Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh khánh hòa

Sau quá trình khảo sát, thực tế tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tôi nhận thấy bên cạnh ưu điểm thành tích đã đạt được trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : MA THỊ VÂN KIỀU

Mã số sinh viên : 1805QTVA029

HÀ NỘI - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, bài khóa luận là sản phẩm do tôi thực hiện tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp Các kết quả số liệu nghiên cứu được trình bày trong khóa luận là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng không bịa đặt thông tin để trích dẫn

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện khóa luận này

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022

Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn

phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến

giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những nền tảng kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thiện khóa luận của mình

Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới ThS Đặng Văn Phong – giảng viên hướng dẫn đã chỉ dạy, quan tâm và cho tôi những lời động viên cũng như bài học kinh nghiệm hữu ích trong công tác tổ chức cuộc họp,

sự kiện để tôi hoàn thành bài khóa luận

Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan mạnh khỏe thành công trong công việc và cuộc sống

Mặc dù, đã rất cố gằng nhưng do trình độ chuyên môn còn hạn chế trong quá trình nghiên cứu cá nhân tôi còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phản hồi từ phía thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022

Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp 17

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình tiến hành trong cuộc họp 20

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp 22

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp 23

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện 24

Sơ đồ 1.6 Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện 27

Sơ đồ 1.7 Quy trình công việc sau sự kiện 28

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 42

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 49

DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 33

Hình 2.2 Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa - 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa 44

Hình 2.3 Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết công tác cải cách hành chính tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10 tháng 3 năm 2022 46

Hình 2.4 Bảng dự toán chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 50

Hình 2.5 Tea Break tại Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa 54

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022 37 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp cơ sở vật chất trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa năm 2022 38

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn

2019 - 2022 39 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 59

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 9

7 Bố cục đề tài nghiên cứu 10

PHẦN NỘI DUNG 11

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN CỦA VĂN PHÕNG 11

1.1 Một số khái niệm 11

1.1.1 Khái niệm văn phòng 11

1.1.2 Khái niệm “họp”, “sự kiện” 12

1.1.3 Khái niệm “Tổ chức cuộc họp” 14

1.1.4 Khái niệm “Tổ chức sự kiện” 15

1.2 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng 16

1.2.1 Quy trình tổ chức các cuộc họp 16

1.2.2 Quy trình tổ chức sự kiện 24

1.3 Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện 29

1.3.1 Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp 29

1.3.2 Ý nghĩa của tổ chức sự kiện 30

Tiểu kết chương 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA 32

2.1 Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ

tỉnh Khánh Hòa 32

2.1.1 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 32

2.1.2.Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 33

2.2 Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 36

2.2.1 Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biểu được tổ chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 36

2.2.2 Khái quát cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 38

2.2.3 Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 40

2.2.4 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 41

2.3 So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 55

2.4 Đánh giá tình hình thực hiện tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 57

2.4.1 Ưu điểm 57

2.4.2 Hạn chế 60

2.4.3 Nguyên nhân 61

Tiểu kết chương 2 62

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA 63

3.1 Định hướng phát triển tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa trong giai đoạn hiện nay 63

3.1.1 Đẩy mạnh giảm số lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện 63

3.1.2 Phát triển nguồn nhân lực 64

3.1.3 Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị 64

3.2 Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa 65

3.2.1 Hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp và sự kiện 65

3.2.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở về tổ chức các cuộc họp, sự kiện 65

3.2.3 Xây dựng đội ngũ công chức tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên nghiệp 66

3.2.4 Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự kiện 67

Tiểu kết chương 3 68

KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

DANH MỤC PHỤ LỤC 72

lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức Bên cạnh tổ chức các cuộc họp và sự kiện trực tiếp truyền thống, hình thức tổ chức dưới dạng trực tuyến được tiến hành qua mạng internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như Skype, Zoom, Google Meet,…ngày càng được áp dụng phổ biến Đặc biệt, kể từ năm

2019 cho đến nay đứng trước tình hình chung của thế giới phải chịu ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19 hầu hết các cuộc họp và sự kiện tại các cơ quan đa phần được tổ chức thực hiện dưới hình thức trực tuyến để đảm bảo sự

an toàn cũng như công tác quản lý và giải quyết các công việc của cơ quan Việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện là cần thiết nhưng tuy nhiên ngày nay cần phải được tiến hành một cách có hiệu quả, tránh tình trạng tổ chức quá nhiều mang nặng tính hình thức Trên website Văn phòng Chính phủ bài

viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp” của tác giả Hoàng Anh

có đề cập “Theo báo cáo, hàng năm các bộ, ngành, địa phương đã xây dựng

kế hoạch, tổ chức từ vài trăm đến gần 2.000 cuộc họp, hội nghị và được các

cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2- 4 cuộc họp” Bài viết “Khủng hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày 08 tháng 9 năm 2017 của tác

giả Huy Thịnh, có viết: “Có tình trạng gần như phần lớn thời gian làm việc

của nhiều cán bộ lãnh đạo hiện nay là dành cho việc họp, dự hội nghị Có

người mỗi ngày dự 6 - 7 cuộc; họp ban ngày không đủ chuyển sang buổi tối, họp vào thứ Bảy, Chủ nhật, không còn đủ thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục; còn người dân thì chờ chữ ký lãnh đạo đến mòn mỏi”; “Giám đốc Sở Quy hoạch - Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh ông Nguyễn Thanh Nhã cho biết:

từ đầu năm đến nay Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và lãnh đạo phòng ban, cán

bộ chủ chốt của Sở Quy hoạch - Kiến Trúc phải dự tổng cộng hơn 1.500 cuộc họp” Từ những số liệu nêu trên cho thấy tại Việt Nam các cơ quan, đơn vị và

địa phương tình trạng cuộc họp và tổ chức sự kiện diễn ra số lượng ngày càng tăng thậm trí nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức gây lãng phí về mặt thời gian, nhân lực và tiền bạc

Sau quá trình khảo sát, thực tế tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tôi nhận thấy bên cạnh ưu điểm thành tích đã đạt được trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn còn tồn tại một

số những hạn chế nhất định Do đó là sinh viên ngành quản trị văn phòng tác giả nhận thức được cuộc họp và sự kiện thuộc đối tượng quản lí của văn phòng, đồng thời cá nhân tác giả mong muốn trang bị thêm sự hiểu biết cụ thể

rõ ràng hơn về quy trình nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp và sự kiện cho nên

tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa luận này

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận: dựa trên việc hệ thống hóa

cơ sở lý luận và phân tích thực trạng về hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện Để đưa ra một số khuyến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức cuộc họp và sự kiện

Khảo sát, trình bày thực trạng tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Căn cứ ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, định hướng phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà nói chung và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nói riêng khuyến nghị một số những giải pháp phù hợp có tính ứng dụng cao dựa trên tình hình thực tiễn tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Qua đó, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả

tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về mặt không gian: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa, địa

chỉ: khu liên cơ 01, số 01, đường Trần Phú, phường Xương Huân, Thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa

Phạm vi về mặt thời gian: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn

phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” được tác giả nghiên cứu từ giai đoạn năm

2019 đến năm 2022 Trước sự ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19, giai đoạn nói trên đã có nhiều sự thay đổi trong công tác hoạt động, quản lý và điều hành các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Phạm vi về mặt nội dung: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tập trung nghiên cứu qua các nội dung

sau: số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện, cơ sở vật chất trang thiết bị phục

vụ cho tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của bộ phận văn phòng trong tổ chức cuộc họp và sự kiện, quy trình nghiệp vụ tổ chức,

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như các mục tiêu của đề tài tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tiến hành thu thập và nghiên cứu,

phân tích thông tin từ những tài liệu cơ quan cung cấp, giáo trình, website chính thống và các công trình nghiên cứu có liên quan trước đó Phương pháp này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, chỉ ra các khái niệm, vai trò, ý nghĩa cũng như nội dung về tổ chức cuộc họp và sự kiện Đồng thời, tài liệu

cơ quan cung cấp là cơ sở phản ánh khách quan chân thực về thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện hiện nay tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sử dụng phương pháp điều tra,

khảo sát đối với lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, nhân viên bộ phận văn phòng về số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện từ năm 2019 đến nay, cơ

sở vật chất phòng họp, phương tiện tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến, Ngoài ra, khảo sát thêm thông tin từ một số công chức tại các phòng ban khác nhằm nắm bắt đầy đủ quan điểm về việc tham dự và tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Sở Nôi vụ tỉnh Khánh Hòa Đồng thời, giúp tôi thu thập nắm rõ được nhiều thông tin đa dạng về thực trạng của đề tài nghiên cứu

Phương pháp phỏng vấn: sử dụng để phỏng vấn trực tiếp công chức

đang làm việc tại Văn phòng Sở Nội vụ về cơ sở lý luận, ý kiến cá nhân của lãnh đạo, công chức về các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tổ chức cuộc họp và sự kiện tại cơ quan, tham khảo ý kiến về những giải pháp, phương án của lãnh đạo, công chức để bổ sung thông tin vào bài nghiên cứu

Phương pháp quan sát thực tế: quan sát mọi hoạt động, tổ chức sắp xếp

phân bố công việc diễn ra tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Chú trọng tập trung quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về quy trình tổ chức các cuộc họp và tổ chức sự kiện được thực hiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Bên cạnh đó, sử dụng các phương tiện kỹ thuật như máy ảnh, điện thoại, máy thu âm hỗ trợ để tài liệu quan sát được xem xét kỹ hơn

5 Lịch sử nghiên cứu

Tìm hiểu tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng là một chủ đề được các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên, các sinh viên và học viên ngành Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu tiếp cận ở các cấp độ khác nhau, cụ thể:

Sách, giáo trình

Nguyễn Thành Độ (2012), “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Trong cuốn giáo trình nội dung

hội họp được tác giả hệ thống hóa cơ sở những vấn đề chung về hội họp, hội nghị Trình bày khái niệm, mục đích và ý nghĩa của hội họp, hội nghị Phương pháp tổ chức hội họp Bên cạnh đó, tác giả trình bày nội dung hoạch định, cách tổ chức các cuộc họp, hội nghị đối với các cuộc họp nội bộ bình thường không theo nghi thức và các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), “Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và

lễ hội”, NXB Lao động Nội dung sự kiện được tác giả trình bày các khái

niệm về sự kiện, lễ hội Phân biệt được đặc điểm của sự kiện thông qua năm tiêu chí phân loại cơ bản sau: căn cứ vào tiến trình thời gian, quy mô, nội dung, sự nổi tiếng và tính đặc trưng, tính chất lặp lại của sự kiện Đề cấp tới những tác động của sự kiện đối với văn hóa- xã hội, môi trường, chính trị, kinh tế và du lịch Phân tích, làm rõ các vấn đề về lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, xây dựng chiến lược marketing, quản trị và triển khai thực hiện

dự án sự kiện

Vũ Thị Phụng (2021), “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng”, Nhà

xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn Tổ chức hoạt động hội họp, sự kiện trong văn phòng được tác giả

trình bày cụ thể tại chương 09 Tác giả đưa ra khái niệm “Hội họp”, “Sự kiện”, nêu rõ trách nhiệm vai trò của văn phòng trong tổ chức hội họp sự kiện

Đồng thời trình bày, phân tích những quy trình và phương pháp tổ chức các hoạt động hội họp, tổ chức sự kiện

Bài viết trên các trang thông tin điện tử

Bài viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp” của tác giả

Hoàng Anh trên website Văn phòng Chính phủ ngày 07/03/2018 Bài viết được

tác giả đề cập đến thực trạng hội họp của các bộ, ngành hiện nay Thống kê chung

số lượng cuộc họp và chỉ rõ một số hạn chế tồn tại như tổ chức quá nhiều cuộc họp, chưa có nhiều sự đổi mới trong tổ chức cuộc họp, nhiều cuộc họp diễn ra một chiều Trình bày một số giải pháp: đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả hiệu lực điều hành và chú trọng đào tạo chất lượng cán

bộ, công chức, viên chức góp phần tăng năng suất hiệu quả của các cuộc họp

và sự kiện

“Hội họp thiết thực và chất lượng” bài viết trên website Quân đội nhân

dân của tác giả Anh Quân phát hành ngày 26/12/2019 Trình bày tính cấp

thiết của hoạt động hội họp trong bối cảnh hiện nay, tác giả đưa ra một số ý

kiến nhằm nâng cao chất lượng hội họp “Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa

phương tăng cường đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả cũng chính là góp phần giảm hội họp, nhất là các hội nghị chủ yếu

để “giải ngân” cuối năm, nặng về phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn kém về nhiều mặt”

Bài viết “Hiến kế” giảm họp của tác giả Nguyễn Minh trên báo điện tử

Đảng cộng sản Việt Nam ngày 30/7/2018 Tập trung đề cập đến những giải

pháp mạnh xóa bớt những cuộc họp vô bổ, tốn kém về thời gian, tiền bạc Bên

cạnh đó, tác giả đưa ra những số liệu thống kê số lượng hội họp, cụ thể: “ông

Thang Văn Phúc cho hay, khi còn là Thứ trưởng Bộ Nội vụ đã thống kê cứ 8 tiếng trên cả nước có gần 3.000 cuộc họp, ngân sách chi tiêu cho hội họp mất khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày” Trình bày một số giải pháp giảm họp như: cơ

quan của Chính phủ, chính quyền cấp tỉnh phải làm gương trước trong cải

cách hành chính, triệt để ứng dụng công nghệ trong tổ chức điều hành; đặc biệt, cần xem xét chương trình bồi dưỡng lãnh đạo về kỹ năng hội họp Phải

bỏ bớt các cuộc họp đôn đốc thực hiện nhiệm vụ hoặc báo cáo sơ kết, tổng kết

và triệt để ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành

Bài viết “Planning anh Structuring Effective Mettings” trên Website

(https://www.skillsyouneed.com/ips/meetings.html) Tác giả làm rõ khái niệm

cuộc họp là gì, mục đích của các cuộc họp Nêu 03 thành phần chính của cuộc họp gồm nội dung, tương tác, cấu trúc Cách lập kế hoạch và nội dung chuẩn

bị cho cuộc họp

“Meeting Strategies for GroupWork” trên website University of Waterloo” (https://uwaterloo.ca/centre-for-teaching-excellence/teaching

resources/teaching-tips/alternativeslecturing/group-work/meeting-strategies-help-prepare-students-group-work) Bài viết trên đề cập về nội dung chiến

lược cuộc họp để làm việc nhóm, lập kế hoạch và điều hành cuộc họp Phân tích các bước cần được thực hiện trước khi cuộc họp diễn ra; các bước cần thực hiện trong cuộc họp; các bước cần được thực hiện khi kết thúc và sau hội họp Trình bày vai trò của từng thành viên và người điều hành trong cuộc họp

Đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp

Bài nghiên cứu của tác giả Lê Thị Trang (2018), “Nâng cao chất lượng

công tác tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam”,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua bài nghiên cứu, tác giả đã nêu lên những cơ

sở lý luận chung về công tác hội họp Bên cạnh đó, tác giả cũng đã phân tích thấy

rõ được thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty tác giả đã nắm được các số liệu và thông tin như: số lượng cuộc họp hằng năm từ 300

- 400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung và tình hình thực tế của công

ty, thông kê chi tiết số lượng thư mời họp của riêng năm 2017, thông tin về các hình thức hội họp và quy trình tổ chức các cuộc hội họp được diễn ra tại Công ty

Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam Từ đó, tác giả đưa ra những nhận xét

và đề xuất, giải pháp giúp phát triển nâng cao công tác tổ chức các cuộc hội họp

tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Khánh Huyền (2021), “Hoạt động tổ

chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong bài nghiên cứu tác giả đã chỉ ra cơ

sở lý luận chung về tổ chức sự kiện và khái quát Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và truyền thông Trống Đồng Trình bày nội dung hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Căn

cứ vào quá trình khảo sát kết hợp với quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban như văn phòng, phòng Marketing, phòng kinh doanh tác giả chỉ ra các loại hình sự kiện kinh doanh của công ty, số lượng các sự kiện kinh doanh được tổ chức giai đoạn 2015-2020, thống kê doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Qua đó, tác giả đưa ra những đánh giá nhận xét, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế của hoạt động tổ chứ sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Trình bày giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Giang (2017), “Công tác tổ

chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng”, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội họp, phân tích thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, chỉ ra 05 loại hình hội họp ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Thống kê cụ thể số lượng các cuộc hội họp từ giai đoạn năm 2012 đến năm 2016

và trình bày quy trình công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Qua đó đưa ra những đánh giá và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Văn Long (2017), “Công tác tổ chức

các cuộc họi tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bài khóa luận được tác giả hệ thống lý

luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp, trình bày thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông Đưa ra đánh giá ưu nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông

Qua quá trình khảo cứu tác giả thấy rằng những tài liệu giáo trình, đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp hiện nay chưa có một công trình nào nghiên cứu

đề cập cụ thể về “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh

Khánh Hòa” điều này khẳng định đề tài nghiên cứu của tác giả không bị trùng

lặp Chính vì vậy, kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên bài khóa luận tác giả sẽ tiếp tục tập trung trình bày thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp và

sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Từ đó, đề xuất những khuyến nghị giải pháp trong hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

6 Giả thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn tồn tại một số những mặt hạn chế chưa được khắc phục triệt để gây ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả cuộc họp của cơ quan Bởi một số nguyên nhân cơ bản sau đây: trình độ nhận thức, kỹ năng, kinh nghiệm

về tổ chức cuộc họp và sự kiện còn hạn chế, có những cuộc họp và sự kiện tổ chức không khoa học, không rõ hoặc đặt ra quá nhiều nội dung, mục đích

Nhiều cuộc họp gửi giấy mời nhưng không gửi tài liệu kèm theo, thậm chí thiết bị công nghệ thông tin cũng ít được sử dụng, tài liệu phục vụ cho cuộc họp phải đợi đến buổi họp mới phát Cơ sở vật chất kỹ thuật tổ chức các cuộc họp và sự kiện chưa hoàn toàn đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng để tổ chức các

cuộc họp và sự kiện tại cơ quan,…Do đó, nếu quá trình tổ chức các cuộc họp

và sự kiện được thực hiện một cách khoa học cũng như những giải pháp hữu hiệu khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại sẽ giúp chất lượng của các cuộc hội họp và sự kiện của cơ quan sẽ đạt hiệu quả chất lượng cao

7 Bố cục đề tài nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung chính của đề tài gồm 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức cuộc họp, sự kiện của văn phòng

Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò và quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện

Chương 2 Thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Tại chương hai, trước tiên tác giả trình bày giới thiệu khái quát về Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Trình bày, thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và những nguyên nhân của hạn chế còn tồn tại

Chương 3 Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Từ những lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện trình bày ở chương một

và thực trạng đã nêu ở chương hai tôi xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN

CỦA VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Tại Việt Nam quan niệm về “Văn phòng” xuất hiện khá sớm và phổ biến

nhưng đến hiện tại vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất, mỗi nhà nghiên cứu, tác giả đều tiếp cận và đưa ra nhiều quan điểm theo nhiều góc độ khác nhau

Theo Từ điển Tiếng việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận

phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [6; tr.1022]

Với tác giả Lê Tân trong Từ điển Tiếng việt định nghĩa “Văn phòng là bộ

phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan” [13; tr.847]

Trong cuốn Đại Từ điển tiếng việt của tác giả Nguyễn Như Ý chủ biên,

khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ

trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [17; tr.593]

Một số sách, giáo trình trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan điểm khác nhau về văn phòng

Năm 2015 trong cuốn Office management (Quản trị văn phòng) của tác

giả R.K Chopra và Gauri cũng cho rằng: “các hoạt động thu thập, xử lý, lưu

trữ và phân phối thông tin là chức năng chủ yếu của văn phòng”

Ở Việt Nam, trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc

của cơ quan Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [12; tr.13]

Cùng quan điểm với tác giả Vương Hoàng Tuấn, trong cuốn giáo trình

mới xuất bản năm (2020), của tác giả Văn Tất Thu cho rằng: “trên thực tế,

văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”

Sau khi khái quát qua một số cách tiếp cận, tác giả đưa ra định nghĩa “Văn

phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” [11; tr.6]

Tóm lại, trên cơ sở tham khảo một số giáo trình, tài liệu trong và ngoài nước dưới các góc độ định nghĩa về văn phòng tác giả đồng quan điểm với các nhà nghiên cứu Nhưng tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phòng cũng như để khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ với chủ để bài khóa luận tác giả đồng quan điểm với PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn giáo trình

“Lý luận về quản trị văn phòng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như sau: “Văn phòng là bộ

máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính” [7; tr.44]

1.1.2 Khái niệm “họp”, “sự kiện”

tổ chức” [7; tr.344]

Tại khoản 1 Điều 3 Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước

Khái niệm “Họp” được định nghĩa như sau: “Họp, hội nghị (gọi chung là

họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [9; tr.2]

Từ các khái niệm nêu ở trên tôi đồng tình với quan điểm của tác giả

Vương Thị Kim Thanh trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn

phòng”: “Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện Một cuộc họp điển hình là một cuộc họp có mục đích rõ ràng,

có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và sẽ được gửi trước các thành viên tham dự” [14; tr.305]

Tôi đồng tình với quan điểm này bởi khái niệm phản ánh tương đối đầy

đủ và toàn diện về “họp” Tác giả Vương Thị Kim Thanh đã chỉ rõ được chi tiết mục đích của việc họp cũng như những yếu tố cần thiết trong cuộc họp

1.1.2.2 Khái niệm sự kiện

Hiện nay có rất nhiều khái niệm, quan điểm và cách hiểu khác nhau về

“sự kiện”, cụ thể:

Theo Từ điển Tiếng việt: “Sự kiện là một sự việc có ý nghĩa quan trọng

đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội chúng ta”

Từ quan điểm thương mại: “Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh

vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán Không giới hạn về mặt phạm vi không gian, thời

gian, cũng như lĩnh vực hoạt động” [7; tr.345]

Trong tài liệu Bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng Du lịch

Hà Nội có viết: “Theo tiếng Anh sự kiện (event) bao gồm các lĩnh vực khá rộng như:

“+ Bussiness event: các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm thành lập công ty, hội nghị khách hàng

+ Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: triển lãm

+ Trade fairs: hội chợ thương mại

+ Entertainment events: sự kiện mang tính chất giải trí

+ Festive events: lễ hội, liên hoan

+ Government events: sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: họp hành, gặp giao lưu

+ Conferences: hội thảo

+ Conventions: hội nghị

+ Social and cultural events: sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: sự kiện trong lĩnh vực thể thao” [3; tr.10]

Như vậy, qua quá trình tham khảo tìm hiểu tài liệu của các nhà nghiên

cứu Tác giả đưa ra khái niệm về sự kiện như sau: “Sự kiện là những hoạt

động có ý nghĩa quan trọng đặc biệt ần được quảng bá rộng rãi, được các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức theo quy trình và phương pháp nhất định trên cơ

sở sử dụng các nguồn lực hiện có nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra” [7;

tr.345]

1.1.3 Khái niệm “Tổ chức cuộc họp”

Hiện nay, khái niệm tổ chức cuộc họp chưa có một nhà nghiên cứu nào thống nhất Chính vì vậy, để đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc họp trước tiên

ta phải hiểu tổ chức là gì Theo một số tài liệu “Tổ chức” được hiểu:

Nhà nghiên cứu về tổ chức người Nhật Bản, ông Mitơkazu lại cho rằng:

“Nói tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để phát huy đến mức cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và mục tiêu chung” [5; tr.104]

Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức

trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu

hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại” [1; tr.26]

Như vậy, các quan niệm đều thống nhất, tổ chức là một tập hợp của ít nhất hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuộc lẫn nhau và đều hướng đến mục tiêu chung

Theo quan điểm cá nhân của tác giả, khi nghiên cứu dưới góc độ quản trị

văn phòng, tổ chức được tiếp cận theo nghĩa động từ: là các hoạt động trong

một tổ chức như công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhân lực, công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức…

Dựa trên một số cơ sở lý luận về “họp” và “tổ chức” đã trình bày ở trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc họp như sau: tổ chức cuộc

họp là chuỗi hoạt động được áp dụng các phương pháp một cách khoa học,

có quy trình góp phần đạt được mục tiêu với hiệu quả cao Cụ thể, thực hiện thông qua các công việc như sắp xếp, phân công, bố trí phối hợp của nhiều người có tổ chức, mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

1.1.4 Khái niệm “Tổ chức sự kiện”

Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ vì vậy

có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này

Theo quan điểm kinh doanh: “Tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc

toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra” [3; tr.10]

Trong tài liệu bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội, có đưa ra khái niệm: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số

hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tổ cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ưng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện” [3; tr.11]

Từ những cách tiếp cận khái niệm đã nêu trên, tác giả đồng tình với các nhà nghiên cứu Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp

đến bài khóa luận tác giả đưa ra khái niệm về tổ chức sự kiện như sau: “Tổ

chức sự kiện là việc áp dụng các phương pháp và quy trình quản lý trong việc

sử dụng hiệu quả các nguồn lực con người, máy móc và các phương tiện cần thiết nhằm thỏa mãn mục tiêu của tổ chức đã đề ra”.[7; tr.360]

1.2 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng

1.2.1 Quy trình tổ chức các cuộc họp

Qua quá trình nghiên cứu tài liệu giáo trình, các bài viết trên website, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp tác giả đưa ra quy trình tổ chức cuộc họp như sau:

 Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp

(Nguồn: tác giả)

- Xác định nhiệm vụ và mục tiêu

Bộ phận được giao nhiệm vụ tổ chức cuộc họp cần xác định rõ ràng, đầy

đủ nhiệm vụ và mục tiêu cuộc họp sắp được tổ chức Mỗi cá nhân được giao nhiệm vụ tổ chức phải nắm rõ ý nghĩa mục tiêu, tính chất và tầm quan trọng của mỗi cuộc họp để từ đó có những biện pháp kế hoạch tổ chức phù hợp

Căn cứ mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi cuộc họp cần cần xác định những yếu tố cơ bản của cuộc họp, cụ thể như: tên cuộc họp, nội dung của cuộc họp, thành phần tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm họp, cơ sở vật chất, kinh phí, người tham gia tổ chức cuộc họp, kế hoạch tổ chức cuộc họp, thủ tục báo cáo trình duyệt kế hoạch họp,

Bên cạnh đó, mục đích của cuộc họp phải luôn rõ ràng ngay từ đầu và người chủ trù cuộc họp cũng như những người tham gia cần phải hiểu rõ, điều này nhằm hạn chế số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp ở cơ quan, tổ chức

Xây dựng chương trình nghị sự

Xác định thành phần, số lượng tham dự cuộc họp

Chuẩn bị, gưi văn bản mời

Xác định thời gian họp

Chuẩn bị địa điểm họp

Dự trù

kinh phí

dạng văn bản người chủ trì và bộ phận tổ chức phải lập kế hoạch tổ chức cuộc họp Kế hoạch là công cụ quan trọng để thực hiện hóa các mục tiêu của hội họp, để lập kế hoạch cho các cuộc họp cơ quan cần tập trung vào các vấn đề:

Đối với các cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình thường đơn giản Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì công việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội dung chi tiết, cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ Chương trình nghị sự phải gồm các thông tin sau đây:

 Chủ đề chính cuộc họp;

 Địa điểm họp;

 Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc;

 Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự);

 Nội dung thực hiện;

 Thời gian thực hiện;

 Người thực hiện;

- Xác định thành phần và số lượng tham dự cuộc họp

Tuy theo tính chất nội dung, mục đích và yêu cầu của cuộc họp người triệu tập cuộc họp cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần số lượng người tham sự cuộc họp cho phù hợp đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả Thành phần dự họp gồm khách mời (đại biểu cấp trên, đại diện các đơn vị liên quan, địa biểu chính quyền địa phương, khách mời tham dự, thông tin tuyên truyền, )

Thành phần triệu tập họp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải dự họp Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay

- Chuẩn bị và gửi văn bản mời

Văn bản mời họp được thể hiện với hai hình thức văn bản chính là giấy mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập)

Các nội dung cơ bản là: tên cơ quan đơn vị mời, chức vụ của người được mời hoặc người đại diện cơ quan, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền mời Tuyệt đối tránh tình trạng gửi giấy mời muộn, nhầm địa chỉ hoặc quên không gửi giấy mời

- Xác định thời gian tiến hành cuộc họp

Xác định thời gian cuộc họp cần căn cứ tính chất, loại hình của cuộc họp

và đảm bảo thuận tiện cho người tham dự

Đồng thời, cơ quan cần xác định thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày giờ khai mạc cuộc họp thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón tiễn đại biểu, thời gian cuộc họp phải được thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân

- Chuẩn bị địa điểm họp

Trong điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan, điều kiện kinh phí cho phép,

cần chọn địa điểm họp tiện lợi và phù hợp yêu cầu của từng loại cuộc họp, hội nghị tạo điều kiện thuận lợi cho đa số các đại biểu, đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng họp Có các phương án đề phòng sự cố như mất nguồn điện, hỏng hệ thống âm thanh (đặc biệt với phòng đông người)

Các trang thiết bị cần được đảm bảo và kiểm tra trước khi cuộc họp bắt đầu như: hệ thống âm thanh, hệ thống âm thanh cho phiên dịch nước ngoài (nếu cần), hệ thống phát hình ảnh, máy ghi âm và các phương tiện khác như máy tính, máy in tại chỗ,

- Chuẩn bị kinh phí cuộc họp

Kinh phí cuộc họp luôn là vấn đề quan trọng cần được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh Dự toán càng đầy đủ càng sát với thực tế thì càng đảm bảo cho cuộc họp được tiến hành thuận lợi

Các cuộc họp thông thường ở cơ quan được lập dự toán hàng năm khi lập dự toán thu, chi của toàn cơ quan

 Tiến hành cuộc họp

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình tiến hành trong cuộc họp

(Nguồn: tác giả)

- Đón tiếp đại biểu

Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp tránh nhầm lẫn và mất thời gian tìm kiếm nơi họp; hướng dẫn nơi để xe ôtô, xe đạp, xe máy

Nơi đón tiếp, đăng ký đại biểu đặt tại nơi thuận tiện bố trí đủ lực lượng đón tiếp tránh ùn tắc trong giờ cao điểm Người đón tiếp cần chuẩn bị sẵn một bản danh sách có ghi rõ họ và tên đại biểu (hoặc để đại biểu tự ghi) và cột lấy

Đón tiếp đại biểu

Điều hành cuộc họp

Ghi biên bản

chữ ký của người đến dự nếu cần Người đón tiếp đại biểu phải thông báo đầy

đủ chính xác, kịp thời danh sách đại biểu cho người dẫn chương trình cuộc họp và thông báo đại biểu bổ sung cho người có tránh nhiệm kịp thời

- Điều hành cuộc họp

Các loại cuộc họp khác nhau thường có chương trình nghị sự khác nhau

và phương pháp, kỹ năng điều hành chủ tọa, tham gia của bộ phận tham mưu, giúp việc khách nhau Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau: Trước khi vào cuộc họp, đại diện ban tổ chức hoặc ngườ được giao nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp phải làm thủ tục ổn định tổ chức, mời đại biểu vào phòng họp, ổn định chỗ ngồi và tiến hành tổ chức thực hiện các nghi thức cần thiết

Giới thiệu các đại biểu, các thành phần dự họp Khi giới thiệu đại biểu phải đảm bảo tính thứ bậc, giới thiệu khách trước chủ nhà sau

Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, Chủ tọa đọc lời khai mạc cuộc họp, nêu được mục đích chính, những mục tiêu mà cuộc họp hướng tới, các nội dung nhiệm vụ cụ thể cuộc họp sẽ tiến hành Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc trong cuộc họp và duy trì phát triển liên tục, logic cuộc họp

Khi điều hành cuộc họp, Chủ tọa cần hết sức tránh tình trạng đọc văn bản đã in sẵn (thường là các bản báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu Trình bày báo cáo tham luận Các báo cáo và tham luận cần được phân loại và sắp xếp sao cho hợp lý trong chương trình họp có tính liên hoàn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc họp

Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra Thảo luận là một nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần được ngắn gọn, có chuẩn bị trước mỗi người phát biểu nên trong khoảng thời gian tối đa từ 10-15 phút

- Ghi biên bản

Biên bản phải được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ

sót ý kiến Biên bản cần ghi đầy đủ các thông tin như: thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, địa điểm tiến hành cuộc họp, thành phần tham dự và khách mời, số đại biểu có mặt và vắng mặt, chủ tịch đoàn và thư ký đoàn, nội dung

và diễn biến cuộc họp, các ý kiến thỏa luận Đồng thời, phải ghi đầy đủ chính xác các kết luận của cuộc họp, quá trình và kết quả bầu cử (nếu có), cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký

 Kết thúc cuộc họp

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp

(Nguồn: tác giả)

Kết luận lại các nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp cần

khẳng định các nội dung, các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội dung và cả các biện pháp, phân công thực hiện (nếu có) của các nội dung đã thống nhất

Thông qua biên bản cuộc họp: thông thường khi kết thúc cuộc họp chủ

tọa hoặc thư ký có trách nhiệm đọc biên bản cuộc họp trước các đại biểu tham

dự Tuy nhiên, tại một số cuộc họp lớn sau khi cuộc họp kết thúc thư ký sẽ hoàn thiện biên bản và trình ban lãnh đạo phê duyệt và ký Biên bản cuộc họp được nhân bản gửi đến các cá nhân, đơn vị có liên quan để thông báo các thông tin cần thiết

Đánh giá và kết thúc cuộc họp: người điều hành cuộc họp đưa ra những

đánh giá chung về kết quả đạt được cũng như hạn chế trong từng phần của cuộc họp Sau đó, tiến hành tuyên bố bế mạc cuộc họp

Kết luận nội dung cuộc họp

Thông qua biên bản cuộc họp

Đánh giá và kết thúc cuộc họp

 Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp

Các loại tài liệu khác;

Thứ hai, ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp

Các văn bản chính thức;

Thông báo về cuộc họp;

Thứ ba, các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng

Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc những người được giao trách nhiệm phải thực hiện một số công việc sau đây:

Tiến hành thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp

Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng

Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp Khi thu thập cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của chuyên môn Kế toán - Tài vụ

Biên tập và soạn thảo một số thư từ văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trog cuộc họp

Hoàn thiện văn bản

Ban hành văn bản

Thực hiện các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng

1.2.2 Quy trình tổ chức sự kiện

Dựa trên việc tìm hiểu các tài liệu giáo trình, website có liên quan đến tổ chức sự kiện tác giả nhận thấy mỗi nhà nghiên cứu đều đưa ra một quy trình TCSK riêng Tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phòng quy trình TCSK cần phải cụ thể và chi tiết, vì vậy tác giả đồng quan điểm với TS

Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Giáo trình Quản trị hành chính văn

phòng” Quy trình tổ chức sự kiện được xây dựng qua các công việc sau:

 Những công việc trước sự kiện

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

Nhà xuất bản Thống kê)

- Thành lập ban tổ chức sự kiện

Gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng

tổ chứ và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnh vực chuyên biệt Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhiệm chức vụ Trưởng ban, trực tiếp điều hành ra quyết định

Dự toán ngân sách

Xác định mục tiêu, nội dung sự kiện

Danh sách khách mời

Thiệp mời

Xách định thời gian TCSK

Xác định địa điểm TCSK

Những công

việc khác cần

chuẩn bị

tổ chức sự kiện, thành phần tham gia sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, nội dung sự kiện

Phòng Hành chính hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao gồm các nội dung như sau: chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan, kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận, báo cáo kịp thời cấp trên các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo, phối hợp với cá nhân liên quan để giải quyết các sự cố phát sinh Trước khi sự kiện diễn ra từ một đến hai ngày Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục theo kế hoạch, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các phát sinh nếu cần thiết

- Dự toán ngân sách

Vai trò của ngân sách: sự kiện dù nhỏ hay lớn cần thu xếp đủ ngân sách; ngân sách sẽ chi phối việc xác định quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện; cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm

vi ngân sách cho phép

Dự toán sơ bộ ngân sách: phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch

vụ cần thiết để đạt được chất lượng của sự kiện Tùy theo tính chất, quy mô của từng sự kiện mà danh mục hàng hóa, dịch vụ có khách nhau

Kế hoạch phân bổ ngân sách: cần được thực hiện ngay khi lên kế hoạch

tổ chức sự kiện Ngân sách cần được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung cho các hoạt động sự kiện

- Xác định mục tiêu chủ đề, nội dung chương trình sự kiện

Mục tiêu phải có ý nghĩa, phải rõ ràng, có thứ bậc (nếu muốn thực hiện mục tiêu lồng ghép nhưng không nên quá nhiều) Chủ đề, nội dung chương trình cũng tương tự như cách thiết lập chương trình cuộc họp Tuy nhiên tùy theo sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khánh thành, người tổ chức cần nghiên cứu kỹ hơn về nghi thức và thủ tục cho phù hợp khi thiết lập chương trình,

chẳng hạn loại sự kiện nào cần nghi thức chào cờ, loại sự kiện nào cần diễn văn khai mạc trang trọng hay chỉ cần có bài phát biểu ngắn,

- Danh sách khách mời

Xác định rõ các vấn đề: ai là khách mời mục tiêu Ai là người lên danh sách khách mời Làm thế nào để thư mời trình bày đủ nội dung và đến tay khách mời đúng thời gian dự kiến Đối với trường hợp cần phải đưa đón khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thì phải cử nhân viên đi đưa đón

và hướng dẫn khách các thủ tục và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí

Danh sách khách mời: cần chuẩn bị hai danh sách, danh sách A cho khách mời chính thức, danh sách B cho khách mời dự bị (thay thế cho những

người ở danh sách A không tham dự được)

Thiệp mời cần phải được gửi kịp thời Thiệp mời một số sự kiện cần được gửi sớm để đảm bảo cho người tham dự đủ thời gian chuẩn bị cho những việc như sau: xin phép đi dự hội nghị và giáy ủy nhiệm đại diện, nghiên cứu tài liệu được gửi tới, chuẩn bị các tài liệu sẽ trình bày tại sự kiện, chuẩn bị các loại giấy tờ khác

- Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian trong năm: căn cứ vào loại hình sự kiện, thành phần tham dự

và điều kiện của nhà cung cấp

Thời gian trong ngày: phải căn cứ số lượng, vị trí cự ly của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện

Thời gian trong tuần: phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự một số lựa chọn thông thường như những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội nghị, hội thảo thường được tổ chức giữa tuần

- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong sự thành bại của tổ chức sự kiện Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện Nhà tổ chức sự kiện cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau để chọn nơi đáp ứng các yêu cầu của mình Nhiều sự kiện cần không gian bố trí và diễn tập như dẫn chương trình, lắp đặt thiết bị, hoạt động của các diễn viên, Cần lưu ý địa điểm

tổ chức sự kiện phải phù hợp với ngân sách Loại hình sự kiện, khả năng tài chính và cân đối chi phí là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức sự kiện

- Những công việc khác cần chuẩn bị

Bố trí sân khấu: sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của không gian tổ chức sự kiện và loại hình sự kiện

Thiết bị: cần chuẩn bị các thiết bị phụ vụ cho sự kiện như loa, míc, hệ thống âm thanh, ánh sáng

Tổ chức ăn uống trong sự kiện: lựa chọn thức ăn, xác định rõ phạm vi mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới Tùy theo ngân sách mà xác định hình thức tiệc, cần nắm vững số lượng người tham gia để dự tính được khẩu phần ăn

 Những công việc trong sự kiện

Sơ đồ 1.6 Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

Nhà xuất bản Thống kê)

Đón tiếp đại biểu

Đảm bảo tiến

độ chương trình Kiểm diện

đại biểu

- Đón tiếp đại biểu

Hai giờ trước khi diễn ra sự kiện, Trưởng ban tổ chức phải kiểm tra lại toàn bộ các nội dung chuẩn bị, xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp, kiểm tra các loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ; liên hệ với chủ tọa hội nghị xem xét có thay đổi gì không và bổ sung kịp thời

Nhân viên phải đón tiếp đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để sắp xếp bố trí khách ngồi đúng theo sơ đồ đã chuẩn bị Các nhân viên lễ tân hướng dẫn khách vào vị trí

- Kiểm diện đại biểu

Ở những sự kiện nhỏ, để kiểm diện đại biểu có thể dùng danh sách đã chuẩn bị trước

Ngược lại, tại các sự kiện lớn đông người thì dùng thẻ đại biểu hoặc giấy vào cửa (được gửi kèm thiệp mời)

- Đảm bảo tiến độ của chương trình

Thời gian dự kiến cho các tham luận, báo cáo và thảo luận phải được chấp hành theo dự kiến Việc đảm bảo thời gian giải lao cũng có ý nghĩa quan trọng vì sẽ làm giảm sự căng thẳng cần thiết cho các đại biểu, thực hiện bước chuyển tiếp cho chương trình sự kiện Bố trí nhân viên cung cấp các điều kiện cần thiết cho giới truyền thông như gửi tài liệu, thông cáo báo chí và các phương tiện phục vụ khi cần thiết

 Những công việc sau sự kiện

Sơ đồ 1.7 Quy trình công việc sau sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

Hoàn thiện biên bản

Lập hồ

sơ sự kiện

Những công việc cần thiết phải thực hiện sau khi kết thúc sự kiện:

Thanh quyết toán chi phí: cá nhân, bộ phận phụ trách có nhiệm vụ

thanh toán các khoản tiền sẽ tiến hành thu thập các loại hoá đơn, chứng từ và quyết toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện Việc thanh quyết toán phải được công khai, minh bạch và rõ ràng

Gửi thư cảm ơn khách mời: sau khi kết thúc sự kiện Ban tổ chức cần

thực hiện việc soạn thảo và gửi thư cảm ơn đại biểu, khách mời tới tham dự

sự kiện Nội dung thư ảm ơn cần được trình bày ngắn gọn, lịch sự thể hiện lòng biết ơn chân thành

Hoàn thiện biên bản: bộ phận thư ký thực hiện hoàn chỉnh và thông qua

biên bản sự kiện, sao gửi các đơn vị liên quan

Lập hồ sơ sự kiện: tiến hành thu thập các văn bản, tài liệu liên quan như

kế hoạch sự kiện, danh sách khách mời, chương trình nghị sự, dự trù kinh phí, để lập hồ sơ sự kiện

1.3 Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện

1.3.1 Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp

- Vai trò giải quyết công việc

Họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc, các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết công việc Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện Công việc sẽ nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực hiện, giải quyết nhanh chóng, chính xác

- Vai trò thông tin và điều hành công việc

Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lí một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc họp

Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết đảm bảo hoạt động của cơ quan Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu nhập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

- Vai trò tổng kết, đánh giá công việc

Qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành những việc chưa làm được, từ

đó nhận xét và rút kinh nghiệm đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải

thiện công việc

Họp giúp lãnh đạo cơ quan sẽ nắm bắt kiểm soát được tình hình, đánh

giá được sự thực hiện trong công việc của mỗi cá nhân, từ đó có biện pháp khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các cá nhân còn

chểnh mảng, không hoàn tất công việc

- Giúp phát huy sức mạnh tập thể

Họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của con người, để mỗi cá nhân được bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết

định đúng đắn

1.3.2 Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cơ quan và tổ chức, cụ thể:

- Tổ chức sự kiện giúp truyền thông, quảng bá hình ảnh

Sự kiện thường diễn ra nhiều trong năm như các buổi họp hội đồng quản trị, các hội thảo y tế, giáo dục, giao thông vận tải, các buổi tuyên dương công nhân viên, kỷ niệm ngày lễ lớn…Các sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích như tăng cường khả năng làm việc, gây dựng hình ảnh cơ quan với toàn thể nhân viên Ngoài ra, đây còn là nơi mọi người trao đổi những ý kiến, các ý

tưởng, phương thức kinh doanh, quản lý, các nghiên cứu khoa học…vì vậy tổ chức sự kiện diễn ra không chỉ mang lại lợi ích vật chất cho cơ quan mà còn mang lại giá trị vô hình khác

- Thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên:

Các cơ quan, tổ chức sự kiện nhằm tạo động lực cho nhân viên, thành viên tích cực làm việc và đóng góp vì quyền lợi của tập thể Mặt khác, sự kiện còn giúp cán bộ, công nhân viên trong cơ quan có thể giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống, rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa cấp trên và cấp dưới, bộ phận này với bộ phận khác Bên cạnh đó sẽ góp phần tăng tinh thần đoàn kết, đồng lòng nhất trí trong nội, tạo nên một tập thể vững mạnh, cùng nhau góp phần làm cho công ty ngày càng phát triển

- Xây dựng nét văn hóa riêng cho cơ quan, tổ chức:

Thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện như lễ kỷ niện thành lập công

ty, kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ,… sẽ góp phần xây dựng nét văn hóa riêng, nâng cao và thúc đẩy nhân viên giữ gìn phát huy truyền thống văn hóa của cơ quan, tổ chức,

Tiểu kết chương 1

Trong chương một, tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức cuộc

họp và sự kiện dưới một số khía cạnh như trình bày các khái niệm “Văn

phòng”; khái niệm “Họp”, “Sự kiện”; khái niệm “Tổ chức cuộc họp”, “Tổ chức sự kiện” Tìm hiểu, phân tích quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện

Sau đó tác giả tiếp tục làm rõ cụ thể ý nghĩa của tổ chức cuộc họp và sự kiện Đây là những nội dung cần thiết để tôi tiến hành phân tích thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chương hai