Quản trị trí thức Quản trị trí thức là nắm bắt tri thức của một tổ chức ở bất kỳ đâu cơ sở dữ liệu, trên giấy, trong đầu con người và phân phối nó đi tới bất kỳ chỗ nào có thể giúp cho
Trang 120
va ay chr Thar PRAT TIER HANH BAC Tre
QUAR TRY TRI TRAC 6 VIET RAM
“ hông tin và tri thức là nguồn lực
phát triển của mỗi cá nhân, mỗi
me xã hội và của nền văn minh nói
chung Đòi hỏi quan trọng của thời đại
ngày nay là phải quản lý tri thức ra sao
để nắm bắt, sử dụng tốt nguồn tri thức
của cá nhân và cộng đồng, đạt hiệu quả
cao nhất khi áp dụng vào thực tiến
Nhưng ở nước ta, công việc này chưa
thực sự được coi trọng Bài viết này đưa
ra một cái nhìn tổng quan về quản tri tri
thức cũng như sự cần thiết phải tiến
hành đào tạo một cách hệ thống môn
học này ở các trường đại học, cao đẳng
nước ta
1 Tri thức và quản trị tri thức
1.1 Tri thức
“Chúng ta đang đi vào xã hội tri thức
trong đó nguồn lực kinh tế cơ bản không
phải là vốn mà sẽ là trị thức Tri thức đã
và đang trở thành một nguồn lực kinh tế
chủ yếu và là một nguồn lực thống trị -
và có thể là duy nhất của lợi thế cạnh
tranh” (Peter Drucker)
Tri thức được lưu giữ dưới hai dạng: tri
thức chưa tường minh (tacit), và trị thức
tường minh (explicit)
Tri thức tường minh là tri thức đã được
mã hóa (lưu giữ trong cơ sở dữ liệu, sách
báo ) và sẵn có nên ai cũng có thể tiếp
VŨ THẾ PHONG - TRẤN THỊ KIÊN
cận và áp dụng
Tri thức chưa tường minh là những tri
thức, kinh nghiệm nằm trong mỗi cá nhân mà bản thân người đó cũng khó có thể lý giải hay mã hóa và chia sẻ cho
người khác
Hai loại tri thức trên có thể chuyển
hoá cho nhau theo các con đường sau:
+ Tacit to tacit: chia sẻ qua tương tác
giữa các cá nhân với nhau, qua đó hiểu
biết của họ được trao đổi
+ Tacit to explicit: mọi người viết ra,
lưu trữ lại những tri thức của mình + Explicit to tacit: tiếp nhận những trì
thức đã được cụ thể, lưu giữ và nắm
được chúng
+ Explicit to explicit: sao luu chuyén
đổi các tri thức đã được lưu trữ
Bốn con đường trên tạo thành một
vòng quay khép kín, từ đó trí thức được
luân chuyển liên tục, là cơ sở để quản trị
trị thức ra đời
1.2 Quản trị trí thức Quản trị trí thức là nắm bắt tri thức của
một tổ chức ở bất kỳ đâu (cơ sở dữ liệu,
trên giấy, trong đầu con người) và phân
phối nó đi tới bất kỳ chỗ nào có thể giúp cho việc sản xuất đem lại kết quả cao
nhất Quá trình đó giúp các tổ chức có
Trang 2thể tự định hướng hoạt động, chủ động
hợp tác, phát triển bền vững trước những
biến động không ngừng của xã hội
Quản lý trí thức là khai thác thông tin
thích hợp cho người dùng thích hợp trong
một thời gian thích hợp
Có 4 lý do chính dẫn đến sự xuất hiện
của quản lý tri thức:
* Cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi
hỏi mỗi tổ chức phải liên tục đổi mới sản
phẩm và cải tiến hoạt động của mình
dựa trên nguồn tri thức của mọi người
trong tổ chức
* Nhu cầu học hỏi trong một tổ chức
luôn tồn tại nhưng thời lượng cho việc
trau dồi kinh nghiệm và kiến thức lại
giảm đi rất nhiều do phải chú trọng vào
các công việc hàng ngày Vì vậy các tổ
chức cần kiến tạo và sử dụng trí thức một
cách thông minh nhất để không bị tụt
hậu
* Cơ chế thị trường tạo ra nhiều khả
năng lựa chọn cho người lao động Nhu
cầu thay đổi nơi làm việc của người lao
động có trình độ và kỹ năng cao tăng lên
chính là nguy cơ suy giảm nguồn trí thức
của tổ chức Khi ra đi, họ không chỉ làm
giảm năng suất của tố chức mà còn
mang đi những tri thức của mình, thậm
chí cả trì thức của tổ chức
* Đa số các công ty thành công là
những công ty nắm bắt nhanh, kịp thời,
và xử lý chính xác các nguồn thông tin
(thị trường, khách hàng, sản phẩm )
Việc biến các thông tin đó thành trí thức
của tổ chức chính là lợi thế cạnh tranh
mà không phải nhà quản lý nào cũng
làm được
Quần trị trí thức bao gồm ba bước:
* Thu nhận tri thức: thông qua sách
báo, hội thảo, hội nghị, phỏng vấn để
tư liệu hóa các tri thức chưa tường minh
Mọi người đều biết rằng tri thức là sức
Tap chi THU VIEN VIET NAM
Anh minh hoa
Ảnh: M.H
mạnh Mỗi người đều muốn giữ một cái
gì đó là điểm mạnh của riêng mình, không muốn chia sẻ với người khác Do vậy điều tiên quyết của quản trị trí thức là phải tạo ra môi trường hay văn hóa chia
sé tri thức trong nội bộ Vai trò của người
lãnh đạo cực kỳ quan trọng trong việc
tạo ra môi trường như vậy Không chỉ khuyến khích, ghi nhận việc chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động tham
gia chia sẻ tri thức một cách tích cực bên
cạnh việc hướng nhân viên cùng phát
triển các nguồn tri thức nội bộ
Quản lý trí thức đòi hổi cao hơn bất kì một hoạt động nào khác về trình độ kĩ thuật, mức độ chuyên nghiệp của những người đứng đầu, kỹ năng của họ trong làm việc với con người, khả năng khái quát hóa Quá trình này không chỉ làm giàu tri thức của cá nhân mà còn là động lực để không ngừng học hỏi
* Phân tích, hệ thống hóa những tri thức đó thành cơ sở dữ liệu thông qua công cụ hỗ trợ (các thuật toán, công
nghệ thông tin )
Chúng ta có thể thiết kế những phương pháp và công cụ để hiện hóa
những trí thức chưa tường minh thành tri
thức tường minh, hoặc theo cách khác là
chuyển tải những trí thức chưa tường
Trang 3
22
Anh minh hoa
Anh: PTK
minh từ thành viên này sang thành viên
khác để cả tập thể đều có những tri thức
đó Điều này có nghĩa là trì thức có thể
lưu giữ trong “bộ nhớ ngoài” như tài liệu,
âm thanh, hình ảnh hoặc lưu giữ trong
“bộ nhớ trong” chính là những bộ óc của
nhân viên trong tổ chức
* Chuyển giao tri thức cho người dùng,
từ đó sáng tạo tri thức mới
Tất cả các công việc trên không thể
thiếu vai trò của cơ sở hạ tầng thông tin,
đặc biệt là công nghệ thông tin Công
nghệ thông tin giữ vai trò hỗ trợ làm cho
việc chia sẻ, lưư trữ, cập nhật và sử dụng
trí thức được thực hiện dễ dàng hơn Hơn
nữa, tri thức được sáng tạo liên tục làm
cho lượng tri thức của tổ chức ngày càng
khổng lồ mà chỉ công nghệ thông tin mới
cho phép lưu giữ, phân loại cập nhật,
chia sẻ sử dụng và phát triển một cách
kịp thời ổn định Với cơ sở hạ tầng thông
tin tốt, các nguồn tin được chia sẻ ở tất
cả các cấp và doanh nghiệp, qua đó tri
thức sẽ đến được với từng cá nhân trong
tổ chức và doanh nghiệp Điển hình cho
quá trình đó là hệ thống loa đài phát
thanh, báo chí, bản tin, hòm thư chung,
mạng nội bộ, trang web
Với khả năng quản trị trì thức, chúng
ta có thể xây dựng ngân hàng câu hỏi,
câu trả lời và liên kết chúng lại với nhau
Sự liên kết đó tạo nên hệ thống chuyên gia, giúp người dùng tin có thể truy cập một cách dễ dàng, đáp ứng nhu cầu tìm
Ï kiếm của họ
2 Vai trò của cơ quan thông tin —
` \ thư viện trong quản trị trí thức
2.1 Thực trạng quản lý trí thức trong các tổ chức, công ty
Một số công ty hàng đầu trên thế giới
đã thành công vượt trội nhờ khả năng quản trị trì thức tuyệt vời của mình như:
Microsoft, Coca — Cola, Ford
Trong cuốn “Tốc độ tư duy”, Chủ tịch
tập đoàn Microsoft - Bill Gates nói:
“Quản lý tri thức khởi đầu bằng các mục
tiêu và quy trình doanh nghiệp cùng với
sự nhận thức rõ ràng về nhu cầu chia sẻ thông tin , và đưa thông tin đến đúng
người để họ có thể ra quyết định thật
nhanh ” Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp hiện nay là nâng cao chỉ số thông
minh của tổ chức (hay trí tuệ tập thể) để phát triển các ý tưởng tốt nhất được tích
hợp từ kinh nghiệm và sáng kiến của mọi
người trong tổ chức
Với Coca - Cola, hệ thống quản trị tri thức toàn cầu đã củng cố quá trình kinh
doanh của công ty trong công tác nghiên
cứu, hoạch định thương hiệu, tiếp thị
toàn cầu và thực hiện các chiến dịch
quảng cáo
Tom Long - Phó Chủ tịch, Giám đốc tiếp thị chiến lược của Coca nói:
“Chung tôi dùng hệ thống chia sé tri
thức về khách hàng để thực hiện ký luật
kinh doanh và quản lý các công việc thường nhật tại các quốc gia trên thế
giới Chúng tôi dùng công cu quan tri tri
thức và công nghệ thông tin để hoàn
thành nhanh nhất những công việc phải
lặp đi lặp lại thường xuyên - hoạch định
thương hiệu, hoạch định kinh doanh, thử
Trang 4nghiệm quảng cáo và phân tích hình ảnh
khách hàng” (dẫn theo webside:
http://www.fast.com.vn)
Nhưng ở nhiều công ty vừa và nhỏ, hệ
thống quản trị tri thức chưa thực sự đạt
hiệu quả cao như mong đợi
Khi nghiên cứu hơn 400 công ty về
hiện trạng thực hiện quản trị tri thức của
họ, báo cáo của công ty KMPG
Consulting (năm 2000) cho thấy trong số
288 công ty có hệ thống quản trị tri thức
hoặc đang thiết lập một hệ thống quản trị
tri thức thì có tới 137 trường hợp người ta
không đạt được những ích lợi mong đợi
Việc thiếu giáo dục và đào tạo cho
người dùng là lý do quan trọng nhất
(53%) giải thích tại sao người ta không
thu được những lợi ích như dự kiến
Bên cạnh đó còn có hiện tượng những
người làm việc trong lĩnh vực thông tin, từ
các nhà nghiên cứu cho đến những nhà
quản lý, có xu hướng sử dụng từ 20% -
đến 25% thời gian làm việc của mình vào
việc tìm kiếm thông tin (theo các nghiên
cứu của Grifiths, 1982; King, Mc Donald
& Roderer, 1981; Nelke, 1999; Poppel,
1982; Roderer, King & Brouard, 1983)
Ở Việt Nam, tình hình cũng diễn ra
tương tự Công ty FPT, Nguyễn Hoàng
Group đã thành công trong việc xây
dựng và phát triển vốn trí tuệ cho doanh
nghiệp Nhưng theo một đánh giá sơ bộ
của GS Phan Đình Diệu - nguyên Phó
Trưởng ban thường trực “Chương trình
quốc gia về CNTT: “ hầu hết các công ty
chỉ mới sử dụng được 20% tri thức trong
công ty của mình”
Việc thực hiện quản trị tri thức đang
gặp rắc rối, thiếu sự đào tạo và giáo dục
người dùng, trong khi nhân viên thư viện
lâu nay vốn có kỹ năng trong công việc
ấy Chúng ta gọi đó là “hướng dẫn sử
dụng thư tịch” Sự cần thiết phải đề cao
vai trò của nhân viên thư viện trong quản
Tap chi THU VIEN VIET NAM
trị trí thức dường như là điều không cần
phải bàn cãi
2.2 Vai trò của các cơ quan thông tin — thư viện trong việc hỗ trợ các tổ chức, công ty quản trị tri thức
Người cán bộ thư viện phải hướng dẫn cho người dùng tin kỹ năng tìm kiếm cơ
sở dữ liệu và kỹ năng khai thác cơ sở dữ
liệu
Các cơ quan thông tin - thư viện có
thể hỗ trợ các công ty, doanh nghiệp
trong việc thu nhận tri thức, nhất là
những tri thức chưa tường minh thông
qua việc tổ chức giao lưu khoa học, hội
nghị, hội thảo , đồng thời hướng dẫn phương pháp phân tích, tổ chức những tri
thức đó thành cơ sở dữ liệu để có thể dễ
dàng truy cập
Muốn làm được như vậy thì các cơ quan thông tin - thư viện trước hết phải tự
trang bị cho mình những kiến thức về
quan trị tri thức Do đó cần tiến hành đào tạo quản trị tri thức một cách căn bản, có
hệ thống cho các sinh viên chuyên
ngành thông tỉn - thư viện
Trên thế giới, một số trường đại học
đã có chương trình đào tạo về vấn dé
này như: The University of lowa, The
University of Michigan, Indiana University Bloomington, The University
of Hawaii at Manoa
Các trường trên giảng dạy một số môn cơ bản sau: quản lý cơ sở dữ liệu, điều hành web, giáo dục đa phương tiện,
kỹ năng thông tin (kiến thức thông tin), quản trị trí thức Chương trình đào tạo
cử nhân khoa học thông tin - thư viện ở
các trường này tập trung cung cấp cho
sinh viên các kỹ năng tìm kiếm, thu thập, quản lý cơ sở dữ liệu tri thức một cách hệ thống Sinh viên theo học các khóa học
cơ bản, nâng cao và tự chọn để tăng khả
năng chuyên môn hóa, giúp sinh viên có
nhiều cơ hội nghề nghiệp khác nhau ở
Trang 524
nhiều lĩnh vực khác nhau
Đối với Việt Nam, sinh viên chuyên
ngành Thông tin - Thư viện chưa nhận
được sự đào tạo chuyên sâu về quản trị
trí thức Chương trình đào tạo phần lớn là
nặng về lý thuyết, nên sinh viên thiếu
các kỹ năng cần thiết khi tiến hành công
việc chuyên môn nói chung và quản tri tri
thức nói riêng Do đó, để đáp ứng nhu
cầu thực tiễn, phải chăng các trường đại
học, cao đẳng nên đưa môn học quản trị
trí thức všo chương trình đào tạo của
mình?
Kết luận
Mục đích cao nhất của quản trị tri thức
là thúc đẩy quá trình tự học của mỗi
người, giúp mọi người sáng tạo được tri
thức mới trên cơ Sở những tri thức có
sẵn, từ đó thích ứng được với những thay
đổi căn bản, liên tục của xã hội thông tin,
của nền kinh tế tri thức
Trong điều kiện ấy, người cán bộ thư
viện có vai trò quan trọng trong việc giáo
dục, định hướng người dùng tin cùng
tham gia vào quá trình quản trị tri thức,
đẩy mạnh sự chuyển đổi từ xã hội công
nghiệp sang xã hội hậu công nghiệp —
xã hội thông tin Muốn làm tốt nhiệm vụ
của mình, các cơ quan thông tin — thu
viện cần không ngừng xây dựng cơ sở hạ
tầng thông tin và đào tạo cán bộ về mọi
mặt, coi đó là cơ sở để phục vụ người
dùng tin một cách tốt nhất
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Quần lý trí thức trong nền kinh tế hiện
đạiB Milner; Ngd.: Thu Thủy//Thông tin
khoa học xã hội Số 8 0866 — 8647.-
2007 - tr 33-38
2 Kỹ yếu hội thảo khoa học nền kinh
tế tri thức Tập 1, 2, VCD Media, 2001
3 Nền kinh tế trí thức và yêu cầu đối với
giáo dục Việt NamiTrần Văn Tùng - H.;
Thế giới, 2001 - 217tr
4 Webside: http:/Avww.fast.com.vn
5 Webside: http://www.tamviet.edu.vn 6.Webside:http:/www.lib.hcmussh.edu.vn
về trí thức và quản trị trị thức trong thời
- đại bùng hổ thông lần hiện nay trên thế
- giới và Việt Nam: Đồng thời tác giả cũng
nêu bật tầm quan trọng của việc đào
.tạo chuyền sâu về quản If tri thie tại các
; trường đại học và cao đẳng ở Việt Nam,,
nhấn mạnh vai trò của: các cơ: quan
-thông tin~ thư viện trong việc hỗ trợ các ˆ
tổ chức, công ty quản trị trị thức, đem lại
„hiệu quả cao trong kinh doanh và sản
trforrhnatlon: and knowledge are essential resources for the development
‘of each individuals and the whole socie-
ty Therefore, people need to know
_about knowledge management in order
to find and use knowledge effectively
The author givés an overview about
knowledge and knowledge manage-
ment in ‘the era of information explosion
in general and in Vietnam The author
also emphasizes the ‘roles of providing
training on knowledge management in higher education ‘institutions in Vietnam,
and the roles.of libraries and information
centers in: supporting “organisations in
-managing:-knowledge ‘to promote the
effectiveness of business and manufac-
ture, “
i viết đã đưa cái nhịn tổng quan -
i
{ i {