Vì vậy, để dễ dàng trong công tác quản lý tài liệu, sách cũng như thông tin về độc giả cần có một hệ thống chuyên biệt để quản lý thư viện, đem lại cho người quản lý những thuận lợi về t
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ
TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG LÊ HOÀN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Người thực hiện: Lê Thị Nghĩa
Chức vụ: Nhân viên Thiết bị-Thí nghiệm
SKKN thuộc lĩnh vực: Thư viện trường học
Trang 2MỤC LỤC
1 MỞ ĐẦU 1
1.1 Lý do chọn đề tài 1
1.2 Mục đích nghiên cứu 1
1.3 Đối tượng nghiên cứu 1
1.4 Phương pháp nghiên cứu 2
1.5 Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm 2
2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2
2.1 Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm 2
2.2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 3
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề 5
2.4 Hiệu quả của SKKN đối với hoạt động giáo dục, với bản thân
đồng nghiệp và nhà trường 14
3 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 15
4.1 Kết luận 15
4.2 Kiến nghị 16
THANH HOÁ NĂM 2020
Trang 31 MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài.
Đối với bất kỳ quốc gia nào, sự phát triển kinh tế - xã hội đều dựa trên nền tảng tri thức, và muốn có tri thức chúng ta phải thông quá trình học và tự học, trong đó quá trình tự học đóng vai trò không nhỏ trong việc tiếp nhận, lĩnh hội tri thức
Sách là kho tàng vô giá chứa đựng tri thức của nhân loại Barack Obama
đã từng nói: “Việc đọc rất quan trọng, nếu bạn biết đọc cả thế giới sẽ mở ra cho bạn” Đọc sách để nghiên cứu, học tập, nâng cao nghề nghiệp, mở rộng tầm hiểu biết là phương pháp phổ biến nhất của việc tự học
Thư viện có thể nói là ngôi trường thứ hai của học sinh cũng như đội ngũ giáo viên và tất cả những ai có nhu cầu tự học Thư viện đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp đỡ, hướng dẫn cho học sinh trong việc tự học, tự nghiên cứu Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư viện, một cơ quan văn hoá giáo dục ngoài nhà trường
Hiện nay Trường THPT Lê Hoàn đã có thư viện phục vụ cho việc tham khảo, tự học của học sinh cũng như giáo viên của nhà trường với hơn ba nghìn đầu sách Tuy nhiên việc quản lý vẫn còn thủ công thông qua sổ sách gây nhiều bất cập như: mất nhiều thời gian, sổ sách nhiều, dễ sai sót trong thống kê,… Bên cạnh đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách được dễ dàng và thuận tiện Từ những yêu cầu trên, tôi quyết định
chọn sáng kiến kinh nghiệm của mình là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện” cho Trường THPT Lê Hoàn.
1.2 Mục đích nghiên cứu.
Thư viện trường là một bộ phận thuộc Trường THPT Lê Hoàn, nhiệm vụ của thư viện là quản lý tốt thư viện nhằm phục vụ có hiệu quả việc khai thác thông tin của cán bộ giáo viên và học sinh Tăng cường cập nhật các thông tin khoa học, công nghệ và tổ chức giới thiệu, hướng dẫn bạn đọc khai thác sử dụng thông tin
Vì vậy, để dễ dàng trong công tác quản lý tài liệu, sách cũng như thông tin
về độc giả cần có một hệ thống chuyên biệt để quản lý thư viện, đem lại cho người quản lý những thuận lợi về thời gian, dễ dàng cập nhật, sửa đổi thông tin cũng như tra cứu thông tin về sách, độc giả và tiết kiệm được chi phí
1.3 Đối tượng nghiên cứu.
Trang 4- Địa điểm: Thư viện Trường THPT Lê Hoàn.
- Thời gian: Từ tháng 9/2019 đến tháng 5/2020
1.4 Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết
Nghiên cứu tài liệu, hồ sơ sổ sách thực tế liên quan đến nội dung đề tài Trên cơ sở đó phân tích, tổng hợp khái quát, rút ra những vấn đề cần thiết cho đề tài
- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin
Tham gia lấy ý kiến của giáo viên, học sinh ở trường Từ đó xác định được những khó khăn trong công tác mượn, trả sách, tra cứu tài liệu tại thư viện Thăm dò trao đổi ý kiến với giáo viên, học sinh về vấn đề đổi mới phương pháp mượn, trả sách, nghiên cứu tài liệu Tiếp thu ý kiến của các giáo viên, học sinh khi tiến hành xây dựng các nội dung liên quan đến nội dung đề tài
- Phương pháp thực nghiệm
Trên cơ sở đề xuất ý tưởng đề tài sẽ giúp chúng ta giảm bớt được rất nhều thời gian tra cứu Công tác quản lý chặt chẽ Phục vụ báo cáo số liệu nhanh chóng, chính xác Thực hiện việc thực nghiệm tại trường nhằm kiểm chứng kết quả nghiên cứu và đề xuất của đề tài
- Phương pháp thống kê, xử lý số liệu
Thông qua kết quả khảo sát, phân tích, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của việc tra cứu rồi rút ra những kết luận cần thiết
1.5 Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm.
Khắc phục những nhược điểm của việc quản lý thủ công của thư viện Trường THPT Lê Hoàn:
- Khả năng lưu trữ thông tin lớn
- Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý thư viện (sách, độc giả, quản lý mượn-trả sách)
- Giúp tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng (sách, độc giả, thông báo quá hạn,…)
- Đáp ứng nhu cầu quản lý mượn, trả sách dễ dàng, nhanh chóng
- Có khả năng phát triển và mở rộng phần mềm
2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
2.1 Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đã ứng dụng vào mọi mặt của đời sống kinh tế -xã hội với rất nhiều ưu điểm vượt trội: tốc độ xử lý nhanh, khả năng lưu trữ lớn, khả năng cập nhật thông tin, cải tiến phần mềm dễ dàng
Thư viện được biết đến như là một “kho lưu trữ” sách lớn, với đủ mọi thể loại sách, báo, tài liệu,… hơn nữa số lượng, thể loại sách thay đổi liên tục Việc quản lý thủ công bằng sổ sách cùng với việc thống kê rời rạc bằng Excel tuy vẫn
cơ bản đáp ứng nhu cầu quản lý hiện nay, tuy nhiên chưa được tối ưu và còn
Trang 5nhiều nhược điểm: tốn thời gian (nhập liệu, cập nhật thay đổi thông tin, đặc biệt trong việc tra cứu tài liệu, sách báo), dễ mắc sai sót trong thống kê Việc đem ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện là việc hoàn toàn hợp lý, hợp thời
2.2 Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 3.1 Thực trạng của vấn đề nghiên cứu.
3.1.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật.
Thư viện Trường THPT Lê Hoàn có hơn 3.000 đầu sách, tài liệu (chủ yếu
là sách), được phân chia theo các ngành học Cụ thể:
- Sách giáo khoa cơ bản: 675 đầu sách
- Sách giáo khoa nâng cao: 693 đầu sách
- Sách giáo viên: 102 đầu sách
- Sách tham khảo: 1.110 đầu sách
- Sách nâng cao: 631 đầu sách
- Nghiệp vụ: 82 đầu sách
Và hơn 100 đầu sách và tài liệu khác
Các đầu sách được chia theo từng khối, từng môn và được lưu trữ tại các
vị trí tương ứng
Giá sách được chế tạo bằng sắt, mỗi giá có 5 tầng, gồm hai mặt trước và sau Hiện tại thư viện có một máy tính sử dụng hệ điều hành Windows nhưng chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý thư viện
3.1.2 Thực trạng quản lý thư viện.
Tất cả các dữ liệu về sách, báo, tạp chí,… đều được lưu trữ trên giấy tờ,
sổ sách Tài liệu chủ yếu của thư viện là sách
3.1.2.1 Quy trình nhập sách.
Sau khi nhập sách về, người quản lý (thủ thư) phải nhập các thông tin về đầu sách vào sổ và cất giữ các chứng từ liên quan
Thủ thư đánh mã cho từng đầu sách và xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ
3.1.2.2 Quy trình mượn sách.
Đối với học sinh: Học sinh có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc mượn về Khi cần mượn sách học sinh mang thẻ học sinh để tại quầy kiểm tra của thủ thư, sau đó vào bên trong để tìm sách cần mượn Sau khi tìm được sách cần mượn, học sinh đem sách ra quầy kiểm tra để yêu cầu mượn sách, tại đây thủ thư yêu cầu cung cấp thông tin họ tên, lớp Sau khi đã ghi thông tin đầy đủ thì thủ thư đưa sách và thẻ học sinh
Đối với cán bộ, giáo viên: Cán bộ, giáo viên cũng được mượn sách đọc tại chỗ hoặc mượn về Khi mượn thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách vào trong
sổ
Trang 63.1.2.3 Quy trình trả sách.
Sau khi đọc xong, độc giả phải trả đúng sách đã mượn, thủ thư dùng thông tin của độc giả (Khóa học, lớp, tên (đối với đối tượng là học sinh); họ tên giáo viên (đối với đối tượng mượn sách là giáo viên) Thủ thư sẽ đánh dấu vào
sổ lưu trữ thông tin mượn trả sách
3.1.2.4 Thống kê báo cáo, in ấn.
Thư viện thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm Việc thống kê sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau:
Thống kê sách nhập mới
Thống kê sách đang được mượn
Thống kê sách còn trong thư viện
Thống kê sách thanh lý
Việc thống kê được thực hiện rời rạc bằng sổ sách và phần mềm Excel
3.1.2.5 Xử lý sách thanh lý.
Thông thường, sách để quá lâu, bị mục nát, hư hỏng nặng nề sẽ được tiến hành thanh lý
3.1.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại.
Ưu điểm:
- Không tốn nhiều chi phí cho cơ sở vật chất
- Việc quản lý đơn giản, người quản lý không cần hiểu biết về tin học cũng có thể thực hiện được
Nhược điểm:
- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài Tốn số lượng lớn sổ sách giấy tờ phục vụ cho việc nhập liệu
- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công,
do đó gây mất nhiều thời gian
- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian, công sức vào việc thống kê sách
- Không quản lý được thông tin độc giả triệt để nên việc mất sách, tài liệu vẫn xảy ra
- Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không khoa học
3.1.4 Yêu cầu về hệ thống mới.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện trường, tôi thấy quá trình quản
lý thư viện tại trường còn thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo các yêu cầu mà người dùng mong muốn
Hệ thống mới cần đạt được những chức năng sau:
Trang 7- Cho phép nhập các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện tại và mở rộng số lượng tài liệu về sau
- Quản lý thông tin độc giả
- Cập nhật thông tin:
+ Thông tin về sách, báo, tạp chí
+ Thông tin về độc giả (bao gồm học sinh và giáo viên)
- Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả
- Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu
3.2 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
3.2.1 Các giải pháp thực hiện.
3.2.1.1 Quy trình khảo sát :
- Địa điểm khảo sát: Thư viện Trường THPT Lê Hoàn
- Lịch trình khảo sát:
+ Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình hoạt động của thư viện trường
+ Thu thập thông tin, số liệu về các đầu sách của trường
3.2.1.2 Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống.
3.2.1.2.1 Quy trình nhập sách.
- Thực hiện mỗi khi nhập tài liệu mới về Tài liệu nhập về bao gồm: sách, báo, tạo chí, tài liệu tham khảo,…Trong đó sách là tài liệu chính
- Các bước tiến hành: Sau khi nhập sách về sẽ tiến hành các bước:
+ Phân loại: Theo môn
+ Đánh mã sách
+ Sắp xếp: theo giá sách và vị trí tương ứng của từng khoa
3.2.1.2.2 Quy trình mượn sách.
- Thực hiện khi có độc giả đến mượn sách
- Các bước tiến hành:
+ Thủ thư kiểm tra thẻ học sinh của độc giả
+ Độc giả tìm tài liệu mình cần, đem ra quầy để yêu cầu mượn tài liệu + Thủ thư kiểm tra thông tin độc giả (Khối, lớp, khoá, hạn của thẻ), nếu hợp lý thì tiến hành cho mượn sách
+ Thủ thư cập nhật thông tin độc giả và tài liệu vừa mượn Nếu mượn về ghi rõ hạn trả Nếu đọc tại chỗ thì không có hạn
+ Giao tài liệu và trả thẻ cho độc giả
3.2.1.2.3 Quy trình trả sách
- Thực hiện khi có độc giả đến trả sách tại thư viện
- Các bước tiến hành:
Trang 8+ Độc giả đưa tài liệu đã mượn cho thủ thư
+ Thủ thư yêu cầu thông tin từ độc giả (khối, lớp) để kiểm tra danh sách tài liệu mà độc giả chưa trả
+ Trường hợp thông tin đúng thì cập nhập ngày trả thực tế và đánh dấu đã được xử lý
+ Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như trả tài liệu trễ hạn (đối với độc giả mượn về), tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt theo quy định của thư viện
+ Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ của nó
3.2.1.2.4 Quy trình tìm kiếm thông tin.
- Thực hiện khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin về sách (tên sách, tác giả, nhà xuất bản,…)
- Vai trò của việc tìm kiếm thông tin:
+ Biết đầy đủ thông tin về tài liệu (sách) cần tìm
+ Tìm kiếm nhanh, chính xác Nâng cao hiệu quả làm việc
- Các bước tiến hành:
+ Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo mã sách
Tìm theo tên sách Tìm theo tác giả Tìm theo môn + Thủ thư sẽ dựa vào các tiêu chí tìm kiếm được lựa chọn để tìm kiếm các thông tin liên quan đến tài liệu được yêu cầu
3.2.1.2.5 Quy trình xử lý tài liệu quá hạn.
- Thực hiện khi tài liệu quá cũ, mục nát cần thanh lý
- Các bước tiến hành: Mỗi năm thư viện tiến hành phân loại, loại bỏ những tài liệu mục nát, quá cũ không còn khả năng sử dụng Sau khi thanh lý, thủ thư sẽ sắp xếp lại tài liệu sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm, mượn – trả
3.2.1.2.6 Quy trình xử lý quá hạn.
- Thực hiện khi có độc giả mượn tài liệu quá hạn trả mà không trả hoặc gia hạn
- Các bước tiến hành:
+ Thủ thư kiểm tra hạn trả của tài liệu đã mượn
+ Đối chiếu độc giả mượn
+ Thông báo tới lớp của độc giả mượn quá hạn
+ Tiến hành xử phạt theo quy định của thư viện
3.2.1.3 Xây dựng phần mềm.
Trang 9Với lượng đầu sách và các yêu cầu xử lý như trên của thư viện Trường THPT Lê Hoàn, tôi quyết định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để xây dựng phần mềm quản lý thư viện
3.2.2 Kết quả đạt được.
3.2.2.1 Form đăng nhập.
Hình 1 Form đăng nhập quản lý người dùng.
Người dùng nhập Tên tài khoản và Mật khẩu, nhấn Đăng nhập để tiếp tục
sử dụng phần mềm
3.2.2.2 Giao diện chính của phần mềm.
Hình 2 Form main
Form main thể hiện toàn bộ các chức năng chính của phần mềm
Trang 10* Chức năng Quản lý sách:
Hình 2.1 Form Quản lý nhập liệu
- Nhập sách:
Hình 2.1.1 Form Nhập thông tin sách
- Sửa thông tin sách:
Hình 2.1.2 Form sửa thông tin sách.
Trang 11- Xóa thông tin sách:
Hình 2.1.3 Form xóa thông tin sách
* Chức năng Quản lý thông tin bạn đọc:
Hình 2.2 Form quản lý thông tin bạn đọc
- Nhập Danh sách bạn đọc:
Trang 12- Sửa thông tin bạn đọc:
Hình 2.2.2 Form sửa thông tin bạn đọc.
- Xóa thông tin bạn đọc:
Hình 2.2.3 Form xóa thông tin bạn đọc
* Chức năng Quản lý mượn – trả sách:
Hình 2.3 Form Quản lý mượn – trả sách.
Trang 13- Thông tin mượn sách:
Hình 2.3.1 Form Mượn sách.
- Thông tin trả sách:
Hình 2.3.2 Form Trả sách.
* Chức năng tìm kiếm thông tin:
Trang 14- Tìm kiếm theo mã sách:
Hình 2.4.1 Form Tìm kiếm sách theo mã.
- Tìm kiếm theo khối:
Hình 2.4.2 Form Tìm kiếm sách theo khối
- Tìm kiếm sách theo tên tác giả:
Hình 2.4.3 Form tìm kiếm sách theo tên tác giả.
Trang 15- Tìm kiếm sách theo tên sách:
Hình 2.4.4 Form Tìm kiếm sách theo tên sách.
* Chức năng Thống kê dữ liệu:
Hình 2.5 Form Thống kê dữ liệu.
- Thống kê sách:
Trang 16- Thống kê bạn đọc:
Hình 2.5.2 Thống kê danh sách bạn đọc.
- Thống kê mượn sách:
Hình 2.5.3 Thống kê mượn sách
2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Đối với bản thân và đồng nghiệp:
Với việc ứng dụng đề tài SKKN đã góp phần tích cực trong việc tạo hứng khởi cho việc mở rộng kiến thức hữu ích, tạo không khí làm việc năng động, hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường
Đối với học sinh:
Sau khi triển khai các giải pháp đã nêu tại Trường THPT Lê Hoàn, qua quan sát thực tế tôi thấy rằng hiệu quả mang lại không chỉ ở việc học sinh thay