hoạt động và quá trình làm việc của một nhân viên hành chính phòng tuyển dụng nhân sự

Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển dụng nhân sự cho các côn

-

Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức

HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Tên cơ quan thực tập: CareerBuilder Viet Nam (VON co.,ltd)

1

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

Chữ ký người hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Chữ ký giảng viên hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

3

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP……… 1

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN……… 2

MỤC LỤC……… 3

LỜI MỞ ĐẦU……… 4

LỜI CẢM ƠN……… 5

DẪN NHẬP……… 6

1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREERBUILDER (VON)……… 7

1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của CareerBuilderVietNam (VON)……… 7

1.1.1.Giới thiệu về công ty……… 7

1.1.2.Quá trình phát triển và sát nhập với CareerBuilder……… 9

1.1.3.Lĩnh vực hoạt động……… 12

1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính……… 12

1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam)……… 14

1.2.Phân tích S.W.O.T……… 18

2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:………21

2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính……… 21

2.2.Công việc hỗ trợ các team……… 25

3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP……….34

3.1.Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập………34

3.2.Thuận lợi và khó khăn khi làm việc……… 36

3.3.Bài học kinh nghiệm……….37

3.4.Kế hoạch bản thân và định hướng tương lai……….37

4.KẾT LUẬN……… 38

4

LỜI MỞ ĐẦU

Là một sinh viên thuộc ngành Tài Chính Ngân Hàng Đại Học Hoa Sen.Tôi muốn tận dụng cơ hội về đợt thực tập nhận thức mà trường tổ chức để trải nghiệm mình ở một môi trường làm việc mới mẻ và không kém phần chuyên nghiệp

Chuyên ngành thực tập về nhân sự mà tôi đã được trải nghiệm thông qua đợt thực tập nhận thức này thực sự mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cùng một nhận thức rõ ràng hơn về công việc thực tiễn.Một khía cạnh khác với những gì mình đang học tập,hứa hẹn sẽ là một cơ sở rất tốt hỗ trợ cho chính những

gì tôi đang theo đuổi cũng như công việc tương lai sau này

Cảm ơn chị Võ Thụy Vy đã hướng dẫn và giúp đỡ em tận tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty

Cảm ơn anh Lân,chị Vy Triệu,chị Trúc,chị Thủy,chị Ngọc,chị Linh,chị Thùy,chị Phương,chị Hương,chị Hằng cùng tập thể phòng HeadHunt trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chia sẻ và hướng em đến những kiến thức cũng như kinh nghiệm thật quý báu và hữu ích,cùng khoảng thời gian rất vui và gắn bó với nhau như một gia đình

Chúc quý công ty cùng mọi người sẽ bay cao và phát triển hơn nữa trong tương lai,đạt được những thành công mới và là trụ cốt vững chắc cho quốc gia

Do kiến thức sinh viên còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh được những sai sót.Rất mong nhận được những đóng góp và ý kiến từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện tốt hơn nữa ở chính bản thân cũng như những bài báo cáo sau

Xin chân thành cảm ơn !

6

Công việc là một phần cực kì thiết yếu cấu thành nên cuộc sống của mỗi người hiện nay

Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu

về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển dụng nhân sự cho các công ty cũng như tìm kiếm nhân tài là tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng đến để phát triển chính mình

Thành lập từ năm 2006, VietNam Online NetWork (VON Ltd) nhanh chóng phát triển trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực tư vấn các giải pháp nhân sự,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn là ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp tuyển dụng và mỗi cá nhân khi có nhu cầu về việc làm

May mắn được thực tập trải nghiệm tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như VON giúp tôi có cái nhìn khác hơn về một môi trường làm việc thực thụ,đồng thời mở rộng hơn những kiến thức về lĩnh vực nhân sự nói chung cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực nói riêng

Khi bắt tay vào quá trình thực tập này tôi đã đặt ra các mục tiêu:

 Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc nâng cao khả năng giao tiếp

 Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập

 Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng nói riêng và hoạt động của công ty nói chung;

 Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty

7

1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREER BUILDER (VON):

1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của công ty Career Builder VietNam (VON):

Trụ sở chính của VON Ltd tại 139 Pasteur,Quận 3 TP.HCM

8

được chính thức thành lập từ tháng 7 năm 2006 (chuyển đổi từ Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Kiếm Việc) là một trong những Công ty hàng đầu trong lãnh vực tư vấn các giải pháp Nhân sự, tư vấn và tuyển dụng nhân sự, cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến thông qua trang web

www.hrvietnam.com, www.kiemviec.com Bên cạnh đó, Công ty cũng đang

sở hữu cổng thông tin lớn nhất tại Việt Nam, đó là website

www.timnhanh.com với môi trường làm việc trẻ trung, năng động

 90 % nhân viên ở độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi

 Ứng dụng công nghệ web tiên tiến nhất Việt Nam (Web 2.0)

 Lượng user truy cập 2.6 triệu lượt/ ngày

 Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc hiện đại

 Cơ hội phát huy năng lực cá nhân

 Trụ sở chính đặt tại văn phòng đại diện,tòa nhà 139 Pasteur,phường 6,quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh

 Điện thoại liên lạc: (84-8) 3822-6060

 Fax: (84-8) 3824-1866

 Tax code: 0303284985

 Người đại diện cho công ty: CEO Paul Hung Nguyen

 Đại diện cho HR VietNam-điều phối và chịu trách nhiệm chính cho công tác tuyển dụng nhân sự: General Manager Yen Johnston

9

1.1.2.Quá trình phát triển và sáp nhập với Career Buider:

Qua hơn 7 năm thành lập và phát triển,VON đã xây dựng được thương hiệu vững mạnh của mình trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.Là đối tác hàng đầu và tin tưởng của rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm cho mình giải pháp nhân sự tối ưu,với lượng khách hàng và khối lượng công việc tuyển dụng tăng mạnh qua từng năm

Văn phòng đại diện của VON Ltd

10

Ngày 21/2/2013 đánh dấu một bước phát triển mới của công ty cổ phần VON,khi CareerBuilder - công ty đứng đầu toàn cầu về giải pháp nguồn nhân lực, chuyên về các dịch vụ tìm kiến và thu hút các ứng viên tài năng cho các nhà tuyển dụng, tiếp tục mở rộng khai thác thị trường Châu Á bằng việc công bố trở thành đối tác chiến lược với công ty tại Việt Nam

Ông Hunter Arnold, Chủ tịch của CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cho biết: “Việc trở thành đối tác chiến lược với VON sẽ đẩy mạnh bước tiến của

CareerBulder vào thị trường Việt Nam – cũng là một bước quan trọng trong việc

Ông Hunter Arnold- Chủ tịch CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cùng ông Paul Hung Nguyen-CEO VietNam Online Network cùng kí vào thỏa

thuận đôi bên tại lễ ký kết chuyển nhượng

11

mở rộng thị trường Châu Á của chúng tôi Việc kết hợp giữa sự thấu hiểu nhu cầu của nhà tuyển dụng Việt Nam từ VON với công nghệ, dịch vụ tiên tiến cùng sự tiếp cận toàn cầu của CareerBuilder sẽ đem lại tiềm năng tăng trưởng cao.”

Ông Paul Nguyễn – Tổng Giám đốc của KiemViec.com và HR Vietnam cho biết:

“Chúng tôi rất vui mừng khi gia nhập cùng gia đình CareerBuilder, nơi có các dịch

vụ phù hợp sâu rộng và mạng lưới phân phối rộng khắp, sẽ giúp chúng tôi cung cấp các giải pháp tuyển dụng tốt nhất cho khách hàng và người dùng Giống như

CareerBuilder, KiemViec.com không chỉ là một cổng thông tin việc làm, chúng tôi còn mong muốn tiếp tục đem đến cho khách hàng những tài năng phù hợp cũng như người dùng có thể tìm thấy cơ hội của mình thông qua những sản phẩm và giải pháp mới.”

Với việc trở thành đối tác với Công ty cổ phần VON, CareerBuilder hiện đang khai thác tại 22 thị trường ngoài Mỹ, qua các quan hệ đối tác, CareerBuilder đã có mặt tại hơn 60 thị trường toàn cầu

Với sự kiện này, CareerBuilder và VON sẽ mang lại cho nhà tuyển dụng và các ứng viên tại Việt Nam một nguồn lực rộng hơn về tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm

12

1.1.3.Lĩnh vực hoạt động:

o Tư vấn các giải pháp nhân sự

o Tìm kiếm việc làm và hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho các vị trí cấp cao

o Tư vấn và tuyển dụng nhân sự

o Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến

o Cung cấp dịch vụ mạng thông tin Blog lớn nhất Việt Nam hiện nay

o Cung cấp các giải pháp trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu hút nhân tài nhân sự

1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính:

Sơ đồ phòng ban đặt tại tầng trệt 139 Pasteur

13

Sơ đồ bố trí phòng ban VON

Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban:

 ROD: Hỗ trợ đăng thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp (Doanh

nghiệp tự đăng) trên trang web kiemviec.com

 Headhunt Dept: hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân

sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người), thông tin tuyển dụng

trên hrvietnam.com

 Multimedia Art Design: phòng hỗ trợ công ty về Marketing

 IT: hỗ trợ IT và các thiết bị văn phòng

 Accounting: Hỗ trợ về sổ sách,các loại chứng từ và kiểm soát ngân quỹ

 Admin Dept: phòng hành chánh,quản lý và thực thi các quy chế công ty

BAN GIÁM ĐỐC

HEADHUNT DEPT (HR VIETNAM)

RECRUITMENT ONLINE DEPT (ROD)

ADMIN

DEPT

Multimedia Art Design

INFORMATION TECHNOLOGY

ACCOUNTING HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

14

Hoạt động làm việc của Headhunting – Outsourcing Department

15

Headhunt Dept là một trong 2 phòng ban chính của VON,với target doanh thu

cao nhất và là nguồn doanh số chính của công ty (với target 10 tỷ/năm/phòng) Nhiệm vụ chính của Headhunt Dept là hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và

tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người) và cập nhật thông tin tuyển dụng 2 chiều trên hrvietnam.com

1.1.5.1/ Quy trình làm việc của Headhunt Dept:

QUY TRÌNH LÀM VIỆC

 Phân tích các yếu tố công việc: là bước khởi điểm mang lại cho các doanh

nghiệp tuyển dụng.Phòng ban hỗ trợ việc khảo sát cáo yếu tố công việc từ những yêu cầu cho vị trí mà doanh nghiệp đã lập ra cho ứng viên (như yếu

tố về thời gian,địa điểm,tính chất công việc,lương thỏa thuận,v v….).Tất cả được ghi nhận vào bảng mô tả công việc để minh bạch và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và giúp đỡ ứng viên có được vị trí tuyển dụng thích hợp.Bản

mô tả công việc thường được tóm tắt sơ và cân bằng giữa những quy định

mà doanh nghiệp đề ra,cũng như yêu sách của ứng viên ứng tuyển (vè các yếu tố công việc,trách nhiệm chính-phụ,quyền hạn,yêu cần về kiến thức,kĩ năng,v v…) cũng là cơ sở để phòng ban đánh giá về thành tích của ứng

viên.Hồ sơ có thể thay đổi tùy theo tính chất và yêu cầu công việc

PHÂN TÍCH

CÁC YẾU TỐ

CÔNG VIỆC

TÌM NGUỒN NHÂN SỰ

SÀNG LỌC VÀ TUYỂN DỤNG THÔNG QUA CÁC GIẢI PHÁP NHÂN

SỰ

HỖ TRỢ HỘI NHẬP VÀ TƯ VẤN GIẢI PHÁP NHÂN SỰ

16

ban sẽ bắt tay vào tìm kiếm nguồn nhân sự là những ứng viên có tiềm năng cho vị trí ứng tuyển.Đối tượng có thể là những ứng viên đã từng kinh qua vị trí tương tự cho những công ty khác,hay những người hội đủ tố chất để ứng tuyển cho vị trí đang được yêu cầu.Tất cả đều được lưu trữ trong hồ sơ hệ thống của công ty

 Sàng lọc và tuyển dụng thông qua các giải pháp nhân sự: Xác định rõ

được nguồn nhân sự nhắm đến thông qua bước trên,phòng ban tiến hành bước sàng lọc để chọn ra những hình mẫu tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc và tiêu chí được doanh nghiệp lựa chọn.Một số giải pháp có thể thông qua như Quick Interview,quick Test hay trao đổi trực tiếp với ứng viên để có được personality nhất định,.v v là phép thử đầu tiên trước khi chọn được những con người phù hợp nhất và chuyển giao cho doanh nghiệp với những quy trình tuyển dụng chuyên môn,đúng với chuyên ngành cần tìm

 Hỗ trợ hội nhập và tư vấn giải pháp nhân sự: Ngoài việc “săn đầu

người”,phòng ban có những giaỉ pháp nhân sự hỗ trợ những ứng viên mới thích nghi với môi trường làm việc thông qua các biện pháp nhân sự kết hợp voi chính sách của doanh nghiệp để hòa nhập tốt hơn

1.1.5.2/ Các team chính và chức năng,nhiệm vụ của từng team:

 Headhunt Dept cấu thành có 4 team chính, bao gồm: team Peace,team Industries,team Global,team Trading và 2 team hỗ trợ: team Outsourcing

( hiện tại đã tách ra thành một bộ phận riêng biệt của công ty) và team

Admin

 Về cơ bản,nhiệm vụ chính của cả 4 team chính đều là tuyển dụng,nhưng mỗi

team sẽ chịu trách nhiệm về một mảng tuyển dụng khác nhau

17

Sơ đồ cấu thành các team của Headhunt Dept

HR VIET NAM

18

liệu,event,internship

 Team Outsourcing:Hỗ trợ về các chính sách bảo hiểm,ngân quỹ,tương tác

trực tiếp với phòng kế toán,hỗ trợ về các hợp đồng lao động,thử việc,thời vụ,sales target

 Team Industries: chịu trách nhiệm chính về các mảng tuyển dụng công

nghiệp như kĩ sư,cơ khí,sản xuất,máy móc

 Team Trading: chịu trách nhiệm về các mảng như đầu tư ngân hàng,môi

giới,giao dịch,FMCG,sales

 Team Peace: chịu trách nhiệm chính về các mảng môi trường,hóa

học,HSE,công nghiệp

 Team Global: chịu trách nhiệm về các mảng tuyển dụng đa ngành nghề,là

hội tụ các mảng chính của 3 team trên cộng thêm các mảng tuyển dụng khác

1.2.Phân tích về S.W.O.T của công ty:

VON – môi trường tuyển dụng năng động và tiện dụng

nhất nhì tại Việt Nam

19

Điểm mạnh: Khởi nghiệp từ kiemviec.com từ năm 2004,sau đó 2 năm cho ra đời

HR VietNam.VON trở thành một thương hiệu mạnh và chất lượng nhất trong

mảng ngành tuyển dụng nhân sự và săn nhân tài ở thị trường Việt Nam,nhất là khu vực miền Nam

Với thị phần khá lớn cùng những mảng ngành nghể đa dạng,phong phú.VON là lựa chọn hàng đầu của rất nhiều công ty trong và ngoài nước,các tập đoàn đa quốc gia.Đội ngũ nhân viên cùng lãnh đạo trẻ,năng động và nhiệt huyết cùng mảng kiến thức chuyên sâu đóng góp vào thành công rất lớn của VON.Ngoài yếu tố con

người,sở hữu và dẫn đầu về thị phần thông tin cũng như kiếm việc trực tuyến là một điểm mạnh mà VON khai thác triệt để.Bằng chứng qua 2 trang tuyển dụng trực tuyến chủ lực là hrvietnam.com và kiemviec.com cùng những blog,mạng xã hội trực tuyến cho nhân sự chuyên nghiệp cấp cao như linked-in v v Doanh số tăng trưởng qua mỗi năm,hơn 30% của năm 2011 so với 2010 và hơn 10% của năm 2012 so với cùng kì 2012 với những số liệu cụ thể là minh chứng rõ ràng nhất cho sự phát triển và tồn tại của VON

Điểm yếu: Do thị phần và đặc thù chủ yếu vẫn là tuyển dụng và tư vấn các giải

pháp nhân sự online.VON thiếu đi sự đầu tư vào các giải pháp nhân sự trực tiếp mà hiện tại những đối thủ cạnh tranh đang nắm bắt khá khốc liệt như

Navigos,Talentnet,HRAlliance,v v

Một phần do cấu thành và thương hiệu từ lâu đã hình thành.VON cần nhân sự và chú trọng hơn nữa vào đầu tư nhân sự trực tiếp trong tương lai

20

Builder- thương hiệu tuyễn dụng nhân sự số 1 tại Mỹ tiến hành thâu tóm,đầu tư vào thị trường nhân sự Việt Nam và VON là tập đoàn có được vinh dự này

Sự hợp tác và phát triển cùng Career Builder không chỉ mang đến cho VON cơ hội

mở rộng thương hiệu và mảng ngành nghề của mình (không chỉ giới hạn ở các lĩnh vực và tập đoàn đa quốc gia trong nước nữa) ra toàn thể Châu Á.Là bước đệm giúp

cơ cấu lại quy trình cũng như hỗ trợ những nhân viên có được một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hướng ngoại hơn.Đồng thời thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp lớn hơn có xu hướng đầu tư và phát triển vào lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp cao

Thách thức: Thách thức về hội nhập luôn là bài toán cho những doanh nghiệp sau

M&A,và VON cũng không ngoại lệ.Một bước phát triển lên thành một tập đoàn mang tầm cỡ quốc tế.trước tình hình kinh tế đang suy giảm và chính trị bất ổn giữa các nước trong khu vực là thử thách khá lớn cho VON để có thể học hỏi và bắt kịp tiến độ chuyên nghiệp của một tập đoàn mạnh như CareerBuilder,đòi hỏi những thay đổi về quy trình và cung cách để có thể xứng tầm quốc tế