Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 3: Tổ chức thu nhận thông tin kế toán trong đơn vị kế toán

Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 3: Tổ chức thu nhận thông tin kế toán trong đơn vị kế toán. Chương này cung cấp cho học viên những kiến thức về: thông tin kế toán và yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán; tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài chính; tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán quản trị;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Trang 1

2.4.2 Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán

c, Trình tự kiểm tra

 - Lập kế hoạch kiểm tra: Lập kế hoạch về nhân sự kiểm tra,

nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra

 - Thực hiện kiểm tra: Thông báo cho đơn vị, bộ phận được

kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra kế toán theo đúng các

nội dung kiểm tra đã lập kế hoạch

 - Kết thúc kiểm tra: Tổng hợp ghi chép, họp nhóm kiểm tra,

thông báo tình hình kiểm tra với đơn vị, bộ phận được kiểm

tra, thống nhất nội dung biên bản và lập báo cáo kiểm tra

 - Kiểm soát sau kiểm tra: Tiến hành kiểm tra lại xem đơn vị

được kiểm tra đã khắc phục kịp thời các sai sót đã phát hiện

khi kiểm tra không

Chương 3

TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN

Trang 2

Mục tiêu

- Cung cấp cho người học hiểu được thông tin kế

toán và yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán

- Cung cấp cho người học hiểu được nội dung của

tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài

chính và kế toán quản trị

NỘI DUNG

3.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của tổ chức

thông tin kế toán

3.2 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài

chính

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán

quản trị

Trang 3

3.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của tổ chức

thông tin kế toán

3.1.1 Thông tin kế toán

3.1.2 Yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán

3.1.1 Thông tin kế toán

 Thông tin kế toán là các thông tin về sự vận

động của các đối tượng kế toán, hình thành từ

các giao dịch kinh tế- tài chính đã phát sinh và

hoàn thành trong DN;

 Thu nhận thông tin kế toán là công việc đầu tiên

quan trong của toàn bộ công tác kế toán

Trang 4

 Quá trình hoạt động của đơn vị gây nên những biến

động về tài sản và nguồn vốn thông qua thực hiện các

giao dịch kinh tế phát sinh Thông tin về các giao dịch

nàyđược phản ánh trên các chứng từ kế toán

 Thu thập thông tin kế toán ban đầu là việc thu thập các

thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh tại đơn vị bằng hệ thống chứng từ kế toán

nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài

chínhtại đơn vị

 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nhằm hình thành hệ

thống thông tin ban đầu cho đơn vị

 Tổ chức tốt hệ thống chứng từ có ý nghĩa quyết định

đến tính trung thực, khách quan của các số liệu kế toán

và BCTC,đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị

Trang 5

3.1.2 Yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế

-tài chính phát sinh và hoàn thành theo địa điểm và thời

gian phát sinh; đảm bảo tính trung thực, khách quan;

- Phản ánh đầy đủ tên, địa chỉ của những bên liên quan, có

thể kiểm tra được;

- Ghi nhận, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật, giá trị,

đơn vị tính, căn cứ tính toán của các nghiệp vụ kinh tế- tài

chính trong DN;

- Ghi nhận thông tin kế toán đảm bảo tính kịp thời tình hình

vận động của TS, sự vận động của TS và NV của đơn vị

3.2 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế

toán tài chính

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần

áp dụng trong đơn vị

3.2.2 Tổ chức thiết kế mẫu chứng từ

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ kế toán

3.2.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

Trang 6

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế

toán cần áp dụng trong đơn vị

Các căn cứ xây dựng DM CT:

- Quy định của pháp luật hiện hành về chế độ hóa đơn

chứng từ áp dụng cho loại hình đơn vị, tổ chức đó;

- Yêu cầu của các đối tác trong một giao dịch kinh tế

- Yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị

Yêu cầu của danh mục chứng từ

-Danh mục chứng từ được xây dựng cần tuân thủ và

vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban

hành thống nhất

-Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của

đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung

thực khách quan vào chứng từ kế toán

Trang 7

Vídụ về danh mục các loại chứng từ cần sử dụng

- Trong doanhnghiệp

- Trongđơn vị sự nghiệp

3.2.2 Tổ chức thiết kễ mẫu chứng từ kế toán

-Đối với các chứng từ đã được nhà nước ban hành mẫu biểu

và phù hợp với đơn vị thì thực hiện áp dụng nguyên mẫu

-Đối với các chứng từ chưa có mẫu biểu quy định thì các ĐV

phải tự tổ chức xây dựng mẫu biểu chứng từ áp dụng thống

nhất trong toàn đơn vị, trên nguyên tắc:

+ Các chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố quy định để

đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

+ Các chứng từ phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu

quản lý

+ Các chứng từ phải có sự phê duyệt biểu mẫu chứng từ

của nhà quản lý

+ Đối với các chứng từ phản ánh giao dịch kinh tế với bên

ngoài, đơn vị phải thông báo với cơ quan quản lý biểu mẫu

chứng từ sử dụng

(thông báo cơ quan quản lý)

Trang 8

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

Baogồm:

- Tổ chức phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh vào

chứng từ kế toán

- Tổ chức tiếp nhận chứng từ liên quan đến các giao

dịch kinh tế phát sinh ngoài đơn vị nhưng được

chuyển đến đơn vị

- Tổ chức phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp

nhận chứng từ

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

2 Về tổ chức phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp

nhận chứng từ:

Thực hiện phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp

nhận chứng từ, tổ chức hướng dẫn cách ghi chép trên

các chứng từ kế toán đảm bảo cho các chứng từ kế toán

được lập đúng khuôn mẫu, làm căn cứ tin cậy để ghi sổ

kế toán

Trang 9

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ

kế toán

 Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc được

lập từ bên ngoài và chuyển đến đơn vị, đều phải tập

trung ở bộ phận kế toán

 Tổ chức kiểm tra chứng từ là tổ chức việc phân công

trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán

phụ trách từng phần hành trong việc kiểm tra công tác

trên chứng từ kế toán, kiểm tra toàn bộ chứng từ đã

thu nhận trước khi ghi sổ kế toán

kế toán

 Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán :

-Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên

chứng từ

-Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

phát sinh”

-Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu

phản ánh trên chứng từ

-Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm

tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ KTTC

Trang 10

kế toán

-Đối với các ĐVSN được cấp kinh phí từ cấp trên thì

ngoài các nội dung kiểm tra nêu trên kế toán còn kiểm

tra việc chấp hành chi tiêu kinh phí được cấp theo từng

nội dung thu chi trên chứng từ, mức thu chi trên chứng

từ nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định, đảm bảo

không bị xuất toán khi quyết toán kinh phí với cấp trên

vàocuối niên độ

kế toán

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành

vivi phạm chế độ, quản lý KTTC của Nhà nước, của

tập đoàn hay doanh nghiệp thì phải

+ Từ chối thực hiện giao dịch

+ Báo cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để

xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành

Trang 11

kế toán

 Tổ chức hoàn chỉnh chứng từ: Bao gồm

- Bổ sung đầy đủ các yếu tố trên chứng từ Chỉnh lý

chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối

với loại chứng từ nếu có yêu cầu này), ghi các yếu tố

cần thiết khác, định khoản kế toán…

- Phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ

trước khi ghi sổ kế toán (lập chứng từ tổng hợp)

3.2.5 Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế toán

-Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn

chỉnh cần phải chuyển giao chứng từ lần lượt tới các bộ

phận có liên quan để những bộ phận này nắm được tình

hình, kiểm tra, phê duyệt, thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ kế

toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh

đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị

Trang 12

- Nguyên tắc chuyển giao và sử dụng chứng từ:

+ Phải phù hợp với với từng loại chứng từ

+ Phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời không gây trở

ngại cho công tác kế toán

+ Phùhợp với chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận

chức năng trong đơn vị

-Nội dung chuyển giao và sử dụng chứng từ:

+ Quy định đường đi của từng loại chứng từ

+ Quy định thời gian hoàn thành cho mỗi bước chuyển

giao chứng từ

+ Quy định nhiệm vụ của người nhận được chứng từ,

thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

Trang 13

3.2.5 Tổ chức chuyển giao và sử dụng Chứng từ kế toán

Phu luc\LCCT-Hoa don GTGT.docx

Phu luc\LCCT-Bán vànợ phải thu.docx

Phu luc\LCCT-Mua vànợ phải trả.docx

Phu luc\LCCT-Nhập kho.docx

Phu luc\LCCT-Xuất kho.docx

Phu luc\LCCT-Tiền lương.docx

Phu luc\LCCT-FThu.docx

Phu luc\LCCT-PChi.docx

3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản

đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

 Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì

phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác

nhận trên chứng từ sao chụp lưu bản sao chụp tại

đơn vị kế toán; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy

hoại thì phải lập biên bản kèm theo bản sao chụp tài

liệu hoặc bản xác nhận

 Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền

tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán

Trang 14

3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

 Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12

tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết

thúc công việc kế toán

 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu

trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT

3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác lập kế

hoạch

3.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện

3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác kiểm tra

3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác ra quyết

Trang 15

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT

- Quá trình điều hành HĐKD của đơn vị kế toán, nhà quản

trị cần có các thông tin cần thiết

- Nhu cầu thông tin được cung cấp từ bên trong hoặc bên

ngoài DN

- Nhằm phục vụ cho mục đích quản trị, các thông tin được

cung cấp ở tất cả các giai đoạn điều hành HĐKD

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT

Các DN cócơ cấu tổ chức khác nhau thì phân cấp quản trị

khác nhau, thường có 3 cấp

- Nhàquản trị cấp cao: Chịu trách nhiệm hoạch định chiến

lược phát triển, định hướng hoạt động, phân bổ nguồn

lực, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của toàn tổ

chức

- Nhàquản trị cấp trung gian: Chịu trách nhiệm quản trị

đến đơn vị, bộ phận kinh doanh phụ trách

- Nhàquản trị cấp cơ sở (hoạt động): Chịu trách nhiệm

tiêu haonguồn lực theo các chức năng hoạt động như

SX, tiêuthụ…và kết quả hoạt động

Trang 16

3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác

lập kế hoạch/hoạch định

- Lập kế hoạch/hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng

của nhà quản trị

- Đối với nhà quản trị cấp cao : lập ra các kế hoạch/hoạch định

các mục tiêu tổng thể và dài hạn của tổ chức, các phương thức

thực hiện mục tiêu, những thay đổi của các mục tiêu trong từng

thời kì, các nguồn lực sử dụng để đạt được mục tiêu, các chính

sách huy động, sử dụng và thanh toán các nguồn lực đó

- Đối với nhà quản trị cấp trung gian hay cấp cơ sở : lập kế

hoạch chi tiết ở từng cấp tương ứng để thực hiện mục tiêu

chung

Thu nhận thông tin phục vụ công tác lập KH

- Thông tin thu thập để lập các kế hoạch/hoạch định tổng thể và

dài hạn :

+ Các chính sách nhà nước

+ Dự báo phát triển kinh tế

+ Dự báo phát triển của ngành

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Xu hướng phát triển xã hội

Trang 17

Thu nhận thông tin phục vụ công tác lập KH

- Thông tin thu thập để lập kế hoạch chi tiết ở cấp trung gian và

cấp cơ sở :

+ Dựa trên kế hoạch tổng thể

+ Thông tin tình hình thực tế HĐKD của DN: Tình hình thị

trường, tiêu thụ, cung ứng, khả năng sản xuất (con người, máy

móc thiết bị….)

+ Thông tin về định mức kĩ thuật SF…

+ Số liệu thống kê

Trên cơ sở đó chi tiết cụ thể hóa kế hoạch tổng thể thành chiến

lược hoạt động cho từng năm, quý, tháng, tuần….

3.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình

thực hiện

- Thông tin thực hiện là những thông tin phản ánh các hoạt

động, các giao dịch kinh tế thực tế đã xảy ra

- Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện thường

dựa vào thông tin do KTTC cung cấp

- Các thông tin thực hiện được phản ánh trên các chứng từ kế

toán, được ghi nhận vào các tài khoản kế toán tổng hợp và

chi tiết, trình bày thông tin trên các báo cáo theo các nguyên

tắc nhất định

- Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện là tổ

chức thiết lập hệ thống các chứng từ kế toán, phản ánh vào

các sổ kế toán và lập các báo cáo phục vụ mục đích quản trị

Trang 18

3.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình

thực hiện

- Mục đích quản trị có thể là quản trị theo TTTN, theo sản

phẩm, nhóm hàng, ngành hàng, lĩnh vực kinh doanh, khu vực

kinh doanh, bộ phận kinh doanh

- Tùy thuộc vào mục đích quản trị mà tổ chức thu nhận thông

tin được thực hiện tương ứng để đáp ứng yêu cầu.

kiểm tra/kiểm soát, đánh giá

-Chức năng này nhằm đảm bảo các kết quả thực tế được

thực hiện đúng như kế hoạch đã đặt ra

-Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát và đánh giá được

thực hiện ở các cấp quản trị Nhìn chung, việc kiểm soát ở

các cấp đều được thực hiện ở cả 3 giai đoạn

+ Giai đoạn trước hoạt động: Nhằm đảm bảo kế

hoạch được xây dựng phù hợp nhất

+ Giai đoạn hoạt động: Nhằm đảm bảo trong quá

Trang 19

kiểm tra/kiểm soát, đánh giá

- Thu nhận thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát gồm

các thông tin kế hoạch và thông tin thực hiện về cùng

một đối tượng Đó là các báo cáo kế hoạch và báo cáo

thực tế

- Công cụ để kiểm soát: Công cụ phân tích biến động, tính

toán xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân, xác định

trách nhiệm

- Sản phẩm: là các báo cáo phân tích biến động và những

đánh giá, dự báo

ra quyết định

- Ra quyết định không phải là chức năng riêng biệt, mà là

sự kết hợp của cả 3 chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực

hiện và kiểm soát, được thực thi trong suốt quá trình hoạt

động của đơn vị

- Quá trìnhđiều hành hoạt động là quá trình nhà quản trị

đưa ra các quyết định điều hành

- + Nhàquản trị cấp cao ra các quyết định chiến lược

- + Nhàquản trị cấp trung gian và cấp cơ sở ra quyết định

mang tính tácnghiệp

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	243,65 KB