Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận cẩm lệ

Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm LệKhảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo này Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo

đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rènluyện ở Phân hiệu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tại Quảng Nam

Xin chân thành cảm ơn GVHD Th.s Nguyễn Lương Định đã tận tình, chu

đáo hướng dẫn tôi thực hiện bài báo cáo này.Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnhđạo và cán bộ của UBND Quận Cẩm Lệ đã giúp đỡ hỗ trợ tôi rất nhiều trong quátrình tìm tài liệu để phục vụ cho đề tài mà tôi đang thực hiện

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn hạn chế, vì vậy báo cáo của tôikhông tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giácũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, tôi rấtmong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ,công chức trong Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Cẩm Lệ và các thầy, cô trongKhoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của tôi được hoàn thiện tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài “Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ” là công trình nghiên cứu

của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ ai

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài báo cáo của mình !

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

5 CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản

lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng chung của cơ quan, tổ chức đó Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổnghợp thành hai nội dung cơ bản, đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần Chức năngtham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan,đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đềcần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Chức nănghậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị Vớichức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạtđộng trong cơ quan, tổ chức Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạtđộng của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho cácvăn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quanđến Văn phòng

Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số ngườithường nghĩ Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết,luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy,biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu -tổng hợp - phục vụ” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phảiquan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vịthông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng

tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quantâm, đặc biệt

Với mong muốn được trau dồi thêm kiến thức và ứng dụng những kiến thức

đã học trên giảng đường đại học vào thực tế, tôi đã chọn thực tập tại văn phòngHĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Qua bước đầu tìm hiểu, cùng với đó là sự hướngdẫn tận tình của thầy cô trong khoa Quản Trị Văn Phòng, lãnh đạo công chức tại

Văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ tôi đã từng bước tiếp cận thực tế và cóđược những đánh giá, hiểu biết sơ bộ về hoạt động của cơ quan nói chung và củavăn phòng nói riêng Trong những năm qua, công tác văn phòng tại HĐND vàUBND Quận Cẩm Lệ đạt được nhiều chuyển biến tích cực xong vẫn còn một sốhạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài

“Khái quát công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ” để làm báo cáo thực tập

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Quận Cẩm Lệ; phântích đánh giá những ưu điểm, nhược điểm trong công tác Văn phòng của cơ quan

để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạiVăn phòng UBND Quận Cẩm Lệ

3 Đối tượng nghiên cứu

- Công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ

4 Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ

- Thời gian: Tôi nghiên cứu đề tài này trong thời gian 2 tháng thực tập tại cơ quan (từ ngày 22/02 đến ngày 22/04/2021)

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và nghiên cứu các tài liệu về sách,

giáo trình, các đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến Công tác văn phòng đểxây dựng nền tảng lý luận cho vấn đề này phục vụ cho việc hoàn thiện chương 1của báo cáo

Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát công việc của các phòng, cá nhân

trong cơ quan, nghiên cứu công tác văn phòng tại các phòng, ban, đơn vị tại cơquan Qua đó đưa ra các đánh giá về ưu, nhược điểm và tìm ra nguyên nhân để đềxuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng tại Vănphòng UBND Quận

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn các công chức, viên chức của Văn

phòng UBND Quận về công tác văn phòng trong quá trình điều hành và thực hiệncông việc

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu, tài liệu,

thông tin đã thu thập được cả về lý thuyết và thực tế qua đó tiến hành phân tích vàđánh giá công tác này tại UBND Quận

6 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nộidung chính của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND

Quận Cẩm Lệ

Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ

CHƯƠNG 1:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chứcnăng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chunghoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hànhchính

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người cóchức vụ như Tổng giám đốc, nghị sĩ…

Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn raviệc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liênquan đến công tác văn thư

Ngoài ra thì chúng ta còn có thể hiểu văn phòng là gì theo một khía cạnhkhác Văn phòng là phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó Được bốtrí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc Cóthể đó là văn phòng của một doanh nghiệp kinh doanh, văn phòng đại diện của cơquan, đơn vị nhà nước hoặc các tổ chức phi chính phủ

Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lýthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vậtchất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thểsau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chươngtrình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơquan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thựchiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạnthảo văn bản của cơ quan ban hành

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyếtcác văn thư, tờ trình đó;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tácthư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan,

tổ chức khác;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phânphối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương,thưởng, nghiệp vụ;

- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sởvật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cầncho họat động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn

cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễtân , tiếp khách một các khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viêntrong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn

và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị

chuyên môn khi cần thiết

1.1.3 Vị trí của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN;

- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác

và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo;

- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còndiễn ra trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chấtlượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN;

- Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìnthấy” của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của

cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ,

DN đó Tác giả Marc MC Cormack trong cuốn Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao - có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng …” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào” (Marc MC Cormack, Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard, Nxb Thống kê, 1994, tr 247).

1.1.4 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị chocác doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệuquả nhất do vậy văn phòng có những chức năng sau:

1.1.4.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưutổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác

tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tươngđối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phậntham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiếntham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhấtđịnh.

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thểlàm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếpthị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gâykhó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tìnhtrạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệtcủa các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác thammưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cungcấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1.1.4.2 Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnhđạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kếhoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch

đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, cácchuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

1.1.3.3 Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó làchức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vậtchất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan,

đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của côngtác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua bachức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sungcho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi

cơ quan, đơn vị

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ

UBND QUẬN CẨM LỆ 2.1 Khái quát về UBND quận Cẩm Lệ

Cẩm Lệ là một quận mới của Quận Đà Nẵng được thành lập theo Nghị định102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ, trên cơ sở phường Khuê Trung củaquận Hải Châu và 03 xã Hoà Thọ, Hoà Phát, Hoà Xuân của huyện Hoà Vang đểlập 06 phường: Khuê Trung, Hoà Thọ Đông, Hoà Thọ Tây, Hoà Phát, Hoà An vàHoà Xuân thuộc quận Cẩm Lệ với diện tích tự nhiên là 3.375 ha, dân số đến naygần 90000 người, mật độ trung bình 987người/km2

Qua hơn 10 năm đi vào hoạt động, tình hình kinh tế-xã hội của quận đã đạtđược những kết quả đáng khích lệ: tổng giá trị sản xuất tăng bình quân 19,5%/nămgiá trị ngành công nghiệp-xây dựng tăng bình quân 18,3%/năm, trong đó côngnghiệp dân doanh tăng trưởng bình quân gần 31,8%/năm giá trị ngành thương mại-dịch vụ tăng bình quân 25%/năm giá trị ngành nông nghiệp bình quân giảm3,2%/năm các lĩnh vực quy hoạch đô thị, văn hoá xã hội được tập trung giải quyếttốt, mức sống người dân tăng lên đáng kể, quốc phòng-an ninh được giữ vững

Trong định hướng phát triển đến năm 2020, Nghị quyết Đại hội Đảng bộquận Cẩm Lệ đã xác định: "Nâng cao năng lực lãnh đạo của tổ chức Đảng, pháthuy sức mạnh của hệ thống chính trị, xây dựng sự đồng thuận xã hội, tạo chuyểnbiến quan trọng trên các lĩnh vực, trong đó tập trung quy hoạch, giải toả đền bù,đầu tư kết cấu hạ tầng đô thị, ưu tiên huy động mọi nguồn lực giải quyết việc làm,

ổn định cuộc sống cho các hộ dân trong vùng quy hoạch giải toả, giảm nghèo hiệuquả đẩy mạnh phát triển công nghiệp và dịch vụ Đẩy mạnh phát triển giáo dục-đàotạo, văn hoá cơ sở, y tế, chăm sóc sức khoẻ nhân dân Thực hiện tốt cải cách hànhchính, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng với nhiệm vụ trong tình hìnhmới Tăng cường tiềm lực quốc phòng, đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn

xã hội

Để thực hiện thắng lợi mục tiêu trên, tư tưởng chủ đạo suốt cả nhiệm kỳ là:Nâng cao năng lực lãnh đạo, phát huy mọi nguồn lực, đoàn kết, sáng tạo, xây dựngquận Cẩm Lệ phát triển toàn diện và bền vững.

Quận Cẩm Lệ có vị trí địa lý:

Phía đông giáp quận Ngũ Hành Sơn

Phía tây và phía nam giáp huyện Hòa Vang

Phía bắc giáp các quận Liên Chiểu, Thanh Khê và Hải Châu

Quận Cẩm Lệ có diện tích 34 km², chiếm 2,63% diện tích toàn thành phố,dân số 143.632 người, chiếm 9,6% số dân toàn thành phố, mật độ dân số đạt 4.224người/km².[3] Đây là quận nội thành duy nhất của Đà Nẵng không tiếp giáp vớibiển

Căn cứ theo sơ đồ hệ thông bộ máy quản lý hành chính nhà nước thì UBNDquận Cẩm Lệ là cơ quan hành chính cấp huyện Theo đó, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của UBND quận Cẩm Lệ được quy định tại Luật Tổ chức chính quyềndịa phương năm 2015

2.1.1 Chức năng

UBND quận Cẩm Lệ do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND chịu trách nhiệmchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghịquyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biệnpháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện cácchính sách khác trên địa bàn Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở.

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

a Về kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân cùng cấp thông qua để trình UBND Quậnphê duyệt, tổ chức và kiểm tra việcthực hiện kế hoạch đó

Dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngânsách cấp mình, quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sáchđịa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyếtđịnh và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

Hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng và thực hiện ngân sách vàkiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân phường về thực hiện ngân sách địa phươngtheo quy định của pháp luật Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của phường

b Về xây dựng giao thông – vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của UBND thành phố

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm traviệc thực hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở,quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

c Về lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể thaoXây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thểdục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn Quận và tổ chức thực hiện sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định củapháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trườngdạy nghề, tổ chức các trường mầm non thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dụctrên địa bàn Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn cácphong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao Bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân, thực hiện chính sáchdân số và kế hoạch hoá gia đình Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạtđộng của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm

d Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ Quận Quản

lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ Tổchức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân Quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước Thựchiện các biện pháp phòng ngừa, tuyên truyền phòng chống tội phạm, các tệ nạn xãhội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

e Về lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường phòng chống, khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường

và chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Chủ tịch: Hồ Văn Khoa

Phó chủ tịch gồm 02 Ông: Nguyễn Xuân Tiến, Võ Thiên Sinh

Các phòng chuyên môn thuộc UBND quận Cẩm Lệ (12 đơn vị quản lý hànhchính nhà nước) Cơ cấu tổ chức của các cơ quan quản lý nhà nước huyện ThiệuHóa gồm có các phòng ban sau:

- Văn phòng UBND; phòng Quản lí đô thị; Phòng Y tế; Thanh tra; PhòngKinh tế; Phòng Tài chính- Kế hoạch; Phòng Giáo dục – đào tạo; Phòng Tư pháp;Phòng Văn hóa - Thông tin; Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội; Phòng Nộivụ; Phòng Tài nguyên- Môi trường;

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Cẩm Lệ xem phụ lục 1)

2.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ

Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quậnCẩm Lệ, chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho UBND Quận

Tên gọi đầy đủ của cơ quan: Văn phòng HĐND-UBND quận Cẩm Lệ

Địa chỉ: 40 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, QuậnĐà Nẵng

Số điện thoại: 0236.367.4159

Email: vpubnd-camle@danang.gov.vn

2.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, là

bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và UBND quận Có chức năng thammưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; Tham mưu cho Chủ tịchUBND về chỉ đạo điều hành đối với hoạt động của UBND Đảm bảo cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND-HĐND

Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng tại KhoBạc Nhà Nước; Chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra quản lý, hướng dẫn chuyên mônnghiệp vụ của Văn phòng Đoàn, Đại biểu Quốc Hội và HĐND, Văn phòng UBNDcấp thành phố

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND quận, chươngtrình giám sát của các ban HĐND quận trình HĐND Quận thông qua Xây dựng vàtrình UBND Quận thông qua chương trình công tác năm Xây dựng chương trìnhlàm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND, Chủ tịch,các Phó Chủ tịch UBND Quận Giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyệnđôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành, UBND các Phường, thực hiện Kế hoạch,chương trình công tác của Thường trực HĐND, UBND huyện và các ý kiến kếtluận hội nghị, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Quận; Theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND Phườngtheo quy định của pháp luật

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch,Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng, quý,

6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch UBND Quận theo quy định của pháp luật Thực hiện chế độthông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Quận ủy, Vănphòng UBND Thành Phố.

Trình UBND Quận kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương trình,

dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND Quận; Có ý kiếnthẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban và UBNDPhường trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND Quận xem xét, quyết định

Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND Quận, các quyếtđịnh, chỉ thị của UBND Quận, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên có liên quan; Giúp UBND Quận phối hợp với các cơ quan chức năngtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban vàUBND Phường

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch UBND Quận; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành chính củaUBND quận; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khaithác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND Thành Phố; Hướng dẫnVăn phòng Phường về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lýhành chính nhà nước theo quy định

Trình UBND Quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủtục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND Quận;thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ vàtrả kết quả theo cơ chế “ một cửa”

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Quận; Đảm bảo cácđiều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND Quận, Cơ quan UBND Quận luôn thông suốt, hiệu quả

Phối hợp với Văn phòng Quận ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ giữmối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBNDQuận với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Uỷ Ban MTTQ Quận, cácđoàn thể cấp quận, các cơ quan, tổ chức của Thành Phố, Trung ương đóng trên địabàn huyện; duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốchội và Văn phòng UBND Thành Phố, Sở, ban, ngành cấp tỉnh

2.2.3 Cơ cấu tổ chức

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Phụ lục 2)

Văn phòng HĐND-UBND Quận Cẩm Lệ là một đơn vị, là cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện, nó là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Là cầu nốitrong quan hệ công tác giữa thường trực HĐND và UBND; giữa Chủ tịch, các Phóchủ tịch UBND quận với các phường; Phòng ban, đoàn thể cấp Quận Cơ cấu tổchức của Văn phòng UBND Quận Cẩm Lệ gồm có:

- 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng điều hành, thực hiệnnhiệm vụ của Văn phòng

- Bộ phận Tổng hợp, Ban Tiếp dân: 02 đồng chí;

- Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

- Bộ phận Hành chính và Quản trị: 03 đồng chí;

2.2.4 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND Quận Cẩm Lệ

Ông Phạm Đăng Khoa – Chánh Văn phòng

a) Chịu trách nhiệm chung về công việc của Văn phòng trước Thường trựcHĐND, UBND quận; là đầu mối điều hành, xư lí công việc hằng ngày và các vănbản của các tổ chức, các nhân gửi đến Thường trực HĐND, UBND quận và cơquan văn phòng

- Trực tiếp giúp việc Thường trực HĐND, UBND quận các lĩnh vực thuộc

khối nội chính; thuế, kho bạc, tài chính – kế hoạch; kiểm soát thủ tục hành chính;cải cách hành chính, văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin; khoa học công nghệ

- Theo dõi việc cập nhật văn bản đến, đi trên hệ thống văn bản điều hành;nhiệm vụ UBND quận giao (địa chỉ truy cập http://10.49.1.5) và nhiệm vụ củaUBND Quậngiao (địa chỉ truy cập http://dieuhanhvp.danang.gov.vn), thườngxuyên chỉ đạo các chuyện viên theo dõi trên lĩnh vực phụ trách đồng thời đôn đốccác ngành, đơn vị, địa phương báo cáo tiến bộ thực hiện nhiệm vụ được giao

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND quận ký các văn bản giao dịch hành chínhthong thường, thong báo kết luận, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủtịch, các phó chủ tịch UBND quận và các văn bản, giấy tờ khác được Chủ tịchUBND quận ủy quyền

- Phối hợp công tác với các ngành, đơn vị, địa phương lien quan đến nhiệm

vụ, hoạt đông Thường trực HĐND, UBND quận

-chỉ đạo công tác tổ chức, cán bộ; quản lý về tài chính, tài sản của Vănphòng

b) Trưởng Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; Tổ trưởng, Phó và thnahf viêncác ban chỉ đạo , Tổ công tác của quận

c) Phối hợp công tác với văn phòng Quận ủy, các ngành, đơn vị, địa phương,Hội đồng, Ban chỉ đạo, Tổ chuyên môn thuộc lĩnh vực phụ trách và hoạt động cảuUBND phường Khuê Trung, Hòa Xuân

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thường trực HĐND, Lãnh đạoUBND quận phân công

Phó chánh văn phòng NGUYỄN NGÔ TRUNG VIỆT

a) Phụ trách các lĩnh vực: kinh tế; quản lí thị thường; quy hoạch; giải tỏacác dự án; tài nguyên và môi trường; xây dựng cơ bản; quản lí đô thị; an

toàn giao thông , phòng cháy chữa cháy; phòng chống bão lụt; đơn thư;kiến nghị của công dân.

- Theo dõi, giúp việc cho Thường trực HĐND, UBND quận trên lĩnh vựcphụ trách

- Theo dõi việc cập nhật văn bản đến, đi trên hệ thống văn bản điều hành;nhiệm vụ UBND quận giao (địa chỉ truy cập http://10.49.1.5) và nhiệm

vụ của UBND Quậngiao (địa chỉ truy cậphttp://dieuhanhvp.danang.gov.vn), thường xuyên chỉ đạo các chuyện viêntheo dõi trên lĩnh vực phụ trách đồng thời đôn đốc các ngành, đơn vị, địaphương báo cáo tiến bộ thực hiện nhiệm vụ được giao

- Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành , xử lí công việc chung của vănphòng và hoạt động các Bộ phận chuyên môn khi Chánh Văn phòng đivắng

b) Trưởng ban Ban Tiếp công dân quận; Tổ trưởng, Phó và thành viên cácBan chỉ đạo, Tổ công tác của quận

c) Phối hợp công tác với văn phòng Quận ủy, các ngành, đơn vị, địaphương, Hội đồng, Ban chỉ đạo, Tổ chuyên môn thuộc lĩnh vực phụ trách

và hoạt động của UBND phường Hòa An, Hòa Phát

d) Thực hiện những nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Thường trực HĐND,UBND quận giao hoặc Chánh Văn phòng phân công

Phó chánh văn phòng LÊ ĐINH MINH HIỀN

a) Phụ trách các lĩnh vực: văn hóa và thông tin; báo chí; giáo dục và đàotạo; y tế; dân số; lao động- thương binh và xã hội; dân vận; nhân quyền;thi đua; bảo hiểm xã hội; ngân hang chính sách xã hội; viện trợ phi chínhphủ

b) Theo dõi, giúp việc cho Thường trực HĐND, UBND quận trên lĩnh vựcphụ trách

c) Theo dõi việc cập nhật văn bản đến, đi trên hệ thống văn bản điều hành;nhiệm vụ UBND quận giao (địa chỉ truy cập http://10.49.1.5) và nhiệm

cậhttp://dieuhanhvp.danang.gov.vn), thường xuyên chỉ đạo các chuyệnviên theo dõi trên lĩnh vực phụ trách đồng thời đôn đốc các ngành, đơn

vị, địa phương báo cáo tiến bộ thực hiện nhiệm vụ được giao

d) Thực hiện những nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Thường trực HĐND,UBND quận giao hoặc Chánh Văn phòng phân công

Bộ phận tổng hợp và Ban tiếp dân

a) Bà Phan Thị Tố Nga

- Giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổng hợp, báo các tình hình thựchiện nhiệm vụ phát triển KT-XH, công tác chỉ đạo điều hành của UBNDquận, lãnh đạo UBND quận định kì hằng tháng, quý, 6 tháng, năm vàbáo cáo đột xuất

- Tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của UBND quận báo cáo tại các cuộchọp giao ban của UBND thành phố, quận Dự họp và ghi biên bản cácbuổi làm việc, các cuộc họp của UBND quận hang tuần, tháng, quý, 6tháng, năm Theo dõi, giúp việc cho lãnh đạo UBND quận

- Theo dõi các lĩnh vực: kinh tê; kế hoạch-tài chính; thuế; kho bạc; doanhnghiệp; thống kê; dự án quy hoạch, quản lí đô thị; xây dựng trật tự đô thị;phòng cháy chữa cháy; phòng chống bão lụt, văn hóa và xã hội; nộichinh; an toàn giao thông; dan vận; tôn giáo; tổng hợp, đôn đốc theo dõitiến độ giải quyết của các ngành, đơn vị, các phường đối với các văn bảncủa Thường trực HĐND quận; tham mưu văn bản chỉ đạo, theo dõi, đônđốc và tổng hợp kết quả giải quyết kiến nghị cử tri

- Hằng ngày cập nhật văn bản đến, đi trên hệ thống văn bản điều hành,theo dõi cập nhật nhiệm vụ UBND quận giao địa chỉ truy cậphttp://10.49.1.5 và báo cáo tiến độ công việc của UBND Quậngiao(địachỉ truy cập http://dieuhanhvp.danang.gov.vn) theo dõi, đôn đốc việcthực hiện các văn bản chỉ đạo thông báo kết luận của lãnh đạo UBNDquận liên quan đến nhiệm vụ được phân công

- Theo dõi, phối hợp công tác với các ngành, đơn vị theo lĩnh vực đượcphân công phụ trách, hoạt động cảu UBND phường Hòa Xuân, KhuêTrung, Hòa Thọ Đông và thực hiện cac nhiệm vụ khác do lãnh đạo Vănphòng phân công.

b) Bà Hồ Thị Lánh

- Giúp việc ban pháp chế, Ban KTXH HĐND quận, Ban tiếp dân và một

số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

- Theo dõi lĩnh vực kiểm soát văn bản, thủ tục hành chính của Thường trựcHĐND, UBND quận

- Hằng ngày cập nhật văn bản đến, đi trên hệ thống văn bản điều hành,theo dõi cập nhật nhiệm vụ UBND quận giao địa chỉ truy cậphttp://10.49.1.5 và báo cáo tiến độ công việc của UBND Quậngiao(địachỉ truy cập http://dieuhanhvp.danang.gov.vn) theo dõi, đôn đốc việcthực hiện các văn bản chỉ đạo thông báo kết luận của lãnh đạo UBNDquận liên quan đến nhiệm vụ được phân công

- Theo dõi, phối hợp với cacsc ngành, đơn vị trong lĩnh vực phụ trách hoạtđộng của UBND phường Hòa Thọ Tây, Hòa An, Hòa Phát và thực hiệncác nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

Bộ Phận Tiếp nhận và Trả kết quả

- Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả, Tổ hỗ trợ CNTT quận thường xuyêntheo dõi, chủ động phối hợp với công chức, viên chức làm việc tại Bộphận giúp lãnh đạo Văn phòng theo dõi trang thiệt bị máy móc, mạngthông tin, các ứng dụng dịch vụ hoạt động tại Bộ phận tổng hợp kết quagiải quyết hồ sơ một cửa, tham mưu đề xuất giải pháp cho lãnh đạo Vănphòng kịp thời xử lí các vướng mắc, phát sinh tại bộ phận

Bộ phận Hành chính – Quản trị

a) Bà Lê Thị Gái

- Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác kế toán của cơ quan

Văn phòng, giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý toàn bộ tài sản thuộc vănphòng

- Phối hợp với Kho bạc nhà nước Cẩm Lệ thực hiện các giao dịch hồ sơ

chứng từ trực tuyến qua mạng tại địa chỉ phần mềmhttp://dvc.vst.mof.gov.vn

- Giúp Chánh Văn phòng một số công việc liên quan đến công tác tổ chức

của Văn phòng; quản lí hồ sơ đối với các hợp đồng lao động theo dõi Việcnâng lương…cho Thường trực HĐND quận, lãnh đạo UBND quận, côngchức, nhân viên Văn phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.

b) Bà Trần Thị Thành Nhân

- Giúp lãnh đạo Văn phòng theo dõi Bộ phận Văn thư – Lưu Trữ: quản lý

các loại dấu của cơ quan, phụ trách công tác văn thư lưu trữ của UBNDquận

- Theo dõi công văn đến, đi hằng ngày: cập nhật trên phần mềm quản lý văn

bản và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

- Tham mưu tiếp nhận, quản lý văn bản mật theo quy định: tiếp nhận và cập

nhật các văn bản đến, đi trên phân mềm Quản lí văn bản điều hành;

- Thực hiện nhiệm vụ Thủ quỹ cơ quan; theo dõi việc cấp phát văn phòng

phẩm, mua sắm trang thiết bị, vật phẩm phục vụ công tác của văn phòng vàthực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

c) Ông Hồ Quế Phong

- Trực tiếp đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lí, vận hành, sử dụng xe ô tôbiển kiểm soát 43E-3277 phục vụ công tác lãnh đạo UBND quận;

- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện các công việc liên quan đến như sữachữa điện, nước, bảo vệ, tạp vụ, cảnh quang môi trường trung tâm hànhchính quận thuộc trách nhiệm của Văn phòng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

d) Ông Nguyễn Phương Truyền

- Trực tiếp đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lý, vận hành sử dụng xe ô tôbiển kiểm soát 43E-00541 phục vụ công tác Thường trực HĐND quận

- Cùng với bộ phận hành chính quản trị thực hiện các công việc liên quanđến hoạt động của cơ quan Văn phòng

2.3 Thực trạng khảo sát công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Cẩm Lệ

2.3.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc thường làm ở UBND, việc soạn thảo văn bản phảituân theo quy định chung nên công việc này đòi hỏi sự chính xác cao, tỉ mỉ, cẩnthận khi tiến hành Công tác soạn thảo, ban hành văn bản được giao cho cán bộchuyên trách ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận Công tác soạn thảo vănbản của Văn phòng HĐND và UBND quận Cẩm Lệ đảm bảo đúng và đầy đủ cácthông tin về thể thức, nội dung cũng như thẩm quyền ban hành

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;thu thập, xử lý thông tin có liên quan Thông tin cần thu thập bao gồm:

- Thông tin về pháp lý và thông tin thực tiễn Thông tin phải xử lý chính xác,lựa chọn những thông tin chủ yếu Đồng thời, loại ra những thông tin không cần

thiết, không chính xác Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản sẽ căn cứ vàothông tin pháp lý có trong các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản có liên quan

và các thông tin chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan để thu thập và xử lý thông tin Xácđịnh mục đích, tầm quan trọng của văn bản như thế nào Thông qua đó xác địnhtrách nhiệm của:

+ Chủ tịch: Chỉ đạo, hướng dẫn và đóng góp ý kiến về nội dung của văn bảncho cấp dưới thực hiện Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm về giá trị pháp lí củavăn bản

+ Chánh văn phòng: Kiểm tra hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày củavăn bản

- Chuyên viên: Chịu trách nhiệm về soạn thảo văn bản theo chỉ đạo củaLãnh đạo cơ quan

Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo

Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càngchi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi; đối với những văn bản quantrọng còn phải thông qua đề cương Đặc biệt là khi soạn thảo văn bản quy phạmpháp luật, các Quyết định cá biệt có liên quan tới nhiều đối tượng Chuyên viênsoạn thảo sẽ lập một đề cương chi tiết Sau đó tiến hành viết bản thảo Căn cứ đềcương để viết bản thảo, qua mỗi lần viết bản thảo, văn bản được sửa chữa và bổsung hoàn chỉnh Việc viết bản thảo được thực hiện qua hai bước: Viết nháp và bảnviết chính thức

Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cấptrên để cấp trên xem xét thông qua Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu

có liên quan Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảo thìchuyên viên đề xuất lãnh đạo UBND quận tham khảo ý kiến của tập thể UBND

quận Cẩm Lệ hoặc các cơ quan, đơn vị có liên quan Sau đó phải tổng hợp ý kiếngóp ý (nếu có) và hoàn chỉnh bản thảo Rồi lại trình lên cấp trên xem xét lại lầnnữa.

Bước 4: Đánh máy

Sau khi bản thảo được duyệt Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện văn bảncần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúngthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặckhông rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo hoặc người duyệt bản thảo đó Sau đó, chuyên viên soạn thảo trình lên choTrưởng phòng của phòng CVP sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản, thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng

Bước 5: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung và hình thức, cán bộ chuyênmôn chuyển xuống bộ phân văn thư Cán bộ văn thư là người trực tiếp trình lãnhđạo cơ quan ký ban hành UBND quận Cẩm Lệ là cơ quan làm việc theo chế độ tậpthể Một số văn bản sẽ được Chủ tịch thay mặt Ủy ban nhân dân ký (gọi là kýTM.) PCT được thay mặt tập thể, ký thay CT những văn bản theo uỷ quyền của

CT và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách Chủ tịch cóthể giao cho CVP hoặc Trưởng một số phòng ký thừa lệnh (TL.) một số loại vănbản Việc giao ký thừa lệnh được quy định cụ thể trong quy chế công tác văn thưcủa cơ quan Chữ ký được ký bằng bút mực xanh

Bước 6: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản

Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản đượcchuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản) sao chép, gửi văn bản, đăng ký văn bản, theo dõigiải quyết văn bản

2.3.1.2 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Hầu hết, các văn bản do UBND quận Cẩm Lệ ban hành đều được trình bàyđúng theo thể thức chung mà Nhà nước quy định.

Cụ thể về thể thức của UBND quận Cẩm Lệ:

+ Quốc hiệu: Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, chiếm 1/2 trang giấy theo chiều ngang Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm Dòng thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với dòng thứ nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của UBND quận Thanh Khê:

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của Văn phòng HĐND và UBNDquận Cẩm Lệ:

UBND QUẬN CẨM LỆ

VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND + Số và ký hiệu văn bản:

Ví dụ:

Văn bản của UBND: Số: 317/QĐ-UBNDVăn bản của Văn phòng: Số: 01/QĐ-VP

+ Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản:

Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản Ngàytháng văn bản là ngày tháng ban hành văn bản đó

Ví dụ: Cẩm Lệ, ngày 28 tháng 11 năm 2020

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương công chức, viên chức

Đối với công văn thì trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số

và kí hiệu văn bản:

V/ v triển khai thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ

+ Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung vănbản Nội dung văn bản được UBND quận Cẩm Lệ trình bày ngắn gọn, rõ ràng,chính xác

Văn bản do Phó Chủ tịch kí:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

2.3.2 Công tác quản lí văn bản

2.3.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Hàng năm, UBND quận Cẩm Lệ ban hành rất nhiều văn bản đi với đủ thểloại nhưng việc quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện khá tốt, đảm bảotheo quy định của Nhà nước

Hiện nay, quy trình xử lí văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND nóiriêng cũng như UBND nói chung đều được hệ thống hóa Các phương pháp truyềnthống dần dần được thay thế bằng việc thực hiện trên “Hệ thống thông tin chínhquyền điện tử thành phố Đà Nẵng” Cụ thể, quy trình xử lí văn bản đi trên hệ thốngđiện tử được thực hiện như sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản

Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận văn bản giấy và file doc của các phòng ban

để xử lý và thực hiện ký nháy Lãnh đạo Văn phòng chuyển văn bản giấy cho cán

bộ văn thư của Văn phòng đồng thời chuyển file doc cho cấp trên

Bước 2: Trình ký văn bản

Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm rà soát về mặt thể thức cũng như nội dung củavăn bản Sau đó, văn thư sẽ trình văn bản giấy lên Chủ tịch, Phó Chủ ký theo thẩmquyền

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch sẽ ký bản giấy và ký bản file doc bằng chữ ký số

cá nhân trên hệ thống do lãnh đạo Văn Phòng trình ký

Bước 3: Đăng ký văn bản

Sau khi văn bản được lãnh đạo ký sẽ được chuyển về phòng văn thư Bước

tiếp theo trong quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi sẽ là đăng ký văn bản

Việc đăng ký văn bản đi trong công tác Văn thư của Văn phòng được thựchiện bằng hai hình thức Từ khi thành lập, việc đăng ký văn bản đi được văn thưthực hiện bằng cách lập sổ Từ năm 2008, ngoài việc lập sổ thì cán bộ văn thư cònđăng ký văn bản đi trên trên trang web và đến năm 2014 thì chuyển sang đăng kývăn bản đi trên “Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng” –một dự án do thành phố triển khai (link: egov.danang.gov.vn) Văn thư vừa vô sốtrên hệ thống đồng thời vô số trên văn bản giấy, hai bước này được thực hiện cùngmột lúc để đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước

Bước 4: Đóng dấu văn bản

Sau khi văn thư vô số trên văn bản giấy, chuyên viên phòng ban sẽ đem vănbản về photo thành nhiều bản và chuyển lại cho Văn thư Văn phòng đóng dấu Vănthư giữ lại bản gốc có chữ ký sống, còn chuyên viên phòng ban sẽ phát hành văn

bản photo đã được đóng dấu đỏ cho các đơn vị ngoài khối quản lý Nhà nước như:khối Đảng, khối dân, khối Mặt trận…

Dấu đóng vào văn bản nhằm mục đích đảm bảo tính chân thực và hiệu lựcpháp lí của văn bản Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tạiKhoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liênquan

Dấu tại Văn phòng HĐND và UBND quận Cẩm Lệ được giao cho cán bộvăn thư chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo quản Dấu chỉ được đóng lên khi đã đượccấp trên ký, được đăng ký vào sổ

Việc đóng dấu cũng được cán bộ văn thư thực hiện chuẩn xác và cẩn thận.Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ kí của người có thẩm quyền để đóng dấu phùhợp Ví dụ như:

+ Văn bản của UBND quận Cẩm Lệ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng ký thừa lệnh sẽ đóng dấu tròn của UBND

+ Văn bản của Văn phòng do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng

ký sẽ được đóng dấu tròn của Văn Phòng HĐND và UBND

Đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo, mỗi lần đóng dấu giáp lai không quá 05 tờ giấy liền kề

UBND quận Cẩm Lệ sử dụng các loại dấu sau:

+ Dấu quốc huy của UBND quận Cẩm Lệ;

+ Dấu tròn của Văn phòng HĐND và UBND quận;

+ Dấu chức danh: Dấu Chủ tịch, Phó Chủ tịch, dấu tên Chủ tịch, Phó CHủtịch, Chánh Văn phòng;

+ Dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc…

* Nhận xét: Qua khảo sát, em thấy việc đóng dấu văn bản ở UBND quận

Cẩm Lệ được tiến hành khá tốt Dấu được cán bộ văn thư bảo quản tốt, lau chùi sạch

sẽ và việc đóng dấu được tuân thủ đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến 1/4chữ kí về phía bên trái và ngay ngắn

Bước 5: Chuyển giao văn bản đi

Sau khi văn bản đã hoàn thành các thủ tục theo quy định trên thì việc chuyểngiao văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện nhanh chóng và kịp thời Dựa vàophần nơi nhận và nội dung mà văn thư xác định cá nhân, đơn vị, các phòng banđược đảm nhiệm thưc hiện văn bản Nơi nhận ở ngoài UBND thì văn thư sẽ điềnđầy đủ thông tin lên phần nơi gửi, nơi nhận trên bì thư một cách rõ ràng rồi chuyểnqua đường bưu điện

Nếu nơi nhận thuộc trong hệ thống văn bản điều hành thì văn thư ký chữ ký

số và phát hành trên hệ thống cho các phòng ban liên quan

Nếu những đơn vị nào được chuyển văn bản trên hệ thống điện tử thì sẽkhông chuyển văn bản giấy nữa và ngược lại Mỗi cán bộ trong UBND quận Cẩm

Lệ đều có tài khoản riêng trên trang web “Hệ thống thông tin chính quyền điện tửthành phố Đà Nẵng” nên việc chuyển giao văn bản trên hệ thống sẽ thuận tiện vànhanh chóng hơn

Đối với những văn bản “mật”, “khẩn” thì phải đóng dấu chỉ mức độ “mật”,

“khẩn” để việc chuyển văn bản được nhanh chóng

Bước 6: Lập tập lưu văn bản

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản

đi đối với công tác văn thư Vào cuối tháng, cán bộ văn thư sẽ sắp xếp văn bảntheo tên loại, theo số và đánh số trên góc phải trên cùng của văn bản bằng bút chì(từ 01=> dưới 300) để biết số lượng tờ Nếu văn bản trong một tháng quá nhiều thì

sẽ chia thành nhiều tập để lập tập lưu Và cán bộ văn thư sẽ lập mục lục văn bản

cho mỗi tập lưu theo quy định Tập lưu được lập riêng cho từng loại văn bản Vănbản lưu lại ở phòng văn thư là văn bản gốc để sau một năm được đưa vào lưu trữ

Mẫu mục lục văn bản (mục lục hồ sơ nộp lưu) của UBND quận Cẩm Lệ

(Giao diện sổ đăng ký văn bản đi trên máy tính xem ở phụ lục 5).

2.3.2.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng văn thư, cán bộ văn thư tại Vănphòng HĐND và UBND chỉ tiếp nhận văn bản đến gửi cho Ủy ban, Văn phòng vàcác lãnh đạo của UBND, còn những văn bản đến gửi cho từng phòng ban cụ thể thì

sẽ chuyển trực tiếp đến các phòng ban tiếp nhận

Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến

Sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ văn thư kiểm tra một cách cẩn thận, xemvăn bản có gửi đúng địa chỉ không, phong bì có bị bóc trước không

Phân loại văn bản: văn bản đến được chia làm 2 loại:

- Loại được đăng ký: là những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng HĐND vàUBND quận Cẩm Lệ

- Loại không đăng ký: gồm báo, tạp chí, văn bản gửi đích danh cho Chủ tịch,Phó Chủ tịch…

Sau đó, cán bộ văn thư sẽ tiến hành bóc bì văn bản Việc bóc bì văn bảnđược tiến hành một cách cẩn thận, tỉ mỉ để không bị mất số, kí hiệu đã ghi ngoài bìvăn bản

Đối với những văn bản có dấu “hỏa tốc”, “khẩn” thì sẽ được ưu tiên bóctrước để trình lên cấp trên giải quyết kịp thời Sau khi kiểm tra và đối chiếu vănbản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán bộ Văn thư là đóng dấu đến cho vănbản Việc này tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ hơn.

Văn thư thường đóng dấu đến dưới phần số và kí hiệu của văn bản đến đốivới những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóngdấu dưới phần trích yếu nội dung văn bản Tất cả số đến, ngày đến đều được cán

bộ văn thư ghi rõ ràng Số đến và ngày tháng ghi trên mẫu dấu đến bắt đầu từ số 01đến số cuối cùng của tất cả các văn bản đến Ủy ban trong một năm

Bước 3: Trình ký văn bản đến

Cán bộ Văn thư sẽ tổng hợp văn bản đến trong ngày và trình lên Chánh Vănphòng Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phân phối giải quyết cho từng vănbản cụ thể Sau khi có ý kiến giải quyết của cấp trên thì văn bản đến được trả vềphòng Văn thư để làm các thủ tục tiếp theo

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Dựa vào ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng ghi trên dấu đến, văn thư sẽtiến hành đăng ký văn bản đến Cán bộ văn thư tại Văn phòng HĐND và UBNDquận Cẩm Lệ đăng ký văn bản bằng hai hình thức Đó là vào “Sổ đăng ký văn bảnđến” và nhập dữ liệu trên “Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố ĐàNẵng” (link: egov.danang.gov.vn) Các văn bản mật sẽ được đăng ký vào sổ riêng.Các giấy mời cũng được đăng ký vào sổ riêng để tiện theo dõi, tránh xảy ra sai sót

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư sẽ lập tức chuyển giao văn bản chocác phòng ban trong UBND, tránh chậm trễ hoặc quên văn bản Tại Văn phòngquận Cẩm Lệ , việc chuyển giao văn bản diễn ra bằng 02 hình thức song song, đólà: chuyển bằng tay và chuyển văn bản trên “Hệ thống thông tin chính quyền điện

tử thành phố Đà Nẵng” theo quy định

Khi chuyển giao văn bản bằng tay, văn thư của từng phòng hoặc cá nhân cóliên quan đến văn bản sẽ đứng ra ký nhận để đảm bảo về quy trình cũng như đểquản lý văn bản được chặt chẽ hơn, tạo cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theodõi, giải quyết văn bản Việc chuyển giao văn bản diễn ra nhanh chóng, kịp thời,chính xác để không gây chậm trễ trong việc giải quyết và thi hành văn bản

Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đến:

UBND QUẬN CẨM LỆ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

10/7 135 UBTP 208 Phòng Nội

Vụ

Bước 6: Theo dõi việc giải quyết văn bản

Sau khi chuyển giao, cán bộ văn thư sẽ tiếp tục theo dõi và đôn đốc việc giảiquyết văn bản của từng phòng ban để tránh tình trạng giải quyết trễ thời hạn

Tại Văn phòng HĐND và UBND quận Cẩm Lệ , cán bộ văn thư có một sổtheo dõi riêng để dễ dàng quản lí các văn bản

Cách đăng kí bên trong sổ:

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

Việc theo dõi, kiểm tra quá trình giải quyết văn bản của từng phòng ban làtrách nhiệm của văn thư từng phòng ban Điều đó giúp các phòng ban chuyên mônhoàn thành công việc sớm hoặc đúng thời hạn được giao, tránh tình trạng giải quyếttrễ hạn làm ảnh hưởng đến chất lượng làm việc Qua đó giúp đảm bảo được hiệuquả giải quyết công việc của Văn Phòng nói riêng cũng như UBND quận Cẩm Lệnói chung

(Giao diện sổ đăng ký văn bản đến trên máy tính xem ở phụ lục 4)

2.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu

a) Các loại con dấu

Tại UBND quận Cẩm Lệ có 2 loại con dấu là con dấu của Văn phòng (condấu không có Quốc huy) và con dấu của UBND quận (con dấu có Quốc huy) Condấu chức danh và dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản:

- Dấu chức danh

- Dấu họ tên người có thẩm quyền ký

Các loại con dấu khác:

- Dấu đến

- Dấu chỉ mức độ mật và ký hiệu chỉ mức độ mật

- Dấu chỉ mức độ khẩn

- Dấu chỉ tài liệu thu hồi

b) Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan

Nguyên tắc sử dụng con dấu

- Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các vănbản của UBND quận Cẩm Lệ ; Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúnghình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền Không được đóng dấutrong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trướckhi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký củangười không có thẩm quyền Mỗi cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước chỉđược sử dụng 1 con dấu Trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dungnhư con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất

- Khi cơ quan cần khắc dấu phải xin giấy phép của cơ quan công an Condấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an Con dấu được sử dụnghợp pháp khi đã có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an có thẩmquyền cấp Các cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu phải thông báo bằngvăn bản giới thiệu mẫu con dấu cho các cơ quan, tổ chức liên quan

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của

cơ quan mình Giúp việc cho người đứng đầu cơ quan về quản lý con dấu có 2chức danh:

+ Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính tổ chức: Chức danh nàytrực tiếp giúp người đứng đầu cơ quan quản lý và sử dụng con dấu cơ quan

+ Văn thư cơ quan giúp thủ trưởng cơ quan và giúp Chánh văn phòng hoặctrưởng phòng hành chính tổ chức trực tiếp bảo quản và sử dụng con dấu của cơquan Văn thư cơ quan phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư và có đạo đức phẩmchất tốt, được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ

c) Bảo quản con dấu

- Việc bảo quản con dấu cơ quan: con dấu phải được bảo quản ở trụ sở cơquan, tổ chức một cách chặt chẽ, an toàn Trong trường hợp cần thiết để giải quyết