Báo cáo sáng kiến Nâng cao hiệu qủa công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa tỉnh Hà Giang I. TÁC GIÁ SÁNG KIẾN Họ và tên: Hoàng Ngọc Anh Đơn vị công tác: Sở Ngoại vụ II. LĨNH VỰC ÁP DỤNG: Sáng kiến này được áp dụng đối với việc cán bộ, công chức thực hiện công tác lễ tân đối ngoại địa phương theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, nét văn minh, bản sắc văn hoá của dân tộc. III. THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI ÁP DỤNG SÁNG KIẾN Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh về công tác đối ngoại của tỉnh. Do đó, tập thể lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan đều có nhận thức đầy đủ về vị trí và tầm quan trọng của công tác Lễ tân đối ngoại của địa phương. Hàng năm đều cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về Lễ tân do Bộ Ngoại giao tổ chức; trang bị đầy đủ cho cán bộ các loại sách tham khảo và các tài liệu hướng dẫn về công tác Lễ tân đối ngoại ... .Lãnh đạo sở đã luôn thể hiện chính kiến rõ ràng, bảo vệ và giữ vững quan điểm, nguyên tắc chuyên môn về công tác Lễ tân đối ngoại trong việc tổ chức các hoạt động đối ngoại của tỉnh. Toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan phải nghiên cứu, học tập và thực hiện tốt các biện pháp Lễ tân trong các tình huống cụ thể, phù hợp. Do đó, công tác đối ngoại của tỉnh .... trong những năm qua luôn đạt được những kết qủa tốt, tăng cường, mở rộng quan hệ hợp tác với các nước như: Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc,… đồng thời tích cực, chủ động trong công tác tiếp đón và làm việc với các đoàn Đại sứ của các nước như: Australia, New Zealand, Hoa Kỳ và một số các tổ chức phi chính phủ nước ngoài.; mở rộng thiết lập và phát triển quan hệ với các địa phương các nước.
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO SÁNG KIẾN Nâng cao hiệu qủa công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp
đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại địa tỉnh
, tháng 12 năm 2021
Trang 2CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày 12 tháng 12 năm 2017
BÁO CÁO SÁNG KIẾN Nâng cao hiệu quả công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp đoàn khách
nước ngoài đến làm việc tại địa tỉnh
I TÁC GIÁ SÁNG KIẾN
- Họ và tên: Hoàng Ngọc Anh
- Đơn vị công tác: Sở Ngoại vụ
II LĨNH VỰC ÁP DỤNG:
Sáng kiến này được áp dụng đối với việc cán bộ, công chức thực hiện công tác lễ tân đối ngoại địa phương theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng
và pháp luật của Nhà nước, nét văn minh, bản sắc văn hoá của dân tộc
III THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI ÁP DỤNG SÁNG KIẾN
Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh về công tác đối ngoại của tỉnh Do đó, tập thể lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan đều có nhận thức đầy đủ về vị trí và tầm quan trọng của công tác Lễ tân đối ngoại của địa phương Hàng năm đều cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về Lễ tân do Bộ Ngoại giao tổ chức; trang bị đầy đủ cho cán bộ các loại sách tham khảo và các tài liệu hướng dẫn về công tác Lễ tân đối ngoại Lãnh đạo sở đã luôn thể hiện chính kiến rõ ràng, bảo vệ và giữ vững quan điểm, nguyên tắc chuyên môn về công tác Lễ tân đối ngoại trong việc tổ chức các hoạt động đối ngoại của tỉnh Toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan phải nghiên cứu, học tập và thực hiện tốt các biện pháp Lễ tân trong các tình huống cụ thể, phù hợp Do đó, công tác đối ngoại của tỉnh trong những năm qua luôn đạt được những kết qủa tốt, tăng cường, mở rộng quan hệ hợp tác với các nước như: Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc,… đồng thời tích cực, chủ động trong công tác tiếp đón và làm việc với các đoàn Đại sứ của các nước như: Australia, New Zealand, Hoa Kỳ và một số các tổ chức phi chính phủ nước ngoài.; mở rộng thiết lập và phát triển quan hệ với các địa phương các nước
Trang 3Tuy nhiên công tác Lễ tân đối ngoại trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số hạn chế như: các cấp, ngành, các địa phương trong tỉnh chưa nhận thức thống nhất và đầy đủ về công tác Lễ tân đối ngoại Công tác Lễ tân đối ngoại của tỉnh chưa được quan tâm đúng mức, các nội dung đầu tư cho công tác như: Đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác Lễ tân; công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định cũng như vai trò, tầm quan trọng của công tác Lễ tân còn nhiều hạn chế Cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho công tác Lễ tân hầu như chưa được đề cập tới Trình độ cán bộ làm công tác Lễ tân của cơ quan còn hạn chế về các kiến thức bổ trợ như ngoại ngữ, mỹ thuật, ẩm thực, tiếp tân, xử lý kỹ thuật Cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện phục vụ cho công tác Lễ tân ngoại giao còn rất hạn chế, các máy móc chuyên dụng thiếu, kinh phí phục vụ eo hẹp
Để góp phần từng bước đưa công tác Lễ tân đối ngoại của địa phương vào
nề nếp và trở thành hoạt động đặc trưng riêng có của Sở Ngoại vụ; sau khi nghiên cứu và áp dụng thực nghiệm có hiệu quả, Chúng tôi xin đưa ra sáng kiến ‘Nâng cao hiệu quả công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại địa tỉnh”
IV MÔ TẢ SÁNG KIẾN
1 Mô tả sáng kiến
Lễ tân tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng
là công cụ rất quan trọng cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả
của hoạt động đối ngoại Hoạt động lễ tân, nhất là lễ tân đối ngoại vừa là công
cụ chính trị của hoạt động đối ngoại
Trong thực tiễn ngoại giao cũng như trong tổ chức điều hành công việc ở các cơ quan, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức của lễ tân Thông qua các thủ tục lễ tân đã được công nhận, người ta có thể giải quyết được những khó khăn tưởng như không thể vượt qua để tiến hành công việc một cách thuận lợi
Vậy, vận dụng như thế nào cho phù hợp, tức là có thể linh động trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải chặt chẽ trong nguyên tắc Công tác chuẩn bị
đón tiếp các đoàn Đại biểu nước ngoài về thăm địa phương: Làm đề án và
chương trình đón tiếp hoặc tổ chức chuyến đi, trong đó chú ý làm rõ mục đích, yêu cầu, nội dung trao đổi ý kiến; lên danh sách khách mời làm việc và dự các bữa tiệc chiêu đãi; phân công nhiệm vụ phụ trách cụ thể cho từng cán bộ; Lên kế hoạch cụ thể đón ở đâu (sân bay, sân ga, ở địa giới của tỉnh) và trang trí (có cờ, khẩu hiệu không? nội dung thế nào) bố trí ở đâu, đi đường nào cho an toàn và đẹp mắt, đưa về đâu trước, ở đó có ai, làm gì (tặng hoa hay không? Có tiêu binh không?…); Phối hợp với các Ban, ngành tổ chức công tác đón tiếp, phân công
Trang 4cho từng Ban, ngành phụ trách; liên hệ với các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xác định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách nhiệm ở địa phương chuẩn bị đón khách; liên hệ trước với các
cơ quan chức năng ở cửa khẩu như Biên phòng, Hải quan để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách
Để khắc phục những mặt hạn chế và thực hiện có hiệu quả công tác Lễ tân đối ngoại tôi và đồng nghiệp đã vận dụng linh hoạt các khi thực hiện công tác
Lễ tân ngoại giao như sau:
Đối tượng có xe cảnh sát giao thông dẫn đoàn đối với khách nước ngoài
quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 1 Quyết định 14/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ là: Người đứng đầu Đảng, chính quyền cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Bí thư, Chủ tịch, Tỉnh trưởng, Thống đốc Bang, Trưởng đặc khu hoặc tương đương; đoàn khách Quân sự do Tổng Tư lệnh hoặc tương đương trở lên dẫn đầu; đoàn khách Cảnh sát do Tư lệnh hoặc tương đương trở lên dẫn đầu Tuy nhiên do giao thông đi lại trên địa bàn tỉnh không thuân tiện, đặc biệt là từ các cửa khẩu về đến trung tâm thành phố, mà đối tượng khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh) và thường tổ chức đón tại cửa khẩu do vậy khi tổ chức đón đoàn từ cấp lãnh đạo thành phố hoặc đoàn có số lượng người đông, nhiều xe, tôi và đồng nghiệp thường tham mưu cho lãnh đạo có văn bản đề nghị Công an tỉnh có xe cảnh sát giao thông dẫn đường để đảm bảo công tác an toàn giao thông trên đường đi (vì theo quy định tại tại Khoản 1 và Khoản
2 Điều 1 Quyết định 14/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trường hợp khác cần có xe Cảnh sát giao thông dẫn đoàn thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị có xe cảnh sát giao thông dẫn đường
Khi làm thủ tục đón đoàn tôi và đồng nghiệp thường yêu cầu đoàn khách gửi các thông tin cá nhân trước (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu hoặc sổ thông hành, ngày cấp ) để gửi cho Biên phòng cửa khẩu nắm thông tin và thuận lợi cho việc làm thủ tục nhập cảnh cho đoàn
2 Tính mới, tính sáng tạo và tính khoa học của sáng kiến
* Về tính mới của sáng kiến:
Sáng kiến đã khắc phục được những mặt hạn chế công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại tỉnh
* Về tính sáng tạo của sáng kiến:
Sáng kiến này sau khi đưa vào áp dụng đã đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong viêc đón tiếp đoàn vào, kịp thời giải quyết nhanh gọn thủ tục, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn giao thông
Trang 5* Về tính khoa học của sáng kiến:
Sáng kiến được thực hiện trên cơ sở các quy định hiện hành về tổ chức các hoạt động đối ngoại của Nhà nước, thực hiện linh hoạt cho phù hợp với điều kiện thực tiễn tỉnh và nâng cao hiệu quả công tác Lễ tân đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại tỉnh
3 Hiệu quả sáng kiến
Sau khi sáng kiến được triển khai sử dụng, việc tổ chức đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh đã được triển khai hiệu quả, thủ tục nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, bỏa đảm an ninh, an toàn giao, góp phần thúc đẩy quan hệ hợp tác giao lưu giữa tỉnh với các địa phương và các tổ chức của các nước, Việc
áp dụng sáng kiến vào thực tiễn đã được thể hiện trong kết quả đón tiếp đoàn vào của tỉnh: Từ đầu năm 2017 đến hết tháng 10 năm 2017, tỉnh đã đón tiếp
và làm việc với 116 đoàn, 827 lượt người (tăng 06 đoàn, so với cùng kỳ năm2016) Các đoàn chủ yếu đến từ các nước Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Australia, Mỹ và một số nước châu  Tiêu biểu như: Đoàn công tác của tổ chức Korea Food for the Hungry International (KFHI/Hàn Quốc) đến trao tặng 300 chiếc đèn năng lượng mặt trời ; Đoàn công tác của tổ chức ActionAid VN và Nhà tài trợ PFG đến làm việc với lãnh đạo UBND tỉnh và các cơ quan hữu quan trao đổi về tình hình thực hiện và định hướng phát triển trong thời gian tới của
Dự án PFG
4 Phạm vi áp dụng sáng kiến:
Sáng kiến này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị trong tỉnh trong việc đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến thăm làm việc tại tỉnh
5 Thời gian thực hiện sáng kiến
Thời gian thực hiện sáng kiến bắt đầu từ năm 2021
V KẾT LUẬN
Trong quá trình thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, việc tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan, đơn vị, tổ chức đoàn thể của nước ngoài là hết sức quan trọng, trong đó việc tổ chức đón tiếp và quản lý đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh cần được triển khai hiệu quả để
Trang 6thúc đẩy phát triển quan hệ giao lưu hợp tác trên các lĩnh vực giữa tỉnh với các địa phương, các nước, các tổ chức đoàn thể trên thế giới Vì vậy, việc không ngừng nâng cao hiệu quả công tác Lễ tân đối ngoại trong việc đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại địa phươnglà công việc cần thiết
Trên đây là sáng kiến kinh nghiệm của bản thân tôi