Giáo trình Kế toán đơn vị sự nghiệp: Phần 2

Giáo trình Kế toán đơn vị sự nghiệp cung cấp nội dung cơ bản của công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp là tổ chức áp dụng chế độ kế toán hành chính - sự nghiệp phù hợp với phân cấp quản lý tài chính, mức độ tự chủ tài chính, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Giáo trình kết cấu gồm 6 chương và chia thành 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: kế toán các khoản thu, chi hoạt động trong đơn vị sự nghiệp; kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp và quỹ đơn vị; kế toán các khoản thanh toán trong đơn vị sự nghiệp; báo cáo kế toán trong các đơn vị sự nghiệp;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Trang 1

CHƯƠNG 3

KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI

HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

Mục tiêu:

Chương này giúp sinh viên nắm được:

- Nội dung và nguyên tắc kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp

và hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ trong đơn vị sự nghiệp;

- Phương pháp kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp và thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh và cung ứng dịch vụ trong các đơn vị

để phát triển các hoạt động sự nghiệp, từng bước giảm dần bao cấp từ ngân sách nhà nước Thực hiện cơ chế trên, các đơn vị sự nghiệp công lập đã chú trọng tới các khoản thu sự nghiệp theo chức năng, nhiệm

vụ chuyên môn nhằm từng bước tự đảm bảo kinh phí cho các khoản chi sự nghiệp, gồm: Chi hoạt động chuyên môn; chi chương trình, dự án Bên cạnh đó, các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động dịch vụ cũng được phép huy động vốn và vay vốn tín dụng để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật Vì vậy, kế toán các khoản

Trang 2

thu, chi trong đơn vị sự nghiệp sẽ gồm hai nội dung cơ bản: Kế toán các khoản thu, chi của hoạt động sự nghiệp; và kế toán các khoản thu, chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ

3.1 Kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp

3.1.1 Kế toán các khoản thu sự nghiệp

3.1.1.1 Nội dung các khoản thu sự nghiệp

Các khoản thu trong đơn vị sự nghiệp là các khoản thu theo chức năng nhiệm vụ, chuyên môn hoạt động và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị sự nghiệp

Nội dung các khoản thu hoạt động sự nghiệp gồm:

- Các khoản thu về phí, lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị được Nhà nước cho phép như: Lệ phí chứng thư, lệ phí cấp phép, lệ phí công chứng, phí kiểm định, phí phân tích, án phí…

- Thu sự nghiệp là các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao theo qui định của chế

độ tài chính như: Học phí, viện phí, thuỷ lợi phí, thu về hoạt động văn hoá, thể thao, văn nghệ, vui chơi, giải trí, thu về thông tin quảng cáo của các cơ quan báo chí, phát thanh, truyền hình…) và không phải là các khoản thu từ hoạt động SXKD

- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước

- Các khoản thu khác như: Thu lãi tiền gửi, lãi mua kỳ phiếu, trái phiếu; thu thanh lý, nhượng bán tài sản, thu tiền từ bán hồ sơ thầu, phí

dự thầu… của đơn vị không phân biệt hình thành từ nguồn kinh phí hay nguồn vốn kinh doanh

3.1.1.2 Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán các khoản thu sự nghiệp

Kế toán các khoản thu sự nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận cho in và sử dụng như phiếu thu, biên lai thu tiền

Trang 3

- Tất cả các khoản thu của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời vào tài khoản các khoản thu Theo dõi chi tiết cho từng tài khoản thu để xử lý theo chế độ tài chính hiện hành

Để quản lý chặt chẽ các khoản thu sự nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của các cơ quan Nhà nước và đơn vị, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản thu của đơn vị

sự nghiệp; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ thu

do cơ quan có thẩm quyền ban hành

- Tổ chức kế toán chi tiết cho từng hoạt động, từng loại thu riêng đối với từng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý của ngành, của đơn vị, để làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán

- Cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý các khoản thu nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở hiệu quả, tiết kiệm

3.1.1.3 Phương pháp kế toán các khoản thu sự nghiệp

b) Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán các khoản thu sự nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK 511- Các khoản thu: Dùng để phản ánh tất cả các khoản

thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn

vị sự nghiệp theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước, và tình hình xử lý các khoản thu đó Không phản ánh vào TK này các khoản thu chưa qua ngân sách, các khoản thu từ hoạt động SXKD

Trang 4

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511- Các khoản thu:

Bên Nợ:

- Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách Nhà nước;

- Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động;

- Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi sang TK 521- Thu chưa qua ngân sách, do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách;

- Số thu sự nghiệp phải nộp lên cấp trên (nếu có);

- Kết chuyển số chi thực tế theo ĐĐH của Nhà nước được kết chuyển trừ vào thu theo ĐĐH của Nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi theo ĐĐH của Nhà nước;

- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thực hiện theo ĐĐH của Nhà nước sang TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý;

- Kết chuyển thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự

án viện trợ sang các TK có liên quan;

- Chi phí thanh lý, nhượng bán NVL, CCDC, TSCĐ;

- Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác theo chế độ tài chính quy định;

- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và hoạt động thanh lý nhượng bán tài sản sang các TK liên quan

Bên Có:

- Các khoản thu phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác;

- Các khoản thu theo ĐĐH của Nhà nước theo giá thanh toán khi nghiệm thu bàn giao khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành;

- Các khoản thu khác như thu lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ; thu thanh lý, nhượng bán tài sản;

Trang 5

- Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu theo ĐĐH của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và hoạt động thanh lý nhượng bán tài sản sang các TK liên quan

Về nguyên tắc, cuối mỗi kỳ kế toán phải tính toán số thu để kết chuyển sang các TK có liên quan, do đó TK 511 cuối kỳ không có số

dư Tuy nhiên trong một số trường hợp TK này có thể có số dư bên Có

Số dư bên Có (nếu có): Phản ánh các khoản thu chưa được kết

chuyển

Tài khoản 511 - Các khoản thu, có 3 TK cấp 2:

- TK 5111 - Thu phí, lệ phí: Phản ánh các khoản thu phí, lệ phí

và việc sử dụng số thu đó;

- TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: Sử dụng cho

các đơn vị thực hiện ĐĐH của Nhà nước để phản ánh số thu theo ĐĐH của Nhà nước về khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành được nghiệm thu thanh toán;

- TK 5118 - Thu khác: Phản ánh các khoản thu sự nghiệp và các

khoản thu khác như: Thu thanh lý, nhượng bán tài sản; các khoản thu

về giá trị còn lại của TSCĐ thuộc nguồn NSNN và CCDC đang sử dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý… các khoản thu do các đơn vị trực thuộc nộp từ phần thu sự nghiệp để chi cho các hoạt động chung của đơn vị theo qui chế chi tiêu nội bộ; thu lãi TGNH và các

khoản thu khác

- TK 521 - Thu chưa qua ngân sách: Sử dụng để phản ánh các

khoản tiền, hàng viện trợ không hoàn lại đã tiếp nhận và các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhà nước được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 521 - Thu chưa qua ngân sách:

Bên Nợ:

- Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí

có liên quan (TK 461, 462, 441) về các khoản tiền, hàng viện trợ khi

có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách;

Trang 6

- Các khoản phí, lệ phí được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động (TK 461) khi có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách

Số dư bên Có: Các khoản tiền, hàng viện trợ và các khoản phí,

lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi mà đơn vị chưa

có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách, chưa được kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí

Tài khoản 521- Thu chưa qua ngân sách, có 2 TK cấp 2:

- TK 5211- Phí, lệ phí: Dùng để phản ánh các khoản phí, lệ phí

đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi mà đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách

- TK 5212 - Tiền, hàng viện trợ: Dùng để phản ánh các khoản

tiền, hàng viện trợ không hoàn lại đơn vị đã tiếp nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách

Các TK liên quan: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, TK 333 - Các khoản phải nộp NN, TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động…

c) Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

A Đối với các khoản thu sự nghiệp, thu phí và lệ phí

1- Khi phát sinh các thu phí và lệ phí

Nợ các TK 111, 112

Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí 2- Xác định số thu phải nộp ngân sách Nhà nước hoặc phải nộp cấp trên để lập quĩ điều tiết ngành (nếu có) về các khoản thu phí, lệ phí, kế toán ghi:

Trang 7

Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí

Có TK 333 (3332) - Các khoản phải nộp NN (phí, lệ phí)

Có TK 342 - Thanh toán nội bộ

3- Xác định các khoản thu được bổ sung nguồn kinh phí theo chế độ tài chính quy định để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí và lệ phí, kế toán ghi:

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 4- Số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách thì kế toán ghi

bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi:

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 5- Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi nhưng do cuối kỳ chưa có chứng

từ ghi thu, ghi chi ngân sách, kế toán ghi:

Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách

(5211- Thu phí, lệ phí) 6- Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu của kỳ trước phải nộp ngân sách được để lại chi, kế toán ghi:

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

B Đơn vị thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước

1- Khi khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu, xác định đơn giá thanh toán và khối lượng thực tế được nghiệm thu thanh toán theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:

Trang 8

Nợ TK 465- Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng vào tài khoản

5112, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước 2- Kết chuyển chênh lệch giữa thu theo giá thanh toán lớn hơn chi thực tế của đơn đặt hàng về TK 4213, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt

hàng của Nhà nước 3- Trích lập các quĩ hoặc bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ

số chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:

Nợ TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của

Nhà nước

Có TK 431 - Các quỹ

C Thu về lãi tiền gửi, cho vay thuộc vốn các chương trình,

dự án

1- Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình,

dự án viện trợ không hoàn lại phát sinh, kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 511 (5118) - Thu khác 2- Cuối kỳ, số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay khi có chứng từ ghi thu, ghi chi cho ngân sách của các dự án viện trợ không hoàn lại được kết chuyển sang các TK có liên quan theo qui định của từng dự

án, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5118) - Thu khác

Có TK 461 (46121) - Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án

Trang 9

D Các đơn vị có các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác

1- Khi thu được tiền về các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác của chế độ tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 511 (5118) - Thu khác 2- Đối với các khoản thu được coi là tạm thu, khi thu tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (thu khác)

Có TK 111 - Tiền mặt + Trường hợp nộp thiếu thì thu bổ sung, ghi:

Có các TK 333, 342, 461, 431, 421 (4218)

Trang 10

E Kế toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

1- Đối với tài sản cố định do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách

1.1 Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán:

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ

Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK 211, 213 1.2 Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, kế toán ghi:

Có các TK 333, 342, 461, 431 (4314) 1.5 Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, kế toán ghi:

Trang 11

2.2 Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, ghi:

Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

2.4 Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Có TK 421 (4212) - Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD

2.5 Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Nợ TK 421 (4212) - Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD

+ Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:

Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (phải thu khác)

Có TK 511 (5118) - Thu khác

2- Khi phát hiện TSCĐ thuộc nguồn NSNN thiếu, mất, ghi: + Giảm TSCĐ

Trang 12

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ

Nợ TK 466 - Phần nguyên giá còn lại

Có TK 211 - Nguyên giá TSCĐ + Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:

Có TK 511 (5118) - Thu khác 3- Khi thu hồi tiền bồi thường theo quyết định, ghi:

Trang 13

Có TK 152, 153 3- Phản ánh số chi về hoạt động thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC, ghi:

Có các TK 333, 342, 461, 431 (4314) 6- Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 661, 662

Có TK 511 (5118) - Thu khác

Trang 14

Sơ đồ 3.1: Kế toán tổng hợp các khoản thu sự nghiệp

511 - Các khoản thu

111, 112

Chi trực tiếp cho hoạt động sự

nghiệp và hoạt động khác

Chi phí thực tế theo ĐĐH của

NN khi được thanh toán

- Thu lãi cho vay

- Thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Thuế GTGT (nếu có)

Giá trị khối lượng theo ĐĐH của

NN được nghiệm thu theo giá

Trang 15

H Kế toán thu chưa qua ngân sách

1 Các khoản thu phí, lệ phí

1.1 Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí 1.2 Số phí, lệ phí đã thu được Nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí, ghi:

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 1.3 Xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 1.4 Cuối kỳ kế toán, xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN

Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách 1.5 Sang kỳ kế toán sau, khi số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN

Nợ TK 521 - Thu chưa qua ngân sách

2 Tiếp nhận hàng, tiền viện trợ

2.1 Khi nhận các khoản tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661, 662

Có TK 521 (5212) - Thu chưa qua ngân sách

(tiền, hàng viện trợ)

Trang 16

- Trường hợp tiếp nhận TSCĐ, thì đồng thời ghi:

Trang 17

Sơ đồ 3.2: Kế toán tổng hợp các khoản thu chưa qua ngân sách

111, 152, 153,

211, 241, 661,

Kỳ kế toán sau ghi tăng nguồn

kinh phí khi đơn vị có chứng từ

ghi thu, ghi chi NS về các khoản

phí, lệ phí đã thu kỳ trước phải

nộp NS được để lại chi tại đơn vị

Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS

Ghi tăng nguồn kinh phí khi đơn vị

có chứng từ ghi thu, ghi chi NS về

các khoản tiền, hàng viện trợ phi

dự án đã tiếp nhận

Cuối kỳ, ghi số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NS được để lại ghi chi nhưng chưa có chứng

Trang 18

d) Sổ kế toán sử dụng

+ Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc hình thức kế toán áp dụng mà

đơn vị có thể sử dụng các sổ kế toán tổng hợp khác nhau

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung: Sổ Cái, Nhật ký chung

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Nhật ký - Sổ Cái

- Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ, sổ Cái

+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các khoản thu (Mẫu số S52-H,

Biểu 3.1) dùng để theo dõi các khoản thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng, thu lãi tiền gửi, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, và việc xử lý các khoản thu này Căn cứ ghi là các Biên lai thu phí, lệ phí, các phiếu thu và các chứng từ có liên quan tới các khoản thu của đơn vị

Trang 19

Biểu 3.1: Sổ chi tiết các khoản thu

Bộ…………

Đơn vị………

Mẫu số S52-H

(Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN THU

Số

hiệu

Ngày tháng

Trang 20

3.1.2 Kế toán các khoản chi sự nghiệp

3.1.2.1 Nội dung các khoản chi sự nghiệp

Các khoản chi sự nghiệp trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các khoản chi hoạt động, chi chương trình, dự án, đề tài…

Trong đó:

- Chi hoạt động: Bao gồm các khoản chi hoạt động thường xuyên và không thường xuyên, theo dự toán chi đã được duyệt, như chi cho công tác hoạt động nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và do các nguồn khác đảm bảo

- Chi chương trình, dự án, đề tài: Là những khoản chi có tính chất hành chính, sự nghiệp thường phát sinh ở những đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, và do các nguồn khác đảm bảo để thực hiện chương trình, dự án, đề tài của Nhà nước, của địa phương, của ngành như:

o Các chương trình, dự án, đề tài quốc gia, địa phương hoặc của ngành

o Các dự án đầu tư phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục,

y tế…

3.1.2.2 Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán các khoản chi sự nghiệp

Kế toán các khoản chi sự nghiệp cần tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng loại hoạt động (thường xuyên, không thường xuyên)/(quản lý dự án, thực hiện dự án) theo từng nội dung chi và theo dự toán được duyệt, theo mục lục ngân sách

- Phải đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa công tác hạch toán với việc lập dự toán chi về nội dung chi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu…

Trang 21

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng năm (năm trước, năm nay và năm sau), từng nguồn kinh phí (NSNN cấp, viện trợ, nguồn khác) Riêng đối với các khoản chi chương trình, dự án thì phải hạch toán các khoản chi lũy kế từ khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án cho đến khi kết thúc chương trình, dự án được phê duyệt quyết toán bàn giao sử dụng

Nhiệm vụ kế toán các khoản chi sự nghiệp:

- Tổ chức kế toán chi tiết các khoản chi theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục Ngân sách Nhà nước; đối với các khoản chi dự án phải tổ chức kế toán chi tiết theo từng chương trình, dự án, đề tài

- Đối với các khoản chi hoạt động, kế toán các khoản chi phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính

- Đối với các khoản chi dự án, kế toán các khoản chi phải chi theo đúng tính chất, nội dung, định mức, khoản mục theo dự toán đã được phê duyệt với các chứng từ hợp lệ và hợp pháp

- Tổ chức kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chế độ chi tiêu theo đúng quy chế của đơn vị và cơ quan quản lý Nhà nước; thực hiện nghiêm túc việc quyết toán các khoản chi với nguồn kinh phí theo quy định của cơ quan quản lý và cơ quan tài chính

- Cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý các khoản chi tại đơn vị trên cơ sở hiệu quả, tiết kiệm

3.1.2.3 Kế toán các khoản chi hoạt động

Chi hoạt động là các khoản chi đảm bảo cho việc duy trì các hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt Theo tính chất, chi hoạt động được chia thành chi thường xuyên và chi không thường xuyên:

- Chi thường xuyên: Bao gồm các khoản chi cho con người, cho nghiệp vụ chuyên môn, cho công tác quản lý hành chính, mua sắm,

Trang 22

sửa chữa TSCĐ và các khoản chi khác mang tính chất phát sinh thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên

- Chi không thường xuyên là các khoản chi không theo dự toán như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi thực hiện tinh giảm biên chế, chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí không thường xuyên

Kế toán các khoản chi hoạt động cần tôn trọng các qui định sau:

- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách nhà nước

- Phải thực hiện chi hoạt động theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước và qui chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng theo qui định của chế độ tài chính Trong kỳ các đơn vị sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích các quỹ để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo qui định của chế

độ tài chính

- Không hạch toán vào chi hoạt động các khoản chi cho SXKD, dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước

- Đối với đơn vị dự toán cấp I, cấp II tài khoản 661 - Chi hoạt động, ngoài việc tập hợp chi hoạt động của đơn vị mình còn dùng để tổng hợp số chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc (trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị này) để báo cáo với cấp trên

và cơ quan tài chính

- Phải hạch toán theo Mục lục NSNN các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp NS được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS

- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn

bộ số chi hoạt động trong năm được kết chuyển sang tài khoản năm trước để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt Đối với

số chi trước cho năm sau (nếu có), đầu năm sau kế toán phải chuyển sang năm nay để tiếp tục tập hợp chi phí hoạt động trong năm báo cáo

Trang 23

a) Chứng từ kế toán sử dụng

Kế toán chi hoạt động sử dụng các chứng từ cơ bản sau:

- Bảng chấm công (C01a-HD);

- Bảng thanh toán tiền lương (C02a-HD);

- Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) (C03-HD);

- Bảng thanh toán tiền thưởng (C04-HD);

- Bảng thanh toán phụ cấp (C05-HD);

- Giấy đi đường (C06-HD);

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (C11-HD);

- Bảng kê thanh toán công tác phí (C12-HD);

- Phiếu xuất kho (C20-HD);

- Bảng kê mua hàng (C24-HD);

- Phiếu chi (C31-BB);

- Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD);

- Giấy thanh toán tạm ứng (C33-HD);

- Giấy đề nghị thanh toán (C37-HD);

- Và các chứng từ khác có liên quan…

Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK 661 - Chi hoạt động: Dùng để phản ánh các khoản chi

hoạt động mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo

dự toán chi đã được duyệt

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661- Chi hoạt động:

Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

Bên Có:

- Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi

Trang 24

- Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt

Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán

hoặc quyết toán chưa được duyệt

Tài khoản 661- Chi hoạt động, có 3 TK cấp 2:

- TK 6611- Năm trước, dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán

TK 6611- Năm trước, có 2 TK cấp 3:

+ TK 66111- Chi thường xuyên

+ TK 66112 - Chi không thường xuyên

- TK 6612 - Năm nay, dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí ngân sách năm nay

TK 6612 - Năm nay, có 2 TK cấp 3:

+ TK 66121 - Chi thường xuyên

- TK 6613 - Năm sau, TK này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí trước cho năm sau để phản ánh các khoản chi trước cho năm sau Đến cuối ngày 31/12, số chi TK này được kết chuyển sang TK 6612 - Năm nay

TK 6613 - Năm nay, có 2 TK cấp 3:

+ TK 66131 - Chi thường xuyên

Các TK liên quan: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, 152 - Nguyên liệu, vật liệu, 331- Các khoản phải trả; 332- Các khoản phải nộp theo lương; 334- Phải trả công chức, viên chức; 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau; 642 - Chi phí quản lý chung; 643- Chi phí trả trước; 461- Nguồn kinh phí hoạt động; 008-

Dự toán chi hoạt động…

Trang 25

1- Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động, ghi:

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên

Có TK 152, 153 Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ 005 - Dụng

cụ lâu bền đang sử dụng

2- Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho công chức, viên chức trong đơn vị, xác định học bổng, sinh hoạt phí, xác định các khoản phải trả theo chế độ cho người có công, ghi:

Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác

3- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công chức, viên chức tính vào chi hoạt động thường xuyên, ghi:

Có các TK 3321, 3322, 3323, 3324 4- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi:

Có các TK 111, 112, 331 (3311) 5- Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn

Trang 26

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có các TK 111, 112, 461 Đồng thời ghi

Có TK 466 - Nguồn kinh phí hình thành TCSĐ Trường hợp sử dụng dự toán chi hoạt động, phải đồng thời ghi giảm dự toán:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động 7- Rút dự toán chi hoạt động để trực tiếp chi, ghi:

Đồng thời ghi Có TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên

10- Khi báo cáo quyết toán của đơn vị được cấp có thẩm quyền phê duyệt:

+ Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt cao hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi:

Trang 27

Nợ TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên (phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm)

Đơn vị được trích lập quỹ và trả thu nhập tăng thêm (phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm trích), ghi:

Nợ TK 661 (6611) - Chi hoạt động (Năm trước)

Có TK 431- Các quỹ

Đồng thời ghi Có TK 004 “Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên”

+ Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt nhỏ hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi:

Nợ TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” (ghi âm) (Phần chênh lệch giảm so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm)

11- Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của chi hoạt động chi tiết theo lãi, lỗ về tỷ giá, ghi:

có liên quan đến số kinh phí trong năm được duyệt quyết toán vào chi hoạt động năm báo cáo, ghi:

Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động

Có TK 337 - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau

(3371, 3372, 3373)

Trang 28

13- Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động thường xuyên hoặc không thường xuyên năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi:

Nợ TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động năm trước

Có TK 661 (66121, 66112) - Chi hoạt động năm nay 14- Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động năm trước được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi:

Nợ TK 461 (4611): Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động 15- Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 311 (3118) - Các khoản thu (phải thu khác)

Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động 16- Báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, ghi:

Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động

Trang 29

Sơ đồ 3.3: Kế toán tổng hợp chi thường xuyên

661 (66121 - Chi thường xuyên)

332, 334, 335

Tiền lương, phụ cấp, trích các

khoản BH phải trả viên chức;

các khoản phải trả đối tượng

Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi

thường xuyên khác phát sinh

111, 112…

311(8)

461 Kết chuyển số chi thường xuyên

để ghi giảm NKP chi thường xuyên khi QT được duyệt

413

661, 662 Kết chuyển chênh lệch chi>thu do thanh lý, nhượng bán theo QĐ của CQ có thẩm quyền

Lãi tỷ giá hối đoái của HĐSN

111, 112, 152,

153, 312, 331…

337

336, 431

Quyết toán giá trị vật tư, dụng cụ

tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn

hoàn thành năm báo cáo tính vào

từ chênh lệch thu, chi HĐTX

Các khoản ghi giảm chi

Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt y, phải thu hồi

Lỗ tỷ giá hối đoái của HĐSN

008 Rút dự toán chi thường xuyên

để sử dụng

Trang 30

Sơ đồ 3.4: Kế toán tổng hợp chi không thường xuyên

661 (66122 – Chi không thường xuyên)

xuyên để ghi giảm NKP không thường xuyên khi quyết toán được duyệt

Số chi sai quyết toán không được duyệt y, phải thu hồi

0082

Rút dự toán chi không thường xuyên ra sử dụng

Trang 31

+ Sổ kế toán tổng hợp:

Tùy thuộc hình thức kế toán áp dụng mà đơn vị có thể sử dụng các sổ kế toán tổng hợp khác nhau

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung: Sổ Cái, Nhật ký chung

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Nhật ký - Sổ Cái

- Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ, sổ Cái

+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết chi hoạt động (Mẫu số S61-H;

biểu 3.2): dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo Nguồn kinh phí đảm bảo và theo từng Loại, Khoản, Nhóm mục, Tiểu mục của Mục lục Ngân sách Nhà nước nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo số chi đề nghị quyết toán Căn cứ ghi là chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại liên quan đến chi hoạt động của đơn vị

Trang 32

Biểu 3.2: Sổ chi tiết hoạt động

- Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…

Trang 33

3.1.2.4 Kế toán các khoản chi dự án

Chi dự án là những khoản chi để thực hiện các chương trình, dự

án, đề tài đã được nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinh phí NSNN cấp hoặc bằng nguồn viện trợ nước ngoài và các nguồn khác tài trợ Chi dự án bao gồm các khoản chi về lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho những người tham gia chương trình, dự án, đề tài; các khoản chi phí về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ; chi về TSCĐ

sử dụng cho hoạt động dự án, chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác

Kế toán chi dự án cần tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Kế toán chi dự án chỉ được thực hiện ở đơn vị được giao nhiệm

vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí

để thực hiện chương trình, dự án, đề tài đó

- Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc thực hiện theo Mục lục NSNN và theo nội dung chi trong dự toán được duyệt của từng chương trình, dự án, đề tài

- Các khoản chi cho chương trình, dự án, đề tài chỉ được xét duyệt quyết toán năm khi đã có chứng từ ghi thu ghi chi

- Các khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình,

dự án, đề tài được phản ánh vào TK 511- Các khoản thu Khi quyết toán, tùy thuộc vào qui định xử lý của cơ quan cấp phát kinh phí để kết chuyển vào TK liên quan

- Chi dự án phải được theo dõi lũy kế từ khi bắt đầu thực hiện đến khi kết thúc chương trình, dự án, đề tài được phê duyệt quyết toán bàn giao sử dụng

Trang 34

- TK 662- Chi dự án: dùng để phản ánh số chi chương trình, dự

án, đề tài đã được nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinh phí NSNN cấp hoặc bằng nguồn viện trợ nước ngoài và các nguồn khác

Đối với những đơn vị chỉ tham gia nhận thầu lại một phần hay toàn bộ dự án thì không hạch toán vào tài khoản chi này mà sử dụng

TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đối với những khoản thu trong quá trình thực hiện chương trình, dự án thì được kế toán trên

TK 511- Các khoản thu

Đồng thời kế toán sử dụng TK 009 - Dự toán chi chương trình

dự án để theo dõi kinh phí thuộc chương trình, dự án, đề tài

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 662 - Chi dự án:

Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình,

dự án, đề tài

Bên Có:

- Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi

- Số chi của chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí dự án

Số dư bên Nợ: Số chi của chương trình, dự án, đề tài chưa hoàn

thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt

Tài khoản 662- Chi dự án, có 3 TK cấp 2:

- TK 6621- Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp, dùng để phản ánh các khoản chi dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp

TK 6621- Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp, có 2 TK cấp 3: + TK 66211- Chi quản lý dự án, dùng để phản ánh các khoản chi quản lý dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp

+ TK 66212 - Chi thực hiện dự án, dùng để phản ánh các khoản chi thực hiện dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp

- TK 6622 - Chi từ nguồn viện trợ, dùng để phản ánh các khoản chi dự án từ nguồn kinh phí viện trợ

Trang 35

TK 6622 - Chi từ nguồn viện trợ, có 2 TK cấp 3:

+ TK 66221 - Chi quản lý dự án

+ TK 66222 - Chi thực hiện dự án

- TK 6628 - Chi từ nguồn khác, dùng để phản ánh các khoản chi

dự án từ nguồn khác ngoài nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc do nhận viện trợ

Dự toán chi hoạt động…

1- Chi thực tế phát sinh cho chương trình, dự án, đề tài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật liệu, dụng cụ, kế toán ghi:

Nợ TK 662 - Chi dự án

Có các TK 111, 112, 152, 153, 312 2- Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài, ghi:

Nợ TK 311 (3113) - Thuế GTGT (nếu có)

Có các TK 111, 112, 312, 3311 3- Tiền lương phải trả và các khoản trích nộp theo lương của người tham gia thực hiện chương trình, dự án, đề tài, ghi:

Trang 36

Có TK 334, 332 4- Mua TSCĐ dùng cho hoạt động chương trình, dự án

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có các TK 111, 112, 312, 331 Đồng thời ghi:

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 5- Rút dự toán chương trình dự án để chi thực hiện dự án, ghi:

Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi giảm dự toán chi chương trình, dự án: Có TK

0091 - Dự toán chi chương trình, dự án

6- Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động dự án chi tiết theo lãi, lỗ về tỷ giá, ghi:

Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lỗ tỷ giá) hoặc:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 662 - Chi dự án (lãi tỷ giá) 7- Các khoản thu được ghi giảm chi từ việc thực hiện chương trình, dự án, đề tài, ghi:

Nợ TK 111, 112, 152

Có TK 662- Chi dự án 8- Những khoản chi của dự án không đúng chế độ, phải thu hồi, ghi:

Có TK 662 - Chi dự án

Trang 37

9- Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt chuyển số chương trình, dự án, đề tài thành số chi năm trước, ghi:

Nợ TK 662 - Chi tiết năm trước

Có TK 662 - Chi tiết năm nay 10- Khi quyết toán chi dự án được duyệt, ghi:

Nợ TK 462- Nguồn kinh phí dự án

Có TK 662- Chi dự án

Trang 38

Sơ đồ 3.5: Kế toán tổng hợp chi dự án

Số chi sai quyết toán không được duyệt y, phải thu hồi

Lỗ tỷ giá hối đoái của HĐSN

009 Rút dự toán

Trang 39

- Sổ kế toán tổng hợp: Kế toán sử dụng các sổ kế toán tổng hợp

tương tự như chi hoạt động

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết chi dự án (Mẫu số S62-H; biểu

3.3): dùng để tập hợp toàn bộ chi phí đã sử dụng cho từng dự án nhằm quản lý, kiểm tra tình hình chi tiêu kinh phí dự án, cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết toán sử dụng kinh phí dự án Căn cứ ghi sổ là chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán chi cho dự án

Trang 40

Biểu 3.3: Sổ chi tiết dự án

Mã ngành kinh tế: Mã nội dung kinh tế (mục): Tên tài khoản cấp 2:

Định dạng
Số trang	226
Dung lượng	1,6 MB