Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 6: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 6: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Chương này cung cấp cho học viên những kiến thức về: yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin; các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin; nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Trang 1

CHƯƠNG 6

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chương 6: Tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Mục tiêu:

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể hiểu:

 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều

Trang 2

Chương 6: Tổ chức công tác kế toán trong điều

6.1 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế

toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

6.2 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế

toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

6.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều

6.1 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác

kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin

6.1.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong

điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

6.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

tại các doanh nghiệp

Trang 3

- Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế

độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính

chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin

bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế

toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong

các công việc tổ chức kế toán.

6.1 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

6.1.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong

- Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa

học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế

toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán

bộ kế toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành.

Trang 4

- Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác

kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện

thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu

- Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo

tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ.

- Các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính;

báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải

đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.

- Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ

chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng

Trang 5

- Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế

toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu

trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành,

còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật

trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho

việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết.

- Một là, Khi tổ chức công tác kế toán các doanh

nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc,

chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải

phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý

trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam

6.1 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong

điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

6.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp

Trang 6

- Hai là, Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng

dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở cho

việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu

thông tin kế toán trong hệ thống ngành như

các Bộ, ngành chủ quản

- Ba là, Tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm

bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô

và phạm vi hoạt động của đơn vị.

Trang 7

- Bốn là, Tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp

với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ

kế toán; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế

quốc tế.

- Năm là, Tổ chức công tác kế toán doanh

nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động

hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính

hiệu quả và khả thi.

Trang 8

6.2 Các yếu tố tác động đến tổ chức

công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng công nghệ thông tin

6.2.1 Yếu tố bên trong

6.2.2 Yếu tố bên ngoài

• Nhu cầu thông tin kế toán :

- Tổ chức công tác KT phải đáp ứng được nhu

cầu thông tin

- Có hai dạng thông tin:

+ Thông tin KTTC

+ Thông tin KTQT

6.2 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán

Trang 9

• Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

- Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin

- Phương pháp tính giá và điều chỉnh giá

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng

- Vấn đề nhân sự, tiền lươngTuân thủ luật pháp và các

qui định về KTTC

- Quan điểm, cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực

- Trách nhiệm của cấp quản lý trung gian

- Vấn đề hợp nhất BCTC

• Đặc thù tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp :

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Phạm vi hoạt động kinh doanh

- Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán

- Đặc điểm về hoạt động kế toán

Trang 10

• Nhận thức về vai trò của CNTT trong quản lý :

CNTT

Nhận thức phù hợp trong ứng dụng và quản lý

Tổ chức công tác kế toán hiệu quả, thuận lợi

• Ứng dụng KHCN trong công tác kế toán :

- Trình độ khoa học kỹ thuật

- Tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ

thuật thông tin

Trang 11

• Môi trường kinh doanh :

- Môi trường pháp lý: Luật kế toán, hệ thống

chuẩn mực kế toán, nghị định thông tư hướng

dẫn thực hiện chế độ kế toán, Luật thuế, Luật

doanh nghiệp….

- Môi trường kinh tế xã hội

Trang 12

6.3 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

ứng dụng công nghệ thông tin

thông tin kế toán

6.3.4 Tổ chức cung cấp thông tin

kế toán 6.3.5 Tổ chức quản trị người dùng và

bảo mật thông tin

6.3 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

công nghệ thông tin

6.3.1 Tổ chức xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Trang 13

• Nội dung dữ liệu cần thu thập:

- Mô tả nội dung nghiệp vụ phát sinh: trả lời 6 câu hỏi

(1) Tại sao cần phải thu thập nội dung của NV phát

sinh?

(2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì?

(3) Nghiêp vụ xảy ra khi nào?

(4) Những ai liên quan đến NV?

(5) Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu?

(6) Nhưng nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được

sử dụng và đã sử dụng bao nhiêu?

• Nội dung dữ liệu cần thu thập:

- Nội dung liên quan trực tiếp và gắn liền với từng hoạt

động: gồm tên hoạt động, trình tự và thời gian của từng

hoạt động

- Nội dung có thể phản ánh cho nhiều hoạt động:

+ Nhóm nội dung phản ánh các đối tượng cần

quản lý chi tiết để phản ánh cho nhiều hoạt động: cá

nhân, bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp…

+ Nhóm nội dung phản ánh các đối tượng kế

Trang 14

- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán là việc tổ chức thu

nhận 3 nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt

động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi

nhận vào hệ thống kế toán

- Bao gồm:

+ Tổ chức thu nhận dữ liệu cho các đối tượng quản lý

chi tiết

+ Tổ chức thu nhận dữ liệu cho các đối tượng kế toán

+ Tổ chức thu nhận dữ liệu cho các hoạt động cần thiết

trong quá trình sản xuất kinh doanh

6.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán

Tổ chức thu nhận dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi

tiết:

- Phân loại các hoạt động theo từng chu kỳ kinh doanh:

doanh thu, tài chính, chi phí, sản xuất

- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào thông tin, yêu cầu

quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi cho từng

cho trình

Ví dụ:

+ Chu trình doanh thu: khách hàng, nhân viên bán hàng,

Trang 15

Tổ chức thu nhận dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết:

-Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các

đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình

-Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho

doanh nghiệp

-Xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng:

+ Mã đối tượng

+ Tên đối tượng

+ Các nội dung mô tả khác: địa chỉ, mã số thuế…

+ Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu

cầu thông tin: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng…

- Mã hóa các đối tượng chi tiết

• Cách thức mã hóa các dữ liệu đã thu nhận:

- Xác định các đối tượng quản lý cần mã hóa

- Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng

mã hóa

- Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã

- Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp:

+ Sử dụng mã gợi nhớ (gán các ký tự) tạo thành 1 nhóm mã

ở vị trí đầu tiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối

tượng mã hóa

Trang 16

• Cách thức mã hóa các dữ liệu đã thu nhận:

- Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp:

+ Sử dụng mã gợi nhớ với các ký tự gợi nhớ có độ dài thống

nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên

trong nội dung đó

+ Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất

để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên

trong nội dung đó.

+ Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên

quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp

thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã

- Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập

chính thức TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 231

•Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

-Phân loai các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu

trình kinh doanh

-Đối với mỗi nghiệp vụ, xác định các đối tượng kế toán

có liên quan

- Đối với mỗi đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ, xác

định các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến

đối tượng đó

- Tổng hợp các đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin,

6.3.3 Tổ chức xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán

Trang 17

Trang 18

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 235

Ghi sổ Chứng từ được ghi đồng thời

vào cả sổ kế toán chi tiết &

tổng hợp, sau đó đối chiếu nhau.

Chứng từ được kế toán chi tiết nhập vào từ chương trình, sau đó chương trình sử dụng chính thông tin này để ghi sổ kế toán tổng hợp.

Sửa sổ 3 phương pháp (cải chính, ghi

bổ sung & ghi số âm - bút toán đỏ)

2 phương pháp (ghi bổ sung

& ghi số âm - bút toán đỏ)

Hình thức

sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện xử

lý thông tin Tuân thủ 1 trong 4 hình thức sổ (tổng hợp)

Sổ kế toán chỉ có ý nghĩa để

kiểm tra, báo cáo Sau khi

đã nhập dữ liệu, có thể in ra bất kỳ hình thức sổ kế toán nào.

•Căn cứ tổ chức hệ thống báo cáo:

- Nội dung

- Hình thức

6.3 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng công nghệ thông tin

6.3.4 Tổ chức cung cấp thông tin

Trang 19

•Tổ chức quản trị người dùng

- Phân chia trách nhiệm;

- Truy cập cơ sở dữ liệu;

- Xác lập quyền sở hữu dữ liệu

6.3 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công

nghệ thông tin

6.3.5 Tổ chức quản trị người dùng và bảo mật thông tin kế toán

•Tổ chức quản trị người dùng:Phân chia trách nhiệm

 Để phân chia trách nhiệm hợp lý và đầy đủ đòi hỏi:

- Các chức năng thiết kế

- Thực hiện

- Vận hành trong trung tâm dữ liệu kế toán

 Để đảm bảo an toàn dữ liệu:

Trang 20

• Tổ chức quản trị người dùng:Phân chia trách nhiệm

 Mỗi người dùng được quyền: quyền sử dụng chương trình,

quyền đọc, thêm, sửa, xóa các tệp tin dữ liệu hay các vùng

trên các tệp tin dữ liệu.

 Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy

cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tệp tin

riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đa, không được

xem, xoá hay sửa.

 Tệp tin này độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán

trưởng là người có quyền cao nhất trong hệ thống cũng chỉ

được quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu của tệp

tin này mà không được quyền xóa, sửa

• Tổ chức an toàn thông tin trong các phần mềm kế toán:

- Thiết lập cơ chế đối với phòng máy tính của đơn vị kế toán

 Chế độ quản lý các máy chủ: Tất cả mọi thao tác trên máy đều

nằm dưới sự kiểm soát của phụ trách thông qua các cán bộ kỹ

thuật được giao nhiệm vụ cụ thể.

 Chế độ quản lý dữ liệu: Mọi thao thác trên dữ liệu phải tuân thủ

các quy trình kỹ thuật yêu cầu, chỉ cho phép đối với những cán

bộ được giao nhiệm vụ cụ thể nhưng dưới sự giám sát của

người phụ trách hoặc cán bộ quản lý máy chủ.

 Kiểm tra, kiểm soát và hạn chế mức cao nhất việc đưa thông tin

Định dạng
Số trang	22
Dung lượng	853,51 KB