Tài liệu Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số ppt

Thật vậy, xác định một cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một định nghĩa như vậy có thể nêu ra cò

Sự cần thiết của công tác bảo quản

“Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996 đến 1999

Giới thiệu

Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy Chúng ta đều

biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản Thật vậy, xác định một cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh

kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều Thế giới

kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó

Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ bảo quản, ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật

số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn

truyền thống của công tác bảo quản Các công nghệ ảnh số đòi hỏi một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay đổi Nguy cơ tổn thất cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác của công tác bảo quản Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho nguy cơ ngày càng lớn hơn Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số

Thay đổi mục đích của công tác bảo quản

Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách

và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn Từ lâu, trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ - vàvcả các thư ký, lục sự

đã từng làm trước họ - là tập hợp và sắp xếp tài liệu ghi lại hoạt động của loại người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng Lý luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý thức nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ

và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá mới mẻ Công tác bảo quản truyền thống được coi như là "trông giữ có trách

nhiệm" chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý và khi

mà vai trò của người sáng tạo ra bằng chứng, những người trông giữ bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau

Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ

nguồn lực Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được

tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu được lựa chọn Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu khác nhau Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la được

tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác" phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó Sự khác biệt giữa giá trị của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của

chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết định mà bản thân quá trình này lại là yếu tố then chốt trong việc quản

lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ thuật số

Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối cùng

+ Bảo vệ bản gốc ứng dụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tuỳ tiện trong các nguồn tài liệu gốc Các mục đích bảo quản được đáp ứng vì các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập Các tệp tin tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này Thứ tự sắp xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy ứng dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều thử nghiệm trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm

+ Thể hiện bản gốc Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà

hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là

tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc Các hệ thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên

những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù hợp với định nghĩa này Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ của những người làm ra những sản phẩm đó

+ Vượt qua bản gốc Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử dụng tài liệu gốc không thể đạt được Mảng ứng dụng này bao gồm

cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết

bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường; công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu những đặc điểm khảo cổ

Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng khắt khe đối với công nghệ số Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có thể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích Tóm lại, việc sắp xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục

tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này

Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay Một số cán bộ thư viện và lưu trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn

đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và hướng dẫn mang tính quy trình Một số khác cho rằng sự thay đổi công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các bước tiến về công nghệ Cả hai quan điểm này đều phiến diện

Những người hy vọng có thể kiểm soát được việc ứng dụng công nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần

có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn Những người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm đảm bảo công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm làm rõ những khái niệm đang còn tranh cãi

Công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số phải trở thành mục tiêu chung mà những người lãnh đạo và những người thừa hành cùng nhau đưa ra Đó là trách nhiệm của chung của nhiều người thuộc nhiều cơ quan khác nhau thực hiện những vai trò khác nhau Nhận thức về tác động của sự khác biệt về vai trò đối với bảo quản tài liệu

kỹ thuật số này là hết sức quan trọng đối với việc xác định những khía cạnh nào trong công nghệ kĩ thuật số mà chúng ta có thể kiểm soát, những xu hướng nào chúng ta có thể tác động được, và những mặt nào chúng ta phải từ bỏ những mong đợi vô vọng đối với việc kiểm soát hay tác động

Trong hai thập kỉ qua, nội bộ những người trong nghề đã tạo được sự nhất trí về những nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản để điều chỉnh việc quản lý các nguồn lực sẵn có trong một chương trình bảo quản hoàn chỉnh Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản trong thế giới kĩ thuật số cũng giống như những nguyên tắc trong thế giới kỹ thuật tương tự (analog), và quan trọng nhất là những nguyên tắc này xác định ưu tiên cho việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các nguồn lực thông tin Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập

Sự chuyển đổi của nguyên tắc tuổi thọ

Mối quan tâm cốt lõi của công tác bảo quản truyền thống là phương tiện lưu giữ thông tin Ưu tiên cao nhất là kéo dài tuổi thọ của các văn bản, phim, băng từ bằng cách giữ ổn định cấu trúc của chúng và hạn chế các tác nhân bên trong cũng như bên ngoài gây xuống cấp tài liệu Đối hạn chế tác nhân bên ngoài, người ta đưa ra các quy cách kĩ thuật đối với việc kiểm soát môi trường phù hợp, các hướng dẫn trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm hoạ Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân

bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn Nhưng ngày nay, với việc các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những vấn đề liên quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ sở lý luận của công tác bảo quản

Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn Khả năng tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi thọ của hệ thống truy cập - một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích yếu nhất của nó đủ mạnh Những phương tiện lưu trữ quang học ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với khả năng của các hệ thông trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu giữ trên các phương tiện đó Do chúng ta không bao giờ có thể biết chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi

những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm sang những thế hệ công nghệ tiếp theo

Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ trên trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm Họ có thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một

nguồn kinh phí tại chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp Nhưng suy cho cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát được sự phát triển của thị trường công nghệ ảnh, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu

và phát triển của các công ty có tác động to lớn đến tuổi thọ của các tệp tin ảnh kỹ thuật số mà chúng ta tạo ra ngày hôm nay

Sự chuyển đổi của nguyên tắc lựa chọn

Công tác bảo quản gia tăng thêm giá trị thông qua việc lựa chọn Lựa chọn liên quan đến việc xác định giá trị, nhận ra nó ở đâu đó, và sau

đó đáp ứng các nhu cầu bảo quản nó theo cách thích hợp nhất đối với giá trị đó Qua nhiều thập kỉ, hoạt động bảo quản đã phát triển từ chỗ cứu tài liệu khỏi bị lãng quên và xếp nó vào toà nhà bảo đảm an toàn tới việc cung cấp những điều kiện bảo quản tối tân hơn và nhận định giá trị kỹ càng hơn đối với các kho tài liệu đã sưu tập Việc lựa chọn

để bảo quản trong các thư viện từ lâu phần lớn được quyết định bởi nhu cầu sử dụng nguồn lực hạn chế của mình theo cách khôn ngoan nhất có thể, vì thế mới có châm ngôn rằng: "không tài liệu nào được bảo quản hai lần" Kết quả cuối cùng là hình thành một bộ sưu tập tài liệu đặc biệt "dạng ảo" không ngừng phát triển được bảo quản bằng những kỹ thuật khác nhau, đáng chú ý nhất là bằng chuyển dạng sang

vi phim Lựa chọn có lẽ là thao tác khó nhất bởi vì nó việc lựa chọn

ít thay đổi và được những người thực hiện coi là hoặc tách biệt hoàn toàn khỏi việc sử dụng hiện tại hoặc hoàn toàn quyết định bởi nhu cầu

Trong thế giới kỹ thuật số, việc lựa chọn không phải "chỉ một lần là xong" cho tới tận cuối chu kỳ sử dụng của tài liệu mà là một quá trình liên tục liên quan chặt chẽ tới việc sử dụng các file kỹ thuật số Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong khuôn khổ hệ thống ban đầu Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của một chiến lược chuyển đổi toàn diện Việc ra quyết định bảo quản không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết hợp chúng phục vụ cho giảng dạy và học tập

Ngay cả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu trữ vẫn

có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu khác từ giấy hoặc film sang dạng số Chúng ta cũng có thể tác động tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập và lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó Điều mà chúng ta không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin dưới dạng số của độc giả hay không

Sự chuyển đổi trong nguyên tắc chất lượng

Đạt được chất lượng cao nhất ở mọi công việc thực hiện là phương châm quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tới mức mà rất ít người nêu nguyên tắc cơ bản này ra một cách trực tiếp Thay vào đó, các tài liệu

về công tác bảo quản hướng tới kết quả công việc có chất lượng cao bằng cách nêu ra những tiêu chuẩn cho các biện pháp xử lý, các quá trình chuyển dạng tài liệu, và các biện pháp phòng ngừa Việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng - hãy làm và làm đúng - bao trùm tất

cả các hoạt động bảo quản, bao gồm các tiêu chuẩn đóng sách thư viện, các hướng dẫn làm phim lưu trữ, các quy trình xử lý để bảo tồn, danh mục các vật tư và nguyên liệu, và cả một mức chấp nhận sai sót (dung sai) thấp Sự phát triển của việc bảo quản bằng vi phim như là một chiến lược then chốt trong việc bảo quản các tài liệu giòn dễ gãy trong thư viện đã đặt tầm quan trọng của phương tiện lưu giữ và chất lượng của hình ảnh ngang bằng nhau Để có được vi phim đủ chất lượng, các đặc điểm của tài liệu được lựa chọn để bảo quản sẽ quyết định mức độ dung hoà giữa độ trung thực của hình ảnh với độ ổn định về mặt lưu trữ

Chất lượng trong thế giới kỹ thuật số phụ thuộc đáng kể vào những giới hạn của công nghệ thu nhận và hiển thị Việc chuyển dạng kỹ thuật số ít nhấn mạnh đến việc tạo ra một bản sao trung thực nhằm

mô tả tốt nhất bản gốc ở dạng số Các cơ chế và kỹ thuật để thẩm định chất lượng các bản sao kỹ thuật số khác và phức tạp và so với