báo cáo thực tập nhận thức doanh nghiệp tư nhân ôtô ngọc thành

báo cáo thực tập nhận thức doanh nghiệp tư nhân ôtô ngọc thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: DNTN Ôtô Ngọc Thành

Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013

Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Trinh

Giáo viên hướng dẫn: Dương Kim Thạnh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Mã số sinh viên: 100707

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: DNTN Ôtô Ngọc Thành

Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013

Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Trinh

Giáo viên hướng dẫn: Dương Kim Thạnh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Mã số sinh viên: 100707

Phần dành riêng cho Khoa:

Ngày nộp báo cáo: …/…/2013

Người nhận báo cáo: (kí tên và ghi rõ họ tên)

_

TRÍCH YẾU

Sau nhiều tuần thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành, tôi thực hiện bài báo cáo này nhằm để giới thiệu với mọi người về doanh nghiệp, nơi tôi đã thực tập và qua đó tổng kết lại các công việc tôi đã làm trong suốt tám tuần qua Cuốn báo cáo cũng thể hiện quá trình tôi quan sát, tìm hiểu và được thực tế thực hiện các công việc, áp dụng các kiến thức trường lớp, đồng thời học hỏi, tiếp thu, bổ sung cho bản thân thêm nhiều kiến thức mới Tuy vẫn còn nhiều hạn chế, nhưng chính những kinh nghiệm đã đúc kết và được hòa mình vào môi trường thực tế đã giúp cho tôi có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề đang theo học, có thể định hướng cho tương lai

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến chú Nguyễn Văn Trực – chủ doanh nghiệp tư nhân ô tô Ngọc Thành đã giúp đỡ, bố trí công việc, tạo điều kiện cho tôi được làm việc trong một môi trường năng động và chuyên nghiệp Bên cạnh đó, tôi cũng xin cảm ơn đến tất cả các cô, chú, anh, chị trong công ty, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Ngọc Trinh – Trưởng phòng kinh doanh là người trực tiếp hướng dẫn cho tôi Các cô, chú, anh, chị là những người luôn tận tình hướng dẫn, sẵn sàng chia sẻ, giải đáp mọi thắc mắc cũng như cung cấp thông tin, chỉ dạy, giúp tôi bổ sung thêm được nhiều kiến thức mới, hữu ích trong công việc cũng như trong cuộc sống

Đồng thời, tôi cũng xin chân thành cảm ơn đến trường Đại học Hoa Sen

đã cho tôi có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tại doanh nghiệp để giúp bản thân được va chạm, hiểu biết, có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề, công việc sau này Tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Dương Kim Thạnh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo trong suốt thời gian thực tập vừa qua

Chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

NHẬP ĐỀ 1

1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN Ô TÔ NGỌC THÀNH 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2

1.2 Lĩnh vực hoạt động 4

1.3 Phân tích SWOT 5

1.4 Định hướng phát triển của doanh nghiệp 6

1.5 Cơ cấu tổ chức 7

1.6 Sơ lược bộ phận thực tập 7

2 CÔNG VIỆC THỰC TẬP 9

2.1 Mục tiêu công việc 9

2.2 Các công việc thực tập 9

2.2.1 Tìm hiểu qui trình bán hàng 9

2.2.2 Tìm hiểu cách thức quản lí số lượng xe trưng bày ở các chi nhánh cửa hàng 25

2.2.3 Tham gia hội chợ triễn lãm công nghiệp – thương mại Bến Tre 2013 29

2.2.4 Học cách fax, photo 37

2.2.5 Lưu thông tin khách hàng vào sổ khách hàng 39

2.2.6 Chăm sóc khách hàng 39

2.2.7 Trực điện thoại 41

2.2.8 Thực hiện các giao dịch với Ngân hàng 42

2.2.9 Làm bảng báo giá cho khách hàng 45

2.2.10 Phụ giúp viết các tờ khai đăng kí, hoàn tất thủ tục giấy tờ mua xe cho khách hàng 47

2.2.11 Viết phiếu thu cho khách hàng 53

2.2.12 Nhập nội dung vào phần mềm kế toán 54

3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN 56

3.1 Thuận lợi – Khó khăn 56

3.1.1 Thuận lợi 56

3.1.2 Khó khăn 56

3.2 Đánh giá bản thân 56

3.3 Những đề xuất cho doanh nghiệp 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO viii

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ix

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN x

THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN xi

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Logo DNTN Ôtô Ngọc Thành 2Hình 2: DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức khai trương showroom đầu tiên 3Hình 3: Ông Vũ Quang Tâm – Giám đốc nhà máy Ôtô VEAM trao chứng nhận đại lý cấp I 3S cho DNTN Ôtô Ngọc Thành 3Hình 4: Sơ đồ tổ chức tại DNTN Ôtô Ngọc Thành 7Hình 5: Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng 10Hình 6: Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu 11Hình 7: Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất khi bán hàng cho khách hàng 12Hình 8: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Việt Nam Suzuki xuất khi bán hàng cho Công ty TNHH Á Châu 13Hình 9: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Á Châu xuất khi bán hàng cho DNTN Ôtô Ngọc Thành 14Hình 10: Tờ khai lệ phí trước bạ 15Hình 11: Giấy giới thiệu của khách hàng là doanh nghiệp cử nhân viên của DNTN Ôtô Ngọc Thành tiến hành đi đăng kí xe cho khách hàng 16Hình 12: Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước 17Hình 13: Giấy khai đăng ký xe 18Hình 14: Giấy hẹn của đội đăng kí – Phòng CSGT đường bộ - đường sắt Công an tỉnh Bến Tre đưa cho nhân viên sau khi đi đăng kí 19Hình 15: DNTN Ôtô Ngọc Thành bán bảo hiểm xe ôtô cho khách hàng 19Hình 16: Biên bản bàn giao xe của DNTN Ôtô Ngọc Thành với khách hàng 21Hình 17: Bản vẽ thiết kế kĩ thuật cải tạo xe của DNTN Ôto Ngọc Thành thiết kế cho khách hàng được Sở GTVT Bến Tre thông qua 23Hình 18: Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo do Sở GTVT cấp 24Hình 19: Bảng thống kê các xe hiện có tại doanh nghiệp 26

Hình 20: Bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp 27

Hình 21: Thẻ đơn vị tham gia - doanh nghiệp phát cho tôi để ra vào cổng hội chợ làm việc vào các ngày diễn ra 33

Hình 22: Khu vực tôi được phân công tiếp khách tham quan 34

Hình 23: Quang cảnh xe được trưng bày 34

Hình 24: Quang cảnh bên trong gian hàng 35

Hình 25: Phụ kiện, đồ chơi cho xe được trưng bày tại gian hàng 35

Hình 26: Khách hàng tham quan triễn lãm xe 36

Hình 27: Tôi cùng các chị nhân viên trong doanh nghiệp trước gian hàng triễn lãm 36

Hình 28: Máy fax – photo tại doanh nghiệp 37

Hình 29: Một trong các bảng báo giá tôi thực hiện trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp 46

Hình 30: Dùng mộc đỏ chứa thông tin doanh nghiệp đóng vào phần nguồn gốc tài sản trong tờ khai lệ phí trước bạ 48

Hình 31: Một trong số các tờ khai đăng kí xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập 50

Hình 32: Một trong các biên bản bàn giao xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập 52

Hình 33: Một trong các phiếu thu tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập 54

NHẬP ĐỀ

“Học đi đôi với hành” – Chính những công việc thực tế sẽ giúp cho chúng

ta có cái nhìn rõ hơn về những điều đã học, giúp ta rèn luyện bản thân, qua đó có thể đúc kết được các kinh nghiệp, thuận lợi hơn cho công việc sau này Tám tuần thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành là cơ hội cho tôi được va chạm với thực tế,

và dưới đây là những mục tiêu tôi đề ra và cố gắng hoàn thành sau đợt thực tập của mình:

 Nắm được quá trình hình thành, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu phát triển của DNTN Ôtô Ngọc Thành, tìm hiểu cơ cấu tổ chức, qui trình vận hành của doanh nghiệp

 Tìm hiểu được cách thức làm việc tại bộ phận được giao

 Thích nghi với môi trường làm việc, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong công ty

 Áp dụng các kiến thức đã học vào các công việc thực tế, học hỏi thêm nhiều kiến thức mới, tích lũy các kinh nghiệm

1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Ô TÔ NGỌC THÀNH

Hình 1: Logo DNTN Ôtô Ngọc Thành

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

_Tên doanh nghiệp: DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Ô TÔ NGỌC THÀNH

_Trụ sở chính: 192A, ấp 1, xã Sơn Đông, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre

Hình 2: DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức khai trương showroom đầu tiên

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Ngày 09/07/2011, DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức được Bộ Công Thương Tổng Công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam cấp bằng chứng nhận là Đại lý cấp I 3S của VEAM MOTOR – HUYNDAI tại Bến Tre

Hình 3: Ông Vũ Quang Tâm – Giám đốc nhà máy Ôtô VEAM trao chứng nhận đại lý cấp I 3S cho DNTN Ôtô

Ngọc Thành

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Với phương châm nổ lực hết mình, luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh đã đề ra, DNTN Ôtô Ngọc Thành đã đạt được nhiều chỉ tiêu kinh tế quan trọng về doanh thu và lợi nhuận, gặt hái được nhiều thành công, liên tiếp từ hạng nhì vươn lên hạng nhất trong hệ thống phân phối của nhà máy VEAM MOTOR

về đại lý có lượng xe bán ra nhiều nhất trên thị trường cả nước

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, doanh nghiệp đã mở rộng thị trường, mở thêm các chi nhánh lân cận ở các huyện Mỏ Cày Nam, huyện

Ba Tri và chi nhánh ở tỉnh Tiền Giang

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Theo giấy chứng nhận đăng kinh doanh số 1300525306 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư cấp lần đầu vào ngày 23/06/2009, đăng kí thay đổi lần thứ ba vào ngày 06/12/2011 với các ngành nghề kinh doanh như sau:

 Buôn bán xe ôtô và các xe có động cơ khác

 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ôtô và xe có động cơ khác

 Buôn bán kim loại và quặng kim loại (chi tiết: buôn bán sắt, tole, inox)

 Đại lý ôtô và xe có động cơ khác

 Đại lý ký gửi xe ôtô, phụ tùng và bộ phận phụ trợ của xe ôtô, môi giới và đấu giá

 Bảo dưỡng, sửa chữa ôtô và xe có động cơ khác, đóng thùng xe ôtô Thi công cải tạo phương tiện cơ giới đường bộ

 Hoạt động thiết kế chuyên dụng

 Cho thuê xe ôtô và xe có động cơ khác

1.3 Phân tích SWOT

Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W)

_Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên

giỏi, giàu kinh nghiệm

_Là doanh nghiệp đầu tiên, tiên phong

trong việc kinh doanh mặt hàng ô tô tại

tỉnh Bến Tre

_Tạo được thế mạnh đứng vững trên

thị trường, minh chứng điều đó là hiện

nay ngoài cung cấp xe tiêu thụ trong

tỉnh thì doanh nghiệp còn cung cấp xe

ở các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long

và đang dần mở rộng xe tiêu thụ ở các

tỉnh thành phía Đông, với chiến lược

kinh doanh rất thông minh và uy tín

thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp

_Được hưởng nhiều quyền lợi từ đại lí

cấp I 3S ở tỉnh Bến Tre

_Nguồn vốn đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp chưa đủ lớn, nguồn vốn vay là chủ yếu, vốn chủ sở hữu chưa nhiều cho vòng quay của đồng vốn

_Do loại hình doanh nghiệp vẫn còn vừa và nhỏ, chưa chú tâm phát triển bộ phận quản trị nhân sự, chính sách nhân

sự vẫn còn yếu kém điển hình là chưa quản lí tốt nhân sự ở các chi nhánh, nhân viên ngồi không trong giờ hành chính vẫn còn nhiều

Cơ hội (O) Thách thức (T)

_Năm 2009, thị xã Bến Tre được nâng

lên Thành phố Bến Tre, cầu Rạch

_Trong sự phát triển kinh tế của tỉnh nhà, cùng với cơ sở hạ tầng ngày một

Miễu, cầu Hàm Luông được xây và

khánh thành, thay thế cho những

chuyến phà tạo thuận lợi cho việc

thông thương, sự phát triển của tỉnh

Song song đó, mọi hoạt động thương

mại cũng dần phát triển, thay đổi diện

mạo mới đẹp hơn cho tỉnh nhà, góp

phần thúc đẩy tạo nên bước tiến, phát

triển cho doanh nghiệp

hoàn thiện nên các công ty, doanh nghiệp bắt đầu mở rộng việc đầu tư kinh doanh ôtô ngày càng nhiều, trở thành đối thủ tạo nên sự cạnh tranh gay gắt và thách thức lớn cho doanh nghiệp Điều đó, yêu cầu doanh nghiệp cần phải có các chiến lược khôn khéo trong kinh doanh

1.4 Định hướng phát triển của doanh nghiệp

Luôn thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước

Thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp ở hiện tại

và các kế hoạch kinh doanh trong tương lai

Cung cấp hàng hóa, dịch vụ có chất lượng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Về bộ máy tổ chức: từng bước thực hiện, sắp xếp và đổi mới bộ máy tổ chức phù hợp với tình hình thực tế nhằm đạt hiệu quả quản lí cao nhất, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Luôn chú trọng nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn, nâng cao đời sống cho nhân viên

Tích cực tham gia các hoạt động xã hội góp phần xây dựng quê hương, đất nước ngày càng giàu đẹp

1.5 Cơ cấu tổ chức

Hình 4: Sơ đồ tổ chức tại DNTN Ôtô Ngọc Thành

(Nguồn: Sinh viên thực hiện dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)

1.6 Sơ lược bộ phận thực tập

Trong đợt thực tập này, tôi chủ yếu được phân công làm việc ở bộ phận kinh doanh Tuy nhiên, do thực tập vào các ngày cuối và đầu của năm mới, doanh nghiệp có nhiều công việc bận rộn, thiếu nguồn nhân lực nên thường được luân chuyển qua phụ giúp, học hỏi bên bộ phận kế toán Song, công việc thực tập chủ yếu vẫn ở bộ phận kinh doanh

Nhiệm vụ của Phòng kinh doanh tại doanh nghiệp

Nhân viên có nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu chất lượng mẫu mã, giá cả và sự bền bỉ của tất cả các loại xe mà doanh nghiệp có thể cung cấp cũng như các phụ kiện, đồ chơi cho xe

Đề ra các chiến lược, phương án bán hàng, tiếp xúc thị trường tìm nguồn khách hàng cho doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong kinh doanh

Đồng thời, nhân viên Phòng kinh doanh có quyền thay mặt Chủ doanh nghiệp tiến hành kí kết các hợp đồng mua bán xe, dịch vụ thiết kế, cải tạo xe với khách hàng Sau đó, nhân viên sẽ chịu trách nhiệm tiến hành tất cả các thủ tục hồ

sơ mua bán, vay vốn (nếu có) cũng như hồ sơ đăng kí, đăng kiểm, bảo hiểm trọn vẹn các dịch vụ cho khách hàng Nhân viên Phòng kinh doanh góp phần rất lớn trong việc phát triển doanh nghiệp vững mạnh, tạo được sự uy tín, danh tiếng trên thị trường

Nhiệm vụ của Phòng kế toán – tài chính

Nhân viên Phòng kế toán – tài chính thực hiện tất cả các công việc liên quan đến tài chính, phụ trách việc thu và chi, tiếp nhận và xử lí các chứng từ, hợp đồng mua bán xe từ Phòng kinh doanh chuyển sang, ghi chép và kiểm soát lại toàn bộ những nghiệp vụ phát sinh có liên quan trong quá trình bán hàng, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, dự đoán lợi nhuận, chấm công, chi trả lương cho từng nhân viên theo đúng năng lực và sự đóng góp của họ trong từng công việc Bên cạnh đó, nhân viên Phòng kế toán – tài chính

có thể thực hiện các giao dịch mua bán cả bằng tiền mặt và thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng thay mặt cho Chủ doanh nghiệp

Ngoài ra, Phòng kế toán còn có một thủ kho chuyên kiểm tra, xuất số lượng hàng hóa, phụ tùng, thiết bị, đồ chơi của xe được mua bán, sữa chữa ở cửa hàng Sau đó, lên kế hoạch nhập số lượng hàng cần thiết, tránh việc dư thừa hay thiếu

2 CÔNG VIỆC THỰC TẬP

2.1 Mục tiêu công việc

Tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, hiểu được cách thức làm việc, qui trình vận hành cũng như văn hóa tại doanh nghiệp Từ đó, tập cách thích nghi với môi trường, vận dụng và phát triển các kĩ năng bản thân để hòa nhập với doanh nghiệp

Vận dụng các kiến thức đã học và các kĩ năng bổ trợ khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao

Tích lũy được các kinh nghiệm thông qua các bài học từ thực tế

Nhìn nhận, rút ra được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó tìm cách phát huy và khắc phục, để hoàn thiện tốt hơn, định hướng cho công việc tương lai sau này

2.2 Các công việc thực tập

2.2.1 Tìm hiểu qui trình bán hàng

Qui trình mua bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng

Bước 1: Khảo sát thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước 2: Tiếp cận khách hàng và tư vấn sản phẩm

Bước 3: Chăm sóc khách hàng

Do xe ôtô là một sản phẩm có giá trị lớn nên khách hàng thường băn khoăn, cần phải có thời gian suy nghĩ khi mua Vì thế, các nhân viên bán hàng cần phải quan tâm, liên lạc, thuyết phục nhằm giúp khách hàng tin tưởng, quyết định mua sản phẩm ở công ty

Bước 4: Tiến hành làm hợp đồng

Có 2 loại hợp đồng:

 Hợp đồng khách hàng trả 100% tiền mặt: khách hàng và công ty tiến

hành thảo luận, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng Bên mua sẽ đặt cọc

một khoản tiền tùy theo thỏa thuận Sau khi công ty tiến hành các bước hoàn tất việc mua bán, thủ tục giấy tờ, khách hàng sẽ trả đủ số tiền còn lại

 Hợp đồng khách hàng vay Ngân hàng để mua xe: khách hàng và công

ty tiến hành thảo luận, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng Khách hàng thường đặt cọc khoản 10-50 triệu (tùy vào khách hàng và công ty thỏa thuận) Công ty sẽ tư vấn cho khách hàng nên chọn Ngân hàng nào vay Sau đó, nhân viên sẽ giữ hợp đồng, CMND, hộ khẩu khách hàng đến Ngân hàng để Ngân hàng thẩm định, có ra quyết định cho vay hay không

để công ty tiến hành bán hàng làm thủ tục xe? Thời gian thẩm định, ra quyết định thường là 05 ngày, 01 tuần hay nửa tháng (tùy vào sự quen biết giữa khách hàng với Ngân hàng cũng như của công ty với Ngân hàng đó

để thủ tục được nhanh gọn, công ty nhanh chóng bán được sản phẩm.)

Bước 5: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xe để tiến hành làm thủ tục

Hồ sơ gốc gồm có:

 Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (hay còn gọi là giấy ngắn)

Hình 5: Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới (hay còn gọi là giấy dài)

Hình 6: Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất cho khách hàng (lai đỏ)

Hình 7: Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất khi bán hàng cho khách hàng

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Hóa đơn giá trị gia tăng nối (nếu có): dành cho một số xe đƣợc bán chuyển nhƣợng qua lại

Ví dụ: Công ty TNHH Việt Nam Suzuki bán lại cho Công ty TNHH Ôtô

Á Châu DNTN Ôtô Ngọc Thành nhập xe từ Công ty TNHH Á Châu Khi mua bán xe cần hóa đơn giá trị gia tăng nối giữa Công ty TNHH Việt Nam Suzuki với Công ty TNHH Á Châu và Công ty TNHH Á Châu với DNTN Ôtô Ngọc Thành

Hình 8: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Việt Nam Suzuki xuất khi bán hàng cho Công ty TNHH

Á Châu

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Hình 9: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Á Châu xuất khi bán hàng cho DNTN Ôtô Ngọc Thành

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Bản sao phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng

 Bản sao hóa đơn giá trị gia tăng DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất cho khách hàng

 Bản sao hóa đơn giá trị gia tăng nối (nếu có)

Bước 7: Tiến hành đăng kí xe

Nếu khách hàng là cá nhân, nhân viên công ty sẽ tiến hành liên lạc với khách hàng để đi cùng, đem xe và hồ sơ xuống phòng đăng kí - Phòng Cảnh sát Giao thông Công an đường bộ - đường sắt để tiến hành đăng kí

Nếu khách hàng là doanh nghiệp, khi đăng kí cần phải có giấy giới thiệu của doanh nghiệp/công ty khách hàng

Hình 11: Giấy giới thiệu của khách hàng là doanh nghiệp cử nhân viên của DNTN Ôtô Ngọc Thành tiến hành

đi đăng kí xe cho khách hàng

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Bản chính phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng

 Bản chính hóa đơn đỏ giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất cho khách hàng

 Bản sao giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu

 Tờ khai lệ phí trước bạ

 Giấy báo nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước

Hình 12: Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

 Giấy khai đăng ký xe

Hình 13: Giấy khai đăng ký xe

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Cuối cùng nhân viên sẽ giữ giấy hẹn của cán bộ đăng kí, sau 02 ngày đến nhận cạt-quẹt xe, hoàn tất thủ tục đăng kí

Hình 14: Giấy hẹn của đội đăng kí – Phòng CSGT đường bộ - đường sắt Công an tỉnh Bến Tre đưa cho nhân

viên sau khi đi đăng kí

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Bước 9: Tư vấn, bán bảo hiểm xe cho khách hàng

Liên lạc với khách hàng yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm cho xe Đồng thời, cũng chủ động, tư vấn khách hàng mua bảo hiểm do chính doanh nghiệp bán

Hình 15: DNTN Ôtô Ngọc Thành bán bảo hiểm xe ôtô cho khách hàng

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Bước 8: Đem xe đi đăng kiểm

Nhân viên công ty sẽ đem xe đi đăng kiểm, hồ sơ gồm có:

 Giấy hẹn nhận giấy tờ xe của đội đăng kí – phòng Cảnh sát giao thông Công an đường bộ - đường sắt

 Giấy kiểm tra chất lượng xuất xưởng

 Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu

 Bảo hiểm trách nhiệm dân sự

Bước 9: Làm biên bản bàn giao xe cho khách hàng Tiến hành giao xe, các thủ

tục giấy tờ xe cho khách hàng Hoàn tất việc thanh toán số tiền mua bán còn lại giữa các bên Nếu khách hàng vay ngân hàng, công ty sẽ tiến hành viết giấy, yêu cầu Ngân hàng giải ngân

Hình 16: Biên bản bàn giao xe của DNTN Ôtô Ngọc Thành với khách hàng

là xe ôtô con, xe tải là mặt hàng có giá trị lớn nên khách hàng rất băn khoăn trong quyết định lựa chọn sản phẩm cũng như nơi bán, các cửa hàng có uy tín Vì thế đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có kinh nghiệm, hiểu biết về các loại xe để có thể tư vấn giúp cho khách hàng lựa chọn được mẫu mã, kiểu dáng, thương hiệu, tính năng thích hợp cũng như vừa túi tiền Đồng thời, nhân viên cũng phải tỏ ra chuyên nghiệp, thể hiện sự tự tin, uy tín vì nhân viên là bộ mặt của công ty khiến cho khách hàng tin tưởng khi mua sản phẩm có giá trị lớn Với chiến lược là tận tâm với khách hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện đầy đủ các dịch vụ mua bán, thủ tục giấy tờ giúp cho khách hàng không phải lo âu về các mặt thủ tục rườm rà Đối với tâm lí của bất kì khách hàng nào, khi mua xe, họ cảm thấy rất thích, rất nôn nao được nhận xe về chạy thử, nên các nhân viên không được rề rà, làm chậm trễ tiến độ bàn giao xe Đặc biệt, khách hàng không thích nói hai lời Trong quá trình bán xe, các nhân viên không chỉ đối mặt để vừa lòng khách hàng, mà cần phải thể hiện sự khéo léo trong giao tiếp với các cơ quan, nơi làm hồ sơ, thủ tục để có được sự trôi chảy trong công việc

Qui trình thực hiện dịch vụ thiết kế cải tạo xe cho khách hàng

Bước 1: Tư vấn dịch vụ, mẫu mã, kiểu dáng thiết kế cho khách hàng

Bước 2: Tiến hành thỏa thuận kí kết hợp đồng giữa các bên

Bước 3: Doanh nghiệp sẽ đo đạc gửi thông tin, số liệu cho các kĩ sư ở thành phố

Hồ Chí Minh hợp tác với công ty, đảm nhận khâu thiết kế bản vẽ cho khách hàng

Bước 4: Đem bản vẽ đến Sở Giao thông vận tải để thẩm định Nếu bản vẽ đủ

điều kiện để thông qua, Sở Giao thông vận tải sẽ kí, đóng mộc xác nhận vào bản

vẽ

Hình 17: Bản vẽ thiết kế kĩ thuật cải tạo xe của DNTN Ôto Ngọc Thành thiết kế cho khách hàng được Sở

GTVT Bến Tre thông qua

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Bước 5: Nhân viên ở bộ phận kĩ thuật của doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện

cải tạo xe cho khách hàng

Bước 6: Sau đó, tiến hành nghiệm thu xe và nghiệm thu bản vẽ Sở Giao thông

vận tải sẽ xuất Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo, Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới

Hình 18: Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo do Sở GTVT cấp

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

Bước 7: Đem xe đi đăng kí

Bước 8: Đi đăng kiểm

Bước 9: Tiến hành bàn giao xe, hoàn tất thủ tục và thanh toán tiền mua bán Bước 10: Duy trì mối quan hệ, chăm sóc khách hàng

 Kinh nghiệm

Hiểu được qui trình mua bán tại doanh nghiệp, điều đó giúp cho bản thân biết được cách thức thực hiện các công việc được giao, có thể nhìn nhận được các công việc đang diễn ra tại doanh nghiệp

Trong quá trình thực tập, được các anh, chị cho phụ giúp trong quá trình làm các thủ tục hồ sơ, được mọi người cho đi thực tế tới Ngân hàng, Sở Giao thông vận tải, phòng đăng kiểm làm và nộp hồ sơ để hiểu biết rõ thực tế, cách thức làm việc ở các nơi Còn quá trình giao tiếp với khách hàng, do yêu cầu phải hiểu biết nhiều, tránh sai sót, các anh chị cho đi theo để học hỏi cách giao tiếp, cách thức bán hàng Tính cách của khách hàng rất đa dạng, chúng ta cần phải có

sự uyển chuyển tinh tế, chủ động trong mọi tình huống

2.2.2 Tìm hiểu cách thức quản lí số lượng xe trưng bày ở các chi

nhánh cửa hàng

Doanh nghiệp nhập xe để trưng bày, bán ở các cửa hàng chủ yếu là xe tải

và xe ben một số thương hiệu uy tín, thường được khách hàng ưa chuộng như Mitsubishi, Hino, Isuzu… và đặc biệt là dòng xe tải, ben của VEAM do chính doanh nghiệp làm đại lí cấp I 3S Còn về các mặt hàng như xe du lịch, chủ yếu là

tư vấn khách hàng qua catolouge, hay theo yêu cầu của khách hàng cần nhập về

Vì mặt hàng xe du lịch cần có nguồn vốn nhiều Đồng thời, xe du lịch đa dạng mẫu mã và nhanh lỗi thời, doanh nghiệp chưa đủ sức để nhập trưng bày mặt hàng này, tránh bị tồn đọng hàng, khó xoay nguồn vốn do không bán được Hiện tại,

doanh nghiệp chỉ nhập các mặt hàng bán chạy với số lượng vừa đủ Các nhân viên bán hàng cố gắng tư vấn cho khách hàng mua các mặt hàng, mẫu mã có sẵn tại doanh nghiệp, hạn chế nhập xe mới về Các nhân viên dựa vào bảng thống kê các xe có sẵn được treo tại Phòng kinh doanh để biết được các xe nào còn hàng tại doanh nghiệp, đang được trưng bày tại chi nhánh nào, mẫu mã, màu sắc gì Khi được thực tập tại đây, các anh chị trong công ty đã hướng dẫn cho tôi hiểu được các kí hiệu bảng thống kê quản lí xe tại doanh nghiệp Vì các nhân viên sales thường ra ngoài thị trường để tìm khách hàng, vì thế, công việc thực tập của tôi yêu cầu nhận các cuộc điện thoại của các nhân viên sales gọi về, xem bảng thống kê, báo lại các thông tin xe để các anh/chị giới thiệu cho khách hàng, hoặc khi khách hàng tới hỏi có thể trả lời cho khách hàng

Hình 19: Bảng thống kê các xe hiện có tại doanh nghiệp

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)