển thị trên màn hình, ta

có thể sử dụng thao tác kéo thả chuột: Chọn ô hay khối được di chuyển và đưa con trỏ chuột vào một cạnh của ô đó sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên Sau đó kéo di thả chuột vào vị trí đích Muốn sao chép thì ấn và giữ Ctrl trước khi kéo di thả chuột

- Di chuyển và sao chép các ô có nội dung chứa địa chỉ ô hay khối:

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối có ý nghĩa khác nhau trong sao chép các ô có dữ liệu là công thức mà biến của chúng là địa chỉ các ô hay khối

Địa chỉ tương đối: Khi sao chép một ô có nội dung là công thức chứa các địa chỉ tương đối của ô hay khối, khi đó trong công thức ở ô đích không còn là địa chỉ ban đầu mà các địa chỉ này được điều chỉnh để phù hợp với vị trí tương đối so với ô đích Đối với thao tác di chuyển các địa chỉ tương đối không bị điều chỉnh

Địa chỉ tuyệt đối: Muốn đảm bảo các địa chỉ ô hay khối không bị thay đổi khi sao chép công thức, phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối

- Sao chép bằng lệnh Paste Special:

Ngoài thao tác để di chuyển hoặc sao chép các dữ liệu như trên, trong

MS Excel còn cho phép có thể chỉ cần sao chép giá trị hoặc công thức hoặc định dạng, … Các thao tác như sau:

Bước 1: Chọn ô hay khối cần sao chép

Bước 2: Mở thực đơn Home Copy trong nhóm Clipboard

Bước 3: Ấn chuột tại ô muốn sao chép đặc biệt đến, mở thực đơn Home  Paste Special trong nhóm Clipboard, xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.8: Hộp thoại Paste Special Trong hộp thoại Paste Special:

Trong mục Paste:

Chọn All nếu muốn sao chép toàn bộ (sao chép cả giá trị, công thức,

định dạng ,…)

Chọn Formulas nếu chỉ sao chép công thức

Chọn Values nếu chỉ sao chép giá trị

Chọn Formats nếu chỉ sao chép định dạng

Chọn Notes nếu chỉ sao chép ghi chú trong ô

Trong mục Operation:

None: Chỉ sao chép giá trị trong ô nguồn

Add: Sao chép và cộng thêm với giá trị trong ô nguồn

Multiply: Sao chép và nhân với giá trị trong ô nguồn

Divide: Sao chép và chia với giá trị trong ô nguồn

Transpose: Sao chép và hoán vị vị trí cột/dòng của phạm vi nguồn

thành dòng/cột trên phạm vi sao chép tới

Paste Link: Sao chép và liên kết với dữ liệu trong phạm vi nguồn Kết thúc nhấn nút OK

g Tự động điền dữ liệu

Trong khi tạo lập bảng tính có khi ta phải nhập một dãy số, chuỗi nào

đó theo qui luật Bình thường ta phải nhập vào từng giá trị một như vậy rất mất công sức, tốn thời gian Trong MS Excel cho phép ta thao tác rất nhanh

để tự động điền các dữ liệu đó chỉ bằng cách nhập một giá trị ban đầu sau đó kết hợp vài thao tác trên chuột hoặc thực đơn Edit là được kết quả theo yêu cầu

- Tự động điền dữ liệu bằng thực đơn Home

Mở thực đơn Home  Fill  Series trong nhóm Editing  xuất hiện

hộp thoại có tên Series:

Hình 4.9 Hộp thoại Series Mục Series in: Chọn dữ liệu tự động điền vào theo hàng chọn Rows, theo cột chọn Columns

Mục Type: Trong đó dãy giá trị điền dữ liệu như sau:

Đối với các dãy tuyến tính (Linear):

Đối với các dãy gia tăng (Growth):

Đối với lựa chọn điền tự động (AutoFill):

Mục Step value: Nhập giá trị bước nhảy

Mục Stop value: Nhập giá trị điểm dừng của dãy số

Kết thúc công việc kích nút OK

- Tự động điền dữ liệu bằng thao tác chuột (Fill handle)

Trong trường hợp không điền dữ liệu được như trên ta có thể thực hiện thao tác điền dãy dữ liệu bằng thao tác chuột như sau:

- Nhập dữ liệu vào có thể chỉ 1 ô hoặc 2 ô liền nhau theo hàng hoặc theo cột (có tính đến giá trị của 2 ô này theo qui luật như đã trình bày ở trên)

- Chọn vùng có 1 (hoặc 2) ô đó

- Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của vùng 2 ô, xuất hiện

dấu cộng (+) đậm

- Kéo chuột theo dòng hoặc theo cột và để ý dữ liệu điền vào được kéo theo chuột đến một vị trí nào đó

- Cuối cùng máy sẽ điền dãy số theo qui luật do người sử dụng ấn định

h Chèn, xóa ô, hàng, cột

Chèn ô, hàng, cột

- Chọn ô cần chèn

- Mở thực đơn Home → Insert trong nhóm Cells → Chọn chèn ô hay

khối (Insert Cells) hay cột (Insert Sheet Columns) hay hàng (Insert Sheet Rows)

Nếu chọn Insert Cells thì xuất hiện hộp hội thoại Insert:

Hình 4.10: Hộp thoại Insert + Chọn Shift cells right: Chèn ô trống vào ô hiện thời, đẩy các ô bên

phải ô hiện thời sang phải

+ Chọn Shift cells down: Chèn ô trống vào ô hiện thời, đẩy các ô phía

dưới ô hiện thời xuống phía dưới

+ Entire row (tương đương với lệnh Insert Sheet Rows): Chèn toàn bộ

hàng trống trên hàng chứa ô hiện thời

+ Entire column (tương đương với lệnh Insert Sheet Columns): Chèn

toàn bộ một cột vào bên trái cột chứa ô hiện thời

Nhấn Ok để hoàn tất

Xóa ô, hàng, cột

- Chọn ô cần xóa

- Kích chuột phải chọn Delete hoặc mở thực đơn Home → Delete

trong nhóm Cells → Chọn xóa ô hay khối (Delete Cells) hay cột (Delete Sheet Columns) hay hàng (Delete Sheet Rows)

Nếu chọn Delete Cells thì xuất hiện hộp hội thoại có tên Delete:

Hình 4.11: Hộp thoại Delete + Chọn Shift cells left: Xóa ô hiện thời, đẩy các ô bên phải ô hiện thời

sang bên trái

+ Chọn Shift cells up: Xóa ô hiện thời, đẩy các ô phía dưới ô hiện thời

lên phía trên

+ Entire row: Xóa toàn bộ hàng chứa ô hiện thời

+ Entire column: Xóa toàn bộ cột chứa ô hiện thời

Kết thúc công việc nhấn nút Ok

i Gộp ô và tách các ô gộp

Khi định dạng nội dung trong các ô với các phông chữ có cỡ khác nhau, việc căn chỉnh cho đẹp khá khó khăn Để khắc phục điều này, ta có thể gộp các ô liền nhau thành một ô như sau:

Trong hộp thoại Merge & Center ta có thể lựa chọn:

o Mục Merge & Center: Gộp tất cả các ô thành 1 ô và căn nội dung vào giữa

o Mục Merge Across: Gộp các ô cùng hàng thành 1 ô

o Mục Merge Cells: Gộp tất cả các ô thành 1 ô

Ô gộp có địa chỉ của ô ở góc trên bên trái Sau khi gộp ô, chỉ có nội dung của ô ở góc trên bên trái được giữ lại Muốn giữ lại nội dung trong các

ô, trước khi gộp phải sao chép chúng vào ô góc trên bên trái

Chú ý: Tách ô đã gộp: Chọn ô cần tách → Home → Merge & Center cells trong nhóm Alignment → Xuất hiện hộp hội thoại  chọn mục Unmerge Cells

j Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật

Tương tự phần mềm soạn thảo văn bản Word, trong MS Excel để chèn

các đối tượng (Clip Art, From File, From Scaner or Camera, AutoShape, WordArt, Organizatiom Chart, …) ta thực hiện thao tác hoàn toàn tương tự trong MS-Word bằng cách thực hiện từ thực đơn Insert

 Picture hoặc sử dụng công cụ vẽ (Drawing)

Chèn hình ảnh bằng thực đơn

Bước 1: Kích chuột vào một ô trong bảng tính

Bước 2: Mở thực đơn Insert trong nhóm Illustrations ta có thể lựa

chọn:

Hình 4.13: Chèn ảnh Chọn Clip Art: Chèn ảnh nghệ thuật

Chọn Picture: Chèn ảnh lấy từ các tệp ảnh trên bộ nhớ ngoài

Chọn Screenshot (chụp ảnh màn hình): Khi đang làm việc trong cửa sổ

Excel, nếu muốn cắt hình một cửa sổ nào đó để minh họa cho một thao tác nào đó

Chú ý: Các thao tác để chèn hình ảnh đều làm tương tự như trong phần

mềm soạn thảo văn bản MS Word (đã được trình bày trong chương 3)

Chèn chữ nghệ thuật bằng thực đơn

Bước 1: Kích chuột vào một ô trong bảng tính

Bước 2: Mở thực đơn Insert  chọn WordArt nhóm trong nhóm Text chọn kiểu chữ trong bảng hộp thoại  Ok

Sau đó thực hiện thao tác soạn thảo nội dung, định dạng, chọn các hiệu ứng,… đối với chữ nghệ thuật tương tự như trong phần mềm soạn thảo văn bản Word

Sử dụng các công cụ vẽ

Tương tự phần mềm soạn thảo văn bản Word, trong MS Excel ta cũng

có thể sử dụng các công cụ Shapes để vẽ các đối tượng để minh họa hoặc

trang trí cho tài liệu

4.3 Định dạng bảng tính

Thông thường khi tạo lập các bảng tính ngoài các thao tác hiệu chỉnh bảng tính còn có công việc rất cần thiết đó là định dạng bảng tính Trong quá trình định dạng bảng tính người sử dụng sẽ thay đổi cách hiển thị nội dung bảng tính sao cho bảng tính phù hợp với mục đích, yêu cầu của họ Để định dạng bảng tính trong MS Excel ta thực hiện các công việc như: định dạng ô, định dạng hàng cột, hoặc có thể định dạng bảng một cách tự động theo các mẫu sẵn có của MS Excel, … Định dạng bảng tính chỉ làm thay đổi hình thức bảng tính chứ không làm thay đổi dữ liệu của các ô trong bảng tính

4.3.1 Định dạng ô

Trong phần này trình bày định dạng ô bao gồm: định dạng số, căn chỉnh dữ liệu, định dạng font chữ, tạo đường kẻ và tô màu nền cho ô hoặc vùng trong bảng tính

a Định dạng dữ liệu số

Khi nhập một số vào ô, số đó tự động được căn về bên phải ô và được

hiển thị phụ thuộc vào hai yếu tố: lớp (Category) và dạng (Sample) Lớp mặc định là General (bình thường) Ngoài ra, MS Excel có các lớp như: Number (số), Accounting (kế toán), Date (ngày), Time (giờ), percentage

(phần trăm), Fraction (phân số), scientific (khoa học), Text (văn bản, chuỗi), Currency (tiền tệ) Trong một lớp có nhiều dạng Ví dụ lớp Date

có các dạng M/D/YY, DD/MM/YY, Để thực hiện định dạng dữ liệu kiểu

số ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô, vùng có giá trị số

Bước 2: Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells  Format Cells  xuất hiện hộp thoại có tên Format Cells, có 6 thẻ: Number, Alignment, Font, Border, Fill và Protection (Hình 4.14)

Bước 3: Kích chuột vào thẻ Number

Hình 4.14: Hộp thoại Format Cells - Number Trong mục Category ta có thể định dạng một số kiểu dữ liệu như sau: General: Định dạng ban đầu

Number: Kiểu số

Date: Kiểu ngày tháng

Time: Kiểu thời gian, …

Kết thúc công việc kích chuột nút OK

Ngoài ra có thể định dạng số bằng thanh công cụ hay bằng tổ hợp phím

Định dạng số bằng thanh công cụ

Chọn ô hay vùng kiểu số cần định dạng

Chọn nút công cụ thích hợp trên thanh công cụ:

Nút Increase Decimal ( ): Tăng thêm một số phần thập phân

Nút Decrease Decimal ( ) : Giảm đi một số phần thập phân

Nút Percent Style ( ): Định dạng phần trăm

Nút Current Style ( ): định dạng tiền tệ

Bước 1: Chọn ô, vùng cần căn chỉnh

Bước 2: Mở thực đơn Home  Format trong nhóm Cells  Format

Cells  xuất hiện hộp thoại có tên Format Cells, có 6 thẻ: Number,

Alignment, Font, Border, Fill và Protection (Hình 4.15)

Bước 3: Kích chuột vào thẻ Alignment

Hình 4.15: Hộp thoại Format Cells - Alignment

Mục Text alignment có các lựa chọn:

Trong hộp Horizontal: Dùng để căn chỉnh dữ liệu theo hàng ngang + General: Là dạng căn chỉnh mặc định của dữ liệu Chẳng hạn nếu

là dạng số được căn về bên phải của ô; nếu là dạng chuỗi được căn

về bên trái ô

+ Left: Căn dữ liệu về bên trái ô

+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô theo hàng ngang

+ Right: Căn dữ liệu về bên phải ô

+ Justify: Căn đều dữ liệu về sát hai biên trái, phải

+ Fill: Lặp lại các ký tự hiện có trong từng ô, lấp đầy trong ô + Center across selection: Căn dữ liệu vào giữa phạm vi được chọn Trong hộp Vertical: Dùng để căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc

+ Top: Căn dữ liệu lên phía trên cùng của ô

+ Bottom: Căn dữ liệu xuống phía dưới cùng của ô

+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô theo chiều dọc

+ Justify: Căn đều dữ liệu sát hai biên (trên, dưới)

Trong mục Text control có các lựa chọn:

+ Hộp kiểm Wrap Text: Đặt chế độ mở/tắt việc đẩy dữ liệu xuống

dòng dưới (trong cùng 1 ô) khi đến hết biên phải của ô

+ Hộp kiểm Merge cells: Dùng để trộn các ô trong vùng được chọn

Trong mục Orientation: Lựa chọn tạo góc nghiêng của dữ liệu trong ô

Có thể khai báo góc nghiêng bao nhiêu độ bằng cách tăng, giảm độ hoặc

nhập trực tiếp trong hộp Degrees

Kết thúc công việc kích chuột nút OK

Ngoài ra, có thể định dạng số bằng thanh công cụ

Căn chỉnh dữ liệu bằng thanh công cụ định dạng

• Chọn ô, vùng cần căn chỉnh

• Chọn nút công cụ thích hợp trên thanh công cụ

Nút Align Left ( ): Căn dữ liệu về bên trái của ô

Nút Center ( ): Căn dữ liệu vào giữa ô

Nút Align Right ( ): Căn dữ liệu về bên phải của ô

Nút Center across column ( ): Căn dữ liệu vào giữa của cột ấn định

b Định dạng phông chữ (font)

Bước 1: Chọn ô, vùng cần định dạng font chữ

Bước 2: Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells  Format Cells  xuất hiện hộp thoại có tên Format Cells

Bước 3: Kích chuột vào thẻ Font

Hình 4.16: Hộp thoại Format Cells - Font

• Mục Font: Để chọn loại phông chữ

• Mục Font Style: Để chọn kiểu phông chữ, bao gồm: Regular (bình thường), Italic (in nghiêng), Bold (in đậm), Bold Italic (đậm nghiêng)

• Mục Size: Để chọn kích cỡ chữ (8, 9, 10,…)

• Hộp Underline: Để chọn kiểu gạch chân, mặc định là không gạch

chân

• Hộp Color: Để chọn màu cho phông chữ

• Mục Effects: Có 3 hiệu ứng cho phần định dạng

Strikethrough: Gạch ngang

Superscript: Chữ chỉ số trên

Subscript: Chữ chỉ số dưới

• Mục Preview: Xem trước phần định dạng

Kết thúc công việc kích chuột nút OK

Ngoài ra, ta có thể định dạng font bằng thanh công cụ định dạng:

Các kí hiệu định dạng kí tự trên thanh định dạng bao gồm:

c Định dạng đường kẻ cho bảng (đường viền cho bảng)

Quan sát trên bảng tính ta thấy có các đường kẻ ngang, dọc mờ Thực tế khi in, máy tính sẽ không in các đường này Để in được các đường kẻ đó ta phải tiến hành thao tác định dạng các đường kẻ cho bảng tính

Bước 1: Chọn ô, vùng cần tạo đường kẻ

Bước 2: Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells  Format Cells  xuất hiện hộp thoại Format Cells

Bước 3: Kích chuột vào thẻ Border (Hình 4.17)

Hình 4.17: Hộp thoại Format Cells - Border

Lựa chọn các tùy chọn sau:

• Mục Presets và Border: Lựa chọn các đường kẻ khung: None (không kẻ); Outline (các đường kẻ trong); Inside (các đường kẻ

trong); các đường kẻ trên, dưới, trái, phải,

• Mục Style: Chọn các dạng đường kẻ

• Mục Color: Lựa chọn màu cho đường kẻ

• Kết thúc công việc kích chuột nút OK

Tạo đường kẻ bằng thanh công cụ định dạng

Chọn ô, vùng cần tạo đường kẻ

Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ định dạng:

Hình 4.18: Hộp thoại Format Border

Sau đó tiến hành nhấn chuột tại biểu tượng nào đó trên thanh công cụ định dạng

d Tô màu nền

Bước 1: Chọn ô, vùng cần tô màu nền

Bước 2: Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells  Format Cells  xuất hiện hộp thoại Format Cells

Bước 3: Kích chuột vào thẻ Fill

Hình 4.19: Hộp thoại Format Cells - Fill

Trong mục Background Color: Chọn màu nền

Mục Fill Effects…: Chọn các hiệu ứng đổ màu khác

Mục More Color: Chọn các màu nền khác (các màu khác đã hiển thị

trong mục background Color)

Hộp Pattern Color: Chọn mẫu màu cho màu nền

Hộp Pattern Style: Chọn kiểu dáng cho màu nền

Trong mục Sample: Hiện ra các mẫu khi ta lựa chọn

Kết thúc công việc kích nút OK

hội thoại Row Height

Bước 3: Kết thúc công việc kích nút OK

Chú ý: Để điều chỉnh chiều cao của nhiều hàng vừa khít với nội dung của hàng: Chọn các hàng cần thay đổi chiều cao → Home → Format trong nhóm Cells → AutoFit Row Height trong mục Cell Size

b Định dạng cột

Bước 1: Chọn vùng các cột cần định dạng

Bước 2: Mở thực đơn Home → Format trong nhóm Cells → Column Width trong mục Cell Size  Nhập vào giá trị cho độ rộng cột ở hộp hội thoại Column Width

Bước 3: Kết thúc công việc kích nút OK

Chú ý: Để điều chỉnh độ rộng của nhiều cột vừa khít với tiêu đề và nội

dung của cột: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng → Home → Format trong

nhóm Cells → AutoFit Column Width trong mục Cell Size

c Ẩn các cột, hàng

Cột, hàng bị ẩn sẽ không được hiện lên màn hình và không được in ra

giấy Để ẩn các cột, hàng ta tiến hành như sau:

Để hiện các cột, hàng đang bị ẩn ta tiến hành:

- Chọn các cột (hàng) liền kề với các cột (hàng) cần hiện

- Mở thực đơn Home → Format trong nhóm Cells → Hide & Unhide

có các lựa chọn

o Unhide Columns: hiện các cột

o Unhide Rows: hiện các hàng

Vào thực đơn Home → Format trong nhóm Cells → Hide & Unhide

→ Unhide Sheet  xuất hiện hộp thoại Unhide Trong mục Unhide sheet, kích chuột chọn bảng tính bị ẩn, kết thúc thao tác kích chuột tại nút OK

Lặp lại thao tác trên để hiện lại các bảng tính khác

4.3.4 Định dạng tự động

MS Excel còn cho phép ta định dạng bảng theo các mẫu đã được thiết

kế sẵn một cách rất tiện lợi

Chọn vùng cần định dạng bảng tự động

Mở thực đơn Home → Format as Table trong nhóm Styles Khi đó

muốn chọn dạng bảng nào đó thì kích chuột vào bảng đó

Kết thúc công việc kích vào nút OK

Chú ý: Để hiệu chỉnh bảng, ta chọn bảng cần hiệu chỉnh  Chọn thực

đơn Design  Lựa chọn thao tác để hiệu chỉnh

4.4 Công thức và hàm trong MS Excel

MS Excel trang bị rất nhiều các nhóm hàm (Function) rất tiện lợi cho

người sử dụng Các nhóm hàm đó bao gồm: Các hàm tài chính; các hàm ngày tháng và thời gian; các hàm toán học và lượng giác; các hàm thống kê; hàm dò tìm và tham chiếu; các hàm cơ sở dữ liệu; các hàm văn bản và các hàm thông tin Từ các nhóm hàm này người ta thiết lập nên các công thức

(Formula) để giải các bài toán khác nhau như: bài toán xác suất thống kê,

tương quan hồi qui, toán tài chính, các bài toán đại số , …

4.4.1 Công thức trong MS Excel

a Các phép toán

Các phép toán được tham gia trong công thức cùng với các phần tử Trong MS Excel có một số loại phép toán như sau:

*) Phép toán số học bao gồm các phép toán:

*) Phép toán nối (ghép) chuỗi: &

Phép toán cho phép nối (ghép) hai hay nhiều chuỗi thành một chuỗi

Ví dụ: “Tin học”& “căn bản” cho ta chuỗi “Tin học căn bản”

*) Phép toán quan hệ (so sánh):

Khái niệm về công thức

Dạng công thức: =biểu thức

(Chú ý bắt đầu bởi dấu bằng (=), tiếp đến là một biểu thức)

Trong đó: Biểu thức là dãy liên kết giữa các phần tử với các phép toán

và cặp dấu (,)

Các phần tử có thể là giá trị hằng, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, hàm và có thể lại là các biểu thức khác

Thứ tự ưu tiên các phép toán số học trong công thức

Các phép toán được trình bày ở trên thì mức độ ưu tiên các phép toán trong công thức như sau:

Thực hiện trong cặp ngoặc đơn ( và )

Phép toán lấy phần trăm (%)

Phép toán lấy số đối (-)

Phép toán lũy thừa (^)

Phép toán nhân (*), chia (/) có cùng mức ưu tiên

Phép toán cộng (+), trừ (-) có cùng mức ưu tiên

Phép nối chuỗi (&)

Các phép toán so sánh

Các phép toán cùng mức ưu tiên thực hiện từ trái sang phải

Ví dụ: Nhập công thức =-10^2 cho kết quả 100

Nhưng nếu nhập =-(10^2) cho kết quả -100

Nhập công thức: =-80% cho kết quả -0.8

Nhập công thức: =12%^2 cho kết quả 0.0144

Nhập công thức: =2/3*4 cho kết quả 2.667

Nhập công thức: =2/(3*4) cho kết quả 0.167

Nhập công thức: =2/3/4 cho kết quả 0.167

b Nhập công thức, một số lỗi thường gặp khi nhập công thức

Trong quá trình tính toán gặp một số lỗi và nguyên nhân có thể:

Thông báo Nguyên nhân có thể

########### Độ rộng của cột quá hẹp

#DIV/0! Trong công thức có phép toán chia cho số 0

#NAME? Trong công thức có văn bản hay tên vùng mà Excel không xác định được

#NUM! Dữ liệu trong công thức có lỗi

#VALUE!

Sai về sử dụng kiểu phần tử hay phép toán trong công thức (ví dụ lấy kiểu số chia cho kiểu văn bản hay kiểu ngày tháng)

#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách

#NULL! Chỉ định phần giao nhau giữa hai vùng nhưng thực sự hai

vùng đó không giao nhau

#REF! Tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ

c Chỉnh sửa công thức

Để chỉnh sửa công thức, ta có thể sửa trực tiếp tại ô chứa công thức hoặc sửa trên thanh công thức

+ Nếu sửa trực tiếp trên ô thì ta có thể làm một trong các cách sau:

Cách 1: Kích chuột vào ô có công thức, ấn phím chức năng F2, tiến hành sửa công thức, sửa xong ấn phím Enter

Cách 2: Kích đúp chuột tại ô có công thức, sửa công thức, sửa xong ấn phím Enter

+ Nếu sửa trên thanh công thức ta làm như sau:

Chỉ việc kích chuột trên ô chứa công thức, sau đó đưa con trỏ chuột lên

thanh công thức để sửa, sửa xong ấn phím Enter

d Di chuyển, sao chép công thức

Bước 1: Chọn ô, vùng cần di chuyển hay sao chép

Bước 2: Chọn một trong hai lựa chọn sau:

Mở thực đơn Home  Cut trong nhóm Clipboard hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + X (nếu muốn di chuyển)

Mở thực đơn Home  Copy trong nhóm Clipboard hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + C (nếu muốn sao chép)

Bước 3: Kích chuột tại ô cần di chuyển hoặc sao chép tới

Bước 4: Mở thực đơn Home  Paste trong nhóm Clipboard

Chú ý: Khi di chuyển hoặc sao chép công thức sang vị trí mới thì địa

chỉ trong công thức đó sẽ thay đổi hoặc không thay đổi tùy thuộc vào loại địa chỉ đó là địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối hay địa chỉ hỗn hợp

Trên thực tế người ta có thể dùng thanh Ribbon hoặc tổ hợp phím để thực hiện các chức năng cắt, sao chép, dán

4.4.2 Hàm trong MS Excel

a Giới thiệu

Hàm là một công cụ nhằm giải quyết một công việc nhất định, nó thường dùng để tính các giá trị, và là chương trình được xây dựng bởi hãng