BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên Mã sinh viên BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2018 – 2022) CHUYÊN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ Cơ quan thực tập UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Địa chỉ Thị trấn Cẩm Khê, Huyện Cẩm Khê, Tỉnh Phú Thọ Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan Đỗ Thị Thu Hà Giảng viên phụ trách TS Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội, 2022 LỜI CẢM ƠN Thực tập là một quá tr.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên:

Mã sinh viên:

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2018 – 2022)

CHUYÊN ĐỀ: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

Cơ quan thực tập: UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ

Địa chỉ: Thị trấn Cẩm Khê, Huyện Cẩm Khê, Tỉnh Phú Thọ Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đỗ Thị Thu Hà

Giảng viên phụ trách: TS Nguyễn Mạnh Cường

Hà Nội, 2022

LỜI CẢM ƠN

Thực tập là một quá trình rất quan trọng trong chương trình đào tạo của mọichuyên ngành trong trường đại học nói chung và chuyên ngành quản trị văn phòngnói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hoạtđộng tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập của trường đại học Nội vụ đã đemlại rất nhiều kiến thức bổ ích cho mỗi sinh viên, rèn luyện thêm các kỹ năng nghềnghiệp, ý thức cũng như phong cách làm việc hành chính cho các cán bộ, côngchức tương lai

Trong thời gian vừa qua được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ HàNội và sự tiếp nhận của UBND huyện Cẩm Khê, em đã được về thực tập tại Vănphòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê Cụ thể em được tiếp xúc, tìm hiểu thực tế

về hoạt động tổ chức và công tác Văn phòng tại Văn phòng UBND huyện CẩmKhê, tỉnh Phú Thọ

Em xin trân thành cảm ơn các cán bộ, công chức làm việc tại UBND huyệnCẩm Khê đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, cũng như đã cung cấp

tư liệu cần thiết cho em Đồng thời, em xin trân thành cảm ơn các thầy cô tạitrường Đại học Nội vụ Hà Nội - những người đã cung cấp cho em nền tảng kiếnthức lý luận vô cùng bổ ích trong những năm học tại trường

Trong quá trình thực hiện đề tài bản thân em đã cố gắng tìm hiểu tài liệu,học hỏi kinh nghiệm để tổng hợp báo cáo Tuy nhiên, do sự hiểu biết còn hạn chế,kinh nghiệm thực tế của bản thân còn chưa nhiều vì vậy không tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy, Cô và các bạn đểbài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài báo cáo do em tự tìm hiểu, phân tích và tổnghợp trong quá trình thực tập của mình tại Văn phòng HĐND&UBND huyện CẩmKhê Mọi thông tin, số liệu trong bài đều hoàn toàn đúng sự thật Em xin chịu tráchnhiệm hoàn toàn nếu có sự không trung thực trong báo cáo thực tập của mình

Cẩm Khê, ngày 10 tháng 2 năm 2022

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Huyền

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 7

7 Cấu trúc của đề tài 7

PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm hiện đại hóa 13

1.1.3 Khái niệm hiện đại hóa văn phòng 14

1.2 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 15

1.2.1 Con người làm văn phòng 15

1.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 17

1.2.3 Các nghiệp vụ hành chính 18

1.3 Nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng 19

1.4 Vai trò của hiện đại hóa văn phòng 20

Tiểu kết chương 1: 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ 22

2.1 Khái quát về UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê 22

2.1.1 Khái quát chung UBND huyện Cẩm Khê 22

2.1.2 Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê 24

2.2 Tình hình hiện đại hóa Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê 26

2.2.1 Đội ngũ nhân sự làm việc trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê .26

2.2.2 Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng

UBND huyện Cẩm Khê 28

2.2.3 Quy trình nghiệp vụ hành chính trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê 32

2.3 Đánh giá chung về hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê .39

2.3.1 Ưu điểm 39

2.3.2 Hạn chế 40

2.3.3 Nguyên nhân 41

Tiểu kết chương hai: 41

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM KHÊ 42

3.1 Phương hướng hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay 42

3.1.1 Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên 42

3.1.2 Đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 42

3.1.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 43

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê 43

3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng 43

3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng 44

3.2.3 Chú trọng đầu tư hơn nữa hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng .46

3.2.4 Ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng 46

Tiểu kết chương ba: 47

KẾT LUẬN 48

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Ủy ban nhân dân

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp Trang thiết bị văn phòng 31

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Ảnh Trụ sở UBND huyện Cẩm Khê 22

Hình 2.2: Phòng họp của Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê 29

Hình 2.3: Bàn làm việc của nhân viên văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê 30

Hình 2.4: Trang thiết bị văn phòng tại Phòng Văn thư UBND huyện Cẩm Khê 31

Hình 2.5: Phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành UBND huyện Cẩm Khê 33

Hình 2.6: Hình: Giao diện phần mềm đăng ký văn bản đến 34

Hình 2.7: Hình: Giao diện phần mềm đăng ký văn bản đi 35

Hình 2.8: Các văn bản được thu thập vào hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan tại Phòng Văn thư UBND huyện Cẩm Khê 36

Hình 2.9: Xe đưa đón cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND 37

Hình 2.10: Camera an ninh cổng ra vào và camera đặt ở hành lang, phòng làm việc .38

Hình 2.11: Bàn làm việc của nhân viên hướng ra phía cửa chính Error! Bookmark not defined.

Đảng và Nhà nước ta đang rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn

phòng đồng thời chỉ rõ: “Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện

để trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau

đó mới hiện đại hoá trang thiết bị”2 Công tác hiện đại hóa văn phòng khi được ápdụng một các hiệu quả sẽ giúp cho hoạt động quản lý thực hiện thông suốt, các thủtục hành chính được giải quyết nhanh gọn, tránh được tình trạng sách nhiễu, lạmquyền của cán bộ, công chức từ đó đem lại sự hài lòng đối với người dân khi đếnlàm việc tại cơ quan

Đứng trước xu thế hội nhập kinh tế và yêu cầu cải cách hành chính ngàycàng cao, việc hiện đại hóa văn phòng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, thựchiện tốt các nghiệp vụ hành chính đồng thời đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệthông tin, cải tiến trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yêu cầu thiết yếu hiệnnay Do vậy, UBND huyện Cẩm Khê nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chungcần đẩy mạnh hơn nữa công tác hiện đại hóa văn phòng để đáp ứng với yêu cầu cải

1 Huyền Trang (2001), “Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác văn phòng”, Trang tin điện tử Ban Quản lý

Lăng chủ Tịch Hồ Chí Minh.

2 Đỗ Mười (1994), “Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW”.

1

cách hành chính và bắt kịp với xu thế phát triển của nước ta cũng như thế giới.

Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,được đào tạo chuyên sâu về các kiến thức lý luận liên quan tới công tác văn phòng,tôi nhận thấy việc nghiên cứu về vấn đề hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan là rấtphù hợp và cần thiết Xuất phát từ thực tiễn và những lý do trên, tôi xin chọn đề

tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú

Thọ.” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo thực tập của mình.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu:

Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng và tìmhiểu, đánh giá thực trạng hiện đại hóa Văn phòng tại UBND Cẩm Khê từ đó đưa racác giải giúp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện CẩmKhê, tỉnh Phú Thọ trong thời gian tới

Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để hoàn thành được mục tiêu nghiên nghiên cứu, tác giả cần thực hiện cácnhiệm vụ sau:

Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Văn

phòng UBND huyện Cẩm Khê Từ đó chỉ ra những thành tựu, hạn chế và nguyênnhân dựa trên các phương diện: con người làm văn phòng; cơ sở vật chất, trangthiết bị văn phòng; nghiệp vụ hành chính trong văn phòng

Ba là, tìm hiểu phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện

Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay từ đó đưa ra những đề xuất giải pháp giúp nângcao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại UBND

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu: công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng

UBND huyện Cẩm Khê

Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nội dung: tác giả nghiên cứu về vấn đề hiện đại hóa văn phòng tại

Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê dựa trên 3 nội dung chính: con người làm văn

phòng; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; các nghiệp vụ hành chính trongvăn phòng.

Thời gian: từ năm 2020 đến năm 2022 Ngày 15/01/2016 UBND huyện Cẩm

Khê đã ban hành kế hoạch số 44/KH-UBND về Cải cách hành chính nhà nướchuyện Cẩm Khê giai đoạn 2016 – 2020 Do vậy năm 2020 là năm kết thúc giaiđoạn cải cách Chính vì vậy, tác giả lựa chọn thời gian nghiên cứu từ năm 2020đến năm 2022 nhằm mục đích đánh giá những thành tựu và hạn chế của công táchiện đại hóa văn phòng sau khi UBND huyện Cẩm Khê tiến hành quá trình cảicách hành chính Nhà nước

Không gian: đề tài nghiên cứu tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê.

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu và giải quyết được các nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra,tác giả đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: tiến hành thu thập thông tin, hệ

thống hóa cơ sở lý luận và những số liệu thu thập được, phân tích và đánh giá theotừng nội dung Phương pháp này giúp tác giả thu thập được những thông tin phùhợp, chính xác về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn công tác hiện đại hóa vănphòng tại UBND huyện Cẩm Khê

Phương pháp quan sát thực tế: được sử dụng để quan sát các nội dung của

hiện đại hóa văn phòng, những ưu điểm hạn chế trong thực hiện các hoạt động củavăn phòng và đổi mới ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động của văn phòng.Kết quả quan sát đảm bảo tính khách quan, khoa học và chính xác Qua phươngpháp này tác giả có cơ sở đánh giá về thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòngtại UBND

Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng đối với các công chức, nhân

viên trong văn phòng về thực trạng hiện đại hóa văn phòng; cơ sở vật chất, trangthiết bị và những khó khăn, hạn chế trong việc thực hiện công tác hiện đại hóa vănphòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê Phương pháp này giúp tác giả thuthập được nguồn thông tin về các vấn đề liên quan đến hiện đại hóa văn phòng từ

3

đó làm cơ sở đưa ra những giải pháp phù hợp.

Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được sử dụng để phỏng vấn công chức,

nhân viên thuộc Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê về các phương hướng hiện đạihóa cũng như những giải pháp về hiện đại hóa văn phòng tại UBND Từ đó, tác giảthấy rõ được định hướng cũng như tham khảo những giải pháp giúp nâng cao hiệuquả hiện đại hóa văn phòng để hoàn thiện Chương 3 của bài nghiên cứu

5 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay, có rất nhiều các đề tài, các bài báo khoa học, tài liệu nghiên cứu

về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng có thể kể đến như:

a Sách, giáo trình

Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Lưu Kiếm

Thanh (Chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, NXB Khoa học và Kỹ thuật,

2009 Cuốn sách này trình bày những nội dung cơ bản về văn phòng và công tácvăn phòng trong cơ quan nhà nước Trong đó công tác hiện đại hóa văn phòngcũng được đề cập đến một cách khá chi tiết giúp người đọc nhìn nhận các vấn đề

về quản trị văn phòng một cách cụ thể nhất;

Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn

Học , Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2015 Cuốn sách này trình bày nhữngvấn đề cơ bản về văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan,

tổ chức; lập và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong cơ quan, tổchức; tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức…

Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của Vũ Thị Phụng (Chủ biên),

Cam Anh Tuấn, Nguyễn Hồng Duy, Nguyễn Thị Kim Bình, Phạm Thị Diệu Linh,NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Nội dung của cuốn sách tập trung vào việctổng hợp kết quả nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trịvăn phòng, đồng thời chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới của nhóm tácgiả về văn phòng và quản trị nguồn văn phòng

b Các bài viết, tạp chí

Để làm phong phú hơn về lý luận hiện đại hóa văn phòng, có một số bài tạpchí chuyên ngành tiêu biểu như:

TS Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Chương trình Văn phòng xanh – Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước.

Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu và đưa ra những lợi ích; đồng thời, chia sẻkinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện “Chương trình văn phòng xanh” tạimột số cơ quan, tổ chức Đây là một trong những nội dung hữu ích giúp nâng caohiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan Nhà nước hiện nay

TS Lưu Kiếm Thanh (2008), “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Học viện Hành chính

Quốc gia Tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trongquá trình thực hiện công tác lưu trữ giúp tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ Nghiệp vụ Lưu trữ là một trong các nội dung của hiện đại hóa văn phòng,những giải pháp mà tác giả đưa ra là nguồn tham khảo giúp xây dựng các giải phápnâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại các cơ quan, tổ chức

Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” do Lê Thị Thuận, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn, ĐHQGHN”, 2012 Đề tài đã chỉ ra được những điểm tích cực cũng nhưnhững hạn chế của quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở các cơquan, tổ chức Trên cơ sở đó, đề xuất một số phương pháp nhằm giải quyết những

5

hạn chế và đẩy mạnh quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở các

cơ quan trên địa bàn Thành phố Hà Nội nói riêng và các cơ quan ở nước ta nóichung

d Một số đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên

Đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước” của Uông Thị Hạnh (2017) Trong đề tài này, tác

giả đã đưa ra cơ sở lý luận từ đó đi vào tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa văn phòngtại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Tác giả khảo sát và đánh giá công tác hiện đạihóa văn phòng dựa trên 3 tiêu chí: Về con người làm văn phòng; về cơ sở vật chất,trang thiết bị; các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng Trên cơ sở đó đưa ranhững đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Chứngkhoán Nhà nước

Đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” của Hoàng Thị Phương (2018) Trong đề tài này, tác giả làm rõ nội

dung của hiện đại hóa văn phòng thông quá các tiêu chí như: Hiện đại hóa về thểchế; hiện đại hóa về tổ chức; hiện đại hóa về quy trình giải quyết công việc; hiệnđại hóa về cơ sở vật chất, trang thiết bị Trên cơ sở thực trạng đã khảo sát được tại

cơ quan, tác giả đã đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác văn phòng

và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Tàichính đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính

e Một số bài viết của nước ngoài

Hiện nay, có một số bài viết của nước ngoài cũng đề cập đến vấn đề hiện đạihóa văn phòng như:

Amy Kim, Shuoqi Wang, Lindsay McCunn và Hessam Sadatsafavi (2020),

“Impact of Office Modernization on Environmental Satisfaction: A Naturalistic Field Study” Bài viết này nói về vấn đề tác động của hiện đại hóa văn phòng đối

với môi trường làm việc Các tác giả đã nghiên cứu và đánh giá môi trường tựnhiên, môi trường tâm lý xã hội từ đó thu được những kết quả chi tiết và đáng tincậy Từ những kết quả này, nhóm nghiên cứu đã đưa ra kết luận về sự hài lòng củanhân viên sau khi tiến hành hiện đại hóa

Edly Ferdin Ramly, “OFFICE MODERNIZATION – Toward lean and efficient administration” Tác giả đã đưa ra nội dung hiện đại hóa dựa trên 3 tiêu

chí: tài nguyên (resource), không có giá trị gia tăng (Non Value Added), khônglãng phí (Not Waste) Tác giả xác định nguồn lực của tổ chức bao gồm: con người,máy móc và cơ sở hạ tầng, vật liệu, phương pháp và thông tin, tiền, thị trường vàthương hiệu Từ những lý luận đã đưa ra ban đầu, tác giả đã tiến hành đưa ra cácquy trình và thực hiện tinh gọn bộ máy của tổ chức

Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, tác giả nhận thấy cho tới thời điểmhiện tại chưa công trình nào nghiên cứu về việc hiện đại hóa văn phòng tại UBND

huyện Cẩm Khê nên tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại

Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” Đề tài mà tôi lựa chọn để

nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố Đây là đề tàimới, nghiên cứu độc lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đóđưa ra các một số đề xuất nâng cao hiệu quả một cách cụ thể để có thể áp dụng vàothực tiễn của cơ quan

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê chưathực sự hiệu quả do nhiều nguyên nhân như: một số cán bộ, công chức trong cơquan chưa hiểu hết tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác vănphòng, các kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng giao tiếp và ứng xử còn nhiều hạn chế;việc thực hiện nghiệp vụ hành chính của cán bộ công chức viên chức còn chưa đápứng so với yêu cầu nhiệm vụ; cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng còn thiếu thốn Do vậy,nếu có thể nghiên cứu và đưa ra các đề xuất, giải pháp phù hợp, hạn chế được cácnguyên nhân trên sẽ giúp cho công tác hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyệnCẩm Khê được nâng cao

7 Cấu trúc của đề tài

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI

HÓA VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG UBND

HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

7

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI

HÓA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA

VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn phòng

 Khái niệm:

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:

Theo Phạm Thị Minh Lan (2009), Khoa Quản trị Kinh doanh – Học việnCông nghệ Bưu chính Viễn thông, khái niệm văn phòng được hiểu như sau:

- Nghĩa rộng: Là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.

- Nghĩa hẹp: Là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.3

Ở khái niệm này, văn phòng được nhìn nhận trên góc độ quy mô, địa điểmlàm việc Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan với vai trò giúp việc cholãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định quản lý

Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Văn Tất Thu (2020)

cho rằng: “trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau” Tác giả đưa ra định nghĩa: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”.4

Định nghĩa này cho thấy văn phòng tồn tại trong mỗi cơ quan, tổ chức đểthực hiện các chức năng theo các yêu cầu của lãnh đạo cấp trên Quan điểm nàycũng đồng quan điểm với một số các tác giả đã nêu trên

3 Phạm Thị Minh Lan (2009), “Tập bài giảng môn Quản trị văn phòng”, Khoa Quản trị Kinh doanh – Học viện

Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

4 Văn Tất Thu, Giáo trình “Quản trị văn phòng”, NXB Bách khoa Hà Nội, 2020, trang 6.

Trong cuốn sách: Office management (Quản trị văn phòng) của tác giả MikeHarvey5, tuy không đưa ra một định nghĩa chính thức về văn phòng nhưng tác giả

đã gián tiếp cho rằng: Văn phòng là nơi, là thực thể được hình thành để giúp các

cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận

trên đây, tôi xin sử dụng khái niệm “văn phòng” của Vũ Thị Phụng trong cuốn “Lý luận về Quản trị văn phòng” NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2021) trong bài báo cáo của mình:“Văn phòng là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu, giúp việc), có chức năng tham mưu tổng hợp; đảm bảo thông tin liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành và thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” 6 Khác với các quan điểm trên, VũThị Phụng đã đưa ra khái niệm một cách đầy đủ từ vị trí đến các chức năng cơ bảncủa văn phòng từ đó thấy rõ được hoạt động cũng như nhiệm vụ của văn phòngtrong cơ quan, tổ chức

 Chức năng của văn phòng:

Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau

về chức năng của văn phòng Cụ thể như:

Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòngkhông có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các

bộ phận chuyên môn

Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng” , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân (2021), văn phòng có 3 chức năng chính: tham mưu tổng hợp, chức năng đại diện và chức năng hậu cần.7

Quan điểm của Vũ Thị Phụng trong cuốn Lý luận về Quản trị văn phòng,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2021) cho rằng văn phòng có 3 chức năng cơ bản

sau: chức năng đảm bảo thông tin, chức năng tham mưu và chức năng giúp việc.8

Những cách diễn đạt trên đều có cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy nhiên

5 Mike Harvy, “Quản trị hành chính văn phòng” Bản dịch tiếng Việt (dịch giả Cao Xuân Đỗ), NXB Thống Kê, Hà

Nội, 2000.

6 Vũ Thị Phụng (Chủ biên), Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021, trang 34.

7 Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng” , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân (2021).

8 Vũ Thị Phụng (Chủ biên), Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021, trang 35-36.

9

nó chưa phản ánh được đẩy đủ và làm nổi bật sự khác biệt về tính chất và vai tròcủa văn phòng.

Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũngnhư các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng cóhai chức năng cơ bản sau:

1) Chức năng tham mưu tổng hợp

Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chứcnăng quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệuquả và chất lượng quản lý, lãnh đạo

Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưumang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động,mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôichảy, hiệu quả nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị kháctrong cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưutổng hợp

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thuthập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơquan, đơn vị

2) Chức năng hậu cần

Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt độngcủa cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trangthiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọihoạt động trong công việc có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào

đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệuquả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chứcnăng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung chonhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơquan, đơn vị

 Nhiệm vụ của văn phòng:

Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị

mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó gồm:

1) Tổ chức bộ máy của văn phòng

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khicần thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng

2) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác

Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyêntheo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòngcũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo,giúp lãnh đạo triển khai thực hiện Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chươngtrình kế hoạch đó để tạo thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêuchung

3) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thựchiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đóphải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyếtcông việc Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động

4) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi,

11

phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác Văn phòng tổng hợp báo cáo tìnhhình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục

vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi vănphòng phải thực hiện chu đáo vì nếu thực hiện tốt việc xử lý thông tin một cáchkhoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lý của lãnh đạo

5) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp

vụ quan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng Đối với các

cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuymỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểmchung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và nhữngvăn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giátrị pháp lý rất cao

6) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định

Văn phòng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin quản lý của lãnh đạo,theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo Phối hợp với các

cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơquan cấp trên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, cáccấp và cơ quan thông tin đại chúng

7) Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức

Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan,

tổ chức Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo chothông tin được lưu chuyển thông suốt

Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc

mở rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chứcnăng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức

8) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị phòng ban,

văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự trùkinh phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện….) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệuquả cao nhất.

9) Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị làm việc:

Quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tùy thuộc vào đặc điểm tìnhhình của cơ quan tổ chức đơn vị Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinhphí hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng cơ sở vật chất

đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng

1.1.2 Khái niệm hiện đại hóa

Theo từ điển Tiếng Anh điện tử, hiện đại (Modernization) có nghĩa là “quy trình tạo ra một hệ thống, phương pháp, v.v hiện đại hơn và phù hợp hơn để sử dụng ở thời điểm hiện tại”9

Hiện đại hoá (tiếng Pháp moderniser): “Thuật ngữ văn hoá học dùng để xác định quá trình vận động từ xã hội tiền công nghiệp dựa trên truyền thống tới một

hệ thống kinh tế và chính trị, cũng như văn hoá tiêu biểu cho sự phát triển của các nước tư bản”10 Những yếu tố cơ bản của quá trình này là: khả năng sử dụngnhững kỹ thuật hiện đại trong những ngành then chốt của sản xuất được đẩy mạnh;hình thức tiêu thụ được mở rộng, những điều kiện mới (về xã hội, chính trị, vănhoá) được phát triển; nền sản xuất mới được hình thành Quá trình hiện đại hoá baogồm cả việc nắm vững những kiểu dạng mới của sinh hoạt tinh thần (kiểu tư duymới)…

Tác giả Eisenstadt và Rostow đã sử dụng thuật ngữ “hiện đại hóa” để chỉ

quá trình phát triển của các xã hội hiện đại bắt đầu từ thời kỳ cơ khi hóa và công nghiệp hóa Quá trình này có những đặc trưng như “nới lỏng các ranh giới giữa các giai cấp xã hội, phát triển lĩnh vực giáo dục, nảy sinh những kiểu quan hệ thương lượng mới trong lĩnh vực công nghiệp, mở rộng quyền bầu cử, phát triển các dịch vụ xã hội,…”.11

9 “Từ điển Tiếng Anh điện tử”.

10 “Tạp chí Văn học”, số 1, 2002.

11 Allan Bullock et al (ed.), “The Fontana Dictionary of Modern Thought”, London, Fontana Press, 1990, trang 140.

13

Krishan Kumar – Giáo sư đại học tại Đại học Virginia cho rằng: “Hiện đại hóa là một quá trình liên tục và có kết thúc mở”12 Về mặt lịch sử, khoảng thờigian mà nó đã xảy ra phải được đo bằng nhiều thế kỷ, mặc dù có những ví dụ vềhiện đại hóa được tăng tốc Trong cả hai trường hợp, hiện đại hóa không phải làthành tựu một lần và mãi mãi Dường như có một nguyên tắc năng động được xâydựng trong cấu trúc của xã hội hiện đại không cho phép chúng ổn định hoặc đạtđược trạng thái cân bằng Sự phát triển của chúng luôn không đều và không đồngđều.

Từ những tìm hiểu về hiện đại hóa nêu trên, tôi xin mạnh dạn đưa ra khái

niệm sau: “Hiện đại hóa là quá trình đổi mới, phát triển dựa trên sự kế thừa những cái cũ, áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu của con người đem lại sự tiện lợi, nhanh chóng và hiệu quả nhất” Quan điểm

này cho thấy được bản chất của hiện đại hóa là sự phát triển gắn liền với việc ứngdụng CNTT trong công tác văn phòng

1.1.3 Khái niệm hiện đại hóa văn phòng

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổthông tin và tri thức, điều này dẫn tới sự xuất hiện của “Văn phòng hiện đại”

Theo Lý Thủy trong bài viết: “Văn phòng hiện đại là gì? Vai trò của văn phòng trong cơ quan.”, văn phòng hiện đại được hiểu là “không gian làm việc được thiết kế nội thất văn phòng phù hợp với những doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại Văn phòng đó không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc thể hiện phong cách, hướng đi của doanh nghiệp Những vật dụng nội thất có thể góp phần thúc đẩy công suất làm việc Văn phòng thể hiện sự năng động, trẻ trung và được thiết kế với tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp cao.” 13

Trong Khóa luận tốt nghiệp của Uông Thị Hạnh (2017), Khoa Quản trị vănphòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả đã đưa ra khái niệm hiện đại hóa

công tác văn phòng như sau: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn

12 Krishan Kumar, “Modernization - The nature of modern society”, Britannica.

13 Lý Thủy, “Văn phòng hiện đại là gì? Vai trò của văn phòng trong cơ quan.”, Trang Nội thất Đương Gia.

phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, duy trì được năng suất lao động, phát huy hiệu quả của văn phòng” 14

Dựa trên các các cách hiểu về hiện đại hóa văn phòng do các tác giả đưa ra

như trên tôi xin đưa ra khái niệm hiện đại hóa văn phòng như sau: “Hiện đại hóa văn phòng là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Là quá trình đổi mới về con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn duy trì được năng suất lao động cao ” Khái niệm này trình bày đầy đủ các

phương diện đáp ứng hiện đại hóa, làm nổi bật các đặc điểm của văn phòng

1.2 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng

Mỗi đề tài nghiên cứu sẽ có một cách nhìn nhận và phân tích khác nhau vềcác nội dung của hiện đại hóa văn phòng như:

Tác giả Phan Thúy Quỳnh khi nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” cho rằng hiện đại hóa

chính là hiện đại cấu trúc 4 mặt của văn phòng: chủ chương, chính sách hiện đạihóa văn phòng; trang thiết bị văn phòng; nghiệp vụ hành chính văn phòng; nhân sựlàm việc tại văn phòng

Quan điểm của Nguyễn Thị Huyền trong “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” (2018) cho thấy

hiện đại hóa văn phòng được thể hiện trên 4 nội dung: đội ngũ nhân sự trong vănphòng, nghiệp vụ hành chính, cơ sở trang thiết bị trong văn phòng và kỹ năng ứngdụng CNTT vào hoạt động của văn phòng

Tuy nhiên, Trong chuyên đề báo cáo thực tập này, tôi xin đưa ra 3 nộidung của hiện đại hóa văn phòng như sau:

- Con người làm việc văn phòng

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

- Các nghiệp vụ hành chính

14 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán

Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

15

1.2.1 Con người làm văn phòng

Hiện đại hóa con người làm văn phòng là việc nâng cao lượng nghiệp vụcũng như kiến thức, kỹ năng trong việc thực hiện công tác văn phòng Đội ngũ cán

bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Về kiến thức:

Hiện đại hóa văn phòng cũng đòi hỏi lãnh đạo cũng như nhân viên trongvăn phòng phải nắm vững các kiến thức chuyên môn và kiến thức xã hội Kiếnthức chuyên môn là các nghiệp vụ thực hiện trong quá trình hoạt động của vănphòng như: soạn thảo văn bản; thu thập, xử lý thông tin; lưu trữ văn bản, tài liệu; tổchức cuộc họp, hội nghị; công tác lễ tân, tiếp khách,… Bên cạnh đó, người làm vănphòng cũng phải nắm vững các kiến thức xã hội, đó là kiến thức xoay quanh về cácvấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội của địa phương cũng như trong và ngoàinước

 Về nghiệp vụ hành chính văn phòng:

- Thao tác thuần thạo thao tác soạn thảo văn bản, quy trình quản lý văn bảnđến - đi, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định củacác cơ quan quản lý nhà nước

- Thực hiện tương đối thành thạo các hoạt động của văn phòng, bao gồm: xâydựng tổ chức thực hiện các chương trình – kế hoạch công tác, tổ chức hộihọp trong văn phòng, đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, tuyểndụng quản lý đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình hoạtđộng của cơ quan tổ chức

- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy phôtô,…và các phần mềm ứng dụng cho văn phòng

- Thao tác thuần thục nhiệm vụ phân loại tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu lưutrữ trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức

- Biết khai thác, ứng dụng và các phần mềm tin học liên quan đến chuyênngành và biết khai thác tài liệu một các hiệu quả

- Giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc làm việc hiệu quả khi làm việc độc

lập hay làm việc nhóm.

 Về phẩm chất cá nhân:

Người làm văn phòng cần phải có những phẩm chất như:

- Thể hiện sự tự tin trong giải quyết công việc, xác định chính xác và ưu tiêncác công việc thuộc nhiệm vụ được giao

- Điều hành tốt hoạt động văn phòng giúp xây dựng tập thể văn phòng đoànkết, nhất trí, hoàn thành tốt công việc Phối hợp hài hòa công việc của vănphòng với các bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức

- Tinh thần ham học hỏi, dám làm và chịu trách nhiệm trước các nhiệm vụđược giao

- Thái độ cầu thị, nghiêm túc, thân thiện, hòa đồng từ đó gây được thiện cảm

và giúp hạn chế những áp lực hình thành trong quá trình làm việc

1.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang bùng nổ trên toàn thếgiới, việc áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn phòng là yêu

cầu cấp bách hiện nay “Cách mạng Công nghệ 4.0 là cuộc cách mạng toàn diện với nhiều công nghệ khác nhau Các quốc gia bỏ lỡ chuyến tàu Cách mạng Công nghệ 4.0 sẽ bị tụt hậu”15

Để tiến hành hiện đại hóa, thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc,quản lý công việc một cách thủ công như trước đây thì việc xây dựng văn phòngđiện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế Trong đó

việc “số hóa thao tác chính là vũ khí mềm không thể thiếu của công tác văn phòng trong Cách mạng công nghệ 4.0”16 Việc áp dụng các công nghệ hiện đại đã “giúp cho cơ cấu tổ chức trở nên tinh gọn bằng cách kết nối trực tiếp khách hàng vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính như: làm giấy khai sinh, cho vay ngân hàng, đăng ký thành lập doanh nghiệp…”17

15 Klaus Schwab, cuộc họp báo bên lề Hội nghị Diễn đàn Kinh tế Thế giới về ASEAN 2018 (WEF ASEAN 2018) ngày 11/9.

16 Vương Thị Liên (2019), “Nâng cao chất lượng quản trị văn phòng thời công nghiệp 4.0”, Học viện Hành chính

Quốc gia.

17 Vương Thị Liên (2019), “Nâng cao chất lượng quản trị văn phòng thời công nghiệp 4.0”, Học viện Hành chính

Quốc gia.

17

Các đồ dùng văn phòng phẩm như: các loại giấy in, bút, ghim kẹp, các loại

sổ, giá kệ hồ sơ, cặp trình ký cũng được bày bán rất nhiều trong các cửa hàng vớimẫu mã vô cùng đa dạng, phong phú với giá cả hợp lý

Hệ thống máy móc và thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác thu thập và

xử lý thông tin như máy vi tính, máy photocopy, máy scan, máy in, điện thoại,…cũng được sử dụng phổ biến và ngày càng hiện đại, giá cả phù hợp với tài chínhcủa các cơ quan, tổ chức

Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật giúp văn phòng phát triểntheo hướng hiện đại hóa và cũng đặt ra yêu cầu cho những người làm công tác vănphòng cần phải trau dồi thêm các kỹ năng sử dụng các trang thiết bị hiện đại, đápứng yêu cầu và góp phần đem lại hiệu quả cho công cuộc cải cách hành chính

1.2.3 Các nghiệp vụ hành chính

Ngày nay, các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng một cáchđầy đủ và hoàn chỉnh Sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại đã giúp cho cáccông việc văn phòng được diễn ra nhanh chóng, thông suốt Mỗi công việc trongvăn phòng như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức các cuộc họp, hội nghị,phân loại sắp xếp hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ, đều phải đưa ra những quyđịnh nghiệp vụ đúng đắn, những quy định tổ chức thực hiện hợp lý

Có thể thấy, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự ra đời của các thiết bị

và các phần mềm hiện đại đã ảnh hưởng tích cực tới mọi lĩnh vực trong xã hộitrong đó có văn phòng Hiện nay, phần mềm ứng dụng ISO 9001:2015 đang đượcđưa vào phổ biến rộng rãi trong hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức

“ISO là tên viết tắc của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for Standardization) ISO là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế, đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn thế giới”18

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất hiện nay, được đánh

giá là có bước tiến vượt bậc so với phiên bản đầu tiên Cốt lõi của phiên bản này

là tập trung vào việc kiểm soát và quản lý hệ thống dựa trên yếu tố rủi ro19 Hướng

18 “Tiêu chuẩn ISO 9000 – Phiên bản 2015”, Trang Chứng nhận Quốc tế, 2018.

19 “Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng”, Trang ISO CERT.

đến sự bền vững cho các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng nó

Khi áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp xâydựng được các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, hợp lý; cải thiệncác phương pháp làm việc kém hiệu quả; tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán

bộ, nhân viên trong văn phòng cũng như các bộ phận khác trong cơ quan giải quyếtcác công việc được giao một cách nhanh chóng, thông suốt và hiệu quả

1.3 Nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt điện tử, nguyên tắc là: “điều cơ bản định ra, nhất thiết phải tuân theo”.20

Quá trình hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan, tổ chức cũng cần phải tuânthủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc đồng bộ 21 : đây là quá trình hiện đại hóa cả về con người lẫn cơ

sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Đổi mới con người được thể hiện quá việcthực hiện các nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng, đảmbảo các hoạt động trong văn phòng được diễn ra thông suốt và hiệu quả Song songvới việc đổi về con người, cần phải quan tâm tới việc đổi mới cơ sở vật chất, trangthiết bị trong văn phòng

Nguyên tắc thống nhất 22 : quá trình hiện đại hóa phải được thực hiện theo

đúng quy định của Nhà nước, pháp luật, và chỉ đạo của cấp trên Các cán bộ, côngchức, nhân viên trong cơ quan cần nắm rõ các quy định, chỉ thị đề ra để thực hiệncho đúng thời gian và yêu cầu, tránh tình trạng chậm trễ, sai sót gây ảnh hưởng đếnhoạt động của cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc toàn diện 23 : để quá trình hiện đại hóa đạt hiệu quả cao nhất

chúng ta cần phải tiến hành công tác hiện đại hóa trên phạm vi toàn cơ quan về conngười, cơ sở vật chất cũng như môi trường làm việc từ đó tạo điều kiện thuận lợicho việc đổi mới văn phòng

20 “Từ điển Tiếng Việt điện tử”.

21 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán

Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

22 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán

Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

23 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán

Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

19

Nguyên tắc công khai, minh bạch 24 : quá trình hiện đại hóa cần có sự góp

mặt của toàn thể các bộ phận trong cơ quan Do vậy, khi triển khai việc hiện đạihóa cần phải thông báo đến tất cả mọi người trong cơ quan những nội dung cũngnhư những yêu cầu đặt ra Từ đó, các cá nhân, đơn vị có thể hình dung một cách cụthể và chính xác những công việc cần phải làm và cần thay đổi

1.4 Vai trò của hiện đại hóa văn phòng

Thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng:

Văn phòng là một bộ phận quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức Có chứcnăng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo điều hành hoạt động của cơ quan Do vậy,vai trò của văn phòng trong quá trình hiện đại hóa là rất quan trọng Việc xây dựngmột văn phòng hiện đại giúp thể hiện tính chuyên nghiệp, khoa học trong cách điềuhành và hoạt động của văn phòng

Tạo ra chỗ đứng cho cơ quan, tổ chức:

Thực tế cho thấy, việc đổi mới góp phần tạo ra chỗ đứng cho các cơ quan

Sự phát triển của khoa học công nghệ cũng tạo ra áp lực để các văn phòng nhanhchóng tiến hành hiện đại hóa Loại bỏ sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản

lý Từ đó có thể thấy sự kết hợp giữa văn phòng và khoa học hiện đại đã thúc đẩyhiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân sự trong văn phòng, đem lại chấtlượng trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

Tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm ách tắc trong quá trình làm việc:

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàngngày Bên cạnh đó giúp hạn chế ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thôngtin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức góp phần vào công cuộc cải cáchhành chính thông qua việc tối ưu hóa các thủ tục hành chính

Nâng cao năng suất lao động trong cơ quan, tổ chức:

Hiện đại hóa văn phòng với việc thay đổi các mô hình văn phòng cũ thànhcác mô hình mới, hiện đại đem lại sự thoải mái và hiệu quả công việc cũng được

24 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán

Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

nâng cao Việc bổ sung các trang thiết bị hiện đại và ứng dụng các phần mềmCNTT vào từng khâu nghiệp vụ giúp cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được nhanhchóng, dễ dàng, chính xác từ đó năng suất lao động được tăng lên đáng kể so vớilàm việc thủ công

Như vậy, cùng với sự phát triển của xã hội và sự xuất hiện và hoạt động hiệuquả của văn phòng hiện đại đã chứng tỏ văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọngtrong tiến trình thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng trong mỗi cơ quan, tổchức Đặc biệt, trước những yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính thì việchiện đại hóa văn phòng đã trở thành hoạt động rất cấp bách cần được thực hiệnđảm bảo cho việc hiện đại hóa nền hành chính đạt được hiệu quả cao nhất

Tiểu kết chương 1:

Trong chương một, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng vàhiện đại hóa văn phòng bằng cách đưa ra các khái niệm như: “văn phòng”, “hiệnđại hóa”, “hiện đại hóa văn phòng” Bên cạnh đó, tác giả đưa ra các nội dung củahiện đại hóa văn phòng, trình bày các nguyên tắc, yêu cầu của hiện đại hóa Từnhững nội dung đó, tác giả phân tích và đưa ra vai trò của hiện đại hóa văn phòngtrong cơ quan, tổ chức Đây là những cơ sở lý luận quan trọng để tác giả tiến hànhtìm hiểu và phân tích thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhândân huyện Cẩm Khê trong chương hai

21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ 2.1 Khái quát về UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

2.1.1 Khái quát chung UBND huyện Cẩm Khê

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Hình 2.1: Ảnh Trụ sở UBND huyện Cẩm Khê

Nguồn: Tác giả

Tên tổ chức: Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê

Địa chỉ: Số 298 Đường Hoa Khê, TT.Cẩm Khê, Huyện Cẩm Khê, Tỉnh PhúThọ

Số điện thoại: 0210.3889.123

Email: Bbtcamkhe.phutho@gmail.com

Website: https://camkhe.phutho.gov.vn/

Huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ được thành lập năm 1947 Năm 1979 đổitên thành huyện Sông Thao (thuộc tỉnh Vĩnh Phú cũ) và đến năm 1996 lại quaytrở về với tên cũ là huyện Cẩm Khê Cẩm khê có 23 xã và 01 thị trấn, số dân là139.640 người (năm 2021), có 22 xã có người theo đạo Thiên chúa giáo, trong đó

có 05 xã theo Đạo Chi bộ Đảng Đọi đèn (Hiền Đa – Cát Trù) thuộc huyện CẩmKhê là Chi bộ Đảng đầu tiên của Tỉnh Phú Thọ

Trải qua hai cuộc trường kỳ kháng chiến chống giặc ngoại xâm và xây dựng,phát triển kinh tế - xã hội, năm 2007 nhân kỷ niệm 60 năm thành lập Đảng bộhuyện, huyện Cẩm Khê đã được Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lựclượng vũ trang nhân dân

2.1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

 Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê:

UBND huyện Cẩm Khê là do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấphành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyếtcủa HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng – an ninh và thực hiện các chính sách kháctrên địa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từTrung ương tới cơ sở

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê:

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được trình bày tại Quy chế làm việc củaUBND huyện Cẩm Khê nhiệm kỳ 2021 – 2026 (kèm theo Quyết định số 3271/QĐ-

UBND ngày 29/9/2021 của UBND huyện Cẩm Khê) (Phụ lục số 01).

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

23

Chủ tịch UBNDÔng Cù Xuân ÂnPhó Chủ tịch UBND

Ông Nguyễn Chí Lợi

Phó Chủ tịch UBNDÔng Nguyễn Tân Sơn

Phòng Nội vụ

Thanh tra huyện

PhòngKinh tế - Hạ tầng

Văn phòngHĐND & UBND

PhòngNông nghiệp &

PTNT

Phòng Tài nguyên & Môi trường

PhòngVăn hóa - Thông tinPhòng Tư pháp

PhòngGiáo dục - Đào tạo

PhòngLao động - Thương binh, xã hội

Phòng Y tế

PhòngTài chính - kế hoạch

2.1.2 Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

2.1.2.1 Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê là cơ quan chuyên môn trực

thuộc UBND huyện, chức năng của văn phòng được trình bày tại Phụ lục số 02

của bài báo cáo

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khêđược quy định tại Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010của UBND huyện Cẩm Khê về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện (Phụ lục số 03).

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

- Tổ chức gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng, các cán bộ,công chức, viên chức

- Lãnh đạo: Văn phòng HĐND&UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng vàcác Phó Chánh Văn phòng

+ Chánh Văn phòng – Ông Trần Minh Nghiệp: Là người đứng đầu cơ quan, chịutrách nhiệm chung, làm chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước UBND huyện vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện + Các Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện - Ông Cao Ngọc Khánh, BàKiều Thị Thu Hà, Bà Đỗ Thị Thu Hà: Là người giúp Chánh Văn phòngHĐND&UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND&UBNDhuyện và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công

- Cán bộ, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp; hànhchính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế

“một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocopy, …

2.1.2.4 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê

Văn phòng HĐND & UBND huyện Cẩm Khê được tổ chức, làm việc theochế độ Thủ trưởng Hoạt động của Văn phòng được quy định tại Quyết định số 01/QĐ-VP ngày 07 tháng 3 năm 2022 về việc phân công nhiệm vụ công chức lãnhđạo, công chức chuyên môn, nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP,

25

lao động hợp đồng của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

(Phụ lục số 04).

2.2 Tình hình hiện đại hóa Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê

2.2.1 Đội ngũ nhân sự làm việc trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê

Được sự quan tâm của Lãnh đạo cán bộ cơ quan đã được tham gia các lớpbồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm trong công việc Dovậy, nhận thức về trách nhiệm trong công việc và các kỹ năng nghiệp vụ vănphòng đã được nâng cao hơn

Qua phỏng vấn trực tiếp chị Đỗ Thị Thu Hà – Phó Chánh Văn phòngHĐND&UBND huyện Cẩm Khê về trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ,

công chức, nhân viên trong văn phòng, chị Hà chia sẻ: “Đa số các cán bộ, công chức, nhân viên trong Văn phòng đều có trình độ chuyên môn cao Trong đó, trình độ đại học chiếm tỷ lệ lớn, ngoài ra còn có một số cán bộ có trình độ Thạc

- Kỹ năng tổ chức:

Lãnh đạo cơ quan đã quan tâm và chú trọng vấn đề tổ chức hoạt động trongvăn phòng Đối với các kỹ năng như: tổ chức chuyến đi công tác, tổ chức hộinghị, hội họp, tổ chức đối nội, đối ngoại,…Lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức,nhân viên trong văn phòng đã có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ cơ bản, tính linhhoạt trong công việc đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

- Kỹ năng kiểm tra giám sát:

Tại UBND huyện Cẩm Khê, kỹ năng kiểm tra, giám sát được thực hiện tốttuy nhiên chưa đạt kết quả cao Lãnh đạo văn phòng chưa thật sự quan tâm vềchất lượng văn phòng, việc kiểm soát các hoạt động chưa được nghiêm túc vàchặt chẽ Do vậy, để đẩy nhanh hiện đại hóa, Lãnh đạo văn phòng cần phải có ýthức trách nhiệm, sát sao hơn trong vấn đề kiểm tra, giám sát mọi hoạt động củacán bộ, công chức trong quá trình thực hiện các công việc liên quan đến vănphòng.

 Về kỹ năng mềm:

- Kỹ năng giao tiếp:

Khi trao đổi công việc, giao tiếp với các đối tượng đến làm việc tại ủy banthì đội ngũ nhân sự trong văn phòng luôn giữ thái độ lịch sự, cởi mở, niềm nở.Công dân đến cơ quan được chỉ dẫn nhiệt tình thể hiện sự tôn trọng và tạo nên ấntượng tốt cho cơ quan Điều này cho thấy, cán bộ, công chức được đào tạo rất tốt

về các kỹ năng khi thực hiện công việc

- Kỹ năng thuyết trình:

Với bộ phận phải thường xuyên tiếp xúc, trao đổi với khách hàng và côngdân đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng Nhìn chung, đội ngũ nhân sự trong vănphòng đã được đào tạo về các kỹ năng mềm trong đó có kỹ năng thuyết trình, dovậy việc trao đổi, đàm phán và giải quyết các thủ tục hành chính được thực hiệnkhá tốt và đạt kết quả cao Điều này cho thấy chất lượng đội ngũ nhân sự trongvăn phòng ngày càng được nâng cao, là nhân tố thúc đẩy quá trình hiện đại hóavăn phòng

- Kỹ năng quản lý thời gian:

Còn tồn tại tình trạng “ngồi chơi” hoặc làm các công việc khác không liênquan đến chuyên môn và nhiệm vụ được giao Tiến độ hoàn thành công việc cònchậm dẫn đến tình trạng tắc nghèn, chồng chất công việc, các chỉ đạo không đượcphổ biến kịp thời gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của văn phòng Tuynhiên, vẫn có các cán bộ, công chức, nhân viên quản lý tốt quỹ thời gian của mìnhđem lại hiệu quả cáo trong công việc

- Kỹ năng làm việc nhóm:

27

Các cán bộ, công chức trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê luôn giữtinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc nghiêm túc Tinh thần làm việc nhóm,trao đổi các công việc giữa các cá nhân được thực hiện tốt, đem lại hiệu quả caotrong công việc Điều này cũng góp phần tạo nên tập thể đoàn kết, vững mạnh,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

 Về phẩm chất:

Cán bộ, công chức, nhiên viên trong Văn phòng HĐND&UBND huyệnCẩm Khê luôn học tập và noi theo tấm gương tư tưởng, đạo đức, phong cách HồChí Minh, tuân thủ quy chế của cơ quan và thuần phong mỹ tục của dân tộc Cáclớp tập huấn phổ biến tư tưởng Hồ Chí Minh thường xuyên được tổ chức nhằmmục đích nâng cao phẩm chất nghề nghiệp, đạo đức công vụ cho đội ngũ nhân sựtrong cơ quan Các cá nhân có tinh thần trách nhiệm cao, dám nghĩ, dám làm

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại tình trạng một số ít công chức, nhân viên lợidụng chức quyền để phục vụ lợi ích cá nhân Đây là một hạn chế lớn gây ảnhhưởng tiêu cực đến “bộ mặt” của cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, việc chồng chéo,

ùn tắc trong xử lý công việc cũng gây ảnh hưởng đến tâm lý của công chức, nhânviên Do vậy, Lãnh đạo văn phòng cần nẵm rõ tình hình và quy trình giải quyếtcông việc của nhân viên để kịp thời phát hiện ra những sai sót, vi phạm và có biệnpháp xử lý nghiêm khắc theo quy định

2.2.2 Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê

UBND huyện Cẩm Khê được xây dựng nằm tại khu trung tâm của Thị trấnCẩm Khê với 1 tòa nhà 3 tầng bao gồm phòng làm việc của Lãnh đạo cơ quan vàcác phòng ban Hiện nay tòa nhà điều hành của cơ quan đang được tu sửa nâng cấpsau nhiều năm làm việc cơ sở vật chất có bị hư hỏng đi nhiều

Văn phòng họp của UBND huyện Cẩm Khê được trang bị đầy đủ cơ sở vậtchất phục vụ cho công việc như: máy chiếu, điều hòa, máy tính, loa đài,…