Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán doanh thu

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán doanh thu. Chương cung cấp cho học viên những kiến thức: tổng quan về chu trình kế toán doanh thu; thu thập dữ liệu doanh thu; xử lý thông tin doanh thu; cung cấp thông tin doanh thu; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán doanh thu;... Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG 2:

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN DOANH THU

Nội dung

• 2.1 Tổng quan về chu trình kế toán doanh thu

• 2.2 Thu thập dữ liệu doanh thu

• 2.3 Xử lý thông tin doanh thu

• 2.4 Cung cấp thông tin doanh thu

• 2.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán doanh thu

2.1 Tổng quan về chu trình kế toán

doanh thu

• 2.1.1 Đặc điểm và nhu cầu thông tin về doanh thu

• 2.1.2 Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Đặc điểm doanh thu

• (1) Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đóphải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp

• (2) Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điềukiện theo quy định hiện hành

• (3) Doanh thu cần được quản lý và ghi chép một cáchđầy đủ nhằm xác định KQKD một cách chính xác

Nhu cầu thông tin về doanh thu

• Theo chức năng quản trị, nhu cầu thông tin kế toán về DT:

- Thông tin dự toán DT

- Thông tin kết quả thực hiện DT

- Thông tin biến động DT và nguyên nhân

- Thông tin DT cho việc ra quyết định

Nhu cầu thông tin về doanh thu

• Theo nội dung thông tin liên quan đến

DT, nhu cầu thông tin:

- DT bán hàng phát sinh trong kỳ, chi tiết theo

+ Địa điểm phát sinh

+ Loại sp, dịch vụ

+ Khu vực địa lý

+ Phân cấp quản lý

+ Trung tâm trách nhiệm

- Giá vốn hàng bán/giá thành của sp, dịch

vụ tiêu thụ.

- Công nợ chi tiết cho từng đối tượng

Các hoạt động trong chu trình

Nhận đơn đặt hàng của khách (1)

Giao hàng hóa cho khách hàng (2)

Lập Hóa đơn bán hàng, ghi nhận công nợ (3)

Nhận tiền thanh toán (4)

Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0)

Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện

- Bộ phận kho hàng

- Chuyển hàng đến

- Bộ phận giao hàng hoặc bộ phận kho (Shipping/delivery

dịch vụ cho

khách hàng

khách hàng (2.2) warehouse)

Hoạt động lập hóa đơn bán hàng (3.0)

Hoạt động nhận tiền thanh toán (4.0)

Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

• Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) mô tả các

thành phần của hệ thống thông qua

dữ liệu , điểm khởi đầu , điểm đến và

nơi lưu trữ dữ liệu

+ Xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong HTTTKT

+ Chỉ ra cách thông tin được chuyển từ 1 tiến trình/chức năng này sang 1 tiến trình/chức năng khác

Chức năng của DFD

• Biến đổi thông tin từ dữ liệu đầu vào

thành thông tin đầu ra

- Tổ chức lại thông tin trong quy trình

- Bổ sung và tạo ra thông tin mới

Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản

Tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0)

Cung cấp hàng

Khách hàng

Đặt hàng

Kho hàng

Kiểm tra hàng hóa/thành phẩm

Thanh toán Đặt hàng được

Lập HĐ BH, theo dõi DT, công nợ (3.0)

Thu tiền (4.0)

chấp thuận

Đặt hàng được chấp thuận Đặt hàng đã thực hiện

Thông tin thanh

DL công nợ

DL thanh toán

2.2 Thu thập dữ liệu doanh thu

• 2.2.1 Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu thập

• 2.2.2 Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập

dữ liệu

• 2.2.3 Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

Xác định đối tượng kế toán, nội

• Nội dung dữ liệu cần thu thập

- Mặt hàng: Mã hàng, tên hàng, kho hàng, nhà cungcấp, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, mức tồn kho tối

đa, tối thiểu,…

- Doanh thu: bán buôn/bán lẻ, bán đại lý/trực tiếp,theo nhân viên BH

Xác định đối tượng kế toán, nội dung dữ

liệu

theo nhân viên BH

- Khách hàng: Mã KH, tên KH, địa chỉ liên hệ, MST,khu vực, kênh phân phối, hạn mức tín dụng,…

- Phải thu KH: theo thời gian, theo KH,…

- Tiền gửi ngân hàng: Tên ngân hàng, số TK NH, loạitài khoản,…

-…

Dữ liệu, thông tin doanh thu tương lai

• Hoạch định mục tiêu (dự toán DT)

• Lựa chọn nguồn thông tin (nguồn thông tin thu

thập trong và ngoài DN)

• Nội dung thu thập thông tin:

- Thị phần của DN

- Nhu cầu thị trường về sản phẩm

- Thị phần của đối thủ cạnh tranh

- Chính sách thuế, cơ chế về tỷ giá hối đoái,

Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu

• Nguồn dữ liệu

- Bên trong: các phòng/ban trong DN

- Bên ngoài: khách hàng, ngân hàng,…

• Kế hoạch thu thập dữ liệu

- Thường xuyên: khi có hoạt động phát sinh

- Bất thường: theo yêu cầu nhà quản trị

Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

• Bộ phân thu thập dữ liệu

- Bộ phận kế toán

- Bộ phận liên quan đến hoạt động bán hàng (Bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận kinh doanh,…)

Phương tiện thu thập dữ liệu

• Chứng từ

• Tài khoản

- Kiểm tra hàng tồn kho

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Lập đơn hàng cho khách hàng (1.5)

- Hoá đơn vận chuyển

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành

bán hàng, ghi

nhận doanh thu

- Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2)

hàng (Invoice)

- Bảng kê bán hàng

- Giấy xác nhận nợ KH

Chứng từ sử dụng

Hoạt động Nội dung công việc Chứng từ sử

dụng

4 Nhận tiền - Kiểm tra nghĩa vụ - Giấy báo thanh

thanh toán thanh toán (4.1)

- Lập chứng từ thanhtoán (4.2)

- Xác nhận tình hìnhthanh toán và ghi sổ(4.3)

toán (Remittance Advice)

- Phiếu thu, giấybáo có

chiếu công nợ

2.3 Xử lý dữ liệu về doanh thu

• 2.3.1 Mục tiêu xử lý thông tin

• 2.3.2 Phương tiện xử lý thông tin

• 2.3.3 Cách thức xử lý thông tin

Mục tiêu xử lý thông tin

• Mục tiêu xử lý thông tin KTTC

- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin về các giaodịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra (thông tin quá khứ) vềdoanh thu, giá vốn, các khoản phải thu KH,…

- Thông tin sau khi được xử lý là những thông tin mangtính tổng hợp, biểu hiện bằng những chỉ tiêu tổng hợp cụthể phản ánh trên các BCTC DN

Mục tiêu xử lý thông tin

• Mục tiêu xử lý thông tin KTQT

- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin tương lai về doanh thu

- Thông tin sau khi được xử lý thường là những thông tin chi tiết và biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáo quản trị phục vụ cho công tác dự báo và hoạch định tài chính

Phương tiện xử lý thông tin

• Công cụ hỗ trợ Microsoft Excel

• Các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý

Cách thức xử lý thông tin

• Sử dụng các phương pháp kế toán (phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp – cân đối)

• Sử dụng các hệ số tài chính

• Sử dụng các công cụ KTQT: CVP, phương pháp phân tích thông tin thích hợp

Đối tượng

cung cấp

thông tin

Lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin

Phương tiện cung cấp thông tin

2.4 Cung cấp thông tin về doanh thu

thông tin liệu thông tin

Đối tượng cung cấp thông tin

• Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

• Nhà quản trị các cấp trong DN

Phương tiện cung cấp thông tin

• Báo cáo kế toán (BCTC, Báo cáo quản trị)

• Biểu đồ, hình vẽ

Loại thông tin cung cấp

Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thông tin doanh thu

• Loại dữ liệu cần lưu trữ

Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thông tin doanh thu

• Công cụ lưu trữ

- Chứng từ liên quan đến hoạt động BH

- Sổ kế toán liên quan

- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

- Thiết bị lưu trữ điện tử

• Địa điểm lưu trữ

• Thời hạn lưu trữ: 5 – 10 năm

2.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán DT

• 2.5.1 Kiểm soát hoạt động

• 2.5.2 Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát hoạt động

• Các rủi ro có thể gặp phải

- Giao hàng không đúng đặt hàng của khách

- Khách hàng mất khả năng thanh toán

- Khách hàng từ chối nhận hàng

- ….

Kiểm soát hoạt động

• Hoạt động kiểm soát hệ thống

- Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt đơn hàng vàthực hiện đóng gói hàng hóa

- Xác định hạn mức tín dụng

- Theo dõi các khoản phải thu theo tuổi nợ

- Đối chiếu, kiểm tra bộ chứng từ trước khi giao cho

Kiểm soát ứng dụng

• Kiểm soát nhập dữ liệu

• Kiểm soát xử lý dữ liệu

• Kiểm soát kết quả xử lý