Tài liệu Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003 pdf

Nếu muốn mở một loại file khác với cài đặt mặc định bạn phải mở danh sách thả xuống của File Of Type, lựa chọn loại file sau đó để Word cập nhật danh sách.. tìm những tùy chọn này theo

Thủ thuật tạo file XML

trong Word 2003

Quản trị mạng - Khi sử dụng XML, bạn có thể lưu trữ dữ

liệu theo định dạng file mà nhiều phần mềm khác cũng hỗ trợ Và file này không chỉ chứa dữ liệu mà còn chứa cả một bản mô tả tài liệu trong một file văn bản thuần Do đó dữ kiệu này có thể tái sử dụng vì những ứng dụng có thể đọc văn bản thuần đều có thể đọc được dữ liệu Nhưng nhiều người lại cho rằng Word không phải là công cụ thích hợp để chỉnh sửa file XML, nhưng những thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn chỉnh sửa file XML trên Word rất hiệu quả

1 Sử dụng mọi File Word

Hầu hết mọi ứng dụng đều mặc định định dạng file trong hộp

thoại Save và Open Ví dụ, Word 2003 mặc định định dạng file

là doc Nếu muốn mở một loại file khác với cài đặt mặc định bạn phải mở danh sách thả xuống của File Of Type, lựa chọn

loại file sau đó để Word cập nhật danh sách Bạn có thể rút ngắn

công đoạn này nếu cài đặt mặc định cho Word hiển thị những

file XML bằng cách lựa chọn mục All Word Documents trong danh sách File As Type Sau đó, Word sẽ hiển thị file XML trong hộp danh sách Name, và những cài đặt này sẽ được lưu

lại

2 Lưu với định dạng *.xml

Theo mặc định, Word sẽ lưu file theo định dạng doc Nếu chỉ

làm việc với file XML, bạn phải nhớ thay đổi cài đặt mỗi khi lưu file Tuy nhiên có một cách giúp bạn không phải luôn ghi

nhớ điều đó bằng cách cài đặt cho Word tự động lưu tài liệu dưới định dạng XML:

chon định dạng của XML là *.xml

3 Thay đổi thuộc tính

Khi mở một tài liệu XML, Word sẽ hiển thị tag và nội dung,

ngoài ra nó còn mở cửa sổ tác vụ XML Structure Nhưng

những thuộc tính này nằm ở đâu? Để xem các thuộc tính, bạn

chỉ cần phải chuột lên một phần tử và lựa chọn Attributes, sau

đó sẽ xuất hiện hộp thoại Attributes For Item Để thay đổi giá trị, lựa chọn một thuộc tính trong danh sách Assigned

Attributes và hiệu chỉnh giá trị trong hộp Value

Nếu phần tử này có nhiều giá trị, hộp thoại sẽ không chỉ ra giá trị đang cài đặt Để tránh rắc rối, bạn nên lựa chọn trước phần tử

cần cài đặt sau đó mới mở hộp thoại Attributes For Item

4 Tìm kiếm tùy chọn

Word cho phép bạn kiểm soát các tác vụ trên file XML, nhưng rất khó tìm thấy những tùy chọn thực hiện cấu hình Bạn có thể

tìm những tùy chọn này theo cách phổ thông sau:

Ngoài ra có một cách đơn giản hơn để mở hộp thoại XML

Options đó là click vào liên kết XML Options ở phần dưới

cùng của cửa sổ tác vụ XML Structure Nhưng cần nhớ rằng

những tùy chọn này chỉ làm việc với tài liệu hiện thời Bạn phải

thiết lập lại chúng khi mở một file XML khác

5 Chỉnh sửa dễ dàng

Nếu muốn chỉnh sửa nội dung hiện thời bạn không cần sử dụng

đến tag, vì bạn có thể xóa nhầm tag Để tắt bỏ tag trong khi

chỉnh sửa, bỏ tùy chọn Show XML Tags In The

Document trong cửa sổ tác vụ XML Structure Bạn chỉ cần

nhập giá trị mong muốn để thay đổi giá trị Để xóa giá trị, bạn cần lựa chọn mọi tag từ tag đầu đến tag cuối Nếu xóa một gía trị mà không xóa các tag của phần tử thì bạn sẽ tạo ra một phần

tử rỗng

Hoặc bạn có thể chuyển đổi cài đặt tag ẩn hoặc hiện bằng cách

ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+X

6 Hiển thị phần tử rỗng

Tốt nhất bạn nên tránh tạo ra những phần tử rỗng, tuy nhiên cũng có những trường hợp ngoại lệ Dù đã lựa chọn tùy

chọn Show XML Tags In The Document, nhưng vì một số lỗi

mà tag cũng không hiển thị được Nếu muốn ẩn đi những tên

phần tử nhưng vẫn muốn biết khi một phần tử bị rỗng, bạn hãy

sử dụng trình giữ chỗ:

Empty Elements trong danh sách tùy chọn AML View

7 Tránh mất dữ liệu

Quá trình chuyển đổi định dạng sẽ quyết định dữ liệu trong tài liệu Word Nếu quá trình chuyển đổi không phù hợp với dữ liệu trong file bạn đang mở thì dữ liệu đó không hiển thị được trên file đó Trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi giống như quá trình lọc dữ liệu Ví dụ, bạn có thể sử dụng việc chuyển đổi

để tạo ra một danh sách sản phẩm và giá cả Một quá trình

chuyển đổi khác có thể bao gồm tên sản phẩm, giá và thông tin

mô tả sản phẩm Thay vì mở file gốc và tự xóa dữ liệu không cần thiết, quá trình chuyển đổi sẽ tự động thực hiện những thao tác đó nếu áp dụng chuyển đổi khi bạn mở file gốc

Để mở một file áp dụng chuyển đổi, lựa chọn Open With

Transform từ danh sách thả xuống của nút Open(trong hộp

thoại Open) Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng chuyển đổi khi

lưu file: Trong hộp thoại Save As, lựa chọn XML

Document của tùy chọn File As Type, chọn tiếp tùy

chọn Apply Transform, sau đó click nútTransform để lựa

chọn loại chuyển đổi muốn sử dụng

Cần nhớ rằng, quá trình chuyển đổi không chỉ thay đổi file đang

mở mà còn thay đổi cả tài liệu gốc trong Word Nếu lưu file đang mở, những thay đổi cũng được lưu vào file gốc Và nếu áp dụng chuyển đổi cho fila đang lưu, thì chuyển đổi này cũng được lưu vào file gốc VÌ vậy để tránh mất dữ liệu hoặc thay đổi file gốc, hãy lưu những file chuyển đổi dưới một tên mới

8 Tải XML Reference Schemas

Nếu muốn dùng Word để viết code tạo định dạng XML, bạn cần

việc với cấu trúc XML trong Word Sau khi tải, mở những file chm trong trình duyệt để xem và tham chiếu trong khi làm việc Nếu cần chia sẻ file XML cho những người khác, bạn nên sử

9 Tắt bỏ vùng tên

Đôi khi những tên phần tử trong hộp thoại XML Structure rất dài và vô nghĩa vì bảng hiện thị vùng tên trong tên phần tử được cài đặt mặc định

Để loại bỏ vùng tên bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:

vụ XML Structure

Namespace Alias In XML Structure

Sau đó cửa sổ tác vụ XML Structure trở thành:

10 Chống xóa những phần tử của XML

Có thể một tài liệu XML sẽ có nhiều người tham gia chỉnh sửa Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng một tính năng của tài liệu XML để bảo vệ những tag của XML trong khi cho phép những người khác chỉnh sửa nội dung hiện thời Thực hiện các thao tác sau:

Document trong cửa sổ tác vụ XML Structure

The Document trong vùng Editing Restriction của cửa sổ tác

vụ Protect Document

tùy chọn được cài đặt mặc định

 Sau đó chọn tùy chọn Everyone trong

mục Exceptions của cửa sổ tác vụ Protect Document Theo

hình I

bạn cho phép người khác chỉnh sửa

ô Password và Retype Password; để mã hóa tài liệu, click vào User Authentication

11 Mở file XML trong Office 2007

Những ứng dụng trong Office 2007 cũng sử dụng những

file Office Open XML Format Những file này sử dụng

phương pháp nén ZIP Nếu bạn muốn xem file Word, Excel hay Power Point (2007) dưới dạng tài liệu XML, thay đổi đuôi mở rộng của những file này thành ZIP, sau đó mở những file này

trong Windows Explorer bạn sẽ thấy những folder sau:

 Folder _rels chứa một file định dạng rels lưu trữ thông

tin về mối quan hệ giữa những mục trong gói ZIP Đó là phương pháp Office 2007 tìm kiếm mọi thông tin cần thiết khi mở một tài liệu

 Folder chứa tài liệu chính lưu trữ những file đa phương

tiện (hình ảnh, âm thanh, …) và file nội dung của tài liệu Nó cũng lưu trữ nhiều loại phần tử của tài liệu như: cài đặt, chủ đề,

và header

 File [Content_Types].xml chứa định nghĩa những loại nội

dung

Sử dụng đuôi mở rộng ZIP, bạn có thể tìm hiểu rất nhanh về tài

liệu Nhưng bạn không nên thay đổi cấu trúc folder hay thay đổi tên file khi đang mở