Tài liệu An ninh cho các bộ sưu tập docx

Hầu như các nhân viên thư viện và cơ quan lưu trữ đều đã được nghe những câu chuyện về việc các khách hàng quen biết, hay những người khách bên ngoài, hoặc thậm chí cả những nhân viên đá

An ninh cho các bộ sưu tập

Karen E.Bowm - đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA

Giới thiệu

Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực Bất cứ tổ chức bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập của mình phải đưa

ra được các chính sách đúng đắn, trong đó nêu lên được tất cảc những nguy cơ tiềm ẩn Tài liệu này sẽ tập trung vào các vấn đề vốn từ xưa đến nay gây ảnh hưởng tới an ninh của các bộ sưu tập là trộm cắp và phá hoại

Hầu như các nhân viên thư viện và cơ quan lưu trữ đều đã được nghe những câu chuyện về việc các khách hàng quen biết, hay những người khách bên ngoài, hoặc thậm chí cả những nhân viên đáng tin cậy đánh cắp các hiện vật trong bộ sưu tập (cho mục đích cá nhân, để bổ sung vào bộ sưu tập riêng hay là vì những lý do đạo đức hay luân lý khác), nhưng hầu như chẳng ai tin là những chuyện như vậy lại

có thể xảy ra trong cơ quan của họ Hầu hết các thư viện và kho tài liệu về cơ bản đều có những chính sách an ninh cho vốn tài liệu của mình, nhưng việc thực thi lại gặp nhiều khó khăn Một số khách quen (và thực tế là cả một số nhân viên)

cũng cho rằng các biện pháp an ninh gây bất tiện và không cần thiết

Để một chương trình an ninh có hiệu quả, cần phải có được sự nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề an ninh đối với hoạt động của tổ chức lưu trữ Hiển nhiên

là những bộ sưu tập bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng sẽ không thể sử dụng được nữa; nhưng vấn đề là ở chỗ các nhân viên cũng như ban quản lý thường không nhận thức được những ảnh hưởng của trộm cắp và phá hoại Cần nhận thức được rằng một số thiệt hại có thể khắc phục được (ví dụ như một tờ báo bị mất có thể mua bản khác thay thế, thư viện mất sách có thể mượn từ các thư viện khác; các trang sách bị mất cắp có thể phôtô thay thế) nhưng nhiều hiện vật khác không thể thay thế (nếu như chúng là loại quý hiếm; khó thay thế hoặc thay thế tốn kém)

Tài liệu này sẽ cung cấp những chiến lược phòng chống trộm cắp và phá hoại cho các bộ sưu tập, kiểm soát cả những sơ hở về an ninh có thể xảy ra; tạo lập một kế hoạch an ninh hiệu quả có tính thực thi cao

Lập kế hoạch an ninh

Nếu muốn bảo vệ các bộ sưu tập tránh được những mất mát, các thư viện và cơ quan lưu trữ cần phải coi an ninh là một trong những vấn đề quản lý cần được quan tâm đầu tư thích đáng Kế hoạch về an ninh cần phải được các cấp cao nhất trong cơ quan và tổ chức ủng hộ Nó sẽ phát huy tác dụng tối đa nếu có sự phối hợp nhiều ban ngành và/hoặc các lĩnh vực hoạt động liên quan đến việc duy trì an ninh Trên thực tế, có được sự phối hợp này là một thách thức lớn, do vậy, đòi hỏi nhất thiết phải có cam kết mang tính dài hạn của cơ qun, tổ chức Các hoạt động

có liên quan đến yếu tố an ninh bao gồm: bảo quản bộ sưu tập trong kho một cách thích hợp, làm catalog, luân chuyển, các dịch vụ tra cứu, các sự kiện đặc biệt, bảo

dưỡng nhà, đào tạo nhân viên, bảo hiểm và các dịch vụ bảo tồn khác

Các yếu tố cơ bản của việc hoạch định an ninh:

1 Chuẩn bị chính sách an ninh dưới dạng văn bản Nếu có thể, hãy thành lập một nhóm chịu trách nhiệm về thiết lập các chính sách và thủ tục an ninh Tốt nhất là chính sách này phải được cấp quản lý cao nhất phê duyệt

2 Chỉ định một giám đốc chịu trách nhiệm về an ninh để thiết lập và thực thi kế hoạch an ninh

3 Tiến hành một cuộc điều tra về an ninh để đánh giá nhu cầu của tổ chức

4 Thực thi các biện pháp phòng ngừa:

-Loại trừ các thiếu sót trong việc bảo đảm an ninh cho toà nhà

-Lắp đặt các hệ thống an ninh phù hợp

-Bảo đảm an ninh cho khu vực lưu trữ, đặc biệt các tài liệu quý cần được cất giữ cẩn thận

-Thiết lập nội quy cho khách

-Thiết lập nội quy cho nhân viên

5 Xác định những khả năng xảy ra trường hợp khẩn cấp và kế hoạch phản ứng đối với các thiếu sót của hệ thống an ninh Hãy cho nhân viên biết cần phải làm

gì, luyện tập các kế hoạch đối phó, đồng thời phối kết hợp các kế hoạch đó với các thành viên bên ngoài

6 Duy trì và cập nhập kế hoạch an ninh

Các yếu tố của việc hoạch định sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần dưới Mặc

dù các biện pháp an ninh cụ thể sẽ khác biệt khi áp dụng cho các tổ chức lưu trữ khác nhau Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức cũng như những nguồn lực hiện

có, nhưng tiến trình hoạch định này là chung cho mọi tổ chức

Chính sách an ninh

Mỗi tổ chức nên tạo lập một chính sách an ninh riêng, được viết thành văn bản trình bày rõ những cam kết của tổ chức mình về vấn đề quản lý an ninh, tuyên bố

sự ủng hộ của ban lãnh đạo với việc hoạch định chiến lược an ninh, ngăn ngừa rủi

ro và thực hiện các biện pháp đối phó Các nhân viên trong mọi phòng, ban của tổ chức cần phải tham gia vào việc dự thảo chính sách cũng như các biện pháp an ninh Trong đó, một bộ phận quan trọng của chương trình an ninh là thường

xuyên xem xét và cập nhật chính sách

Giám đốc phụ trách an ninh

Cần bổ nhiệm một giám đốc để phụ trách việc lên kế hoạch một cách khoa học về vấn đề an ninh ở các tổ chức nhỏ, có thể giao cho một/nhiều nhân viên kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ này; còn ở các tổ chức lớn có thể giao nó cho một nhân viên chuyên trách Trong trường hợp giám đốc phụ trách an ninh kiêm nhiệm, cần nêu

rõ các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của nhân viên đó Cần xác định lượng thời gian nhất định để người này thực hiện công việc với chương trình an ninh Người giám đốc phụ trách an ninh phải thực hiện việc đánh giá thường xuyên chương trình đồng thời cải tiến các hệ thống và chính sách khi cần thiết

Anh ta cần phải làm việc với tất cả các nhân viên có tiếp xúc với bộ sưu tập; phải

được phép làm việc trực tiếp với lãnh đạo cao nhất của tổ chức; phải được trao các quyền hạn cần thiết để thiết lập các nỗ lực ngăn ngừa rủi ro trong khối nhân viên, cũng như điều hành trong trường hợp an ninh khẩn cấp

Nó có tác dụng hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và dự đoán ngân sách dài hạn

Cuộc khảo sát phải xem xét đến các vấn đề sau:

1 Những chỗ sơ hở ở khu vực xung quanh cũng như khu vực bên trong: có cận

kề với những điểm/chỗ có thể gây nguy hiểm; những điểm bất cập của hệ thống phát hiện và báo động đột nhập; hệ thống chiếu sáng kém và các ổ khoá thiếu an toàn

2 Các chính sách và biện pháp hiện thời cho nhân viên và khách sử dụng bộ sưu tập, bao gồm đăng ký sử dụng của khách, các quy định trong phòng đọc, việc tiếp cận của nhân viên với bộ sưu tập và quản lý chìa khoá

3 Bảo vệ các bộ sưu tập trong khu vực lưu trữ và vận chuyển trong khi trưng bày

4 Bất cứ vấn đề gì mà các nhân viên hay khách phát hiện ra trong quá khứ

Các biện pháp ngăn ngừa

Khi đã hoàn thành khảo sát, cần cải thiện được các biện pháp an ninh hiện có Các hoạt động ngăn ngừa tổn thất được chia thành một số nhóm như: an ninh bên trong và bên ngoài toà nhà, nội quy cho khách và nội quy cho nhân viên Mỗi nhóm này sẽ được mô tả chi tiết phía dưới

An ninh cho toà nhà

Các bộ sưu tập lẫn toà nhà lưu trữ cần phải được bảo đảm an ninh trong và cả sau giờ làm việc Phải ngăn chặn những sự xâm nhập và di chuyển các hiện vật trong

bộ sưu tập một cách bất hợp pháp

Khu vực xung quanh toà nhà có thể được bảo vệ bằng nhiều cách: từ sử dụng các loại khoá cửa (cửa ra vào và cửa sổ) đến các cách tốn kém hơn như lập đội nhân viên an ninh và/hoặc lắp đặt hệ thống an ninh tự động

An ninh bên trong toà nhà có vai trò quan trọng cả trong và sau giờ làm việc Mỗi

tổ chức nên có một phòng an ninh để bảo đảm sự an toàn cho các đồ vật có giá trị khi chúng không được sử dụng Phòng này phải được bảo vệ ngay cả khi cơ quan lưu trữ được mở; số lượng nhân viên được tiếp xúc trong khu vực này được hạn chế chặt chẽ Khi cơ quan lưu trữ đóng cửa, các hiện vật có giá trị luôn được đặt trong phòng này

Các hệ thống an ninh tự động sẽ được đề cập chi tiết trong phần sau Các biện pháp tăng cường an ninh cho toà nhà bao gồm:

-Lắp các loại khóa, then, bản lề an toàn, chất lượng cao đối với mọi cửa ra vào ở khu vực bên ngoài

-Lắp lưới, song sắt vào các cửa sổ tầng trệt

-Yêu cầu khách và nhân viên chỉ sử dụng một cửa ra vào Cửa này luôn được giám sát

- Nếu có thể, hãy thiết lập một hệ thống an ninh đối với sách (biện pháp này

không phù hợp đối với các hiện vật quý hiếm của các bộ sưu tập lịch sử, nhưng thường được áp dụng với các bộ sưu tập hay được luân chuyển)

-Nếu như bộ sưu tập được đặt trong một thư viện hay toà nhà dễ bị xâm nhập thì hãy lưu giữ bộ sưu tập trong một phòng có khoá cẩn thận và chỉ những người có trách nhiệm mới được giữ chìa khoá Lý tưởng nhất là căn phòng này không nên

có cửa sổ và chỉ có một cửa ra vào chắc chắn, có ít nhất một chốt chết khoảng 2,5

cm và các bản lề được ghim chặt Nên có chuông cửa và chuông báo động

-Thuê một hay nhiều nhân viên an ninh bảo vệ khu vực này sau giờ đóng cửa

-Bảo đảm rằng các chuông báo luôn ở vị trí an toàn, đặt xa khỏi dòng di chuyển của người/phương tiện để tránh báo động giả hoặc sử dụng chuông báo để thu hút

sự chú ý của mọi người để dễ bề trộm cắp

-Tiến hành các bước ngăn ngừa việc trộm cắp hoặc sao chép các chìa khoá Các chìa khoá phải được trả lại trước khi ra về, các ổ khoá phải được thay định kỳ

-Lắp đặt hệ thống chiếu sáng an ninh buổi tối

Các hệ thống an ninh

Một hệ thống an ninh tự động có 3 chức năng chính Một là, sự hiện diện của nó

sẽ khiến bọn tội phạm ngần ngại Hai là, nếu xảy ra đột nhập thì sẽ được phát hiện

ngay Ba là nó sẽ giúp xác định được đối tượng khả nghi và giúp nhận diện

chúng

Ngoài ra, nó còn có những ưu điểm như: việc lắp đặt các thiết bị báo động tương đối hiện đại ít tốn kém, các thiết bị báo động khác (cảnh báo về nước, hoả hoạn, điện, nhiệt độ) có thể được nối với bảng kiểm soát an ninh; một hệ thống báo động cung cấp thông tin hai chiều (mở và đóng cửa, kích hoạt các thiết bị,…); các

dữ liệu thu được có thể sử dụng cho mục đích quản lý (các báo cáo về trạng thái,

về báo động, về việc ra/vào…), và hầu hết các hệ thống đều có thể được mở rộng

từ một dạng cơ bản ban đầu

Mặc dù có nhiều ưu điểm như trên, một hệ thống tự động không thể là phương pháp an ninh duy nhất của cơ quan

Do hầu hết các vụ trộm cắp đều xảy ra trong giờ làm việc và do lỗi của con

người, nên nhất thiết phải có một chiến lược an ninh sâu rộng bao gồm các biện pháp bảo vệ các bộ sưu tập trong quá trình sử dụng

Các hệ thống an ninh hoạt động như thế nào?

Một hệ thống an ninh cơ bản có tác dụng bảo vệ những lối ra vào có nguy cơ cao

ở vòng ngoài như cửa sổ và cửa ra vào; nó cũng bảo vệ cho các khu vực bên trong qua các thiết bị cảm ứng, một bảng điều khiển (có tác dụng tiếp nhận báo cáo từ các thiết bị cảm ứng và ra quyết định xem có kích hoạt các thiết bị báo động hay không) và các thiết bị báo động (có thể là các loại chuông báo động truyền thống hoặc gửi thông báo đến một công ty an ninh bên ngoài có nhiệm vụ giám sát hệ thống)

Để đảm bảo khi có báo động, phải có phản ứng nhanh với báo động thì hệ thống

an ninh này phải được giám sát 24 giờ/ngày Nếu bạn chỉ sử dụng báo động ở trong khu vực, thì cần phải có người hàng xóm thông báo cho các cơ quan chức năng khi chuông báo động kêu Các chi phí để có một hệ thống giám sát thường gồm có cước phí điện thoại hàng tháng và các khoản phí khác; có thể nhờ công ty lắp đặt hệ thống báo động thu xếp Có nhiều công ty lắp đặt và chịu trách nhiệm giám sát hệ thống của mình nhưng cũng có nhiều công ty chỉ lắp đặt và thuê bên thứ 3 giám sát

Làm hợp đồng hệ thống an ninh như thế nào?

Một công ty cung cấp hệ thống an ninh có uy tín phải tiến hành khảo sát thực tế cho tổ chức của bạn và cùng thảo luận với tổ chức của bạn về những nhu cầu an ninh Mỗi tổ chức bảo tồn có những đặc thù riêng, nên mỗi hệ thống an ninh cũng cần phải được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và điều kiện tài chính của tổ chức đó Công ty đó phải cung cấp cho bạn những thông tin để đánh giá về các điều kiện hiện có, cần nêu rõ các biện pháp bạn có thể sử dụng để tăng cường an ninh cho tổ chức, ngoài việc sử dụng hệ thống báo động điện tử

Có thể biết thêm về công ty đó qua các nhân viên bán hàng/tư vấn của họ Một nhân viên tư vấn phải có hiểu biết về mọi vấn đề của lĩnh vực báo động Nhân vật này chính là người có trách nhiệm đưa ra một hệ thống an ninh cụ thể đáp ứng được yêu cầu an ninh của tổ chức, mà không làm ảnh hưởng nhiều đến cơ sở vật chất của tổ chức đó Điều này có thể được thực hiện bằng một bản thiết kế có hiệu qủa về hệ thống

Khi so sánh các công ty với nhau, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng bằng việc xem xét cẩn thận số lượng và các loại sản phẩm mà công ty đã cung cấp/lắp đặt

Cần nhớ rằng các công ty này thường tập trung vào các biện pháp an ninh ban đêm chứ không quan tâm đến những nguy cơ đe doạ tổ chức vào những giờ mở cửa ban ngày Nếu như việc khảo sát hoàn tất và kết quả của nó đã được sử dụng trong việc lập kế hoạch của tổ chức thì bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận về các yêu cầu cũng như khả năng thiết kế với công ty đó

Phải luôn kiểm tra hệ thống định kỳ để đảm bảo rằng nó luôn hoạt động hiệu quả

Nhân viên an ninh

Trong một số trường hợp, cần thiết phải sử dụng nhân viên an ninh Mọi nhân viên (gồm nhân viên thường, ban quản lý, người trông nom, nhân viên trông giữ

và người tình nguyện) cần phải tham gia vào việc duy trì an ninh Nhưng các nhân viên an ninh (bảo vệ) là nguồn hỗ trợ quý báu cho các nỗ lực của các nhân viên khác và chỉ riêng sự hiện diện của họ cũng có thể làm chùn bước bọn trộm và/hoặc bọn phá hoại

Bản thân tổ chức phải xác định rõ các yêu cầu của mình; thông báo rõ ràng cho các nhân viên an ninh đồng thời phải giám sát bộ phận này Nên việc quy định rõ thưởng và phạt trong hợp đồng lao động để họ hoạt động có hiệu quả Giám đốc phụ trách an ninh phải chỉ ra được những phương tiện, hướng dẫn và giám sát đối với nhân viên an ninh Nên làm việc với họ để lập ra một thời gian biểu cho việc giám sát các hoạt động của tổ chức cũng như cơ chế báo cáo thường xuyên

Quản lý bộ sưu tập và vấn đề an ninh

Quản lý sưu tập là một phần quan trọng của việc đảm bảo an ninh Nếu như các

bộ sưu tập không được quản lý chặt chẽ thì khó có thể xác định được hiện vật nào

bị mất Trong những trường hợp tồi tệ nhất thì những tài liệu về danh sách sưu tập

và các dấu hiệu nhận diện của chúng sẽ giúp chứng tỏ rằng hiện vật đó chính là vật bị mất và là bằng cớ để chứng tỏ quyền sở hữu hợp pháp của tổ chức đó Các tài liệu chi tiết còn giúp các chuyên viên lưu trữ và quản thủ thư viện tách riêng những hiện vật thực sự có giá trị để bảo quản theo chế độ đặc biệt Ngoài ra, việc kiểm kê thường xuyên sẽ giúp xác định những hiện vật bị mất

Các hoạt động quản lý cụ thể có hiệu quả duy trì an ninh bao gồm:

- Thường xuyên kiểm kê các bộ sưu tập

- Sắp xếp các khu vực lưu trữ để việc kiểm kê được dễ dàng, nhanh chóng Khi các hiện vật được chuyển đến kho lưu trữ, phải nhận diện và tách riêng các hiện vật quý và/hoặc các hiện vật có giá trị trưng bày (về giá trị tiền tệ hoặc giá trị thực chất) Tốt nhất là lưu trữ chúng một cách độc lập ở một khu vực an ninh cao và cân nhắc việc sao chép hoặc chụp ảnh chúng để sử dụng thay cho bản gốc

- Nếu không thể lưu trữ riêng các hiện vật có giá trị thì hãy đặt chúng vào các khu vực độc lập trong phần sưu tập để nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra Hãy thiết lập các thủ tục kiểm tra tính toàn vẹn của chúng trước và sau khi sử dụng

- Lập tài liệu mô tả chi tiết về các hiện vật có giá trị để có thể nhận diện và thu hồi chúng trong trường hợp mất cắp Phải tiến hành bảo hiểm cho chúng

- Xem xét việc sử dụng một dấu hiệu nhận biết nào đó cho bộ sưu tập Điều này

có thể sẽ không phù hợp với các hiện vật có giá trị nhưng nó lại có tác dụng trong một số trường hợp nhất định

- Sử dụng các phiếu, bản ghi, hệ thống vi tính,…để thu thập thông tin về việc sử dụng bộ sưu tập trong quá trình nghiên cứu, cho mượn, trưng bày, bảo tồn, hay

chụp ảnh…

- Không cho phép khách tiếp cận với những bộ sưu tập chưa được xử lý

- Cần nhớ rằng những thông tin thu thập được bên trong nơi bảo quản có ý nghĩa quan trọng với việc tiếp cận bộ sưu tập Do nguy cơ bị trộm cắp, những tài liệu cập nhật phải được cất giữ an toàn ở một khu riêng biệt

Quản lý khách đến nghiên cứu

Các nhân viên lưu trữ và người quản thủ thư viện phải duy trì được quan hệ tốt với khách hàng nhưng đồng thời phải thực hiện tốt các quy định và thủ tục đề ra Thật không may là có những trường hợp đáng tiếc đã xảy ra với những khách hàng thường xuyên và các nhà nghiên cứu uy tín do họ được hưởng đặc quyền tiếp xúc với bộ sưu tập Họ được phép làm việc mà không bị giám sát hay kiểm tra việc sử dụng tài liệu Chỉ đến sau này thì nơi lưu trữ mới phát hiện ra sự tổn thất, mà thường là đối với các hiện vật quý hiếm nhất Cần phải nhớ rằng sự an toàn của bộ sưu tập phải được đặt lên hàng đầu Phần lớn khách sẽ thông cảm và tuân thủ những quy định và thủ tục nếu như họ được giải thích rõ ràng

Nền tảng của công tác quản lý các bộ sưu tập quý nằm ở việc giám sátbạn đọc; kiểm tra những đồ đạc họ mang theo cũng như kiểm tra các hiện vật sưu tập (trước và sau khi sử dụng); duy trì các tài liệu Việc giám sát, kiểm tra này giúp ngăn ngừa trộm cắp và phá hoại; việc lưu lại qúa trình sử dụng tài liệu sẽ có ích khi điều tra mất mát Cơ quan lưu trữ Hoa Kỳ thường xuyên lưu giữ những số liệu này trong 25 năm Nếu như những việc này được tiến hành thường xuyên thì những khách hàng sử dụng bộ sưu tập sẽ được kiểm soát chặt chẽ, ngay cả ở những khu vực lưu trữ nhỏ nhất

Những quá trình sau được áp dụng với việc sử dụng bộ sưu tập trong cơ quan lưu trữ hay bộ sưu tập có giá trị của một thư viện trong phòng đọc riêng biệt, chứ không phù hợp với một bộ sưu tập được luân chuyển nói chung

Tiếp cận khách hàng: từng bước một

1.Mọi người khách đến sử dụng tư liệu cần phải đăng ký:

-Mỗi người phải điền vào một bản đăng ký nêu rõ các thông tin yêu cầu và cung cấp các thông tin về mục đích nghiên cứu Phải ký vào một sổ nhật trình

-Mọi khách hàng phải trình chứng minh thư có dán ảnh khi làm đăng ký, một nhân viên có trách nhiệm giám sát quy trình đăng ký để chắc chắn rằng tên trong chứng minh thư phù hợp với tên của người trong bản đăng ký

-Nếu cần, chứng minh thư có dán ảnh đó phải được giữ lại cho đến khi khách trả lại tài liệu Chứng minh thư này cần được kẹp với bản đăng ký đã hoàn tất và được giữ ở vị trí an toàn ở những tổ chức lưu trữ lớn, khách được cấp một thẻ nghiên cứu để được sử dụng tài liệu trong khu vực này

2 Thực hiện phỏng vấn khách:

-Ghi lại những gì mỗi khách hàng quan tâm

-Nói chuyện về đề tài họ đang nghiên cứu và đánh giá yêu cầu của họ

-Giới hạn số lượng tài liệu họ được phép tiếp cận bằng việc đánh giá nhu cầu của

họ

-Nghiên cứu kỹ những gì người khách chú ý đến

-Giải thích về các thiết bị trợ giúp, catalog và các dịch vụ khác

3 Giải thích quy định sử dụng tài liệu:

-Chỉ cho phép sử dụng những tài liệu nghiên cứu cần thiết trong phòng đọc Nơi lưu trữ cần cung cấp những nơi chứa đồ an toàn cho khách (áo khoác, túi, ví, túi sách, tài liệu…)

-Bố trí tách biệt nơi chứa đồ và nơi để những đồ khách được sử dụng trong phòng đọc cách xa bàn đọc sách

- Phải có hướng dẫn bằng văn bản cách sử dụng tài liệu hợp lý (ví dụ như: chú ý không làm hư bìa sách, sử dụng bút chì, thay cho bút mực khi sử dụng tài liệu…)

-Nhắc nhở khách đặt tài liệu vào đúng chỗ/ thứ tự của chúng Hạn chế số lượng các hộp tra cứu mà họ có thể sử dụng cùng một lúc Hướng dẫn họ mang theo giấy/rác khi rời phòng đọc

-Hướng dẫn cách sử dụng các phiếu tra cứu Tất cả các tài liệu sưu tập được sử dụng phải được ghi trên phiếu, và khách phải ký vào các phiếu này

- Yêu cầu khách phải ký vào một văn bản nêu rõ rằng họ hiểu và đồng ý chấp hành những quy định về sử dụng tài liệu

4 Phòng đọc luôn phải có mặt các nhân viên Tốt nhất là nên có 2 nhân viên: 1 người lấy tài liệu cho khách, 1 người giám sát khách hàng

5 Kiểm tra các hộp tra cứu xem chúng có đầy đủ và hoàn chỉnh hay không trước

và sau khi khách sử dụng

6 Mỗi khi khách rời khỏi phòng đọc, cần kiểm tra các tài liệu khách được phép mang vào phòng đọc

7 Kiểm tra tính hoàn chỉnh bộ sưu tập trước khi sắp xếp lại Cần thiết phải lập kế hoạch lưu giữ để đảm bảo rằng các bản đăng ký và phiếu yêu cầu luôn sẵn sàng khi có yêu cầu điều tra những trường hợp mất mát Phải quyết định xem chúng được lưu giữ trong thời gian bao lâu

Sự tiếp cận của khách trong những cơ quan lưu trữ nhỏ:

Những hướng dẫn trên đây có vẻ khó thực hiện (nếu không muốn nói là không thể thực hiện được) đối với các cơ quan lưu trữ nhỏ có ít nhân viên như các hội sử học (thường chỉ có nhân viên tình nguyện) và các thư viện công cộng (có trách nhiệm quản lý các bộ sưu tập và luân chuyển chúng) Tuy nhiên với sự nỗ lực (cùng với cam kết của tổ chức) thì vẫn có thể đảm bảo an ninh ở một chừng mực nào đó ngay cả trong trường hợp không có đủ nhân viên để giám sát liên tục khách đọc

Nhưng cho dù các cơ quan lưu trữ và thư viện có nhỏ và thiếu nhân viên đến mức nào, thì vẫn cần phải yêu cầu khách làm thủ tục đăng ký và lưu được thông tin về tài liệu mà khách đã sử dụng Trong trường hợp này, tốt nhất là giữ chứng minh thư của khách cho đến khi họ ra về, nó giúp giảm thiểu khả năng họ sẽ mang tài liệu của bộ sưu tập ra về Các chứng minh thư này cần được để trong một ngăn khoá an toàn

Về vấn đề giám sát, quan trọng nhất là lập ra một khu vực có thể giám sát được người đọc khi họ đang làm việc và là nơi họ không thể ra về mà không bị giám sát ở các hội sử học thì khách đến phải hẹn trước và đến khi có mặt tình nguyện