Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho. Chương cung cấp cho học viên những kiến thức: tổng quan về chu trình kế toán hàng tồn kho; thu thập dữ liệu hàng tồn kho; xử lý thông tin hàng tồn kho; cung cấp thông tin hàng tồn kho; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho;... Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG 3

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN HÀNG TỒN KHO

Nội dung

• 3.1 Tổng quan về chu trình kế toán hàng tồn kho

• 3.2 Thu thập dữ liệu hàng tồn kho

• 3.3 Xử lý thông tin hàng tồn kho

• 3.4 Cung cấp thông tin hàng tồn kho

• 3.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho

3.1 Tổng quan về chu trình kế toán

hàng tồn kho

3.1.1 Đặc điểm và nhu cầu thông tin về hàng tồn kho 3.1.2 Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Đặc điểm hàng tồn kho

• Là bộ phận TS chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TS củaDN

nhau, với chi phí cấu thành nên giá trị HTK được ghinhận khác nhau

Nhu cầu thông tin về hàng tồn kho

 Giá trị, chủng loại từng loại HTK

+ Đánh giá hiệu quả kinh tế từng mặt hàng

+ Thời điểm mua, số lượng mua

+ Đảm bảo đủ số lượng cho SXKD

 Tình hình thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp

 Chi phí lưu kho, bảo quản của HTK

Các hoạt động trong chu trình

Nhận yêu cầu mua hàng và đặt hàng(1)

Nhận hàng từ nhà cung cấp (2)

Ghi nhận nợ phải trả (3)

Thanh toán với người bán (4)

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 về HTK

Bộ phận khác

Bộ phận kiểm soát HTK

Đặt hàng (1.0)

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Dữ liệu HTK

Nhà cung cấp

Kho hàng/Bộ phận SX

Nhận và bảo quản

Đặt hàng

Thông tin về

Đặt hàng hoàn thành

Thanh toán

(4.0)

Thông tin về HTK

HTK và công nợ Thanh toán

Thanh toán tiền

Hóa đơn bán hàng

Đề nghị thanh toán

Dữ liệu NCC

3.2 Thu thập dữ liệu hàng tồn kho

• 3.2.1 Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu thập

• 3.2.2 Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu

• 3.2.3 Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

Xác định đối tượng kế toán, nội dung dữ liệu

Đối tượng kế toán

•1 Nhận yêu cầu mua

• Nội dung dữ liệu cần thu thập

- Từng loại HTK

- Nhà cung cấp

- Tiền gửi ngân hàng

Xác định đối tượng kế toán, nội dung dữ liệu

- Tiền gửi ngân hàng

- …

Dữ liệu, thông tin tương lai HTK

• Hoạch định mục tiêu (dự toán HTK)

• Lựa chọn nguồn thông tin (nguồn thông tin thu thậptrong và ngoài DN)

• Nội dung thu thập thông tin

Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu

• Nguồn dữ liệu

- Bên trong: các phòng/ban trong DN

- Bên ngoài: nhà cung cấp, ngân hàng,…

• Kế hoạch thu thập dữ liệu

- Thường xuyên: khi có hoạt động phát sinh

- Bất thường: theo yêu cầu nhà quản trị

Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

• Bộ phân thu thập dữ liệu

- Bộ phận kế toán

- Bộ phận liên quan đến hoạt động mua HTK (Bộphận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận kinhdoanh,…)

Phương tiện thu thập dữ liệu

• Chứng từ sử dụng

• Tài khoản sử dụng

3.3 Xử lý dữ liệu về doanh thu

• 3.3.1 Mục tiêu xử lý thông tin

• 3.3.2 Phương tiện xử lý thông tin

• 3.3.3 Cách thức xử lý thông tin

Mục tiêu xử lý thông tin

• Mục tiêu xử lý thông tin KTTC

- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin về các giaodịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra (thông tin quá khứ) vềgiá trị thực tế của hàng mua, các khoản phải trả nhàcung cấp,

- Thông tin sau khi được xử lý là những thông tin mangtính tổng hợp, biểu hiện bằng những chỉ tiêu tổng hợp cụthể phản ánh trên các BCTC

Mục tiêu xử lý thông tin

• Mục tiêu xử lý thông tin KTQT

- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin tương lai

về HTK

- Thông tin sau khi được xử lý thường là những thôngtin chi tiết và biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáoquản trị phục vụ việc quản lý HTK hiệu quả, duy trìmức dự trữ tối ưu, tối thiểu hóa CP dự trữ HTK

Phương tiện xử lý thông tin

• Công cụ hỗ trợ Microsoft Excel

• Các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý

Đối tượng

cung cấp

thông tin

Lưu trữ, bảo mật dữ Liệu thông tin

Phương tiện cung cấp thông tin

3.4 Cung cấp thông tin về hàng tồn kho

thông tin Liệu thông tin

Đối tượng cung cấp thông tin

• Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

• Nhà quản trị các cấp trong DN

Phương tiện cung cấp thông tin

• Báo cáo kế toán (BCTC, Báo cáo quản trị)

• Biểu đồ, hình vẽ

Loại thông tin cung cấp

Thông tin về HTK

- Từng loại HTK

- Theo địa điểm kho

- Thời gian lưu kho

- Theo thời gian thanh toán

- Theo điều kiện thanh toán

Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thông tin doanh thu

• Loại dữ liệu cần lưu trữ

Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thông tin doanh thu

• Công cụ lưu trữ

- Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng

- Sổ kế toán liên quan

- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

- Thiết bị lưu trữ điện tử

• Địa điểm lưu trữ: kho hoặc máy tính, trung tâm dữliệu (data centre)

• Thời hạn lưu trữ: 5 – 10 năm

3.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán DT

• 3.5.1 Kiểm soát hoạt động

• 3.5.2 Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát hoạt động

• Các rủi ro có thể gặp phải

- Đặt những hàng không cần thiết

- Mua hàng với giá cao

- Mua hàng với chất lượng kém

- …

Kiểm soát hoạt động

• Hoạt động kiểm soát hệ thống

đến

- Thao khảo giá của nhiều NCC

- Tìm hiểu thông tin về chất lượng hàng mua

- ………

Kiểm soát ứng dụng

• Kiểm soát nhập dữ liệu

• Kiểm soát xử lý dữ liệu

• Kiểm soát kết quả xử lý