Các điều kiện để triển khai thành công hệ thống ERP Để có thể vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, nó có thể thay
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI - -
BÀI THẢO LUẬN
MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Trang 2BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM
STT Họ và tên Mức độ hoàn thành Đánh giá của
thầy giáo Đánh giá của nhóm trưởng
1 Nguyễn Hải An Đúng thời hạn, tốt
2 Đoàn Phương Anh Đúng thời hạn, tốt
3 Đoàn Thị Kim Anh Đúng thời hạn, tốt
4 Nguyễn Mai Anh
(Nhóm trưởng)
Đúng thời hạn, tốt
5 Nguyễn Thị Hồng Anh Đúng thời hạn
6 Nguyễn Thị Ngọc Anh Không tham gia
Trang 3MỤC LỤC
I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP 1
1 Khái niệm, các thành phần của hệ thống ERP 1
2 Các điều kiện để triển khai thành công hệ thống ERP 2
2.1 Doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai 2
2.2 Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp 2
2.3 Số lượng nhân sự tham gia dự án 3
2.4 Cần phải tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn 3
2.5 Đào tạo và chuyển đổi hệ thống 3
3 Hệ thống ERP phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào? 4
3.1 Doanh nghiệp đang phải sử dụng quá nhiều các loại phần mềm khác nhau như phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán 4
3.2 Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cho quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo .4
3.3 Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hạch toán kế toán 5
3.4 Các doanh nghiệp tương tác với khách hàng kém hiệu quả 5
3.5 Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý công nghệ thông tin 5
4 Thực trạng áp dụng hệ thống tại các doanh nghiệp Việt Nam 5
4.1 Thực trạng hoạt động áp dụng ERP tại Việt Nam 5
4.2 Đánh giá thực trạng áp dụng ERP tại Việt Nam 6
4.2.1 Những kết quả đạt được 6
4.2.2 Vấn đề còn tồn tại 7
4.2.3 Đề xuất duy trì hệ thống 8
5 Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng ERP 9
5.1 Thuận lợi 9
5.2 Khó khăn 10
II Giải pháp hoạch định nguồn lực ERP tại doanh nghiệp Thế Giới Di Động 11
1 Giới thiệu khái quát về Thế Giới Di Động 11
1.1 Quá trình hình thành 11
1.2.Quá trình phát triển 12
1.3.Đội ngũ nhân sự 12
Trang 42 Thực trạng áp dụng hệ ERP tại doanh nghiệp 13
3 Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng hệ thống 15
3.1 Thuận lợi 15
3.2 Thách thức 16
4 Giải pháp khắc phục khó khăn và hạn chế 16
Trang 5I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP
1 Khái niệm, các thành phần của hệ thống ERP
- ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning được hiểu là hệ thốnghoạch định nguồn lực doanh nghiệp Hiểu đơn giản thì hệ thống ERP là một phần mềmthống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch,thống kê, kiểm soát đến việc hỗ trợ đưa ra các báo cáo phân tích chuyên sâu, giúp chonhà điều hành hoặc các bộ phận tác nghiệp hiệu quả
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với việc cách áp dụngnhiều phần mềm quản lý rời rạc khá (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lýkho, ) là tính tích hợp ERP giúp theo dõi , quản lý thông suốt, đảm bảo cho doanhnghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài
Quản lý nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, chế độ nghỉ hưu
và thai sản, quản lý linh hoạt
Sản xuất: kỹ thuật, hóa đơn nguyên vật liệu, lệnh làm việc, quản lý quy trình,kiểm soát chất lượng, quá trình sản xuất nói chung, quản lý vòng đời sản phẩm
Quy trình đặt hàng: hàng tồn kho, kho vận, phân tích và báo cáo bán hàng, muahàng, hoa hồng bán hàng
Quản lý chuỗi cung ứng: kế hoạch chuỗi cung ứng, cấu hình sản phẩm, muahàng, hàng tồn kho
Quản lý dự án: kế hoạch dự án, kế hoạch nguồn lực, chi phí dự án, thời gian vàchi phí
Trang 6- Sơ đồ mô hình ERP khái quát:
2 Các điều kiện để triển khai thành công hệ thống ERP
Để có thể vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ
thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, nó có thể thay đổi gần như hoàn toànphương thức hoạt động của tổ chức Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanhnghiệp.Vậy đâu là chìa khóa để triển khai một dự án ERP thành công?
2.1 Doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của
doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnhtranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xácđịnh phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển củadoanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự
2.2 Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở
những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn công ty mình Đối
tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóadoanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây
ERP SYSTEM
FRM
FINANCE RESOUREMANA GEMENT
SCM
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
HRM
HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
CRM
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
MRP
MANUFACTURI
NG RESOURCE PLANNING
Trang 7dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hànhchính thức.
2.3 Số lượng nhân sự tham gia dự án
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia
dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao Giám đốc dự án: Thông thường là
tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược Đây là người đưa ra các quyết định quantrọng trong các giai đoạn của dự án
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận,
những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP
và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vậnhành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi vàphù hợp với vận hành hệ thống ERP
Quản trị dự án: Thông thường là giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ
thông tin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kếtnối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án
Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ
của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệthống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users)
2.4 Cần phải tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu
rủi ro khi triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của của nhàcung cấp phần mềm ERP Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựavào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trênthế giới Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuânthủ quy trình Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành công một dự
án ERP
Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP là đã mua các quy trình tích hợp và kinh
nghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứngdụng các quy trình chuẩn của hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sảnxuất, kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì phải ứng dụng quy trình chuẩn đểthống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy và chi nhánhsản xuất
2.5 Đào tạo và chuyển đổi hệ thống
Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác
triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạotrên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người
dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty Phương pháp train the trainer
giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống
Trang 8khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn chongười mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục và số dư
đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống Đểchuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, chúng ta phải có ít nhất 3
lần chuyển trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức Sau khi đã hoàn tất quá
trình chuyển đổi, chúng ta sẽ chỉ vận hành duy nhất một hệ thống
Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát trên hệ thống ERP, kiểmsoát công việc hàng ngày trên phần mềm ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ
hệ thống ERP để có thể kiểm soát, luân chuyển và lưu trữ chứng từ
3 Hệ thống ERP phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào?
3.1 Doanh nghiệp đang phải sử dụng quá nhiều các loại phần mềm khác nhau như phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán
Với một doanh nghiệp trên 500 nhân sự và đang không biết về ERP, chắc chắn
là doanh nghiệp đang sử dụng một số phần mềm như phần mềm nhân sự – chấm công,phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng…
Việc này có thể khiến bạn cảm thấy tiện lợi trong nhất thời Vì chi phí củanhững phần mềm nhỏ đều khá rẻ, doanh nghiệp của bạn có thể chi trả ngay lập tức Vàchúng cũng ngay lập tức giải quyết các vấn đề đang gặp phải của riêng một bộ phậnnào đó
Khi các phần mềm này được chạy song hành với nhau, điều quan trọng làchúng không tạo được sự liên kết giữa các phòng ban, dẫn đến chồng chéo trong quátrình xử lý dữ liệu bởi ai cũng biết doanh số bán hàng liên quan chặt chẽ tới phần mềm
kế toán, hay tình trạng bán hàng liên quan trực tiếp đến hoạt động nhập – xuất kho –
dự trữ hàng và hoạt động kế toán…
Đồng thời, khi xem báo cáo hoạt động kinh doanh, một là nhà quản trị sẽ xembáo cáo của từng bộ phận, hoặc cầm thêm một nhân sự để tổng hợp những báo cáo củacác bộ phận thành một báo cáo thống nhất
3.2 Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cho quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo
Dù bạn có là một người xuất sắc, thì việc tìm ra câu trả lời cũng sẽ tiêu tốn củabạn một khoảng thời gian dài Đặc biệt là nếu câu hỏi cần nguồn thông tin của nhiều
bộ phận, chắc chắn bạn sẽ phải đợi để có được các báo cáo từ các phòng ban
Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thông tin
có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định Với một hệ thống phần mềm quản trịERP, bạn có thể có được một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh trong bất kỳthời điểm nào, tại bất kỳ đâu chỉ với một chiếc laptop Điều này cũng sẽ giúp bạn hạnchế được số cuộc họp Thay vì thời gian tổng hợp báo cáo, các nhân viên của bạn có
Trang 9thể sử dụng chúng để tương tác với khách hàng, tìm kiếm những nguồn đầu tư mới,nghĩ ra các ý tưởng mới cho chiến dịch Marketing sắp tới,….Việc đó sẽ giúp từngngười hoàn thành công việc tốt hơn, thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến nhanh hơn.
3.3 Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hạch toán kế toán
Tương tự với báo cáo tài chính – nếu việc hạch toán kế toán tiêu tốn của bạnquá nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng nhất số liệu giữa các hệ thống thông qua vô sốbảng tính, thì doanh nghiệp của bạn nên tìm đến giải pháp phần mềm quản trị ERP,giải phóng nhân viên kế toán khỏi những công việc thủ công, đảm bảo hiệu quả côngviệc
3.4 Các doanh nghiệp tương tác với khách hàng kém hiệu quả
Khi các công ty ngày càng phát triển, một trong những vấn đề đau đầu nhất của
họ chính là quản lý hàng tồn kho Khi hàng tồn kho sai lệch, nhân viên chăm sóckhách hàng hoặc bán hàng có thể cung cấp những thông tin sai lệch cho khách hàng, từ
đó, làm mất uy tín của doanh nghiệp
Với hệ thống ERP, nhân viên của mọi bộ phận đều có quyền truy cập thông tincập nhật, trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng đặt ra, đồng thời dữ liệutrong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số Bài toán khó củadoanh nghiệp đã được giải quyết triệt để với phần mềm quản trị ERP
3.5 Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý công nghệ thông tin
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng quá nhiều phần mềmtrong doanh nghiệp chính là việc quản lý CNTT có thể trở nên khó khăn Việc tùychỉnh các phần mềm, cập nhật, duy trì và tích hợp chúng, vá lỗi, nâng cấp có thể phứctạp, tốn nhiều thời gian và tài nguyên
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng những phần mềm đã cũ, thì khi vá lỗi hoặctích hợp, chúng không chỉ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà còn có thể dễdàng đánh mất dữ liệu mà nhân viên của bạn mất rất nhiều thời gian mới có thể thống
kê và tổng hợp lại
Thay vì nhiều phần mềm đã lỗi thời, phức tạp, kém hiệu quả, phần mềm quảntrị ERP cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng xuyên suốt, ổn định, vận hành nhanhchóng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên thay đổi của doanh nghiệp
4 Thực trạng áp dụng hệ thống tại các doanh nghiệp Việt Nam
4.1 Thực trạng hoạt động áp dụng ERP tại Việt Nam
Nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghệ 4.0, tình hình ứng dụng ERPđang này càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngànhnghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnhtranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước Ban đầu, một số doanh nghiệpthường là các tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích
và “theo đuôi” để áp dụng hoặc chưa áp dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên
Trang 10triển khai hay không Nhận thức và xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thểhiện rõ nét Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: tập đoànVinamilk, công ty bia Huế, trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, ; trong ngànhdệt may như: công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, ; trong ngành bán lẻ như: Thếgiới di động, Trần Anh, Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều vàcạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển.
Tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựachọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện của mình Hệ thiếu thông tin về hệ thốngERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giảipháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa Tại thời điểmnày, sự lựa chọn của doanh nghiệp sẽ chủ yếu dựa vào ba yếu tố: một là tên tuổi củagiải pháp, hai là tên tuổi của đơn vị triển khai giải pháp, ba là sách báo, tạp chí vềERP Một số doanh nghiệp lớn thì tìm đến các đơn vị tư vấn độc lập như công tyVinamilk, công ty phát triển nhà Thủ Đức thuê KPMG, REE thì chọn đối tác tư vấn làcông ty E&Y … Các đơn vị tư vấn này hiểu rõ về nghiệp vụ, quy trình sản xuất vàcũng hiểu rõ về giải pháp ERP cùng với khả năng phân tích, đánh giá thực trạng tạidoanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra những yêu cầu đối với gói giải pháp phù hợp.Các công ty cung cấp và triển khai ERP Việt Nam nhiều khi cũng thực hiện luôn cảcông việc của một đơn vị tư vấn Trong trường hợp nhà triển khai đủ mạnh, đội ngũgiỏi và giàu kinh nghiệm, kết hợp với đội ngũ phía doanh nghiệp ứng dụng năng động
và quyết tâm, vẫn có thể triển khai thành công dự án ERP mà không cần tới bên tư vấnđộc lập
4.2 Đánh giá thực trạng áp dụng ERP tại Việt Nam
4.2.1 Những kết quả đạt được
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và cụ thể là hệ thống ERP vào hoạt độngsản xuất kinh doanh đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm và phát triển hơnbao giờ hết khi mà doanh nghiệp nước ngoài xuất hiện ngày càng nhiều trên thị trườngViệt Nam Các cơ quan Nhà nước và Chính phủ ban hành các chính sách liên quan đếnlĩnh vực công nghệ thông tin đều tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trongquá trình tiếp cận, xây dựng nền tảng công nghệ thông tin cho mình Vì vậy, trên thịtrường Việt Nam đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống ERP vàoquá trình hoạt động sản xuất và phát triển, đem lại những lợi ích trong công việc như:quản lý thông tin tốt hơn thông qua hệ thống tự động hóa, quy trình làm việc được cảithiện, tinh giản hóa quy trình, tích hợp các mô – đun, tính đơn giản trong kế toándoanh nghiệp, bảo mật thông tin, loại bỏ dư thừa, cung cấp cái nhìn tổng thể,
Cụ thể, FPT là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn – người tiênphong cho công cuộc áp dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp Tại FPT, ERP đã giúpcải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công
nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và sốliệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh