Các chức năng trong quản trị văn phòng gồm có: Chức năng hoạch định Chức năng tổ chức Chức năng quản trị nhân sự Chức năng lãnh đạo, điều hành Kiểm tra, giám sát Để nắm rõ được mối quan hệ giữa các chức năng ta cần tìm hiểu khái niệm và bản chất của từng chức năng sau đó sẽ rút ra được mối quan hệ giữa các chức năng với nhau.
Trang 1Trình bày mối quan hệ giữa các chức năng quản trị văn phòng; lấy ví dụ minh họa tại cơ quan, đơn vị đang công tác
Bài làm
Các chức năng trong quản trị văn phòng gồm có:
- Chức năng hoạch định
- Chức năng tổ chức
- Chức năng quản trị nhân sự
- Chức năng lãnh đạo, điều hành
- Kiểm tra, giám sát
Để nắm rõ được mối quan hệ giữa các chức năng ta cần tìm hiểu khái niệm và bản chất của từng chức năng sau đó sẽ rút ra được mối quan hệ giữa các chức năng với nhau
A Các chức năng trong quản trị văn phòng
1 Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được hiệu quả
Việc hoạch định giúp cho tổ chức xác định rõ ràng mục tiêu và cách thức, phương pháp, lộ trình để thực hiện mục tiêu đã đề ra trong điều kiện sẵn có của cơ quan, đơn vị Trong cơ quan đơn vị nào, bất kì cấp quản trị nào cũng phải có hoạch định Tùy vào cấp độ thì tính chất của việc hoạch định sẽ khác nhau (quản trị cấp cao thì hoạch định sẽ mang tính chất chiến lược, quản trị càng thấp thì hoạch định
sẽ mang tính chất tác vụ, tác nghiệp)
* Ý nghĩa của hoạch định.
- Việc hoạch định sẽ giúp cho nhà quản trị văn phòng luôn chủ động trong công việc quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tương tác giữa các phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức
- Hoạch định giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị Thông qua hoạch định, mục tiêu quản trị được xác định rõ ràng, hợp lý, các nguồn lực được chuẩn bị
và tổ chức sử dụng một cách chặt chẽ để mục đích cuối cùng là hoàn thành nhiệm
Trang 2vụ Vì vậy, hoạch định là tiền đề quan trọng cho việc thực hiện các chức năng: tổ chức thực hiện, điều hành, lãnh đạo và kiểm tra giám sát thực hiện
- Giúp nhà quản trị văn phòng tư duy một cách có hệ thống để dự đoán và đề phòng những rủi ro hoặc những điều ngoài ý muốn để từ đó chủ động có những phương án dự phòng hiệu quả
- Giúp nhà quản trị xác định chính xác các mục tiêu quan trọng, mục tiêu trọng điểm của văn phòng và của cơ quan Tránh việc bị lạc hướng mục tiêu hoặc tập trung nguồn lực vào mục tiêu thứ yếu;
- Bản hoạch định công việc như một thước đo giúp nhà quản lý kiểm tra, đánh giá tiến độ và mức độ hoàn thành công việc của từng phòng ban, cá nhân trên lộ trình hướng tới mục tiêu của tổ chức Từ đó có thể đánh giá được năng lực làm việc của từng nhân sự trong văn phòng thông qua kết quả hoàn thành công việc cá nhân so với kế hoạch đã đề ra
Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng được coi là quan trọng nhất trong hoạt động quản trị Hoạch định giúp nhà quản lý thấy được mục tiêu, lộ trình, các nguồn lực cần thiết từ đó giúp tổ chức tiết kiệm và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất
2 Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng
Chức năng tổ chức trong văn phòng được hiểu theo nghĩa động từ, là việc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức của văn phòng bao gồm các đơn vị, các cá nhân với chức năng, nhiệm vụ khác nhau và cơ chế hoạt động nhằm thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
* Ý nghĩa của chức năng tổ chức
- Tổ chức giúp cung cấp dịch vụ hành chính cho các bộ phận khác của cơ quan một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất
- Tổ chức giúp cho mỗi thành viên trong văn phòng thấy được vị trí, vai trò và hiểu đúng bổn phận của mình trong phòng, tổ chức Từ đó, thấy được mối liên hệ của mình với các cấp quản trị cũng như các phòng ban, nhận sự khác
- Tổ chức giúp gắn kết một cách có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, phương pháp) trong quá trình thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao
Trang 3- Tổ chức giúp các văn phòng nói riêng, doanh nghiệp nói chung đáp ứng được với sự biến động, thay đổi của môi trường kinh doanh
- Tổ chức giúp nhà quản trị sử dụng đúng người đúng việc, phát huy sở trường, năng lực cá nhân trong quá trình phân công công việc nhằm đạt kết quả cao khi thực hiện nhiệm vụ
3 Chức năng quản trị nhân sự trong quản trị văn phòng
Quản trị nhân sự được hiểu là quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc”
* Ý nghĩa của quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự được coi là chiến lược nhân sự, có ý nghĩa to lớn tới sự thành công hay thất bại của cả một tổ chức
- Quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp có được một đội ngũ lao động đáp ứng được các yêu cầu của sản xuất kinh doanh cả về số lượng, chất lượng và cơ cấu từ
đó đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu
- Quản trị nhân sự không những giúp tập trung và việc khai thác, sử dụng nhân lực mà còn chú trọng đầu tư, đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ cho người lao động Điều này rất có ý nghĩa, nó giúp cho người lao động thỏa mãn với nhu cầu được đào tạo, thêm phần gắn bó trung thành hơn với doanh nghiệp Việc người lao động giỏi hơn, trung thành hơn là điều mọi doanh nghiệp mong muốn
- Quản trị nhân sự tốt sẽ giúp xây dựng và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, công khai trong việc đánh giá và khích lệ người lao động
- Quản trị nhân sự sẽ giúp tổ chức tiết kiệm kinh phí, thời gian đào tạo và sự dụng nguồn nhân lực (tuyển dụng những người có năng lực sẽ giúp tiết kiệm thời gian đào tạo, tuyển dụng lại, chi phí đào tạo ban đầu) Nhà quản lý có trình độ quản trị nhân sự tốt sẽ gắn kết, dẫn dắt nhân viên theo cách của mình giúp họ gắn
bó với tổ chức hơn và ngược lại
Trang 44 Chức năng lãnh đạo, điều hành trong quản trị văn phòng
Lãnh đạo, điều hành là khả năng truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng, lôi cuốn của một người đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng thuận và tự nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung do tổ chức, xã hội đã đặt ra
* Ý nghĩa lãnh đạo, điều hành
- Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển: Lãnh đạo, điều hành là
việc xây dựng những định hướng lớn cho mục tiêu, kế hoạch mà đơn vị cần đạt được Định hướng là xác định được các mục tiêu ưu tiên, quan trọng nhất cần phải thực hiện Định hướng kế hoạch để có hướng đi nhằm đạt được mục tiêu Định hướng các giải pháp để giải quyết các yếu tố và điều kiện nhằm thực hiện các mục tiêu đã định Tổ chức, sắp xếp các yếu tố và điều kiện cần theo một trật tự, nguyên tắc nhất định để mọi việc được hoạt động theo quỹ đạo
- Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ đơn vị: Trong một tổ
chức, cơ quan sẽ có nhiều bộ phận, đơn vị Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ khác nhau Để các bộ phận làm việc ăn ý với nhau thì cần có một lãnh đạo xuất sắc điều hành mọi việc của tổ chức Lãnh đạo điều hành tốt sẽ giúp các bộ phận, phòng ban luôn duy trì được tác phong công việc nhanh, ăn ý và tiến tới mục tiêu chung
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của đơn vị: Hoạt động lãnh đạo, điều hành
thực chất là một quá trình thông tin khép kín Thông tin được thu thập, phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau sau đó đến tay lãnh đạo Từ đó lãnh đạo sẽ ra quyết định, mệnh lệnh tới các bộ phận, phòng ban Sau đó, các phòng ban, bộ phận phản hồi lại tới lãnh đạo và đó là quá trình kiểm tra, giám sát của lãnh đạo với các đơn vị đó
5 Kiểm tra, giám sát trong quản trị văn phòng
Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng là việc theo dõi, xem xét, đánh giá,
so sánh kết quả hoạt động nghiệp vụ, các cơ chế phối hợp hoạt động, các nguồn lực của văn phòng với những tiêu chuẩn đã được xác lập nhằm làm cho các đối tượng
đó ngày càng hoàn thiện và góp phần vào thành tựu, mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức
Trang 5* Ý nghĩa của kiểm tra, giám sát
- Đối với người kiểm tra
+ Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm tra giúp lãnh đạo đánh giá được điểm mạnh, yếu của tổ chức hay tính tối ưu của cơ cấu tổ chức văn phòng
+ Thông qua kiểm tra sẽ phát hiện được những thiếu sót trong kế hoạch, chiến lược, chính sách và những quyết định của lãnh đạo để hoàn chỉnh và bổ sung những hoạch định trong tương lai
+ Thông qua kiểm tra sẽ giúp cho lãnh đạo có đầy đủ thông tin để đề ra những phương án mang tính khả thi, đồng thời thẩm định tính phù hợp với phương pháp
đã và đang sử dụng trong tổ chức
+ Ngoài ra còn kịp thời khuyến khích, khen thưởng những tài năng nhằm lôi cuốn nhân viên vào quá trình phát triển của tổ chức, tạo ra sự tập trung thống nhất trong hoạt động của cơ quan
+ Tạo môi trường làm việc nhẹ nhàng, phối hợp ăn ý giữa văn phòng và các
bộ phận khác trong cơ quan
+ Phát hiện những nhân tố làm ảnh hưởng đến sự vận hành trong bộ máy của
tổ chức để đưa ra những biện pháp ứng xử có hiệu quả
+ Theo dõi, giám sát công việc thường xuyên và sử dụng cách kiểm tra thích hợp sẽ làm giảm các rủi ro cho lãnh đạo trong việc vận hành tổ chức
- Đối với người được kiểm tra
+ Bản thân nhân viên sẽ kịp thời phát hiện ra những sai sót để hoàn thiện bản thân, nâng cao năng suất lao động và sẽ được lãnh đạo công nhận Từ đó sẽ có khả năng nhận được mức lương cao hơn
Trang 6B Mối quan hệ giữa các chức năng trong quản trị văn phòng
Trên lý thuyết thì các chức năng quản trị văn phòng được tách ra thành từng mục rõ ràng Nhưng trên thực tế thì nó là một thể thống nhất, không thể tách rời Giữa chúng có mối quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau Công đoạn này, chức năng này là nền tảng, là tiền đề của công đoạn kia, chức năng kia Chúng vận động và luân chuyển trong suốt quá trình tồn tại của tổ chức
Chức năng hoạch định có nhiệm vụ đề ra chiến lược và phương thức thực hiện; chức năng tổ chức có nhiệm vụ tổ chức ra cơ cấu để thực hiện các chiến lược đó; chức năng lãnh đạo, điều hành có nhiệm vụ điều chỉnh, kết hợp các bộ phận liên quan để thực hiện kế hoạch còn chức năng kiểm tra có trách nhiệm đánh giá mức độ hoàn thành của các bộ phận, từ đó phát hiện ra để khắc phục, sửa đổi và hoàn thiện cho phù hợp với chiến lược và việc hoạch định ban đầu
Các chức năng này móc nối với nhau tạo ra sự vận động của tổ chức, nó làm cho bộ máy vận động đúng quỹ đạo và hướng tới mục tiêu đã đề ra Nếu tách rời các chức năng này ra thì chúng không có ý nghĩa, không có tác dụng và không có vai trò gì trong quản trị văn phòng
Như vậy, các chức năng quản trị văn phòng có sự liên kết chặt chẽ với nhau, chức năng này bổ trợ cho chức năng kia, tác động qua lại lẫn nhau Các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức vận hành một cách trơn tru, hoàn hảo và duy trì sự hoạt động, phát triển bền vững, hiệu quả trong tương lai
C Ví dụ minh họa tại Trường Tiểu học Newton Goldmark
Trong bất cứ công việc, sự kiện gì tại trường văn phòng đều phải nắm rõ lịch
để lên kế hoạch tổ chức hoặc giao cho một bộ phận, hoặc một phòng ban chuyên môn để lên chương trình, kế hoạch cho công việc, sự kiện đó Sau đó, văn phòng hoặc bộ phận chuyên môn sẽ lên một bản kế hoạch chi tiết, nội dung trình văn phòng và văn phòng sẽ kiểm tra nội dung, kiểm duyệt, chỉnh sửa và gửi lên Hiệu trưởng để Hiệu trưởng kiểm tra và ra ý kiến chỉ đạo, phê duyệt Nếu cần chỉnh sửa thì Hiệu trưởng sẽ đưa ra ý kiến chỉ đạo nội dung cần chỉnh sửa, văn phòng hoặc
bộ phận chuyên môn hoặc cả 2 sẽ cùng tiếp nhận thông tin và chỉnh sửa lại nội dung sau đó lại trình lên Hiệu trưởng kiểm tra lại Trong nội dung kế hoạch sẽ có
Trang 7từng mục phân công cho từng cá nhân có nhiệm vụ liên quan Khi kế hoạch được ban hành sẽ gửi tới toàn thể nhân viên để mọi người cùng nắm bắt được nội dung
kế hoạch, nắm được cơ quan ra những kế hoạch, chương trình hoặc chỉ đạo gì, ai là người thực hiện Văn phòng là người bám sát chương trình, đồng thời có thể là người thực hiện, kiểm tra, giám sát, tình hình triển khai nhiệm vụ công việc của người được giao và báo cáo lại với Hiệu trưởng Hiệu trưởng sẽ là người tiếp nhận thông tin phản hồi và ra chỉ đạo tiếp theo cho văn phòng để có những biện pháp, đường lối nếu cần thay đổi, chỉnh sửa hoặc nắm bắt tình hình tiến độ công việc để biết được nhân viên của mình đã hiểu rõ nội dung kế hoạch, có làm đúng được những gì đã được chỉ đạo hay chưa hoặc có cá nhân nào gây ra sai sót để kịp thời đưa ra hướng giải quyết hoặc có trường hợp ngoài ý muốn nào xảy ra hay không Khi công việc đã hoàn thành, văn phòng sẽ là người báo cáo kết quả của kế hoạch tới Hiệu trưởng Và cuối cùng là Hiệu trưởng sẽ khen thưởng hoặc nhắc nhở tới những người thực hiện kế hoạch và toàn thể nhân viên để mọi người cùng nhau phát huy hoặc rút kinh nghiệm cho những nhiệm vụ sau
Ví dụ cụ thể: Kế hoạch tổ chức diễn tập đón HS quay trở lại trường sau dịch Covid-19.
Bước 1 (Hoạch định, quản trị nhân sự, kiểm tra, giám sát, quản trị nhân sự): Văn phòng nhận được công văn của Sở về kế hoạch đón HS quay trở lại trường Văn phòng trình công văn lên Hiệu trưởng Sau đó Hiệu trưởng chỉ đạo Văn phòng làm kế hoạch chi tiết Văn phòng sẽ lên kế hoạch soạn thảo nội dung diễn tập, trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo cụ thể của Hiệu trưởng để hoàn thiện bản kế hoạch diễn tập, làm bảng phân công công việc cho từng nhân sự cho nhà trường một cách phù hợp nhất theo tính chất công việc của từng người để mọi người có thể kết hợp hài hòa với nhau (để làm được phân công công việc người làm phải nắm rõ được tính cách, phong cách làm việc, chức vụ trong nhà trường, nhìn nhận năng lực làm việc của từng người, từng vị trí trong toàn bộ khuôn viên, tính đặc thù của từng vị trí để đưa ra bảng phân công một cách chi tiết để đảm bảo rủi ro một cách ít nhất cho kế hoạch đón HS quay trở lại trường sau một thời gian dài giãn cách)
Trang 9PHÂN CÔNG TRỰC ĐÓN HS QUAY TRỞ LẠI TRƯỜNG SÁNG NGÀY 21/2/2022
STT VỊ TRÍ TRỰC HỌ TÊN NGƯỜI TRỰC NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỜI GIAN CHÚ GHI
1 TẦNG 1(Tòa A)
Nguyễn Thị Thanh Vân (TĐT) Trưởng nhóm
Đón HS đi xe bus, điểm danh, thông báo vào nhóm
- Đón HS, hướng dẫn HS vị trí lớp của mình
- Kiểm tra vệ sinh hành lang, nhà vệ sinh,…
- Khi có HS có biểu hiện sốt,… cần đưa xuống phòng y tế cách ly
- GVTA, GVNK trực đến 8h00 sau đó có thể rời khỏi vị trí trực để cbi vào tiết dạy như TKB.
Đối với các tầng có khối 2,3,4,5:
- 7h30: Kiểm tra GVCN có mặt tại lớp
- 7h45: Kiểm tra GVCN cho hs khởi động đầu giờ
- 7h50: Kiểm tra GV bắt đầu vào tiết 1
- 9h50-9h55: Giờ ra chơi trực tại các vị trí được phân công.
- 7h00: Các thầy cô có mặt tại vị trí trực được phân công
- 11h: Trực tại vị trí khi
HS ra về
Nguyễn Thị Oanh (VP) Nguyễn Thị Tình (GVTA) Trương Thị Khánh Ninh (GVTA)
Khu vực hành lang tầng 1 Nguyễn Thị Thúy Ngân (GVTA)
Trần Thị Oanh (GVTA)
2 TẦNG 2(Tòa A)
Nguyễn Thị Bích (TĐT) Trưởng nhóm
Đón HS tại tầng 2 Nguyễn Lan Hương (VP)
Kiều Thị Thúy Linh (GVNK)
3 TẦNG 3(Tòa A)
Nguyễn Duy Khuê (HP) Trưởng nhóm
Đón HS tại tầng 3 Trần Thị Tuyến (GVTA)
Luyện Việt Nga (TTTA)
4 TẦNG 4(Tòa A)
Vũ Tuyết Mai (HP) Trưởng nhóm
Đón HS tại tầng 4A Nguyễn Thị Thanh Nhàn (GVTA)
Nguyễn Thùy Giang (VP)
5 TẦNG 4(Tòa B)
Phạm Thị Mai (VP) Trưởng nhóm
Đón HS tại tầng 4B Nguyễn Thị Thảo (GVTA)
Trần Quyết Thắng (TĐT)
6 Cổng
trường
(Khu vực
lối vào)
Dương Thành Luân (GVNK) Nguyễn Ngọc Sơn (GVNK)
Trang 10Dương Văn Phong (GVTA) Phương Công Đạt (GVNK)
7
Dốc lối
vào trường
(Cổng
chính)
Hoàng Xuân Vũ (Trưởng nhóm 7 và 8)
Đón HS
- Giáo viên đứng ở dốc đi lối vào, đón HS
- Nhắc HS, PH giữ khoảng cách để khu vực đo thân nhiệt không bị ùn tắc
- Sát khuẩn tay cho HS
Nguyễn Thị Quỳnh Anh (GVNK) Nguyễn Thị Thủy Tiên (GVNK)
Lê Thị Quỳnh Lan (GVNK) Lương Thị Lân (GVNK) Nguyễn Thị Hồng Nhung (GVTA) Hoàng Ngọc Tú (GVTA)
8a
Khu vực
đo thân
nhiệt(Cổng
chính)
Hà Đức Tùng (GVTA)
Đo thân nhiệt
- Kiểm tra thân nhiệt
- Sát khuẩn tay
- PH khối 2,3,4,5 không vào trường
- PH khối 1 vào trường nhắc PH giữ khoảng cách, đeo khẩu trang)
Phạm Thị Kiều Ly (GVTA) Cao Thái Hà (GVTA) Dương Văn Châu (GVTA)
8b khu vực đoPhía sau
thân nhiệt
Vũ Hồng Vân (GVTA)
Hỗ trợ khu vực cổng chính - Chỉ dẫn HS vào lớp
- Hỗ trợ các bộ phận cần nhân sự khi cần thiết
Vũ Thu Trang (GVTA) Phạm Minh Nhâm (GVTA) Nguyễn Hà Phương (GVTA) Trần Thị Hồng Hạnh (GVTA) Nguyễn Phương Khanh (GVTA) Đinh Thị Trang (GVTA) 9
Cổng sau
lối đi
xuống hầm
Phạm Đại Dương (GVNK) Chặn lối cổng hầm gửi xe Không cho phép CMHS, HS đi lối dưới hầm
Đoàn Tất Tuấn (Trưởng nhóm)
10 Tại lớp học GVCN - PCN Có mặt tại lớp lúc 7h00
Yêu cầu: