KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 022012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản trị Kinh doanh www themegallery com www themegallery com www themegallery com CẤU TRÚC Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả Khái niệm, Phân loại, Vai trò Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả Kỹ năng Quản lý thời gian Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm Nghĩa hẹp.

KỸ NĂNG

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Hà Nội, tháng 02/2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Khoa Quản trị Kinh doanh

-www.themegallery.co m

www.themegallery.co m

www.themegallery.co m

CẤU TRÚC

 Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò

 Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả

 Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các

công việc được giao

Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác

định những công việc cần phải làm

và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức

1 KHÁI NIỆM:

Tổ chức công viện là một quá trình

ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích

Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý là cầu dài nên không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin Tốc độ đi của mỗi người khác nhau, cụ

thể mất 1, 2, 5 và 10 phút Giả sử 2 người một

nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập Vậy 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất là bao lâu, và đi như thế nào?

2 TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.

 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.

 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi của mội trường bên ngoài.

 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.

TIPS:

 Chuyến 1: người 1 phút và người 2 phút qua cầu, sau

đó người 1 phút cầm đèn quay lại => mất 3 phút

 Chuyến 2: người 5 phút và người 10 phút qua cầu,

sau đó người 2 phút cầm đèn quay lại => mất 12 phút

 Chuyến 3: người 1 phút và người 2 phút qua cầu =>

mất 2 phút

Như vậy 17 phút là thời gian nhanh nhất để 4 người qua cầu

BÀI HỌC RÚT RA

 Những yếu tố cần thiết để thành công:

1 Phản ứng nhanh nhạy và tư duy chính xác

2 Tiết kiệm thời gian

3 Phân bố công việc hợp lý

4 Tổ chức nhân sự hợp lý

5 Quyết đoán

II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG

VIỆC HIỆU QUẢ

1 THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để

có thể tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả.

1.1 KHÁI NIỆM

 Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng thời gian xác định

 Mục tiêu : Management by Object (MBO)

1.2 VAI TRÒ

kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.

động.

nhân, tổ chức.

1.3 ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:

 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của

Time Bound

NGUYÊN TẮC SMART

 S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

 M-Measurable: Đo đếm được

 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

 R-Realistic: Thực tế, không viển vông

 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, trong đó, E là

Engagement – liên kết và R là Relevant – thích đáng

 Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt bằng được mốc : 900 điểm TOIEC….

MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

 Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm soát được kết quả

 “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết quả…”

EX:

Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được

=> Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.

ACHIEVABLE – VỪA SỨC

gắng nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể đạt được.

REALISTICS – THỰC TẾ

 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)

TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN

 Mọi công việc đều phải có thời hạn cụ thể để hoàn thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

 Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC

 Engagement – liên kết : Tổ chức phải đảm liên kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể khác.

 Relevant – thích đáng : Mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận

Mục tiêu cụ thể lường hiệu Chỉ số đo

quả

Kế hoạch hành động Yêu cầu trợ giúp

CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

DO

Chu trình PDCA (DEMING)

2 LẬP KẾ HOẠCH

 Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

Mục tiêu + Hành động = Kết quả

Mục

tiêu

Hành động

Sống đẹp

VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Tư duy có hệ thống trong quản lý

thời gian

 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu

 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để

phối hợp với các thành viên nhóm

 Sẵn sàng ứng phó đối với những thay

đổi môi trường bên ngoài

 Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế

hoạch tiết kiệm 15-20p

QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Xác định

Mục tiêu Phân tích Tình hình Hình thành Chiến lược

Lựa chọn Chiến lược Lập Kế hoạch

Tổ chức Thực hiện

Kiểm tra

Điều chỉnh

Thu thập thông tin

THỰC HÀNH – THÔNG TIN VỀ CÁ NHÂN

© Nguyễn Văn Minh,

Hà nội,

2006-2007. Tổ chức sản xuất 36

THÔNG TIN CẦN THIẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Chuẩn bị thông tin cho

kế hoạch tổng thể

Thông tin dự báo

Thông tin về nguồn lực

Mục tiêu phát triển bản thân

Dự báo các yếu tố (vĩ mô, vi mô) có liên quan

Chi phí thực hiện

Khả năng của bản thân

Ước mơ, khát vọng của bản thân

2.2 CÔNG CỤ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Điểm mạnh

(S: Sthengths)

Điểm yếu (W: Weaknesses)

Cơ hội

(O: Opportunities)

Thách thức (T: Threats)

Ai làm?

(Who? Làm khi nào ?

(Where)

Làm ở đâu (When)?

Làm như thế nào (How)?

Cần bao nhiêu tiền

 Tìm kiếm nguồn thông tin

 Phân tích tình hình bằng công cụ SWOT

 Xác định các yếu tố cơ bản của kế hoạch 5W 1H

 Trình bày kết quả.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCHL ậ

THỰC HÀNH 3

 Hình thành các chỉ tiêu đánh giá cho các công việc

trong bản kế hoạch kinh doanh ở trên:

STT Công việc Mục tiêu Chỉ số đánh giá

mục tiêu Hình thức đánh giá

1

2

3

 Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

III KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Khái niệm về thời gian

 Khái niệm về quản lý thời gian

 Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

BẠN HIỂU GÌ VỀ THỜI GIAN?

 Thời gian là một đại lượng vật lý đặc biệt

 Mọi thứ đều là tương đối, duy chỉ có thời gian là tuyệt đối: 60s/24h/365ngày

 Mọi người đều bình đẳng trước thời gian

 Thời gian qua đi sẽ không quay trở lại

 Thời gian là vô tận không có điểm bắt đầu và kết thúc

?

KHÁI NIỆM VỀ THỜI GIAN

 Thời gian là hữu hạn

 Thời gian là tài sản hao mòn dần

 Thời gian là tương đối

 Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai

đứa trẻ sinh đôi

 Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng

 Thời gian với mỗi người mỗi khác

 Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội

 Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!

KHÁI NIỆM VỀ THỜI GIAN

“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời

gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”

Benjamin Franklin

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm

sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Nguyên ThóiCông Hệ

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Động

Tâm

Kỹ

NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN

 Giấy tờ quá nhiều

 Hoàn hảo thái quá

 Vòng vo

 Sửa chữa

 Cố tình trì hoãn công việc

QUẢN LÝ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

57

 Bạn có biết giá trị thời gian của

bạn?

 Giá của thời gian:

 Chi phí mỗi giờ =1,5x tổng chi phí

một năm của bạn/số giờ làm việc

 Chi phí mỗi phút = chi phí mỗi giờ/60

3 phút để tính

 Mỗi người hãy tính thử chi phí mỗi

giờ của mình là bao nhiêu?

 Đồng tiền đi liền khúc ruột ?

 Xem lại bản ghi chép công việc để

đánh giá xem bạn đang lãng phí

thời gian như thế nào?

 Dành thời gian để suy nghĩ:

 Bạn đang làm gì?

 Làm thế để làm gì?

 Làm có hiệu quả không?

 Muốn hiệu quả hơn thì phải làm gì?

 Muốn hiệu quả hơn thì phải có cách

quản lý

CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Cách 1 - Nhắc việc Cách 2 – Lập kế hoạch

 Sử dụng sổ tay liệt kê

đầu việc hàng ngày

 Không quên đầu việc

 Có thời hạn đầu – cuối

 Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình.

60

CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Cách 3 - Lập kế hoạch, ưu tiên

hóa, kiểm soát

Cách 4 – Ma trận quản lý thời gian

 Xác định giá trị ưu

tiên

 Kết quả:

 Có thứ tự ưu tiên

 Việc quan trọng là việc

được ưu tiên

cấp

Quan

Không quan trọng

III IV

MA TRẬN PHÂN BỔ THỜI GIAN LÀM

THỰC HÀNH

 Đánh giá lại thời gian biểu hàng ngày của mr Dũng

 Trò chơi tình huống tại VP Tiếp dân của UBND TP

Hà Nội

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRÒ CHƠI

theo nội dung khiếu nại

 Chuẩn bị trước các loại

 Người dân cũng tự xây dựng ma trận

 Nhóm Quan sát cũng xây dựng ma trận

 So sánh 3 ma trận và rút

ra kết luận

ĐỀ SỬ DỤNG THỜI GIAN HÀNG NGÀY

HIỆU QUẢ HƠN

 Tạo ra không gian yên tĩnh cho bản thận: Mỗi ngày hãy tạo một khoảng không thật yên tĩnh và dành một ít thời gian để hoạch định chính cuộc đời mình

 Suy nghĩ tích cực sẽ tiết kiệm thời gian và làm thời gian trở nên đáng yêu:

 Một ngày cố gắng làm được một việc mình thích

 Biết tận hưởng cuộc sống, sống vui vẻ, khỏe mạnh

 Tập trung nhìn những điểm tích cực của người khác,cũng như của xã hội.

 Ghi vào sổ những điểm yếu của mình để khắc phục dần.

TẠO HỨNG KHỞI TRONG CÔNG

VIỆC

 Tạo một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng,sạch sẽ:

 Giữ mặt bàn làm việc sạch sẽ

 Giữ ngăn kéo gọn gàng

 Để bút, bút chì,kéo và thước vào hộp dễ lấy

 Khi không sử dụng để bàn phím sang một bên để mặt bàn thêm chỗ trống.

 Sắp xếp giấy tờ

 Sắp xếp không gian làm việc

 Chú trọng sắp xếp và lưu giữ hồ sơ

LÀM VIỆC VỚI NGƯỜI KHÁC

 Tôn trọng và quí thời gian của người khác như của mình

 Chỉ thời gian của mình mới quí

 Suy nghĩ kỹ trước khi làm phiền ai đó.

 Giả định sai về cách sử dụng thời gian của người khác:

 Chỉ mình bận rộn, người khác chơi là chính;

 Nhân viên thường không có việc để làm;

 Nước sông, công lính (nhân viên).

 Nhìn bạn bè bằng nửa ánh mắt

SỬ DỤNG THỜI GIAN TRONG LÚC CHỜ ĐỢI

 Trên phương tiện công cộng

 Trong lúc đợi gặp khách hàng

 Trong phòng khám bác sỹ

 Trong lúc chờ máy bay

 Trong khi chờ điện thoại

 Khi bạn đến CQ sớm

THANKS FOR YOUR LISTENING !